Sistem Marketing

Admin
1. Tambah dan update data perusahaan : (nama perusahaan, Alamat, kota, provinsi, nama PIC, email, nomor telpon
kantor, nomor hp/wa), tambah data bisa dilakukan juga dengan menggunakan import file Excel.
2. Delete data perusahaan : delete perusahaan tidak langsung delete permanent, tetapi dimasukan di folder sampah
untuk di tinjau ulang oleh SUPER ADMIN.
3. Menu data perusahaan dibagi 3, (semua data, sudah dihubungi, belum dihubungi),
a. semua data : berisi semua data perusahaan yang sudah diinput, yang sudah dihubungi maupun belum
dihubungi.
b. Sudah dihubungi : berisi data perusahaan yang sudah dihubungi dan diberikan report oleh marketing
c. Belum dihubungi : berisi data perusahaan yang belum dihubungi
4. Fitur filter untuk data perusahaan di nomor 3 point a,b,c semua diberikan tombol filter. Filter berisi report
marketing. pilihan filter report (PO, penawaran, tidak pakai produk, salah sambung, tidak tersambung, salah
nomor), filter berfungsi untuk menampilkan data perusahaan sesuai dengan pilihan filter.
5. Data perusahaan yang ada didalam menu data perusahaan di nomor 3, jika di klik detail maka akan muncul detail
perusahaan, histori.
• Histori : berisi siapa saja marketing yang pernah pegang data ini, dan reportnya apa saja. Ditampilkan
dalam tabel nama marketing, report, tanggal report, keterangan marketing. Termasuk histori PO masuk /
Purchase Order masuk dan histori penawaran. Histori ini tidak dapat diubah oleh admin, admin hanya bisa
update data perusahaan.
6. Pembagian data perusahaan ke marketing, setiap marketing bisa diberikan lebih dari 1 data perusahaan. Data
perusahaan yang dibagi adalah data dengan status belum dihubungi.
7. Rolling data : berisi semua data perusahaan yang sudah pernah dikirimi penawaran tetapi tidak pernah terjadi PO
sama sekali. Rolling data yaitu pemindahan data dari marketing A dipindah ke marketing B. Akan muncul notifikasi
pengingat rolling setiap 1 bulan sekali, tanggal rolling bisa di setting sendiri sesuai kondisi.
8. Data sisa : adalah data dengan status sudah dihubungi tetapi berisi report (salah sambung, tidak terhubung, salah
nomor). Data ini akan diolah kembali oleh admin dengan mencari data nomor telepon yg benar dan kemudian
update data perusahaan dengan nomor telpon yang baru. Kemudian data ini akan menjadi data baru dengan
status belum dihubungi, dan data ini bisa dibagikan kembali ke marketing
9. Data sampah : adalah data dengan status sudah dihubungi tetapi berisi report (tidak pakai produk). Data ini tidak
akan diolah lagi dan tidak akan dihubungi lagi.
10. Penawaran : penawaran yang dibuat oleh marketing dikirim oleh admin dengan sekali klik terkirim melalui wa
maupun email. Isi wa yaitu berupa pesan text, dokumen penawaran dan dokumen legalitas perusahaan. Isi email
yaitu berupa pesan text dan attachment dokumen penawaran dan dokumen legalitas perusahaan. Semua
dokumen dalam bentuk PDF.
a. Data penawaran tampilan defaulnya tampil semua data yang sudah pernah penawaran, jika di klik detail
maka akan menampilkan detail data perusahaan dan detail histori penawarannya, histori data tersebut
pernah dikirimi penawaran oleh marketing siapa saja, harga, volume produk, tanggal. Jadi akan ketahuan
data tersebut pernah di hubungi oleh marketing siapa saja.
b. Data penawaran yang masuk dari marketing, akan masuk di penawaran pending, di sini admin akan cek
apakah data penawaran sudah sesuai, cek volume produk, cek harga, cek sistem pembayaran. Jika sudah
sesuai, maka admin akan mengirimkan penawaran yang sudah dibuat marketing.
c. Data penawaran yang sudah terkirim akan pindah ke penawaran terkirim, di sini berisi semua data
perusahaan yang sudah dikirim penawaran dengan status terkirim.
d. Data penawaran yang gagal terkirim akan dipindah ke penawaran gagal. Di sini admin bisa cek data
penawaran apa saja yang gagal.
11. Data PO (Purchase Order) adalah data perusahaan yang sudah pernah PO, tampilan default menampilkan semua
data perusahaan yang sudah pernah PO. Jika di klik detail maka akan muncul detail perusahaan dan detail histori
PO.
a. Input PO (Purchase Order) masuk. Jika ada PO dari perusahaan, dokumen PO yang sudah didapatkan di
inputkan ke sistem oleh admin. Cara input PO yaitu dengan cara masuk ke detail data perusahaan lalu klik
input PO. Data PO berupa (Nomor PO, tanggal PO, Nama Perusahaan, volume, alamat kirim, tanggal kirim,
nama penerima, nama marketing) dan upload file PO asli.
 b. Data perusahaan yang sudah PO maka Reportnya yang awalnya penawaran menjadi report PO, dan data
tersebut tidak boleh di rolling ke marketing lain. Data tersebut menjadi milik marketing yang
bersangkutan selamanya, kecuali ada permintaan dari manager/supervisor untuk rolling data PO.
12. Tambah update dan non aktif user marketing. Admin dapat menambahkan dan update data marketing. Bagi
marketing yang sudah keluar/resign maka akan di non aktifkan dan kemudian akan di delete oleh super admin.
Pada saat user marketing di nonaktifkan maka data perusahaan yang sudah dibagikan oleh admin bisa di rolling
ke marketing lain.
13. Tambah update dan nonaktif user supevisor, manager, admin gudang, admin pembelian.
14. Semua aktivitas admin mulai dari tambah, update, delete data perusahaan, rolling data perusahaan , pembagian
data perusahaan, pengiriman penawaran, tambah update delete data PO, data marketing , semua terekam di
dalam log, log ini hanya bisa di akses oleh super admin.

Marketing
1. Menu Data berisi tabel data perusahaan yang sudah dibagi oleh admin. Data perusahaan ini dibagi 2 yaitu (belum
dihubungi dan sudah dihubungi).
a. Belum dihubungi : berisi data baru maupun data lama yang diberikan oleh admin yang belum dihubungi
atau belum diberikan report.
b. Sudah dihubungi : berisi data yang sudah dihubungi dan sudah diberikan report. Di menu sudah dihubungi
diberikan fitur filter, filter berisi report marketing. pilihan filter report (PO, penawaran, tidak pakai produk,
salah sambung, tidak tersambung, salah nomor), filter berfungsi untuk menampilkan data perusahaan
sesuai dengan pilihan filter.
c. Pada point a dan b tampilan tabel menampilkan data perusahaan kemudian setiap data ada tombol
“CALL” yang jika diklik akan muncul detail data perusahaan, kemudian pada tampilan detail data
perusahaan ada tombol report jika di tekan tombol report maka akan muncul pilihan report (penawaran,
tidak pakai produk, salah sambung, tidak tersambung, salah nomor).
• Jika pilih report Penawaran, maka dialihkan ke halaman penawaran dimana marketing harus mengisi
data (volume produk, harga, cara pembayaran,keterangan,email, nomor telepon/wa). untuk data
email dan nomor telepon/wa jika sudah ada data awal maka langsung ditampilkan, jika marketing
akan menambahkan email dan nomor telpon/wa maka disediakan tombol + untuk menambahkan
data email dan nomor telpon/wa tanpa mengubah/menghapus data sebelumnya. Jika data
penawaran sudah lengkap maka kilk tombol ok dan kemudian admin akan cek data penawaran yang
masuk kemudian mengirimkannya. Dan status data berubah dari belum dihubungi menjadi sudah
dihubungi, dan report data berubah menjadi Penawaran.
• Jika pilih report tidak pakai produk, maka muncul halaman report tidak pakai produk dan ada kolom
keterangan untuk menuliskan alasan tidak pakai produk, kemudian klik ok. Setelah klik ok maka status
data berubah menjadi sudah dihubungi, dan report berubah menjadi tidak pakai produk.
• Jika pilih report salah sambung, maka akan muncul halaman salah sambung dan ada kolom (nama pic
yang benar, nomor telpon/wa yang benar, keterangan) kolom ini untuk mengisi data jika diketahui
data yang benar, jika tidak mengetahui data yg benar kolom bisa dikosongkan dan klik oke maka status
data berubah menjadi sudah dihubungi dan report berubah menjadi salah sambung.
• Jika pilih report tidak tersambung, maka akan muncul halaman tidak tersambung dan ada kolom
(nama pic yang benar, nomor telpon/wa yang benar, keterangan) kolom ini untuk mengisi data jika
diketahui data yang benar, jika tidak mengetahui data yg benar kolom bisa dikosongkan dan klik oke
maka status data berubah menjadi sudah dihubungi dan report berubah menjadi tidak tersambung.
• Jika pilih report salah nomor, maka akan muncul halaman salah nomor dan ada kolom (nama pic yang
benar, nomor telpon/wa yang benar, keterangan) kolom ini untuk mengisi data jika diketahui data
yang benar, jika tidak mengetahui data yg benar kolom bisa dikosongkan dan klik oke maka status
data berubah menjadi sudah dihubungi dan report berubah menjadi salah nomor.
2. Data penawran berisi data perusahaan yang sudah pernah penawaran, jika data perusahaan di klik maka muncul
detail perusahaan dan histori penawaran, di dalam histori penawaran akan ada status penawaran apakah sudah
terkirim atau masih pending atau gagal. Histori penawaran ini juga berfungsi untuk mengetahui siapa saja
marketing yang pernah menghubungi dan memberikan penawaran dan mengetahui histori volume dan harga
penawarannya.
3. Data PO berisi data perusahaan yang sudah PO di marketing yang bersangkutan. Data ini berisi tabel data
perusahaan yang sudah PO jika di klik maka akan muncul detail perusahaan dan histori PO.
 4. Cek data berfungsi untuk cek data perusahaan. Misal ada marketing mempunyai data perusahaan sendiri,
sebelum menelpon data tersebut marketing harus cek data dahulu apakah data itu sudah ada didalam database
atau belum, jika sudah ada dilihat historinya apakah sudah pernah ditelpon atau belum.
5. Usul data. Usul data ini berhubungan dengan cek data, jika data perusahaan belum ada di data base marketing
bisa memasukan data di usul data dengan mengisi data perusahaan kemudian klik usul, maka admin akan kembali
cek data apakah data ini benar belum ada atau sudah ada, jika belum ada maka admin bisa menyetujui data ini
masuk database dengan klik setujui dan kemudian masuk ke data marketing. Dan jika data sudah ada tetapi
historinya belum pernah ditelpon marketing lain maka bisa klik usul data di data tersebut, kemudian admin
memasukan data tersebut ke marketing.
6. Laporan marketing setiap hari akan terkirim otomatis melalui WA ke supervisor, manager dan HRD. Dalam 1 hari
laporan dikirim 2 kali, yang pertama jam 12 siang, yang ke dua jam 4 sore, laporan pertama berisi (nama marketing
– total data yang dihubungi – total penawaran – total PO [semua perjam 12 siang]) dan link laporan, laporan kedua
berisi (nama marketing – total data yang dihubungi – total penawaran – total PO [semua total laporan dari pagi
sampai jam 4 sore]) dan link laporan. Link laporan dapat di klik dan menampilkan detail laporan marketing di
halaman web tanpa perlu login.
7. Data canvasing, marketing yang mempunyai janji bertemu dengan customer bisa menginputkan data di data
canvasing, data berisi (tanggal pertemuan, jam pertamuan, lokasi pertemuan, nama PIC, telpon/wa pic,
keterangan)
8. Semua aktivitas marketing tersimpan di dalam log yg hanya bisa diakses oleh superadmin

Admin gudang
1. Input update nonaktif data sopir (nama, alamat, tgl lahir, nomor telepon/wa, foto ktp, foto sim)
2. Input update nonaktif data armada (merk, type, plat nomor, nomor mesin, nomor rangka, foto armada)
3. Jika admin sudah input PO masuk, maka admin gudang akan mendapatkan notif wa bahwa ada po masuk,
kemudian admin gudang bisa cek di Data PO untuk melihat detail PO dan mendownload file PO, kemudian admin
gudang bisa mencetak surat jalan dengan klik tombol surat jalan kemudian diarahkan ke halaman surat jalan untuk
memilih armada, sopir, dan tanggal kirim. Kemudian klik cetak surat jalan. Bisa di cetak dalam bentuk PDF atau
langsung print.
4. Pada saat admin gudang cetak surat jalan, maka marketing yang mempunyai PO itu, supervisor dan manager
mendapatkan notif wa.
5. Semua aktivitas admin gudang tersimpan di dalam log yg hanya bisa diakses oleh superadmin

Supervisor, manager dan hrd

1. Mendapatkan report marketing by wa, Dalam 1 hari laporan dikirim 2 kali, yang pertama jam 12 siang, yang ke
dua jam 4 sore, laporan pertama berisi (nama marketing – total data yang dihubungi – total penawaran – total PO
[semua perjam 12 siang]) dan link laporan, laporan kedua berisi (nama marketing – total data yang dihubungi –
total penawaran – total PO [semua total laporan dari pagi sampai jam 4 sore]) dan link laporan. Link laporan dapat
di klik dan menampilkan detail laporan marketing di halaman web tanpa perlu login.
2. Cek histori penawaran, bisa cek per marketing maupun per data perusahaan.
3. Cek histori PO, bisa cek per marketing maupun per data PO
4. Laporan omzet penjualan total maupun permarketing
5. Cek data dan jadwal canvasing marketing
6. Kusus untuk hrd bisa input data karyawan, input absensi karyawan setiap hari, laporan kehadiran karyawan.
7. Semua aktivitas supervisor, manager, hrd tersimpan di dalam log yg hanya bisa diakses oleh superadmin

Admin pembelian
1. Tambah, Update, Delete data suplier
2. Data pembelian, admin pembelian dapat membuat PO pembelian dengan mengisi form, setelah PO pembelian
dibuat maka bisa di cetak PDF atau langsung Print. Pada saat barang belum sampai digudang maka status PO
adalah pending, pada saat barang telah sampai maka admin klik barang sampai lalu diteruskan ke halaman
barang sampai untuk upload foto surat jalan suplier dan melengkapi data. Pada saat barang datang maka secara
otomatis stok akan bertambah
3. Laporan pembelian
4. Laporan Stok
5. Stok Opname untuk menyesuaikan stok di database dan stok real di gudang.
6. Semua aktivitas admin pembelian tersimpan di dalam log yg hanya bisa diakses oleh superadmin
Super admin
1. Tambah update delet user admin.
2. Setting wilayah untuk admin, Admin terbagi beberapa wilayah, akan di bagi menjadi 3 wilayah provinsi
(jatim,jateng,jabar). Super admin bisa menentukan user admin yang akan mengelola suatu wilayah, misal admin
wilayah jateng tidak akan bisa melihat data wilayah jabar dan jatim walaupun data ada didalam satu database.
Wilayah jateng hanya bisa melihat mengolah dan mengelola data di wilayah jateng begitu juga dengan wilayah
lain. Ini berlaku untuk user dibawah admin (marketing, admin gudang, supervisor, manager, hrd, admin
pembelian). Jadi user di bawah admin atau yang dibuat admin secara otomatis menyesuaikan wilayah si admin.
3. Melihat laporan log aktivitas semua user.
4. Semua menu dan fitur admin, admin gudang, supervisor, manager, hrd, admin pembelian.