Kode Dok : IK – SHE – 42

INSTRUKSI KERJA Halaman : 1 dari 5

Revisi : 0
MANAJEMEN PERUBAHAN
Tgl. Efektif : 18 Juni 2014

MULAI

1. TUJUAN
a. Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memastikan bahwa semua perubahan sementara dan
permanen diusulkan secara sistematis dievaluasi untuk memastikan bahwa risiko yang berkaitan
dengan orang, proses atau perusahaan dinilai, dikomunikasikan dan dikendalikan untuk tingkat
yang dapat diterima dan dapat terus beroperasi dengan cara yang aman.
b. Memberikan bimbingan kepada karyawan dan manajemen tentang bagaimana perubahan itu
dikelola.
c. Pastikan setiap bahaya yang terkait dengan perubahan tersebut dieliminasi atau dikendalikan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk perubahan dalam PT. ABC Tbk yang berkaitan dengan kantor pusat dan
proyek (struktur, pondasi dan workshop). Semua perubahan akan dikelola dengan memanfaatkan
proses pengambilan keputusan berbasis risiko & kontrol. Prosedur berlaku untuk setiap jenis
perubahan, dan untuk mempertimbangkan apakah perubahan ini membutuhkan MoC atau tidaknya
dilihat juga dari karateristik aktifitas atau kegiatan yang ada (proses konstruksi yang sifatnya
sementara dan selalu mengalami perubahan).

3. DEFINISI
Modifikasi atau perubahan yang dilakukan dapat berpotensi menimbulkan perubahan aktifitas dan
tingkat bahaya resiko di tempat kerja, yang sebelumnya sudah teridentifikasi dan terkomunikasi,
seperti:
3.1. Perubahan Fisik
 Fasilitas konstruksi, perubahan, pembongkaran atau penambahan
 Fasilitas pemadam kebakaran
 Pengenalan teknologi baru
 Peralatan safety yang digunakan
 Pengaturan alarm
 Sistem kontrol & perangkat lunak
 Perubahan penggunaan lahan masyarakat lain
 Bahan konstruksi
3.2. Perubahan Prosedur dan Proses
 Pengenalan prosedur baru dan proses
 Pengenalan barang berbahaya atau bahaya baru
 Perubahan dalam bahan baku
 Peningkatan output/hasil
 Amandemen terhadap undang-undang, standar dan kode praktek
 Kinerja atau variasi untuk kebutuhan pemeliharaan
 Prosedur Manajemen Darurat dan personil
3.3. Manajemen dan Perubahan Organisasi
 Perubahan Sistem Manajemen Keselamatan.
 Perubahan personel keamanan
 Perubahan untuk tingkat staff
 Pengetahuan dan kompetensi personil
 Kode Dok : IK – SHE – 42
INSTRUKSI KERJA Halaman : 2 dari 5
Revisi : 0
MANAJEMEN PERUBAHAN
Tgl. Efektif : 18 Juni 2014

 Kontraktor pemanfaatan

4. TANGGUNG JAWAB
Manajemen Keselamatan dalam fasilitas ini adalah tanggung jawab manajemen lini dan
dengan demikian, manajer lini bertanggung jawab untuk memastikan staf dan kontraktor
menyadari kebutuhan untuk mengelola perubahan dan untuk memulai prosedur ini.
Manajemen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa bahaya tempat kerja dikendalikan
dan pengetahuan atau kompetensi staf dan kontraktor dipertahankan untuk memastikan
pengendalian resiko tingkat bahaya efektif.
Posisi kunci dalam Manajemen Perubahan adalah :
4.1. Pengawas
Supervisor yang memiliki aset baru dan bertanggung jawab untuk memastikan
integritas teknis operasional perubahan.
4.2. Teknik pemeliharaan dan dukungan
Teknik dan Bagian Pemeliharaan menyediakan jasa proyek dan rekayasa untuk pemilik
aset.
4.3. Perwakilan keselamatan (SHE)
Pengawas dan Officer yang terlatih dalam Manajemen Kesehatan dan Keselamatan.

5. PROSEDUR
Semua perubahan yang diusulkan harus didokumentasikan secara lengkap dan
dikendalikan. Project Manajer dan Manajer masing masing Departmen, akan memastikan
semua dokumentasi yang berkaitan dengan perubahan dokumen asli mereka yang sudah
ada. Sebuah Daftar Manajemen Perubahan yang diperlukan agar perubahan dapat
didaftarkan, dan kemajuan mereka dalam menyelesaikan dokumentasi perubahan.
5.1. INISIASI
Setiap kegiatan, modifikasi atau peristiwa menimbulkan perubahan (fisik, proses,
organisasi), maka prosedur berikut harus diikuti.
Ketika membuat perubahan, langkah-langkah berikut harus dipertimbangkan:
a. Stop dan Pikirkan - Apa Resiko yang akan muncul?
b. Apa yang harus dilakukan?
c. Mengapa membuat perubahan?
d. Bagaimana perubahan dilakukan?
e. Siapa yang perlu mengetahui perubahan itu?
f. Siapa yang akan berdampak pada perubahan?
g. Apakah penilaian formal yang dibutuhkan?
h. Apakah rekayasa yang dibutuhkan?
i. Lengkapi Formulir Manajemen Perubahan

5.2. PENILAIAN DAN REKAYASA

Tidak semua perubahan prosedur kerja, proses, atau organisasi akan memerlukan
penilaian formal. Tugas ini adalah tanggung jawab Engineering setelah menerima
usulan perubahan untuk membedakan yang telah diubah dan telah dikategorikan: fisik,
prosedural & proses, manajemen & organisasi. Engineering juga akan mengidentifikasi
penilaian yang diperlukan.
 Kode Dok : IK – SHE – 42
INSTRUKSI KERJA Halaman : 3 dari 5
Revisi : 0
MANAJEMEN PERUBAHAN
Tgl. Efektif : 18 Juni 2014

Sebagai panduan, penilaian formal (HIRADC / dokumen lain) diperlukan jika perubahan
yang diusulkan memiliki potensi untuk:
 Bahaya yang sebelumnya tidak teridentifikasi,
 Meningkatkan kemungkinan besar terjadinya insiden
 Meningkatkan peluang terjadinya insiden
 Meningkatkan tingkat keparahan konsekuensi insiden itu sendiri
Penilaian resiko harus dilakukan untuk memastikan bahwa semua bahaya dan resiko
telah diidentifikasi, dinilai dan bahwa tindakan pengendalian yang tepat telah
dimasukkan dalam perubahan yang diajukan

5.2.1. Untuk Perubahan Fisik

 Usulan Perubahan harus ditinjau oleh bagian Engineering dan disetujui oleh
Manajemen.
 Status usulan perubahan harus disampaikan kepada Project Manager dan
Manager terkait dan SHE untuk dokumentasi dan pelacakan yang tepat.
 Setelah disetujui, Manajer Operasional melaksanakan perubahan tersebut.

5.2.2. Untuk Perubahan Prosedur atau Proses

 Usulan Perubahan harus ditinjau oleh bagian Engineering dan disetujui oleh
Manajemen.
 Status usulan perubahan harus disampaikan kepada Manajer Operasi dan SHE
terkait untuk dokumentasi dan pelacakan yang tepat.
 Setelah disetujui, Manajer Operasional melaksanakan perubahan tersebut.

5.2.3. Untuk Manajemen dan Perubahan Organisasi

 Usulan Perubahan harus ditinjau oleh bagian Engineering dan disetujui oleh
Manajemen.
 Status usulan perubahan harus disampaikan kepada Manajer Operasi dan SHE
terkait untuk dokumentasi dan pelacakan yang tepat.
 Setelah disetujui, Manajer Operasional melaksanakan perubahan tersebut.

5.3. KONSULTASI
Perubahan yang diusulkan akan mempengaruhi tugas-tugas operator dan kontraktor,
manajemen dalam area subjek perubahan akan dikonsultasikan.
Apabila suatu penilaian formal diperlukan, masukan dari operator sangat penting dalam
mengidentifikasi potensi bahaya terkait dengan perubahan yang diusulkan.

5.4. PENERAPAN PERUBAHAN

Manager / Supervisor bertanggung jawab untuk bidang operasional akan bertanggung
jawab untuk:
 Memastikan pekerjaan dilakukan secara aman.
 Memberitahu semua orang yang perlu diinformasikan, sebelum pelaksanaan.
 Meng-update semua dokumentasi yang relevan untuk mencerminkan perubahan.
 Kode Dok : IK – SHE – 42
INSTRUKSI KERJA Halaman : 4 dari 5
Revisi : 0
MANAJEMEN PERUBAHAN
Tgl. Efektif : 18 Juni 2014

 Jika perlu, melaksanakan pelatihan terkait dengan perubahan.

Pemberitahuan diambil dari bentuk salinan Formulir Manajemen Perubahan, dengan
memo, salinan dari prosedur yang baru / diperbarui, dan didiskusikan di tool box dan
safety meeting.
Sebuah tinjauan rutin tentang Manajemen Perubahan dan melaporkan status proyek
perubahan harus dilakukan selama pertemuan rutin bulanan kepada Manajemen
Operasional.

5.5. PENYELESAIAN PERUBAHAN

Pemilik Perubahan akan menggunakan Checklist Penyelesaian Perubahan tentang
Pengelolaan Perubahan, untuk membantu dalam:
 Pengecekan Pra-komisioning
 Identifikasi perubahan yang diimplementasikan
 Pembentukan kontrol untuk memastikan bahaya dihilangkan atau dikurangi.
 Ubah daftar - item yang lengkap dan ditandatangani
 Dokumentasi dicatat dan diajukan oleh Manager / Supervisor yang bertanggung
jawab
 Dikontrol dan ditanda tangani sesuai perubahan

6. TINJAUAN
6.1. PROSEDUR TINJAUAN
Prosedur Manajemen Perubahan adalah kontrol dan itu harus diterapkan dan dipelihara
oleh tinjauan berkala. Ini adalah tanggung jawab pemilik dokumen untuk meninjau
prosedur ini dengan tanggal yang tertera pada Halaman Pengendalian Dokumen atau
jika diperlukan oleh tinjauan lain.

6.2. TINJAUAN KEPATUHAN

Evaluasi mengenai pengendalian perubahan menjadi tanggung jawab Pengawas
Lapangan/ SHE untuk memastikan bahwa kepatuhan terhadap prosedur ini dicapai dan
inspeksi reguler terhadap Fasilitas dilakukan untuk mengidentifikasi perubahan
sementara atau informal yang terjadi di tempat kerja. Setiap tahun, proses Audit
Keselamatan lokasi akan meninjau kepatuhan dengan prosedur ini.

6.3. INDIKATOR KINERJA

Kepatuhan dalam mengikuti Prosedur Manajemen Perubahan sangant penting untuk
mempertahankan tempat kerja yang aman. Indikator kinerja keamanan tersebut akan
dilaporkan secara berkala dan diverifikasi.

SELESAI
 Kode Dok : IK – SHE – 42
INSTRUKSI KERJA Halaman : 5 dari 5
Revisi : 0
MANAJEMEN PERUBAHAN
Tgl. Efektif : 18 Juni 2014

DIBUAT OLEH DISETUJUI OLEH

Dept. SHE MR
 Kode Dok : IK – SHE – 42
INSTRUKSI KERJA Halaman : 6 dari 5
Revisi : 0
MANAJEMEN PERUBAHAN
Tgl. Efektif : 18 Juni 2014