LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BINA MANDIRI
KOTA BEKASI

KANTOR KECAMATAN BEKASI BARAT

Jl. Bintara Raya No. 04 Bekasi Barat 17134

Disusun Oleh:

RASYA ELYSIA ARCADIA

NIS. 222310303

PROGRAM KEAHLIAN
TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BINA MANDIRI

KOTA BEKASI
2023
 LEMBAR PENGESAHAN PIHAK INDUSTRI

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini telah diteliti dan disahkan
oleh pihak industri KANTOR KECAMATAN BEKASI BARAT
Pada :
Hari………..Tanggal…………Bulan……………..2023

Peserta PKL :

RASYA ELYSIA ARCADIA

NIS. 22230303

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini ditulis untuk memenuhi
salah satu persyaratan dalam mengikuti
Uji Kompetensi dan Ujian Sekolah (US)

Pimpinan Instansi Pembimbing Instansi

Edy Kusworo, S. E M.Ridwan

i
 LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini telah diteliti dan disahkan
oleh pihak SMK Bina Mandiri Bekasi
Pada :
Hari………..Tanggal…………Bulan……………..2023

Peserta PKL :
RASYA ELYSIA ARCADIA
NIS. 222310303

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini ditulis untuk memenuhi
salah satu persyaratan dalam mengikuti
Uji Kompetensi dan Ujian Sekolah (US)

Wali Kelas Pembimbing Sekolah

Andarupaksi Daneshwara S. Sos. Toyib Abdur Rahman, S. Kom.

Wakil Kepala Sekolah Urusan Kepala Konsentrasi Keahlian

Hubungan Industri dan BKK Teknik Komputer dan Jaringan

Rohman, S. Pd. Zainudin, S. Pd.

Kepala SMK Bina Mandiri

Endah Sulistiani, S. Pd., M. Si.

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan
laporan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini yang merupakan syarat dan
pelengkap untuk mengajukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pertama.
Laporan ini disusun berdasarkan praktik, bimbingan dan petunjuk selama
saya menjalani Praktik Kerja Lapangan, ditambah usaha dan kemampuan yang
saya miliki sehingga tersusunlah laporan ini. Saya sebagai penyusun laporan,
mengucapkan banyak terima kasih kepada Kantor Kecamatan Bekasi Barat dan
semua pihak yang telah membantu saya dalam pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan dan juga dalam penyusunan laporan ini terutama kepada:
 Ibu Endah Sulistiani, S. Pd., M. Si.selaku Kepala SMK Bina Mandiri Kota
Bekasi.
 Bapak Rohman, S. Pd. selaku Wakil Kepala Sekolah Urusan Hubungan
Industri dan BKK SMK Bina Mandiri Kota Bekasi.
 Bapak Zainudin, S. Pd. selaku Kepala Konsentrasi Keahlian Teknik Komputer
dan Jaringan.
 Bapak Andarupaksi Daneshwara S. Sos. selaku Wali Kelas.
 Bapak Toyib Abdur Rahman, S. Kom. selaku Pembimbing Sekolah.
 Seluruh staff Tata Usaha SMK Bina Mandiri.
 Seluruh Guru SMK Bina Mandiri.
 Bapak Gutus Hermawan Eka Permana S. IP. selaku Camat Bekasi Barat Kota
Bekasi.
 Bapak Nurdin, S. Sos. selaku Sekretariat Kecamatan Bekasi Barat Kota
Bekasi
 Bapak Ridwan selaku Pemimpin Industri dan Sekretariat Badan Pendapatan
Daerah Kota Bekasi

iii
 Bapak Edy Kusworo S. E. selaku Pembimbing Industri dan Kepala Seksi
Ketentraman dan Ketertiban Umum Kecamatan Bekasi Barat Kota Bekasi.
 Seluruh karyawan Kantor Kecamatan Bekasi Barat.
Saya menyadari bahwa laporan Praktik Kerja Lapngan ini masih jauh dari
kata sempurna. Oleh karena itu, saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan
dalam penyusunan laporan Praktik Kerja Lapangan dan saya berharap semoga
laporan Praktik Kerja Industri ini bermanfaat bagi pembaca.
Bekasi, 25 September 2023
Penyusun

RASYA ELYSIA ARCADIA

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN PIHAK INDUSTRI ................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH.............................................................. ii

KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 7

A. Latar Belakang Kegiatan .......................................................................... 7

B. Ruang Lingkup Kegiatan .......................................................................... 7

C. Tujuan/Manfaat Kegiatan ......................................................................... 7

BAB II PROFIL INDUSTRI/INSTANSI ........................................................... 3

A. Sejarah Singkat Industri/Instansi .............................................................. 3

B. Visi dan Misi ............................................................................................ 4

C. Struktur Organisasi Industri ..................................................................... 8

BAB III KEGIATAN PRAKERIN ...................................................................... 9

A. Proses Pengurusan Surat Masuk ............................................................... 9

B. Pengelolaan Surat Keluar ....................................................................... 11

C. Pengertian Arsip ..................................................................................... 13

D. Jenis Arsip .............................................................................................. 15

BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 14

A. Kesimpulan ............................................................................................. 14

B. Saran ....................................................................................................... 14

v
vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kegiatan

Praktek Kerja Industri merupakan salah satu bentuk penyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan bagi para siswa, yang memadukan antara
pendidikan di sekolah dengan pendidikan di Dunia Industri yang diperoleh
dengan melakukan praktek kerja secara langsung dan terarah untuk
menambah keahlian tertentu. Tujuan utama pendidikan kejuruan adalah
mempersiapkan lulusan untuk dapat bekerja secara mandiri.
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) adalah suatu bentuk penyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan keahlian dan kejuruan yang memadukan secara
singkat program pendidikan disekolah dan program penguasaan keahlian
yang diperoleh melalui bekerja secara langsung didunia kerja yang terarah
untuk mencapai suatu tingkat keahlian professional tertentu.

B. Ruang Lingkup Kegiatan

Kegiatan – kegiatan di Kecamatan Kota Bekasi Barat antara lain :
a. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
b. Pengarsipan dokumen

C. Tujuan/Manfaat Kegiatan
Praktik Kerja Lapangan bagi siswa yakni terbentuknya kemitraan selama
mengikuti program Praktik Kerja Lapangan itu sendiri, sehingga menjadi
modal peluang dimasa depan sebagai persiapan membangun karier
dibidangnya. Selain itu juga sebagai media penyalur ide, aspirasi, dan
menunjukan prestasi pada Instansi tempat melaksanakan Praktik Kerja
Lapangan. Manfaat yang bisa didapat juga sebagai pengenalan, pemahaman,
berbagai aspek suatu Instansi, seperti: standar kerja, budaya pemerintahan,
dan hal positif lainnya yang bermanfaat.

1
 2

Tujuan kegiatan Praktik Kerja Lapangan yaitu untuk mengetahui

bagaimana lingkungan di dunia kerja setiap peserta PKL di harapkan
mengalami proses belajar melalui bekerja langsung pada program keahlian
yang sesuai serta syarat untuk mengajukan PKL pertama.
Sedangkan tujuan khusus dilaksanakannya Praktik Kerja adalah sebagai
berikut :
a. Siswa mengenal dunia industri,
b. Mempunyai gambaran tentang kehidupan tenaga kerja lulusan SMK bagi
perusahaan, sehingga dapat dipacu mempersiapkan diri sendinin
mungkin,
c. Mengembangkan kepribadian, melatih disiplin diri dalam mengerjakan
suatu pekerjaan serta rapi dalam melaksanakan setiap pekerjaan,
d. Memberikan kemantapan mental kepada siswa-siswi bahwa kedisiplinan
tidak hanya diterapkan di dunia industri (luar pendidikan), masalah
kedisplinan juga sangat ditekankan
e. Siswa-siswi dapat memberikan timbal balik dari ilmu yang telah
diterapkan selama melaksanakan Praktik Kerja lapangan untuk diterapkan
dan dikembangkan di sekolah sesuai dengan kondisi yang ada
(fasilitasnya).
 BAB II

PROFIL INDUSTRI/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Industri/Instansi

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 1981 Kecamatan
Bekasi Barat, terbentuk dalam Wilayah Kota Administratif Bekasi, Camat
Pertama Kecamatan Bekasi Barat di jabat oleh Bp. Drs. Memet Racmat
(1981-1987), yang berkantor di Jalan Bintara Jaya dan Kantor Kecamatan
Masih mengontrak bangunan Rumah tinggal Milik Bp. Atik Abdullah selama
2 Tahun s/d tahun 1983 Wilayah Kecamatan Bekasi Barat teridiri dari (lima)
Kelurahan Yaitu:
1. Kelurahan Pejuang
2. Kelurahan Medan Satria
3. Kelurahan Kota Baru
4. Kelurahan Kranji
5. Kelurahan Bintara Tahun 1981 dimekakrkan jadi Kelurahan
Bintarajaya Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor : 14 Tahun 2000
tentang wilayah

Administrasi Kecamatan Kota Bekasi, wilayah Administrasi Kecamatan

Bekasi Barat Meliputi:
1. Kelurahan Bintara Jaya
2. Kelurahan Jakasampurna
3. Kelurahan Kranji
4. Kelurahan Bintara
5. Kelurahan KotaBaru.

3
 4

Camat yang pernah menjabat di Kecamatan Bekasi Barat Antara lain:

1. Bapak. Drs. Memet Rachmat Tahun 1981-1987
2. Bapak. Drs. Tjandra Utrama Efendi Tahun 1987-1994
3. Bapak. Drs. H. Najiri Tahun 1994-1998
4. Bapak. Drs. H. Agustian Tahun 1998-2000
5. Ibu. Reny Hendrawati Tahun 200-2001
6. Bapak. Drs. Sabarudin Tahun 2001-2003
7. Bapak. Drs. Ichsanudin Tahun 2003-2005
8. Bapak. Drs. Imanudin Tahun 2005-2008
9. Bapak. H. Marta, S. Pd Tahun 2008-2010
10. Bapak. Drs. Chaerul Tahun 2010-2012
11. Bapak. Drs Tajudin Tahun 2012-2017
12. Bapak. H. M. Bunyamin S. Sos., M. Si. Tahun 2017-2021
13. Bapak. Maka Nachrowi S. AP., M.Si.
14. Bapak. Gutus Hermawan Ep. S. Ip.

B. Visi dan Misi

1. Visi:
“Cerdas, Kreatif, Maju, Sejahtera dan Ihsan"
2. Misi:
1. Meningkatkan Kapasitas Tata Kelola Pemerintahan yang baik
 Peningkatan aksesibilitas dan kualitas pelayanan publik melalui
Mall Pelayanan Publik Kota Bekasi;
 Pengembangan layanan publik berbasis IT;
 Peningkatan Pemberdayaan Partisipasi Masyarakat dalam
pembangunan melalui pemberian apresiasi dan insentif bagi Ketua
RT, RW, Linmas, Kader Posyandu, Marbot Masjid, dan kelompok
lainnya;
 Peningkatan layanan penerbitan akte kelahiran dan layanan
administrasi kependudukan lainnya.
2. Membangun, Meningkatkan dan Mengembangkan Prasarana dan
Sarana Kota yang maju dan memadai
 5

 Pengembangan daya dukung fasilitas umum yang memadai

dilingkungan RT/RW untuk kepentingan prasarana dan sarana
sosial;
 Pengembangan sistem layanan cepat tanggap penanganan sampah,
jalan, saluran, PJU, dan kemacetan berbasis IT;
 Pengembangan infrastruktur yang ramah bagi warga penyandang
disabilitas dan lansia Kota Bekasi :
 Peningkatan kapasitas TPA Sumur Batu melalui ekstensifikasi
teknologi dan kerjasama TPA Bantargebang untuk memastikan
kontribusi positif terhadap pembangunan berkelanjutan di Kota
Bekasi
 Peningkatan perilaku pemilahan sampah rumah tangga, revitalisasi
“Smart Waste Management”, dan konversi “Waste to Energy”;
 Pembangunan Rusun untuk masyarakat berpenghasilan rendah;
 Pengendalian komposisi ruang yang proporsional dan serasi untuk
RTH, permukiman, dan aktivitas usaha;
 Penanggulangan banjir melalui penerapan penanganan banjir
berwawasan lingkungan (Eco Drainage);
 Penyediaan angkutan publik massal yang terintegrasi;
 Pemeliharaan prasarana dan sarana LLAJ;
 Pembangunan gedung commuter transit parking (Stasiun KA dan
LRT);
 Pengenalan dan pemberlakuan smart parking di pusat perbelanjaan;
 Pembangunan sarana transportasi City Tourism;
 Pembangunan Sanitasi dan Penyediaan air bersih.
3. Meningkatkan perekonomian berbasis potensial jasa kreatif dan
perdagangan yang berdaya saing
 Pengembangan wirausaha industri kreatif berbasis komunitas;
 Revitalisasi dan aktivasi 65% kelembagaan koperasi di Kota
Bekasi;
 6

 Peningkatan kompetensi dan sertifikasi bagi pencari kerja dan

pelaku UMKM;
 Pembukaan peluang 150.000 tenaga kerja baru melalui peningkatan
kompetensi, pengembangan usaha baru, dan penyelenggaraan bursa
tenaga kerja;
 Pembentukan “BEKASI CITY START-UP”, melalui kerjasama
pengembangan inkubator bisnis, untuk melahirkan wirausaha baru;
 Pengelolaan rantai pasok sembako melalui teknologi digital untuk
stabilisasi pasokan dan harga sembako;
 Penyediaan ruang serta prasarana dan sarana pendukung
pengembangan ekonomi kreatif melalui pembangunan “Bekasi City
Techno Park”;
 Pengembangan creative society melalui penyelenggaraan Event
“Bekasi Creative” di tingkat kota dan kecamatan;
 Pemberdayaan minat dan kiat usaha bagi perempuan.
4. Meningkatkan dan mengembangkan Kualitas Kehidupan Masyarakat
yang berpengetahuan, sehat, berakhlak mulia, kreatif dan inovatif
 Peningkatan efektivitas skim pendidikan dasar 9 tahun gratis dan
subsidi siswa keluarga miskin;
 Peningkatan kapasitas lembaga kursus dan pelatihan yang
menghasilkan lulusan yang tersertifikasi;
 Peningkatan layanan pendidikan bagi siswa, orang tua,
danmasyarakat berbasis teknologi informasi (smart school);
 Pemberian beasiswa berbasis prestasi akademik, minat/bakat, dan
Tahfidz Al- Qur’an;
 Penguatan sistem tata kelola layanan KARTU SEHAT (KS)
Berbasis NIK yang selaras dengan jaminan kesehatan nasional;
 Peningkatan kapasitas layanan sistem informasi kesehatan
(perwujudan smart health);
 7

 Penyediaan prasarana dan sarana olahraga dalam rangka

pemassalan olahraga, yang dapat diakses oleh seluruh lapisan
masyarakat, di tingkat kota dan lingkungan masyarakat;
 Penguatan kesalehan spiritual, ketahanan sosial, dan kearifan
budaya dalam membentuk kehidupan sosial budaya multikultur
dankehidupan masyarakat yang ihsan;
 Pengembangan Sistem Layanan Sosial Terpadu (pendidikan,
kesehatan, dan penyandang masalah kesejahteraan sosial);
 Pembangunan Panti Rehabilitasi Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial (PMKS);
 Peningkatan ketahanan dan kesejahteraan keluarga.
5. Membangun, meningkatkan dan mengembangkan kehidupan Kota
yang aman dan cerdas, serta lingkungan hidup yang nyaman
 Pengembangan “urban tourism” untuk meningkatkan daya Tarik
wisata Kota Bekasi;
 Pengembangan kawasan ramah bersepeda (Bekasi City Bike) dan
penataan serta pengembangan pedestrian yang ramah pejalan kaki;
 Penambahan dan pemeliharaan taman-taman kota bernuansa tema
tertentu (tematis: budaya Bekasi, patriotis, kreatif, dll);
 Penataan dan pengendalian estetika papan reklame (mengarahkan
pada reklame digital bersumber energi surya);
 Penataan kawasan kumuh melalui revitalisasi kawasan dan Bedah
rumah;
 Pengelolaan TPU dengan standar pemakaman untuk menjamin
ketersediaan dan keasrian sehingga dapat berfungsi sebagai RTH;
 Pengelolaan event “car free day” yang berkontribusi terhadap
promosi ekonomi kreatif dan pembangunan berkelanjutan.
 8

C. Struktur Organisasi Industri

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kecamatan Bekasi Barat

 BAB III

KEGIATAN PRAKERIN

A. Proses Pengurusan Surat Masuk

Menurut Wursanto (2004), menyatakan bahwa pengurusan surat
masuk dibedakan menjadi tiga macam yaitu pengurusan surat penting,
pengurusan surat rahasia atau tertutup, dan pengurusan surat biasa.
1. Pengurusan surat penting
Surat penting adalah surat yang memuat informasi tentang
permasalahan pokok, yang baik secara langsung ataupun tidak langsung
akan mempengaruhi keberhasilan organisasi atau perusahaan. Surat
penting memiliki kegunaan cukup lama, tidak hanya sekali pakai, tetapi
berlaku sampai kurun waktu tertentu hingga permasalahannya selesai
dikerjakan.
2. Proses pengurusan surat penting
Pengurusan surat penting dilakukan melalui proses berikut:
a. Semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit
penerima.
b. Unit penerima meneruskan kepada unit penyortir.
c. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat
surat lampiran dan sampul surat.
d. Unit pencatat menyiapkan kartu kendali rangkap tiga, dan mengisi
kolomkolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut.
Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan
dilampiri kartu kendali rangkap tiga yang telah diisi berserta lembar
disposisinya.
e. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah
berikut kartu kendali dengan memperhatikan:
 Lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah.

9
 10

 Lembar kedua dan ketiga kartu kendali berikut surat dan

lampirannya diteruskan kepada unit pengolah.
f. Unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat penting
tersebut dengan memerhatikan:
 Lembar ketiga kartu kendali tetap tinggal di unit pengolah surat.
 Lembar kedua kartu kendali dikembalikan kepada unit pengarah
untuk kemudian diteruskan kepada unit penata arsip. Berikut
penjelasan proses mengenai pengurusan surat penting:
3. Batas waktu penyelesaian surat penting
Pada prinsipnya setiap surat masuk harus diselesaikan dalam batas
waktu tertentu. Demikian juga dengan surat masuk yang memerlukan
balasan. Surat itu sudah harus dibalas dalam batas waktunya tertentu.
Batas waktu penyelesaian surat yang ditetapkan oleh setiap instansi
ataupun perusahaan berbeda-beda. Sampai saat ini memang belum ada
kode etik teta persuratan dinas yang baku. Diluar negeri, misalnya, ada
ketentuan yang berbunyi three days rules atau “aturan 3 hari”. Aturan
ini menentukan bahwa setiap surat harus dapat diselesaikan dalam
waktu 3 hari. Jadi, misalnya ada surat yang memerlukan balasan, dalam
batas waktu 3 haru surat tersebut harus sudah dibalas.
4. Pengurusan surat rahasia
Surat rahasia dan surat sangat rahasia biasanya bersampul dua. Kedua
sampul, baik sampul luar maupun sampul dalam, diberi nomor pada
sudut bagian atas sebelah kiri dan diberi cap dinas. Unit penerima, unit
penyortir, dan unit pencatat tidak diperbolehkan membuka sampul surat
dalam atau sampul surat kedua.
Pengurusan surat rahasia dan sangat rahasia atau surat tertutup bisa
dilakukan melalui proses berikut:
a. Semua surat masuk termasuk surat rahasia dan sangat rahasia, atau
surat tertutup diterima oleh unit penerima surat.
b. Unit penerima meneruskan surat tersebut kepada unit penyortir
berikut surat-surat yang lain.
 11

c. Unit penyortir meneruskan surat tersebut kepada unit pencatat.

d. Unit pencatat meneruskan surat tersebut kepada unit pengarah
dengan menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
e. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang masih dalam keadaan
tertutup berikut lembar pengatar surat rahasia kepada unit pengolah.
f. Unit pengolah menerima surat rahasia tersebut masih dalam
keadaan tertutup berikut lembar pengantarnya.
g. Unit pengolah menandatangani lembar pengatar dan
mengembalikan kepada unit pengarah sebagai arsip.
h. Unit pengolah membuka sampul surat, membaca, serta memproses
lebih lanjut sampai selesai. Proses pengurusan surat rahasia dapat
dilihat pada bagan di bawah ini.

B. Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Wursanto (2004), Surat keluar adalah surat bersifat
kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau
ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan. Dalam
bagian ini, pembahasan pengelolaan surat keluar hanya terbatas pada surat
dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh atau untuk kepentingan
dinas organisasi atau perusahaan.
Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan
pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar
juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, dan
surat biasa. Pengelolaan tiga macam surat keluar tersebut pada prinsipnya
sama. Perbedaannya terletak pada pengelolaannya. Pengelolaan surat
penting dapat menggunakan kartu kendali, sedangkan pengelolaan surat
rahasia dan surat biasa menggunakan lembar pengantar masing-masing.
Proses pengelolaan surat keluar :
1. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah.
Pengolah adalah pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas
mengolah penyelesaian surat-surat.
 12

2. Konsep surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah.
Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata
usaha atau sekertariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut.
3. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau
sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang
bersangkutan untuk ditandatangani.
4. Setelah surat ditandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada
satuan kerja tata usaha atau secretariat, selanjutnya dilampiri dengan
kartu kendali (untuk surat penting), atau lembar pengatar (untuk surat
rahasia dan surat biasa), yang telah diisi secara lengkap kolom-
kolomnya.
5. Surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap dinas,
lembar asli berikutnya lampirannya (bila ada), dan tembusan surat,
dikirim ke alamat tujuan sesuai dengan derajat surat dinas (penting,
rahasia, biasa). Kartu kendali lembar I disimpan di tempat satuan kerja
tata usaha atau sekretariat, yang bertindak sebagai pengarah surat.
Sementara itu, lembar kerja ke II dan lembar ke III dikirim kepada
satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip.
6. Oleh satuan kerja pengolah, kartu kendali lembar ke II dank e III
ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai
diproses dan telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat.
7. Selanjutnya, kartu kendali lembar ke II dikirim kembali oleh satuan
kerja pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau
sekretariat.
8. Kartu kendali lembar ke III bersama konsep surat serta arsipnya
disimpan di satuan kerja pengolah sebagai arsip.
 13

C. Pengertian Arsip
Menurut Gie (1992) Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya
arsip adalah kumpulan warkat. Warkat-warkat ini harus memenuhi syarat,
yaitu disimpan secara sistematis, masih mempunyai sesuatu kegunaan, dan
dapat ditemukan kembali secara cepat. Aktivitas pokok di bidang
kearsipan ialah menyimpan warkat, tapi tujuannya yang utama ialah
menemukan kembali secara cepat sesuatu warkat yang diperlukan. Sebagai
perbandingan di bawah ini dikutipkan 2 perumusan mengenai arsip itu,
yaitu definisi dari pengarang modern dan perumusan yang lebih tua dari
abad 19.
Menurut T.R Schellenberg dalam Gie (1992) merumuskan bahwa
Arsip adalah “Those records of any public or private institution which
adjudged worthy of permanent preservation for reference and research
purposes and which have been deposited or have been selected for deposit
in an archival institurion”.
T.R Schellenberg dalam Gie (1992) menyatakan bahwa arsip adalah
suatu warkat dari badan instansi yang diputuskan untuk disimpan sesuai
dengan kegunaan tepat dalam mencari keterangan setelah mencari data
disimpan dalam suatu badan arsip yang akan dipilah-pilah sesuai dengan
gunaan arsip tersebut.
Menurut Fruin (Gie, 1992) merumuskan bahwa arsip adalah “The
whole of the written documents, drawings and printed Matters, officially
received or produced by an administrative Body or one of its officials, in
so far as these documents were Intended to remain in the custody of that
body or of that Official”.
 14

Fruin (Gie, 1992) menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen

dalam bentuk tertulis, lukisan atau barang cetak yang keseluruhan secara
resmi diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk pemeliharaan
dokumen penting sepanjang memiliki nilai guna di tangani oleh badan
tersebut.
Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang
diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam sesuatu
instansi maka arsip harus diatur dan diperlihara dengan sebaik-baiknya.
Sebagai akibat dari pengabaian terhadap arsip, maka di lingkungan
instansi-instansi pemerintah Indonesia segi tatausaha ini banyak
menimbulkan kesulitan. Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang
umumnya dihadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertalian dengan hal-hal
berikut:
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu
surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi
lainnya.
b. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan
organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-
kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya terus-menerus sutat-surat ke dalam bagian arsip tanpa
ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi
mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan
dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai
arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan secara teratur.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut diatas maka perlulah
dipelajari, diatur, dan diperkembangkan pedoman-pedoman mengenai:
a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi.
b. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.
c. Penyusutan arsip secara teratur.
 15

d. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat

mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.

D. Jenis Arsip
Menurut Haryadi (2009), Dalam administrasi perkantoran, arsip memiliki
jenis sebagai berikut berdasarkan fungsinya:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan
operasional perusahaan.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara
langsung untuk perencaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan
operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan
historisnya.
3. Arsip Aktif, arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada
dalam proses penyelesaian. Dokumen ini mencakup berkas pegawai
yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun
anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan
organisasi dengan pihak eksternal.
4. Arsip inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Alhamdulillah saya ucapkan atas kehadirat Allah SWT karena Laporan
Hasil Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini telah selesai, Saya pribadi
mengucapkan banyak terimakasih kepada orang-orang yang turut membantu
saya dalam menyelesaikan tugas laporan ini. Karena saya masih dalam proses
belajar saya mohon maaf sebesar-besarnya atas kesalahan yang saya buat di
dalam ataupun diluar laporan ini, bila ada saran atau kritik untuk kemajuan
saya Insya Allah akan saya terima dengan lapang dada.
Setelah melakukan PKL selama 3 bulan saya dapat mengambil kesimpulan
diantaranya sebagai berikut :
1. Saya mendapatkan ilmu yang lebih yang saya tidak ketahui.
2. Saya menyadari bahwa bekerja tidak semudah yang dibayangkan.
3. Saya dapat mempelajari cara membuat laporan hasil Praktik Kerja
Lapangan.
4. Saya dapat memahami cara kerja yang dilakukan perusahaan.
5. Saya dapat mengetahui bahwa setiap pekerjaan harus dilaksanakan dengan
baik, teliti dan kerjasama.
6. Saya dapat mengetahui bahwa setiap pekerjaan harus dilakukan dengan
penuh rasa disiplin dan tanggung jawab yang besar.

B. Saran
1. Saran Untuk Pihak Indsutri/Perusahaan
a. Bila ada siswa yang PKL mohon diberi saran dan bimbingan yang
lebih cepat agar setelah selesai PKL pengetahuan bisa bertambah.

16
 17

b. Jika ada siswa yang tidak tahu dan menanyakan bagaimana cara
menggunakan alat yang menurut siswa PKL asing/tidak pernah
ditemui di Sekolah mohon dijawab
c. Bila ada siswa/siswi yang tidak mengikuti PKL, tolong diberi
sanksi.
2. Saran Untuk Pihak Sekolah
a. Pembimbingan selama waktu kegiatan PKL haruslah merata dan
sering dilaksanakan, tidak hanya ke beberapa orang di instansi
yang sama sedangkan yang lainnya tidak, juga jangan hanya sekali
karena akan ada rasa berbeda bila kami siswa PKL diberi perhatian
lebih dan dibantu dalam mengatasi masalah-masalah yang kami
hadapi di tempat pelaksanaan PKL.
b. Hendaknya pihak sekolah meningkatkan kerja sama dengan
Instansi terkait, sehingga siswa nantinya akan lebih mudah dalam
melaksanakan kegiatan PKL.
c. Semua siswa yang melaksanakan PKL harap ditinjau lagi terutama
di bagian nilai yang diberikan dari Industri/Instansi. Apakah
dengan di tes terlebih dahulu atau tidak.