LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DI KECAMATAN ROKAN IV KOTO

KABUPATEN ROKAN HULU

PENGARSIPAN SURAT

Disusun sebagai syarat untuk memenuhi salah satu syarat tugas akhir menyelesaikan Praktik Kerja
Industri (PRAKERIN)

Oleh :
MARIA TUL AMYAR
NISN 0052118757

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

SMK NEGERI 1 PENDALIAN IV KOTO
TP.2021/2022
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
PENGARSIPAN SURAT

TELAH DIPERIKSA DAN DISAHKAN OLEH

Mengetahui :

Pimpinan Instansi Pembimbing Instansi

ALPARID TOHA.SP NAZWARISMAN, S.Pd

Ketua Jurusan Guru Pembimbing

Keahlian Akuntansi dan Keuangan

AHMAD NASIRUDIN,S.Pd SUTRISNO, S.P

MENGETAHUI
KEPALA SMK NEGERI 1 PENDALIAN IV KOTO

SRI KARYANA, S.Pd

NIP.19720414 200701 2 007

ii
 LEMBAR PENGUJI

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

1. Judul : PENGARSIPAN SURAT
2. Penyusun
a. Nama : MARIA TUL AMYAR

b.NISN :0058013995
3. Program Studi Keahlian : AKUNTANSI DAN KEUANGAN
4. Kompetensi Keahlian : AKUNTANSI DAN KEUANGAN
5. Waktu Pelaksanaan : 03 Oktober 2022 s/d 06 Maret 2022

1. Penguji I : AHMAD NASIRUDIN, S.Pd ( )

2. Penguji II : NAZWARISMAN, S.Pd ( )

Air Panas
Kepala Juruan
Kompetensi Keahlian Akuntansi

AHMAD NASIRUDIN,S.Pd

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah nya ,
sehingga Laporan Praktik Kerja Industri ini dapat diselesaikan.
Dalam penyusunan laporan magang ini banyak pihak yang telah membantu oleh karena itu,
tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada:
a. Allah SWT yang telah memberi kesehatan jasmani dan rohani.
b. Orang tua dan keluarga yang memberi dorongan dan motivasi serta do’a dan
semangat serta kasih sayang sehingga laporan ini dapat diselesaikan.
c. Sri Karyana, S.Pd sebagai kepala sekolah SMK NEGERI 1 Pendalian IV Koto.
d. Ahmad Nasirudin S.Pd selaku kepala jurusan di SMK NEGERI 1 Pendalian IV Koto.
e. Sutrisno, S.P selaku pembimbing Praktek Kerja Industri.
f. Alparid Toha.SP selaku Pimpinan Perusahaan.
g. Nazwarisman, S.Pd yang telah membimbing saya selama ditempat magang.
h. Bapak dan Ibu guru SMK NEGERI 1 Pendalian IV Koto.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih belum sempurna, untuk itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi perbaikan di masa yang akan
datang. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih.

Air Panas, 06 April 2022

Penulis

MARIA TUL AMYAR

iv
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................................... 2
LEMBAR PENGUJI..................................................................................................................... 3
KATA PENGANTAR .................................................................................................................. 4
DAFTAR ISI................................................................................................................................. 5
BAB I ............................................................................................................................................ 6
PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 6
1.1 LATAR BELAKANG ........................................................................................................ 6
1.2 TUJUAN PRAKERIN ........................................................................................................ 3
1.3 MANFAAT PRAKERIN .................................................................................................... 3
1.4 WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAN PRAKERIN .................................................. 4
1.5 METODE PENULISAN LAPORAN ................................................................................. 5
BAB II........................................................................................................................................... 6
TINJAUAN UMUM ..................................................................................................................... 6
2.1 SEJARAH KANTOR CAMAT ROKAN IV KOTO......................................................... 6
2.2 VISI DAN MISI PERUSAHAAN ................................................................................... 11
2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN................................................................ 12
BAB III ....................................................................................................................................... 13
PEMBAHASAN ......................................................................................................................... 13
3.1 PENGARSIPAN SURAT ................................................................................................. 13
3.2 PROSEDUR PENGARSIPAN ......................................................................................... 25
BAB IV ....................................................................................................................................... 31
PENUTUP ................................................................................................................................... 31
4.2 KESIMPULAN ................................................................................................................ 31
4.3 SARAN - SARAN ........................................................................................................... 31
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................. 32

v
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian dan siap
kerja.Karena lulusan SMK biasanya belum diakui oleh pihak dunia usaha/ industri. Oleh
karena itu diadakan suatu program Pendidikan Sistem Ganda ( PRAKERIN ) yaitu dengan
melaksanakan Praktek Kerja Industri agar setiap siswa lulusan SMK mempunyai suatu
pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha tersebut secara nyata
setelah lulus sekolah.

Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan Menengah

Kejuruan,pola penyelenggaraan di SMK belum secara tegas dapat menghasilkan tamatan
sebagaimana yang diharapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi pembelajaran yang
belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang professional, karena keahlian
professional seseorang tidak semata-mata diukur oleh penguasaan unsur pengetahuan dan
teknik bekerja, tetapi harus dilengkapi dengan penguasaan kiat bekerja yang baik. SMK
yang peralatan praktek cukup memadai pun, belum tentu peralatan itu sesuai dengan yang
ada di Industri/Usaha.

Sekarang peralatan di Dunia Usaha/Industri sudah serba automatis sedangkan

peralatan yang ada di SMK – SMK masih manual. Sehingga pelaksanaan praktek hanya
sekedar mengenal peralatan yang ada, kurang memperhatikan,kebutuhan di Dunia
industri/Usaha itupun tidak semuanya dapat dimanfaatkan secara maksimal,Sesuai dengan
hasil pengamatan dan penelitian,ada dua pihak yang secara bersama-sama
menyelenggarakan suatu program keahlian kejuruan yaitu lembaga pendidikan dan
lapangan kerja (industri/ perusahaan atau instansi tertentu).Kedua belah pihak tersebut
terlibat dan bertanggung jawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap
penyelenggaraan, sampai penilaian dan penentuan kelulusan siswa..

Penggunaan unsur ilmu pengetahuan dan teknik bekerja dapat di pelajari di sekolah,
namun untuk kiat adalah sesuatu yang tidak dapat di ajarkan tetapi harus dikusai melalui
pembiasaan dan internasional. Untuk kiat yang menjadi faktor utama penentu kadar
keahlian professional seseorang, hanya dapat dikuasai melalui cara mengerjakan pekerjaan
pada bidang profesi itu sendiri. Karena itulah tumbuh suatu aturan keahlian professional

1
berdasarkan jumlah pengalaman kerja. Misalnya tingkat keahlian seorang pilot diukur dari
jumlah jam terbangnya, tingkat keahlian seorang montir diukur dari jumlah tahun kerjanya
sebagai seorang montir, dan sertifikat seorang “wekder” biasa batal apabila lebih dari satu
tahun tidak lagi mengerjakan mengelas.

Mata diklat praktik kejuruan yang disajikan di sekolah biarpun menggunakan

peralatan yang lengkap dan modern, pada dasarnya hanya mampu menyajikan proses dan
situasi peniruan (simulasi), karena bukan situasi yang sesungguhnya, oleh karena itu sulit
di harapkan untuk mampu memberikan keahlian sebagai mana yang di harapkan.

Melihat kenyataan diatas. Dikmenjur menetapkan strategi operasional yang

berdasarkan “Link and Match” (kesesuaian dan kesepadanan). Departemen Pendidikan
dan kebudayaan dalam model penyelenggaraan Pendidikan Pendidikan Sistem Ganda.
Pelaksanaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam Undang-Undag
Nomor 2 Tahun 1989 tentang sistem Pendidikan Nasional, PP Nomor 20 Tahun 1990
tentang Pendidikan Menengah, PP Nomor 39 tahun 1992 tentang Peran serta Masyarakat
dalam Pendidikan Nasional, Kepmendikbud Nomor 080/U/1992 tentang Sekolah
Menengah Kejuruan dan Kepmendikbut Nomor 080/U/1993 tentang kurikulum SMK.

Ada beberapa peraturan tentang Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) dan putusan
Mentri. Adapun peraturan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) adalah sebagai berikut :

1. Tercantum pada UU. No. 2 tahun 1989 tentang Pendidikan Nasional yaitu untuk
menyiapkan pesrta didik melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, atau pelatihan
bagi peranannya di masa yang akan datang.

2. Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1990 tentang Pendidikan Menengah yaitu

bertujuan meningkatkan kemampuan peserta didik sebagai anggota masyarakat
dalam mengadakan hubungan timbale balik dengan lingkungan sosial, budaya, alam
sekitar dan meningkatkan pengetahuan peserta didik untuk melanjutkan pendidikan
pada jenjang yang lebih tinggi dan untuk mengembangkan diri sejalan dengan
perkembangan Ilmu pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) serta kebudayaan.

3. Keputusan Mentri No. 0490/1993 tentang Kurikulum SMK yang berisi bahwa
“Dalam meleksanakan pendidikan dilaksanakan melalui 2 jalur yaitu Pendidikan
didalam sekolah dan Pendidikan diluar sekolah”.

2
1.2 TUJUAN PRAKERIN
Tujuan prakerin ini adalah agar siswa/siswi SMK yang melaksanakan prakerin dapat

merasakan bagaimana rasanya terjun langsung ke dalam dunia industri/dunia kerja nyata

dan peserta prakerin juga menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia industri,

serta mengembangkan ilmu yang sudah didapatkan selama mereka belajar di SMK. Dan

ilmu itu di kembangkan melalui dunia kerja nyata/prakerin.

Antara lain sebagai berikut :

1 Mengimplemasikan materi yang selama ini didapatkan di sekolah.

2 Membentuk pola pikir yang membangun siswa dan siswi prakerin.
3 Melatih siswa dan siswi untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara profesional
didunia kerja yang sebenarnya.
4 Membentuk semangat kerja yang baik bagi siswa siswi prakerin.
5 Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki oleh siswa
dan siswi prakerin sesuai bidangnya masing masing.
6 Menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan industri ataupun dunia
usaha.

1.3 MANFAAT PRAKERIN

Antara lain sebagai berikut :
1 Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional, yaitu tenaga kerja
Memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, dan semangat kerja yang sesuai
dengan tuntunan lapangan kerja.
2 Memperkokoh hubungan sekolah dengan dunia industri dan dunia usaha.
3 Meningkatkan efesien proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang
berkualitas.
4 Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan.
5 Menyiapkan sumber daya manusia yang berkualitas sesuai dengan
tuntunan zaman era teknologi informasi dan komunikasi.
6 Menjalin kerja sama yang baik antara sekolah dan perusahaan terkait, baik dalam
dunia usaha atau dunia Industri.

3
 7 Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki keahlian profesional,
dengan keterampilan, pengetahuan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan
zaman.
8 Mempersiapkan sumber daya manusia berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan
di era teknologi informasi serta komunikasi terkini.
9 Membentuk pola pikir siswa -siswi agar terkonstruktif baik dan memberikan
pengalaman dalam dunia Industri atau dunia kerja.
10 Mengenalkan siswa – siswi pada pekerjaan lapangan di dunia industri serta usaha
sehingga pada saatnya mereka terjun ke lapangan pekerjaan yang sesungguhnya
bisa beradaptasi dengan cepat.
11 Mengasah keterampilan yang di berikan sekolah menengah kejuruan ( SMK ).
12 Sebagai bentuk pengakuan serta penghargaan bahwa pengalaman kerja sebagai
bagian dari proses pendidikan.
13 Menambah keterampilan, pengetahuan, gagasan – gagasan seputar dunia
usaha dan industri yang professional.
14 Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik serta melatih tenaga
kerja yang berkualitas.

1.4 WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAN PRAKERIN

Waktu dan tempat pelaksanaan prakerin yang bertempat di Rokan Koto Ruang
Kecamatan Rokan IV Koto Kabupaten Rokan Hulu
Dimulai pada tanggal 3 Oktober 2022 s/d 06 Maret 2022 dalam jadwal satu
minggu 5 hari kerja yaitu :
• Masuk : 07.30 WIB
• Pulang : 12.00 WIB
Seragam yang digunakan para pegawai di Kantor Camat Pendalian IV Koto adalah
sebagai berikut :
• Senin : Baju Kejuruan
• Selasa : Baju Kejuruan
• Rabu : Hitam Putih
• Kamis : Olahraga
• Jumat : Melayu

4
1.5 METODE PENULISAN LAPORAN
Dalam penyusunan laporan ini penulis menggunakan metode dan beberapa teknik
penulisan dengan maksud agar agar memudahkan didalam pengumpulan data, sehingga
susunan laporan ini dapat tersusun dengan lebih baik dan sesuai. Adapun metode yang
digunakan dalam penyusunan laporan antara lain sebagai berikut :
1) Metode Penyusunan
a) Observasi
Melaksanakan secara langsung diperusahaan melalui teori yang
kemudian diterapkan dalam bentuk kegiatan atau Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN).

b) Interview
Mengumpulkan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung
dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada calon jamaah. Halini
dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan didalam penyusunan
laporStudy literatur.
c) Studi Kepustakaan
Dalam hal ini penulis mengumpulkan data dengan cara mencari buku yang
ada kaitan nya dengan pembahasan masalah.

5
 BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1 SEJARAH KANTOR CAMAT ROKAN IV KOTO

Kabupaten Rokan Hulu merupakan salah satu kabupaten yang berada di Provinsi
Riau. Secara astronomis Kabupaten Rokan Hulu terletak antara 00 25’ 20” dan 100 25’
41” Lintang Utara serta 1000 02’ 56” dan 1000 56’ 59” Bujur Timur. Kabupaten Rokan
Hulu merupakan daerah agraris dengan luas wilayah 7.588,13 km², terdiri dari 16
kecamatan, 139 desa definitif, dan 6 kelurahan.

Secara geografis Wilayah kabupaten Rokan Hulu terletak di Ujung Utara wilayah
Provinsi Riau dengan batas-batas wilayah sebagai berikut:
• Utara berbatasan dengan Kabupaten Rokan Hilir, dan Kabupaten Padang Lawas
Utara Provinsi Sumatera Utara.
• Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Bengkalis, Kabupaten Siak, dan
Kabupaten Kampar.
• Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Kampar dan Kabupaten Lima Puluh
Kota Provinsi Sumatera Barat.
• Sebelah Barat berbatasan dengan Kabupaten Pasaman Provinsi Sumatera Barat
dan Kabupaten Padang Lawas Provinsi Sumatera Utara.

Kecamatan dengan wilayah yang paling luas adalah Kecamatan Bonai Darussalam
dengan luas wilayah 1.119,49 km² atau 14,75 persen dari luas wilayah Kabupaten Rokan
Hulu, sedangkan kecamatan yang paling sempit adalah Kecamatan Ujung Batu dengan
luas wilayah 99,27 km² atau 1,31 persen dari luas wilayah Kabupaten Rokan Hulu.
Sedangkan jika dilihat dari jumlah desa/kelurahan, kecamatan dengan jumlah
desa/kelurahan yang paling banyak terletak di Kecamatan Rambah, Rambah samo dan
Rokan IV Koto dengan jumlah 14 desa dan kecamatan dengan jumlah desa yang paling
sedikit adalah Kecamatan Pagaran Tapah Darussalam dengan jumlah 3 desa.

Kecamatan Rokan IV Koto merupakan adalah salah satu organisasi Kecamatan di

Kabupaten Rokan Hulu yang resmi terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda)
Nomor 24 Tahun 2007 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan Kabupaten Rokan
Hulu, yang merupakan amanat dari Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41
Tahun 2007 tentang organisasi Perangkat Daerah.

Sebagai organisasi daerah, Kecamatan Rokan IV Koto merupakan unsur penunjang

Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh seorang Camat, yang dalam melaksanakan tugas
dan fungsi nya dibantu oleh Sekretaris Kecamatan, Kasi dan Kasubbag serta Staf Kantor
Camat, didukung oleh Kepala Desa dan Lurah yang ada di Kecamatan Rokan IV Koto

6
serta instansi vertikal yang berada di wilayah kerjanya.

Kecamatan Rokan IV Koto dalam melaksanakan tugas pokoknya menyelenggarakan

urusan pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan yang dilimpahkan oleh Bupati
yang disesuaikan dengan kebutuhan kecamatan dengan memperhatikan prinsip efesiensi
dan peningkatan akuntabilitas disertai dengan sarana, prasarana, pembiayaandan
personil.

Terdapat beberapa isu strategis yang berpengaruh terhadap perencanaan strategis

Kecamatan Rokan IV koto yang timbul baik dari sudut kelebihan maupun kekurangan
yang disebabkan oleh faktor internal dan eksternal.
Pelimpahan wewenang dari Bupati kepada Camat ini selain merupakan tuntutan dari
warga masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang mudah, murah, cepat dan
berkualitas, juga merupakan amanat dari Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32
Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, khususnya pasal 126 ayat 2 yang berbunyi
”Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam pelaksanaan tugasnya memperoleh
pelimpahan sebagian wewenang bupati atau walikota untuk menangani sebagian urusan
otonomi daerah”.

Pemerintah Kabupaten Rokan Hulu telah menerbitkan Peraturan Bupati Rokan Hulu
Nomor 39 Tahun 2011 tentang Pelimpahan Sebagian Kewenangan Bupati Rokan Hulu
kepada Camat untuk Melaksanakan Urusan Pemerintahan Daerah, yang meliputi aspek
perizinan, rekomendasi, koordinasi, pembinaan, pengawasan, fasilitasi, penetapan dan
penyelenggaraan dengan memperhatikan (1) standar, norma dan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku; (2) eksternalitas dan efesiensi penyelenggaraan
pelimpahan kewenangan; dan (3) standar pelayanan minimal. Dalam menyelenggarakan
kewenangan yang berkaitan dengan kebijakan strategis dan operasional pemerintah
daerah, Camat wajib berkoordinasi dengan SKPD yang secara fungsional melaksanakan
dan mengelola sesuai dengan kewenangannya dengan menerapkan prinsip koordinasi,
integrasi, sinkronisasi dan simplikasi.

Kondisi perekonomian di Kecamatan Rokan IV Koto pada umumnya sudah

menunjukan peningkatan. Masyarakat sudah mulai berperan aktif dalam perekonomian
yang dapat dilihat dari jumlah sarana perekonomian yang ada di Kecamatan Rokan IV
Koto yang terdiri dari 12 unit Pasar Umum, 645 Kios/Warung, 31 unit KUD. Untuk
Kondisi Pendidikan di Kecamatan Rokan IV Koto terdapat 10 TK, 33 SD/MI, 10
SMP/MTs, 2 SMK dan 4 SMA/MA. Tenaga Pengajar berjumlah 603 orang dengan
jumlah siswa 4.657 orang. Sedangkan dari segi pelayanan kesehatan di Kecamatan
Rokan IV Koto terdapat 2 unit Puskesmas, 6 Unit Pustu, 32 Unit Pos KB, di bantu
Tenaga Medis terdiri dari 4 Dokter, 11 Perawat dan 11 Bidan.

Keterbatasan infrastruktur telah dirasakan sejak berdirinya Kabupaten Rokan Hulu

7
terutama infrastruktur jalan dan jembatan, listrik dan telekomunikasi yang sampai
dengan saat ini baru mampu membangun jalan poros yang menghubungkan ibukota
kecamatan dan ibukota kabupaten. Dari segi sarana dan prasarana kondisi jalan masih
sangat jauh dari apa yang diharapkan, tetrutama dari Desa-desa menuju ke Kecamatan
maupun ke Kabupaten.

Kecamatan Rokan IV Koto merupakan salah satu Kecamatan dari 16 Kecamatan di

Kabupaten Rokan Hulu yang terletak di wilayah Selatan Kabupaten Rokan Hulu. Luas
wilayah Kecamatan Rokan IV Koto adalah + 1,130,45 km2 yang membawahi 13 Desa 1
Kelurahan. Berdasarkan pembentukannya batas Kecamatan Rokan IV Koto adalah
sebagai berikut:
❖ Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Rambah Kabupaten Rokan Hulu
❖ Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Pendalian
❖ Sebelah Barat Berbatasan dengan Provinsi Sumatra Barat
❖ Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Kabun
Kepadatan penduduk di Kecamatan Rokan IV Koto 24 Jiwa/Km2. Jumlah penduduk
Kecamatan Rokan IV Koto sebanyak 23.444 Jiwa dan 6.686 KK terdiri dari laki-laki
11.714 jiwa dan perempuan 11.730 jiwa. Untuk jumlah RT/RW di Kecamatan Rokan IV
Koto adalah 255 terdiri dari RT 172 dan RW 83.

Kecamatan Rokan IV Koto merupakan adalah salah satu organisasi Kecamatan di

Kabupaten Rokan Hulu yang resmi terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda)
Nomor 24 Tahun 2007 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan Kabupaten Rokan
Hulu, yang merupakan amanat dari Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41
Tahun 2007 tentang organisasi Perangkat Daerah.

Sebagai organisasi daerah, Kecamatan Rokan IV Koto merupakan unsur penunjang

Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh seorang Camat, yang dalam melaksanakan tugas
dan fungsi nya dibantu oleh Sekretaris Kecamatan, Kasi dan Kasubbag serta Staf Kantor
Camat, didukung oleh Kepala Desa dan Lurah yang ada di Kecamatan Rokan IV Koto
serta instansi vertikal yang berada di wilayah kerjanya.

Kecamatan Rokan IV Koto dalam melaksanakan tugas pokoknya menyelenggarakan

urusan pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan yang dilimpahkan oleh Bupati
yang disesuaikan dengan kebutuhan kecamatan dengan memperhatikan prinsip efesiensi
dan peningkatan akuntabilitas disertai dengan sarana, prasarana, pembiayaandan
personil.

Terdapat beberapa isu strategis yang berpengaruh terhadap perencanaan strategis

Kecamatan Rokan IV koto yang timbul baik dari sudut kelebihan maupun kekurangan
yang disebabkan oleh faktor internal dan eksternal.

Pelimpahan wewenang dari Bupati kepada Camat ini selain merupakan tuntutan dari
8
warga masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang mudah, murah, cepat dan
berkualitas, juga merupakan amanat dari Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32
Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, khususnya pasal 126 ayat 2 yang berbunyi
”Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam pelaksanaan tugasnya memperoleh
pelimpahan sebagian wewenang bupati atau walikota untuk menangani sebagian urusan
otonomi daerah”.

Pemerintah Kabupaten Rokan Hulu telah menerbitkan Peraturan Bupati Rokan Hulu
Nomor 39 Tahun 2011 tentang Pelimpahan Sebagian Kewenangan Bupati Rokan Hulu
kepada Camat untuk Melaksanakan Urusan Pemerintahan Daerah, yang meliputi aspek
perizinan, rekomendasi, koordinasi, pembinaan, pengawasan, fasilitasi, penetapan dan
penyelenggaraan dengan memperhatikan (1) standar, norma dan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku; (2) eksternalitas dan efesiensi penyelenggaraan
pelimpahan kewenangan; dan (3) standar pelayanan minimal. Dalam menyelenggarakan
kewenangan yang berkaitan dengan kebijakan strategis dan operasional pemerintah
daerah, Camat wajib berkoordinasi dengan SKPD yang secara fungsional melaksanakan
dan mengelola sesuai dengan kewenangannya dengan menerapkan prinsip koordinasi,
integrasi, sinkronisasi dan simplikasi.

Rokan terletak sekitar +/- 150,4 km dari Pekanbaru, Ibu Kota Provinsi Riau. Rokan IV
Koto. Kecamatan Rokan IV Koto memiliki keindahan alam yang sangat mempesona,
terbukti dari alamnya yang masih asri dan banyaknya destinasi wisata yang membuat
kita betah untuk menghabiskan waktu di kecamatan Rokan ini.

Beberapa objek wisata yang terdapat di Rokan yaitu: Komplek Istana Raja Rokan dan
Makam Raja-raja Rokan, Puncak Kabur 550 mdpl, puluhan Air terjun ( Ujan Lobek,
kajatan baru, caraci manih, sei tolang, air terjun 3 tingkat muang kida), Agrowisata
sawah Jembatan Sutan Sepedas Padi, puluhan Goa, Wisata alam pemandangan sungai,
dan masih banyak lagi. Selain pesona alamnya yang memukau, terdapat bahan baku
pertambangan yaitu batu bara dan batuan Kapur (bahan dasar semen), lokasi batu bara
terdapat di sebelah barat sekitar +/20 km dari ibu kota kecamatan.

Mata pencaharian sebagian masyarakat adalah bertani, dan berkebun (Sawah, Sawit
dan karet).

Prospek kedepan di kecamatan Rokan IV koto adalah prospek Agroforestry yang saat
ini sedang berjalan, eksploitasi batu bara, dan pabrik semen yang akan menjadikan
Rokan IV koto semakin berkembang. Dan juga perkembangan di bidang kepariwisataan.
Saat ini perkembangan Rokan sudah semakin pesat, jalan-jalan utama untuk menuju
9
Rokan Sudah diperbaiki hampir sempurna. Rokan IV Koto memilki beberapa situs cagar
budaya yang menjadi koleksi bukti keberadaan sejarah dimasa lampau, terdapatnya
sebuah istana kerajaan yang terletak di Rokan. Istana ini sejak dibangun masih memiliki
bagian asli seperti dinding, ukiran - ukiran nya

10
2.2 VISI DAN MISI PERUSAHAAN

VISI
Mewujudkan Aparat Kanto Camat Rokan IV Koto yang Propesional dalam
Memberikan Pelayanan Kepada Masyarakat dalam Menunjang Visi Misi Kabupaten
Rokan Hulu.

MISI

1. Transparan dalam pelayanan

2. Wfwktif & Efisien
3. Rasional
4. Unggul dalam kualitas
5. Jelas & terukur
6. Informasi mudah di dapat.

11
 2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

CAMAT ROKAN IV KOTO

Alparid Toha, SP

SEKCAM
Sigit Pranjoro,S,STP

SUB BAGIAN
UMUM DAN PERLENGKAPAN
Nazwarisman, S. Pd

• Merencanakan program/kegiatan dan penganggaran pada Subbagian Umum dan perlengkapan

• Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan
• Melaksanakan urusan Administrasi Kepegawaian
• Melakukan Penatausahaan Administrasi surat menyurat, Agenda Camat
• Melaksanakan penatausahaan barang milik daerah
• Melakukan pemantauan,evaluasi dan membuat laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan.

ASLAN EDNI TAILA, SH ROZA EFLIANTI VANDEFRIS MASRI ELEF MEI PUTRI
*Melaksanakan *Melaksanakan *Melakukan *Merekap dan *Petugas *Petugas
penatausahaan urusan Administrasi penatausahaan mengirim kebersihan keamanan kantor
barang milik kepegawaian administrasi surat sasaran kerja kantor
daerah *Membuat Laporan menyurat pegawai *Mengantar
*Membuat/ update PNS dan *Agenda kegiatan (SKP) surat
memproses Honorer Camat menyurat
*Menerbitkan
kenaikan gaji *Melakukan Rekap *Administrasi
SPT dan SPPD
berkala (KGB) absen harian perkantoran

12
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 PENGARSIPAN SURAT

A.Pengertian Pengarsipan

Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,

penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan,

dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem tertentu (Badri,

2007). Pengarsipan adalah surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata

usaha yang banyak di lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam

pemerintahan maupun usaha swasta (Surojo, 2006). Jadi, pengarsipan

adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut sistem

pengarsipan tertentu.

B.Macam-macam Pengarsipan

Berdasarkan fungsi arsip menurut Undang – undang No.7 tahun

1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dibedakan menjadi

duayaitu :

➢ Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraanadministrasi negara.

13
Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya :

1. Arsip aktif adalah arsip – arsip yang masih dipergunakan untuk

kelangsungan kerja.

2. Arsip semi aktif adalah arsip – arsip yang fruquensi

penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip

aktif dan inaktif.

3. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip – arsip yang

jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.

➢ Arsip statis

Arsip statis dalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari

– hari administrasi negara.

Menurut sudut hukum dan perundang – undangan, arsip dibedakan

menjadi dua jenis, yaitu :

1. Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan isi

arsip bersangkutan.

2. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat

tanda tangan asli tinta.

14
C.Asas Pengarsipan

Asas pengarsipan menurut Dewi (2011) terdiri dari:

1) Asas sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh

organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan

arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan

penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang

tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan

informasi yang bersifat khusus atau spesifik. Di kantor pemerintah,

swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja

yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat

keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja

tersebut, tetapi biasanya disebut Tata Usaha

Keuntungan asas sentralisasi :

• Ruangan dan peralatan arsip dapat dihemat.

• Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada

pekerjaankearsipan.

• Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasi dapat dimusnahkan.

• Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

Kerugiaan asas sentralisasi :

• Sentraslisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi

yangkecil.

15
• Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu

sistempenyimpanan yang seragam.

• Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakai waktu lebih

lamauntuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2) Asas desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang

ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini

biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya,

danmasing-masing unit pada organisasi mengelola informasi khusus.

Keuntungan asas desentralisasi :

• Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing–masing.

• Keperluan akan arsip mudah terpenuhi,karena berbeda pada unit

kerjasendiri.

• Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya

sudahdikenal baik.

Kerugian asas desentralisasi :

• Penyimpanan arsip terseber di berbagai lokasi dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

• Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip

disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan

perlengkapan sukar dijalankan.

16
 • Kegiatan permusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja

dan inimerupakan pemborosan.

➢ Asas kombinasi sentralisasi – desentralisasi (asas gabungan)

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara

menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini

digunakan untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas

sentralisasi dan desentralisasi. Kombinasi berarti semua arsip yang

masih aktif masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di

unit kerja masing – masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang

dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip.

D.Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsipsecara logis dan

sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau

kombinasi huruf dan nomor identitas arsip yang terkait(Amsyah 2003).

Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam sistem

pengarsipan, yaitu :

• Sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan

susunan abjad dari kata tangkap/nama dokumen bersangkutan.Melalui

sistem abjad ini dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi

kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama

orang dan nama badan. Nama orang (nama individu) terdiri dari nama

lengkap dan nama tunggal, sedangkan nama

17
badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan

nama organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah

• Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana

• Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama

badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

• Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan

bersebelahan dalam satu map.

• Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama

pengirim yang dikirim surat,tanpa mempergunakan indeks. Karena itu

disebut sebagai sistem langsung.

• Susunan guide dan foldernya sederhana.

• Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

• Dapat juga mempunyai file campuran.

Kerugian dari sistem penyimpanan abjad:

• Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan

melalui bagian nama yang lain seperti nama depan/panggilan,tetapi

harus melalui belakang.

• Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama

lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak didalam

penyimpanan.

• Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan

nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.

18
• Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan

pemahaman tentang peraturan mengindeks.

➢ Sistem nomor

Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai

pengganti dari nama- nama orang atau nama badan disebut sistem

nomor. Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen

didasarkan kepada nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen

berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Pada sistem

nomor terdapat 3 unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor. Untuk

menyimpan surat yang memerlukan map diperlukan dua macam map

yaitu map campuran dan map individu. Map campuran berisi surat-surat

dari dan kepada satu koresponden yang jumlahnya kurang dari 5 (lima).

Sehingga surat-surat yang ada dicampurkan dalam satu map dengan file

abjad. Maksud indeks disini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui

nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bila

mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Buku Nomor adalah buku

yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor

koresponden (nama) dalam file sistem nama. Jadi, apabila

memberlakukan map individu dan map campuran, koresponden yang

jumlahnya sudah mencapai 5 (lima) berhak mempunyai nomor sendiri.

Untuk memberikan nomor bagi

19
koresponden yang berhak maka diberikan nomor sesudah urutanyang

terakhir.

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

• Teliti,karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor

ganda.

• Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

• Perluasan nomor tidak terbatas.

• Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.

• Indeks memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian pemakaian sistem nomor:

• Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan

dokumen diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.

• Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

• Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan

mengindeks.

• Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa

perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini.

➢ Sistem geografis/wilayah

Sistem geografis berhubungan dengan letak tempat atau lokasi adalah

suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau

daerah yang menjadi alamat suatu surat.

20
Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:

• Organisasi/perusahaan yang memiliki cabang/tempat usaha

diberbagai tempat, misalnya bank, asuransi, kurir dan sebagainya.

• Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan

lokasi-lokasi. Misalnya perusahaan pengembangan perumahan yang

membuka lokasi perumahan berbagai lokasi,perusahaan distributor

disuatu wilayah.

• Instansi pemerintahan yang melayani masyarakat berdasarkan

kewilayahan, kantor pajak yang menyimpan dokumen dari beberapa

kantor wilayah, kantor pajak yang menyimpan dokumen dari berbagai

kantor wilayah.

• Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan

dengan berbagai negara dan sebagainya.

Keuntungan dari sistem geografis:

• Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah

diketahui.

• Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa

adanya rujukan atau bantuan indeks.

Kerugian dari sistem geografis:

• Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai

pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.

21
• Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan

karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan

geografi dan berkas abjad untuk indeks.

• Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.

• Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat

digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.

➢ Sistem tanggal (choronologis)

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang

didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai

tanggal, bulan, tahun, dekade ataupun abjad. Sistem penyimpanan

kronologi ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam

perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam

mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam

kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan

buku agenda. Dalam sistem ini, semua dokumen diurutkan pada urutan

tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan

dan penyimpanan, sistem ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan

pada urutan tanggal, bulan serta tahun.

Keuntungan sistem kronologi:

• Mudah dilaksanakan

• Susunan dan urutan guide sederhana

• Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

22
Kerugian sistem kronologi:

• Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan

jumlah dokumen yang tidak banyak.

• Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, dan tahun sebuah dokumen

tidak diketahui.

• Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

➢ Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan

kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut

perihal, pokok masalah, pokok surat, atau subjek. Di Indonesia sistem

ini banyak dipergunakan oleh instasi-instansi pemerintah yang besar

dan luas. Untuk arsip instansi/perusahaan yang disimpan secara

sentral,maka sistem subjek adalah sistem yang paling tepat

dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit

kerja yang mempunyai subjek sendiri-sendiri dan pada penyimpanan

sentral semuanya bergabung menjadi satu sistem.

Keuntungan dalam sistem subjek adalah:

• Penghematan waktu pencarian dokumen,karena semua hal yang

menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat

penyimpanan.

• Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara

menyisipkan subyek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada

subjek utama.

23
Kelemahan dari sistem subjek adalah:

• Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak

terkendali.

• Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah

yang digunakan tidak dibatasi.

• Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,memerlukan

bantuan analis arsip yang berpengalaman.

• Diperlukan petunjuk silang yang memadai,untuk menyatukan

berbagai subjek dan informasi yang terkait.

• Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar

subjek,sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan arsip.

24
3.2 PROSEDUR PENGARSIPAN

A.Pengertian Prosedur Pengarsipan

Menurut Mulyadi (2007) prosedur adalah urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau

lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam

transaksi perusahaan yang terjadi berulang.

Langkah-langkah penyimpanan arsip menurut Agus dan Teguh (2005) :

a) Pemeriksaan

Sebelum sebuah dokumen disimpan secara tetap maka, kita harus

memastikan apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau

belum. Langkah ini adalah persiapan penyimpanan dokumen dengan

cara memeriksa setiap lembar dokumenuntuk memperoleh kepastian

bahwa dokumen-dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk

disimpan. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan,

maka kita dapat memberikan suatu tanda siap disimpan(release mark).

Tanda atau simbol yang digunakan dapat berupa tulisan

file,arsip,dokumen,tanda centang, dan lain-lain.

b) Mengindeks

Setelah mendapatkan kepastian untuk menyimpan dokumen, maka

langkah berikutnya adalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan

menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap

lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata-tangkkap ini tergantung

kepada sistem penyimpanan yang digunakan.

25
c) Memberi tanda

Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan

sistem penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini

lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu

dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok

pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan

mengindeks.

d) Menyortir

Untuk menghindari kesaahan peletakan yang dapat berakibat fatal,

maka sebelumnya melakukan peletakan ke dalam tempat penyimpanan

sebaiknya dilakukan pengelompokan dokumen berdasarkan indeks

yang sudah ditentukan. Menyortir adalah mengelompokkan dokumen-

dokumen untuk persiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.

Dengan dilakukan langkah ini dapat mempermudah proses peletakan

dokumen berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan.

e) Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen

sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Ada

5 (lima) sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai

penyimpanan, yaitu sistem abjad, tanggal, geografis, subjek, dan

numerik. Langkah ini merupakan langkah terakhir atau final dalam

prosedur penyimpanan dokumen. Sehingga langkah ini harus

dilakukan secara teliti dan hati-hati. Jangan sampai terjadi

kesalahan peletakan,

26
 yang dapat mengakibatkan hilangnya suatu dokumen. Bila terjadi

kesalahan letak, maka semua langkah prosedur kearsipan dari awal

ampai dengan tahap menyortir dapat dikatakan sia-sia.

B.Dokumen Arsip

Menurut Dewi (2011) terdapat beberapa dokumen yang diarsip terdiri

dari:

1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat

lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar.

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat

perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar

hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya :

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian

perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan

tabel.

b. Pita rekaman.

c. Mikro film.

d. Disket.

e. Compact disk.

27
f. Flash disk.

3. Arsip menurut nilainya:

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan

dan undangan.

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan

organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta

kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan

keputusan pengadilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat,

dan gambar foto dan peristiwa.

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan

laporan keuangan.

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli,

kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

4. Arsip menurut sifat kepentingannya:

a. Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo.

b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti

dan surat pesanan barang.

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji.

28
d. Arsip sangat penting / vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku

induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah.

30
 BAB IV
PENUTUP
4.2 KESIMPULAN
Pembelajaran di dunia kerja, yaitu di Kantor Camat Pendalian IV Koto merupakan
suatu strategi yang memberi peluang kepada kami mengalami proses belajar, dan
mencari wawasan melalui bekerja langsung pada pekerjaan sesungguhnya. Dengan
adanya praktek kerja lapangan di Kantor Camat Pendalian IV Koto,dapat merasakan
bagaimana pelaksanaan praktek langsung di lingkungan dunia kerja yang langsung
dibimbing oleh pembimbing kami d Kantor Camat Pendalian IV Koto.Bahkan kami
dapat mengukur sejauh mana penguasaan ilmu yang didapatkan di sekolah.
4.3 SARAN - SARAN
Pada kesempatan ini,ijinkanlah penulis untuk memberikan beberapa saran kepada
pihak sekolah yang sekiranya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan guna kemajuan
dimasa mendatang. Saran-saran itu adalah:
1. Sekolah hendaknya lebih menyiapkan lagi kemampuan siswa sebelum praktek
di dunia kerja.
2. Adanya kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia kerja sehingga
terjadi sinkronisasi materi yang diajarkan di sekolah dan proses
pembimbingan di tempat prakte
3. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini akan lebih terarah apabila
disusun suatu jadwal yang harus dikerjakan siswa / siswi selama
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
4. Pihak sekolah agar dapat memantau kegiatan siswa yang sedang
melaksanakan PKL secara intensif sehingga segala kesulitan yang timbul
dapat dipecahkan bersama.

31
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.google.com/url?esrc=s&q=&rct=j&sa=U&url=https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456
789/7100/TA%2520BAB%25202.pdf%3Fsequence%3D6%26isAllowed%3Dy&ved=2ahUKEwj_lNHrodD
8AhXOUGwGHaNVDLcQFnoECAoQAg&usg=AOvVaw3o--yKBjwF-QjH0oZVrHPL

32