RiskManagement

MODUL
KORESPONDENSI BISNIS
Oleh:
Farika Nikmah, S.Sos., M. AB

NIP. 197903182008122002
Shinta Maharani Trivena, S. AB., M. AB

NIP. 199001082014042001
POLITEKNIK NEGERI MALANG

2019
i
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan karunia-Nya Modul
Korespondensi Bisnis ini dapat terselesaikan. Modul ini disusun untuk kegiatan belajar
mengajar pada mata kuliah Teori Korespondensi Bisnis yang diampu pada semester ganjil.
Dalam penyusunan modul ini, dengan penuh rasa hormat diucapkan terima kasih kepada
beberapa pihak:
1. Drs. Awan Setiawan, MM., MMT, Direktur Politeknik Negeri Malang.
2. Drs. Joni Dwi Pribadi, M. AB, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri
Malang.
3. Mahmudatul Himmah, SE., M. AB, Ketua Program Studi Diploma 3 Administrasi
Bisnis Jurusan Administrasi Niaga.
4. Tim penyusun modul bidang keahlian Administrasi Perkantoran, yang memberikan
saran, masukan untuk terselesaikannya Modul Korespondensi Bisnis ini.
5. Serta semua pihak yang ikut membantu dalam penyusunan modul, mulai dari proses
penyusunan sampai terselesaikannya modul ini
Tuhan dengan segala kebaikan-Nya, memberikan limpahan nikmat dan
kemudahan sehingga Modul Korespondensi Bisnis ini dapat selesai dengan baik. Mohon
saran dan masukan demi perbaikan dan kemanfaatan modul ini.
Malang, Agustus 2019

Penyusun
iii
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ iv
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... v
BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL................................................ 1

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Teori Korespondensi Bisnis ............................ 1
1.2 Tujuan...................................................................................................... 1
1.3 Hasil yang Diharapkan ............................................................................ 2
1.4 Cara Memahami Modul .......................................................................... 2
1.5 Manfaat Modul Korespondensi Bisnis .................................................... 3
BAB II DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS ................................... 4

2.1 Pengertian Korespondensi Bisnis ............................................................ 4
2.2 Surat, Surat Resmi dan Surat Bisnis ....................................................... 5
2.3 Ciri, Fungsi/Tujuan dan Syarat Surat Bisnis .......................................... 6
2.4 Istilah Bisnis ............................................................................................ 8
Latihan............................................................................................................ 13
BAB III PENGELOMPOKAN SURAT ............................................................ 14

3.1 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya ...................................... 15
3.2 Pengelompokan Surat Menurut Kegiatan dan Banyaknya Sasaran
Yang Dituju ............................................................................................. 16
3.3 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksud, Sifat dan Urgensi
penyelesaiannya ...................................................................................... 17
Latihan............................................................................................................ 19
BAB IV TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS ........................................... 20

4.1 Bagian-Bagian Surat Bisnis .................................................................... 21
4.2 Pengawasan dan Prosedur dalam Surat Menyurat .................................. 26
Penanganan Surat Masuk ........................................................................ 27
Penanganan Surat Keluar ........................................................................ 28
4.3 Petunjuk Penulisan Tata Kalimat ............................................................ 29
4.4 Bentuk Surat ............................................................................................ 32
4.5 Teknik Memilih Kertas pada Surat Bisnis .............................................. 46
4.6 Mampu Menyusun Konsep dan Mengetik Surat dengan Baik................ 48
Latihan ............................................................................................................ 50
iv
BAB V SURAT BISNIS
5.1 Surat Bisnis ............................................................................................. 53
Surat Perkenalan ..................................................................................... 53
Surat Permintaan Penawaran .................................................................. 55
Surat Penawaran ..................................................................................... 56
Surat Pesanan ......................................................................................... 58
Surat Penerimaan Pesanan ..................................................................... 59
Surat Konfirmasi Pesanan ...................................................................... 61
Surat Pengiriman Pesanan ..................................................................... 63
Surat Penolakan Pesanan ........................................................................ 65
Surat Penagihan ...................................................................................... 66
Surat Keluhan/Klaim ............................................................................... 70
Surat Referensi Dagang .......................................................................... 71
Surat Referensi Bank............................................................................... 72
Latihan .......................................................................................................... 75
BAB VI SURAT ELEKTRONIK ...................................................................... 78

6.1 Surat Elektronik atau Electronic Mail (e-mail)....................................... 79
6.2 Macam-Macam e-mail ............................................................................ 79
6.3 Bagian-Bagian e-mail.............................................................................. 80
6.4 Komponen-Komponen e-mail................................................................. 83
6.5 Etika Menggunakan e-mail ..................................................................... 84
6.6 Istilah-Istilah dalam Surat Elektronik ..................................................... 84
Latihan ........................................................................................................... 85
KUMPULAN SOAL .......................................................................................... 86

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 93
v
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama ....................................................... 35

Gambar 4.2 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style) ....................... 36
Gambar 4.3 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style) ........................ 37
Gambar 4.4 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) .......................................... 38
Gambar 4.5 Bentuk Lurus (Block Style) ............................................................. 39
Gambar 4.6 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) .................................... 40
Gambar 4.7 Bentuk Bertakuk (Indented Style) ................................................. 41
Gambar 4.8 Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style) ....................... 42
Gambar 4.9 Contoh Surat Berjudul (Berita Acara) ............................................ 44
Gambar 4.10 Contoh Surat Berjudul (Nota Dinas) ............................................... 45
Gambar 4.11 Teknik Melipat Kertas Surat .......................................................... 48
Gambar 5.1 Contoh Surat Perkenalan ................................................................ 54
Gambar 5.2 Contoh Surat Permintaan Penawaran ............................................ 56
Gambar 5.3 Contoh Surat Penawaran ................................................................. 57
Gambar 5.4 Contoh Surat Pesanan ..................................................................... 59
Gambar 5.5 Contoh Surat Penerimaan Pesanan ................................................ 61
Gambar 5.6 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan ................................................. 63
Gambar 5.7 Contoh Surat Pengiriman Pesanan ................................................. 64
Gambar 5.8 Contoh Surat Penolakan Pesanan .................................................. 65
Gambar 5.9 Contoh Surat Penagihan yang Pertama .......................................... 67
Gambar 5.10 Contoh Surat Penagihan yang Kedua .............................................. 68
Gambar 5.11 Contoh Surat Penagihan yang Ketiga ............................................. 69
Gambar 5.12 Contoh Surat Keluhan/Klaim ......................................................... 70
Gambar 5.13 Contoh Surat Permintaan Referensi Dagang ................................. 71
Gambar 5.14 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Dagang ............ 72
Gambar 5.15 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (1) .......... 73
Gambar 5.16 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (2) .......... 74
vi
BAB I
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
1.1 Pentingnya Mata Kuliah Teori Korespondensi Bisnis
Mata Kuliah Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah teori sebelum mahasiswa
masuk pada mata kuliah Korespondensi Bisnis Praktek, dimana aktifitas perkuliahaan
dilakukan di ruang perkuliahan/kelas, sebagai mata kuliah wajib yang harus ditempuh oleh
mahasiswa tingkat satu di semester pertama. Mata kuliah Korespondensi Bisnis penting
untuk disampaikan kepada mahasiswa, mengingat pada mata kuliah ini mencakup topik
yang relevan dengan aktifitas kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu
mencakup pemahaman tentang dasar korespondensi, prosedur dan istilah bisnis, surat
berikut dengan bentuk, macam, jenis, bahasa dan bagaimana menyusun surat dengan
bahasa yang baku dan format yang benar.
Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah kemampuan
dasar yang harus dimiliki oleh calon office administrative, customer care, personal
assistant, supervisor, dan enterpreneur pada instansi pemerintah, BUMN, perusahaan
modern, serta bisnis mandiri.
1.2 Tujuan
Mata kuliah Korespondensi Bisnis disampaikan dengan tujuan agar mahasiswa dapat
lebih mengasah kemampuan dasar yang harus dimiliki sesuai dengan profil lulusan
program studi, dan menjadi ciri khas lulusan untuk mendapatkan nilai lebih dalam bersaing
dengan lulusan yang lain.
1
1.3 Hasil yang Diharapkan
Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Korespondensi Bisnis adalah:
a. Mahasiswa dapat memahami konsep dasar korespondensi bisnis dan cara kerja office
administrative, customer care, personal assistant, supervisor, dan enterpreneur dalam
melakukan kegiatan korespondensi.
b. Mahasiswa dapat memahami macam-macam surat bisnis, bentuk dan dapat memilih
surat bisnis yang akan disusun sesuai dengan kebutuhan.
c. Mahasiswa mampu menyusun surat bisnis dengan mempertimbangkan sisi teknis
seperti: pemilihan ukuran kertas, pengaturan display, dan lain-lain serta sisi kreatifitas,
seperti: susunan bahasa surat yang baik dan benar untuk menghasilkan konsep surat
yang baik yaitu dapat mencitrakan positif pengirim surat serta dapat diterima dengan
baik oleh penerima surat.
1.4 Cara Memahami Modul
Modul Korespondensi Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan tujuan dan hasil
yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat pada masing-masing bab,
dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari topik yang akan dibahas, langkah-
langkah, serta petunjuk dari setiap kegiatan yang harus dilakukan.
Latihan dikerjakan secara individu atau kelompok, dengan dosen pengampu mata
kuliah sebagai fasilitator, yaitu sebagai tempat berkonsultasi bila mengalami kesulitan
dalam mengerjakan latihan. Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah yang
menerangkan dan memberikan latihan bagaimana memahami dan menyusun surat bisnis
dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari aktifitas pekerjaan kantor
sebenarnya, sehingga pelaksanaan perkuliahan dilakukan secara berurutan dari satu
2
aktifitas ke aktifitas berikutnya. Ini berarti, mahasiswa tidak dibenarkan melanjutkan ke
kegiatan berikutnya, jika belum menguasai tuntas materi pada kegiatan sebelumnya.
Sehingga, diharapkan capaian dari masing-masing mahasiswa sama.
1.5 Manfaat Modul Korespondensi Bisnis
Adanya Modul Korespondensi Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu:
a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Korespondensi Bisnis.
b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang, memudahkan
pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar mengajar dapat selesai dengan baik
dan sesuai harapan.
c. Kegiatan perkuliahan menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan menguasai
yang diharapkan pada mahasiswa dapat tercapai.
d. Sebagai pengganti dosen jika berhalangan hadir karena tugas/kepentingan lain,
sehingga proses belajar mengajar tetap berjalan sesuai dengan arahan yang terdapat
pada modul, dan dosen memberikan pesan pada hari/minggu sebelumnya atau melalui
komunikasi telepon.
3
BAB II
DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS
Pengertian Ciri,
Korespondensi Surat, Surat Fungsi/Tujuan
Bisnis Bisnis, Surat dan Syarat Istilah Bisnis
Resmi Surat Bisnis
Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini:
1. Apa maksud dari kegiatan korespondensi bisnis?
2. Apa perbedaan surat bisnis dengan jenis surat yang lain?
3. Apa manfaat disusunnya konsep surat bisnis dengan baik dan benar?
Tujuan Kegiatan
1. Mahasiswa mengerti, paham pengertian dan kegiatan korespondensi bisnis.
2. Mahasiswa memahami tujuan disusunnya konsep surat bisnis.
3. Mahasiswa memahami peran surat bisnis untuk kegiatan perkantoran dan bisnis.
2.1 Pengertian Korespondensi Bisnis
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat
dan berkomunikasi dengan surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
korespondensi dapat diartikan sebagai "Perihal Surat-Menyurat", dengan demikian
korespondensi sebenarnya sama saja dengan ikhwal surat-menyurat. Dari kedua pengertian
diatas, dapat disimpulkan bahwa korespondensi menunjuk pada tindakan atau aktivitas
menulis atau menyusun surat.
4
Pengertian bisnis dalam ilmu ekonomi, adalah suatu organisasi yang menjual barang
atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis
kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam
konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan
aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan. Sehingga, pengertian dari
korespondensi bisnis adalah:
1. Suatu bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi bisnis
dengan harapan dapat mencapai tujuan bisnis
2. Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat
dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
2.2 Surat, Surat Resmi dan Surat Bisnis
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
ataupun nonbisnis. Pendapat lain mengungkapkan surat adalah suatu sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada
pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Secara umum surat dapat dikatakan
sebagai alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu
pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman,
pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Sebelum masuk pada surat
bisnis, perlu dipahami lebih jauh tentang surat resmi (official letter) yaitu surat yang
digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan,
lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain
5
secara formal. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan,
misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan
cermat sesuai keperluannya. Surat resmi dibuat dengan sistematis dengan bahasa yang
baku, dan dibuat untuk kepentingan formal. Beberapa contoh surat resmi yang sering
disusun seperti: surat keputusan, surat permohonan, surat perintah, surat kuasa, surat
panggilan/undangan, dan surat edaran.
Surat bisnis juga termasuk surat resmi, namun lebih spesifik/mengarah pada
komunikasi untuk tujuan bisnis. Hal ini dapat dilihat dari persamaan fungsi dan ciri-ciri
yang ada pada surat resmi dan surat bisnis, dan hanya beda pada tujuan dibuatnya surat.
Intinya, surat bisnis fokus pada komunikasi tulis untuk mendukung kegiatan bisnis,
sedangkan sebagian surat resmi memiliki tujuan diluar kegiatan bisnis. Menurut Purwanto
(2012), surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau
institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksimilie, telepon
ataupun lewat sambungan internet. Selain surat bisnis disebutkan juga tentang surat resmi.
2.3 Ciri, Fungsi/Tujuan dan Syarat Surat Bisnis
Ciri-ciri surat bisnis yaitu: (1) selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan, (2)
dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik, (3)
menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian, (4)
menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti. Tujuan dan Fungsi
surat bisnis: (1) sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian, (2) sebagai alat
pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan, (3) sebagai
wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya, (4) sebagai panduan dalam
6
menjalankan tugas, (5) sebagai alat promosi, (6) sebagai bahan untuk mengambil suatu
keputusan, (7) sebagai bukti dari sejarah. Surat bisnis harus disusun dengan baik dan benar
sesuai dengan syarat atau ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Karateristik
dikenal dengan sebutan 7C, yaitu: Clear (Jelas), Concise (Singkat), Complete (Lengkap),
Courteous (Sopan), Concrete (Bisa dipercaya), Clean (Rapi) dan Careful (Hati-hati).
Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik yaitu:
1. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya.
2. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap
menjaga sopan santun. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah:
- Jelas, yaitu informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan tepat, bahasa yang
digunakan jelas. Jelas tidak hanya dimengerti, tetapi juga bebas dari kemungkinan
salah tafsir. Bahasa yang jelas tidak meragukan atau samar-samar sehingga dapat
mengalihkan gagasan keada pembaca tepat seperti yang dimaksud penulis.
- Lugas, mempunyai makna praktis, cekatan, dan cepat. Kata lugas jika diterapkan
dalam penulisan kalimat berarti langsung menunjukkan persoalan, yang pokok-
pokok saja, tidak bertele-tele atau berbelit-belit, tidak menimbulkan penafsiran
rangkap. Cara pelugasan bahasa yang diperlukan dalam penulisan surat bisnis
adalah: menghilangkan unsur-unsur yang mengaburkan gagasan, meluruskan
pemakaian bahasa yang rancu, memutakhirkan peristilahan yang dipakai dalam
bahasa surat bisnis, menempatkan tanda baca yang tepat, serta menarik dan sopan.
Bahasa yang menarik disini ialah bahasa yang hidup dan mampu membangkitkan
minat hidup pembaca. Bahasa yang menarik menghindari pengulangan kata yang
menjemukan. Selain bahasa yang digunakan lugas dan jelas seperti yang telah diuraikan
diatas masih ada beberapa bahasa surat yang digunakan antara lain:
7
1. Bahasa yang umum, ialah bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa yang dipahami oleh
seluruh lapisan masyarakat. Selain strukturnya yang baku, ciri bahasa umum adalah
pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum, bukan selera kelompok
orang, apalagi selera pribadi. Bahasa umum adalah bahasa standar. Bahasa standar
harus bebas dari dialek, slang, dan kata-kata prokem.
2. Kata yang baku, adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan
mengucapkannya. Pembakuan juga mencakup pemilihan kata. Bila ada sejumlah kata
yang sama artinya, harus ditentukan satu atau dua kata yang baku. Pembakuan
diperlukan karena kata-kata bakulah yang dipakai dalam ragam resmi.
3. Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang
unsurnya terdiri atas dua kata lebih yang berpola tetap. Susunannya baku dan permanen
sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan dan tidak boleh ditambah atau dikurangi.
4. Pemakaian ejaan yang disempurnakan, ejaan yang berlaku untuk bahasa Indonesia
sekarang ini adalah Ejaan Yang Disempurnakan. Adapun ruang lingkupnya meliputi:
- Penulisan huruf, yaitu menyangkut penulisan huruf kapital dan huruf miring. Huruf
kapital dipakai pada:
1. Huruf pertama nama gelar, jabatan, pangkat yang diikuti nama orang lain
2. Huruf pertama nama bangsa, suku dan bahasa
3. Huruf pertama tahun, bulan, hari, peristiwa bersejarah
4. Digunakan dalam singkatan nama gelar dan sapaan kecuali dokter.
Huruf miring dipakai untuk menuliskan nama buku, majalah dan surat kabar yang
dikutip dalam karangan/surat, ungkapan asing atau bahasa daerah yang belum
disesuaikan.
8
- Penulisan unsur serapan, adalah unsur penyerapan dari bahasa asing yang sering
menimbulkan masalah dalam penyerapan atau penulisan.
- Pemakaian tanda baca, pemakaian tanda baca yaitu meliputi penggunaan tanda baca
titik dan koma. Tanda baca titik dipakai untuk menyingkat satu kata, dua kata, tiga
kata. Tanda koma dipakai untuk memisahkan dua kalimat setara, dibelakang
ungkapan penghubung antar kalimat serta penulisan alamat/nama tempat yang
berurutan.
3. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia
yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan
benar mutlak dibutuhkan.
4. Isi surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang
efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga
menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
5. Dalam penyusunan „surat‟ yang sifatnya „dinas‟ atau „resmi‟ penulis surat juga perlu
memperhatikan beberapa hal berikut ini:
- Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
- Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akan diungkapkan
- Menetapkan bahan rujukan: dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung
yang diperlukan (Djuharie, 2001)
2.4 Istilah Bisnis
Dalam menyusun surat bisnis seringkali dihadapkan dengan istilah-istilah bisnis yang
harus dipahami, sehingga diharapkan tidak akan salah dalam memberikan arti/persepsi/dan
yang dimaksudkan. Perkembangan bisnis sangat pesat, bisnis tidak hanya dilakukan secara
9
konvensional/face to face tapi juga mengarah ke media online. Dampaknya semakin
banyak istilah-istilah bisnis yang perlu diketahui, beberapa dari istilah-istilah bisnis yang
perlu diketahui yaitu:
Istilah dalam Penyerahan Barang
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam penyerahan barang, yaitu:
No Istilah Keterangan
1. Loco gudang Penjual menyerahkan barang-barang, dalam keadaan
belum dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli
harus mengambil sendiri di gudang.
2. Franco gudang Ongkos-ongkos sampai barang dalam gudang
pembeli pembeli ditanggung oleh penjual.
3. Eks gudang Barang diterimakan di gudang penjual, tetapi
ongkos-ongkos pengepakan, penimbangan
ditanggung oleh pembeli
4. F.O.S (Free on Ongkos angkutan sampai barang itu di stasiun
Station) atau franco ditanggung oleh penjual.
stasiun
5. F.O.B (Free on Ongkos barang sampai dimuat di atas kapal
Board) ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos
pengangkutannya ditanggung oleh pembeli.
6. C&F (Cost and Ongkos pengangkutan sampai barang-barang di atas
Freight) kapal ditanggung oleh penjual.
7. C.I.F (Cost Semua ongkos yang diperlukan untuk barang
Insurance and termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal
Freight) ditanggung oleh penjual.
Istilah dalam Potongan Harga
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam potongan harga, yaitu:
1. Potongan Potongan yang diberikan karena pembeli membayar
Tunai tunai, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar
beberapa waktu kemudian.
2. Discount Potongan yang diberikan karena membeli dalam jumlah
besar.
3. Rabat Harga yang diberikan kepada pembeli karena barang
akan dijual lagi dengan harga yang sama. Jadi rabat
sebagai keuntungannya
4. Rafaksi potongan harga yang diberikan berhubung ada
kesalahan, misalnya tentang barang yang dikirimkan.
10
Istilah dalam Pembayaran
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam pembayaran, yaitu:
1. CAC (Cash Barang di bayar terlebih dahulu sebelum dibawa, atau
and Carry) uang diterima lebih dahulu baru barang dikirim
2. COD (Cash on Pembayaran dilakukan pada saat barang diterima
Delivery)
3. Remburs Pembeli menyerahkan pembayaran kepada pengangkut
barang pada waktu barang diserahkan
Istilah dalam Korespondensi
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam korespondensi, yaitu:
1. acc = accord Setuju
2. B/L = Bill of Lading surat muatan kapal
3. C/O = Care Of dengan alamat (d.a)
4. C.Q = Casu Qou dalam hal ini
5. D/O = Delivery Order surat penyerahan barang (pengeluaran dari
gudang)
6. do /ditto Idem
7. ddo = de dato Tertanggal
8. Ltd = Limited perseroan terbatas
9. NB = Nota Perhatian, catatan
Bene
10. PO BOX = Post kotak pos
Office Box
11. PS = Postscript Catatan
12. p/a per alamat
13. pf = pour feliceter ucapan selamat
14. PP = per procuration yang diberi kuasa
15. QQ = Qualitate Quo karena jabatan (selaku)
16. S E & O = Save jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki
Error and
Ommissions)
17. After Sales Service Layanan purnajual
18. Air Way Proses pengiriman cargo dapat langsung
Bill menghubungi perusahaan penerbangan sebagai
pengangkut melalui agen cargo untuk mengurus
pengiriman barang
11
19. Claim Tuntutan
20. Confidental Rahasia
21. Down Transaksi pembayaran untuk uang muka order
Payment
22. Faktur Daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan
nama jumlah, dan harga yang harus dibayar
23. Joint Kerjasama yang dilakukan oleh beberapa pihak
Venture untuk menyelenggarakan usaha bersama dalam
jangka waktu tertentu, dan kerjasama tersebut
akan berakhir setelah tujuan tercapai atau
pekerjaan selesai
24. Monster / sample Contoh barang dagangan untuk dinilai mutunya
(bobotnya, warnanya)
25. Petty Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan
Cash yang sifat transaksinya relatif kecil dan tidak
memerlukan cek
26. Promes Suatu kontrak yang berisikan janji secara terinci
dari suatu pihak (pembayar) untuk membayarkan
sejumlah uang kepada pihak lainnya (pihak yang
dibayar)
27. cc = carbon copy Tembusan
28. enc. = enclosure lampiran
29 RSVP Please reply
Latihan
1. Jelaskan perbedaan mendasar antara surat resmi dan surat bisnis!
2. Cari contoh surat bisnis yang dapat dikoreksi tentang bahasa yang digunakan, apakah
telah menggunakan bahasa yang baku/belum, dan jika belum bagaimana
pembetulannya!
3. Sebutkan istilah-istilah bisnis yang lain, sebanyak 10 istilah bisnis!
Penilaian Hasil Latihan oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami pengertian dari
korespondensi bisnis?
2 Apakah anda telah memahami tujuan dari kegiatan
3 Apakah anda telah memahami fungsi dan peran
12
4 Apakah anda telah memahami bahasa dan istilah bisnis
pada kegiatan korespondensi bisnis?
Penilaian Hasil Latihan oleh Dosen Pengampu
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami pengertian dari
2 Apakah anda telah memahami tujuan dari kegiatan
3 Apakah anda telah memahami fungsi dan peran
4 Apakah anda telah memahami bahasa dan istilah
bisnis pada kegiatan korespondensi bisnis?
13
BAB III
PENGELOMPOKKAN SURAT
- Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

- Pengelompokan Surat Menurut Kegiatannya
- Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran -
- Pembaca yang Dituju
- Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
- Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
- Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
1. Bagaimana contoh surat pribadi, surat pemerintah, surat bisnis dan surat sosial?
2. Bagaimana contoh surat intern dan ekstern?
3. Bagaimana contoh surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman?
4. Bagaimana contoh surat permohonan dan surat keterangan?
5. Bagaimana contoh surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia?
6. Bagaimana contoh surat biasa, surat segera, dan surat kilat?
Tujuan Kegiatan:
1. Mahasiswa terampil mengelompokkan dan menentukan contoh yang benar untuk surat
pribadi, surat pemerintah, surat bisnis dan surat sosial.
intern dan ekstern.
biasa, surat edaran dan surat pengumuman
permohonan dan surat keterangan.
14
biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia.
biasa, surat segera, dan surat kilat.
3.1 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Dilihat dari pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu:
a. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi.
Isinya mengenai kepentingan pribadi. Oleh sebab itu, pengirim surat pribadi harus
menyebut dirinya dengan kata saya atau atas nama orang pertama.
Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam:
(1) Surat pribadi yang isinya bersifat prive, misalnya surat kepada teman atau kepada
kerabat/keluarga. Surat ini memiliki kebebasan dalam bentuk dan pemakaian
bahasa. Bentuk surat pribadi boleh menyimpang dari aturan bentuk surat resmi dan
bahasanya boleh tidak baku.
(2) Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat
atau instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat
pernyataan. Surat pribadi yang demikian itu harus menggunakan bentuk dan
bahasa yang baku.
b. Surat pemerintah
Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama digunakan oleh instansi pemerintah
untuk kepentingan instansi pemerintah. Mengingat surat pemerintah merupakan surat
resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah, bahasanya pun harus bahasa resmi. Surat
15
pemerintah dipakai oleh pemerintah mulai dari tingkat kelurahan sampai tingkat
lembaga tinggi Negara.
c. Surat bisnis
Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan bisnis untuk urusan
perdagangan atau jual beli. Surat-surat bisnis memakai bentuk yang bervariasi, tetapi
tetap mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa dalam surat bisnis lebih
luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.
d. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
yayasan, perkumpulan olah raga organisasi kedaerahan, dan organisasi kemasyarakatan
lainnya yang bersifat nirlaba.
3.2 Pengelompokan Surat Menurut Kegiatan dan Banyaknya Sasaran yang Dituju
Setiap organisasi mempunyai kegiatan yang bersifat intern dan yang bersifat ekstern.
Surat-surat yang dikeluarkan pun dapat diklasifikasikan sesuai dengan kegiatan tersebut.
Dari segi kegiatannya, surat dibedakan atas:
a. surat intern, yaitu surat yang ditujukan ke dalam lingkungan suatu organisasi;
b. surat ekstern, yaitu surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi.
Dari segi sasarannya surat dapat ditujukan kepada satu orang atau organisasi. Surat
dapat juga ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya sangat banyak.
Berdasarkan sasaran tersebut surat dapat dibedakan atas:
a. surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi
(jumlahnya sedikit); dan
16
b. surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau
organisasi yang jumlahnya banyak.
3.3 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksud, Sifat dan Urgensi
Penyelesaian
Setiap pengirim surat pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan kepada pihak
yang dituju. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, pengaduan,
penawaran dan lain-lain. Pokok berita di dalam sebuah surat akan menjadi nama surat itu
sendiri. Dengan perkatan lain, nama surat akan mencerminkan isi atau maksud yang
terkandung di dalamnya. Sebagai contoh, surat-surat yang diberi nama surat permohonan,
surat penuntutan, surat pesanan, dan surat keterangan, dinamakan demikian tak lain karena
nama itu mencerminkan maksud suratnya, yaitu memohon, menuntut, memesan, dan
menerangkan.
Pengelompokan surat menurut sifatnya dibedakan atas:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh
diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju. Misalkan dalam sebuah kantor ada
surat masuk untuk pejabat tertentu. Setelah selesai membacanya, ia meletakkan surat
itu begitu saja di atas mejanya sehingga orang lain –bila mau- dengan gampang juga
dapat membacanya. Jika hal itu tidak akan menimbulkan akibat negatif baik bagi
orang yang dituju maupun bagi organisasi, maka surat yang demikian dapat
diklasifikasikan sebagai surat biasa.
17
b. Surat Konfidensial
Surat konfidensial adalah surat untuk kalangan terbatas. Arti kata konfidensial
sebenarnya rahasia, tetapi dalam hal ini pengertian yang lebih tepat adalah terbatas.
Maksudnya, surat tersebut tidak untuk disebarluaskan karena ditujukan atau dipakai
untuk kalangan tertentu. Jadi, pengertian konfidensial adalah setengah rahasia atau
cukup diketahui oleh pejabat yang dituju saja.
c. Surat Rahasia
Surat rahasia (dan sangat rahasia) adalah surat yang hanya boleh dibuka dan hanya
boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat
rahasia dituliskan kata RAHASIA atau disingkat RHS yang ditempatkan di bagian atas
amplop, di sebelah kiri atau kanan.
Setelah pengelompokan surat menurut isi dan maksud, pengelompokan surat
menurut sifat, selanjutnya pengelompokan surat berdasarkan urgensi penyelesaian,
dibedakan atas:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan. Kata
biasa dalam hal ini mengandungpengertian tidak perlu cepat-cepat dikirim atau lain
tidak harus segera dibalas. Bila dikirim via pos, perangkonya cukuplah perangko yang
minimal saja.
b. Surat Segera/Ekspres
Surat segera/ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi
tidak se-urgent surat kilat. Bila dikirim via pos, biaya perangko surat ekspres tentu
lebih besar dari perangko surat biasa.
18
c. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus
didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proses
pengirimannya.
Latihan
1. Cari contoh surat pribadi yang bersifat resmi, yang ditujukan oleh seornag karyawan
kepada atasan/pimpinan perusahaan!
2. Cari contoh 2 surat intern!
3. Cari masing-masing 3 contoh untuk surat konfidensial dan surat rahasia!
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang pengelompokan
surat?
2 Apakah anda telah memahami masing-masing surat
sesuai dengan pengelompokannya?
3 Apakah anda dapat memberikan contoh dari masing-
masing surat yang ada pada topik bahasan bab ini?
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang
pengelompokan surat?
2 Apakah anda telah memahami masing-masing surat
sesuai dengan pengelompokannya?
19
BAB IV
TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS
1. Apakah bagian-bagian surat harus ada secara lengkap ditampilkan dalam surat bisnis?
2. Apakah pengawasan dan prosedur surat bisnis harus dijalankan sesuai dengan aturan
yang selalu sama pada setiap instansi dan perusahaan bisnis?
3. Bagaimana menyusun kalimat dalam surat bisnis dengan baik sesuai dengan petunjuk
teknis yang ditetapkan?
4. Bagaimana memilih bentuk surat bisnis dengan tepat sesuai dengan kebutuhan?
5. Bagaimana cara memilih kertas dan melipat kertas surat dengan baik dan tepat?
Tujuan Kegiatan:
1. Mahasiswa terampil menjelaskan bagian-bagian yang harus ditampilkan dalam surat
bisnis.
2. Mahasiswa paham tentang pihak-pihak yang melakukan pengawasan dalam penyusunan
surat bisnis dan prosedur yang harus dilalui.
20
3. Mahasiswa terampil menyusun kalimat dalam surat bisnis dengan baik sesuai dengan
petunjuk teknis yang ditetapkan.
4. Mahasiswa mampu memilih bentuk surat bisnis dengan tepat sesuai dengan kebutuhan.
5. Mahasiswa paham tentang cara memilih kertas dan melipat kertas surat dengan baik dan
tepat.
4.1 Bagian-Bagian Surat Bisnis
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai
kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat
yang dipakai. Adapun bagian-bagiannya dalam surat bisnis adalah sebagai berikut:
Nama Organisasi atau Perusahaan

Alamat Lengkap
Kepala Surat Nomor Kontak
Jenis Usaha
Lambang atau Logo
Kepala surat merupakan cerminan dari identitas suatu organisasi atau perusahaan.
Kepala surat terdiri dari nama perusahaan, jenis organisasi usaha, dan alamat perusahaan.
Pada kepala surat tertera nama dan logo organsasi yang bersangkutan. Logo yang tertera
pada kepala surat melambangkan aktivitas yang dilakukan oleh organisasi tersebt. Kepala
surat hanya dipakai pada halaman pertama dari sebuah surat/adapun contoh dari kepada
surat adalah sebagai berikut:
21
Tanggal
Nomor Surat
Leher Surat Perihal
Alamat Tujuan
Leher Surat terdiri dari:
1. Tanggal
Tanggal merupakan waktu saat surat tersebut dibuat. Tanggal surat berfungsi untuk
mempermudah penerima surat untuk mengetahui jangka waktu dalam membalas surat.
Di samping itu, tanggal surat juga berfungsi sebagai referensi dalam penggandaan
petugas administrasi untuk mengarsip surat.
2. Nomor surat
Nomor surat digunakan untuk memantau surat keluar dan surat masuk disuatu
perusahaan atau organisasi. Penulisan nomor surat ditulis dengan cara: (nomor urut
surat/golongan aau masalah surat/kode daerah atau wilayah/bulan atau tahun)
3. Perihal surat
Perihal atau hal adalah petunjuk dari maksud dan tujuan surat. Terdapat perbedaan
penulisan perihal antara surat bisnis dan surat pemerintah atau surat dinas. Penulisan
perihal dari surat bisnis dimulai dari tepi garis dan sejajar dengan nomor surat. Ini
merupakan bentuk surat fully block style. Penempatan perihal surat tidak hanya satu
macam saja tetapi dapat mentetsuaikan dengan model kerangka surat yang akan dibuat.
4. Alamat yang dituju
Alamat yang dituju harus ditulis secara lengkap termasuk dengan kode posnya.
Kesalahan sekecil apapun dapat berakibat fatal. Penulisan alamat surat harus diawali
22
dengan nama penerima surat. Berikut ini merupakan contoh dari penulisan alamat surat
yang benar:
Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT SENTOSA JAYA
Jl. Gatot Subroto No 105
Jakarta Selatan, 64132
Kepada
PT SENTOSA JAYA
Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT SENTOSA JAYA
Bpk. Tedjo Danuharjo
Salam Pembuka
Paragraf Pembuka
Badan Surat Isi Surat
Paragraf Penutup
Salam Penutup
Badan surat terdiri dari:
1. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan sebagai salam pembukaan dalam sebuah surat. Adapun
contoh dari salam pembuka adalah sebagai berikut:
Dengan hormat
Salam sejahtera
Bapak/Ibu terhormat
2. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan pengantar pembaca masuk ke dalam isi atau pokok surat
yang bersangkutan. Paragraph pembuka biasanya menjelaskan alas an-alasan dalam
23
membuat surat. Pada surat balasan, paragraph pembuka disertai dengan kalimat,
Menindaklanjuti surat Saudara tertanggal….”
3. Isi Surat
Isi surat harus disusun dengan menggunakan bahasa yang lugas. Inti pesan surat yang
ditulis terdapat pada badan surat. Pokok pikiran sebaiknya disampaikan pada alinea
tersendiri. Apabila dalam surat yang dibuat terdapat dua pokokk pikiran atau lebih
sebaiknya dijelaskan dalam alinea yang berbeda.
4. Paragraf Penutup
Fungsi paragraf penutup surat berfungsi sebagai penutup pembicaraan. Dengan kata lain
bahwa berita atau pembicaraan pokok sudah selesai. Beberapa contoh penutup surat
yang lazim digunakan dalam surat menyurat antara lain:
- Atas bantuan Bapak serta kerjasama yang baik, kami ucapkan banyak terima kasih.
- Perhatian saudara sangat kami harapkan, terima kasih.
- Sambil menunggu berita atau pesanan dari kantor Bapak tidak lupa kami ucapkan
banyak terima kasih.
5. Salam Penutup
Dalam penutup yang digunakan menggunakan Bahasa Indonesia, salam penutup secara
formal yang sering dipergunakan dalam penutup surat adalah:
- Hormat Kami
- Hormat Saya
- Salam Hormat
- Sedangkan apabila surat tersebut dibuat dalam bahasa inggris maka salam
penutupnya adalah: Your Faithfully, Yours Sincerely, Regards.
24
Jabatan
Tanda Tangan
Kaki Surat Nama Lengkap Penanda Tangan
Tembusan
Cap Organisasi atau Perusahaan
6. Kaki Surat
1. Jabatan
2. Jabatan orang yang manandatangani surat harus dicantumkan. Tujuannya adalah
memperjelas pihak yang bertanggung jawab terhadap penulisan isi surat. Selain itu
untuk menghindari kesalahpahaman bila dalam suatu perusahaan terdapat nama
serupa namun berbeda jabatan
3. Tanda Tangan
4. Tanda tangan menyatakan ientitas penanggung jawab yang membuat surat. Tanda
tangan juga berfungsi sebagai cermin bahwa surat tersebut bersifat resmi atau formal.
5. Tembusan
Tembusan surat dicantumkan apabila surat tersebut ditujukan kepada beberapa
penerima yang berkenpentingan atau yang berhubungan dengan isi surat. Berikut ini
merupakan contoh dari tembusan surat:
Tembusan:
Direktur Utama
Manajer Personalia
6. Inisial
Inisial adalah singkatan nama orang yang mengonsep dan mengetik surat. Dengan
adanya inisial surat orang akan mengetahui siapa pengkonsep dan pengetik surat,
sehingga apabila terjadi kekurangan atau kekeliruan, penandatangan surat segera
25
dapat menghubungi pengonsep atau pengetik surat. Inisial biasanya ditempatkan
pada sebelah kiri paling bawah pada suatu surat.
Contoh:
AH/SM
Abdullah Helmy/Shinta Maharani
7. Cap organisasi atau perusahaan
Cap organisasi atau perusahaan berfungsi sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-
benar dikeluarkan oleh organisasi atau perusahaan tersebut.
4.2 Pengawasan dan Prosedur dalam Surat Menyurat
Pengawasan dalam surat menyurat pada hakikatnya harus dilakukan oleh manajer
kantor. Akan tetapi, pada kenyataannya pegawasan terhadap surat menyurat tersebut sulit
dilakukan. Hal ini disebabkan karena banyak pegawai kantor atau beberapa bagian
menuliskannya secara tidak terstruktur. Namun seharusnya metode pengawasan dalam
surat meyurat adalah sebagai berikut:
1. Kepala bagian menandatangani semua surat keluar
2. Menggunakan buku pedoman surat menyurat pada pegawai
3. Membahas surat-surat yang telah dikirim keluar secara berkala
4. Menggunakan surat-surat isian (kartu)
Surat isian atau kartu adalah surat yang telah distandarisasikan dan dipergunakan
oleh perusahaan untuk menjawab dari surat-surat masuk yang sifatnya sama dan berulang,
serta memberikan keterangan yang sama kepada koresponden. Pengawasan dalam
menyusun surat erat kaitannya dengan prosedur penanganan surat. Dalam prosedur
penanganan surat ada dua, yaitu: penanganan surat masuk dan penanganan surat keluar.
26
Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan
yang berasal dari seseorang atau perusahaan lain. (Endang, 2012)
Penanganan surat masuk dilakukan oleh sekretaris atau bagian administrasi pada suatu
perusahaan, dengan prosedur sebagai berikut:
Penanganan Surat
Keterangan
Masuk
Penerimaan Surat Dilakukan oleh Bagian Administrasi atau Sekretaris
Penyortiran Surat Setelah surat diterima, surat dipisahkan atau disortir
berdasarkan alamat tujuan dari surat (untuk bagian apa pada
perusahaan tersebut, surat ditujukan).
Pembukaan Surat Surat dibuka oleh bagian yang dituju surat, dengan
menggunakan peralatan yang sesuai yaitu mesin pembuka
surat atau pisau pembuka surat
Pencatatan Surat Surat masuk dicatat sesuai dengan sistem pencatatan yang
Masuk diterapkan perusahaan (buku agenda, kartu kendali).
Pencatatan penting dilakukan, untuk mengetahui volume
surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Selain itu
juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat
mudah ditemukan kembali. Setelah dicatat, selanjutnya
dibubuhkan stempel dan menandai bahwa surat telah dicatat.
Tindak Lanjut Surat Terdapat dua tindakan yang dilakukan dalam mengangani
surat masuk, yaitu :
- Membalas surat
Surat yang memerlukan balasan, harus segera dibalas
sesuai dengan tujuan surat
- Menyimpan surat
Surat yang tidak perlu dibalas, disimpan atau diarsip sesuai
dengan sistem penyimpanan yang diterapkan perusahaan
(sistem subjek, abjad, wilayah, tanggal, nomor, dan lain-
lain)
Penanganan Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu organisasi
atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan atau perusahaan.
Penanganan surat keluar dapat dilakukan sebagai berikut:
27
Penanganan Surat
Keterangan
Keluar
Pembuatan Konsep Surat Konsep surat disebut draft. Walaupun hanya berupa
konsep, sebaiknya disusun dengan baik, lengkap, untuk
menghindari kesalahan dalam proses penyusunan surat.
Konsep surat disusun oleh orang yang ditunjuk
(konseptor).
Persetujuan Konsep Persetujuan surat dilakukan oleh pimpinan atau atasan,
Surat tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat
tersebut sudah sesuai atau perlu dikoreksi/diperbaiki.
Apabila konsep surat sudah mendapat persetujuan atau
acc (accepted) dari pimpinan, akan diberi tanda paraf
pada konsep tersebut.
Pengetikan Konsep Surat Setelah konsep surat disetujui, selanjutnya konsep surat
diketik dengan rapi, dilengkapi dengan beberapa bagian,
seperti kop surat, mengetik alamat tujuan pada sampul
surat yang akan digunakan.
Pemeriksaan Pengetikan Setelah konsep surat diketik, jika konseptor dengan juru
Surat ketik berbeda orangnya, maka pemeriksaan dilakukan
oleh konseptor dengan membubuhkan paraf dengan
pensil pada surat yang menandai bahwa surat telah
sesuai dengan konsep yang disusun.
Penandatanganan Surat Setelah surat selesai diketik dan diperiksa, surat
diserahkan kepada pimpinan atau pejabat yang
berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat
tersebut untuk ditandatangani di atas nama terang.
Pencatatan Surat dan Surat selanjutnya dicatat sebagai surat keluar pada
Pemberian Stempel sistem pencatatan yang digunakan oleh perusahaan
(sistem buku agenda, kartu kendali) untuk diregistrasi
atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku pada perusahaan
tersebut. Selanjutnya, surat yang telah ditandatangani
dan diberi nomor surat, di stempel sebagai tanda sahnya
surat.
28
Penanganan Surat Keterangan
Keluar
Melipat dan Surat yang asli dan lampiran (bila ada) dilipat dengan
Penyampulan Surat rapi menggunakan aturan melipat surat, sedangkan kopi
surat disimpan tanpa dilipat. Melipat surat harus
memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
Untuk surat yang akan dimasukkan ke dalam amplop
atau sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Surat
yang telah dilipat rapi, selanjutnya dimasukkan ke
dalam sampul yang sesuai dan direkatkan dengan lem
secara rapi.
Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara :
- Melalui kurir
- Melalui pos, perusahaan jasa pengiriman
- Melalui faksimile
- Melalui internet/e-mail
Penyimpanan Surat Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju,
sedangkan salinan atau kopi surat disimpan sebagai
arsip. Penyimpanan dilakukan dengan sistem
penyimpanan tertentu (sistem abjad, subjek, tanggal,
nomor, serta wilayah).
4.3 Petunjuk Penulisan Tata Kalimat
1. Alenia Pembuka
a. Pada awal permukaan pembuatan surat
- Dengan senang hati kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu/ Saudara bahwa;
- Kami sangat bergembira sekali apabila Saudara mengizinkan kami untuk
mengtahui lebih mendalam apakah;
- Bolehkah kami mengetahui rincian tentang;
- Bersama ini (bila ada yang diikutsertakan atau dilampirkan) kami kirimkan
kepada Bapak/Ibu/Saudara;
- Sehubungan dengan …., kami….;
- Kami lampirkan untuk Sudara salinan atau fotokopi surat yang kami terima hari
ini dari….;
29
b. Menjawab surat yang diterima
- Terima kasih atas surat Bapak/Ibu/Saudara yang memberitahukan kepada kami
bahwa;
- Menjawab surat Saudara Nomor…Tanggal…mengenai… kami senang sekali
dapat mengatakan kepada Saudara secara terperinci mengenai;
- Kami mengucapkan terimakasih atas lampiran dalam surat Saudara..yang berisi
keteranngan mengenai…;
- Berdasarkan surat Saudara Nomor…tanggal… tentang hal tersebut, kami…;
- Memperhatikan/menanggapi surat Saudara Nomor…tanggal…mengenai hal
tersebut, kami…;
- Sehubungan kami menulis surat kepada Saudara pada tanggal..Nomor…, kami
telah menegaskan bahwa…;
- Beberapa waktu yang lalu Saudara menginformasikan kepda kami bahwa…;
2. Alenia Isi Surat
a. Yang bersifat pemberitahuan
- Sehubungan dengan hal tersebut di atas kami ingin menjelaskan kepada Saudara
bahwa…;
- Seperti telah kami beritahukan kepada Saudara dalam surat kami terdahulu
Nomor…Tanggal…;
- Menurut nformasi yang kami terima dari….bahwa…;
- Sebagaimana Saudara ketahui dan menurut salinan terlampir bahwa…;
- Guna Saudara ketahui kami tambahkan bahwa;
- Kami menjelaskan secara resmi bahwa;
b. Yang bernada permintaan
30
- Dengan hormat kami minta agar saudara untuk segera mengirimkan
pemberitahuan kepada kami apakah…;
- Kami minta dengan hormat kiranya Saudara segera memberi jawaban melalui
surat/telepon untuk memberikan informasi lebih lanjur kepada kami mengenai….;
- Kami akan berterima kasih sekali bila Saudara dapat membantu kami dengan…
c. Yang bernada penjelasan
- Dengan sangat menyesal bahwa…;
- Kami minta maaf sebesar-besarnya karena kami tidak dapat memberi jawaban
pasti kepada Saudara berkenaan dengan masalah di atas;
- Dengan sangat menyesal bahwa lamaran kerja Saudara belum kami terima karena;
- Sayang sekali kami belum mendapatkan kepastian, sehingga…;
- Maaf, hal ini mungkin mengganggu Saudara bahwa Saudara NN…
d. Yang Bernada Konfirmasi
- Sesuai dengan pesanan Saudara, bersama ini kami kirimkan;
- Dengan ini kami memberi penegasan telegram yang kami kirimkan pagi ini
seperti salinan terlampir;
- Kami akan senang sekali mendapat kepastian Saudara, bahwa…;
- Kami sangat tertarik terhadap usul yang tercantum dalam surat Saudara…;
- Sesuai dengan kesepakatan kita bersama, maka dengan ini kami…
e. Yang bernada mengingatkan
- Menurut catatan pembukuan kami, faktur Saudara Nomor…Tanggal… yang
seharusnya sudah di…tetapi…;
31
- Dengan didasari maksud baik, kami terpaksa mengingatkan Saudara, mungkin
hal ini karena kesibukan Saudara, sehingga Saudara tidak ingat untuk
menyelesaikan pembayaran faktur tersebut;
- Kami bermaksud mengkonfirmasikan kepada Saudara bahwa seharusnya;
- Sebagai catatan bahwa nilai kontrak hanya sebesar Rp………
3. Alenia Penutup
a. Bernada meminta jawaban
- Kami tunggu jawaban Saudara secepatnya dan kami mengucapkan terima kasih;
- Kami nantikan jawaban Saudara secara terinci dengan sedikit keterangan.
b. Bernada akan memberi jawaban
- Saudara akan mendapat jawaban kami mengenai hal tersebut secepat mungkin;
- Harap sabar dan terima kasih;
- Setelah kami mendapat kepastian, Saudara akan segera kami hubungi.
4.4 Bentuk Surat
Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola atau patrun sebuah surat yang
ditentukan oleh tata letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat
pada posisi tertentuk akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Dalam
korespondensi Indonesia masalah bentuk surat selalu menjadi bahan yang menarik untuk
dibicarakan. Ada beberapa alasan mengapa bentuk surat merupakan masalah yang selalu
aktual untuk dibicarakan. Hal itu karena:
1) Bentuk surat Indonesia dipengaruhi oleh bentuk surat asing terutama “warisan”
Belanda. Belakangan masuk pula bentuk surat Inggris dan Amerika.
32
2) Kalangan koresponden di Indonesia berpendapat bahwa bentuk surat pada tiap
organisasi dapat berbeda, bergantung pada kebiasaan dan peraturan instansi yang
mengeluarkan surat.
3) Akibat dari alasan 1 dan 2 di atas, bentuk surat menjadi sangat beraneka ragam sehingga
tak dapat diketahui secara pasti berapa jumlah bentuk surat yang dipakai di Indonesia
sekarang ini. Ironisnya, semua pihak yang menggunakan bentuk surat tertentu
menganggap bentuk itulah yang standar.
Memang diakui bahwa masalah bentuk surat bergantung pada hasil kesepakatan
(konvensi). Tetapi, kesepakatan yang diambil hendaknya mempertimbangkan teknis
pengetikan dan penampilan surat secara keseluruhan. Bentuk surat yang ideal sebaiknya
sederhana dan praktis serta mudah diketik. Bila mudah diketik, sudah barang tentu
pembuatan surat lebih cepat selesai. Perencanaan bentuk surat juga harus memperhatikan
segi keindahan (estetis). Surat yang indah dipandang akan membawa pengaruh positif bagi
pembacanya.
Berbicara lebih lanjut tentang bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan antara
bentuk surat yang memakai perihal atau surat berperihal dan bentuk surat yang memakai
judul atau surat berjudul. Penggunaan bentuk surat berperihal ada tiga macam, yaitu
1) Bentuk resmi Indonesia (official style)
2) Bentuk lurus (block style)
3) Bentuk bertakuk (indented style)
Ketiga bentuk surat di atas masing-masing mempunyai variasi sehingga bentuk surat
berperihal secara lengkap adalah:
1) Bentuk resmi Indonesia lama (official style)
2) Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)
33
3) Bentuk lurus penuh (full block style)
4) Bentuk lurus (block style)
5) Bentuk setengah lurus (semi block style)
6) Bentuk bertakuk (indented style)
7) Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style)
Dalam praktik sehari-hari bentuk bertakuk dan bentuk alinea menggantung hampir
tidak pernah dipakai dalam penulisan surat. Alasannya: pertama, pola suratnya menuntut
pengetikan yang khusus, dan ini dirasakan sulit oleh pemakainya karena memerlukan
waktu yang cukup lama sehingga dirasakan tidak praktis. Kedua, cara pengetikan alamat
tujuan pada bentuk bertakuk dan cara pengetikan alinea pada bentuk alinea menggantung
yang terasa “aneh” juga mengakibatkan kedua bentuk ini tidak masuk pilihan para
koresponden. Berikut beberapa contoh bentuk surat berperihal.
34
Gambar 4.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style)
35
Gambar 4.2 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
36
Gambar 4.3 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
37
Gambar 4.4 Bentuk Lurus Penuh (Fully Block Style)
38
Gambar 4.5 Bentuk Lurus (Block Style)
39
Gambar 4.6 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
40
Gambar 4.7 Bentuk Bertakuk (Indented Style)
41
Gambar 4.8 Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Di atas telah disebutkan selain memakai perihal, surat boleh juga memakai judul.
Bentuk surat berjudul sebenarnya sudah lebih dahulu akrab dengan masyarakat Indonesia.
Dapat ditemukan misalnya pada surat perjanjian, surat keputusan, surat pengumuman, dan
surat perintah sebagai surat yang selalu ditulis memakai judul, bukan memakai perihal.
Berbeda dari surat berperihal yang variasinya terdiri atas beberapa macam, surat berjudul
tidak mempunyai variasi yang demikian. Namun, bentuk surat berjudul yang satu akan
berbeda dari bentuk surat berjudul lainnya, walaupun sama-sama memakai judul. Surat
keputusan, misalnya, tidak akan sama bentuknya dengan surat perjanjian, dengan surat
42
pengumuman, atau dengan surat berjudul yang lain. Di sinilah letak keunikan surat
berjudul. Masih tentang surat berjudul, sebenarnya jenis surat yang dapat dibuat dengan
sistem judul sangat banyak jumlahnya dan surat berjudul juga sangat kompleks. Ada yang
sangat singkat, umpamanya surat keterangan, surat kuasa, surat pernyataan ada pula yang
sangat panjang, seperti surat perjanjian, akta notaris, dan beberapa jenis laporan.
Berdasarkan penyusunannya, surat berjudul yang sederhana terkadang lebih praktis jika
dibandingkan dengan surat berperihal. Hal itu disebabkan oleh penempatan bagian-bagian
surat pada surat berjudul relatif lebih strategis daripada surat berperihal. Berikut
disampaikan beberapa surat berjudul:
43
Gambar 4.9 Contoh Surat Berjudul (Berita Acara)
44
Gambar 4.10 Contoh Surat Berjudul (Nota Dinas)
45
4.5 Teknik Memilih Kertas pada Surat Bisnis
1. Memilih Kertas
Teknik memilih kertas pada surat bisnis menggunakan kertas yang tepat, yakni:
a. Kertas HVS dipergunakan apabila menulis atau mengetik surat asli.
b. Kertas “doorslag” dipergunakan apabila mengetik surat tembusan. Kertas ini sangat
tipis sehingga dapat dipergunakan untuk rangkap empat atau rangkap lima dalam
sekali mengetik.
c. Kertas “union skin” dipergunakan untuk menulis surat yang dikirimkan ke luar
negeri. Kertas ini sangat tipis seperti kulit bawang akan tetapi tingan dan kuat.
d. Kertas stensil, dipergunakan untuk membuat surat yang berjumlah banyak dan
salinannya banyak.
e. Kertas bergaris dipergunakan untuk menulis surat apabila ditulis menggunakan
tulisan tangan.
2. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang dipergunakan untuk menulis atau mengetik surat sangat tergantung
pada panjang pendeknya dari isi surat tersebut.
a. Kertas ukuran folio (21x33 cm) dipergunakan untuk menulis surat yang isinya
panjang.
b. Kertas kuarto (21x28cm) dipergunakan untuk menulis surat yang isinya pendek
sampai sedang.
c. Kertas ukuran setengah folio dan setengah kuarto dipergunakan untuk menulis memo
dan nota, serta surat lain yang relatif pendek.
46
3. Warna Kertas
Kertas yang akan dipergunakan dalam menulis atau mengetik surat sebaiknya berwarna
putih agar tulisan dalam surat tersebut dapat terbaca dengan jelas. Kertas warna lain
hanya cocok untuk surat tembusan. Hal ini juga apabila hanya dianggap jika perlu saja
untuk membedakan surat asli dengan surat tembusan. Jika tidak ada maksud tertentu
maka sebiknya tetap menggunakan kertas berwarna putih.
4. Amplop
Amplop atau sampul surat yang dipergunakan disesuaikan dengan ukuran kertas surat
terdiri dari:
a. Amplop panjang dipergunakan untuk sampul kertas berukuran folio
b. Amplop persegi empat dipergunakan untuk sampul kertas berukuran kuarto
c. Amplop kecil dipergunakan untuk sampul surat berukuran kecil
Banyak perusahaan yang menggunakan amplop berjendela, sehingga alamat yang
dituju cukup ditulis satu kali yakni pada lembar surat. Jika surat telah dimasukkan ke
dalam amplop, nama dan alamat perusahaan harus tepat dibagian jendela amplop
sehingga tampak dari luar.
5. Cara Melipat Surat
Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam amplop haruslah diperhatikan. Ada
beberapa cara melipat surat seperti yang tertera pada contoh di bawah ini. Lipatan yang
digunakan disesuaikan dengan kondisi kertas yakni panjang dan pendeknya atau lebar
sempitnya kertas dan besar kecilnya amplop. Berikut ini adalah contoh lipatan kertas
surat:
47
Gambar 4.11 Teknik Melipat Kertas Surat
4.6 Mampu Menyusun Konsep dan Mengetik Surat Dengan Baik
a. Penyusunan Konsep Surat
Menulis surat sama halnya seperti mengarang, sehingga untuk menghasilkan sebuah
surat yang baik maka harus dibuat konsep surat terlebih dahulu. Surat bisa saja dibuat
tanpa menggunakan konsep terlebih dahulu. Bahkan tanpa membuat knsep surat, surat
dapat diketik dengan cara sekali jadi. Akan tetapi, hal ini sebaiknya tidak dilakukan
dalam membuat surat penting yang memuat berita yang panjang. Dalam menulis surat
diharapkan tidak bekerja dua kali. Apabila surat sudah jadi hendaknya informasi yang
dianggap penting jangan sampai tertinggal. Oleh karena itu, sebelum membuat surat
hendaknya harus mengetahui tujuan mengirimakan surat, misalnya: untuk mencari
informasi, untuk memberikan informasi, untuk memesan barang, untuk menawarkan
barang, untuk permohonan kredit dan lain sebagainya. Apabila tujuan dari penulisan
48
surat sudah jelas, pengkonsep surat memikirkan dan menetapkan pokok-pokok
informasi yang akan disampaikan secara sistematis dan menyeluruh.
Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis konsep surat:
1. Pengkonsep surat hendaknya dapat memahami sepenuhnya isi surat, kemudian
bertindak sesuai dengan yang dimaksudkan oleh penulis surat.
2. Penulis surat harus berusaha agar surat yang ditulisnya tersebut mudah dipahami oleh
pembaca surat. Adapun cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat adalah sebagai
berikut:
1) Menggunakan kata dan kalimat yang mudah dipahami;
2) Menghindari penggunaan singkatan-singkatan dan istilah-istilah yang belum
lazim;
3) Menggunaan ejaan yang benar sesuai dengan EYD;
4) Tidak menggunakan kalimat yang berbelit-belit;
5) Menata alinea secara tepat;
6) Menggunakan bahasa yang lugas, tepat, dan sopan;
3. Penulis surat harus bisa memilih bentuk surat yang tepat.
b. Pengetikan Surat
1. Apabila surat diketik dalam lembar kertas maka ketikan harus jelas (terang) dan
bersih tanpa coretan, serta rapi sehingga memberikan kesan baik jika dibaca oleh
penerima surat.
2. Untuk memperoleh hasil kerja yang baik, maka perhatikan keadaan mesin pencetak
yang digunakan dalam mencetak lembar surat.
3. Margin yang digunakan hendaknya di setting dengan perbandingan yang seimbang,
sehingga tampilan atau wajah surat terlihat menarik.
49
4. Sebuah surat hendaknya diketik dengan menggunakan satu lembar halaman saja.
Namun apabila tidak memungkinkan diketik pada sau halaman dikarenakan isi surat
yang panjang, maka sebaiknya halaman selanjutnya diberi nomor halaman.
5. Sebelum surat dimasukkan ke dalam amplop, surat harus diteliti terlebih dahulu
untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan bahwa surat yang akan dimasukkan
ke dalam amplop sudah siap diterima oleh pembaca.
Latihan
1. Dikatakan bahwa bentuk surat sangat berkembang, terlebih jika dihadapkan pada
pernyataan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/instansi, maka cari masing-
masing satu (1) contoh surat perusahaan/instansi dengan bentuk fully block style, block
style dan semi block style!
2. Analisis masing-masing surat tersebut, dari segi format/bentuk, penulisan dan pilihan
bahasa yang digunakan!
3. Selanjutnya, lipat kertas surat dengan memilih salah satu teknik yang benar!
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang bentuk-bentuk
surat?
2 Apakah anda telah mampu menganalisis surat
berdasarkan format/bentuk, penulisan dan pilihan
bahasa?
50
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang bentuk-bentuk
surat?
2 Apakah anda telah mampu menganalisis surat
berdasarkan format/bentuk, penulisan dan pilihan
bahasa?
51
BAB V
SURAT BISNIS
1. Jelaskan urutan surat bisnis sesuai dengan tujuannya?
2. Sebutkan macam-macam surat bisnis?
3. Sebutkan isi yang harus ada pada masing-masing surat bisnis?
52
Tujuan Kegiatan
1. Mahasiswa paham dan mampu menjelaskan urutan surat bisnis dengan benar.
2. Mahasiswa paham dan mampu menyebutkan macam-macam surat bisnis dengan benar.
3. Mahasiswa paham dan mampu menyebutkan isi yang harus ada pada masing-maisng
surat bisnis.
5.1 Surat Bisnis
Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan
informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis. Terdapat
beberapa macam surat bisnis yang sering digunakan dalam aktifitas bisnis dan pada bab ini
dibahas surat bisnis secara runtut sesuai dengan urutan aktifitas bisnis, yaitu mulai
barang/jasa diperkenalkan, ditawarkan, sampai terjadi transaksi jual beli dan selanjutnya
pada kegiatan pasca pembelian, yaitu jika terdapat keluhan/pengaduan, tagihan atas
pembelian dan perjanjian-perjanjian antara penjual dan pembeli. Berikut disampaikan
beberapa surat bisnis yang sering digunakan dalam aktifitas bisnis:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan merupakan salah satu jenis surat bisnis yang dibuat oleh pelaku bisnis
kepada relasi baru. Surat perkenalan merupakan awal dari komunikasi tulis dalam
bentuk surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli. Isinya
memperkenalkan usaha atau produk/jasa baru disertai dengan keterangan lengkap.
Adapun ciri-cirinya adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan bahasa yang sopan, hormat, singkat dan jelas.
b. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, bidang usaha, dan jenis
barang yang diproduksi, serta manfaat barang yang diperkenalkan.
53
c. Menjelaskan mulai beroperasinya perusahaan.
d. Meyakinkan bahwa barang/jasa tersebut berkualitas tinggi, banyak manfaat dan
peminatnya.
e. Melampirkan fotokopi akte pendirian, surat lain dari pemerintah daerah, dan surat
ijin dari Menteri Perdagangan, serta susunan pengurus perusahaan.
Gambar 5.1 Contoh Surat Perkenalan
54
2. Surat Permintaan Penawaran
Sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian barang, biasanya pembeli meminta
keterangan mengenai barang yang akan dibeli termasuk harganya. Permintaan
keterangan mengenai barang yang akan dibeli dapat berupa lisan maupun tulisan.Surat
permintaan penawaran merpakan surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada penjual
yang berisi permintaan informasi mengenai harga dan keadaan barang yang akan dibeli
serta syarat pembayaran atau hal lain yang diperlukan. Beberapa hal pokok yang perlu
dikemukakan dalam permintaan surat permintaan penawaran adalah informasi tentang:
1. Nama dan jenis barang yang diinginkan
2. Merk, kualitas, dan keterangan teknis barang
3. Keterangan harga atau daftar harga
4. Banyak barang yang tersedia
5. Potongan harga
6. Syarat pembayaran atau penyerahan barang
7. Apabila diperlukan sebaiknya dicantumkan kesungguhan membeli dan kekuatan
membeli serta permintaan sampel dari barang yang akan dipesan.
55
Gambar 5.2 Contoh Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud suatu pihak
yang ingin menjalin kerjasama bisnis dengan pihak lain. Bentuk kerjasama tersebut
adalah kegiatan jual-beli barang / jasa, atau penawaran kerjasama bisnis. Surat
penawaran barang dibuat dalam bentuk surat formal dimana di sana tertera dengan jelas
penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian harganya. Surat
penawaran tersebut dibuat karena ada permintaan penawaran dari calon konsumen.
Namun, tidak jarang produsen (distributor) juga memberikan surat penawaran umum
kepada konsumen (sub-distributor). Surat penawaran seharusnya memuat hal-hal
berikut ini:
56
1. Nama atau jenis barang yang akan ditawarkan
2. Merk, kualitas, keterangan teknis barang
3. Menyebutkan harga satuan barang
4. Potongan harga yang akan diberikan
5. Syarat-syarat pembayaran
6. Cara pengepakan barang
7. Sifat penwaran
8. Jumlah barang yang tersedia
Gambar 5.3 Contoh Surat Penawaran
57
4. Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada penjual. Surat
pesanan biasanya merupakan balasan dari surat penawaran yang telah dibuat oleh
penjual. Surat pesanan berisi tentang jenis barang, merk barang, kuantotas barang, dan
harga barang yang akan dipesan oleh calon pembeli. Surat pesanan biasanya dibuat oleh
calon pembeli ketika akan memesan berbagai jenis barang dan dalam kuantitas yang
banyak. Surat pesanan biasanya berisi hal-hal berikut ini:
1. Nama barang yang dipesan disertai dengan jumlah yang diperlukan
2. Cara pembayaran atay cara pengiriman yang yang akan dilakukan
3. Cara pengiriman barang yang akan dikehendaki oleh pembeli
4. Menyebutkan sumber informasinya apakah berdasarkan surat penawaran barang atau
berdasarkan pembicaraan secara lisan
5. Menyebutkan harga satuan barang beserta kalkulasi harga yang harus dibayar
58
Gambar 5.4 Contoh Surat Pesanan
5. Surat Penerimaan Pesanan
Surat penerimaan pesanan dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Surat balasan pesanan yang isinya memenuhi pesanan
2. Surat pesanan yang isinya menolak pesanan atau tidak bisa memenuhi pesanan dan
disebut dengan surat penolakan pesanan
59
Dalam surat penerimaan pesanan hendaknya mengemukakan hal-hal seperti berikut:
1. Pemberitahuan tentang surat pesanan yang diteruma dengan menyebutkan tanggal
dan nomor surat pesanan serta ucapan terimakasih atas pesanan tersebut
2. Kalau barang sudah terdedia hendaknya diberitahukan cara pengiriman, waktu
pengiriman, dan jenis pengangkuran dan hal lain yang dipandang perlu
3. Berita mengenai pengiriman uang pesanan atau perrmintaan uang pembayaran
pesanan untuk barang yang belum dibayar
Gambar 5.5 Contoh Surat Penerimaan Pesanan
60
6. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan surat yang berisi data tentang pesanan, yaitu
terdiri dari atas nama barang, jumlah dan harga, syarat jual beli lainnya seperti tempat
penyerahan, waktu penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. data
tersebut diisi oleh penjual atas dasar pesanan yang diterimanya melalui telepon atau
teleks dari pemesan. Setelah diisi, surat tersebut selanjutnya dikirimkan kepada
pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang
dikehendaki oleh penjual. Jika ternyata pesanan tersebut benar dan persyaratan
tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus
membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu sebagai tanda persetujuan.
Setelah surat konfirmasi tersebut ditandatangani oleh pemesan, lembar aslinya
kemudian dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan. Surat konfirmasi
pesanan yang telah ditandatangani oleh pemesan, sama fungsinya dengan surat pesanan
biasa, sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barang
kepada pemesan.
61
Gambar 5.6 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan
7. Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan merupakan surat yang dibuat oleh penjual apabila syarat
persyaratan jual beli telah disetujui oleh penjual dan pembeli, barulah penjual
melaksanakan pengiriman pesnan. Dalam perdagangan besar yang pelakanaannya
memerlukan jangka waktu yang lama dan memiliki tahapan, biasanya sebelum
melaksanakan pengiriman pesanan terlebih dahulu dibuat surat perjanjian kontrak atau
perjanjian jual beli. Sedangkan dalam perdagangan biasa, surat oesanan saja sudah
62
cukup menjadi dasar bagi penjual untuk melaksanakan pengiriman pesanan. Dalam
surat pengiriman pesanan berisi:
a. Keterangan order barang yang dikirim
b. Jenis barang yang dikirim
c. Jumlah barang yang dikirim
d. Ekspedisi atau alat angkut yang dpakai untuk mengangkut barang yang dikirim
e. Dokumen yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanaan tersebut
Gambar 5.7 Contoh Surat Pengiriman Pesanan
63
8. Surat Penolakan Pesanan
Pesanan yang diterima oleh suatu perusahaan terkadang tidak dapat dipenuhi. Hal ini
disebabkan karena berbagai hal diantaranya adalah barang yang dipesan oleh calon
pembeli tidak ada di dalam persediaan, atau dapat juga dikarenakan harganya sudah
naik, dan lain sebagainya. Oleh karena itu agar calon pembeli tidak kecewa maka
penjual harus segera mengirimkan surat balasan. Dalam surat penolakan pesanan harus
menggunakan kata-kata yang bersifat penyesalan atas penolakan tersebut serta ucapan
terimakasih.
Gambar 5.8 Contoh Surat Penolakan Pesanan
64
9. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang berisi penagihan atau peringatan dari pihak kreditur
kepada debitur agar debitur membayar kewajibannya. Surat penagihan hendaknya
dibuat dengan bahasa yang sopan dikarena penyebab tidak dibayarnya piutang
dikarenakan berbagai macam alasan, sehingga jangan sampai dengan adanya surat
penagihan dapat merusak hubungan yang terjalin dengan baik.
Surat penagihan dilakukan sebanyak tiga (3) kali, dengan urutan: surat yang dikirimkan
pertama berisi mengingatkan kepada debitur atas kewajiban yang harus dibayarkan
karena sudah jatuh tempo atau telah melebihi waktu kesepakatan; surat penagihan kedua
berisi dengan menyebutkan bahwa telah mengirimkan surat penagihan pertama dengan
menyebutkan nomor surat dan perihal (untuk mengingatkan kembali) dan ditegaskan
memberikan penjelasan batas waktu yang tidak dapat ditoleransi/wajib dilaksanakan
oleh debitur; surat penagihan yang dikirimkan ketiga (terakhir) berisi bahwa telah
mengingatkan sebanyak 2 kali dengan mengirimkan surat penagihan, sehingga
selanjutnya akan ditempuh jalur-jalur penyelesaian sesuai dengan
kesepakatan/perjanjian awal, seperti mengambil jalur hukum atau melibatkan pihak
yang berwajib.
Dalam menyusun surat penagihan, tetap memperhatikan bahasa, dengan tetap
menggunakan bahasa yang sopan, lugas dan tidak menyudutkan. Bersifat tegas,
mengingatkan dan menjelaskan sesuai dengan porsi/yang telah tercantum dan disepakati
oleh kedua belah pihak pada awal perjanjian antara debitur dan kreditur.
65
Gambar 5.9 Contoh Surat Penagihan yang Pertama
66
PT EDI PENI
Jalan Mawar Merah No. 165
SURAKARTA
30 Desember 2016
Nomor : 260/PN/II/2016
Hal : Penagihan Pembayaran II
Kepada
CV MAJU UTAMA
Jalan Silotumpang No. 121
Salatiga
Dengan hormat,
Menyambung surat kami tanggal 12 Desember 2016, diberitahukan bahwa kami telah
mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama dengan Nomor :
248/PN/I/2016 mengenai pembayaran faktur Nomor : 69/PS/2016 sebesar Rp
2.000.000,00 (dua juta rupiah), tetapi sampai saat ini belum ada jawabannya.
Oleh sebab itu kami sangat mengharap Saudara segera melunasi faktur tersebut. Apabila
Saudara belum melunasinya sampai tanggal 6 Januari 2017, maka kami akan
menyerahkan tagihan ini kepada Bank Inkaso.
Bersama ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama beserta
fakturnya. Pesanan selanjutnya akan kami layani jika Saudara telah memenuhi
kewajiban untuk melunasi faktur tersebut.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT EDI PENI
APRILIA SETIYA RAHARJA

Direktur
Lampiran: 2 lembar kuitansi pembelian

Gambar 5.10 Contoh Surat Penagihan yang Kedua
67
PT ELEKTRONIK MAJU
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat
=======================================================
Nomor : 205/EM/V/2015 20 Juli 201
Kepada
CV INGIN MAJU
Jl. Ketapang No. 10a
Banda Aceh
Hal: Penagihan Pembayaran ke-3
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat penagihan pembayaran yang telah kami kirim untuk
kedua kalinya dengan Nomor : 203/EM/V/2015 tertanggal 20 Mei 2015 dan
Nomor : 204/EM/V/2015 tertanggal 20 Juni 2015, kami sangat kecewa karena
kedua surat tersebut tidak mendapat perhatian Saudara sebagaimana mestinya.
Oleh sebab itu dengan sangat menyesal kami akan menyerahkan tagihan ini
kepada Bank Inkaso apabila Saudara masih belum melunasi pembayaran faktur
Nomor : No.210/EM/IV/2015 seharga Rp 20.000.000 (dua puluh juta rupiah)
sampai tanggal 27 Juli 2015.
Dengan ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama
dan kedua beserta fakturnya.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT ELEKTRONIK MAJU
IKRAM SYAHPUTRA, S.ST

Manajer Keuangan
Lampiran: 3 lembar fotokopi surat perjanjian
Gambar 5.11 Contoh Surat Penagihan yang Ketiga
68
10. Surat Keluhan/ Klaim
Pengertian surat klaim (keluhan) ialah jenis surat yang berasal dari instansi tertentu ataupun
seseorang atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang, pelayanan, dan
sebagainya. Surat klaim dapat disebut sebagai surat pengaduan atau surat keluhan.
Gambar 5.12 Contoh Surat Klaim/Pengaduan
11. Surat Referensi Dagang
Surat referensi dagang adalah surat yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada perusahaan
lain yang meminta keterangan atas kondisi perusahaan tertentu. Dalam surat tersebut
menjelaskan tentang kondisi suatu perusahaan apakah baik secara finansial dan etika atau
69
sebaliknya, dan kondisi ini diketahui pada saat perusahaan yang memberikan referensi pernah
bekerjasama dengan perusahaan yang disebutkan dalam surat referensi.
Gambar 5.13 Contoh Surat Permintaan Referensi Dagang
70
Gambar 5.14 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Dagang
12. Surat Referensi Bank
Surat referensi bank merupakan surat yang dikeluarkan oleh pihak bank yang berisikan
berbagai keterangan mengenai nasabahnya seperti data dan kondisi keuangan, hutang dan
sebagainya. Surat referensi diberikan secara rahasia oleh pihak bank kepada pihak yang
meminta referensi.
71
Gambar 5.15 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (1)
72
Gambar 5.16 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (2)
73
Latihan
1. CV HAMBALI JAYA merupakan sebuah peusahaan yang bergerak dibidang distributor
buku dan alat – alat tulis yang beralamatkan di Jln. Saguba No. 07, Kota Tasikmalaya –
Telp. (0265) 23477890 ialah perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran buku –
buku pelajaran dari banyak sekali penerbit serta alat tulis kebutuhan sekolah. Hingga
dikala ini telah melayani 200 sekolah di banyak sekali kota di Pulau Jawa baik sekolah
negeri maupun sekolah swasta. Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan
kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis kantor di lingkungan forum pendidikan formal
maupun non formal. CV HAMBALI JAYA memperkenalkan produk dan
perusahaannya kepada Kepala Sekolah Menengah kejuruan Negeri 1 Tasikmalaya yang
beralamat di Jl. Sindanggalih No. 54 Tasikmalaya. Dalam kesempatan ini CV
HAMBALI JAYA mencoba kemungkinan di masa yang akan tiba sanggup membantu
menyediakan pasokan buku – buku pelajaran, buku tulis, dan alat – alat tulis kebutuhan
sekolah tersebut. Harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap dijamin dengan
memuaskan. Buatlah surat perkenalan!
2. PT SAGA SUKSES MAKMUR yang beralamat di Jln. Kemajuan Pesat No 121 Jakarta
telah mengirimkan surat perkenalan kepada PT. MAJU JAYA yang beralamat di Jl.
Pahlawan No 4 Bandung. PT MAJU JAYA tertarik untuk membeli berbagai kebutuhan
peralatan kantor yang ditawarkan oleh PT SAGA SUKSES MAKMUR. Untuk itu, PT
MAJU JAYA meminta PT SAGA SUKSES MAKMUR untuk dapat mengirimkan
beberapa informasi, yaitu: Rincian Barang yang lebih detail, Daftar Harga, Cara
pemesanan dan pembayaran. Pemesanan akan dilakukan setelah mempertimbangkan
kembali informasi tersebut. Buatlah surat permintaan penawarannya!
74
3. PT ALEX SENTOSA JAYA yang bergerak di bidang distributor peralatan dan
perlengkapan computer dan beralamat di Ruko Mendrisio, Jl. Mendrisio No. 18 Gading
Serpong, Tangerang menawarkan barang kepada PT. Haniel Corp yang merupakan
perusahaan property yang sedang berkembang pesat di Siantar dan akan membukan
beberapa unit pemasaran di Sumatera Utara yang beralamat di Jl. Sisingamangaraja No.
14 Pematang Siantar.
PT ALEX SENTOSA JAYA ingin menawarkan beberapa produk alat dan perlengkapan
komputer terbaik untuk mendukung operasional PT. Haniel Corp. PT ALEX
SENTOSA JAYA melampirkan daftar produk komputer dan daftar harganya pada
lampiran surat penawaran.
Jika PT. Haniel Corp membutuhkan produk dan layanan PT ALEX SENTOSA JAYA,
dimohon untuk menghubungi di nomor 0622.7773362. PT ALEX SENTOSA JAYA
akan dengan senang hati akan membantu mengantarkan produk-produk yang
dibutuhkan serta melakukan instalasi. Selain itu, PT ALEX SENTOSA JAYA juga
menawarkan harga khusus jika PT. Haniel Corp melakukan pembelia lebih dari 5
produk. Buatlah surat penawaran barang oleh PT ALEX SENTOSA JAYA kepada PT.
Haniel Corp!
75
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami urutan surat bisnis
sesuai dengan tujuannya?
2 Apakah anda telah mampu menjelaskan macam-
macam surat bisnis?
3 Apakah anda dapat menjelaskan isi yang ada pada
masing-masing surat bisnis?
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami urutan surat bisnis
sesuai dengan tujuannya?
2 Apakah anda telah mampu menjelaskan macam-
macam surat bisnis?
3 Apakah anda dapat menjelaskan isi yang ada pada
masing-masing surat bisnis?
76
BAB VI
SURAT ELEKTRONIK
1. Apa yang dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan) pada saat akan menyusun dan
mengirim e-mail?
2. Bagaimana bahasa yang digunakan pada saat menyusun e-mail?
3. Bagaimana cara kerja yang dilakukan untuk mengirim e-mail ke penerima yang
jumlahnya lebh dari satu orang?
77
Tujuan Kegiatan
1. Mahasiswa terampil menjelaskan apa saja yang dibutuhkan (peralatan dan
perlengkapan) pada saat akan menyusun dan mengirim e-mail.
2. Mahasiswa paham tentang bahasa yang digunakan pada saat menyusun e-mail.
3. Mahasiswa paham dan terampil tentang cara kerja yang dilakukan untuk mengirim e-
mail ke penerima yang jumlahnya lebh dari satu orang.
6.1 Surat Elektronik atau Elektronic Mail (E-Mail)
Electronic mail atau yang sering disingkat dengan e-mail adalah salah satu jenis
korespondensi terbaru yang memanfaatkan perkembangan teknologi. Walaupun kegiatan
berkirim surat melalui pos masih terus dipertahankan, akan tetapi komunikasi melalui
internet lebih digemari karena lebih efektif dan efisien. Perlu diingat, bahwa teknologi
tidak dapat menghapus yang konvensional, tetapi lebih kepada saling melengkapi dengan
tujuan untuk mencapai hasil kerja yang lebih efektif dan efisien.
6.2 Macam-Macam e-mail
Sebelum berkirim surat melalui e-mail, langkah awal yang harus dilakukan adalah
memiliki alamat e-mail disuatu e-mail server. Terdapat dua macam e-mail. Yang pertama
adalah web based e-mail dan client based e-mail. Penyedia layanan web e-mail yang paling
populer adalah gmail.com dan yahoo.com. Pengguna e-mail tinggal masuk ke layanan web
e-mail dan mendaftarkan diri dengan cara klik sign up untuk mendapatkan alamat e-mail.
Namun apabila sudah memiliki alamat erb based e-mail, pesan dapat diakses dari komputer
manapun yang telah mempunyai jaringan internet menggunakan browser.
78
Client based e-mail adalah suatu program e-mail client seperti outlook express,
nestcape messenger, eudora dan lain-lain yang dijalankan dari komputer. Pesan yang akan
disampaikan selanjutnya di unduh ke dalam hard disk. Di dalam web e-mail, pesan akan
tetap berada dalam hard disk mail server. Mail server untuk client based e-mail
menawarkan fitur pop 3 dan smtp yang sangat memungkinkan untuk mengunduh dan
menunggu e-mail tanpa mengunjungi mail server tersebut..
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) merupakan tata cara standard untuk
mengirim e-mail. SMTP bekerjasama dengan beberapa server Post Office Protocol (POP).
Jika pengirim akan mengirimkan pesan e-mail, komputer akan mengarahkan pesan tersebut
kepada server SMPT. Server akan mencari alamat e-mail tersebut kepada mail server
penerima dan menyimpannya dsampai orang tersebut benar telah membukanya.
6.3 Bagian-Bagian E-mail
Secara garis besar, bagian-bagian dari e-mail hampir sama dengan bagian-bagian surat
pada umumnya. Kop surat berisi nama atau alamat penerima dan nama-nama atau alamat
pihak yang dikirimi salinan e-mail tersebut.beberapa software menampilkan alamat dari
pengirim e-mail tersebut.
1. Alamat
Nama domain terdiri dari beberapa kata yang telah dipisahkan oleh titik yang
menunjukkan tingkat organisasinya. Semakin ke kanan, maka semakin besar
organisasinya. Kata terakhir dalam domain disebut dengan top domain. Ada dua jenis
top domain, yaitu top domain dua huruf dan top domain tiga huruf. Contoh top domain
dua huruf adalah sebagai berikut:
79
TLD Country Examples
.us United States washington.k12.ia.us
.id Indonesia yahoo.co.id
.jp Jepang www.nihon-u.ac.jp
Kata di sebelah kiri top level domain menunjukkan jenis dari organsiasi tersebut.
Contohnya: galangpress@jmn.net.id menunjukan bahwa alamat dari galangpress masuk
ke dalam perusahaan bernama “jmn”. Perusahaan tersebut nerupakan perusahaan
penyedia jaringan, dapat dilihat dari kata “net” dan terdaftar di Indonesia (dilihat dari
kata id).
Sedangkan untuk domain tiga huruf, contohnya adalah sebagai berikut:
TLD Examples
.com commercial bussines, a company ardan.com
.net network provider webtv.net
.gov govermental agency dephut.gov
.edu educational institution harvard.edu
.mil military army.mil
.int international xy.int
2. Salam Pembuka dan Salam Penutup
Semua salam pembuka dan salam penutup yang pada dasarnya berlaku pada surat
konvensional juga dapat diaplikasikan pada surat elektronik (e-mail). Salam penutup
yang paling umum adalah: terimakasih, thanks, hormat kami, regards, rgds.
3. Subyek
Subyek merupakan perihal yang berisi ringkasan dari isi e-mail,yakni berisi poin
permasalahan yang akan diuraikan pada isi e-mail. Sebagai contoh : Pemberitahuan
Pembagian Deviden
80
4. Isi
Surat elektronik melalui via e-mail biasanya sangat singkat dan padat, sehingga jika
ingin membuat surat yang panjang maka harus memanfaatkan attachment pada toolbar.
Langkah-langkah dalam menggunakan attachment adalah sebagai berikut:
a. Buka program e-mail, tampilkan window new message dan ketiklah pesan.
b. Klik ikon attachmentatau lampirkan dengan memilih insert dari menu drop down.
c. Carilah file yang akan dilampirkan pada hard drive untuk menentukan file yang
akan dilampirkan. Jika telah ditemukan, klik file tersebut dan kemudian klik OK.
d. Klik tombol send.
e. Untuk membuka atau menyimpan lampiran tersebut. Klik ikon dokumen dalam
kotak attach, pilih save it to disk, lalu klik OK. Temukan folder untuk menyimpan
file tersebut lalu pilih save.
5. Tips Mengelola E-mail
a. Tidak mencampuradukkan e-mail pribadi dengan e-mail bisnis.
b. Beri porsi waktu tersendiri ntuk melakukan cek dan menjawab e-mail masuk
c. Selalu melakukan cek pada e-mail masuk.
d. Menghapus e-mail yang sudah tidak dipergunakan.
e. Set software agar dapat mereview e-mail dengan cepat dengan menggunakan
Microsoft outlook untuk melihat dengan cepat pengirim, subyek, dan beberapa bari
pesan yang dikirim.
f. Menggunakan tool penyaring untuk membatasi e-mail masuk yang tidak
diinginkan.
81
6. Fungsi Surat Elektronik (e-mail)
Elektronic mail (e-mail) memiliki beberapa fungsi dasar dan beberapa fungsi
tambahan bagi pengguna, yakni:
a. Fungsi dasar
1) Menerima pesan
2) Membaca pesan
3) Mengirim pesan
4) Menjawab pesan masuk;
5) Meneruskan pesan masuk ke pemakai lain
b. Fungsi tambahan
1) Menyimpan pesan yang dikirim;
2) Menyimpan pesan yang telah diterima
3) Mengelola daftar alamat e-mail;
4) Menambahkan file untuk pesan yang akan dikirim;
5) Memisahkan file dari pesan yang masuk.
6.4 Komponen-Komponen e-mail
Surat elektronik (e-mail) memiliki beberapa komponen yang dapat digunakan dalam
rangka memperlancar kegiatan surat menyurat secara elektronik. Komponen penting e-
mail sebagai berikut:
1) To, menyatakan alamat e-mail penerima pesan (yang dituju).
2) From, menyatakan nama dan alamat pengirim pesan e-mail tersebut
3) CC (Carbon copy), menyatakan tembusan pesan e-mail yang akan dikirimkan
kepada pihak lain.
82
4) BCc (Blind Carbon copy), sama seperti CC hanya saja alamat e-mail yang dituju
tidak tertera pada hearder pesan.
5) Subject, menyatakan subyek atau judul e-mail tersebut.
6) Date, menyatakan waktu dan tanggal pesan e-mail dikirimkan.
7) Sender, menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.
8) Reply to, menyatakan surat jawaban langsung kepada si pengirim pesan e-mail.
9) Attachment, sisipan file (seperti file Word, Excel, suara, gambar, dan lain-lain) yang
akan dikirimkan ke pihak lain.
Komponen-komponen dalam surat elektronik (e-mail) tersebut dapat mendukung
kelancaran kegiatan surat menyurat. Di dalam penulisan pesan secara elektronik,
penulis harus teliti dalam pengisian komponen-komponen yang ada pada surat
elektronik (e-mail). Sebagai contoh, di dalam pengisian alamat penerima jangan sampai
salah, sebab apabila penulisan alamat penerima salah dapat berdampak pada
ketidaksampaian pesan.
6.5 Etika Menggunakan E-mail
Seringkali terdapat e-mail masuk yang isinya tidak berguna dan dari orang yang
tidak dikenal, sehingga jika sudah merasa tidak memerlukan e-mail tersebut, pengguna
akan memindahkan ke spam supaya tidak masuk ke inbox. Oleh karena itu, sebelum
berkirim pesan melalui e-mail hendaknya harus memperhatikan etika menggunakan e-mail.
Berikut ini adalah etika mengirim e-mail kepada pengguna lain:
1. Jangan mengirim e-mail kepada orang yang tidak dikenal tanpa memperkenalkan diri
terlebih dahulu.
2. Jangan menggunakan bahasa SMS (Tq, dtg, aq, sy, dll, dan singkatan yang lainnya).
83
3. Jangan mengirimkan file yang terjangkit virus.
4. Jangan mengirim iklan terlalu sering.
5. Hindari bahasa-bahasa kasar.
6.6 Istilah-Istilah dalam Surat Elektronik
Selain etika tersebut, pengguna e-mail wajib memahami istilah-istilah yang akan
dipergunakan dalam mengirim e-mail, yakni:
1. Jika e-mail ditujukan ke banyak orang, isilah kolom to dengan semua alamat tujuan e-
mail.
2. Jika e-mail hanya ditujukan untuk 2 orang saja, misalkan si A dan si B. Di sini si B
hanya bersifat mengetahui (seperti tembusan surat), maka tulis alamat si A sebagai
penerima di kolom To. Sedangkan alamat e-mail si B di kolom Cc (Carbon copy). Si A
akan tahu bahwa pengirim pesan juga mengirimkannya pada si B.
3. Penggunaan kolom Bcc (blind Carbon copy) fungsinya hampir sama dengan Cc.
perbedaannya adalah si A tidak mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga
dikirimkan kepada si B.
Latihan
1. Surat elektronik (e-mail) dapat dikatakan lebih efektif dan efisien, jelaskan dari sisi,
waktu, tenaga dan biaya!
2. Susun kalimat dalam surat elektronik (e-mail), bahwa anda mengirimkan file dokumen
untuk segera dikoreksi oleh pimpinan!
84
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda mampu menjelaskan apa saja yang
dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan) pada saat
akan menyusun dan mengirim e-mail.?
2 Apakah anda mampu menyusun e-mail dengan
mengunakan bahasa yang baik dan benar?
3 Apakah anda dapat menjelaskan tentang cara kerja
yang dilakukan untuk mengirim e-mail ke penerima
yang jumlahnya lebh dari satu orang?
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda mampu menjelaskan apa saja yang
dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan) pada saat
akan menyusun dan mengirim e-mail.?
2 Apakah anda mampu menyusun e-mail dengan
mengunakan bahasa yang baik dan benar?
3 Apakah anda dapat menjelaskan tentang cara kerja
yang dilakukan untuk mengirim e-mail ke penerima
yang jumlahnya lebh dari satu orang?
85
KUMPULAN SOAL-SOAL
1. Apa yang dimaksud dengan surat elektronik atau e-mail?
2. Meskipun penggunaan e-mail dinilai lebih efektif dan efisien. Namun penggunaan
surat konvensional tetap dipakai. Mengapa demikian?
3. Sebut dan jelaskan macam-macam e-mail?
4. Jelaskan yang dimaksud dengan top domain!
5. Jelaskan perbedaan top domain dua huruf dan top domain tiga huruf! Berikan contoh!
6. Mengapa dalam menulis surat elektronik juga diperlukan salam pembuka seperti pada
penulisan pada surat konvensional?
7. Berilah contoh salam penutup yang biasanya digunakan pada penulisan e-mail!
8. Apa fungsi penulisan subyek pada email?
9. Bagaimana cara menyisipkan isi surat elektronik jika ingin membuat surat yang
panjang?
10. Jelaskan fungsi surat elektronik atau e-mail!
11. Jelaskan komponen-komponen dalam e-mail!
12. Apa saja etika yang harus diperhatikan dalam menggunakan email?
13. Mengapa dalam penulisan surat elektronik tidak boleh menggunakan bahasa seperti
yang digunakan pada bahasa SMS?
14. Apa kegunaan penulisan Carbon copy pada email?
15. Apa kegunaan penulisan Blind Carbon copy pada email? Sebutkan bagian-bagian dari
surat bisnis!
16. Apa perbedaan letak perihal pada surat bisnis dan surat dinas?
17. Apa kegunaan dari tembusan surat?
86
18. Apa kegunaan stempel atau cap basah pada surat?
19. Apa kegunaan mencantumkan inisial pada surat bisnis?
20. Mengapa nama penanda tangan beserta jabatan harus dicantumkan pada surat bisnis?
21. Dalam penulisan surat bisnis tidak boleh menggunakan singkatan-singkatan yang tidak
lazim dan bahasa yang belum diserap dalam Bahasa Indonesia. Mengapa demikian?
22. Bagaimana metode pengawasan surat menyurat yang seharusnya dilakukan oleh
organisasi atau perusahaan?
23. Apa perbedaan alenia pembuka dan salam pembuka dalam surat? Berikan conoh!
24. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk surat berperihal!
25. Sebutkan perbedaan antara surat Resmi Indonesia lama dan Resmi Indonesia Baru?
26. Bagaimana cara menyesuaikan besar kecilnya amplop dengan kertas surat?
27. Mengapa sebelum membuat surat harus menyusun konsep surat?
28. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun konsep surat!
29. Mengapa sebelum dimasukkan ke dalam amplop isi surat harus diteliti kembali oleh
pengetik surat?
30. PT BADRUL MOZILA MEDIA yang beralamat di Jalan Pemuda No. 1, Kota
Semarang, Provinsi Jawa Tengah mengirimkan surat pesanan kepada PT. Jaya Pandu
Elektronik yang beralamat di Jl. Sawah Besar No. 21, Jakarta Selatan berdasarkan
informasi dari surat penawaran yang telah PT Jaya Pandu Elektronik ajukan. PT
BADRUL MOZILA MEDIA berkeinginan untuk memesan beberapa barang
elektronik sebagai berikut:
87
No. Nama Produk Jumlah Keterangan
1. Kulkas Mini 809 5 Unit Warna hitam
2. Mesin Foto Copy Epson 100P 3 Unit Warna silver
3. Printer 10 Unit Warna hitam
4. AC Pandu 700 1pk 2 Unit Warna hitam
5. Kipas Angin Pandu Tipe C 1 Unit Warna putih
Pembayaran akan dilakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari PT Jaya Pandu
Elektronik. Pembayaran pertama akan dilakukan setelah barang diterima dalam
keadaan baik. Untuk pengirimannya yang diminta adalah menggunakan jasa kargo
oleh PT Wuzz Express agar barang dapat diterima secepat mungkin. Buatlah surat
pemesanannya!
31. Berdasarkan atas surat pesanan No: 36/GMP/IX/2019 tanggal 16 September 2019.
Diberitahukan bahwa AC tipe X13, Mesin Cuci CLEANER, Televisi SHARP 21 inchi
yang dipesan oleh PT Grafindo Mega Pratama yang beralamat di Jalan Mawar No 10
Jakarta ada dalam persediaan. Pengiriman akan dilaksanakan oleh PT ISTINA
LATIFATUL ILMI selaku supplier yang beralamat di Jalan Diponegoro No 12
Surabaya. PT ISTINA LATIFATUL ILMI mengirimkan surat penerimaan pesanan
kepada PT Grafindo Mega Pratama Tanggal 1 Oktober 2019. Sesuai dengan
kesepakatan yang telah disetujui bahwa PT Grafindo Mega Pratama akan membayar
50% pada saat barang tiba dan sisanya dibayar secara tunai 2 hari setelah barang
dikirimkan. PT ISTINA LATIFATUL ILMI memberikan kepercayaan kepada Indra
Hardyansyah untuk menerima penyerahan uang tersebut. Buatlah surat penerimaan
pesanannya!
32. CV Stationary Terpadu yang beralamat di Jl. Mengkudu Hijau No. 125 Jombang
mengirimkan surat Konfirmasi Pesanan Barang Kepada PT. Karya Kreatif yang
beralamat di Jl. Ahmad Yani No. 20 Kediri Jawa Timur. Berdasarkan surat pesanan
barang dengan No. 111/PKK/JF/III/2019 yang diterbitkan pada tanggal 28 Maret 2019
88
telah diterima dengan baik. Melalui surat tersebut PT Karya Kreatif telah memesan
barang dengan ketentuan sebagai berikut:
2 box kertas A4
2 box kertas folio
2 lusin bolpoin warna hitam merek Snowman
5 Lem kertas
5 box stabilo merek Boss
Total bayar Rp. 1.500.000 (Satu Juta Lima Ratus rupiah). Pembayaran setelah barang
diterima / Cash on delivery. Apabila sudah disetujui dimohon harap rangkap aslinya
dikirim kembali kepada CV Stationary Terpadu. Buatlah surat konfirmasi pesanannya!
33. PT WIRATAMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan alat
transportasi yang beralamatkan di Jl. Palapa No. 25 Jakarta mengirimkan surat
pengiriman pesanan kepada Kepada PT Nusa Dua Jl. Borneo No. 16 Surabaya.
Berdasarkan pesanan PT Nusa Dua Nomor: 290/ND/X/2019 Tanggal 1 Oktober 2019
tentang pesanan 15 unit Honda Jazz Sport Warna Merah dengan faktur No.
201/X/2019 telah dikirim hari ini.
PT WIRATAMA menginginkan pembayaran dilakukan secara Cash On Delivery
melalui Kwitansi Bank Sinarmas yang terlampir. Adapun dokumen yang dilampirkan
berupa 1 lembar AWB, 1 lembar Packing List, 3 lembar Faktur, 2 lembar kwitansi
Bank Sinarmas, Pertanggung Asuransi, dan Surat Pengantar Barang. Pengiriman
barang paling lambat akan tiba di tempat pada tanggal 26 Oktober 2019. Buatlah surat
pengiriman pesanannya!
34. Berdasarkan atas surat pesanan PT Nusa Indah yang beralamatkan di Jl. Hayam
Wuruk No. 04 Bandung pada tanggal 04 April 2019 dengan No. 054/NI/lV/2019, yang
berisi pesanan 10 komputer merk Toshiba dengan pembayaran yang akan dilakukan
secara cash on delivery. PT SUMBER ABADI yang beralamatkan di Jl. Kebumen No.
89
40 Cirebon menyampaikan surat penolakan pesanan dikarenakan persediaan barang
untuk komputer merk Toshiba saat ini sedang tidak tersedia, kemungkinan barang
tersebut akan tersedia kembali pada tanggal 20 April 2019, maka dengan sangat
menyesal pesanan PT. Nusa Indah tidak dapat dipenuhi atau dengan kata lain ditolak.
Buatlah surat penolakan pesanannya!
35. PT ELEKTRO JAYA Jl. Telaga Warna No.4 Jakarta Barat mengirimkan surat
penagihan piutang kepada CV Sinar Terang yang beralamat di Jl. Matahari No. 17
Bengkulu. PT ELEKTRO JAYA memberitahukan bahwa berdasarkan pembukuan
tertanggal 10 Juli 2019, dengan barang 15 buah Mesin Kopi, yang dikirim atas nama
CV Sinar Terang dengan alamat Jl. Matahari No. 17 Bengkulu, perusahaan tersebut
masih memilki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 30.000.000 (Tiga Puluh
Juta Rupiah) sesuai faktur No.524/FB/VII/2019 yang salinannya dsertakan pada
lampiran surat ini.Mengingat waktu pada telah 1 bulan melewati batas waktu yang
telah disepakati sebelumnya, maka melalui surat ini sangat dimohon CV. Sinar Terang
dengan segera untuk melunasi kewajibannya. Buatlah surat penagihannya!
36. Toko Serba Murah yang beralamtkan di Jalan Bunga 23 mengirimkan surat pengaduan
atas kerusakan barang kepada PT Furniture Suka Maju yang beralamatkan di Jalan
Sukaesih No.01 Cilacap. Barang yang telah dikirimkan oleh PT Furniture Suka Maju
ialah: 20 Lemari, 35 Kursi, 25 Meja, 25 Sofa. Barang tersebut telah diterima dengan
lengkap. Namun ketika barang dibuka, didapatkan beberapa kerusakan barang yang
telah dipesan. Berikut beberapa daftar barang yang mengalami kerusakan: 8 Meja
yang kacanya retak, 3 Meja yang kacanya pecah, 6 unit Lemari yang kaca cerminnya
mengalami keretakan. Barang dikirimkan kembali ke PT Furniture Suka Maju dan
diharapkan PT Furniture Suka Maju segera mengganti dengan barang yang baru.
90
Bersamaan dengan surat ini, juga disertakan bukti faktur pembelian barang sehingga
masalah dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat. Buatlah surat klaim!
37. PT SARI BUANA JAYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang
produksi bahan makanan yang beralamatkan di Jln. Serayu 22 Tangerang,
mengirimkan surat permohonan referensi dagang kepada PT PURNA MUSTIKA yang
beralamatkan di Jalan Maulan Jaya No. 02 Depok Jawa Barat. Surat permohonan
referensi dagang ini ditujukan untuk mengetahui hubungan kerjasama dagang antara
PT PURNA MUSTIKA dengan PT PARIPURNA yang beralamat di Jl. Mawar Melati
No.67 Jakarta, dimana PT PARIPURNA akan menjadi rekan bisnis dari PT SARI
BUANA JAYA. Permintaan informasi tersebut ditujukan kepada Bapak Aris Helmi
sebagai pemimpin PT PURNA MUSTIKA. Informasi yang diminta mengenai kerja
sama dalam bentuk hubungan dagang dalam bidang jual beli bahan makanan pokok
yang sudah dilakukan sejak tahun 1999 sampai dengan sekarang, dimana kerja sama
tersebut masih tetap berjalan dengan baik dan lancar.
PT PURNA MUSTIKA menyatakan selama masa kerja sama dalam bentuk dagang,
PT PARIPURNA selalu memberikan hubungan timbal balik yang benar-benar saling
menguntungkan antara kedua belah pihak. Proses traksaksi dan pembayaran yang
dilakukannya kepada perusahaan kami juga selalu tertib, lancar dan selalu tepat waktu.
Berdasarkan keterangan tersebut, buatlah surat referensi dagang!
38. PT Karya Abadi yang beralamatkan di Jalan Sudimoro No 22 Malang membuat
permohonan surat referensi ke Bank BNI KCU Malang yang beralamatkan di Jalan
Jendral Basuki Rahmat No 75-77 Malang atas calon debiturnya yang bernama Sdr.
Afiful Ikhwan yang beralamat di Jalan Sulfat 25 Malang. Surat permohonan referensi
tersebut ditujukan untuk memastikan bahwa Sdr. Afiful Ikhwan benar-benar nasabah
91
Bank BNI dengan nomor rekening yang msih aktif dan mengetahui kondisi kelancaran
pembayaran kredit yang telah dilakukan Sdr. Afiful Ikhwan kepada Bank BNI.
Berdasarkan keterangan tersebut, buatah surat referensi bank dari BNI KCP Malang
kepada PT Karya Abadi!
92
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Adlan Tanzili. 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Jakarta: Kawan Pustaka
Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Esensi
Wijaya, Sandrina. 2009. Surat-Surat Kesekretariatan. Panduan Praktis Menyusun

Korespondensi Internal Perusahaan. Yogyakarta: Pustaka Ghratama
Dharma, Djarot S dan Shenia A. 2009. Buku Pintar Menguasai Internet. Cetakan pertama.
Jakarta: Mediakita
Finoza, Lamuddin. 1992. Aneka Surat Sekretaris dan Binis Indonesia. Jakarta: Mawar
Gempita
Gunawan, Aulia. 2009. Surat-Surat Bisnis. Yogyakarta: Best Publisher
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
Sumardi. 1997. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Malang: Program Diploma

Sekretaris Universitas Brawijaya
Prasetya, Hendrawan. 2009. Bussines Letters Surat Surat Bisnis. Yogyakarta: Pustaka
Ghratama
93

RiskManagement

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

RiskManagement

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

Farika Nikmah, S.Sos., M. AB

Shinta Maharani Trivena, S. AB., M. AB

POLITEKNIK NEGERI MALANG

1. Drs. Awan Setiawan, MM., MMT, Direktur Politeknik Negeri Malang.

3. Mahmudatul Himmah, SE., M. AB, Ketua Program Studi Diploma 3 Administrasi

Bisnis Jurusan Administrasi Niaga.

4. Tim penyusun modul bidang keahlian Administrasi Perkantoran, yang memberikan

saran, masukan untuk terselesaikannya Modul Korespondensi Bisnis ini.

penyusunan sampai terselesaikannya modul ini

Tuhan dengan segala kebaikan-Nya, memberikan limpahan nikmat dan

saran dan masukan demi perbaikan dan kemanfaatan modul ini.

Malang, Agustus 2019

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. ii

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ iv

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... v

BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL................................................ 1

BAB II DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS ................................... 4

BAB III PENGELOMPOKAN SURAT ............................................................ 14

BAB IV TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS ........................................... 20

BAB VI SURAT ELEKTRONIK ...................................................................... 78

KUMPULAN SOAL .......................................................................................... 86

Gambar 4.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama ....................................................... 35

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Teori Korespondensi Bisnis

bahasa yang baku dan format yang benar.

Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah kemampuan

assistant, supervisor, dan enterpreneur pada instansi pemerintah, BUMN, perusahaan

modern, serta bisnis mandiri.

dengan lulusan yang lain.

administrative, customer care, personal assistant, supervisor, dan enterpreneur dalam

melakukan kegiatan korespondensi.

surat bisnis yang akan disusun sesuai dengan kebutuhan.

c. Mahasiswa mampu menyusun surat bisnis dengan mempertimbangkan sisi teknis

baik oleh penerima surat.

1.4 Cara Memahami Modul

langkah, serta petunjuk dari setiap kegiatan yang harus dilakukan.

dalam mengerjakan latihan. Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah yang

sebenarnya, sehingga pelaksanaan perkuliahan dilakukan secara berurutan dari satu

Sehingga, diharapkan capaian dari masing-masing mahasiswa sama.

1.5 Manfaat Modul Korespondensi Bisnis

Adanya Modul Korespondensi Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu:

a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Korespondensi Bisnis.

b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang, memudahkan

dan sesuai harapan.

c. Kegiatan perkuliahan menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan menguasai

yang diharapkan pada mahasiswa dapat tercapai.

d. Sebagai pengganti dosen jika berhalangan hadir karena tugas/kepentingan lain,

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

1. Apa maksud dari kegiatan korespondensi bisnis?

2. Apa perbedaan surat bisnis dengan jenis surat yang lain?

1. Mahasiswa mengerti, paham pengertian dan kegiatan korespondensi bisnis.

2. Mahasiswa memahami tujuan disusunnya konsep surat bisnis.

2.1 Pengertian Korespondensi Bisnis

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat

korespondensi dapat diartikan sebagai "Perihal Surat-Menyurat", dengan demikian

menulis atau menyusun surat.

konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan

aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan. Sehingga, pengertian dari

korespondensi bisnis adalah:

dengan harapan dapat mencapai tujuan bisnis

2.2 Surat, Surat Resmi dan Surat Bisnis