STANDARD OPERATING PROCEDURE

No :
FRONT OFFICE

Subject: Shift Briefing Vers

2 pages
SHIFT BRIEFING i
: 01
Perihal: Shift Briefing 2 halaman
POLICY
KEBIJAKAN

The incoming shift at the Front Desk needs to perform a comprehensive hand-over from the outgoing
shift. The two shifts are to communicate any issues in the hand-over logs, incident logs, any outstanding
accounts, and ensure that all files & records are maintained and handed over. Ensure that the outgoing
shift has completed their work.
Shift yang akan datang di Front Desk perlu melakukan penyerahan yang komprehensif dari shift yang
akan pergi. Ke dua shift tersebut harus mengkomunikasikan setiap masalah pada catatan penyerahan,
daftar peristiwa laporan kejadian luar biasa, dan memastikan seluruh berkas dan catatan disimpan dan
diserahkan. Pastikan shift yang akan pergi telah menyelesaikan pekerjaannya.

It is important that the Front Office Leader/Supervisor plans their shift properly to be well-informed with
regards to new happenings and follow ups. This is done in order to meet the guests’ expectations
completely and ideally to exceed them.
Penting bagi pimpinan/supervisor Front Office merencanakan shiftnya secara benar untuk mengetahui
tentang kejadian baru dan tindaklanjutnya. Hal ini dilakukan untuk memenuhi harapan tamu secara
penuh dan jika mungkin melampauinya

PROCEDURE
PROSEDUR

For each shift, the Front Office Manager is to assign a leader (team leader, assistant or supervisor) to be
incharge of the day-to-day work load and customer service.
Untuk masing-masing shift, manajer Front Office harus menunjuk pimpinan (pimpinan tim, asisten, atau
supervisor ) untuk mengurusi beban pekerjaan harian dan customer service.

 The Front Office Leader must read the hand over logbook for updates on the events, information and
pending follow-ups. This may be a manual or electronic communication.
Pimpinan Front Office harus membaca buku catatan penyerahan untuk memperbaharui kejadian,
informasi, dan menunggu tindak lanjut. Hal ini dapat berbentuk komunikasi manual atau elektronik
 A shift briefing is conducted by the Front Office Manager or Assistant Manager, along with the leaders
of each shift.
Shift briefing dilakukan oleh manajer Front Office atau assistant manajer, beserta dengan pimpinan
masing-masing shift

 Checks on the grooming standards, punctuality and product knowledge of the team are completed.
Periksa standar kerapihan, ketepatan waktu dan pengetahuan produk tim dipenuhi.

 Updates on Front Office targets, including Guest Satisfaction Survey.

Perbaharui target Front Office termasuk survei kepuasan tamu.

 Information on any special guest requests or needs (e.g. special access, VIP, guest complaints) is to
be communicated.
Informasi tentang permintaan khusus tamu atau kebutuhan ( misalnya akses khusus, VIP, keluhan
tamu) harus dikomunikasikan
Page 1 of 2
 All workstations are checked to ensure the required stationeries are stocked up before the
commencement of each shift.
Seluruh tempat kerja harus diperiksa untuk memastikan ATK yang diperlukan tersedia sebelum
dimulainya masing-masing shift.

 The Front Office Leader for the incoming shift takes over the physical hand over of the records.
Pimpinan Front Office untuk shift yang akan datang mengambil alih penyerahan fisik catatan

 All Front Desk staff members handling a cash float mustcount the float at the beginning of their shift in
presence of the outgoing staff member (or witness) to ensure it balances to its par-level. The count is
formally documented and signed by both staff members to acknowledge receipt of the float.
Seluruh anggota staff Front Desk yang menangani cash float harus menghitung pecahan uang kecil
pada awal shiftnya pada saat anggota staff dari shift yang akan berakhir ( saksi ) untuk memastikan
sesuai dengan tingkat yang sama

 The Front Office Leader checks the arrival list and the VIP arrivals for the day and plans the arrivals
for the shift accordingly.
Pimpinan Front Office memeriksa seperlunya daftar kedatangan dan kedatangan VIP untuk hari dan
rencana kedatangan untuk shift.

 The logbook is checked for any comments from the Front Office Manager or the Assistant Manager
and where necessary, actions are taken.
Buku catatan diperiksa untuk setiap komentar dari manajer Front Office atau assisten manager dan
jika diperlukan tindak lanjut perlu diambil.

 The Front Office Leader checks the front desk log, mail/ parcel check, group movement records and
ensures that the outgoing shift has completed all tasks.
Pimpinan Front Office memeriksa catatan Front Desk, memeriksa surat/bingkisan , catatan
pergerakan grup dan memastikan bahwa shift yang akan berakhir telah menyelesaikan seluruh
tugasnya.

Page 2 of 2