Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)

Bagan alir dokumen atau flowchart merupakan bagan yang mengarahkan alir dalam suatu
program atau sistem yang ada secara nalar. Bagan alir digunakan sebagai alat
bantu komunikasi dan dokumentasi. Terdapat 5 jenis bagan alir yaitu;

1. sistem,
2. dokumen,
3. skematik,
4. program, dan
5. proses.

Bagan alir adalah suatu gambar yang terdiri dari bagan (chart) yang merupakan langkah-
langkah terpisah secara berurutan dengan suatu alir (flow) dalam suatu prosedur atau
program. Urutan atau aliran dari proses ini ditunjukkan dengan panah, sementara berbagai
bentuk atau simbol dapat digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah kegiatan atau
keputusan dalam proses. Sebuah flowchart pada dasarnya adalah rencana yang harus diikuti
ketika proses/program tersebut dibuat.

Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau sering disebut dengan bagan alir formulir
(form flowchart). Bagan alir dokumen adalah bagan alir yang mengarahkan atau
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk dalam tembusannya.

Bagan alir dokumen ini menggambarkan tentang alir dokumen dan informasidalam setiap
bidang yang bertanggungjawab dalam suatu organisasi. Bagan alir dokumen ini dapat
menampilkan asal dari setiap dokumen, bagaimana proses distribusinya, tujuan
penggunaannya, tempat tujuan akhirnya, serta segala hal yang terjadi selama dokumen
tersebut mengalir melawati alir sistemnya.

Flowchart digunakan untuk:

 Mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
 Mempelajari proses untuk perbaikan (merancang sebuah proses “ideal”)
 Berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses pekerjaan dilakukan.
 Ketika memerlukan komunikasi yang lebih baik diantara orang-orang yang terlibat
dengan proses yang sama.

Mendokumentasikan proses.
Ketika merencanakan sebuah proyek/pekerjaan.
Menentukan apakah langkah-langkah dalam proses yang logis
Mengungkap duplikasi kegiatan
Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses
Manfaat/Kegunaan Bagan Alir Dokumen

Flowchart biasanya digunakan untuk mengidentifikasi aliran yang aktual / nyata / sebenarnya
ada, dibandingkan dengan aliran yang seharusnya (ideal). Tempat dimana terjadi
kompleksitas atau kelebihan suatu proses dapat diidentifikasi pada sebuah flowchart.
Selanjutnya tim dapat menyepakati langkah-langkah dalam proses dan membandingkan
proses yang ada saat ini dengan proses yang seharusnya.

Berikut adalah manfaat dari bagan alir dokumen (flowchart sytem)

 Menerangkan logika suatu program

 Membantu anggota tim mendapatkan pemahaman bersama tentang proses dan

penggunaan pengetahuan ini untuk mengumpulkan data, mengidentifikasi masalah,
fokus diskusi, dan mengidentifikasi sumber.
 Pemahaman hubungan antara langkah-langkah proses yang berbeda
 Bagan alir dokumen memiliki kegunaan dalam menganalisis suatu prosedur
pengendalian yang berlaku dalam suatu sistem, misalnya dalam pemeriksaan internal
dan pemisahan fungsi
 Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menggambarkan dan mengevaluasi
atas pengendalian internal.
 Bagan alir dokumen memiliki kemampuan dalam menampilkan kelemahan dan
ketidakefisienan dalam suatu sistem.
 Bagan alir dokumen dipersiapkan untuk dijadikan sebagai bagian dari suatu proses
desain sistem yang semestinya dimasukkan dalam dokumentasi sistem informasi.
 Mempermudah dalam pelacakan kesalahan aliran proses

 Membantu dalam pengambilan keputusan

Jenis Flowchart

 Sequential Flowchart

Flowchart jenis ini merupakan flowchart yang paling umum digunakan. Flowchart ini
mengidentifikasi langkah-langkah atau kegiatan dan poin keputusan bersama dengan
input dan output penting dari proses. Selanjutnya diatur dalam urutannya sampai akhir
proses. Sebuah flowchart sekuensial sangat bermanfaat dalam menyoroti
kompleksitas proses dan mengidentifikasi area masalah dan peluang untuk
meningkatkan efisiensi.

 Top-Down Flowchart

Pada flowchart jenis ini, langkah-langkah utama dalam proses disusun berurutan di
bagian atas dan langkah-langkah rinci tercantum di bawah setiap langkah besar.
Flowchart ini juga bisa saja dikembangkan bersama flowchart jenis lain seperti
sekuensial. Dalam beberapa kasus, flowchart sekuensial akan sangat terbantu dengan
adanya Top-Down flowchart untuk setiap langkah besar. Top-down Flowchart juga
dapat digunakan sebagai halaman sampul untuk menunjukkan bagaimana semua
bagian dari proses berinteraksi.

 Deployment Flowchart

Deployment Flowchart ditunjukkan pada Gambar berikut. Gambar ini menunjukkan

bagian inti ada di bagian atas sebagai header column. Bagian inti ini dapat berupa
unit fungsional atau individu. Contoh: layanan bisnis, kantor dekan, komite eksekutif,
kursi, administrator departemen, mahasiswa. Pada kolom di bawah setiap bagian inti
menunjuk langkah-langkah orang / unit untuk melaksanakan atau bertanggung jawab
terhadap proses. Proses ini mengalir dari kiri ke kanan.

 “Hybrid” Flowchart

Ini merupakan flowchart alternatif yang merupakan kombinasi dari klasik top-down
dan Deployment Flowchart. Flowchart hybrid ini mencakup semua langkah dalam
Deployment Flowchart ditambah nama orang. Flowchart ini cenderung tersusun dari
atas ke bawah daripada kiri ke kanan.

Cara membuat Flowchart

1. Persiapan

· Kumpulkan orang-orang yang terlibat dalam proses pembuatan flowchart

· Siapkan kertas besar didinding atau whiteboard
· Menyetujui tujuan dari flowchart dan jenis flowchart yang akan dibangun
2. Tentukan titik awal dan titik akhir dari suatu proses/program.
· Tulis judul diatas rencana bagan flowchart (flipchart atau whiteboard atau kertas
A3, dll)
· Tentukan kapan dan dimana proses dimulai dan berakhir
3. Tentukan langkah-langkah dalam proses dan tempatkan langkah-langkah tersebut
sesuai urutannya.
· Brainstorming proses yang ada saat ini. Masing-masing tuliskan kegiatan-kegiatan
dalam proses. Urutan belum penting meskipun lebih baik jika urut.
· Atur kegiatan-kegiatan menurut urutannya
· Jika semua kegiatan telah ditempatkan sesuai urutannya, sambungkan dengan
tanda panah untuk menggambarkan aliran nya.
4. Berjalan mengikuti alir proses
· Ajak tim/orang lain yang terlibat untuk melihat apakah aliran proses telah akurat
dan apakah mereka setuju.

Perhatian:
 1. Tidak usah risau dengan bagaimana menggambar flowchart yang “benar.” Proses
dalam flowchart dapat dipahami melalui proses tersebut.
2. Flowchart sebaiknya digambar dari atas ke bawah, kiri ke kanan
3. Semua orang terkait dalam proses harus diidentifikasi dan dilibatkan dalam proses
flowcharting.
4. Berikan kesempatan kepada orang-orang yang terlibat dalam proses untuk
menggambar ali proses. Tidak perlu minta bantuan personel khusus (orang ahli).
5. Lebih baik bekerja menciptakan flowchart yang “berantakan” diawal. Selanjutnya
baru menggunakan perangkat lunak komputer yang tersedia untuk menggambar
diagram alur yang rapi.
6. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas
7. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang
mewakili suatu pekerjaan
8. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalm urutan yang semestinya.
9. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ketempat lain harus ditunjukan dengan
jelas menggunakan symbol penghubung.
10. Symbol-simbol bagan alir yang standar.

Interpretasi
• Menganalisis aliran kegiatan saat ini dengan standar praktek atau aliran yang ideal
• Carilah duplikasi kegiatan atau waktu tunggu yang tidak perlu
• Pertimbangkan kompleksitas proses dan bagaimana hal itu bisa disederhanakan
• Tentukan apakah ada variasi dalam bagaimana orang yang berbeda mengikuti proses

Simbol-simbol Flowchart
Flowchart terbentuk dari simbol-simbol yang mewakili setiap fungsinya untuk
mempresentasikan sebuah alur. Simbol flowchart yang berbeda juga memiliki arti yang
berbeda, namun beberapa simbol umum yang digunakan pada flowchart adalah seperti
gambar dibawah ini:
Contoh Bagan Alir Dokumen awal
1. Dokumen
2. Dokumen Dan Tembusannya
3. Berbagai Dokumen
4. Penghubung pada Halaman yang Sama (On-Page Connector)
5. Penghubung pada Halaman yang Berbeda (On-Page Connector)
6. Kegitan Manual
7. Arsip Sementara
8. Arsip Permanen
9. Mulai atau Berakhir (terminal)
10. Keputusan
11. Keterangan Dan Komentar
12. Garis Alir (flowline)

Bagan Alir Dokumen

Simbol-Simbol Bagan Alir Dokumen
Simbol-simbol standar yang digunakan untuk bagan alir dokumen:

Setiap simbol memiliki arti khusus yang dengan mudah dapat dilihat dari bentuknya. Bentuk simboi-
simbol tcrsebut menunjukkan dan mendeskripsikan proses yang dilaksanakan dan input, output,
pemrosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan.
Baca juga:

1. 5 Dokumen Stock opname “Lengkap”

2. 12 Contoh Macam-Macam Bukti Transaksi Perusahaan

3. Pengertian Bukti Transaksi [5 Manfaat Dan Fungsi]

Kegunaan Bagan Alir Dokumen

Berikut ini merupakan kegunaan dari bagan alir dokumen, yaitu:

 Bagan alir dokumen memiliki kegunaan dalam menganalisis suatu proseddur

pengendalian yang berlaku dalam suatu sistem, misalnya dalam pemeriksaan internal
dan pemisahan fungsi

 Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menggambarkan dan mengevaluasi
atas pengendalian internal.

 Bagan alir dokumen memiliki kemampuan dalam menampilkan kelemahan dan

ketidakefisienan dalam suatu sistem.
 Bagan alir dokumen dipersiapkan untuk dijadikan sebagai bagian dari suatu proses
desain sistem yang semestinya dimasukkan dalam dokumentasi sistem informasi.