Mata Kuliah Manajemen Mutu (SQM)

Tugas Lean

Disusun Oleh:
Kelompok 1
Afrilia Arifatul Lael
Indah Permata Sari
Muhamad Rachmat Hidayatullah

WM 85

PPM School of Management

Jalan Menteng Raya No.9-19, RT.1/RW.10, Kebon Sirih Kota Jakarta Pusat,

Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10340

2022
 Sebuah perusahaan pengurus dokumen ekspor-impor melakukan proses rutin
sebagai berikut: Dokumen yang memuat informasi ekspor-impor dan dokumen keperluan
kerja lainnya dikirim oleh seorang petugas dari departemen lain dan diletakkan di meja
surat. Setiap hari ada sekitar 100 dokumen ekspor impor yang harus diperiksa dan disetujui
sebelum melakukan proses ekspor impor. Pengiriman dokumen bisa datang setiap saat
selama jam kerja, bahkan sebagian besar dokumen bisa dikirim beberapa saat sebelum jam
kerja berakhir.
Dari meja surat, seorang office boy mengirim semua dokumen ekspor impor dikirim
ke staf pembuat tanda terima (jaraknya sekitar 30 meter) sebagai bukti dokumen sudah
diterima dan siap diproses. Ada 3 orang karyawan yang membuat tanda terima secara
manual (sampai diterbitkan surat tanda terima). Kesibukan mereka tergantung berapa
banyak dokumen diterima.
Jenis dokumen lain (seperti undangan rapat, surat dari departemen dan perusahaan
lain, surat dari auditor, dll) dipilah oleh si office boy dan dibagikan ke staf lain yang
bersangkutan (bisa ditujukan kepada staf pembuat tanda terima, registrasi, customer
service, pembayaran, maupun kepada manajer).
Setelah terbit tanda terima, dokumen-dokumen ekspor-impor dikumpulkan dan
dikirim ke bagian pemeriksaan kelengkapan dokumen. Hal ini dilakukan dua kali sehari,
pada pagi hari dan setelah jam makan siang. Maksudnya supaya karyawan tidak perlu
terlalu sering mondar-mandir mengirim dokumen. Apalagi hanya ada 1 karyawan di bagian
ini. Dokumen yang diterima di sore hari akan dikirim keesokan harinya.
Bagian pemeriksa kelengkapan dokumen hanya membutuhkan waktu 5 menit saja
untuk mengecek 1 buah dokumen. Jika kelengkapan memenuhi syarat, dokumen segera
dikirim ke bagian registrasi untuk segera dilakukan proses ekspor (tidak menunggu sampai
dokumen terkumpul sejumlah tertentu). Bagian registrasi langsung mengontak perusahaan
penerbangan atau kapal (forwarder) yang akan mengirim barang ekspor tersebut. Jika
selang beberapa jam ternyata kebutuhan ekspor harus menggunakan perusahaan forwarder
yang sama, maka pemesanan kapal dilakukan lebih dari 1 kali dalam sehari. Perusahaan
forwarder pun memberi batas waktu pemesanan kapal. Hal ini membuat pengiriman ke
lokasi yang sama bisa dikirim pada hari yang berbeda.
Selain itu, bagian pemeriksa kelengkapan mengirim dokumen impor kepada staf
impor. Prosesnya kurang lebih sama seperti yang dilakukan bagian registrasi. Dari meja staf
impor, dokumen dilanjutkan ke proses pembayaran untuk mengurus pembayaran pajak dan
keperluan impor lainnya.
Setelah proses ekspor dan impor selesai, dokumen dikirim ke bagian input data
sebagai tanda bukti dan dokumentasi bahwa proses ekspor dan impor selesai. Jika bagian
pemeriksa kelengkapan dokumen menemukan ketidaklengkapan, maka dokumen dikirim ke
bagian customer service untuk mengambil tindakan lebih lanjut ke klien. Bagian customer
service juga bertugas melayani klien dalam menginformasikan status barang ekspor impor
(apakah sudah dikirim atau belum, kapan perkiraan kedatangan barang, dan lainnya),
keterlambatan pembayaran, dan semua keluhan dari klien.
Ada 2 orang pada bagian ekspor dan 2 orang pada bagian impor. Staf yang
melakukan input data dan customer service masing-masing 3 orang. Anda diminta
menganalisa proses, mencari pemborosan, dan mengajukan perbaikan- perbaikan yang
bisa diterapkan! Bandingkan manfaat pada proses sebelum dan sesudah perbaikan!
 Berdasarkan kasus diatas, permasalahan yang ada men yebabkan terjadinya waste,
diantaranya :

● Tata letak yang tidak berurutan sesuai dengan prosesnya

Process layout adalah tata letak yang mengelompokan workstation
berdasarkan prosesnya. Di dalam proses layout, setiap produk akan melewati
beberapa rute yang berbeda yang mana akan memunculkan suatu hambatan atau
kesalahan yang bisa saja terjadi pada proses operasi. Pada kasus ini produk yang
dimaksud adalah dokumen ekspor impor untuk dikirim ke pada bagian registrasi.
Dalam prosesnya office boy harus melakukan perjalanan selama 30 m untuk
mencapai staf tanda terima yang bisa saja membuat keterlambatan pada proses
pengiriman dokumen.
 B

C D F

I J
K A

G H

Manajer

Meja Surat Staf Staf Custom

Pembuat Pemeriksa N er

Forwarder Registrasi Staff

Impor

Input Data Pembayar

an

Pada proses layout ini dapat dilihat waste yang muncul yaitu waiting, karena
staf pembuat tanda terima harus menunggu waktu yang sangat lama untuk office boy
mengirimkan dokumennya. Sebaiknya untuk menghemat waktu, setiap workstation
diletakan sesuai dengan proses produksi yang akan dilakukan. Berikut adalah
tampilan process layout yang kami sarankan:
 J I
D F

G H

K C A

Custome
Manajer r Service

N
Meja Surat Staf Staf Staf
Pemilah Pembuat Pemeriksa

Forwarder Registrasi Staff Impor

Input Data Pembayar

an
Dalam layout yang terbaru, staf pemilahan dokumen (E) dan staf pembuatan
tanda terima (B) dibuat lebih mendekat dengan meja surat (A). Pada layout dan alur
proses sebelumnya, proses pemilahan dokumen tidak jelas, karena apakah memang
stafnya tidak digunakan, sehingga office boy yang memilah, atau memang office boy
tersebut merangkap menjadi staf pemilahan dokumen. Dengan layout terbaru, surat-
surat nanti dihantarkan office boy atau diambil oleh staf pemilahan dokumen untuk
dipilah dokumen berdasarkan staf bersangkutan di tempat E. Dengan penempatan E
yang mendekat dengan staf lainnya, maka lebih mudah dijangkau oleh staf lainnya
jika ingin langsung diambil dokumen-dokumennya.
Kemudian, staff input data (G), staff pembayaran (H), dan staff import (I)
dibuat mendekat satu sama lain dan ditempatkan agak belakang bersamaan dengan
manajer departemen dan printer (J). Hal ini disebabkan ketiga staff (G, H, I)saling
berkaitan satu sama lain. Manajer departemen dan printer dipindah ke belakang
karena jika melihat dari proses pelayanan, Manajer tidak begitu banyak andilnya
dalam proses.
● Sedikitnya SDM yang menangani beberapa proses
Pada alur pengiriman dokumen di atas dapat kita ketahui SDM pada bagian
pembuatan tanda terima hanya dilakukan oleh 3 orang, lalu SDM pada bagian
pemeriksaan kelengkapan dokumen hanya dilakukan oleh 1 orang. Proses
pengiriman juga kebanyakan dilakukan secara manual dan tidak mengenal waktu.
SHal ini bisa menyebabkan turunnya motivasi pekerja karena kelelahan hingga
kesalahan dalam melakukan kerjanya karena tidak fokus.
Jumlah SDM yang sedikit ini menimbulkan waste yaitu waiting dan
overprocessing. Untuk mengurangi waste yang timbul bisa dilakukan dengan cara
menambah staf SDM atau melakukan digitalisasi pada input dokumen. Hal ini
dilakukan untuk mempercepat proses dan mempermudah setiap divisi dalam
mengakses data dokumen yang diperlukan.
● Staf untuk dokumen impor-ekspor dan dokumen lainnya
Office boy yang mengirimkan dokumen impor-ekspor ke staf pembuat tanda
terima, juga mengirimkan dokumen lain seperti undangan rapat, surat dari
departemen dan perusahaan lain, surat dari auditor, dll. Sedangkan, dokumen
lainnya tersebut dikirimkan pada masing-masing yang bersangkutan yaitu kepada
staf pembuat tanda terima, registrasi, customer service, pembayaran, maupun
kepada manajer. Hal ini tentu membuat adanya overprocessing pada office boy
tersebut. Office boy melakukan pemilahan dokumen dan mengirimkan dokumen
tersebut kepada yang bersangkutan. Selain itu, dikarenakan dokumen yang dikirim
juga berbeda, dapat pula menimbulkan waste lain seperti inefficient process.
Untuk mengurangi waste yang timbul, dapat dengan dilakukan pemisahan
staf khusus untuk pengiriman dokumen ekspor-impor dan staf khusus untuk
pengiriman dokumen lain. Hal ini agar aktivitas yang dilakukan dapat berjalan
dengan efisien, mempermudah staf untuk memilah dokumen-dokumen yang akan
dikirim, dan staf tidak merasa over untuk melakukan aktivitas tersebut.
● Pengiriman dokumen yang tidak mengenal waktu
Adanya pengiriman dokumen yang bisa datang setiap saat selama jam kerja,
bahkan mayoritas dokumen dikirim beberapa saat sebelum jam kerja berakhir.
Proses tersebut tidak dilakukan penjadwalan sehingga memungkinkan timbulnya
ketidakpastian terkait waktu untuk pengiriman dokumen. Hal ini menyebabkan
overproduction waste dikarenakan dokumen tersebut bisa setiap saat datang secara
mendadak.

Sebaiknya, pengiriman dokumen ini dilakukan penjadwalan dalam sehari. Hal

ini juga dapat mempermudah staf pengirim dokumen untuk mengatur jadwal
dikarenakan staf tersebut dari departemen lain. Selain itu, penjadwalan juga dapat
membuat proses lebih teratur untuk memproses dokumen-dokumen yang ada agar
tidak hanya dalam satu waktu (menjelang selesai jam kerja) yang menyebabkan
over.

● Masih adanya proses yang dilakukan secara manual

Pada proses pembuatan tanda terima hanya dilakukan oleh 3 SDM secara
manual, hal ini akan meningkatkan adanya resiko kesalahan atau dokumen karena
tenaga yang dikeluarkan untuk menulis lebih besar. Dokumen yang dikerjakan tidak
terlalu rapi dan membutuhkan waktu yang lama. Pada proses ini bisa terjadi
bottleneck dan memunculkan waste seperti terjadinya defect pada dokumen yang
akan menghentikan proses operasi perusahaan.
 Pada proses ini, kami menyarankan untuk menggunakan sistem komputer
tersendiri agar mempercepat pekerjaan, mempermudah komunikasi jarak jauh,
mempermudah proses transaksi dengan bagian pemeriksaaan, mengurangi
terjadinya kesalahan dalam memproses dokumen serta keamanan dan kemudahan
dalam mengakses data karena semua sudah terinput dalam komputer.