Skripsi - Nabilah Khoirun Nissa' Fix

ANALISIS FAKTOR PENYEBAB RENDAHNYA KINERJA
PETUGAS REKAM MEDIS PADA UNIT FILING

DI RSU BHAKTI HUSADA KRIKILAN
SKRIPSI
oleh
Nabilah Khoirun Nissa’
NIM G41160745
PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2019
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Terapan Kesehatan
(S.Tr.Kes) di Politeknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan
Program Studi Rekam Medik
oleh
NIM G41160745
PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
2019
ii
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Diuji pada tanggal 24 Januari 2020

Telah dinyatakan Memenuhi Syarat
Tim Penguji,
Ketua
Atma Deharja, S.KM., M.Kes

NIP. 19841117 201001 1 019
Sekretaris, Anggota,
Rossalina Adi Wijayanti, S.KM., M.Kes Efri Tri Ardianto, S.KM., M.Kes
NIP. 19840219 201504 2 002 NIP. 19810213 201610 1 001
Dosen Pembimbing
Rossalina Adi Wijayanti, S.KM., M.Kes

NIP. 19840219 201504 2 002
Menyetujui :
Ketua Jurusan Kesehatan
Sustin Farlinda,.S.Kom, MT
NIP. 19720204 200112 2 003
iii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Alhamdulillahi robbil „alaamiin, tiada henti-hentinya saya mengucapkan

syukur kepada Allah SWT atas ridho-Nya, akhirnya penulis bisa menyelesaikan
skripsi ini dengan baik. Sholawat serta salam penulis kirimkan kepada Rosululloh,
sehingga sampai sekarang indahnya iman dan Islam masih terasa. Bantuan dari
berbagai pihak pun, tak luput dalam pelaksanaan skripsi ini, baik bantuan secara
materi, spiritual, informasi, motivasi. Pada kesempatan ini saya ingin
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ayah terhebat. Cucuk Faisal Hadi, terimakasih telah memberikan dukungan
yang luar biasa kepada saya tidak hanya dari segi materi namun juga kasih
sayang, semangat dan doa tiada henti. Memberikan tauladan yang baik di
setiap pembelajaran kehidupan sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi
ini.“Love u yah”.
2. Mama tersayang. Upik Sugiarti, yang selalu memberikan semangat dikala
saya putus asa. Menjadi tempat bercerita dan juga tidak pernah lupa untuk
mendoakan. Menjadi penguat disetiap langkah yang harus saya tempuh untuk
bisa mencapai dititik ini “Aku ingin berterimakasih atas segalanya, dulu
sampai dimasa depan nanti. Love u ma”.
3. Keluarga besarku, terimakasih banyak atas dukungan doa dan semangat
selama ini serta nasehat mulia yang selalu kalian sampaikan.
4. Ibu Rossalina Adi Wijayanti, S.KM., M.Kes selaku dosen pembimbing.
Terimakasih atas waktu, diskusi dan arahan untuk membimbing saya dalam
menyelesaikan skripsi, terimakasih atas ilmu yang diberikan.
5. Ibu dr. Novita Nuraini M.A.R.S selaku dosen wali. Terimakasih atas arahan
dan nasihat selama ini.
6. Bapak, Ibu dan Kakak petugas di unit TU dan Rekam Medis RSU Bhakti
Husada Krikilan, yang telah menerima saya dengan baik selama melakukan
penelitian di RSU Bhakti Husada Krikilan. Terimakasih atas ilmu dan
iv
pengalaman yang telah dibagikan kepada saya selama ini serta kontribusi dan
kerjasama yang turut sangat membantu dalam penyelesaian skripsi saya.
7. Temanku Rekam Medis angkatan 2016 yang selalu memberikan masukan
positif dan senantiasa membantu saya.“Terimakasih tanpa kalian kehidupan
kampusku tidak berwarna, mohon maaf jika selama ini ada kesalahan yang
disengaja maupun tidak disengaja, tetap semangat dan berjuang untuk masa
depan yang kalian inginkan...!”.
8. Sahabat terdekatku Rekam Medis Kesia Stefani Hallatu, Try Ganjar Wati,
Riza Umami Agustin, Aulia Nurul Kholifah, Firza Azis, Nur Malika Jamil,
terimakasih atas dukungan dan semangatnya selama ini.“Semoga kita semua
menjadi orang sukses dimasa depan.Aamiin…!”
9. Sahabat terdekatku Dwi Puji Astuti, Neneng Hariati Putri, Tri Wahyuniati,
Neon Dina Kandi, M. Affina Hisyam, terimakasih atas dukungan dan
semangatnya selama ini.“Semoga kita semua menjadi orang sukses dimasa
depan.Aamiin…!”
10. Pihak-pihak yang telah membantu saya dalam menyusun skripsi ini. “Saya
ucapkan terimakasih…”
11. Almamater kebanggaanku Politeknik Negeri Jember. “Terimakasih
memberikan pengalaman, pembelajaran dan bekal untuk mewujudkan mimpi
saya…”
v
HALAMAN MOTTO
“Memulai dengan penuh keyakinan dan harapan. Menjalankan dengan penuh

keikhlasan. Menyelesaikan dengan penuh kebahagiaan…..”
(Nabilah Khoirun Nissa')
“Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Sesungguhnya bersama

kesulitan ada kemudahan. Maka apabila engkau telah selesai (dari sesuatu
urusan), tetaplah bekerja keras (untuk urusan yang lain). Dan hanya kepada
Tuhanmulah engkau berharap. ...”
(QS. Al-Insyirah,6-8)
vi
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Nabilah Khoirun Nissa’
NIM : G41160745
Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa segala pernyataan dalam skripsi
saya yang berjudul “Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam
Medis Pada Unit Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan” merupakan gagasan dan
hasil karya saya sendiri dengan arahan komisi pembimbing, dan belum pernah di
ajukan dalam bentuk apa pun pada perguruan tinggi mana pun.
Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas
dan dapat diperiksa kebenarannya. Sumber informasi yang berasal atau diikutip
dari karya yang diterbitkan dari penulis telah disebutkan dalam naskah dan
dicantumkan dalam daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Jember, 24 Januari 2020

NIM G41160745
vii
Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis Pada
Unit Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan (Analysis of Causing Factors the
Poor Performance of Medical Record Officers at the Filing Unit at Bhakti
Husada Krikilan General Hospital)

Medical Record Study Program
Health Department
ABSTRACT
Based on a preliminary survey in the General Hospital of Bhakti Husada

Krikilan, there were problems related to the performance of the filing unit, namely
some job descriptions had not been carried out and had not been worked out
maximally, the time for providing Medical Record Documents> 10 minutes, filing
officers with vocational and vocational education background with a work target
of 100 % is still 44%. This research was aimed to analyze the factors that cause
the low performance of medical records officers in the filing unit and then analyze
the causes of low-performance factors of individual, organizational and
psychological factors with the Problem Tree Analysis method. This type of
research is qualitative research and data collection by interview, observation, and
documentation. The results of this study are the first individual factors the main
causes of inappropriate background are still carrying out the management
planning process related to the recruitment of workers has not been carried out
and the main factors causing demographics of the absence of workforce
recruitment. The two main organizational factors causing job design related to
Job Desc and SOP are lack of coordination between officers and superiors, the
limited number of personnel, officers do not understand the importance of job
desc. These three psychological factors are the main causes of the attitude of
working hours are quite dense with limited energy and the main factors causing
motivation from the inside is not the recognition of others who encourage the
work of officers, motivation from outside does not understand the importance of
job desc and still the management planning process. The existence of
recommendations for recommendations is the need for a job design review,
training or seminar participation is needed so that the information can be up to
date, the award should be delivered directly so that motivates officers, the
addition of workers, more routine evaluations, need to be firm punishment and
reward officers with good performance.
Keyword : Medical Records, Performance, Filing, Hospital
viii
Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis pada
Unit Filing di RSU Bhakti Husada (Analysis of Causing Factors the Poor
Performance of Medical Record Officers at the Filing Unit at Bhakti Husada
Krikilan General Hospital)

Program Studi Rekam Medik
Jurusan Kesehatan
ABSTRAK
Berdasarkan survey pendahuluan di Rumah Sakit Umum Bhakti Husada

Krikilan terdapat permasalahan terkait kinerja pada unit filing yaitu beberapa job
description belum terlaksana dan belum dikerjakan maksimal, waktu penyediaan
Dokumen Rekam Medis > 10 menit, petugas filing latar belakang pendidikan
SMK dan SMEA dengan target kerja sebesar 100% masih sebesar 44%. Penelitian
ini bertujuan untuk melakukan analisis faktor penyebab rendahnya kinerja petugas
rekam medis pada unit filing kemudian dilakukan analisis faktor penyebab kinerja
rendah dari faktor individu, organisasi dan psikologi dengan metode Problem
Tree Analysis. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dan
pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil
penelitian ini yaitu pertama faktor individu penyebab utama latar belakang tidak
sesuai masih melakukan proses perencanaan manajemen terkait belum
dilaksanakan perekrutan tenaga dan faktor penyebab utama demografi belum
adanya perekrutan tenaga kerja. Kedua faktor organisasi penyebab utama desain
pekerjaan terkait Job Desc dan SOP kurang koordinasi antar petugas dan atasan,
terbatasnya jumlah tenaga, petugas kurang memahami pentingnya job desc.
Ketiga faktor psikologi penyebab utama sikap jam kerja cukup padat dengan
terbatasnya tenaga dan faktor penyebab utama motivasi dari dalam bukan
pengakuan dari orang lain yang mendorong kerja petugas, motivasi dari luar
kurang memahami pentingnya job desc dan masih proses perencanaan
manajemen. Adanya rekomendasi saran yaitu perlu adanya review desain
pekerjaan, perlu keikutsertaan pelatihan atau seminar agar informasi yang di dapat
up to date, penghargaan seharusnya tersampaikan langsung sehingga memotivasi
petugas, penambahan tenaga kerja, evaluasi lebih rutin, perlu punishment tegas
dan reward petugas dengan kinerja baik.
Kata kunci : Rekam Medis, Kinerja, Filing, Rumah Sakit
ix
RINGKASAN

Unit Filling Di RSU Bhakti Husada Krikilan, Nabilah Khoirun Nissa’, Nim
G41160745, Tahun 2019, DIV Rekam Medik, Kesehatan, Politeknik Negeri
Jember, Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M., Kes (Pembimbing I).
RSU Bhakti Husada – Krikilan adalah salah satu rumah sakit terletak di
Desa Tegalharjo Kecamatan Glenmore Kabupaten Banyuwangi. Rumah sakit ini
merupakan rumah sakit tipe C. Rumah sakit ini mampu memberikan pelayanan
kedokeran spesialis terbatas. Rumah sakit ini juga menampung pelayanan rujukan
dari puskesmas. Berdasarkan survey pendahuluan pada tanggal 16 Maret 2019
terdapat beberapa permasalahan yang terjadi yaitu permasalahan terkait kinerja
pada unit filing yaitu beberapa job description belum terlaksana dan belum
dikerjakan maksimal, waktu penyediaan DRM > 10 menit, petugas filing latar
belakang pendidikan SMA dengan target kerja sebesar 100% masih sebesar 44%.
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis faktor penyebab
rendahnya kinerja petugas rekam medis pada unit filing kemudian dilakukan
analisis faktor penyebab kinerja rendah dari faktor individu, organisasi dan
psikologi dengan metode PTA (Problem Tree Analysis). Metode PTA (problem
tree analysis) yaitu suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam
suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian
hubungan sebab akibat.
Berdasarkan hasil dan pembahasan dari penelitian menggunakan metode
PTA (problem tree analysis) dapat diketahui bahwa penyebab utama rendahnya
kinerja petugas rekam medis pada unit filing sebagai berikut :
a. Latar belakang tidak sesuai (level 1) dengan petugas filing bukan lulusan
D4 atau D3 rekam medis dengan belum dilaksanakan program perekrutan tenaga
lagi (level 2) disebabkan keterbatasan dana (level 3) dan masih dilakukan proses
perencanaan manajemen terlebih dahulu (level 4).
b. Demografi berdasarkan jenis kelamin dan umur petugas (level 1) yang
tidak ada perbedaan dalam pelaksanaan pekerjaan (level 2). Hanya tuntutan
x
pekerjaan diluar tugas utama banyak (level 3) sehingga dikeluhkan jumlah tenaga
atau SDM yang kurang (level 4) dan belum dilaksanakan program perekrutan
tenaga lagi (level 5).
b. Desain pekerjaan pelaksanaan job description dan Standard Operating
Procedures yang belum terlaksana maksimal (level 1) seperti menyisipkan tracer
(level 2a) dikarenakan petugas belum memahami penyusunan tracer (level 3a)
dengan tidak adanya sosialisasi (level 4a) mengakibatkan kurangnya koordinasi
antar petugas dan atasan (level 5a), penulisan pengembalian belum konsisten
setiap hari (level 2b) sehingga buku ekspedisi belum berfungsi dengan baik (level
3b) dikarenakan banyak tugas diluar tugas utama petugas (level4b) sehingga
memang kurangnya tenaga mendasari hal tersebut (level 5b), tidak melakukan
pengawasan pada ruang filing (level 2c) dengan tidak adanya sosialisasi
kerahasian DRM (level 3c) mengakibatkan kurang koordinasi (level 4c) dan
menurunkan pemahaman petugas terkait pentingnya job desc (level 5c), dan
belum melakukan pengajuan pengadaan perbaikan kendala pada unit filing (level
2d) seperti fasilitas kerja tidak mendukung (level 3d) dengan keterbatasan ruang,
jumlah rak DRM kurang dan penambahan tenaga (level 4d) khususnya filing yang
masih proses perencanaan manajemen (level 5d).
c. Kepemimpinan yang dilihat dari bimbingan oleh atasan dan evaluasi yang
dilakukan tidak ada kendala besar (level 1). Namun, terdapat ketidakkonsistenan
pada bimbingan yang dilakukan (level 2). Bimbingan dilakukan 1 bulan 2 kali, 1
bulan 1 kali dan 2 kali seminggu, pada waktu pagi, tengah jam dan akhir (level 3).
Kurang konsistennya dilaksanakan bimbingan oleh petugas dikarenakan
kurangnya koordinasi pihak petugas (level 4) dan kurang memahami penting
adanya bimbingan bagi petugas (level 5). Hasil evaluasi atau penilaian yang
berupa hasil kekukarangan dan kelebihan yang harus ditingkatkan petugas. Tetapi
hasil penilaian tidak memeberikan feed back apa yang seharusnya dibutuhkan
petugas yang harusnya diberikan oleh atasan seperti pelatihan dan sosialisasi
terkait unit filing (level 2). Kurang koordinasi antar petugas dan atasan yang
mendasari hal tersebut (level 3). Oleh karena itu, masih melakukan proses
perancanaan manajemen akan hal tersebut (level 4).
xi
d. Sikap petugas tentang penyedian dokumen rekam medis > 10 menit (level
1). Keterlambatan penyediaan juga diakibatkan karna penyediaan dokumern
rekam medis yang ada di unit filing tidak tersedia karna masih dipinjam dipoli
(level 2). Keadaan dengan waktu jam kerja cukup padat dan banyak tugas diluar
tugas utama petugas filing (level 3). Maka keterbatasan petugas juga menjadi
keterlambatan penyedian sehingga tidak bisa cepat (level 4). Oleh karena itu
masih melakukan proses perencanaan manajamen (level 5).
e. Motivasi kerja petugas (level 1) yaitu motivasi dari dalam diri petugas
(level 2) seperti petugas menyukai pekerjaanya (level 3), bukan pengakuan dari
orang lain yang mendorong melaksanakan pekerjaan (level 4). Motivasi dari luar
diri petugas dari atasan (level 2) seperti belum ada imbalan bonus (level 3a)
dikarenakan keterbatasan dana (level 4b) dan kebijakan dari proses perencanaan
menajemen (level 5c), mendapatkan pujian hanya pada saat rapat saja (level
3b)dan kurang memelihara koordinasi antar petugas (level 4b) dan atasan
sehingga mengakibatkan kurang memahami pentingnya motivasi bagi petugas
(level 5b), belum memberikan hukuman bagi yang lalai dalam melakukan
pekerjaan seperti skoring (level 3c) hanya pelaksanaan teguran (level 4c) sehingga
pemahaman tentang punishment masih kurang (level 5c).
xii
PRAKATA
Alhamdulillahi robbil „alaamiin, Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat

Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya, maka penulisan skripsi “Analisis
Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis Pada Unit Filing Di
RSU Bhakti Husada Krikilan” dapat diselesaikan dengan baik.
Tulisan ini dilakukan untuk memenuhi salah satu persyaratan untuk
memperoleh gelar Sarjana Saint Terapan Kesehatan (S.Tr.Kes) di Program Studi
Rekam Medis Jurusan Kesehatan. Penelitian ini dilaksanakan di RSU Bhakti
Husada Krikilan bertempat di Jl. Krikilan - Glenmore, Banyuwangi - Jawa Timur
Telp. 0333 821575 Fax. 033 821224.
Pada kesempatan ini, Penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Saiful Anwar, S. Tp., M.P selaku Direktur Politeknik Negeri Jember.
2. Sustin Farlinda, S.Kom, MT selaku Ketua Jurusan Kesehatan.
3. Atma Deharja, S.KM, M.Kes selaku Ketua Program Studi D-IV Rekam
Medis.
4. Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan arahan, kesempatan, waktu dan motivasi untuk membimbing
penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
5. Ayah, Mama dan Adikku, yang selalu memberikan doa, perhatian dan
dukungan selama ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih
banyak kekurangan karena keterbatasan kemampuan penulis, oleh karena itu
segala jenis masukan dari semua pihak akan penulis terima demi kesempurnaan
skripsi ini. Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Jember, 24 Januari 2020
Penulis
xiii
PERNYATAAN
PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN
AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

NIM : G41160745
Program Studi : Rekam Medik
Jurusan : Kesehatan
Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, saya menyetujui untuk memberikan

kepada UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri Jember, Hak Bebas Royalti Non-
Eksklusif (Non-Exclusive Royalty Free Right) atas Karya Ilmiah berupa Laporan
Tugas Akhir yang berjudul :

Unit Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini UPT. Perpustakaan Politeknik

Negeri Jember berhak menyimpan, mengalih media atau format, mengelola dalam
bentuk pangkalan data (database), mendistribusikan karya dan menampilkan atau
mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis
tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai
penulis atau pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak

Politeknik Negeri Jember, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas
Pelanggaran Hak Cipta dalam Karya ilmiah ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jember
Pada Tanggal : 24 Januari 2020
Yang menyatakan,

NIM. : G41160745
xiv
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL ....................................................... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN .......................................................................... iv
HALAMAN MOTTO .......................................................................................... vi
SURAT PERNYATAAN .................................................................................... vii
ABSTRACT ........................................................................................................ viii
ABSTRAK ............................................................................................................ ix
RINGKASAN ........................................................................................................ x
PRAKATA .......................................................................................................... xiii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI............................................. xiv
DAFTAR ISI ........................................................................................................ xv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xix
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xx
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xxi
DAFTAR SINGKATAN ................................................................................... xxii
BAB 1. PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................ 6
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 6
1.3.1 Tujuan Umum ........................................................................... 6
1.3.2 Tujuan Khusus .......................................................................... 6
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................... 7
1.4.1 Bagi Peneliti ............................................................................. 7
1.4.2 Bagi RSU Bhakti Husada Krikilan ........................................... 7
1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Jember................................................. 7
xv
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 8
2.1 Penelitian Terdahulu ....................................................................... 8
2.1.1 Analisa Kinerja Petugas Filing Di RSUD Bendan Kota
Pekalongan Tahun 2015. .......................................................... 8
2.1.2 Gambaran Kinerja Petugas Rekam Medis Di Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Kediri Tahun 2017. ................................. 9
2.2 State Of The Art ............................................................................. 10
2.3 Rumah Sakit ................................................................................... 10
2.3.1 Definisi Rumah Sakit ............................................................. 10
2.3.2 Mutu Pelayanan ..................................................................... 11
2.4 Rekam Medis .................................................................................. 12
2.4.1 Definisi Rekam Medis ............................................................ 12
2.4.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis ........................................ 12
2.5 Filing ............................................................................................... 13
2.5.1 Definisi dan Fungsi Filing ...................................................... 13
2.5.2 Tata Cara Kegiatan Filing dalam Pelayanan Rekam Medis... 14
2.5.3 Tata Cara Penyimpanan DRM Filing dalam Pelayanan Rekam Medis ..... 16
2.5.4 Tata Cara Pejajaran DRM Filing dalam Pelayanan Rekam Medis.... 17
2.5.5 Prosedur Filing ....................................................................... 21
2.5.6 Catatan Penting Petugas Filing .............................................. 22
2.5.7 Sistem Pengendalian Dokumen Rekam Medis pada Unit Filing .... 22
2.6 Kinerja ............................................................................................ 23
2.6.1 Definisi Kinerja ...................................................................... 23
2.6.2 Model Teori Kinerja ............................................................... 24
2.7 Metode Pohon Masalah (Problem Tree Analysis/PTA) ............... 32
2.7.1 Definisi Pohon Masalah ......................................................... 32
2.7.2 Tujuan Pohon Masalah ........................................................... 33
2.7.3 Langkah-Langkah Pembuatan Pohon Masalah ...................... 34
2.7.4 Kelebihan dan Kekurangan PTA ............................................ 35
2.8 Kerangka Konsep ............................................................................ 36
xvi
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN ........................................................... 37
3.1 Jenis Penelitian ............................................................................... 37
3.2 Tempat dan Lokasi Penelitian ...................................................... 37
3.3 Unit Analisis ................................................................................... 37
3.3.1 Kepala Rekam Medis ..............................................................37
3.3.2 Petugas Filing ..........................................................................37
3.4 Istilah Penelitian ............................................................................ 38
3.4.1 Definisi Istilah .........................................................................38
3.5 Desain Penelitian ............................................................................ 42
3.6 Instrumen Penelitian atau Pengumpulan Data ........................... 44
3.6.1 Lembar Observasi (Lembar Checklist)....................................44
3.6.2 Lembar Wawancara .................................................................44
3.7 Prosedur Pengumpulan Data ........................................................ 45
3.7.1 Observasi ................................................................................45
3.7.2 Wawancara .............................................................................45
3.7.3 Dokumentasi ............................................................................45
3.8 Uji Keabsahan Data ....................................................................... 45
3.9 Teknik Analisis............................................................................... 46
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 47

4.1 Gambaran Umum RSU Bhakti Husada Krikilan ........................ 47
4.1.1 Sejarah Institusi Rumah Sakit Bhakti Husada ........................ 47
4.1.2 Visi, Misi, Motto dan Nilai Rumah Sakit ............................... 48
4.1.3 Struktur Organisasi dan Pengelolaan Rumah Sakit ................ 49
4.1.4 Fasilitas Rumah Sakit ............................................................. 50
4.2 Mengidentifikasi faktor penyebab kinerja petugas rekam
medis di unit filing berdasarkan latar belakang kerja
petugas .............................................................................................51
medis di unit filing berdasarkan demografi petugas ...................54
medis di unit filing berdasarkan desain pekerjaan petugas. ......57
xvii
medis di unit filing berdasarkan kepemimpinan. ........................61
medis di unit filing berdasarkan sikap petugas. ..........................63
medis di unit filing berdasarkan motivasi. ...................................64
4.8 Mengidentifikasi kinerja petugas rekam medis di unit filing .....66
4.9 Analisis faktor penyebab utama rendahnya kinerja petugas
rekam medis pada unit filing dengan metode PTA (problem
tree analysis). ...................................................................................67
4.9.1 Analisis Faktor Penyebab Utama Kinerja Petugas Rekam
Medis Pada Unit Filing Berdasarkan Indikator Latar Belakang .....68
4.9.2 Mengetahui Faktor Penyebab Utama Rendahnya Kinerja
Petugas Rekam Medis Pada Unit Filing Berdasarkan
Indikator Demografi ................................................................68
Indikator Desain Pekerjaan .....................................................69
Indikator Kepemimpinan .........................................................70
Indikator Sikap ....................................................................... 71
Indikator Motivasi .................................................................. 71
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 73
5.2 Saran ................................................................................................. 75
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 72

LAMPIRAN ......................................................................................................... 77
xviii
DAFTAR TABEL
Halaman
1.1 Kegiatan Dalam Job desc Petugas Filing Rekam Medis di RSU Bhakti
Husada Krikilan Tahun 2019 ............................................................................2
1.2 Mutu Pelayanan di RSU Bhakti Husada Krikilan Tahun 2019 ........................5
2.1 State of the Art. ...............................................................................................10
2.2 Kemampuan Mental = Intelegensia .................................................................25
2.3 Keterampilan Fisik ...........................................................................................25
3.1 Definisi Istilah .................................................................................................38
4.1 Struktur Tim Fungsional RSU Bhakti Husada .................................................49
4.2 Pelayanan Rawat UGD, Rawat Jalan Dan Rawat Inap ....................................50
xix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.1 Buku Ekspedisi ..................................................................................................3
2.1 Contoh Penyimpanan SNF ...............................................................................17
2.2 Contoh Penyimpanan Pembagian MDF ...........................................................18
2.3 Contoh Penyimpanan MDF .............................................................................19
2.4 Contoh Penyimpanan Pembagian TDF ............................................................20
2.5 Contoh Penyimpanan TDF...............................................................................21
2.6 Kerangka Model Teori Kinerja Gibson............................................................24
2.7 Contoh Bagan Pohon Masalah .........................................................................33
2.8 Pohon Masalah Model 1...................................................................................34
2.9 Pohon Masalah Model 2...................................................................................34
2.10 Kerangka Konsep ...........................................................................................36
3.1 Desain Penelitian ..............................................................................................42
4.1 Struktur Organisasi ..........................................................................................49
4.2 Ijazah Terakhir dan STR Aktif.........................................................................52
4.3 Sertifikat Seminar.............................................................................................53
4.4 KTP Petugas dan Kepala Rekam Medis (Jenis Kelamin) ................................55
4.5 KTP Petugas dan Kepala Rekam Medis (Umur) .............................................56
4.6 Tracer dan Lembar Observasi (Checklist)........................................................58
4.7 Tracer dan Lembar Observasi (Checklist)........................................................60
4.8 Kerangka Secara Keseluruhan Menggunakan Pohon Masalah ........................66
xx
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Persetujuan Setelah Penjelasan ..........................................................................78
2. Permohonan Kesediaan Mengikuti Wawancara ................................................84
3. Petunjuk Wawancara ..........................................................................................85
4. Lembar Wawancara ...........................................................................................86
5. Lembar Observasi (Checklist) ..........................................................................100
6. Dokumentasi Survei Pendahuluan ...................................................................106
7. Dokumentasi Kegiatan Penelitian ....................................................................107
8. Job desc Petugas Filing....................................................................................110
9. SOP Pengambilan dan Pengembalian Dokumen RM ......................................111
10. Jadwal Penelitian............................................................................................113
11. Surat Ijin Penelitian ........................................................................................114
12. Surat Balasan Penelitian .................................................................................115
13. Surat Keterangan Persetujuan Etik.................................................................116
14. Surat Permohonan Ijin Penelitian...................................................................118
15. Sertifikat Uji Turnity ......................................................................................119
16. Biodata Peneliti ..............................................................................................120
xxi
DAFTAR SINGKATAN
Job desc : Job Description
Kemenkes RI : Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
Permenkes RI : Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
PTA : Problem Tree Analysis
RSU : Rumah Sakit Umum
SOP : Standart Operating Procedure
DRM : Dokumen Rekam Medis
RM : Rekam Medis
SDM : Sumber Daya Manusia
RS : Rumah Sakit
TDF : Terminal Digit Filing
MDF : Middle Digit Filing
SNF : Straight Numerical Filing
UGD : Unit Gawat Darurat
STR : Surat Tanda Registrasi
SEP : Surat Eligibilitas Peserta
KTP : Katu Tanda Penduduk
BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
SMK : Sekolah Menengah Kejuruan
SMEA : Sekolah Menengah Ekonomi Atas
xxii
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Menurut buku pedoman penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, Rumah
Sakit adalah semua sarana kesehatan yang menyelenggarakan jenis pelayanan
seperti unit rawat inap, unit rawat jalan, unit gawat darurat, unit tindakan medik
yang dilaksanakan untuk upaya kesehatan perseorangan. Arifin (2008) dalam
Istifadah (2016) menyatakan penyelenggaraan pelayanan di rumah sakit
diharapkan mempunyai kualitas layanan yang baik dan memenuhi kriteria
pelayanan dirumah sakit.
Stefani (2014) menyatakan kriteria pelayanan rumah sakit adalah pemberi
layanan yang memperhatikan standar mutu dan tidak bertentangan dengan standar
operasional medis. Oleh karena itu semakin tinggi mutu pelayanan kesehatan
maka semakin tinggi pula tingkat kepuasan pasien. Salah satu kepuasan pasien
adalah mengenai waktu penyediaan berkas rekam medis dengan ketentuan standar
< 10 menit (Kemenkes RI, 2008). Waktu penyediaan berkas tergantung kepada
unit yang melaksanakan yakni pada unit rekam medis.
Menurut Permenkes (2008) unit rekam medis adalah pengolahan berkas
yang berisi catatan dan dokumen identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan yang telah diberikan. Terselengaranya kegiatan pada unit
rekam medis yang diharapkan bermutu, maka pelayanan unit rekam medis di
rumah sakit tidak jauh dari tenaga medis yang profesional dibidangnya. Oleh
karena itu, penyedia informasi sangat bergantung pada kesiapan unit filing, baik
sistem maupun kinerja tenaga unit filing (Kristiyono, 2008).
Kinerja merupakan hasil kerja yang dicapai oleh seseorang petugas dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya
(Mangkunegara, 2017). Gibson (1996) dalam Hasmoko (2008) menyampaikan
teori kinerja yang dapat mem pengaruhi pekerja itu sendiri yaitu dilihat pada
individu terdiri dari latar belakang dan demografi. Organisasi yang terdiri dari
desain pekerjaan dan kepemimpinan. Psikologis yang terdiri dari sikap dan
motivasi.
1
2
Berdasarkan survey pendahuluan pada tanggal 16 Maret 2019 di RSU

Bhakti Husada Krikilan merupakan rumah sakit tipe C. Rumah sakit tersebut
belum lama ini menyelesaikan akreditasi untuk menjaga mutu rumah sakit.
Menjaga mutu salah satu usaha yaitu memperhatikan sistem pengelolaan rekam
medis pada unit rumah sakit tersebut. Namun, pelaksanaan pengelolaan rekam
medis masih terkendala dengan berbagai permasalahan khususnya pada bagian
unit filing.
Unit rekam medis pada Rumah Sakit tersebut memiliki 2 orang petugas
bagian filing. Menurut wawancara dengan petugas rekam medis, dengan jumlah
tenaga kerja di unit filing tersebut, masih mengalami kekurangan tenaga kerja. Hal
tersebut tidak sesuai dengan penelitian Rafidah (2016) bahwa petugas filing
idealnya memiliki 5 orang petugas. Petugas filing tersebut berlatar belakang
pendidikan SMEA dan SMK. Hal tersebut tidak sesuai dengan Kemenkes RI
(2014) menyatakan bahwa pada RSU tipe C 30 petugas terampil berlatar belakang
lulusan DIII rekam medis dan 6 ahli berlatar belakang lulusan DIV rekam medis.
Pelaksanaan kerja dapat dilihat dengan jumlah petugas filing hanya 2 orang
mengakibatkan berbagai kendala.
Kendala yang dialami oleh unit rekam medis bagian filing salah satunya
seperti penerapan job desc dan SOP. Job desc dan SOP yakni desain pekerjaan
petugas filing seperti tugas pokok yang harus dilaksanakan. Hal tersebut dapat
ditunjukan pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Kegiatan dalam Job description dan SOP Petugas Filing Rekam Medis
di RSU Bhakti Husada Krikilan Tahun 2019
No. Job Description Kegiatan
1. Petugas mencari dokumen rekam medis pasien sesuai nomer rekam medis
Terlaksana
yang diinputkan.
2. Menyisipkan tracer di depan dokumen rekam medis yang akan diambil, Tidak
selanjutnya dokumen rekam medis dapat diambil. Terlaksana
3. Menyerahkan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi/
Terlaksana
billing system komputer.
4. Melihat kesesuaian pengembalian dokumen rekam medis menggunakan Tidak
buku ekspedisi/billing system komputer. Terlaksana
5. Menerima dokumen rekam medis dari fungsi coding dan indeksing. Terlaksana
6. Menyimpan dokumen yang non aktif ditempat yang berbeda. Terlaksana
7. Mengadakan penyusutan dan retensi dokumen rekam medis. Terlaksana
8. Melakukan pengawasan keluar masuk dokumen rekam medis. Tidak
Terlaksana
9. Memberikan usulan kepada direktur rumah sakit terkait unit filling. Tidak
Terlaksana
Sumber : Data di RSU Bhakti Husada Krikilan (2019)

3
Berdasarkan Tabel 1.1 Kendala yang dialami oleh unit filing adalah terkait
job desc dan SOP yaitu tracer tidak terlaksana dan tidak digunakan sebagai alat
bantu petugas dalam pengambilan maupun pengembalian dokumen rekam medis.
Mengakibatkan petugas mengalami kesulitan melakukan pengembalian. Hal ini
dapat dibuktikan dengan survey wawanacara dengan petugas:
“Iya dik, kalau kesulitan jelas karna memang tracer kan penting tapi memang
belum terlaksana karna tidak tau cara pemakaiannya juga kondisi sarana dan
prasarana”.
Berdasarkan hasil kutipan wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa
latar belakang seperti pendidikan, petugas tidak mengetahui cara pemakaian
tracer. Hal tersebut sesuai menurut penelitian Letari (2016) bahwa tracer
digunakan untuk pengganti berkas rekam medis di rak filing sebagai alat untuk
menelusur keberadaan berkas rekam medis.
Waktu pengembalian dokumen rekam medis dengan melihat kesesuaian
pengembalian dokumen rekam medis menggunakan buku ekspedisi tidak
terlaksana. Hal ini dapat dibuktikan dengan survey wawanacara dengan petugas:
“Untuk job desc tersebut memang kembali dibawah oleh petugas lain, tetapi
memang untuk pengecekan ulang berkas keluar dan masuk tidak dapat dilakukan
karna kendala keterbatasan tenaga banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh
kami”.
Hal tersebut dapat dibuktikan pada Gambar 1.1
Kolom Waktu
Pengembalian
Gambar 1.1 Buku Ekspedisi
Berdasarkan Gambar 1.1 pada saat melakukan pengembalian, petugas lain

tidak langsung melakukan pencatatan waktu hanya berupa tanda tangan.
Keterbatasan tenaga petugas filing banyak pekerjaan yang harus dilakukan.
4
Hal tersebut menurut Anwar (2016) dalam Fajar (2017) demografi merupakan
penting yang berkaitan dengan partisipasi tenaga kerja seperti jenis kelamin dan
usia. Tingkat kelelahan dan formasi kerja sehingga mempengaruhi keterlibatan
petugas dalam pengembalian dokumen. Waktu pengembalian dokumen rekam
medis dengan tidak adanya pencatatan oleh petugas filing mengakibatkan petugas
lain yang melakukan pengembalian dapat masuk dan keluar pada unit filing tanpa
ada pengawasan oleh petugas filing. Hal ini dapat dibuktikan dengan survey
wawanacara dengan petugas:
“Nah untuk job desc yang pencatatan pada buku ekpedisi memang dilakukan oleh
petugas lain ketika petugas filing tidak berada pada ruang filing. Keterbatasan
petugas sehingga kami tidak dapat mengawasi pada saat pengembalian di filing.
Ini hal yang membutuhkan perhatian dari atasan, agar ruang filing aman dan
tidak dijadikan jalan keluar masuk petugas lain,dik”.
terkait kepemimpinan seperti bimbingan dan evaluasi oleh atasan agar petugas
lain tidak dapat keluar masuk ruang filing. Menurut Hatta (2012) dalam
Asdiyantoro, dkk (2015) pelayanan kesehatan wajib menyimpan kerahasian data
pasien didalam rekam medis khususnya bagian filing. Oleh karena itu petugas
filing harus memberikan usulan kepada atasan terkait kendala yang terjadi pada
unit filing sesuai dengan job desc yang sudah ditetapkan. Berdasarkan wawancara
tersebut dilihat dari job desc dan SOP masih ditemukan target kerja yang tidak
terlaksana yaitu sebesar 44% dari target kerja 100% sehingga kinerja petugas
dikatakan rendah. Menurut Recky (2018) job desc sangat diperlukan untuk
memacu produktivitas kerja para petugas agar selalu berada pada tingkat tertinggi
(optimal). Hal ini dapat dibuktikan dengan survey wawanacara dengan petugas :
“Job desc tersebut dibuat oleh atasan untuk bisa tercapai semuanya atau bisa
dikatakan 100% harus tercapai jika masih belum berarti kinerja masih rendah
dik”.
dengan masih ditemukan target kerja yang belum terlaksana berdampak terhadap
hal lain seperti waktu penyediaan berkas rekam medis yang merupakan salah satu
indikator mutu di RSU Bhakti Husada Krikilan. Abdullah (2013) dalam Hakam
(2018) menyatakan bahwa kelancaran penyediaan berkas rekam medis pasien
5
menjadi salah satu indikator mutu pelayanaan. Hal tersebut dapat ditunjukan pada
Tabel 1.2.
Tabel 1.2 Mutu Pelayanan di RSU Bhakti Husada Krikilan Tahun 2018.
Bulan
No. Indikator Mutu
Januari Februari Maret
1. Kunjungan Pasien Rawat Jalan 4006 3733 4068
2. Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis >10 menit 45% 70% 50%
Sumber : Data di RSU Bhakti Husada Krikilan (2019).
Berdasarkan Hasil Tabel 1.2 mulai bulan Januari hingga Maret

ketidaktepatan berkas 1806 pada bulan Januari, 2618 pada bulan Februari, 2069
pada bulan Maret yang menunjukkan data mutu pelayanan penyediaan berkas
rekam medis >10 menit. Anifah (2016) menyatakan terkait sikap petugas filing
peran kerja penyediaan berkas sangat penting. Apabila petugas tidak fokus pada
pelayanan dan mengambat penyediaan berkas rekam medis, menunda pekerjaan
otomatis akan semakin lama.
Hasil survey pendahuluan, dapat dirumuskan beberapa faktor penyebab
sementara terjadinya sebab akibat rendahnya kinerja pada petugas filing yaitu
faktor individu terkait latar belakang (pendidikan petugas), terkait demografi
(jenis kelamin dan umur). Faktor organisasi terkait desain pekerjaan (penerapan
job desc dan SOP), terkait kepemimpinan (adanya bimbingan dan evaluasi yang
didapat petugas dari atasan). Faktor psikologis terkait sikap dan motivasi. Hal
tersebut akan berdampak pada pelayanan kesehatan, sehingga perlu adanya
perbaikan kebijakan untuk menciptakan manajamen unit filing yang baik dan
berkesinambungan.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka, peneliti menganalisis faktor
penyebab dengan metode PTA (problem tree analysis) karena untuk menganalisis
masalah dapat dilihat dari sebab akibat, PTA suatu teknik untuk mengidentifikasi
semua masalah dalam suatu situasi tertentu untuk dan memperagakan informasi
ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat (Azizah, dkk 2014), dapat juga
sebagai suatu alat bantu untuk mengidentifikasi akar penyebab dari masalah
organisasi (Asmoko, 2006 dalam Istifadah, 2016). Keunggulan metode PTA dapat
6
merumuskan persoaalan utama dan menganalisis pengaruh persoalan utama

terhadap kinerja. Peneliti bermaksud melakukan penelitian tentang “Analisis
Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis Pada Unit Filing Di
RSU Bhakti Husada Krikilan”.
1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan masalah pada
penelitian adalah bagaimana “Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja
Petugas Rekam Medis Pada Unit Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan”?
1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum
Menganalisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis
Pada Unit Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan.
1.3.2 Tujuan Khusus
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah :
a. Menganalisis faktor penyebab berdasarkan latar belakang petugas rekam medis
di unit filing.
b. Menganalisis faktor penyebab berdasarkan demografi petugas rekam medis di
unit filing.
c. Menganalisis faktor penyebab berdasarkan desain pekerjaan petugas rekam
medis di unit filing.
d. Menganalisis faktor penyebab berdasarkan kepemimpinan petugas rekam
medis di unit filing.
e. Menganalisis faktor penyebab berdasarkan sikap petugas rekam medis di unit
filing.
f. Menganalisis faktor penyebab berdasarkan motivasi petugas rekam medis di
unit filing.
g. Menganalisis kinerja petugas rekam medis di unit filing.
h. Analisis faktor penyebab utama rendahnya kinerja petugas rekam medis pada
unit filing dengan metode PTA (problem tree analysis).
7
1.4 Manfaat Penelitian

Setiap hasil penelitian pada prinsipnya harus berguna sebagai petunjuk
pengambilan keputusan dalam artian yang cukup jelas. Adapun manfaat penulisan
skripsi ini adalah sebagai berikut :
1.4.1 Bagi Peneliti
a. Dapat membantu peneliti dalam penerapan ilmu yang telah didapat pada
waktu kuliah serta melatih untuk menerapkan ilmu secara terarah dan
terkonsep dengan baik.
b. Dapat sebagai persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana Terapan Kesehatan
sekaligus telah menyelesaikan pendidikan di Politeknik Negeri Jember.
1.4.2 Bagi RSU Bhakti Husada Krikilan
a. Bagi Rumah Sakit diharapkan penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan
masukan dalam menjaga kualitas pelayanan kesehatan terutama pada bagian
unit filing rekam medis dan mengevaluasi SDM serta menaikkan standar
mutu kesehatan.
b. Bagi pihak manajemen Rumah Sakit diharapkan sebagai bahan pertimbangan
untuk meningkatkan program pemberian motivasi, pelatihan dan pembinaan
terhadap petugas filing.
c. Bagi unit filing rekam medis diharapkan sebagai acuan bagi petugas untuk
memperbaiki dan menata manajemen waktu dalam mengerjakan pekerjaan.
1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Jember
a. Sebagai bahan masukan terkait wawasan pengetahuan dan referensi dalam
menganalisis faktor penyebab rendahnya kinerja petugas rekam medis pada
unit filing.
b. Sebagai bahan untuk meningkatkan kerjasama antara akademik dengan
Instansi/ Lembaga.
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu

2.1.1 Analisa Kinerja Petugas Filing Di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015.
Hasil penelitian berupa mengetahui jumlah petugas filing di RSUD
Bendan sebanyak 4 orang. Berdasarkan penggunaan tracer masih manual petugas
pendaftaran masih harus menulis secara manual. Unit filing DRM belum
menggunakan kode warna atau tracer ini menyebabkan sering terjadinya salah
letak dan missfile. Jarak antar rak filing terlalu dekat sehingga jika 2 petugas
berpapasan harus bergantian, sangat berpengaruh pada ruang jarak petugas
sehingga dalam proses pencarian DRM pasien masih kurang optimal. Hasil
pengamatan menunjukkan bahwa ditinjau dari SDM tingkat pendidikan yang ada
di RSUD Bendan belum terdapat petugas filing dengan lulusan perekam medis
dan banyaknya DRM yang diletakkan dilantai serta disamping rak penyimpanan
disebabkan petugas kurang tertib dalam penataan. Hal lain berdasarkan
perbandingan kinerja petugas dengan standar pelayanan minimal disimpulkan
kinerja petugas belum memenuhi target waktu pelayanan penyediaan dokumen
rekam medis. Presentase didapatkan hasil 80% dengan taget yang harus dicapai
90%. Hal tersebut berakibat pada lamanya waktu tunggu pelayanan pasien
dipoliklinik. Pelayanan yang kurang baik menimbulkan kesan negatif pada
pasien.
Persamaan penelitian yang dilakukan Dika Tangguh Saputra dan
Maryani Setyowati ingin mengetahui sarana penggunaan tracer yang masih belum
sesuai dan standar pelayanan minimal waktu pelayanan penyediaan dokumen
rekam medis yang belum sesuai. Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi,
waktu penelitian dan objek yang akan diteliti (Saputra dan Setyowati, 2015).
8
9
2.1.2 Gambaran Kinerja Petugas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Kediri Tahun 2017.
Hasil penelitian berupa mengetahui jumlah petugas pada URM sebanyak
18 karyawan rekam medis, diketahui latar belakang pendidikan terkahir mereka
yakni SMA, D3 dan S1. Berdasarkan survei awal jumlah kunjungan pasien cukup
besar disetiap harinya oleh karena itu semakin banyak pula jumlah berkas rekam
medis yang harus dikelola. Rumah sakit umum daerah Kota Kediri tersebut yang
masih mengalami kendala adalah terkait permasalahan pengeambilan berkas
rekam medik pasien terbilang lama atau tidak sesuai standar. Waktu penyediaan
berkas rata-rata waktu tunggu sampai 29 menit tidak sesuai dengan standar yang
sudah ditetapkan yakni < 10 menit. Faktor penyebab kinerja terdapat enam
indikator yaitu kemampuan, sikap, perhatian, penampilan, tindakan dan tanggung
jawab. Indikator kemampuan petugas belum menguasai pekerjaan masing-masing
sesuai profesi petugas. Indikator sikap petugas memiliki sikap cukup baik, terlihat
dari petugas bersikap baik dan sopan dan cepat memebrikan respon terhadap
pasien. Indikator perhatian sudah berjalan dengan baik, petugas berusaha
memahami kebutuhan pasien serta menerima kritik dan saran yang membangun
dari pasien. Indikator penampilan petugas bepenampilan baik dengan berpakaian
rapi dan bersih. Indikator tindakan petugas menanggapi permintaan, pertanyaan
dan keluhan konsumen secara baik dengan kecepatan dalam melayani. Indikator
bertanggung jawab petugas cukup bertanggung jawab dalam pekerjaannya,
petugas melaksanakan tugas dan fungsi dalam suatu organisasi jelas sesuai uraian
tugas masing-masing.
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Novi Dindatia dkk ingin
mengetahui faktor penyebab kinerja seperti indikator sikap. Sedangkan perbedaan
terdapat pada lokasi, waktu penelitian dan objek yang akan diteliti (Dindatia dkk,
2017).
10
2.2 State Of The Art

Perbedaan dan persamaan penelitian yang dilakukan antara peneliti lain
dengan peneliti adalah sebagai berikut :
Tabel 2.1 State of the Art.
Dika Tangguh
Saputra dan Novi Dindatia dkk Nabilah Khoirun
No Materi
Maryani Setyowati (2017) Nissa’ (2019)
(2015)
1. Topik Analisa Kinerja Gambaran Kinerja Analisis Faktor
Petugas Filling Di Petugas Rekam Penyebab Rendahnya
RSUD Benden Medis Di Rumah Kinerja Petugas Rekam
Kota Pekalongan Sakit Umum Daerah Medis Pada Unit Filing
Tahun 2015. Kota Kediri Tahun Di RSU Bhakti Husada
2017. Krikilan.
2. Subyek Petugas Filling. Petugas URM. Petugas Filing dan
Kepala Rekam Medis.
3. Teknik Observasi dan Observasi dan Observasi, Wawancara,
Pengumpulan Wawancara. Wawancara. dan Dokumentasi.
Data
4. Jenis Deskriptif. Deskriptif. Kualitatif.
Penelitian
5. Metode Metode Observasi, Metode Observasi, Metode PTA
Metode Wawancara Metode Wawancara (Problem Tree Analysis ).
dan Pendekatan dan Pendekatan
Cross Sectional. Fenomenologis.
2.3 Rumah Sakit

2.3.1 Definisi Rumah Sakit
Menurut Depkes RI (2009) Rumah sakit merupakan institusi pelayanan
kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh
perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan
sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan
yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat
kesehatan yang setinggi-tingginya. Rumah Sakit pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Upaya
kesehatan adalah setiap kegiatan atau serangkaian kegiatan yang dilakukan secara
11
terpadu, terintregasi dan berkesinambungan untuk memelihara dan meningkatkan

derajat kesehatan masyarakat dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan
kesehatan, pengobatan penyakit, dan pemulihan kesehatan oleh pemerintah atau
masyarakat.
2.3.2 Mutu Pelayanan
Mutu Pelayanan adalah derajat kesempurnaan pelayanan yang sesuai
standar profesi dan standar pelayanan dengan menggunakan potensi sumber daya
manusia yang tersedia secara wajar, efektif, dan efisensi serta diberikan secara
aman dan memuaskan sesuai dengan norma, etika, hukum dan sosial budaya
dengan memperhatikan keterbatasan dan kemampuan yang dimiliki. Pelayanan
kesehatan yang berkualitas merupakan salah satu sarana mencapai derajat
kesehatan yang optimal. Salah satu indikator utama untuk keberhasilan
manajemen pada institusi pelayanan kesehatan adalah tercapainya hak atas hidup
sehat bagi seluruh lapisan masyarakat. Hal tersebut sesuai dengan penelitian
Abdullah (2013) dalam Hakam (2018) menyatakan bahwa kelancaran berkas
rekam medis pasien menjadi salah satu indikator mutu pelayanan. Perbaikan
mutu pelayanan di unit pelayanan kesehatan harus selalu ditingkatkan dengan
mengadakan evaluasi secara periodik, salah satunya di instalasi rekam medis
khusnya bagian filing.
Hutama dan Santosa (2016) menyatakan paradigma faktor manusia
dalam menjaga kualitas rekam medis berpengaruh langsung dalam keselamatan
pasien. Pengaruh tersebut bergantung pada faktor teknis yang mengatur tata kerja
tenaga kesehatan seperti standard operational procedure (SOP) dalam hal
pencatatan rekam medis. Bahwa kualitas rekam medis bergantung dari sistem
kerja pencatatan rekam medis selain itu didukung dengan pengawasan dari pihak
manajemen untuk memantau kualitas rekam medis secara berkesinambungan serta
memberikan pelatihan yang berhubungan dengan pencatatan rekam medis untuk
menghasilkan rekam medis yang berkualitas.
12
2.4 Rekam Medis

2.4.1 Definisi Rekam Medis
Rekam medis menurut Permenkes RI (2008) adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan yang dibuat oleh dokter atau
dokter gigi tentang segala tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka
pemberian palayanan kesehatan.
2.4.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
Menurut Depkes RI (1997) tujuan dari pengelolaan sistem rekam medis
adalah menunjang tercapainya administrasi yang tertib dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Tanpa dukungan suatu sistem
penglolaan rekam medis yang baik dan benar administrasi rumah sakit tidak akan
berhasil sebagaimana yang diharapkan. Tertib administrasi merupakan salah satu
faktor yang menetukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Menurut Depkes RI (1997) manfaat rekam medis dapat dilihat dari
beberapa aspek, antara lain :
a. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
yang harus diberikan kepada pasien.
b. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
merupakan tindakan yang berdasarkan wewenang dan tanggungjawab tenaga
medis dan paramedis dalam rangka pelayanan kesehatan.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti
untuk kepentingan peradilan.
13
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena mengandung data
atau informasi yang dipergunakan sebagai aspek keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagaai aspek
penelitian dan perkembangan ilmu pengetahun di bidang kesehatan.
f. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
2.5 Filing
2.5.1 Definisi dan Fungsi Filing
Filing adalah segala tindakan atau kegiatan yang berhubungan dengan
masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan
distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-garfik,
data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat
tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun
surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Salah satu unit rekam medis menunjang dalam pelayanan rekam medis
adalah ruang penyimpanan atau filing dimana dokumen rekam medis baik rawat
jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam medis bersifat
rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggung
jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik
pasien. Fungsi filing dalam pelayanan rekam medis adalah :
a. Menyimpan dokumen rekam medis.
b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasian isi data
rekam medis.
14
d. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik,

kimiawi dan biologi.
2.5.2 Tata Cara Kegiatan Filing dalam Pelayanan Rekam Medis
Ada beberapa tata cara yang hendaknya dilakukan oleh seorang perekam
medis dalam kegiatan filing yaitu :
a. Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan sudah diberi kode
dari fungsi assembling dan koding.
b. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke dalam rak
penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode
warna pada nomor rekam medisnya.
c. Menyediakan dokumen rekam medis dengan langkah -langkah sebagai
berikut :
1) Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna untuk pelayanan
pasien atau pengguna lain untuk keperluan tertentu.
2) Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer tersebut.
3) Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah ditemukan.
4) Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan.
d. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis pada buku catatan penggunaan
dokumen rekam medis atau ekspedisi.
e. Menandatangani dan meminta tanda tangan menerima dokumen rekam medis
pada buku catatan pengguna dokumen rekam medis.
f. Melakukan penyisiran untuk mengembalikan dokumen rekam medis yang
salah letak dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Mencatat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak filing.
2) Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, dokumen rekam medis
diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai.
g. Melakukan retensi dokumen rekam medis dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1) Mencatat nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi sesuai dengan
ketentuan jadwal retensi. Data tersebut diperoleh dari KIUP, bila belum
15
menggunakan KIUP dapat pula diperoleh dari buku register pendaftaran

pasien rawat jalan dan rawat inap.
2) Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa dokumen rekam medis tersebut
diretensi dan disimpan pada rak dokumen rekam medis inaktif.
3) Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang akan disimpan inaktif.
4) Mengambil dokumen rekam medis yang akan disimpan inaktif.
5) Menyimpan dokumen rekam medis inaktif berdasarkan urutan tanggal terkahir
berobat dan dikelompokkan berdasarakan jenis penyakit untuk keperluan:
a) Menentukan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis inaktif.
b) Memudahkan ketika akan dinilai gunanaya.
6) Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Mengambil dokumen rekam medis inaktif yang sudah saatnya dapat
dimusnahkan (Disimpan dalam keadaan inaktif minimal selama 2 tahun
dihitung dari saat disimpan sebagai inaktif).
b) Mengelompokkan dokumen rekam medis yang akan dimusnahakan
berdasarkan jenis penyakit.
c) Membantu dalam kegiatan penilaian nilai guna rekam medis yang dilakukan
oleh tim pemusnah dengan cara membacakan isi lembar formulir rekam medis
yang bersangkutan.
d) Membuat daftar pertelaahan (petelaan) dokumen rekam medis.
e) Memisahkan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
f) Menjadikan satu lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan tersebut
sesuai nama pasien yang bersangkutan dalam satu folder.
g) Mengawetkan fomulir rekam medis yang akan dilestarikan.
h) Menyimpan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan sesuai
urutan abjad nama pasien.
i) Membakar dokumen rekam medis yang dimusnahkan dengan incinerator atau
mencacah kertas dengan mesin pencacah.
j) Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan
atau pertriwulan.
16
2.5.3 Tata Cara Penyimpanan DRM Filing dalam Pelayanan Rekam Medis
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka
seperti itu yang telah dikemukakan sebelumnya setiap folder harus disimpan dan
dilindungi dengan baik karena bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat
ditemukannya kembali dokumen yang disimpan dalam rak filing. Mempermudah
mengambil dari tempat penyimpanan serta melindungi dokumen rekam medis
dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologis.
Sistem filing memiliki dua cara penyimpanan berkas dalam
penyelengaraan rekam medis. Masing-masing cara penyimpanan rekam medis
dengan sistem filing memiliki kelebihan dan kekurangan didalamnya. Sebelum
mementukan sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu menetahui bentuk
penyimpanan yang diselnggarakan dalam pengelolaan instalasi rekam medis.
Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian
pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit
sehingga riwayat pasien urut secara kronologis. Ditinjau dari pemusatan atau
penyatuan dokumen rekam medis maka cara penyimpananya dibagi menjadi dua
yaitu :
a. Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu
kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalam, rawat inap, gawat darurat
milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
Adapun keuntunganya yaitu:
1) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu
dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
2) Mengurangi duplikasi data dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam
medis.
3) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dari ruangan.
Adapun kekurangannya yaitu:
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit
rawat inap.
17
2) Tempat penerimaan pasien harus bekerja selama 24 jam.

b. Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu penyimpanan
dengan cara memisahkan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap
dan gawat darurat pada ruang dan tempat tersendiri.
Adapun keuntungannya yaitu:
1) Efisensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
2) Beban kerja yang dilakukan petugas lebih ringan.
Adapun kekurangannya yaitu:
1) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan dokumen rekam medis.
2) Biaya yang diperlukan untuk perlatan dan ruangan lebih banyak.
2.5.4 Tata Cara Pejajaran DRM Filing dalam Pelayanan Rekam Medis
a. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling/SNF).
Suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan
berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung
pada rak penyimpanan.
Gambar 2.1 Contoh Penyimpanan SNF (Budi, 2011).
Berdasarkan Gambar 2.1 Misalnya keempat rekam medis akan disimpan

berurutan dalam suatu rak, yaitu 08-00-01, 08-00-02, 08-00-03.
Kelebihn SNF :
1) Mudah dalam mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam medis
yang berurutan tanpa jeda beebrapa nomor.
18
2) Mudah melatih petugas yang harus melaksanakan pekrjaan penyimpanan.

Kekurangan SNF :
1) Sangat memungkinkan petugas berdesak-desakan dalam satu rak, jika berkas
yang diambil merupakan berkas yang belum lama disimpan dirak
penyimpanan.
2) Petugas harus memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam medis
sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan. Makin banyak angka yang
diperhatikan, maka semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan.
Contohnya sering tertukarnya urutan nomor, misalnya nomor 46-54-24
tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 46-54-42.Oleh karena itu hal ini
bisa terjadi karena beban kerja tinggi, sehingga petugas tidak teliti dalam
menyimpan berkas rekam medis, akhirnya berkas rekam medis yang disimpan
menjadi salah letak.
b. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing/MDF).
Suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya pada 2 angka kelompok
tengah.
Gambar 2.2 Contoh Penyimpanan Pembagian MDF (Budi, 2011).
Berdasarkan Gambar 2.2 pembagian kelompok pada middle digit filing

yang terletak ditengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak
paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi
angka ketiga.
Kelebihan MDF :
1) Memudahkan dilakukan pembagian tugas terbagi rata.
2) Mudah melakukan pengendalian tanggung jawab petugas.
3) Penyimpanan merata diseluruh rak.
4) Petugas tidak berdesakan disatu tempat.
19
Kekurangan MDF :
1) Pelatihan petugas sulit dilakukan.
2) Sering terjadi salah letak.
3) Silit melakukan retensi DRM inaktif.
4) Jarang digunakan di RS.
5) Membutuhkan biaya awal lebih besar untuk menyiapkan rak seluruh section nomor.
Gambar 2.3 Contoh Penyimpanan MDF (Budi, 2011).
Berdasarkan Gambar 2.3 pembagian kelompok pada middle digit filing

yang terletak ditengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak
paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi
angka ketiga menggunakan section nomor,
c. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing/TDF).
Suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya berdasarkan urutan
nomor rekam medis kelompok akhir. Artinya 2 angka pada kelompok akhir ini
dijadikan sebagai kunci penyimpanan berkas rekam medis. Untuk menjalankan
sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membagi menjadi
100 seksi (Section) sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari
angka akhir seksi 00;01;02 dan seterusnya sampai seksi 99. kemudian cara
menyimpan pada setiap seksi diisi berkas rekam medis dengan nomor rekam
medis berdasarkan kelompok akhir, kelompok angka akhir pada sistem terminal
digit filing sebagai digit pertama (primary digit) sebagai patokan. Selanjutnya
secara berturut-turut didepannya dengan berpatokan pada 2 angka kelompok
20
angka tengah sebagai digit kedua (secondary digit) dan patokan berikutnya pada 2
anga kelompok pertama sebagai digit ketiga (tertiary digit).
Gambar 2.4 Contoh Penyimpanan Pembagian TDF (Budi, 2011).
Berdasarkan Gambar 2.4 pembagian kelompok pada terminal digit filing

nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing
terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok angka terletak ditengah dan angka ketiga
adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Kelebihn TDF :
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok (section) didalam rak penyimpanan.
2) Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-deskan disatu tempat dimana rekam
medis harus disimpan dirak.
3) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu
misalnya 4 petugas masing-masing diserahi section (angka akhir) 00-24,
section 25-49, section 50-74, section 75-99.
4) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan
jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section
sehingga mudah mengingat letak berkas rekam medis.
5) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap
section, pada saat ditambahnya rekam medis baru disection tersebut.
6) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbilnya rak kosong.
21
7) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan

perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
8) Kekeliruan menyimpan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan
hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memutuskan rekam medis ke dalam
rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angak.
Kekurangan TDF :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka
akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor
langsung, tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu
lama.
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.
Gambar 2.5 Contoh Penyimpanan TDF (Budi, 2011).
Berdasarkan Gambar 2.5 pembagian kelompok pada terminal digit filing

nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing
terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok angka terletak
ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
2.5.5 Prosedur Filing
Ada beberapa prosedur yang hendaknya dijalankan oleh seorang petugas
rekam medis dalam melakukan filing. Diantaranya sebagai berikut:
a. Prosedur penerimaan dokumen rekam medis dari fungsi assembling dan
koding.
22
b. Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis.

c. Prosedur pengembalian kembali dokumen rekam medis.
d. Prosedur penyisiran dan retensi dokumen rekam medis.
e. Prosedur penilian nilai guna rekam medis.
f. Prosedur pengabdian formulir rekam medis.
g. Prosedur pemusnahan formulir rekam medis.
2.5.6 Catatan Penting Petugas Filing
Bagian filing dalam melaksanakan fungsinya hendaknya memenuhi
ketentuan pokok sebagai berikut:
a. Bahwa tidak satupun dokumen rekam medis keluar dari ruang rekam medis
tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi
petugas rekam medis.
b. Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban untuk
mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah
pengadilan.
d. Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk
dibawa ke ruang kerja selama jam kerja. Maka rekam medis harus
dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
2.5.7 Sistem Pengendalian Dokumen Rekam Medis pada Unit Filing
Pengendalian rekam medis adalah suatu pengawasan atau pengontrolan
berkas rekam medis baik dalam peminjaman berkas rekam medis dari rak
penyimpanan maupun pengembalian berkas rekam medis ke rak penyimpanan
(Mudiono, 2015 dalam Kamaliyah, 2018). Menurut Depkes RI (2006)
pengendalian berkas rekam medis hanya ada satu yaitu pengendalian
menggunakan petunjuk keluar (tracer). Tetapi pada Rumah Sakit tertentu
pengendalian berkas rekam medis dibagi menjadi 2 yaitu, pengendalian
23
menggunakan petunjuk keluar (tracer) dan pengendalian menggunakan buku

ekspedisi.
a. Pengendalian menggunakan petunjuk keluar (tracer) adaah suatu alat penting
untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya tracer ini
diletakkan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil
(dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Tracer tetap berada di rak filing sampai
berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ketempat semula.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan sebagai serah terima dokumen
rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya. Buku ekspedisi ini membantu
proses kerja pengendalian tracer yang ada di rak filing. Selain itu berfungsi
untuk mengetahui keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dan
mempermudah dalam pencarian berkas rekam medis yang dipinjam (Depkes RI,
2006).
2.6 Kinerja
2.6.1 Definisi Kinerja
Kinerja menurut Mangkunegara (2017) menyatakan bahwa kinerja
karyawan (prestasi kerja) adalah hasil kerja yang dicapai oleh seseorang karyawan
dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan
kepadanya. Gibson (1997) dalam Notoatmodjo (2007) mengatakan bahwa kinerja
seorang tenaga kerja atau karyawan dalam suatu organisasi atau institusi kerja,
dipengaruhi oleh banyak faktor, baik faktor dari dalam karyawan itu sendiri
maupun faktor lingkungan atau organisasi kerja itu sendiri. Faktor-faktor yang
menentukan kinerja seseorang, dikelompokkan menjadi 3 faktor utama, yakni :
a. Variabel Individu yang terdiri dari kemampuan dan ketrampilan, latar
belakang keluarga, tingkat sosial dan pengalaman, faktor demografi jenis kelamin,
umur dan etnis.
24
b. Variabel Organisasi yang antara lain terdiri dari sumber daya, kepemimpinan,
imbalan, struktur dan desain pekerjaan.
c. Variabel Psikologis yang terdiri dari presepsi terhadap pekerjaan, sikap
terhadap pekerjaan, keperibadian, belajar dan motivasi.
2.6.2 Model Teori Kinerja
VARIABEL VARIABEL
INDIVIDU : PSIKOLOGIS :
Prestasi
Kemampuan dan (hasil yang diharapkan) - Persepsi
Ketrampilan - Sikap
- Mental - Kepribadian
- Fisik - Belajar
Latar Belakang - Motivasi
- Keluarga
- Tingkat Sosial
- Pengalaman
Demografis
- Jenis Kelamin
- Umur VARIABEL
- Etnis ORGANISASI :
- Sumber Daya
- Kepemimpinan
- Imbalan
- Struktur
- Desain Pekerjaan
Gambar 2.6 Kerangka Model Teori Kinerja Gibson.
a. Variabel Individu
Menurut Gibson, dkk (1985a) variabel individu yang digolongan atas
kemampuan dan ketrampilan, latar belakang dan demografis.
1) Kemampuan dan Ketrampilan (Mental dan Fisik)
a) Kemampuan adalah sifat yang dibawa lahir atau dipelajari yang
memungkinkan sesorang menyelesaikan pekerjaannya (Gibson, dkk 1985a).
25
Tabel 2.2 Kemampuan Mental = Intelegensia

No. Kemampuan Mental Uraian
1. Keluwesan dan perimbangan Kemampuan mengingat konfigurasi visual
kecepatan
2. Kefasihan Kemampuan untuk mengutarakan kata-kata, ide,
dan pernyataan lisan.
3. Jalan pikiran secara induktif Kemampuan merumuskan dan menguji
hipotesis yang ditujukan untuk menemukan
hubungan (perkaitan)
4. Ingatan yang luar biasa Kemampuan untuk mengingat kepingan-
kepingan material yang tak bersangkutan dan
mengingat kembali
5. Rentang Ingatan Kemampuan untuk mengingat kembali dengan
sempurna, untuk reproduksi segera dari
serangkaian pokok masalah, setelah hanya satu
pokok disajikan dari rangakian itu
6. Kecakapan dalam angka-angka Kemampuan memanipulasi angka-angka dengan
cepat dalam cara berhitung
7. Kecepatan berpersepsi Kecepaan menemukan angka-angka, mmebuat
perbandingan, dan menangani tugas-tugas
sederhana yang menyangkut presepsi visual
8. Jalan pikiran secara deduktif Kemampuan mempertimbangkan dasar pikiran
yang ada menjadi kesimpulan penting
9. Orientasi dan visualisasi ruang Kemampuan menanggapi pola ruang dan
memanipulasi atay mentransformasi gambaran
pola ruang
10. Pemahaman lisan Pengetahuan tentang kata-kata dan artinya
termasuk pengetahuan ini.
Sumber : (Gibson, dkk 1985a).
b) Keterampilan adalah kecakapan yang berhubungan dengan tugas yang dimiliki

dan dipergunakan oleh seseorang pada waktu yang tepat (Gibson, dkk 1985a).
Tabel 2.3 Keterampilan Fisik

No. Kemampuan Fisik Uraian
1. Kekuatan dinamis Ketahanan otot dalam menggunakan tenaga secara berlanjut
atau berulang.
2. Tingkat Kemampuan melenturkan atau merentangkan tubuh atau otot
kelenturan belakang
3. Koordinasi Kemampuan mengkoordinasi tindakan beberapa bagian tubuh
tubuh nyata ketika tubuh sedang bergerak
4. Keseimbangan Kemampuan memelihara keseimbangan dengan isyarat non
tubuh nyata visual
5. Stamina Kapasitas menahan usaha maksimum yang memerlukan
(Daya tahan) pengerahankardiovaskular
Sumber : (Gibson, dkk 1985a).
26
2) Latar Belakang (Keluarga, Tingkat Sosial dan Pengalaman).

a) Keluarga adalah performasi seseorang sangat dipengaruhi bagaimana dan apa
yang didapatkan dari lingkungan keluarga. Sebuah unit interaksi yang utama
dalam mempengaruhi karateristik individu adalah organisasi keluarga. Hal
demikian karena keluarga berperan dan berfungsi sebagai pembentuk sistem nilai
yang akan dianut oleh masing-masing anggota keluarga. Hal tersebut keluarga
mengajarkan bagaimana untuk mencapai hidup dan apa yang seharusnya kita
lakukan untuk mencapai hidup. Hasil proses interaksi yang lama dengan dengan
anggota keluarga menjadikan pengalaman dalam diri anggota keluarga (Gibson,
1996 dalam Hasmoko, 2008).
b) Tingkat sosial atau tingkat pendidikan adalah pendidikan terakhir
berdasarkan ijazah formal. Latar belakang pendidikan seseorang akan
mempengaruhi kemampuan pemenuhan kebutuhannya. Sesuai dengan tingkat
pemenuhan kebutuhan yang berbeda-beda akhirnya mempengaruhi motivasi kerja
seseorang. Pendidikan dalam arti formal adalah suatu proses penyampaian materi
guna mencapai perubahan dan tingkah laku Notoatmodjo (2003) dalam Hadi (2011).
Pendidikan secara umum adalah pembelajaran seseorang untuk
mengembangkan dirinya pada instansi formal maupun informal. Siagian (2006)
dalam Hadi (2011) menyatakan bahwa latar belakang pendidikan mempengaruhi
motivasi kerja sesorang. Tenaga kesehatan yang berpendidikan tinggi motivasinya
akan lebih baik karena telah memiliki pengetahuan dan wawasan yang lebih luas
dibandingkan dengan tenaga kesehatan yang berpindidikan rendah. Hal serupa
dikemukakan oleh Notoatmodjo (2003) dalam Hadi (2011) bahwa melalui
pendidikan seseorang dapat meningkatkan kematangan dalam membuat keputusan
dalam bertindak. Semakin tinggi pendidikan seseorang akan semakin tinggi
produktivitas kerjanya.
Kemenkes RI (2014) menyatakan bahwa pendidikan petugas di unit rekam
medis pada rumah sakit umum tipe C 30 petugas terampil berlatar belakang
Petugas diharapkan dapat mengikuti pelatihan misalnya seminar yang diadakan
oleh rumah sakit untuk dapat meningkatkan pengalamannya sehingga seiring
27
dengan masa kerja petugas kemampuan kerja semakin baik dan kinerja juga
mengalami peningkatan (Susanti, 2013).
c) Pengalaman adalah masa kerja biasanya dikaitkan dengan waktu mulai
bekerja dimana pengalaman kerja juga ikut menentukan kinerja seseorang.
Semakin lama masa kerja kecakapan akan lebih baik karena sudah menyesuaikan
diri dengan pekerjaannya. Seseorang akan mencapai kepuasan tertentu bila sudah
mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan. Semakin lama karyawan bekerja
mereka cenderung terpuaskan karena berbagai pegharapan yang lebih tinggi
(Gibson, 1996 dalam Hasmoko, 2008).
3) Demografi ( Jenis Kelamin, Umur dan Etnis).
Demografi adalah Ilmu yang memberikan uraian atau gambaran statistik
suatu individu dilihat dari sudut sosial atau kependudukan (Nafisah, 2017). Suatu
kelompok sangat dipengaruhi oleh karateristik demografi karena mempunyai
hubungan yang signifikan terhadap kinerja. Suatu tingkatan pencapaian kinerja
individu yang dilihat dari umur dan jenis kelamin sehingga besar kemungkinan
pengaruh upaya untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan efisien. Menurut
Anwar (2017) dalam Fajar (2017) demografi juga merupakan penting yang
berkaitan dengan partisipasi tenaga kerja seperti jenis kelamin dan usia.
a) Jenis kelamin adalah menggambarkan pembagian dua jenis kelamin yang
ditentukan secara biologis yaitu laki-laki dan perempuan (Rahmawati, 2003 dalam
Nugrahaningsih, 2005). Perbedaan jenis kelamin ini bisa mudah dikenali dari
tampilan fisik seseorang. Menurut Gibson (1996) dalam Hasmoko (2008)
pengaruh jenis kelamin dalam bekerja sangat dipengaruhi oleh jenis pekerjaan
yang akan dikerjakan. Secara umum perampuan hanya mempunya kekuatan fisik
2/3 dari kemampuan fisik kekuatan otot laki-laki (Sedarmayanti, 2011).
Diasumsikan berbagai faktor berkaitan dengan jenis kelamin misalnya perbedaan
mendapakan formasi, besarnya gaji dan lain-lain. Perbedaan jenis kelamin perlu
diperhatikan karena sebagian besar tenaga kesehatan berjenis kelamin wanita dan
sebagian kecil berjenis kelamin pria. Pria cenderung pekerja kuat dan banyak
sedangkan wanita cenderung lebih sedikit. Pria dengan beban keluarga tinggi akan
28
meningkatkan jam kerja perminggu, sebaliknya wanita dengan beban keluarga

tinggi akan mengurangi jam kerja perminggu (Hadi, 2011).
b) Umur adalah satuan waktu yang mengukur waktu keberadaan makhluk, baik
yang hidup maupun mati. Lamanya kehidupan responden dihitung sejak tahun
lahir sampai tahun saat dilakukan penelitian (Budiman, dkk). Hasil kemampuan
seringkali dihubungkan dengan umur, sehingga semakin lama umur sesorang
maka berpengaruh terhadap produktivitas dalam bekerja (Gibson, 1996 dalam
Hasmoko, 2008). Perbedaan umur muda dan tua biasanya berpengaruh terhadap
kinerja. Seperti umur non produktif sekitar 0-14 tahun dan > 65 tahun, umur
produktif sekitar 15 – 64 tahun (Budiman, dkk). Umur yang tua biasanya lebih
sering mengalami kelelahan pada saat bekerja berbeda dengan usia muda yang
memiliki fisik yang baik. Hal ini menyebabkan rendahnya kinerja dan kepuasan
kerja (Notoatmodjo, 2003 dalam Hadi, 2011).
c) Etnis adalah sebagai sebuah kelompok masyarakat yang mempunyai ciri-ciri
karakter khusus. Biasanya kelompok ini mempunyai sebuah peradaban tersendiri
sebagai bagaian dari cara berinteraksi dengan masyarakatnya. Masyarakat sebagai
bagian dari cara berinteraksi dengan masyarakatnya. Masyaakat sebagai bagian
dari pembentukan nilai dan karakter individu maka pada budaya tetentu
mempunyai sebuah perdaban yang nantinya akan mempengaruhi sistem nilai
seseorang (Gibson, 1996 dalam Hasmoko, 2008).
b. Variabel Organisasi
Menurut Gibson, dkk (1985b) variabel organisasi yang digolongan atas
sumber daya, kepemimpinan, imbakan, struktur, desain pekerjaan.
1) Sumber daya terdiri dari sumber daya manusia SDM, sarana, dana dan
metode merupakan bagian dari unsur masukan yang keberadaannya dalam suatu
organisasi merupakan hal yang paling pokok karena merupakan modal dasar
untuk dapat berfungsinya suatu organisasi (Notoatmodjo, 2003 dalam Hadi,
2011).
2) Kepemimpinan menurut Gibson, dkk (1985a) adalah suatu upaya
penggunakan jenis pengaruh bukan paksaan untuk memotivasi orang-orang
mencapai tujuan tertentu dengan kata lain proses mempengaruhi atau memberi
29
contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan

organisasi. Peranan pemimpin organisasi mengarahkan memberi perintah,
bimbingan dan petunjuk bagi anggota organisasi dan harus menghilangkan
rintangan-rintangan yang dapat menghalangi jalannya organisasi serta memiliki
kewenangaan dalam mengendalikan penggunaan sumber daya organisasi dalam
bentuk penilaian atau evaluasi terhadap hasil kerja organisasi (Suardi, 2017).
a) Bimbingan menurut Lestari (2015) merupakan proses bantuan atau
pertolongan diberikan pembimbing kepada individu agar memiliki kemampuan
atau kecakapan dan mengembangkan potensi yang ada pada diri secara optimal.
Kegiatan pemberian informasi atau arahan secara rinci terkait uraian tugas dan
tanggung jawab yang akan diberikan kepada petugas dari atasan.
b) Evaluasi menurut Kristiyanti (2016) evaluasi kinerja akan memberikan
gambaran kepada penerima informasi mengenai nilai kinerja yang berhasil dicapai
organisasi. Capaian kinerja organisasi dapat dinilai dengan skala pengukuran
tertentu. Informasi capaian kinerja dapat dijadikan feed back, penilaian kemajuan
organisasi dan dsar peningkatan kualitas pengambilan keputusan.
3) Desain Pekerjaan Menurut Gibson, dkk (1985b) berpendapat merupakan
rincian pekerjaan atau cakupan cakupan pekerjaan job range yang mengacu pada
jumlah tugas yang dilakukan untuk menyelesaikan pekejaan. Desain pekerjaan
kegiatan yang mecakup siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas dilaksanakan,
dimana tugas dilaksanakan dan hasil apa yang diharapkan sehingga akan
mempengaruhi pencapain kinerja seseorang.
a) Menurut Nuryanti (2016) menyatakan Job description merupakan suatu
uraian tugas yang menentukan apa pekerjaan yang dilakukan dan siapa yang harus
melakukan tugas tersebut. Aktivitas ini adalah sebuah upaya untuk menciptakan
kualitas dari kinerja total suatu organisasi. Job desc dalam unit filing meliputi
pencarian dokumen rekam medis, menyisipkan tracer, menulis pengembalian
rekam medis dibuku ekspedisi, menerima rekam medis dari coding dan indexing,
menyimpan dokumen rekam medis non aktif, melakukan retensi, melakukan
pengawasan ruang filing, memebrikan usulan kepada atasan perbaikan unit filing.
30
b) SOP (Standard Operating Procedures) menurut Moekijat (2008) Standar

Prosedure Operasional adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan
pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dan siapa yang
melakukan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.
Standar Prosedure Operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik
berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi
pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar
profesi. SOP dalam unit filing meliputi petunjuk atau tata cara pengolahan berkas
rekam medis, penjajaran, pengembalian dan pengambilan berkas pada buku
ekspedisi, tata cara penggunaan tracer.
4) Imbalan menurut Gibson, dkk (1985a) adalah imabalan ekstrinsik yang
berasal dari pekerjaan. Imbalan tersebut mencakup uang, status, promosi, dan rasa
hormat. Imabalan ekstrinsik yang merupakan bagian dari pekejaan itu sendiri.
Imabalan tersebut mencakup rasa penyelesaiaan, prestasi, otonomi dan
pertumbuhan.
5) Struktur menurut Gibson, dkk (1985a) adalah pola pekerjaan dan kelompok
tugas. Struktur merupakan sebuah alas an penting dari perilaku individual dan
kelompok.
c. Variabel Psikologi
1) Persepsi menurut Gibson, dkk (1985a) adalah proses kognitif yang
dipergunakan oleh seseorang untuk menafsirkan dan memahami dunia sektiar.
Proses dimana individu mengorganisasikan dan menginterprestasikan impresi
sensorinya supaya dapat memebrikan arti kepada lingkungan sekitar, meskipun
presepsi sangat dipengaruhi oleh pengobyekan indra maka dalam proses ini dapat
terjadi penyaringan kognitif atau modifikasi data. Persepsi diri dalam bekerja
memepengaruhi pekerjaan tersebut memebrikan tingkat kepuasan dalam dirinya
(Hadi, 2011).
2) Sikap menurut Gibson (1996) dalam Hasmoko (2008) berpendapat sikap
merupakan sebuah itikat dalam diri seseorang untuk tidak melakukan atau
31
melakukan pekerjaan tersebut sebagai dari aktivitasnya. Sikap yang baik adalah
sikap dimana dia mau bertindak mengerjakan pekerjaan tersebut tanpa terbebani
oleh sesuatu hal. Karena petugas yang sikapnya positif terhadap
tugas/pekerjaannya cenderung mengasilkan prestasi kerja (kinerja) yang lebih
baik daripada individu yang sikapnya negatif terhadap pekerjaan atau tugasnya.
Anifah (2016) menyatakan terkait sikap petugas filing peran kerja penyediaan
berkas rekam medis sangat penting. Apabila petugas tidak fokus pada pelayanan
dan menghambat penyediaan berkas rekam medis, menunda pekerjaan otomatis
akan semakin lama.
3) Kepribadian menurut Gibson, dkk (1985a) adalah pola perilaku dan proses
mental yang unik, yang mencirikan seseorang. Cara dimana individu beraksi dan
berinteraksi dengan orang lain atau organisasi internal dari proses psikologis dan
kecenderungan perilaku seseorang. Didalam perilaku organisasi sering dikatakan
bahwa kepribadian orang dewasa itu dipengaruhi oleh faktor keturunan dan
lingkungan dengan variabel atara berupa kondisi situasional (Robbin, 1996 dalam
Hadi, 2011).
4) Belajar menurut Gibson, dkk (1985a) adalah proses perubahan perilaku
melalui praktek. Belajar dibutuhkan seseorang untuk mencapai tingkat
kematangan diri. Kemampuan diri untuk mngembangkan aktivitas dalam bekerja
sangat dipengaruhi oleh usaha belajar, maka belajar merupakan sebuah upaya
ingin mengetahui dan bagaimana harus berbuat terhadap apa yang dikerjakan
(Nursalam, 2002 dalam Hadi, 2011). Proses belajar seseorang akan berpengaruh
pada tingkat sesuatu yang datang dari luar.
5) Motivasi menurut Gibson, dkk (1985a) adalah konsep yang menguraikan
tentang kekuatan yang ada dalam diri karyawan dan mengarahkannya. Motivasi
merupakan proses psikologis yang membangkitkan dan mengarahkan perilaku
untuk mencapai tujuan. Menggambarkan Adanya keinginan dan dorongan baik
yang berasal dari dalam (intrinsik) maupun dari luar (intrinsik) yang menimbulkan
adanya keinginan untuk melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dalam
menkalankan tugas sebagai seorang karyawan. Motivasi dalam lingkungan
bekerja tidak hanya berwujud kebutuhan ekonomi saja tetapi juga dalam bentuk
32
lain, seperti kebutuhan psikis, adanya penghargaan, pemberian hukuman jika

petugas lalai saat bekerja.
2.7 Metode Pohon Masalah (Problem Tree Analysis/PTA)

2.7.1 Definisi Pohon Masalah
Banyak istilah yang digunakan untuk pengertian analisis pohon
masalah. Miller (2003) dalam Scavarda, dkk (2004) menggunakan istilah issues
trees. Lebih lanjut, Miller menyatakan issues trees merupakan pendekatan yang
membantu merinci suatu masalah ke dalam komponen-komponen penyebab
utama dalam rangka menciptakan rencana kerja proyek. Lembaga Administarsi
Negara RI (2008) menyatakan analisis pohon masalah adalah suatu langkah
pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat. Lebih lanjut, modul
pola kerja terpadu menguraikan pohon masalah sebagai suatu teknik untuk
mengidentifikasi semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan
informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, terdapat beberapa point
penting mengenai pengertian analisis pohon masalah (Asmoko, 2006 dalam
Istifadah, 2016) :
a. Analisis pohon masalah merupakan suatu alat atau teknik atau pendekatan
untuk mengidentifikasi dan menganalis masalah.
b. Analisis pohon masalah menggambarkan rangkaian hubungan sebab akibat
dari beberapa faktor yang saling terkait.
c. Alat atau teknik analisis pohon masalah umumnya digunakan pada tahap
perencanaan.
d. Menggambarkan secara grafik suatu perkembangan hirarkis, seperti silsilah
atau skema klasifikasi.
Pohon masalah (problem tree) merupakan sebuah pendekatan/
metode yang digunakan untuk identifikasi penyebab suatu masalah. Analisis
pohon masalah dilakukan dengan membentuk pola pikir yang lebih
terstruktur mengenai komponen sebab akibat yang berkaitan dengan masalah
yang telah diprioritaskan. Pohon masalah memiliki tiga bagian, yakni batang,
33
akar, dan cabang. Batang pohon menggambarkan masalah utama, akar

merupakan penyebab masalah inti, sedangkan cabang pohon mewakili dampak.
Gambar 2.7 Contoh Bagan Pohon Masalah (Azizah, dkk 2014).
2.7.2 Tujuan Pohon Masalah

Pembuatan pohon masalah memiliki tujuan yakni:
a. Membantu tim kerja organisasi melakukan analisis secara rinci dalam
mengeksplorasi penyebab munculnya permasalahan utama yang telah
ditetapkan sebelumnya. Eksplorasi penyebab masalah dapat dilakukan dengan
menggunakan metode five whys yakni metode menggali penyebab persoalan
dengan cara bertanya “mengapa” sampai lima level atau tingkat.
b. Membantu tim kerja organisasi menganalisis pengaruh persoalan utama
terhadap kinerja/hasil/dampak bagi organisasi atau stakeholder lainnya.
c. Membantu kelompok/tim kerja organisasi mengilustrasikan hubungan
antara masalah utama, penyebab masalah, dan dampak dari masalah utama
dalam suatu gambar atau grafik.
d. Membantu kelompok/tim kerja organisasi mencari solusi atas persoalan
utama dengan melihat komponen sebab akibat dari suatu permasalahan.
34
2.7.3 Langkah-Langkah Pembuatan Pohon Masalah

Terdapat dua model dalam membuat pohon masalah. Model
pertama, pohon masalah dibuat dengan cara menempatkan masalah utama
pada sebelah kiri dari gambar. Selanjutnya, penyebab munculnya persoalan
tersebut ditempatkan pada sebelah kanannya (arah alur proses dari kiri ke kanan).
Format penyusunan pohon masalah model pertama ini dapat digambarkan
pada berikut ini:
Gambar 2.8 Pohon Masalah Model 1 (Azizah, dkk 2014).
Model kedua, pohon masalah dibuat dengan cara menempatkan masalah

utama pada titik sentral atau di tengah gambar. Selanjutnya, penyebab
munculnya persoalan tersebut ditempatkan di bagian bawahnya (alur ke bawah)
dan akibat dari masalah utama ditempatkan di bagian atasnya (alur ke atas).
Format penyusunan pohon masalah model kedua ini dapat digambarkan pada
berikut ini :
Gambar 2.9 Pohon Masalah Model 2 (Azizah, dkk 2014).

35
2.7.4 Kelebihan dan Kekurangan PTA

a. Kelebihan PTA
Pohon masalah membantu proses analisis dan penentuan penyebab
masalah semakin jelas dan komprehensif. Berikut merupakan rincian
mengenai kelebihan pohon masalah bagi organisasi :
1) Membantu kelompok/tim kerja organisasi untuk merumuskan persoalan
utama atau masalah prioritas organisasi.
2) Membantu kelompok/tim kerja organisasi menganalisis secara rinci dalam
mengeksplorasi penyebab munculnya persoalan dengan menggunakan
metode five whys.
3) Membantu kelompok/tim kerja organisasi menganalisis pengaruh persoalan
utama terhadap kinerja/hasil/dampak bagi organisasi atau stakeholder lainnya.
4) Membantu kelompok/tim kerja organisasi mengilustrasikan hubungan
antara masalah utama, penyebab masalah, dan dampak dari masalah utama
dalam suatu gambar atau grafik.
5) Membantu kelompok/tim kerja organisasi mencari solusi atas persoalan
utama yang ada.
b. Kekurangan PTA
Telah diketahui bahwa pohon masalah sangat membantu dalam proses
pengambilan keputusan, tetapi ada beberapa kekurangan bila menggunakan
pohon masalah, antara lain:
1) Membutuhkan waktu yang lama. Jika masalah yang terjadi semakin kompleks
akan lebih sulit dan lama dalam menentukan penyebab utama masalah.
2) Dapat terjadi overlap terutama ketika kriteria yang digunakan jumlahnya
sangat banyak. Hal tersebut juga dapat menyebabkan waktu pengambilan
keputusan menjadi lebih lama.
3) Hasil kualitas keputusan yang didapatkan dari metode pohon masalah
sangat bergantung pada bagaimana pohon tersebut didesain. Sehingga jika
pohon masalah yang dibuat kurang optimal, maka akan berpengaruh pada
kualitas dari keputusan yang didapat.
4) Setiap kriteria pengambilan keputusan dapat menghasilkan hasil keputusan
yang berbeda. Sehingga perlu kecermatan untuk melakukan pengambilan
keputusan.
36
2.8 Kerangka Konsep
Faktor Individu
meliputi :
1.Latar Belakang
a. Tingkat Sosial Pendidikan
2.Demografis
a. Jenis Kelamin
b. Umur
Faktor Organisasi
meliputi :
1. Desain Pekerjaan
a. Job desc Kinerja Petugas
b. SOP Rekam Medis pada Unit Filing
2. Kepemimpinan
a. Bimbingan
b. Evaluasi
Faktor Psikologis
meliputi :
1. Sikap
2. Motivasi
Gambar 2.10 Kerangka Konsep Penelitian
Penelitian ini penulis menggunakan kerangka konsep seperti gambar 2.10.

Kerangka konsep tersebut dapat diketahui bahwa kemungkinan terjadinya
rendahnya kinerja di RSU Bhakti Husada Krikilan pada petugas filing adalah
Individu terdiri dari latar belakang (pendidikan petugas), demografi (jenis kelamin
dan umur). Organisasi terdiri dari desain pekerjaan (penerapan job desc dan SOP),
kepemimpinan (adanya bimbingan, evaluasi yang didapat petugas dari atasan).
Psikologis terdiri dari sikap dan motivasi. Adapun indikator tersebut merupakan
indikator yang akan diteliti karena berdasarkan hasil survey pendahuluan pada
tanggal 16 Maret 2019 di RSU Bhakti Husada Krikilan bahwa faktor tersebut
merupakan faktor yang kemungkinan menyebabkan kejadian rendahnya kinerja
petugas rekam medis pada unit filing.
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang akan dilakukan adalah penelitian kualitatif. Penelitian
kualitatif adalah penelitian yang digunakan untuk mengidentifikasi kondisi obyek
yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik
pengumpulan data yang dilakukan secara triangulasi, penelitian ini tidak
menggunakan statistik, tetapi melalui pengumpulan data, analisis. Analisis data
bersifat induksi, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada
generalisasi (Sugiyono, 2011). Penelitian kualitatif bertujuan untuk
mengidentifikasi dan menganalisis rendahnya kinerja petugas rekam medis pada
unit filing berdasarkan Individu terdiri dari latar belakang (pendidikan petugas),
demografi (jenis kelamin dan umur). Organisasi terdiri dari desain pekerjaan
(penerapan job desc dan SOP), kepemimpinan (adanya bimbingan, evaluasi yang
didapat petugas dari atasan). Psikologis terdiri dari sikap, motivasi dan
menentukan faktor utama yang mempengaruhi kinerja tersebut.
3.2 Tempat dan Lokasi Penelitian

Tempat penelitian yaitu di RSU Bhakti Krikilan yang beralamatkan
Jl. Krikilan - Glenmore, Banyuwangi - Jawa Timur Telp. 0333 821575 Fax. 033
821224. Dilaksanakan pada bulan Januari sampai Desember tahun 2019, kegiatan
produktif dimulai pukul 07.00-14.00 WIB (7 jam) sedangkan batas shift kerja
sampai jam 17.00 WIB sehingga menggunakan jam istirahat petugas dalam
melakukan penelitian ini.
3.3 Unit Analisis

Penelitian ini peneliti menggunakan unit analisis adalah bagian unit filing di
RSU Bhakti Husada Krikilan dengan menggunakan sumber informan yaitu :
3.3.1 Kepala Rekam Medis
Kepala rekam medis yang bertanggung jawab terhadap seluruh unit rekam
medis termasuk pada unit filing yang berjumlah 1 orang.
3.3.2 Petugas Filing
Petugas filing yang menjadi informan utama bertanggung jawab terhadap
pengelolaan pada bagian unit filing yang berjumlah 2 orang.
37
38
3.4 Istilah Penelitian

3.4.1 Definisi Istilah
Definisi istilah yang digunakan oleh peneliti dapat dilihat pada Tabel 3.1
Tabel 3.1 Definisi Istilah.
Pengumpulan
No Istilah Definisi Istilah Indikator
Data
1. Individu
a. Latar Pendidikan
Belakang terakhir petugas
filing berdasarkan
ijazah formal.
1) Pendidikan Pembelajaran Pendidikan petugas (1) Wawancara

Petugas seseorang untuk ditinjau dari : terlampir pada
mengembangkan a) Pendidikan petugas hal 85.
dirinya pada minimal D4 dan D3 (2) Observasi
instansi formal rekam medis. (cheklist)
maupun informal. b) Mengikuti seminar terlampir pada
tentang rekam hal 99.
medis berupa (3) Dokumentasi.
pengelolaan rekam
medis.
c) Mengikuti pelatihan
tentang rekam
medis berupa
pengelolaan tugas
unit filing.
b. Demografi Gambaran suatu
statistik individu
dari sudut sosial
yang dilihat dari
jenis kelamin dan
umur.
1) Jenis Menggambarkan Jika laki – laki dilihat (1) Wawancara
Kelamin dua jenis kelamin dari : terlampir pada
yang ditentukan a) Jenis pekerjaan yang hal 87.
secara biologis akan dikerjakan. (2) Observasi
yaitu laki-laki dan (cheklist)
perempuan. Jika perempuan terlampir pada
dilihat dari : hal 99.
a) Jenis pekerjaan (3) Dokumentasi.
yang akan
dikerjakan.
2) Umur Satuan waktu yang Umur petugas ditinjau (1) Wawancara

mengukur waktu dari : terlampir pada
keberadaan suatu a) Umur produktif hal 88.
makhluk, sejak memiliki fisik yang (2) Observasi
lahir sampai baik daripada umur (cheklist)
penelitian non produktif. terlampir pada
berlangsung. b) Umur non produktif hal 99.
39
Pengumpulan
Data
Petugas dengan lebih sering (3) Dokumentasi.
umur non mengalami
produktif sekitar 0- kelelahan kerja.
14 tahun dan > 65
tahun. Umur
produktif sekitar
15 – 64 tahun.
2. Organisasi
a. Desain Rincian tugas dan
Pekerjaan cara pelaksanaan
tugas atau kegiatan
yang mencakup
Job desc dan SOP
petugas filing.
1) Job desc Uraian tugas atau Job desc petugas (1) Wawancara
gambaran tugas ditinjau dari : terlampir pada
apa yang a) Mencari dokumen hal 88.
seharusnya RM. (2) Observasi
dilakukan oleh b) Menyisipkan tracer. (cheklist)
petugas filing. c) Menulis terlampir pada
pengambilan RM hal 99.
dibuku ekspedisi. (3) Dokumentasi.
d) Menulis
pengembalian RM
dibuku ekspedisi.
e) Menerima RM dari
coding & indexing.
f) Menyimpan
dokumen RM non
aktif.
g) Melakukan retensi.
h) Melakukan
pengawasan ruang
filing.
i) Memberikan usulan
kepada atasan
perbaikan unit
filing.
2) SOP Pedoman atau SOP petugas ditinjau (1) Wawancara

langkah-langkah dari : terlampir pada
untuk mengerjakan a) Penyimpanan RM. hal 93.
suatu kerja rutin b) Penjajaran RM. (2) Observasi
seperti petunjuk c) Pengambilan berkas (cheklist)
atau tata cara pada buku terlampir pada
pengolahan ekspedisi. hal 100.
dokumen RM. d) Pengembalian (3) Dokumentasi.
berkas pada buku
ekspedisi.
e) Penggunaan tracer.
40
Pengumpulan
Data
b. Kepemimpinan Proses
mempengaruhi
atau memberi
contoh oleh
pemimpin kepada
pengikutntya
dalam upaya
mencapai tujuan
kinerja petugas
filing dalam
bentuk bimbingan
dan evaluasi
berupa penyediaan
dokumen RM,
melakukan job
desc dan SOP.
1) Bimbingan Pemberian Bimbingan dari (1) Wawancara

informasi atau atasan ditinjau dari : terlampir pada
arahan oleh atasan a) Dilakukan 2 kali hal 94.
kepada petugas. dalam seminggu. (2) Dokumentasi.
b) Dilakukan setiap
pagi hari.
c) Memberikan
keuntungan
meningkatkan
kinerja petugas.
2) Evaluasi Proses menilai Evaluasi oleh atasan (1) Wawancara

suatu kegiatan ditinjau dari : terlampir pada
yang dilakukan a) Pengawasan hasil hal 95.
oleh atasan kepada kerja setiap bulan (2) Dokumentasi.
petugas filing oleh atasan.
dengan melihat b) Mensesuaikan hasil
hasil kerja petugas kerja petugas
filing sesuai dengan target
dengan target kinerja.
pencapaian kerja c) Ditunjukan hasil
yang ada pada unit penilaian kepada
filing. petugas untuk
perbaikan diri.
3. Psikologis
a. Sikap Berprilaku atau Sikap petugas ditinjau (1)Wawancara
kecenderungan dari : terlampir pada
dalam hal a) Kecepatan hal 96.
menyelesaikan melakukan (2) Dokumentasi.
pekerjaan sesuai penyedian dokumen
dengan standar RM < 10 menit.
yaitu < 10 menit.
41
Pengumpulan
Data
b. Motivasi Adanya keinginan Motivasi dapat (1)Wawancara
dan dorongan yang ditinjau dari dalam terlampir pada
timbul dari dalam diri petugas berupa : hal 96.
maupun luar diri a) Kecintaan terhadap (2) Dokumentasi.
individu untuk pekerjaan sebagai
mencapai kinerja petugas filing.
unit filing berupa b) Pengakuan dari
waktu penyediaan orang lain bahwa
dokumen RM, petugas melakukan
melakukan job penyediaan
desc dan SOP. dokumen RM tepat
waktu dan
terlaksannya uraian
pekerjan dan
pedoman yang ada
pada unit filing.
Motivasi dapat
ditinjau dari luar
biasanya diberikan
oleh atasan berupa :
a) Penghargaan berupa
insentif (bonus)
kepada petugas.
b) Pujian berupa
perkataan seperti
selamat sambil
berjabat tangan
kepada petugas.
c) Hukuman bagi
petugas lalai dalam
bekerja seperti
teguran dan
skorsing.
4. Kinerja Hasil kerja yang Kinerja petugas (1)Wawancara

dicapai oleh ditinjau dari : terlampir pada
petugas dalam a) Melaksanakan kerja hal 97.
melaksanakan dengan memacu (2) Dokumentasi.
tugasnya sesuai produktivitas kerja
tanggung jawab (hasil yang dicapai)
yang dieberikan agar selalu pada
kepadanya. tingkat kinerja
tertinggi (optimal).
b) Melaksanakan kerja
dengan tidak
memacu
produktivitas kerja
(hasil yang dicapai)
mengakibatkan
tingkat kinerja
rendah.
42
3.5 Desain Penelitian
Studi Pendahuluan Identifikasi Masalah Studi Literatur
Rumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Menentukan Indikator
Penelitian
Menentukan
Instrument Penelitian
Pengumpulan Data
(Observasi, Wawancara dan Dokumentasi)
Uji Keabsahan Data

(Uji Triangulasi Sumber dan Teknik)
Analisis faktor penyebab yang mempengaruhi rendahnya kinerja petugas

filing berdasarkan metode PTA
(Problem Tree Analysis)
Hasil dan Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Gambar 3.1 Desain Penelitian

43
Tahapan- tahapan penelitian yang dilakukan sebagai berikut :

a. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah yang ada di rumah sakit adalah tahap dimana peneliti
melakukan wawancara tehadap kepala rekam medis dan petugas filing untuk
mengetahui masalah apa saja yang terjadi.
b. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dilakukan setelah mengidentifikasi masalah selesai
dilakukan. Rumusan masalah ini untuk bertujuan menentukan kondisi masalah
yang menjadi prioritas analisis nagi peneliti.
c. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini dimaksudkan untuk memperjelas pembahasan serta
menentukan arah penelitian yang tepat secara keseluruhan. Tujuan penelitian
terdapat tujuan umum dan tujuan khusus dilakukannya penelitian oleh peneliti.
d. Identifikasi Indikator Penelitian
Identifikasi indikator merupakan menentukan indikator apa saja yang
diteliti. Indikator yang diteliti disesuaikan dengan subjek penelitian yang
dilakukan oleh peneliti sesuai identifikasi masalah yang ditemukan baik dilapang
maupun secara teori.
e. Membuat Instrumen penelitian atau Pengumpulan Data
Instrumen penelitian digunakan untuk mengetahui faktor rendahnya
kinerja petugas filing dengan menggunakan wawancara, observasi dan
dokumentasi.
f. Uji Keabsahan Data
Uji Keabsahan Data yang digunakan peneliti yaitu uji triangulasi. Uji
Triangulasi dalam penelitian ini menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi
teknik. Uji keabsahan ini bertujuan agar peneliti mengetahui dan menentukan
apakah data yang diperoleh valid atau tidak.
g. Analisis faktor penyebab yang mempengaruhi rendahnya kinerja petugas
filing berdasarkan metode PTA (Problem Tree Analysis)
44
Melakukan analisis faktor penyebab yang mempengaruhi rendahnya

kinerja petugas filing dengan menggunakan analisa pohon yaitu suatu langkah
pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu suatu masalah sampai pada
akarnya.
h. Hasil dan Pembahasan
Hasil dan pembahasan merupakan analisa yang didapatkan dari
pengolahan data dan pembahasan dengan membandingkan antara hasil yang
didapat dengan penelitian yang dilakukan terdahulu.
i. Kesimpulan dan Saran
Hasil dan pembahasan yang telah dilakukan oleh peneliti mulai dari survey
pendahuluan hingga sampai pada hasil dan pembahasan menghasilkan sebuah
kesimpulan dan saran sebagai solusi atau evaluasi perbaikan yang dapat dilakukan
pihak rumah sakit.
3.6 Instrumen Penelitian atau Pengumpulan Data

Pada penelitian ini menggunakan alat penelitian berupa :
3.6.1 Lembar Observasi (Lembar Checklist)
Instrumen yang merupakan rambu-rambu pengamatan yang bertujuan
untuk menggali informasi terkait pendidikan petugas, pemahaman job desc dan
SOP filing.
3.6.2 Lembar Wawancara
Instrumen yang berupa daftar pertanyaan yang akan diberikan atau
diajukan kepada responden bertujuan untuk menggali informasi terkait pendidikan
petugas, demografi petugas pengaruh jenis kelamin dan umur pada kinerja,
pemahaman job desc dan SOP filing, adanya bimbingan dan evaluasi atau
tidak dari atasan, dan penghargaan terhadap petugas setiap kali melaksanakan
pekerjaan dengan sungguh-sungguh, sikap petugas terkait penyediaan berkas.
45
3.7 Prosedur Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data–data yang telah disebutkan tadi maka prosedur
pengumpulan data yang dilakukan sebagai berikut:
3.7.1 Observasi
Menurut Hasan (2002) dalam Anggito dan Setiawan (2018) menyatakan
observasi adalah pencaatan, pemilihan dan pengubahan serangkaian perilaku dan
suasana yang berkaitan dengan organisasi. Observasi ini dilakukan kepada subjek
dan objek penelitian yang bertujuan untuk menggali informasi mengenai
pendidikan petugas, pemahaman job desc dan SOP filing.
3.7.2 Wawancara
Menurut Wijono (2000) menyatakan wawancara adalah suatu cara yang
digunakan untuk prngumpulan data, tentunya jawaban yang diberikan oleh
responden langsung tatap muka kepada peneliti dalam suatu pertemuan tanya
jawab. Penelitian ini peneliti memilih wawancara terstruktur yaitu wawancara
dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya.
Wawancara ditujukan kepada petugas filing di unit kerja rekam medis.
3.7.3 Dokumentasi
Dokumentasi merupakan sebuah cara yang dilakukan peneliti untuk
menyediakan dokumen - dokumen dengan adanya bukti yang akurat untuk
mengetahui kebenaran data yang dapat berupa foto dsb.
3.8 Uji Keabsahan Data

Pada penelitian ini uji validitas yang digunakan peneliti adalah triangulasi
metode yaitu menguji kredibilitas data yang dilakukan dengan cara mengecek data
data yang diperoleh melalui beberapa sumber dan teknik yang berbeda (Arif, 2012
dalam Ali, 2018). Triangulasi metode yang ditempuh peneliti dilakukan dengan
cara membandingkan data yang diperoleh melalui wawancara terstruktur
kemudian dicek kembali dengan observasi.
46
Uji Triangulasi dalam penelitian ini menggunakan triangulasi sumber dan

triangulai teknik. Triangulasi sumber dilakukan sebagai pengecekan data yaitu
mendapatkan sumber data dari 1 kepala rekam medis dan 2 perugas filing,
mengimplemntasikan minimal 3 sumber yang berbeda untuk mengetahui
keabsahan data pada indikator yang sudah ditentukan peneliti. Triangulasi teknik
dilakukan dengan beberapa pengumpulan data berupa observasi, wawancara dan
dokumentasi yang bertujuan untuk mengetahui kebasahan data pada indikator
yang sudah ditentukan peneliti.
3.9 Teknik Analisis

Teknik yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan analisis kualitatif
dengan memaparkan hasil dari observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis
data ialah cara yang digunakan dalam mengolah data yang sudah diperoleh
peneliti, sehingga dapat menentukan suatu hasil kesimpulan dan saran. Analisis
faktor penyebab rendahnya kinerja petugas filing menggunakan metode PTA
(problem tree analysis) yang dibuat dengan cara menempatkan masalah utama
pada sebelah kiri. Penyebab munculnya persoalan ditempatkan pada sebelah
kanannya (arah alur proses dari kiri ke kanan).
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum RSU Bhakti Husada Krikilan

4.1.1 Sejarah Institusi Rumah Sakit Bhakti Husada
RSU Bhakti Husada merupakan Rumah sakit perkebunan yang didirikan
oleh Maskapai-maskapai Onderneming, untuk kepentingan para employe Belanda
sebagai pos kesehatan terdepan untuk kepentingan kuli kontrak perkebunan saat
itu.Berkat perjuangan Bangsa, Perkebunan yang dikuasai Belanda akhirnya
menjadi milik Negara Republik Indonesia, termasuk pula Rumah Sakit
Perkebunan. RSU Bhakti Husada yang berada di Krikilan Desa Tegalharjo
Kecamatan Glenmore Kabupaten Banyuwangi, berdasrkan Undang-Undang RI,
Nomer 86/1958 tanggal 27-12-1958 tentang Nasionalisasi Perusahaan-Perusahaan
milik Belanda di Indonesia. Sehingga sejarah berdirinya atau keberadaan RSU
Bhakti Husada adalah identik (sejalan) dengan sejarah keberadaan Perkebunan
Negara yang ada saat ini.
RSU Bhakti Husada – Krkilan terletak di Desa Tegalharjo Kecamatan
Glanmore Kabupaten Banyuwangi. Pada awalnya rumah sait ini didirikan sejak
jaman penjajahan Belanda, dan secara administratif RSU Bhakti Husada- Krikilan
diresmikan pada tanggal 17 September 1966 oleh Direktur PPN-Karet XVI Bapak
Soediharjohoedoyo. Pada saat ini RSU Bhakti Husada dibawah pengelolaan PT.
Rolas Nusantara Medika menjadi anak perusahaan PT. Perkebunan Nusantara XII
(Persero) memiliki luas area 48.370M2 dengan luas 2.518 M2. Suasana yang asri
dan udara pegunungan yang sejuk serta lingkungan yang tenang RSU Bhakti
Husada sebagai Garden Hospital sangat memungkinkan untuk menjadi pilihan
masyarakat sebagai tempat berobat dan beristirahat. Dengan pelayanan
professional dan terjangkau, RSU Bhakti Husada memberikan pelayanan kepada
karyawanan dan keluarga daei PTP Nusantara XII (Persero), Masyarakat umum,
Peserta BPJS Kesehatan, Karyawan dan keluarga dari PT Telkom, Karyawan dan
keluarga dari PT Kereta Api Indonesia, Karyawan dan Keluarga dari PT.
Perkebunan Swasta (Kecamatan Glenmore, & Kalibaru), Pelayanan Jasa Raharja,
Traumma Center (Jamsostek Kecelakaan Kerja), dan Asuransi Swasta.
47
48
4.1.2 Visi, Misi, Motto dan Nilai Rumah Sakit

a. Visi Rumah Sakit
Menjadi unit usaha pelayanan kesehatan terkemuka di Kabupaten Banyuwangi
b. Misi Rumah Sakit
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan bermutu dan terpercaya
2) Menyediakan sarana prasarana yang lengkap dan terintegrasi
3) Menyelenggarakan perusahaan yang dapat memberikan kesejahteraan bagi
karyawan dan pemangku kepentingan
c. Motto Rumah Sakit
Kepuasan anda adalah kebanggan Kami
d. Nilai Rumah Sakit
Dalam melaksanakan tugas untuk mencapai visi yang telah ditetapkan RS Bhakti
husada mempunyai NILAI DASAR yaitu nilai yang dijunjung tinggi oleh semua
karyawan dalam bersikap dan bertingkah laku baik dengan sesama karyawan, dengan
atasan terutama dengan pasien dan keluarganya. NILAI DASAR itu adalah
“PRIMA”yaitu :Tata Nilai yang dipegang teguh oleh insan PT Rolas Nusantara Medika
adalah: “PRIMA” yang memiliki arti : “Terbaik” - “ Yang Utama”.
Prima merupakan akronim dari :
P : Professional
Bekerja atas landasan ilmu, ketrampilan dan motivasi tinggi
R : Respect
Memberikan penghormatan dan penghargaan yang setinggi-tingginya
kepada setiap pelanggan, atasan, bawahan dan sesama teman
I : Innovative
Mengembangkan dan mencari hal baru untuk hasil terbaik
M : Morality
Selalu menjaga dan menjunjung tinggi moral dan etika dalam setiap
tindakan dan perbuatan
A : Accountability
Hasil tugas dapat dinilai dan dipertanggung jawabkan
49
4.1.3 Struktur Organisasi dan Pengelolaan Rumah Sakit

a. Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Sumber: Arsip RSU Bhakti Husada Krikilan, 2019

b. Struktur Tim Fungsional RSU Bhakti Husada
Tabel 4.1 Struktur Tim Fungsional RSU Bhakti Husada
No Jabatan
1 Kepala RSU Bhakti Husada
2 Panitia Farmasi Terapi
3 Panitia Rekam Medis
4 Tim PMKP
5 Tim PKRS
6 Tim K3RS
7 Tim TBDOTS
8 Tim HIV
9 Tim Ponek
10 Tim Kerohanian
Sumber : Arsip RSU Bhakti Husada Krikilan, 2019.

50
4.1.4 Fasilitas Rumah Sakit

a. Pelayanan Rawat UGD, Rawat Jalan Dan Rawat Inap.
Tabel 4.2 Pelayanan Rawat UGD, Rawat Jalan Dan Rawat Inap
Pelayanan UGD Pelayanan RJ Pelayanan RI
1. Instalasi Gawat 1. Poli Penyakit Dalam 1. VIP
Darurat 2. Poli Kebidanan dan 2. Kelas I
2. Dokter jaga 24 jam Kandungan 3. Kelas II
3. Penunjang 3. Poli Bedah Umum 4. Kelas III
pelayanan medik 24 4. Poli Kesehatan Anak 5. Ruang Kandungan
jam 5. Poli Telinga, Hidung dan dan Kebidanan
4. Ambulance 24 Jam Tenggorokan a. Kelas I
6. Poli Mata b. Kelas II
7. Poli Saraf c. Kelas III
8. Poli Anestesi
9. Poli Paru & Respirasi
10. Poli Jantung & Pembuluh
Darah
11. Poli Umum
12. Poli Gigi Umum
13. Poli Gizi
14. Poli Bedah Tulang &
Trauma
15. Poli Kulit & Kelamin
16. Poli Urologi
17. Rehabilitasi Medis
Sumber : Arsip RSU Bhakti Husada Krikilan, 2019
b. Fasilitas Pelayanan Penunjang Medik

1. Ambulance Gawat Darurat 24 Jam
2. Laboratorium (Pathologi Klinik dan Pathologi Anathom) 24 JAM
3. Radiologi 24 Jam
4. Instalasi Farmasi 24 Jam
5. Instalasi Bedah Central 24 Jam
6. Instalasi Gizi
7. Rehabilitasi Medik
8. USG 4D (Ultrasonografi)
9. Echocardiografi / USG Jantung
10. Uroflometri Untuk Deteksi Saluran Kencing
11. Laundry dan CSSD (Central Sterile Supply Department)
12. Kamar Jenazah
51
c. Fasilitas Pelayanan Penunjang Non Medik

1. Musholla
2. Tempat parkir
3. Mini market
4. Sarana Olahraga (lapangan voli, lapangan tenis, kolam renang)
5. ATM (Anjungan Tunai Mandiri)
6. WIFI (Wireless Fidelity)
7. Taman bermain anak
4.2 Mengidentifikasi faktor penyebab berdasarkan latar belakang petugas

rekam medis di unit filing
Faktor penyebab latar belakang yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk
pada sumber daya manusia yaitu tingkat pendidikan petugas rekam medis bagian
filing. Tingkat pendidikan berpengaruh terhadap kinerja petugas filing. Kinerja
petugas filing seperti petugas tidak mengetahui cara pemakaian tracer. Hal
tersebut sesuai menurut penelitian Letari (2016) bahwa tracer digunakan untuk
pengganti berkas rekam medis di rak filing sebagai alat untuk menelusur
keberadaan berkas rekam medis. Oleh karena itu, latar belakang dapat ditinjau
dari tingkat pendidikan yang menyebabkan rendahnya kinerja di RSU Bhakti
Husada Krikilan.
a. Tingkat Pendidikan
Pendidikan dalam arti formal adalah suatu proses penyampaian materi guna
mencapai perubahan dan tingkah laku (Notoatmodjo, 2003 dalam Hadi, 2011).
Pendidikan seseorang dapat meningkatkan kematangan dalam membuat
keputusan dalam bertindak. Semakin tinggi pendidikan seseorang akan semakin
tinggi produktivitas kerjanya (Notoatmodjo, 2003 dalam Hadi, 2011).
Berdasarkan hasil wawancara, tingkat pendidikan di RSU Bhakti Husada
Krikilan pada unit filing mengalami beberapa ketidaksesuaian yaitu latar belakang
pendidikan petugas filing yang tak sesuai dan petugas filing belum mengetahui
bahwa petugas filing minimal memiliki pendidikan D3 atau D4 rekam medis.
Kepala rekam medis yang memiliki latar belakang pendidikan D3 rekam medis
52
dan mengetahui bahwa petugas filing minimal memiliki pendidikan D3 atau D4

rekam medis. Namun, belum dilaksanakan program perekrutan tenaga lagi karena
hal itu termasuk pada proses perencanaan manajemen rumah sakit. Hal ini dapat
dibuktikan dengan kutipan petugas sebagai berikut :
“Saya SMEA mbak”(Narasumber 1, 2019).
“Saya SMK dik”(Narasumber 2, 2019).
Hal tersebut dapat dibuktikan dengan observasi (Checklist) Gambar 4.2
(Narasumber 1, 2019) (Narasumber 2, 2019)
(Narasumber 3, 2019) Kepala RM

Gambar 4.2 Ijazah Terakhir dan STR Aktif.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dapat disimpulkan diatas

beberapa pekerjaan yang menjadi job desc petugas filing belum sepenuhnya
53
terlakasana seperti tracer yang belum sepenuhnya terlaksana dikarenakan petugas

tidak mengetahui cara pemakaian tracer. Hal tersebut sesuai menurut penelitian
Letari (2016) bahwa tracer diguankaan untuk pengganti berkas rekam medis di rak
filing sebagai alat untuk menelusur keberadaan berkas rekam medis. Kemenkes RI
(2014) menyatakan bahwa pendidikan petugas di unit rekam medis pada rumah
sakit umum tipe C 30 petugas terampil berlatar belakang lulusan DIII rekam
medis dan 6 ahli berlatar belakang lulusan DIV rekam medis. Oleh sebab itu,
dengan ketidaksesuaian latar belakang petugas filing seharusnya terdapat
pelaksanaan pelatihan atau keikutsertaan seminar agar menambah pemahaman
petugas terkait job desc unit filing.
Berdasarkan hasil wawanacara dengan petugas filing belum pernah
mengikuti pelaksanaan pelatihan atau keikutsertaan seminar rekam medis. Kepala
rekam medis yang pernah mengikuti pelaksanaan pelatihan atau keikutsertaan
seminar rekam medis. Hal ini dapat dibuktikan dengan kutipan oleh petugas filing
sebagai berikut :
“Belum ada, belum ada program mbak”(Narasumber 1, 2019).

Gambar 4.3 Sertifikat Seminar.
Berdasarkan hasil kutipan wawanacara dan observasi diatas dapat

disimpulkan petugas filing kurang memiliki pemahaman tentang bagaimana
pelaksanaan job desc pada unit filing. Sehingga perlu adanya program
pelaksanaan pelatihan atau keikutsertaan dalam seminar. Hal tersebut sesuai
54
menurut penelitian Susanti (2013) bahwa petugas diharapkan dapat mengikuti

pelatihan misalnya seminar yang diadakan oleh rumah sakit untuk dapat
meningkatkan pengalamannya sehingga seiring dengan masa kerja petugas
kemampuan kerja semakin baik dan kinerja juga mengalami peningkatan.
4.3 Mengidentifikasi faktor penyebab berdasarkan demografi petugas rekam

medis di unit filing
Faktor penyebab demografi yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk pada
tingkatan pencapaian kinerja individu yang dilihat dari umur dan jenis kelamin.
Seseorang sangat dipengaruhi oleh karateristik demografi karena mempunyai
hubungan yang signifikan terhadap kinerja kemungkinan pengaruh upaya untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan efisien. Menurut Anwar (2017) dalam
Fajar (2017) demografi juga merupakan penting yang berkaitan dengan partisipasi
tenaga kerja seperti jenis kelamin dan usia. Oleh karena itu, demografi dapat
ditinjau dari 2 faktor yang menyebabkan rendahnya kinerja di RSU Bhakti
Husada Krikilan yaitu jenis kelamin dan umur.
a. Jenis Kelamin
Jenis kelamin menggambarkan pembagian dua jenis kelamin yang
ditentukan secara biologis yaitu laki-laki dan perempuan (Rahmawati, 2003 dalam
Nugrahaningsih, 2005) Perbedaan jenis kelamin ini bisa mudah dikenali dari
tampilan fisik seseorang. Menurut Gibson (1996) dalam Hasmoko (2008)
pengaruh jenis kelamin dalam bekerja sangat dipengaruhi oleh jenis pekerjaan
yang akan dikerjakan. Secara umum perampuan hanya mempunya kekuatan fisik
2/3 dari kemampuan fisik kekuatan otot laki-laki (Sedarmayanti, 2011).
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat 1 petugas filing berjenis kelamin laki-
laki, 1 petugas filing berjenis kelamin perempuan dan 1 kepala rekam medis
berjenis kelamin laki-laki. Tidak ada perbedaan secara signifikan terkait
perbedaan jenis kelamin dengan jenis pekerjaan yang dilakukan lebih banyak atau
lebih sedikit. Jenis kelamin tidak membedakan dan memiliki porsi yang sama
antara laki-laki dan perempuan hanya saja terdapat beberapa hal yang menjadikan
disepensasi untuk berjenis kelamin perempuan. Namun, tuntutan pekerjaan diluar
55
tugas utama memang banyak untuk petugas laki-laki ataupun perempuan. Maka
dari itu jumlah petugas filing yang kurang dan belum adanya program perekrutan
tenaga kembali. Hal ini dapat dibuktikan dengan kutipan wawancara dengan
petugas sebagai berikut :
“Saya perempuan, Tidak mbak porsi sama” (Narasumber 1, 2019).
“Saya laki-laki, Tidak ada sesuai semua sama” (Narasumber 2, 2019).
Gambar 4.4 KTP Petugas dan Kepala Rekam Medis (Jenis Kelamin).
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diatas tidak ada kendala besar
bagi petugas filing terkait perbedaan jenis kelamin dengan tingkat kelelahan dan
formasi kerja yang mempengaruhi jenis keterlibatan petugas filing tentang jenis
pekerjaan pengembalian dokumen rekam medis ke ruang filing atau ke rak berkas.
Menurut Gibson (1996) dalam Hasmoko (2008) pengaruh jenis kelamin dalam
bekerja sangat dipengaruhi oleh jenis pekerjaan yang akan dikerjakan. Tetapi
kenyataannya jenis kelamin laki-laki tidak mendapatkan pekerjaan yang lebih
banyak dan jenis kelamin perempuan tidak mendapatkan pekerjaan yang lebih
56
sedikit. Adapun hak-hak khusus sebagai perempuan memiliki dispensasi ketika

cuti melahirkan atau sebagainya. Tetapi terkadang petugas kebanyakan melakukan
pekerjaan diluar tugas utama sehingga jumlah petugas filing yang kurang dan
belum adanya program perekrutan tenaga kembali.
b. Umur
Umur satuan waktu yang mengukur waktu keberadaan makhluk, baik yang
hidup maupun mati. Lamanya kehidupan responden dihitung sejak tahun lahir
sampai tahun saat dilakukan penelitian (Budiman, dkk). Hasil kemampuan
seringkali dihubungkan dengan umur, sehingga semakin lama umur sesorang
maka berpengaruh terhadap produktivitas dalam bekerja (Gibson, 1996 dalam
Hasmoko, 2008). Umur yang tua biasanya lebih sering mengalami kelelahan pada
saat bekerja berbeda dengan usia muda yang memiliki fisik yang baik. Hal ini
menyebabkan rendahnya kinerja dan kepuasan kerja (Notoatmodjo, 2003 dalam
Hadi, 2011).
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas terdapat 1 petugas filing
berumur 42 Tahun, 1 petugas filing berumur 34 Tahun dan 1 kepala rekam medis
berumur 39 Tahun. Tidak ada perbedaan secara signifikan terkait perbedaan umur
dengan tingkat kelelahan melaksakan pekerjaan. Namun, tuntutan pekerjaan diluar
tugas utama memang banyak untuk petugas laki-laki ataupun perempuan. Maka
dari itu jumlah petugas filing yang kurang dan belum adanya program perekrutan
tenaga kembali. Hal ini dapat dibuktikan dengan wawanacara dengan petugas
sebagai berikut :
“Saya 47 tahun, untuk sementara ini biasa aja tapi kalau porsi lebih banyak
memang seperti itu rasa capek gitu mbak”(Narasumber 1, 2019).

57

Gambar 4.5 KTP Petugas dan Kepala Rekam Medis (Umur).
Kesimpulan dari hasil wawancara dan observasi diatas tidak ada kendala
besar bagi petugas filing terkait perbedaan umur dengan tingkat kelelahan dan
formasi kerja yang mempengaruhi jenis keterlibatan petugas filing tentang jenis
pekerjaan pengembalian dokumen rekam medis ke ruang filing atau ke rak berkas.
Hanya saja ketika petugas mendapatkan pekerjaan yang lebih memang terkadang
merasakan lelah. Maka dari itu jumlah petugas filing yang kurang dan belum
adanya program perekrutan tenaga kembali. Berbeda dengan penelitian Gibson,
(1996) dalam Hasmoko, (2008) yang menyatakan hasil kemampuan seringkali
dihubungkan dengan umur, sehingga semakin lama umur sesorang maka
berpengaruh terhadap produktivitas dalam bekerja.
4.4 Mengidentifikasi faktor penyebab berdasarkan desain pekerjaan petugas

Faktor penyebab desain pekerjaan yang dimaksud dalam penelitian ini
merujuk pada rincian pekerjaan atau cakupan pekerjaan job range yang mengacu
pada jumlah tugas yang dilakukan untuk menyelesaikan pekejaan (Gibson, dkk
1985b). Desain pekerjaan kegiatan yang mecakup siapa yang mengerjakan,
bagaimana tugas dilaksanakan, dimana tugas dilaksanakan dan hasil apa yang
diharapkan sehingga akan mempengaruhi pencapain kinerja seseorang. Oleh
karena itu, desain pekerjaan dapat ditinjau dari 2 faktor yang menyebabkan
rendahnya kinerja di RSU Bhakti Husada Krikilan yaitu Job description dan
Standard Operating Procedures.
58
b. Job description
Menurut Nuryanti (2016) menyatakan Job description merupakan suatu uraian
tugas yang menentukan apa pekerjaan yang dilakukan dan siapa yang harus
melakukan tugas tersebut. Aktivitas ini adalah sebuah upaya untuk menciptakan
kualitas dari kinerja total suatu organisasi. Selain itu adanya Job description yang
jelas bagi setiap petugas maka akan mempermudah dalam proses koordinasi dan
lebih mengetahui mengenai tugas dan tanggung jawab serta wewenang masing-
masing tugas.
Berdasarkan hasil wawancara petugas dengan terdapat beberapa Job
description tetapi pelaksanaanya belum maksimal. Job description yang belum
terlaksana maksimal seperti menyisipkan tracer didepan dokumen yang akan
diambil dikarenakan petugas belum memahami penyusunan tracer dengan tidak
adanya sosialisasi mengakibatkan kurangnya koordinasi antar petugas dan atasan,
tidak melakukan pencatatan waktu ketika melakukan pengembalian dokumen
rekam medis dikarenakan tugas yang dikerjakan petugas terkadang lebih banyak
dari tugas utama petugas sebagai tenaga filing sehingga memang kurangnya
tenaga mendasari hal tersebut, tidak melakukan pengawasan pada ruang filing
dengan tidak adanya sosialisasi kerahasian DRM bagi petugas yang
mengakibatkan kurang koordinasi dan menurunkan pemahaman petugas terkait
pentingnya job desc, dan belum melakukan pengajuan pengadaan perbaikan
kendala pada unit filing seperti fasilitas kerja tidak mendukung dengan
keterbatasan ruang, jumlah rak DRM kurang dan penambahan tenaga khususnya
filing yang masih proses perencanaan manajemen. Hal ini dapat dibuktikan
dengan kutipan wawancara dengan petugas sebagai berikut :
Mengenai, Belum terlaksana maksimal seperti menyisipkan tracer didepan
dokumen yang akan diambil.
“Iya kadang dik, tracer masih kurang dik dan kadang kurang benar
pemakaiannya” (Narasumber 2, 2019).
Mengenai, Tidak melakukan pencatatan waktu ketika melakukan pengembalian

dokumen rekam medis.
59
“Iya dicatat kadang tidak tepat pencatatannya jadi setelah selesai catat langsung
cetak print out, kalau ramai sesempetnya karna banyak pasien setiap hari”
(Narasumber 3, 2019).
Mengenai, Tidak melakukan pengawasan pada ruang filing.

“Kalau pengawasan pada saat petugas banyak pekerjaan belum sempat dik,
kalau pas longgar ya dik. Ya harapanya ruang filing tidak dijadikan keluar masuk
petugas lain” (Narasumber 2, 2019).
Mengenai, Belum melakukan pengajuan pengadaan perbaikan kendala pada unit

filing.
“Iya mbak kadang jalan kadang tidak. Kadang sudah disampaikan tentang
penambahan rak dan penambahan petugas tapi masih menunggu jawaban”
(Narasumber 1, 2019).
Lembar Observasi (Checklist)
terdapat pada Lampiran 5.
(Narasumber 1, 2019)
(Narasumber 3, 2019) Kepala RM (Narasumber 3, 2019) Kepala RM
Gambar 4.6 Tracer dan Lembar Observasi (Checklist).
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diatas ada beberapa pekerjaan

yang tidak dikerjakan dengan baik. Selain itu petugas menyatakan bahwa ada
beberapa tugas yang kurang memahami tugasnya dengan baik seperti petugas
belum memahami penggunaan tracer dan tersedianya tracer masih kurang, buku
ekspedisi pengembalian dokumen rekam medis belum berfungsi dengan baik
karna banyaknya tugas dan pekerjaan, kurangnya pengawasan petugas pada unit
filing karna kurangnya sosialisasi kerahasian dokumen rekam medis pada unit
filing, dan belum ada pengajuan yang diberikan tanggapan oleh atasan terkait
perbaikan pada unit filing seperti penambahan rak, penambahhan ruangan bahkan
penambahan sumber daya manusia pada bagian filing. Berbeda dengan penelitian
Nuryanti (2016) yang menyatakan Job description merupakan suatu uraian tugas
60
yang menentukan apa pekerjaan yang dilakukan dan siapa yang harus melakukan
tugas tersebut.
c. Standard Operating Procedures
Menurut Moekijat (2008) Standar Prosedure Operasional adalah urutan
langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut
dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya,
bilamana melakukannya, dan siapa yang melakukan yang dilakukan untuk
menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu. Standar Prosedure Operasional
memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama
untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh
sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa Standard Operating
Procedures tetapi ada yang belum terlaksana secara maksimal. Standard
Operating Procedures yang belum maksimal seperti tidak melihat kesesuaian
tempat berkas rekam medis dengan melihat tracer pada saat pengembalian, tidak
mengambil tracer pada saat pengembalian berkas, tidak mengumpulkan tracer
dan menyimpan kembali pada saat pengembalian. Pada saat pengambilan berkas
tidak memasukkan tracer dibelakang berkas rekam medis yang akan diambil.
Maka dari itu, petugas belum memahami penyusunan tracer dengan tidak adanya
sosialisasi mengakibatkan kurangnya koordinasi antar petugas dan atasan. Hal ini
dapat dibuktikan dengan wawancara dengan petugas sebagai berikut :
Mengenai. Pemahaman tracer untuk dokumen rekam medis.
“Sudah pelaksanaanya belum tepat” (Narasumber 3, 2019).

Lembar Observasi (Checklist)
terdapat pada Lampiran 5.
Gambar 4.7 Tracer dan Lembar Observasi (Checklist).
61
Kesimpulan dari hasil wawancara dan observasi yaitu ada pekerjaan yang
tidak dikerjakan dengan baik. Selain itu kepala rekam medis menyatakan bahwa
ada beberapa tugas yang petugas kurang memahami tugasnya dengan baik seperti
petugas belum memahami penggunaan tracer. Oleh sebab itu perlu ditinjau ulang
terkait Standard Operating Procedures yang ada agar setiap petugas dapat
memaksimalkan kompetensinya dalam bekerja. Berbeda dengan penelitian
Moekijat (2008) yang menyatakan langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan
untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.
4.5 Mengidentifikasi faktor penyebab berdasarkan kepemimpinan petugas

Faktor kepemimpinan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah merujuk
kepada sumber daya manusia yaitu pemimpin dengan mengidentifikasi melalui
bimbingan serta evaluasi kepada petugas filing. Peranan pemimpin organisasi
mengarahkan memberi perintah, bimbingan dan petunjuk bagi anggota organisasi
dan harus menghilangkan rintangan-rintangan yang dapat menghalangi jalannya
organisasi serta memiliki kewenangaan dalam mengendalikan penggunaan
sumber daya organisasi dalam bentuk penilaian atau evaluasi terhadap hasil kerja
organisasi (Suardi, 2017). Oleh karena itu, kepemimpinan dapat ditinjau dari 2
faktor yang menyebabkan rendahnya kinerja di RSU Bhakti Husada Krikilan yaitu
adanya bimbingan dan evaluasi kinerja.
a. Bimbingan
Menurut Lestari (2015) merupakan proses bantuan atau pertolongan diberikan
pembimbing kepada petugas agar petugas memiliki kemampuan atau kecakapan
dan mengembangkan potensi yang ada pada diri secara optimal. Pentingnya
kegiatan pemberian informasi atau arahan secara rinci terkait uraian tugas dan
tanggung jawab yang akan diberikan kepada petugas dari atasan.
Berdasarkan wawancara dengan petugas tidak memiliki kendala besar
mengenai bimbingan dari atasan. Hanya terdapat ketidakkonsistenan menjawab
yang dilakukan oleh ketiga narasumber terkait bimbingan. Terdapat beberapa
yang ditanyakan terkait bimbingan seperti adanya pemberian bimbingan,
bimbingan dilakukan 1 bulan 2 kali, 1 bulan 1 kali dan 2 kali seminggu, pada
waktu pagi, tengah jam dan akhir. Kurang konsistennya dilaksanakan bimbingan
62
oleh petugas dikarenakan kurangnya koordinasi pihak petugas dan kurang

memahami penting adanya bimbingan bagi petugas. Oleh karena itu, bimbingan
dapat membantu meingkatkan kinerja bagi petugas. Hal ini dapat dibuktikan
dengan wawancara dengan petugas sebagai berikut:
“Tidak mesti, pasti 1 bulan 1 kali. Biar update mangetahui informasi terbaru jadi
tau semua” (Narasumber 2, 2019).
“Tidak mesti bisa pagi, tengah jam, akhir” (Narasumber 1, 2019).
Hasil kutipan dapat disimpulkan bahwa sudah dilakukan bimbingan

kepada petugas. Namun, pelaksaan bimbingan yang diutarakan petugas masih
belum konsisten terjadinya 1 bulan 2 kali, 1 bulan 1 kali atau 2 kali seminggu.
Waktu pelaksanaan bimbingan pagi, tengah jam dan akhir. Kurang konsistennya
dilaksanakan bimbingan oleh petugas dikarenakan kurangnya koordinasi pihak
petugas dan atasan terkait kendala atau hasil feedback yang terjadi dan kurang
memahami penting adanya bimbingan atau feedback bagi petugas dari atasan.
Oleh karena itu, bimbingan menurut petugas sangat membantu meningkatkan
kinerja petugas yang belum tau dan mengetahui informasi update. Sesuai dengan
penelitian Lestari (2015) yang menyatakan bimbingan diberikan kepada petugas
agar petugas memiliki kemampuan atau kecakapan dan mengembangkan potensi
yang ada pada diri secara optimal.
b. Evaluasi
Evaluasi kinerja akan memberikan gambaran kepada penerima informasi
mengenai nilai kinerja yang berhasil dicapai organisasi (Kristiyanti, 2012).
Evaluasi yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu cara atasan dalam menilai hasil
kinerja dari petugas filing. Capaian kinerja organisasi dapat dinilai dengan skala
pengukuran tertentu. Informasi capaian kinerja dapat dijadikan feed back,
penilaian kemajuan organisasi dan dasar peningkatan kualitas pengambilan
keputusan.
Berdasarkan hasil penelitian, tidak memiliki kendala besar mengenai evaluasi
dari atasan. Terdapat evaluasi seperti penilaian kinerja dari atasan kepada petugas.
Beberapa yang ditanyakan terkait evaluasi seperti terdapat penilaian atau tidak,
hasil kerja diawasi oleh atasan atau tidak, hasil penilaian ditunjukkan kepada
petugas atau tidak, hasil penilaian ditunjukkan berupa apa, hasil kerja
63
dibandingkan dengan target kerja atau tidak. Namun, ternyata hasil dari evaluasi
tersebut tidak memberikan feed back kepada petugas, kurang koordinasi antar
petugas dan atasan yang mendasari hal tersebut. Oleh karena itu, masih
melakukan proses perancanaan manajemen akan hal tersebut. Hal ini dapat
dibuktikan dengan wawancara dengan petugas sebagai berikut:
“Ada penilaian setiap tahun. Hasil kerja iya pasti diawasi dan dibandingkan
dengan target” (Narasumber 1, 2019).
“Hasil kerja ditunjukkan, petugas setuju atau tidak. Berupa selembaran ada
penilaian” (Narasumber 3, 2019).
Kesimpulan dari hasil wawancara diatas menyatakan bahwa sudah

terdapat evaluasi seperti penilaian hasil kerja oleh atasan kepada petugas dengan
memberikan selembaran penilaian yang harus disetujui atau ditanda tangani oleh
petugas. Hasil penilaian yang berupa hasil kekukarangan dan kelebihan yang
harus ditingkatkan petugas. Tetapi hasil penilaian tidak memberikan feedback apa
yang seharusnya dibutuhkan petugas yang harusnya diberikan oleh atasan seperti
pelatihan dan sosialisasi terkait unit filing. Kurang koordinasi antar petugas dan
atasan yang mendasari hal tersebut. Oleh karena itu, masih melakukan proses
perancanaan manajemen akan hal tersebut. Pentingnya hasil kerja petugas juga
dibandingan dengan target kerja yang ada karena samakin target tidak terlaksana
maka berdampak terhadap mutu dari rekam medis. Hal ini sesuai dengan
penelitian Kristiyanti (2012) yang menyatalan evaluasi kinerja akan memberikan
gambaran kepada penerima informasi mengenai nilai kinerja yang berhasil dicapai
organisasi.
4.6 Mengidentifikasi faktor penyebab berdasarkan sikap petugas rekam

Faktor penyebab sikap yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk pada
tindakan seseorang untuk tidak melakukan atau melakukan pekerjaan tersebut
sebagai dari aktivitasnya (Gibson, 1996 dalam Hasmoko, 2008). Sikap yang baik
adalah sikap dimana dia mau bertindak mengerjakan pekerjaan tersebut tanpa
terbebani oleh sesuatu hal. Karena petugas yang sikapnya positif terhadap tugas
64
atau pekerjaannya cenderung menghasilkan prestasi kerja (kinerja) yang lebih

baik daripada individu yang sikapnya negatif terhadap pekerjaan atau tugasnya.
Berdasarkan hasil penelitian, dengan masih ditemukan beberapa target kerja
yang belum terlaksana berdampak terhadap hal lain seperti waktu penyedian
berkas rekam medis yang merupakan salah satu indikator mutu di RSU Bhakti
Husada Krikilan. Hal ini dapat dibuktikan dengan wawancara dengan petugas
sebagai berikut:
“Iya kalau berkasnya tertata bisa cepat kalau masih dipijam poli lain bisa aja
lambat pengembalian lama harus diambil dulu” (Narasumber 1, 2019).
Berdasarkan hasil kutipan wawancara diatas mengakibatkan waktu penyedian

dokumen rekam medis > 10 menit. Keterlambatan penyediaan juga diakibatkan
karna penyediaan dokumern rekam medis yang ada di unit filing tidak tersedia
karna masih dipinjam di poli lain sehingga menjadi pengembalian lama. Adanya
sistem BPJS juga menajadi salah satu faktor keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis dengan prosedure yang harus dijalankan oleh petugas. Keadaan
dengan waktu jam kerja cukup padat dan banyak tugas diluar tugas utama petugas
filing. Maka keterbatasan petugas juga menjadi keterlambatan penyedian sehingga
tidak bisa cepat. Oleh karena itu masih melakukan proses perencanaan
manajamen. Anifah (2016) menyatakan terkait sikap petugas filing peran kerja
penyediaan berkas rekam medis sangat penting. Apabila petugas tidak fokus pada
pelayanan dan menghambat penyediaan berkas rekam medis, menunda pekerjaan
otomatis akan semakin lama.
4.7 Mengidentifikasi faktor penyebab berdasarkan motivasi petugas rekam

Faktor penyebab motivasi yang dimaksud dalam penelitian ini meujuk pada
proses pemberian arahan dan membangkitkan petugas untuk mencapai tujuan
kinerja. Sesuai dengan Gibson, dkk (1985a) yang menyatakan konsep yang
menguraikan tentang kekuatan yang ada dalam diri petugas dan mengarahkannya.
Menggambarkan adanya keinginan dan dorongan baik yang berasal dari dalam
(intrinsik) maupun dari luar (ekstrinsik) yang menimbulkan adanya keinginan
65
untuk melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dalam menkalankan tugas sebagai
seorang karyawan.
Berdasarkan hasil penelitian, dengan masih ditemukan beberapa target kerja
yang belum terlaksana dengan adanya motivasi dari atasan dan diri petugas dapat
secara tidak langsung memberikan dorongan untuk memperbaiki dan
melaksanakan kinerja dengan baik. Beberapa yang ditanyakan terkait motivasi
dari dalam diri petugas seperti petugas menyukai pekerjaanya atau tidak,
pengakuan dari orang lain yang mendorong melaksanakan pekerjaan arau tidak.
Motivasi dari luar diri petugas dari atasan seperti belum ada imbalan bonus
dikarenakan keterbatasan dana dan kebijakan dari proses perencanaan menajemen,
mendapatkan pujian hanya pada saat rapat saja dan kurang memelihara koordinasi
antar petugas dan atasan sehingga mengakibatkan kurang memahami pentingnya
motivasi bagi petugas, belum memberikan hukuman bagi yang lalai dalam
melakukan pekerjaan seperti skoring hanya pelaksanaan teguran sehingga
pemahaman tentang punishment masih kurang. Hal ini dapat dibuktikan dengan
wawancara sebagai berikut:
Mengenai, Motivasi dari dalam diri petugas.
“Iya menyukai mbak. Sebenarnya sudah kewajiban kita bukan karna orang lain
kita kerja ibadah mbak” (Narasumber 3, 2019).
Mengenai, Motivasi dari luar diri petugas dari atasan.

Mengenai penghargaan berupa imbalan bonus.
“Kalau bonus 1 bulan tidak ada tapi memang kalau kita jasa layanan memang
ada tapi tidak pasti”(Narasumber 3, 2019).
Mengenai, pemberian pujian atas kinerja
“Kalau secara langsung tidak kecuali pada saat rapat” (Narasumber 3, 2019).
Mengenai, pemberian hukuman bagi petugas yang lalai skoring atau teguran.
“Kalau skoring tidak mungkin hanya teguran secara halus” (Narasumber 3,
2019).
Kesimpulan dari hasil kutipan wawancara diatas bahwa motivasi dari

dalam diri petugas seperti petugas menyukai pekerjaanya, bukan pengakuan dari
orang lain yang mendorong melaksanakan pekerjaan. Motivasi dari luar diri
petugas dari atasan seperti belum ada imbalan bonus dikarenakan keterbatasan
66
dana dan kebijakan dari proses perencanaan menajemen, mendapatkan pujian

hanya pada saat rapat saja dan kurang memelihara koordinasi antar petugas dan
atasan sehingga mengakibatkan kurang memahami pentingnya motivasi bagi
petugas, belum memberikan hukuman bagi yang lalai dalam melakukan pekerjaan
seperti skoring hanya pelaksanaan teguran sehingga pemahaman tentang
punishment masih kurang. Hal ini belum sesuai dengan Gibson, dkk (1985a) yang
menyatakan motivasi proses psikologis yang membangkitkan dan mengarahkan
perilaku untuk mencapai tujuan.
4.8 Mengidentifikasi kinerja petugas rekam medis di unit filing

Kinerja merupakan hasil yang ingin dicapai untuk meningkatkan kinerja
secara optimal. Tidak melihat hasil kerja yang ingin dicapai mampu
mengakibatkan kinerja petugas rendah. Hal tersebut sesuai dengan Mangkunegara
(2017) menyatakan bahwa kinerja karyawan (prestasi kerja) adalah hasil kerja
yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Gibson (1997) dalam
Notoatmodjo (2007) mengatakan bahwa kinerja seorang tenaga kerja atau petugas
dalam suatu organisasi atau institusi kerja, dipengaruhi oleh banyak faktor, baik
faktor dari dalam petugas itu sendiri maupun faktor lingkungan atau organisasi
kerja itu sendiri. Begitupun kinerja yang ada pada unit filing.
Berdaskan hasil wawancara dan observasi indikator yang sudah diidentifikasi
dapat disimpulkan, kinerja pada unit filing di RSU Bhakti Husada Krikilan masih
belum maksimal. Masih terdapat uraian tugas pada unit filing yang belum tercapai
dengan baik. Belum tercapai kinerja pada unit filing dapat dilihat dari beberapa
faktor penyebab yaitu latar belakang petugas filing, desain pekerjaan petugas
filing, sikap petugas dan motivasi petugas. Untuk uraian tugas seperti demografi
petugas dan kepemimpinan sudah telaksana hanya belum maksimal.
4.9 Analisis faktor penyebab utama rendahnya kinerja petugas rekam medis pada unit filing dengan metode PTA (problem tree analysis).
Faktor Individu seperti Latar Belakang Pendidikan tidak Belum dilaksanakan Program perekrutan tenaga lagi Keterbatasan dana Proses perencanaan manajemen
sesuai
Tidak ada perbedaan dalam Hanya tuntutan pekerjaan

Faktor Individu yaitu Demografi berdasarkan JK & umur Jumlah SDM kurang Belum perekrutan tenaga kerja lagi
perencanaan pekerjaan diluar tugas utama banyak
Tugas menyisipkan tracer belum Petugas kurang memahami penyusunan

Tidak ada sosialisasi Jobdes Kurang koordinasi pihak UKRM
konsisten setiap hari tracer dan penyediaan kurang
Faktor Organisasi adanya Desain Tugas menulis pengembalian DRM belum Buku ekspedisi pengembalian DRM Banyaknya tugas atau pekerjaan Terbatasnya jumlah SDM
Pekerjaan seperti pelaksanaan konsisten setiap harinya belum berfungsi dengan baik
Jobdesc tidak sesuai
Kurangnya pengawasan petugas Kurangnya sosialisasi
pada unit filing Kurang koordinasi pihak UKRM Kurang memahami pentingnya Jobdes
RENDAHNYA KINERJA kerahasiaan DRM
PETUGAS
Belum ada proses perbaruan dengan Keterbatasan ruang, jumlah rak DRM kurang, Proses perencanaan
Fasilitas kerja tidak mendukung
memberikan usulan pada atasan penambahan SDM manajemen
Faktor Organisasi adanya
Desain Pekerjaan Tugas menyiapkan tracer belum Petugas kurang memahami penyusunan
seperti pelaksanaan Tidak ada sosialisasi Jobdes Kurang koordinasi pihak UKRM
konsisten setiap harinya tracer & penyediaan kurang
SOP tidak sesuai
Faktor Organisasi seperti Kepemimpinan Pelaksanaan belum Seperti terjadi 1 bulan 2 Kurang koordinasi Kurang memahami pentingnya
berdasarkan bimbingan oleh atasan konsisten setiap harinya kali, 2 kali seminggu pihak UKRM adanya bimbingan
Faktor Organisasi seperti Kepemimpinan Kurang koordinasi pihak UKRM Proses perencanaan manajemen
berdasarkan evaluasi yang dilakukan Hasil evaluasi tidak memberika feed baik kepada petugas
Faktor Psikologis terkait Sikap petugas lama penyediaan DRM >10 Keterbatasan waktu Jam kerja cukup padat & banyak Terbatasnya Proses perencanaan manajemen
menit masih dipinjam dipal tugas diluar tugas utama jumlah SDM
Motivasi dalam diri petugas Petugas menyukai pekerjaan Bukan pengakuan dari orang lain yang mendorong petugas melaksanakan pekerjaan
Faktor Psikologis adanya Belum ada penghargaan imbalan/ bonus Keterbatasan dana Proses perencanaan manajemen
Motivasi kerja petugas
Belum ada pujian memberikan selamat langsung, Kurang koordinasi pihak Kurang memahami pentingnya
Motivasi dari luar diri petugas UKRM
hanya pada saat rapat motivasi
Belum ada hukuman skoring bagi petugas Hukuman hanya berupa Kurang memahami pentingnya
Gambar 4.8 Kerangka Secara Keseluruhan Menggunakan Pohon Masalah yang lalai teguran hukuman
67
PTA
67
68
4.9.1 Menganalisis Faktor Penyebab Utama Kinerja Petugas Rekam Medis Pada
Unit Filing Berdasarkan Indikator Latar Belakang.
Berdasarkan Gambar 4.8 analisis faktor penyebab rendahnya kinerja
petugas rekam medis pada unit filing terhadap indikator latar belakang,
menunjukkan bahwa terdapat 1 faktor penyebab yang dijelaskan dibawah ini yaitu :
1) Faktor penyebab dari latar belakang yaitu pendidikan petugas dimana hal
ini disebabkan oleh ketidaksesuaian latar belakang (level 1) pendidikan petugas
filing yang bukan lulusan rekam medis sehingga menyebabkan petugas tidak
mengetahui bahwa petugas rekam medis minimal memiliki pendidikan D3 atau
D4 rekam medis. Namun, belum ada langkah pelaksanaan program perekrutan
tenaga lagi (level 2) disebabkan keterbatasan dana (level 3). Hal ini sesuai dengan
Kemenkes RI (2014) menyatakan menyatakan bahwa pendidikan petugas di unit
rekam medis pada rumah sakit umum tipe C 30 petugas terampil berlatar belakang
Penyebab lainnya dengan ketidaksesuaian latar belakang petugas filing sehingga
belum pernah mengikuti pelaksanaan pelatihan atau keikutsertaan seminar rekam
medis yang penting guna untuk menambah pemahaman petugas terkait tata cara
pelaksanaan pemakaian tracer pada dokumen rekam medis yang akan diambil.
Oleh sebab itu, masih melakukan proses perencanaan manajemen (level 4).
4.9.2 Mengetahui Faktor Penyebab Utama Rendahnya Kinerja Petugas Rekam

Medis Pada Unit Filing Berdasarkan Indikator Demografi.
petugas rekam medis pada unit filing terhadap indikator demografi, menunjukkan
bahwa terdapat 1 faktor penyebab yang dijelaskan dibawah ini yaitu :
1) Faktor penyebab dari demografi berdasarkan jenis kelamin dan umur
(level 1). Jenis kelamin dan perbedaan umur tidak membedakan dan memiliki
porsi yang sama antara laki-laki dan perempuan hanya saja terdapat beberapa hal
yang menjadikan disepensasi untuk berjenis kelamin perempuan. Tingkat
kelelahan dan formasi kerja yang mempengaruhi jenis keterlibatan petugas filing
tentang jenis pekerjaan tidak menjadi kendala besar. Hanya saja ketika petugas
69
mendapatkan pekerjaan yang lebih memang terkadang merasakan lelah (level 2).
Namun, tuntutan pekerjaan diluar tugas utama memang banyak untuk petugas
laki-laki ataupun perempuan (level 3). Maka dari itu jumlah petugas filing yang
kurang (level 4) dan belum adanya program perekrutan tenaga kembali (level 5).

Medis Pada Unit Filing Berdasarkan Indikator Desain Pekerjaan.
petugas rekam medis pada unit filing terhadap indikator desain pekerjaan,
menunjukkan bahwa terdapat 2 faktor penyebab yang dijelaskan dibawah ini yaitu :
1) Faktor penyebab dari desain pekerjaan yaitu Job description yang belum
terlaksana maksimal (level 1) seperti menyisipkan tracer didepan dokumen yang
akan diambil belum konsisten pelaksanaanya (level 2a) disebabkan karena
petugas belum memahami penggunaan tracer dan tersedianya tracer masih kurang
(level 3a) tidak ada sosilasisai yang mendasari hal itu (level 4a) sehingga
mengakibatkan kurangnya koordinasi pihak petugas dan atasan (level 5a), tidak
melakukan pencatatan waktu ketika melakukan pengembalian dokumen rekam
medis (level 2b) sehingga menyebabkan buku ekspedisi pengembalian dokumen
rekam medis belum berfungsi dengan baik (level 3b) karna banyaknya tugas dan
pekerjaan (level 4a) dikarenakan terbatasnya jumlah petugas (level 5a), tidak
melakukan pengawasan pada ruang filing (level 2c) disebabkan karena kurangnya
sosialisasi kerahasian dokumen rekam medis pada unit filing (level 3c) dan
kyrangnya koordinsasi pihak petugas (level 4c) sehingga pemahaman pentingnya
job desc masih kurang (level 5c), dan belum melakukan pengajuan pengadaan
perbaikan kendala pada unit filing (level 2d) sehingga fasilitas kerja tidak
mendukung (level 3d) seperti penambahan rak, penambahhan ruangan bahkan
penambahan sumber daya manusia pada bagian filing (level 4d). Oleh karena itu,
sesuai menurut penelitian Nuryanti (2016) yang menyatakan Job description
merupakan suatu uraian tugas yang menentukan apa pekerjaan yang dilakukan
dan siapa yang harus melakukan tugas tersebut.
70
2) Faktor penyebab dari desain pekerjaan yaitu Standard Operating

Procedures terdapat beberapa Standard Operating Procedures tetapi ada yang
belum terlaksana secara maksimal (level 1) seperti tidak melihat kesesuaian
tempat berkas rekam medis dengan melihat tracer pada saat pengembalian, tidak
mengambil tracer pada saat pengembalian berkas, tidak mengumpulkan tracer
dan menyimpan kembali pada saat pengembalian, tidak memasukkan tracer
dibelakang berkas rekam medis yang akan diambil (level 2) disebabkan petugas
belum memahami penggunaan tracer dan penyediaan kurang (level 3).
Dikarenakan tidak ada sosialisai akan hal tersebut (level 4) sehingga
mengakibatkan kurangnya koordinasi antar petugas dan atasan (level 5). Hal ini
sesuai menurut Moekijat (2008) menyatakan Standard Operating Procedures
dilakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.

Medis Pada Unit Filing Berdasarkan Indikator Kepemimpinan.
Berdasarkan Gambar 4.8 analisis faktor penyebab rendahnya kinerja petugas
rekam medis pada unit filing terhadap indikator kepemimpinan, menunjukkan
bahwa terdapat 2 faktor penyebab yang dijelaskan dibawah ini:
1) Faktor penyebab dari kepemimpinan berdasarkan bimbingan oleh atasan
(level 1 ) Namun, pelaksaan bimbingan yang diutarakan petugas masih belum
konsisten (level 2) terjadinya 1 bulan 2 kali, 1 bulan 1 kali atau 2 kali seminggu
(level 3). Waktu pelaksanaan bimbingan pagi, tengah jam dan akhir. Kurang
konsistennya dilaksanakan bimbingan oleh petugas dikarenakan kurangnya
koordinasi pihak petugas (level 4) dan kurang memahami penting adanya
bimbingan bagi petugas (level 5). Oleh karena itu, bimbingan menurut petugas
sangat membantu meningkatkan kinerja petugas yang belum tau dan mengetahui
informasi update. Sesuai dengan penelitian Lestari (2015) yang menyatakan
bimbingan diberikan kepada petugas agar petugas memiliki kemampuan atau
kecakapan dan mengembangkan potensi yang ada pada diri secara optimal.
2) Faktor penyebab dari kepemimpinan berdasarkan evaluasi yang dilakukan
(level 1) terdapat evaluasi seperti penilaian hasil kerja oleh atasan kepada petugas
71
dengan memberikan selembaran penilaian yang harus disetujui atau ditanda

tangani oleh petugas. Hasil penilaian yang berupa hasil kekukarangan dan
kelebihan yang harus ditingkatkan petugas. Tetapi hasil penilaian tidak
memeberikan feed back apa yang seharusnya dibutuhkan petugas yang harusnya
diberikan oleh atasan seperti pelatihan dan sosialisasi terkait unit filing (level 2).
Kurang koordinasi antar petugas dan atasan yang mendasari hal tersebut (level 3).
Oleh karena itu, masih melakukan proses perancanaan manajemen akan hal
tersebut (level 4). Hal ini sesuai dengan penelitian Kristiyanti (2012) yang
menyatalan evaluasi kinerja akan memberikan gambaran kepada penerima
informasi mengenai nilai kinerja yang berhasil dicapai organisasi.

Medis Pada Unit Filing Berdasarkan Indikator Sikap.
petugas rekam medis pada unit filing terhadap indikator sikap, menunjukkan
bahwa terdapat 1 faktor penyebab yang dijelaskan dibawah ini:
1) Faktor penyebab dari sikap yaitu keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis yang ada di unit filing > 10 menit ( level 1) keterbatasan waktu
masih dipinjam dipoli lain (level 2) karena jam kerja cukup padat dan banyak
tugas diluar tugas utama (level 3). Maka terbatasnya petugas yang mendasari hal
tersebut (level 4). Oleh sebab itu, masih dilakukan proses perencanaan manajemen
(level 5). Hal tersebut menurut Anifah (2016) menyatakan terkait sikap petugas
filing peran kerja penyediaan berkas rekam medis sangat penting. Apabila petugas
tidak fokus pada pelayanan dan menghambat penyediaan berkas rekam medis,
menunda pekerjaan otomatis akan semakin lama.

Medis Pada Unit Filing Berdasarkan Indikator Motivasi.
petugas rekam medis pada unit filing terhadap indikator motivasi, menunjukkan
bahwa terdapat 2 faktor penyebab yang dijelaskan dibawah ini yaitu:
72
1) Faktor penyebab dari motivasi kerja petugas (level 1) yaitu motivasi dalam
diri petugas (level 2) mempunyai kesukaan terhadap profesi saat ini dan
menganggap bahwa tugasnya ialah tanggung jawabnya (level 3) tidak ada
pengakuan dari orang lain yang membuat petugas melakukan pekerjaannya
dengan baik (level 4).
2) Faktor penyebab dari motivasi kerja petugas (level 1) yaitu motivasi dari
luar diri petugas dari atasan (level 2) seperti masih belum pasti adanya
penghargaan berupa bonus atau imbalan untuk petugas (level 3a) dikarenakan
keterbatasan dana (level 4a) dan masih dilakukan proses perencanaan manjemen
(level 5a), belum adanya pujian secara langsung dari kepala rekam medis ke
petugas hanya pada saat rapat saja (level 3b) dikarenakan kurangnya koordinasi
pihak petugas dan atasan (level 4b) dan kurangnya pemahaman pentingnya
motivasi bagi petugas (level 5b), dan belum adanya hukuman secara tegas terkait
petugas yang lalai (level 3c) dalam menjalankan tugas hanya teguran secara halus
(level 4c) dan kurangnya pemahamaan pentingnya punishment bagi petugas yang
lalai (level 5c). Hal ini sesuai dengen teori Gibson, dkk (1985a) yang menyatakan
motivasi proses psikologis yang membangkitkan dan mengarahkan perilaku untuk
mencapai tujuan.
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian hasil dan pembahasan dari penelitian tentang analisis
faktor penyebab rendahnya kinerja petugas rekam medis pada unit filing di RSU
Bhakti Husada Krikilan dengan metode PTA (Problem Tree Analysis) dapat
diketahui bahwa penyebab utama rendahnya kinerja petugas rekam medis pada
unit filing sebagai berikut :
a. Latar belakang tidak sesuai dengan petugas filing bukan lulusan D4 atau D3
rekam medis dan belum dilaksanakan program perekrutan tenaga lagi
disebabkan keterbatasan dana masih dilakukan proses perencanaan
manajemen terlebih dahulu.
b. Demografi berdasarkan jenis kelamin dan umur petugas yang tidak ada
perbedaan dalam pelaksanaan pekerjaan. Hanya tuntutan pekerjaan diluar
tugas utama banyak sehingga dikeluhkan jumlah tenaga atau SDM yang
kurang dan belum dilaksanakan program perekrutan tenaga lagi.
c. Desain pekerjaan pelaksanaan job description dan Standard Operating
Procedures yang belum terlaksana maksimal seperti menyisipkan tracer
dikarenakan petugas belum memahami penyusunan tracer dengan tidak
adanya sosialisasi mengakibatkan kurangnya koordinasi antar petugas dan
atasan, penulisan pengembalian belum konsisten setiap hari sehingga buku
ekspedisi belum berfungsi dengan baik dikarenakan banyak tugas diluar tugas
utama petugas sehingga memang kurangnya tenaga mendasari hal tersebut,
tidak melakukan pengawasan pada ruang filing dengan tidak adanya
sosialisasi kerahasian DRM mengakibatkan kurang koordinasi dan
menurunkan pemahaman petugas terkait pentingnya job desc, dan belum
melakukan pengajuan pengadaan perbaikan kendala pada unit filing seperti
fasilitas kerja tidak mendukung dengan keterbatasan ruang, jumlah rak DRM
kurang dan penambahan tenaga khususnya filing yang masih proses
perencanaan manajemen.
73
74
d. Kepemimpinan yang dilihat dari bimbingan oleh atasan dan evaluasi yang
dilakukan tidak ada kendala besar. Namun, terdapat ketidakkonsistenan pada
bimbingan yang dilakukan. Bimbingan dilakukan 1 bulan 2 kali, 1 bulan 1 kali
dan 2 kali seminggu, pada waktu pagi, tengah jam dan akhir. Kurang
konsistennya dilaksanakan bimbingan oleh petugas dikarenakan kurangnya
koordinasi pihak petugas dan kurang memahami penting adanya bimbingan
bagi petugas. Hasil evaluasi atau penilaian yang berupa hasil kekukarangan
dan kelebihan yang harus ditingkatkan petugas. Tetapi hasil penilaian tidak
memeberikan feed back apa yang seharusnya dibutuhkan petugas yang
harusnya diberikan oleh atasan seperti pelatihan dan sosialisasi terkait unit
filing. Kurang koordinasi antar petugas dan atasan yang mendasari hal
tersebut. Oleh karena itu, masih melakukan proses perancanaan manajemen
akan hal tersebut.
e. Sikap petugas tentang penyedian dokumen rekam medis > 10 menit.
Keterlambatan penyediaan juga diakibatkan karna penyediaan dokumern
rekam medis yang ada di unit filing tidak tersedia karna masih dipinjam dipoli.
Keadaan dengan waktu jam kerja cukup padat dan banyak tugas diluar tugas
utama petugas filing. Maka keterbatasan petugas juga menjadi keterlambatan
penyedian sehingga tidak bisa cepat. Oleh karena itu masih melakukan proses
perencanaan manajamen.
f. Motivasi dari dalam diri petugas seperti petugas menyukai pekerjaanya, bukan
pengakuan dari orang lain yang mendorong melaksanakan pekerjaan. Motivasi
dari luar diri petugas dari atasan seperti belum ada imbalan bonus dikarenakan
keterbatasan dana dan kebijakan dari proses perencanaan menajemen,
mendapatkan pujian hanya pada saat rapat saja dan kurang memelihara
koordinasi antar petugas dan atasan sehingga mengakibatkan kurang
memahami pentingnya motivasi bagi petugas, belum memberikan hukuman
bagi yang lalai dalam melakukan pekerjaan seperti skoring hanya pelaksanaan
teguran sehingga pemahaman tentang punishment masih kurang.
75
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian tentang analisis faktor penyebab rendahnya
kinerja petugas rekam medis pada unit filing di RSU Bhakti Husada Krikilan
maka peneliti merekomendasikan beberapa saran sebagai berkut :
a. Petugas dibidang rekam medis khususnya filing, perlu rekomendasi tentang
kelanjutan pendidikan minimal D3 atau D4 rekam medis.
b. Petugas perlu mengikuti program pelatihan atau seminar agar dapat
memaksimalkan kompetensinya sehingga pengetahuan petugas dalam dunia
rekam medis dapat di up to date.
c. Kepala rekam medis diharap memberikan arahan atau pujian langsung kepada
petugas sehingga dapat membangkitkan motivasi kerja petugas filing.
d. Petugas yang tidak melaksanakan tugas perlu diberi hukuman atau punishment
tegas dan petugas yang memiliki kinerja baik perlu diberikan reward atau
bonus.
e. Petugas perlu dievaluasi lebih rutin agar melakukan perbaikan.
f. Kepala rekam medis perlu mereview Job description dan Standard Operating
Procedures paling tidak 1 tahun sekali secara berkala apabila terjadi
perubahan pada jabatan atau tugas, sosialisaikan dengan detail atau rinci
terkait tugas.
g. Peneliti selanjutnya diharapkan melakukan penelitian tentang fasilitas kerja
seperti redesain ruang filing yang ergonomis.
DAFTAR PUSTAKA
Ali, A. F. 2018. Evaluasi Fungsi Kerja Assembling Dengan Menggunakan

Metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) Di RSU Bhakti Husada
Banyuwangi Tahun 2018. Skripsi. Jurusan Kesehatan. Politeknik Negeri
Jember. (Belum Dipublikasikan).
Anggito, A. dan Setiawan, J. 2018. Metodologi Penelitian Kualitatif. Cetakan 1.

Sukabumi: CV Jejak. Hal 125.
Anifah, I. N. 2016. Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Pada
Klinik Syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah Periode Triwulan III
Tahun 2016. Program Studi Rekam Medis dan Informsi Kesehatan.
Yogyakarta
Asdiyantoro, I., Hidayat, A. R. dan Siswatibudi, H. 2015. Evaluasi

Penyelenggaraan Filing Rekam Medis Menggunakan RE-AIM
FRAMEWORK di Rumah Sakit Cakra Husada Klaten. Jurnal Permata
Indonesia
Azizah, A. F. N., Insanno, J. S. dan Purnmasari, A. T. 2014. Perencanaan Dan

Evaluasi Pohon Masalah. Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Airlangga. Surabaya. Hal. 3-9.
Budi, S. C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum

Sinergis Media. Hal. 96-102.
Budiman, Mauliku, N. E. dan Anggraeni, D. Analisis Faktor Yang Berhubungan

Dengan Kepatuhan Minum Obat Paisen TB Paru Pada Fase Intensif Di
Rumah Sakit Umum Cobabat Cimahi. Stikes A. Yani Cimahi.
Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia
Revisi I. Jakarta: Depkes RI.
_________ . 2006. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di

Indonesia Revisi II. Jakarta: Depkes RI.
________ . 2009. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009

Tentang Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI.
72
73
Dindatia, N., Junaid and Rasama. 2017. Gambaran Kinerja Petugas Rekam Medik
Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Kendari Tahun 2017. Jurnal Ilmiah
Mahasiswa Kesehatan Masyarakat. Universitas Halu Oleo.
Fajar, S. T. 2017. Analisis Faktor Demografi Dan Sosio Ekonomi Yang

Mempengaruhi Keputusan Tenaga Kerja Untuk Bekerja. Universitas
Diponegoro. Semarang.
Gibson, Ivancevich dan Donnelly. 1985a. Organisasi (Perilaku, Struktur &

Proses) Jilid 1. 5th edn. Jakarta.
_____ ________________________ . 1985b. Organisasi (Perilaku, Struktur &

Proses) Jilid 2. 5th edn. Jakarta.
Hadi, H. 2011. Pengaruh Karateristik Individu, Organisasi dan Psikologi

Terhadap Kinerja Bidan didesa dalam Pelaksanaan Program Imunisasi di
Kabupaten Tapanuli Selatan. Thesis. Fakultas Kesehatan Masyarakat.
Universitas Sumatra Utara.
Hakam, F. 2018. Jalan Berdasarkan Standar Operasional Prosedur ( Sop ) Di

Puskesmas X. Program Studi Perekam & Informasi Kesehatan, FKM,
Universitas Veteran Bangun Nusantara. Jurnal Manajemen Informasi dan
Administrasi Kesehatan (J-MIAK).
Hasmoko, E. V. 2008. Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Klinis

Perawat Bedasarkan Penerapan Sistem Pengembangan Kinerja Klinis
(SPMKK) di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum
Semarang Tahun 2008. Universitas Diponegoro Semarang.
Hutama, H. and Santosa, E. 2016. Evaluasi Mutu Rekam Medis Di RS PKU 1

Muhammadiyah Yogyakarta. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
http://journal.umy.ac.id/index.php/mrs. Diakses tanggal [13 Agustus 2019].
Istifadah, A. F. 2016. Analisis Faktor Penyebab Beban Kerja Tinggi Petugas

Rekam Medis Dengan Metode Problem Tree Analysis Di RSU Bhakti
Husada Banyuwangi Tahun 2016. Skripsi. Jurusan Kesehatan. Politeknik
Negeri Jember.
Kamaliyah, A.F. 2018. Analisis Pengendalian Berkas Rekam Medis Di Puskesmas

Pasirian Lumajang. Skripsi. Jurusan Kesehatan. Politeknik Negeri Jember.
(Belum Dipublikasikan).
74
Kemenkes RI. 2008. Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Depkes
RI.
_____ _____ . 2014. Permenkes RI Nomer Nomor 48 & 22 Tahun 2014 Tentang
Jabatan Fungsional Perekam Medis Dan Angka Kreditnya. Jakarta:
Depkes RI.
Kristiyanti, M. 2016. Peran Indikator Kinerja Dalam Mengukur Kinerja

Manajemen. Fakultas Ekonomi. Universitas AKI.
Kristiyono, E. 2008. Evaluasi Kinerja Unit Filing & Retrieving Data di Rumah
Sakit Pendidikan dan Rumah Sakit Umum Daerah. Skripsi. Program Studi
Kesehatan Masyarakat. Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Lembaga Administarsi Negara RI. 2008. Modul Pola Kerja Terpadu. Jakarta.
Lestari, D. W. I. I. 2015. Peran Bimbingan Dan Konseling Dalam Membentuk

Kepribadian Muslim Siswa Di Smp an-Nur Bululawang Malang. Skripsi.
Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang.
Letari, A. P. 2016. Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan

Unsur Manajemen 5M Di Rskia Permata Bunda Yogyakarta Publikasi.
Program Studi Keseshatan Masyarakat. Fakultas Kesehatan. Universitas
Muhammadiyah Surakarta. http:// eprints.ums.ac.id/ 46472/29/ BAB
%20I.pdf. Diakses tanggal [06 April 2019].
Mangkunegara, A. P. 2017. Evaluasi Kinerja SDM. Cetakan 8. Bandung: PT

Refika Aditama.
Moekijat. 2008. Standard Operating Procedure. Politeknik Negeri Bandung. Bandung.
Nafisah, J. 2017. Pengaruh faktor demografi terhadap pendapatan tenaga kerja

sector primer di Indonesia. Universitas Negeri Yogyakarta.
Notoatmodjo, S. 2007. Promosi Kesehatan & Ilmu Perilaku. Cetakan Pertama.

Jakarta. Hal. 229.
Nugrahaningsih, P. 2005. Analisis perbedaan perilaku etis auditor di kap dalam

etika profesi (studi terhadap peran faktor-faktor individual). Alumni
Fakultas UNS. Solo.
75
Nuryanti. 2016. Pengaruh Job description Terhadap Produktivitas Kerja Pada

Perusahaan PT Semen Tonasa IV Kabupaten Pangkep. Prodi Manajemen
Fakultas Ekonomi. Universitas Bosawa.
Permenkes RI. 2008. Permenkes RI Nomer 269/MenKes/Per/III/2008 Tentang

Rekam Medis. Jakarta; Depkes RI.
Rafidah, R. A. 2016. Analisis Kebutuhan Ideal Sumber Daya Manusia (SDM) Di

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Temanggung.
Universitas Gadja Mada.Tesis. http://etd.repository.ugm.ac.id/. Diakses
tanggal [06 April 2019].
Recky. 2018. Pengaruh Job Description Terhadap Produktivitas Kerja Pada PT.
Bumi Palma Lestari Persada Kecamatan Enok. Jurusan Manajemen.
Fakultas Ekonomi. Universitas Islam Indragiri.
Saputra, D. T. dan Setyowati, M. 2015. Analisa Kinerja Petugas Filling Di RSUD

Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015. Fakultas Universitas Dian
Nuswantoro Semarang.
Scavarda, A. J., Chameeva, T. B. dan Goldstein, S. M. 2004. A Review of the

Causal Mapping Practice and Research Literature. Second World
Conference on POM and 15 th Annual POM Conference. Mexico.
Sedarmayanti. 2011. Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Cetakan Ketiga.

Bandung. Hal 10.
Stefani, E. 2014. Tinjauan Yuridis Pelayanan Kesehatan Yang Bermutu Menurut

Pasal 5 Ayat (2) Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Berkaitan dengan
Kekecewaan Pasien Terhadap Perilaku Dokter. Fakultas Hukum.
Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
Suardi, R. H. 2017. Peran Pemimpin dengan Meningkatkan Kinerja Pegawai

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik. Universitas Hasanuddin.
Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:

Alfabeta.
76
Susanti, T. 2013. Studi Tentang Kinerja Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit
Persatuan Djamaah Haji Indonesia Yogyakarta. Fakultas Ilmu Kesehatan.
Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Wijono, D. 2000. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Vol. I. Surabaya :

Airlangga University Press.
Lampiran
77
78
Lampiran 1. Persetujuan Setelah Penjelasan
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

Mastrip PO.BOX 164 Telp. 333532-333534 Fax 333531
Jember (68101)
NASKAH PENJELASAN SEBELUM PERSETUJUAN
Judul Penelitian: “Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam

Medis Pada Unit Filing di RSU Bhakti Husada Krikilan”
Deskripsi Penelitian
a. Ringkasan Penelitian
Penelitian ini mengenai kejadian rendahanya kinerja petugas filing di
Rumah Sakit Umum Bhakti Husada Krikilan. Penelitian ini nantinya akan
diketahui faktor apa saja yang mempengaruhi kejadian rendahnya kinerja petugas.
Selanjutnya peneliti akan mennganalisis faktor penyebab menggunakan metode
PTA (problem tree analysis).
b. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui faktor kejadian rendahnya
kinerja petugas filing di Rumah Sakit Umum Bhakti Husada Krikilan. Salah satu
manfaat dari penelitian ini adalah sebagai acuan bagi petugas filing untuk
membenahi dan menata kembali manajemen unit filing.
c. Lama Penelitian
Bulan Januari 2019 - Bulan Desember 2019.
d. Resiko dan Ketidaknyamanan
Tidak mengancam nyawa. Hanya mengurangi waktu petugas rekam medis.
e. Jaminan Kerahasian
Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informasi yang
didapat dari tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi maupun
wawancara.
79
Lanjutan Lampiran 1
f. Kompensasi
Dalam penelitian ini, narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi
yang diterima adalah pergantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian
bingkisan diakhir penelitian.
g. Kontak
NIM : G41160745
No. HP : 083847879111
Status : Mahasiswa Politeknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan
Program Studi Rekam Medik.
80
Lanjutan Lampiran 1
81
Lanjutan Lampiran 1
82
Lanjutan Lampiran 1
83
Lanjutan Lampiran 1
Lampiran Diskusi Persetujuan Kesimpulan dan Solusi

84
Lampiran 2. Permohonan Kesediaan Mengikuti Wawancara

Jember (68101)
Perihal : Permohonan Kesediaan Mengikuti Wawancara
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya penelitian dengan judul
“Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis Pada Unit
Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan” sebagai salah satu syarat menyelesaikan
Program Studi D-IV Rekam Medik di Politeknik Negeri Jember, saya sampaikan
surat ini.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalis faktor penyebab rendahnya
kinerja petugas rekam medis pada unit filing. Akibat langsung dan tidak langsung
dari penelitian ini yang mengancam nyawa tidak ada. Kemungkinan terbesar yang
akan terjadi adalah menyita waktu narasumber. Sebagai kompensasi atas waktu
yang digunakan untuk kegiatan wawancara peneliti akan memberikan bingkisan
sebagai ucapan terimakasih karena bersedia meluangkan waktunya.
Oleh karena itu saya mohon kesediaan bapak dan ibu untuk menjadi
narasumber dalam penelitian ini. Saya berharap narasumber dapat bekerjasama
dengan memberikan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh peneliti.
Informasi yang disampakan oleh narasumber akan dijamin kerahasiannya oleh
pihak peneliti. Atas bantuan dan kerjasama yang baik , saya ucapkan terimakasih.
Banyuwangi, …………. 2019

Hormat saya
(Nabilah Khoirun Nissa’)

85
Lampiran 3. Petunjuk Wawancara

Jember (68101)
PETUNJUK WAWANCARA
Judul Penelitian : “Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam

Medis Pada Unit Filing Di RSU Bhakti Husada Krikilan”
Petunjuk pengisian :
1. Pengisian lembar wawancara ini semata-mata untuk tujuan ilmiah dan
pengembangan ilmu pengetahuan, semua jawaban anda akan dirahasiakan
oleh peneliti.
2. Pertanyaan telah disediakan oleh peneliti, dan peneliti memohon responden
menjawab petanyaan-pertanyaan dengan ikhlas dan tulus sesuai dengan apa
yang terjadi tanpa ada rekayasa.
3. Bila terjadi kesalahan dan ingin mengubah jawaban anda, silahkan katakan
pada peneliti agar dirubah dengan jawaban yang baru.
Lampiran 4. Lembar Wawancara

Jember (68101)
LEMBAR WAWANCARA
No. Isitlah Pertanyaan Narasumber 1 Narasumber 2 Narasumber 3 Kesimpulan
1. Faktor Individu 1. Apa pendidikan terakhir anda? SMEA mbak SMK dik Saya D3 Rekam Petugas pada unit filing
a. Latar Belakang Medis mbak masih berlatar
1) Pendidikan petugas belakang pendidikan
bukan lulusan rekam
medis dan kepala
rekam medis yang
lulusan rekam medis
2. Apakah anda mengetahui, setidaknya Tidak mengerti Tidak tau dik Iya mengetahui Petugas filing masih
petugas rekam medis harus memiliki belum mengetahui
pendidikan D3 atau D4 rekam bahwasanya petugas
medis?
filing seharusnya
memiliki pendidikan
lulusan rekam medis
3. Apakah anda pernah mengikuti Belum Tidak pernah dik Pernah Petugas filing belum
seminar tentang rekam medis? pernah mengikuti
seminar rekam medis
3a. Jika pernah, seminar apa yang - - Seminar rekam medis Kepala rekam medis
anda ikuti dan berapa lama dasar, mungkin agak yang pernah mengikuti
waktu seminar yang anda ikuti? lama ya mbak seminar rekam medis
terakhir itu. Lupa tentang rekam medis
86
Lanjutan Lampiran 4

saya, kalau judulnya , dasar dan koding BPJS
mengenai koding
BPJS mbak
3b. Jika tidak, apa alasan anda tidak Belum ada.. Belum Belum pernah dik - Belum adanya program
mengikuti seminar rekam medis ada program mbak yang membuat petugas
tersebut? filing belum pernah
mengikuti seminar
rekam medis
3c. Apakah seminar berupa - - Kalau yang pertama Seminar yang diikuti
pengelolaan rekam medis yang memang rmd dasar, oleh kepala rekam
anda ikuti? yang terakhir lebih medis antara lain
lebih ke BPJS tentang rekam medis
dasar dan koding BPJS
4. Apakah anda pernah mengikuti Belum Belum Sudah pernah Petugas filing belum
pelatihan tentang rekam medis? pernah mengikuti
pelatihan rekam medis
4a. Jika pernah, pelatihan seperti - - Tentang rekam medis Kepala rekam medis
apa yang diikuti anda? dasar itu aja mbak, yang pernah mengikuti
kebanyakan lebih ke pelatihan rekam medis
koding mbak tentang rekam medis
dasar dan koding BPJS
4b. Berapa lama waktu pelatihan - - - -

yang anda ikuti?
4c. Jika tidak, apa alasan anda tidak Belum ada program.. Belum ada program - Belum adanya program
mengikuti pelatihan rekam sama sekali mbak.. dik yang membuat petugas
medis tersebut? belum diadakan filing belum pernah
mengikuti pelatihan
rekam medis
87
Lanjutan Lampiran 4

4d. Apakah pelatihan berupa - - Iya mbak sudah Pelatihan yang diikuti
pengelolaan tugas unit filing masuk dalam rekam oleh kepala rekam
yang anda ikuti? medis dasar medis sudah termasuk
dalam rekam medis
dasar
b. Demografi 5. Apakah anda sebagai laki-laki? - Iya Iya mbak 1 petugas filing yang
1) Jenis kelamin berjenis kelamin laki-
laki dan 1 kepala
rekam medis yang
berjenis kelamin laki-
laki
Tidak ada. Sesuai, Memang kita tidak Jenis kelamin laki-laki

5a. Jika anda laki-laki, apakah -
petugas laki-laki mendapatkan semua sama dik membedakan jadi tidak mendapatkan
pekerjaan lebih banyak? laki-laki sama seperti pekerjaan yang lebih
perempuan sama aja banyak, jenis pekerjaan
tapi untuk perempuan tidak membedakan.
memang mempunyai Hanya saja untuk
hak-hak khusus cuti perempuan
melahirkan, kalau mendapatkan hak
membedakan jenis khusus dalam hal cuti
pekerjaan.. tidak melahirkan
mbak
6. Apakah anda sebagai perempuan? Iya - - 1 petugas filing yang

berjenis kelamin
perempuan
6a. Jika anda perempuan, apakah Tidak mbak.. porsi - - Jenis kelamin
petugas perempuan mendapatkan sama perempuan tidak
pekerjaan lebih sedikit? mendapatkan
pekerjaan yang lebih
88
Lanjutan Lampiran 4

sedikit, jenis pekerjaan
tidak membedakan
2) Umur 7. Berapa umur anda saat ini? 47 Tahun 34 Tahun 39 Tahun Petugas filing berumur
47 & 34 tahun
sedangkan kepala
rekam medis berumur
39 tahun
8. Di umur anda saat ini, apakah anda Untuk sementara ini Masih dik Iya selama diberi Umur tidak
memiliki fisik yang baik dalam biasa aja, tapi tugas saya laksanakan menghambat tanggung
melaksanakan pekerjaan? biasanya kalau porsi mbak jawab pekerjaan yang
lebih banyak memang
seperti itu rasa capek diberikan kepada
gitu mbak petugas filing dan
kepala rekam medis
9. Di umur anda saat ini, apakah anda Sementara ini tidak, Tidak normal saja Tidak mbak Pada umur saat ini
sering mengalami kelelahan dalam biasa saja petugas filing dan
melaksanakan pekerjaan? kepala rekam medis
tidak mengalami
kelelahan kerja
10. Apakah 2 petugas filing bekerja Pekerjaan diluar tugas
sesuai dengan porsinya? utama banyak dan
terbatas petugas
11. Jika jumlah SDM kurang. Apa Belum
Pertanyaan Tambahan sudah ada perekrutan tenaga kerja?
12. Kenapa program perekrutan Keterbatasan dana dan
belum terlaksana? kebijakan bagian
manajemen
2. Organisasi 13. Apakah unit rekam medis bagian Ada mbak Iya ada Ada Petugas filing dan
a. Desain pekerjaan filing memiliki uraian pekerjaan? kepala rekam medis
1) Job description mengetahui bahwa
terdapat uraian
89
Lanjutan Lampiran 4

pekerjaan di unit filing
14. Apakah anda memahami Paham Iya pasti harus Selalu uraiannya Petugas filing dan
uraian pekerjaan tersebut? mengetahui memang sudah kita, kepala rekam medis
dibuku pedoman memahami uraian
pengorganisasian pekerjaan di unit filing
sudah ada SOPnya
mbak
15. Apakah anda berkewajiban mencari Selalu mencari Ada Sudah terlaksana jadi Petugas filing
dokumen rekam medis? dokumen rekam medis setiap pasien datang melaksanakan
mbak berkasnya selalu pencarian dokumen
dicari mbak rekam medis
16. Apakah anda memiliki tugas Iya Betul Iya ada Petugas filing dan
menyisipkan tracer? kepala rekam medis
mengetahui bahwa
terdapat tugas
menyisipkan tracer di
unit filing
16a. Jika ada, apakah tugas tersebut Tracernya ada tapi Iya kadang dik Sudah tapi kadang Tracer tidak secara
terlaksana? belum sepenuhnya mbak konsisten terlaksana
terlaksana mbak hanya kadang saja
16b. Jika tidak, apa alasan tidak Tracer masih tersedia Tracernya masih Tracernya masih Belum sepenuhnya
terlaksana tugas tersebut? sedikit pelaksanaanya kurang dik kadang belum diperbanyak terlaksananya tracer
masih sulit, berkas kurang benar karena petugas masih
berhimpitan raknya
belum lengkap pemakaiannya kaya belum begitu paham
gitu penggunaan tracer dan
tersedianya tracer
masih kurang
17. Apakah anda memiliki tugas Iya pasti Iya Iya Petugas filing dan
90
Lanjutan Lampiran 4
menulis pengambilan dokumen kepala rekam medis
rekam medis pada buku ekspedisi? mengetahui bahwa
terdapat tugas menulis
pengambilan dokumen
rekam medis pada
buku ekspedisi di unit
filing
17a. Jika ada, apakah tugas tersebut Iya dicatat dibuku Iya pasti dik Iya dicatat langsung Petugas filing
terlaksana? keluar masuk surat kita cetak dengan melaksanakan tugas
mbak print out langsung ke menulis pengambilan
biling mbak dokumen rekam medis
pada buku ekspedisi di
unit filing
17b. Jika tidak, apa alasan tidak - - - -
terlaksana tugas tersebut?
18. Apakah anda memiliki tugas menulis Iya pasti Iya Ada Petugas filing dan
pengembalian dokumen rekam medis kepala rekam medis
pada buku ekspedisi? mengetahui bahwa
terdapat tugas menulis
pengembalian
dokumen rekam medis
pada buku ekspedisi di
unit filing
18a. Jika ada, apakah tugas tersebut Terlaksana, hanya Iya tapi kadang dik Iya dicatat kadang Petugas filing tidak
terlaksana? mungkin kurang tidak tepat sepenuhnya melakukan
lengkap kadang pencataannya jadi tugas menulis
nulisnya telat seperti
jamnya gak mesti mbak setelah selesai di pencatatan
catat langsung cetak pengembalian
print out dibiling dokumen rekam medis
pada buku ekspedisi
91
Lanjutan Lampiran 4

18b. Jika tidak, apa alasan tidak Iya kadang.. kalau Gini dik, Karna Tergantung Petugas filing tidak
terlaksana tugas tersebut? porsi pekerjaan padat dengan banyak kondisinya, kalau sepenuhnya melakukan
lebih gampang pasien pada saat ramai ya secepatnya tugas menulis
langsung tanda
tangan kadang isinya petugas lain begitu karna pasien pencatatan
telat gak mesti mengembalikan, banyak juga setiap pengembalian
namanya pekerjaan petugas filing masih harinya dokumen rekam medis
mbak melakukan pada buku ekspedisi
pekerjaan dik jadi karena bersamaan
gak sempet dengan pekerjaan
padat, kondisi ramai
karna banyak pasien
yang membutuhakan
pengambilan berkas
19. Apakah anda berkewajiban Iya untuk dimasukkan Iya Kalau pengembalian Petugas filing dan
menerima rekam medis dari coding ke rak filing belum mbak, dari kepala rekam medis
dan indexing? koding masih harus mengetahui bahwa
dicentang lalu setelah terdapat tugas
itu masuk filing menerima rekam medis
seharusnya seperti itu dari coding dan
indexing tetapi
pelaksanaanya
terhambat karna masih
harus dicentang lalu
setelah itu masuk filing
20. Apakah anda memiliki tugas Iya Iya Iya ada mbak Petugas filing dan
menyimpan dokumen rekam medis kepala rekam medis
non aktif ditempat lain? mengetahui bahwa
terdapat tugas
menyimpan dokumen
rekam medis non aktif
ditempat lain
92
Lanjutan Lampiran 4

20a. Jika ada, apakah tugas tersebut Iya ada tempatnya Iya ada Iya tapi selama ini Petugas filing
terlaksana? mbak masih belum kita cari melaksanakan
lagi karna pencarian menyimpan dokumen
diakhir tahun mbak rekam medis non aktif
ditempat lain tetapi
memang belum ada
pencarian lagi saat ini
karena pencarian
dilakukan setiap akhir
tahun
20b. Jika tidak, apa alasan tidak - - - -
terlaksana tugas tersebut?
21. Apakah anda berkewajiban Iya ada sudah Iya betul Sudah melakukan Petugas filing dan
melakukan retensi dokumen rekam pemusnahan ada kepala rekam medis
medis? buktinya mbak mengetahui bahwa
terdapat tugas
melakukan retensi
dokumen rekam medis
dan sudah terlaksana
22. Apakah anda berkewajiban Iya tugas saya mbak. Kalau pengawasan Pengawasannya ada Petugas filing belum
melakukan pengawasan unit filing? Kadang terserah juga. pada saat petugas mbak hanya terdapat sepenuhnya melakukan
Kurang sosialisasi banyak pekerjaan tulisan tidak semua tugas pengawasan unit
mungkin mbak
belum sempat dik, orang boleh masuk filing dikarenakan
kalau pas longgar tapi belum ada istilah pekerjaan yang padat
ya, Ya harapannya khusus orang tertentu dan hanya dapat
ruang filing tidak melakukan
dijadikan keluar pengawasan pada saat
masuk petugas lain pekerjaan longgar
23. Apakah anda berkewajiban Iya mbak kadang jalan Iya ada.. kita Kita memang Petugas filing dan
memberikan usulan kepada atasan kadang tidak. Kadang memang ada sedikit mempunyai program kepala rekam medis
terkait perbaikan unit filing? sudah disampaikan kendala pasti kita setiap tahun mengetahui bahwa
93
Lanjutan Lampiran 4

tentang penambahan perbaiki tapi belum menyisihkan terdapat berkewajiban
rak dan penambahan tersampaikan dik dokumen yang sudah memberikan usulan
petugas tapi masih tidak aktif dan kepada atasan terkait
menunggu jawaban
pengajuan perbaikan unit filing,
penambahan rak memang sudah
berkas, ingin dilakukan pengajuan
mengajukan tetapi belum adanya
penambahan ruangan tanggapan
karna kondisi seperti
ini mbak
2) SOP 24. Apakah anda memahami petunjuk Iya mbak Iya paham Untuk petugas sudah Petugas filing dan
tata cara pengelolahan yang ada memahami mbak kepala rekam medis
pada unit filing? mengetahui bahwa
terdapat tugas tata cara
pengelolahan yang ada
pada unit filing
25. Apakah anda berkewajiban Iya Iya Sudah sesuai Petugas filing dan
melakukan penyimpanan dokumen kepala rekam medis
rekam medis? mengetahui bahwa
terdapat tugas
penyimpanan dokumen
rekam medis
26. Apakah anda memahami Iya mbak Iya sedikit dik Sudah Petugas filing masih
penggunaan tracer untuk dokumen pelaksanaannya belum sepenuhnya
rekam medis? belum tepat memahami
penggunaan tracer
untuk dokumen rekam
medis
94
Lanjutan Lampiran 4

27. Apakah anda memahami cara Paham Iya pasti Angka akhir mbak Petugas filing
penjajaran dokumen rekam medis? memahami tugas cara
penjajaran dokumen
rekam medis
menggunakan angka
akhir
28. Apakah anda memahami pedoman Paham Iya Memahami Petugas filing
pengambilan dokumen rekam memahami tugas
medis? pedoman pengambilan
dokumen rekam medis
29. Apakah anda memahami pedoman Paham mbak Iya dik Memahami mbak Petugas filing
pengembalian dokumen rekam memahami tugas
medis? pedoman
pengembalian
dokumen rekam medis
b.Kepemimpinan 30. Apakah ada pemberian Ada mbak Pasti ada Memang kita arahkan Terdapat pemberian
1) Bimbingan informasi/arahan dari atasan kepada hampir setiap hari informasi/arahan dari
petugas? mbak, jadi kita atasan kepada petugas
mungkin ada sesuatu yang hampir diarahkan
langsung kita setipa hari
jelaskan/sampaikan
mbak
31. Pemberian informasi/arahan baik Kadang 1 bulan 2 kali Tidak mesti.. pasti1 Jadi kayaknya hampir Pemberian/arahan
dilakukan 2 kali dalam seminggu. tidak mesti tapi ada bulan 1 kali setiap hari kita ada kepada petugas
Berapa kali pemberian/arahan informasi kalau dari dilakukan kadang 1
kepada petugas dilakukan?
luar 2 kali seminggu bulan 2 kali, 1 bulan 1
mbak kali bahkan setiap hari
95
Lanjutan Lampiran 4

32. Apakah pemberian informasi/arahan Tidak mesti bisa juga Iya Pagi hari. Kalau pada Waktu pemberian
dilakukan pada pagi hari? pagi, tengah jam, akhir saat itu ada informasi informasi kadang
mau pulang kerja langsung kita dilakukan pada pagi
sampaikan mbak hari, tengah jam atau
akhir pekerjaan
33. Apakah pemberian informasi/arahan Iya kadang apa yang Betul biar update Iya hampir bisa pemberian
dari atasan membantu belum kita tau jadi tau mengetahui dikatakan seperti itu informasi/arahan dari
meningkatkan kinerja petugas? mbak informasi terbaru mbak atasan membantu
meningkatkan kinerja
jadi tau semua petugas yang belum
tau menjadi tau dan
mengetahui informasi
update
2) Evaluasi 34. Adakah proses penilaian yang Ada penilaian setiap Pasti ada Ada mbak. Jadi setiap Terdapat penilaian
dilakukan atasan kepada petugas? tahun ada mbak bulan sekali kita yang dilakukan atasan
wajib mengisi kepada petugas sebagai
penilaian karyawan dasar untuk kenaikan
sebagai dasar untuk golongan
kenaikan golongan
mbak
35. Pernahkah hasil kerja anda setiap Iya pasti Tidak.. tetapi Selalu diawasi. Nilai Hasil kerja selalu
bulan diawasi? tepatnya kita dinilai petugas datang diawasi terlebih
semua dengan target mengenai absensi itu mengenai absensi
gitu dik mbak kehadiran petugas
36. Apakah hasil kerja anda Iya tentunya ada target Iya pasti. Kita memang punya Hasil kerja
dibandingkan dengan target? mbak Kendalanya semua itu mbak direkam dibandingkan dengan
dengan target medis sendiri juga target yang
ada mutunya jadi berpengaruh terhadap
kalau mutu kita tidak mutu dari rekam medis
tercapai juga
96
Lanjutan Lampiran 4

mempengaruhi pada
penilaian karyawan
mbak
37. Hasil penilaian ditunjukkan kepada Iya untuk tanda Iya pasti, nanti Kita tunjukkan, kita Hasil penilaian
petugas apa tidak? tangan penilaian dikasih tau lihatkan petugas ditunjukkan kepada
setiap tahun ada menyetujui atau tidak petugas agar petugas
mbak memberikan tanggapan
menyetujui atau tidak
38. Hasil penilaian yang ditunjukkan Lembaran biasanya Pasti dikasih tau Kayak selembaran Hasil penilaian berupa
kepada petugas biasanya berupa isinya penulisan terus biasanya tentu ada penilaian lembaran yang terdapat
apa? kita disuruh tanda penilaian kelebihan karyawan disitu ada penilaian kelebihan
tangan gitu mbak kinerja.. kekurangan yang memeberi nilai kekurangan kinerja
dikasih tau yang dinilai mbak petugas dan
dibutuhkan tanda
tangan petugas
39. Jika masih ada job desc, bimbingan Informasi arahan ada
dan evaluasi belum terlaksana. kadang. Sosisalisasi
Apakah program sosialisasi penuh belum
terlaksana dengan baik?
40. Apa yang menyebabkan tidak Kurang koordinasi
Pertanyaan Tambahan terlaksana?
41. Apa 2 petugas filing bekerja diluar Banyak tugas diluar
job desc ? tugas utama
42. Jika beberapa sarana dan prasarana Proses bagian
tidak mendukung. Apa ada program manajemen
perbaikan?
3. Psikologis 43. Apakah kecepatan waktu Iya kalau berkasnya Iya Kita itu jujur mbak.. Kecepatan penyediaan
a. Sikap penyediaan dokumen rekam medis tertata bisa cepat dulu belum ada BPJS dokumen rekam medis
< 10 menit sudah anda lakukan? kalau masih dipinjam mulai pasien daftar tergantung pada
Jika tidak, apa alasan anda tidak poli lain bisa saja sampai berkas tersedianya dokumen
melakukannya? lambat pengembalian diterima sudah di filing dan
lama harus kita ambil terpenuhi, sekarang keterlambatan
dulu ada BPJS cek penyediaan disebabkan
kelengkapan belum oleh adanya sistem
cek SEP belum BPJS
pencatatan berkas
97
Lanjutan Lampiran 4

b. Motivasi Dari dalam diri petugas :
44. Apakah anda menyukai pekerjaan Iya Sangat menyukai Iya menyukai mbak Petugas filing
anda saat ini? karna tanggung menyukai pekerjaan
jawab saya sebagai sebagai petugas filing
petugas gitu dan beranggapan
bahwa tugas filing
sebagai tanggung
jawabnya
45. Apakah pengakuan dari orang lain Istilahnya tugas kita, Bukan. Itu harus Sebenarnya sudah Pengakuan orang lain
mendorong anda melaksanakan ya jadi kalau timbul dari dalam kewajiban kita bukan tidak mendorong petugas
penyediaan dokumen rekam medis pengakuan dari orang diri kita sendiri karna orang lain kita melaksanakan penyedian
tepat waktu? lain tidak mbak kerja ibadah mbak dokumen tepat waktu
karna itu harus timbul dari
diri petugas sendiri untuk
melaksanakan tepat
waktu
46. Apakah pengakuan dari orang lain Sama seperti tadi Bukan. Harus dari Untuk dorongan pasti Untuk dorongan
mendorong anda agar melaksanakan tidak juga mbak kita sendiri kita kasih dorongan melaksanakan uraian
uraian pekerjaan dan pedoman yang untuk teman-teman. pekerjaan dari kepala
ada pada unit filing? Tapi kadang pasien rekam medis memang
yang banyak, petugas ada.
cuman segitu belum lagi
ganti shift
Dari luar biasanya diberikan oleh atasan :
47. Apakah anda mendapat Pastinya ada dari Untuk masalah itu Kalau bonus 1 bulan Mendapat penghargaan
penghargaan berupa imbalan seperti perusahaan tatapi masih belum tidak ada tapi berupa imbalan seperti
bonus tambahan uang dalam 1 tidak tau jumlah memang kalau kita bonus tambahan uang
bulan? berapa nominalnya jasa memang ada tapi dalam 1 bulan belum
mbak tidak pasti ada
48. Apakah atasan pernah memberikan Kalau kayak gitu gak Iya mungkin kalau Kalau secara Memberikan pujian
pujian atas kinerja anda seperti pernah hanya kadang kita sesuai target langsung tidak atas kinerja petugas
memberikan selamat berjabat kadang bilang kalau kita pasti ada, kecuali kalau rapat dari kepala rekam
tangan? gini kan kerja enak seperti kepala rm kami sampaikan medis secara langsung
mbak memberikan ucapan mbak masih belum kalau
gitu pasti ada pada saat rapat sudah
disampaikan
98
Lanjutan Lampiran 4

49. Apakah pemberian penghargaan Memang ada karna Pasti ada Selama ini untuk Pemberian penghargaan
berupa imbalan/bonus serta pujian rasa semangat itu bonus memang tidak berupa imbalan/bonus
mendorong anda untuk mbak ada tapi memang serta pujian mampu
meningkatkan kinerja anda? mampu memberi memberikan rasa
semangat dan semangat dan motivasi
motivasi kerja kerja petugas
50. Apakah anda pernah mendapat Kalau soal itu tidak, Dikasih langsung Kalau skoring tidak Mendapat hukuman
hukuman dari atasan apabila lalai cuman kalau kita pasti ada teguran mungkin harus dari atasan berupa
seperti teguran dan skoring saat kebetulan mungkin kalau kita ada teguran secara halus teguran secara halus
bekerja? belum benar seperti kekurangan, seperti untuk skoring belum
teguran ada mbak sanksi atau apa ada
mungkin manusia ada memang belum
kekurangan
51. Apa ada waktu yang ditentukan jika Tidak, jam kerja padat
penyediaan DRM lebih dari 10 dan banyak tugas
menit? diluar tugas utama
52. Apakah petugas melakukan Kadang , terbatasnya
pekerjaan dengan segera mungkin? petugas
Pertanyaan Tambahan 53. Apa yang menyebabkan meski ada Kurang koordinasi,
motivasi masih kurang pada diri kurang begitu paham
petugas? pentingnya hal
tersebut, keterbatasan
dan, proses pada
bagian manajemen
4. Kinerja 54. Apakah melaksanakan kerja dengan Iya mbak tercapai itu Iya betul harus itu Kalau melihat target Melihat hasil yang
melihat hasil yang ingin dicapai kan memang harus memang sudah ingin dicapai mampu
mampu meningkatkan kinerja tinggi ada untuk melihat apa ditentukan mbak meningkatkan kinerja
atau optimal? saja yang kurang gtiu optimal sesuai dengan
mbak target yang ditentukan
55. Apakah melaksanakan kerja dengan Iya misalnya kalau Iya memang kita Iya mbak kalau tidak Tidak melihat hasil
tidak melihat hasil yang ingin tidak ada pencapaian harus bekerja sesuai ada target kerja tidak yang ingin dicapai
dicapai mampu mengakibatkan pasti nanti kinerja target kalau bekerja terstruktur, kalau masih dengan target
kinerja rendah? tidak tau yang tidak ada target kita ada target belum mengakibatkan kinerja
mengakibatkan hal akan meremehkan terlaksana, kinerja masih rendah dan
tersebut terjadi pekerjaan kurang bisa dikatakan meremehkan pekerjaan
rendah seharusnya
seperti itu mbak
99
100
Lampiran 5. Lembar Observasi (Checklist)
OBSERVASI (Checklist) Narasumber 1

101
Lanjutan Lampiran 5
102
Lanjutan Lampiran 5

103
Lanjutan Lampiran 5
104
Lanjutan Lampiran 5

105
Lanjutan Lampiran 5
106
Lampiran 6. Dokumentasi Survei Pendahuluan

Jember (68101)
DOKUMENTASI SURVEI PENDAHULUAN
Proses Survei Pendahulan Pengambilan Data Awal
Kondisi Ruang Filing Kondisi Ruang Filing

107
Lampiran 7. Dokumentasi Kegiatan Penelitian

Jember (68101)
DOKUMENTASI KEGIATAN PENELITIAN
Pelaksanaan Wawancara dan Kompensasi yang diterima adalah

Observasi (Checklist) pergantian kesediaan waktu
(Narasumber 1, 2019) narasumber dengan pemberian
bingkisan diakhir penelitian.
Kompensasi yang diterima adalah

Pelaksanaan Wawancara dan pergantian kesediaan waktu
Observasi (Checklist) narasumber dengan pemberian
(Narasumber 2, 2019) bingkisan diakhir penelitian.
108
Lanjutan Lampiran 7

Jember (68101)
Kompensasi yang diterima adalah

Pelaksanaan Wawancara dan pergantian kesediaan waktu
Observasi (Checklist) narasumber dengan pemberian
(Narasumber 3, 2019) Kepala RM bingkisan diakhir penelitian.
Pengambilan Data Penandatangan PSP oleh Saksi

Observasi (Checklist) (Saksi 1, 2019)
109
Lanjutan Lampiran 7

Jember (68101)
Penandatangan PSP oleh Saksi

(Saksi 2, 2019) Dokumentasi bersama
diakhir Penelitian
(Narasumber 1, Narasumber 2,
Narasumber 3 dan Peneliti, 2019)
Diskusi Hasil Kesimpulan Diskusi Hasil Kesimpulan

dan Solusi dan Solusi
(Narasumber 1, Narasumber 2, (Narasumber 1, Narasumber 2,
Narasumber 3 dan Peneliti, 2019) Narasumber 3 dan Peneliti, 2019)
110
Lampiran 8. Job desc Petugas Filing
Kegiatan Dalam Job Description Petugas Filing Rekam Medis

di RSU Bhakti Husada Krikilan Tahun 2019
No Petugas Kegiatan
1. Filing 1. Petugas mencari dokumen rekam medis pasien sesuai nomer rekam
medis yang diinputkan.
2. Menyisipkan tracer di depan dokumen rekam medis yang akan
diambil, selanjutnya dokumen rekam medis dapat diambil.
3. Menyerahkan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku
ekspedisi/ billing system komputer.
4. Melihat kesesuaian pengembalian dokumen rekam medis
menggunakan buku ekspedisi/billing system komputer.
5. Menerima dokumen rekam medis dari fungsi coding dan indeksing.
6. Menyimpan dokumen yang non aktif ditempat yang berbeda.
7. Mengadakan penyusutan dan retensi dokumen rekam medis.
8. Melakukan pengawasan keluar masuk dokumen rekam medis.
9. Memeberikan usulan kepada direktur rumah sakit terkait unit filing.
111
Lampiran 9. SOP Pengambilan dan Pengembalian Dokumen RM
SOP Pengembalian dan Pengambilan Dokuem

Rekam Medis Pada Unit Filing
No Prosedur Kegiatan
1. Pengembalian 1. Tujulah rak penyimpanan dengan melihat dua digit angka
terakhir pada berkas rekam medis dan sesuaikan dengan rak
yang sudah diberi kode dua digit angka.
2. Pilih dokumen rekam medis sesuai dengan dua digit angka
akhir nomer rekam medis.
3. Lihatlah kesesuaian tempat berkas rekam medis dengan
melihat tracer.
4. Masukan dokumen rekam medis kedalam rak yang tertera
angka akhir terminal digit filing system.
5. Ambil tracer (out guide) yang meunjukan bahwa berkas
rekam medis tersebut sudah di simpan kembali ke rak
penyimpanan.
6. Kumpulkan tracer dan simpan kembali ke rak penyimpanan
tracer.
2. Pengambilan 1. Pastikan berkas rekam medis yang akan diambil sudah

sesuai prosedur.
2. Lihat dua digit angka terakhir pada nomer rekam medis
yang akan diambil.
3. Tujulah rak penyimpanan sesuai dengan permintaan nomer
rekam medis dengan melihat dan mensesuikan angka dua
digit angka terakhir.
4. Pilih dokumen rekam medis sesuai dengan dua digit angka
akhir nomer rekam medis.
5. Masukan tracer dibelakang berkas rekam medis yang akan
diambil dan ambil berkas rekam medis sesuai dengan
permintaan tersebut.
6. Ubah status keluar berkas rekam medis pada billing system
komputer.
112
SOP Pengembalian Dokumen RM

Lampiran 10. Jadwal Penelitian
JADWAL PENELITIAN
2019 2020
Uraian Kegiatan
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari
Studi Literatur
Studi Pendahuluan
Pembuatan Proposal Skripsi
Seminar Proposal
Revisi Seminar Proposal
Pembuatan EC
Pengumpulan Data
Pengolahan dan Analisis Data
Pembahasan
Ujian Sidang
113
114
Lampiran 11. Surat Ijin Penelitian
Surat Ijin Survey Penelitian Pendahuluan

115
Lampiran 12. Surat Balasan Penelitian
Surat Balasan Ijin Survey Penelitian Pendahuluan

116
Lampiran 13. Surat Keterangan Persetujuan Etik
Surat Keterangan Persetujuan Etik

117
118
Lampiran 14. Surat Permohonan Ijin Penelitian
Surat Permohonan Ijin Penelitian

119
Lampiran 15. Sertifikat Uji Turnity
Sertifikat Uji Turnity

120
Lampiran 16. Biodata Peneliti
BIODATA PENELITI
A. BIOGRAFI
Tempat/Tgl Lahir : Banyuwangi, 30 Agustus 1998
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Dsn. Karang Harjo Kec. Glenmore Kota. Banyuwangi
Nomor HP : 083847879111
E-mail : nabilahkhoirun29@gmail.com
Motto : Memulai dengan penuh keyakinan dan harapan
Menjalankan dengan penuh keikhlasan
Menyelesaikan dengan penuh kebahagiaan
B. RIWAYAT PENDIDIKAN
a. TK TUNAS MULIA KRIKILAN BANYUWANGI (2002 - 2004)
b. SDN 1 KARANG HARJO GLENMORE BANYUWANGI (2004 - 2010)
c. SMPN 1 GLENMORE BANYUWANGI (2010 - 2013)
d. SMAN 1 GLENMORE BANYUWANGI (2013 - 2016)
e. D-IV REKAM MEDIK JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER (2016 - 2020)

Skripsi - Nabilah Khoirun Nissa' Fix

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Skripsi - Nabilah Khoirun Nissa' Fix

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISIS FAKTOR PENYEBAB RENDAHNYA KINERJA

PETUGAS REKAM MEDIS PADA UNIT FILING

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

ANALISIS FAKTOR PENYEBAB RENDAHNYA KINERJA

Diuji pada tanggal 24 Januari 2020

Atma Deharja, S.KM., M.Kes

Rossalina Adi Wijayanti, S.KM., M.Kes

Alhamdulillahi robbil „alaamiin, tiada henti-hentinya saya mengucapkan

“Memulai dengan penuh keyakinan dan harapan. Menjalankan dengan penuh

“Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Sesungguhnya bersama

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Jember, 24 Januari 2020

Nabilah Khoirun Nissa’

Nabilah Khoirun Nissa’

Based on a preliminary survey in the General Hospital of Bhakti Husada

Keyword : Medical Records, Performance, Filing, Hospital

Nabilah Khoirun Nissa’

Berdasarkan survey pendahuluan di Rumah Sakit Umum Bhakti Husada

Kata kunci : Rekam Medis, Kinerja, Filing, Rumah Sakit

Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis Pada

Alhamdulillahi robbil „alaamiin, Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat

Jember, 24 Januari 2020

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Nama : Nabilah Khoirun Nissa’

Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, saya menyetujui untuk memberikan

Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Rekam Medis Pada

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini UPT. Perpustakaan Politeknik

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Nama : Nabilah Khoirun Nissa’

BAB 1. PENDAHULUAN .................................................................................... 1

BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 47

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 72

2.1 State of the Art. ...............................................................................................10

2.2 Kemampuan Mental = Intelegensia .................................................................25

2.3 Keterampilan Fisik ...........................................................................................25

3.1 Definisi Istilah .................................................................................................38

4.1 Struktur Tim Fungsional RSU Bhakti Husada .................................................49

2.1 Contoh Penyimpanan SNF ...............................................................................17

2.2 Contoh Penyimpanan Pembagian MDF ...........................................................18

2.3 Contoh Penyimpanan MDF .............................................................................19

2.4 Contoh Penyimpanan Pembagian TDF ............................................................20

2.5 Contoh Penyimpanan TDF...............................................................................21

2.6 Kerangka Model Teori Kinerja Gibson............................................................24

2.7 Contoh Bagan Pohon Masalah .........................................................................33

2.8 Pohon Masalah Model 1...................................................................................34

2.9 Pohon Masalah Model 2...................................................................................34

2.10 Kerangka Konsep ...........................................................................................36

3.1 Desain Penelitian ..............................................................................................42

4.1 Struktur Organisasi ..........................................................................................49

4.2 Ijazah Terakhir dan STR Aktif.........................................................................52

4.3 Sertifikat Seminar.............................................................................................53

4.5 KTP Petugas dan Kepala Rekam Medis (Umur) .............................................56

4.6 Tracer dan Lembar Observasi (Checklist)........................................................58

4.7 Tracer dan Lembar Observasi (Checklist)........................................................60

4.8 Kerangka Secara Keseluruhan Menggunakan Pohon Masalah ........................66

2. Permohonan Kesediaan Mengikuti Wawancara ................................................84

3. Petunjuk Wawancara ..........................................................................................85

4. Lembar Wawancara ...........................................................................................86

5. Lembar Observasi (Checklist) ..........................................................................100

6. Dokumentasi Survei Pendahuluan ...................................................................106

7. Dokumentasi Kegiatan Penelitian ....................................................................107