Sebuah perusahaan pengurus dokumen ekspor-impor melakukan proses rutin sebagai berikut:

Dokumen yang memuat informasi ekspor-impor dan dokumen keperluan kerja lainnya dikirim oleh seorang
petugas dari departemen lain dan diletakkan di meja surat. Setiap hari ada sekitar 100 dokumen ekspor
impor yang harus diperiksa dan disetujui sebelum melakukan proses ekspor impor. Pengiriman dokumen
bisa datang setiap saat selama jam kerja, bahkan sebagian besar dokumen bisa dikirim beberapa saat
sebelum jam kerja berakhir.

Dari meja surat, seorang office boy mengirim semua dokumen ekspor impor dikirim ke staf pembuat tanda
terima (jaraknya sekitar 30 meter) sebagai bukti dokumen sudah diterima dan siap diproses. Ada 3 orang
karyawan yang membuat tanda terima secara manual (sampai diterbitkan surat tanda terima). Kesibukan
mereka tergantung berapa banyak dokumen diterima.

Jenis dokumen lain (seperti undangan rapat, surat dari departemen dan perusahaan lain, surat dari auditor,
dll) dipilah oleh si office boy dan dibagikan ke staf lain yang bersangkutan (bisa ditujukan kepada staf
pembuat tanda terima, registrasi, customer service, pembayaran, maupun kepada manajer).

Setelah terbit tanda terima, dokumen-dokumen ekspor-impor dikumpulkan dan dikirim ke bagian
pemeriksaan kelengkapan dokumen. Hal ini dilakukan dua kali sehari, pada pagi hari dan setelah jam
makan siang. Maksudnya supaya karyawan tidak perlu terlalu sering mondar-mandir mengirim dokumen.
Apalagi hanya ada 1 karyawan di bagian ini. Dokumen yang diterima di sore hari akan dikirim keesokan
harinya.

Bagian pemeriksa kelengkapan dokumen hanya membutuhkan waktu 5 menit saja untuk mengecek 1 buah
dokumen. Jika kelengkapan memenuhi syarat, dokumen segera dikirim ke bagian registrasi untuk segera
dilakukan proses ekspor (tidak menunggu sampai dokumen terkumpul sejumlah tertentu). Bagian registrasi
langsung mengontak perusahaan penerbangan atau kapal (forwarder) yang akan mengirim barang ekspor
tersebut. Jika selang beberapa jam ternyata kebutuhan ekspor harus menggunakan perusahaan forwarder
yang sama, maka pemesanan kapal dilakukan lebih dari 1 kali dalam sehari. Perusahaan forwarder pun
memberi batas waktu pemesanan kapal. Hal ini membuat pengiriman ke lokasi yang sama bisa dikirim pada
hari yang berbeda.

Selain itu, bagian pemeriksa kelengkapan mengirim dokumen impor kepada staf impor. Prosesnya kurang
lebih sama seperti yang dilakukan bagian registrasi. Dari meja staf impor, dokumen dilanjutkan ke proses
pembayaran untuk mengurus pembayaran pajak dan keperluan impor lainnya.

Setelah proses ekspor dan impor selesai, dokumen dikirim ke bagian input data sebagai tandi bukti dan
dokumentasi bahwa proses ekspor dan impor selesai.
 Jika bagian pemeriksa kelengkapan dokumen menemukan ketidaklengkapan, maka dokumen dikirim ke
bagian customer service untuk mengambil tindakan lebih lanjut ke klien. Bagian customer service juga
bertugas melayani klien dalam menginformasikan status barang ekspor impor (apakah sudah dikirim atau
belum, kapan perkiraan kedatangan barang, dan lainnya), keterlambatan pembayaran, dan semua keluhan
dari klien.

Ada 2 orang pada bagian ekspor dan 2 orang pada bagian impor. Staf yang melakukan input data dan
customer service masing-masing 3 orang.

Anda diminta menganalisa proses, mencari pemborosan, dan mengajukan perbaikan- perbaikan yang bisa
diterapkan!

Bandingkan manfaat pada proses sebelum dan sesudah perbaikan!

LAY OUT KANTOR

A. MEJA SURAT
B
B. STAF PEMBUAT TANDA TERIMA C D F
C. STAF PEMERIKSA KELENGKAPAN DOKUMEN
D. STAF REGISTRASI E
E. STAF PEMILAH JENIS DOKUMEN
F. CUSTOMER SERVICE
G. STAF INPUT DATA
I J A
H. STAF PEMBAYARAN K
I. STAF IMPORT
J. MANAJER DEPARTEMEN DAN PRINTER
K. RUANG RAPAT G H