SASARAN MUTU UNIT TATA USAHA

Periode Januari 2016 Desember 2016

Indikator

Pengendalian Surat Masuk

Dimensi Mutu

Keefektifan / hasil guna, kompetensi teknis dan Efisiensi / daya guna

( Effectiveness, technical competence and Efficiency )

Tujuan Indikator

Untuk mengetahui kinerja ruang tata usaha dalam hal pengendalian suratsurat masuk.

Rationalisasi

Dari evaluasi surat yang masuk ternyata masih ada beberapa surat yang tidak
tertangani menurut prosedur yang baik dan benar.

Definisi terminology

Pengendalian surat masuk ialah merupakan suatu rangkaian kegiatan tata

usaha dalam menangani surat- surat yang masuk, meliputi :
a. Penerimaan Surat
b. Pencatatan dalam buku Agenda Surat Masuk
c. Penyiapan lembar / tempat disposisi Top Manager
d. Penyediaan surat ke Top Manager untuk mendapatkan Disposisi
e. Tindak lanjut isi disposisi sesuai sasaran yang ingin dicapai a.l :
- Penerbitan surat balasan
- Penyampaian informasi kepada staf yang ditunjuk ataupun semua
anggota .
- Penulisan pada papan kegiatan , dll.
f. Penyimpanan berkas pada tempat arsip sesuai dengan topik
permasalahanya
g. Metode pengukuran :
Jumlah surat yang ditangani sesuai prosedur x 100 % = Surat terkendali
Jumlah Surat masuk

Frekuensi updating data

Setiap 1 ( satu ) bulan

Periode dilakukan Analisa

Setiap 3 ( tiga ) bulan

Numerator

Jumlah surat yang tidak terkendali melalui Buku Agenda Surat Masuk

Denumerator

Jumlah surat masuk seluruhnya dalam 1 bulan

Standart pencapaian

80 %

Sumber data

Buku Agenda Surat Masuk

Rencana Pencapaian

Memantau buku agenda surat masuk setiap hari

Waktu pencapaian

Penanggung Jawab

Koordinator Tata Usaha Puskesmas Tanjungsari

Bulan