DOKUMEN-DOKUMEN PENTING DALAM EKSPOR

MAKALAH

Memenuhi Tugas Mata Kuliah Administrasi Ekspor-Impor dan kepabeanan

yang diampu oleh

Oleh Bapak Supriono, S.Sos.,MAB.

Disusun Oleh :

Desinta Fatia Rosyida

145030301111028

PROGRAM STUDI BISNIS INTERNASIONAL

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT. Atas segala limpahan rahmat dan hidayahnya sehingga
penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Dokumen-Dokumen Penting Dalam
Ekspor” sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Ekspor-
Impor dan Kepabeanan.

Penulisan ini dimaksudkan untuk mengetahaui apa saja yang perlu diketahui dalam
pengurursan dokumen dokumen ekspor. Terselesaikanya makalah ini tentunya tidak lepas dari
bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis menyampaikan terimakasih atas dukungan
dan semangatnya.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun, dan semoga dapat bermanfaat bagi semua
pihak.

Malang, 01 Maret 2016

 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perdagangan luar negeri merupakan salah satu aspek penting dalam perkonomian setiap
negara. Dewasa ini tidak ada satu negara pun di dunia yang tidak melakukan hubungan dagang
dengan pihak luar negeri. Perekonomian setiap negara praktis sudah terbuka bagi dan terjalin
dengan dunia internasional melalui kegiatan ekspor impor.
Kegiatan Ekspor Impor merupakan faktor penentu dalam menentukan roda perekonomian
di negara kita. Kegiatan yang utama ini tanpa disadari merupakan faktor penentu dalam
perusahaan yang mana core bisnisnya ada di ekspor & impor. Dan Bila kita bicara tentang
Ekspor-Impor maka yang akan terlintas dibenak kita adalah Proses Kepabeanan, prosedural
ekspor serta dokumen dokumen penting yang terdapat dalam transaksi ekspor.

Kegiatan-kegiatan tersebuta harus dilakukan secara berurutan mulai dari langkah awal
hingga langkah terakhir dalam rangka menyelesaikan suatu proses pekerjaan. Dan dalam
melakukan kegiatan ekspor ada beberapa kepengurusan dokumen penting diantaranya adalah 1.
Shipping Instruction (S/I), Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of
Lading (B/L), Air way Bill (AwB), Certificate Of Origin (COO).
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Shipping Instruction (S/I)

Shipping Instruction (S/I) adalah perintah/ instruksi pengapalan/ pengiriman yang

dibuat oleh eksportir/ pengirim barang kepada perusahaan pengangkutan. Perusahaan
pengangkutan disini bisa perusahaan pelayaran untuk laut, perusahaan penerbangan untuk
udara maupun darat, maupun lainnya jika memang pengiriman atau ekspor barang tidak
melalui laut atau udara atau darat sekalipun.
Prisipnya SI adalah merupakan dokumen perintah kerja kepada pihak
pengangkutan untuk mengangkutan barang ekspor milik eksportir. Didalam SI ini wajib
disebutkan hal-hal sebagai berikut :
1. Tanggal dan nomer SI.
2. Nama perusahaan pengangkut yang ditunjuk (pelayaran, penerbangan).
3. Nama eksportir (pengirim barang).
4. Nama importir (penerima barang) di luar negeri.
5. Nama komiditas yang diekspor.
6. Jumlah dan jenis pengemas (jika menggunakan kontainer, maka sebutkan jumlah
kontainer dan ukuran yang diminta).
7. Berat bersih dan berat kotor + kubikasi.
8. Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar.
9. Rencana tanggal ekspor.
10. Tanggal suffing (muat barang) dan lokasinya.
11. Metode pembayaran ongkos pengangkutan (dimuka atau di kemudian setelah
barang sampai).
12. Catatan lain yang dipandang perlu disertakan.

Berikut adalah contoh dari Shipping Instruction :

2.2 Invoice

Invoice/Faktur penjualan yang selanjutnya kita sebut invoice adalah dokumen

yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer.
Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice digunakan langsung sebagai
dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya
dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi.
Perusahaan Jasa juga memerlukan invoice namun kalau cliennya tidak
memerlukan detail jasa yang dibayarnya maka cukup pakai kwitansi saja. Manfaat utama
dari invoice adalah sebagai tanda bukti sebuah transaksi yang dapat digunakan sebagai
referensi oleh bagian keuangan atau akuntansi di perusahaan. Invoice juga disebut
sebagai surat bukti hutang.
 Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Invoice/Faktur :

 Invoice faktur dibuat sesuai dengan dengan barang yang telah diserahkan/diterima
dengan baik oleh customer. Adakalanya barang yang telah dikirim, ditolak/ditolak
sebagian/diterima bersyarat oleh customer. Karena itu Invoice faktur dibuat
setelah Delivery Order ditandatangani oleh penerima.
 Satu Order pembelian dapat direalisasikan dalam satu transaksi (satu kali Do/Sj)
dan dapat juga direalisasikan secara bertahap (beberapa kali Do/Sj). Banyak
kebijakan perusahaan yang menetapkan bahwa pembayaran akan dilakukan
setelah order pembelian telah terealisasikan secara keseluruhan sehingga apabila
terdapat beberapa kali Do/Sj, maka invoice/Faktur hanya dibuat apabila order
penjualan telah dipenuhi secara keseluruhan. Untuk itu diperlukan informasi
ringgkas mengenai dokumen-dokumen yang terkait dengan tagihan tersebut.
Keperluan tersebut dibutuhkan baik bagi penerima tagiahan maupun pembuat
invoice.
 Dalam kontrak Order dalam jangka waktu tertentu kebijakan poin 2 tidak berlaku
sehingga Invoice dibuat setiap Delivery Order telah ditandatangani oleh penerima.
 Pembuatan Invoice secara automatis akan mengupdate buku piutang dagang.
Dengan ini dapat diartikan pembuat invoice adalah bagian yang juga mencatat
piutang.
 Dalam prosedur internal kontrol system akuntansi metode manual disarankan
untuk membuat invoice di atas formulir dengan nomor urut tercetak namun
dengan sistem akuntansi komputer semakin banyak perusahaan menggunakan
nomor komupterisasi. Keunggulan penggunaan nomor tercetak menjamin tidak
terjadinya nomor ganda dalam pembuatan Invoice namun apabila terjadi
kegagalan, nomor transaksi dicatat pada nomor berikutnya sesuai dengan nomor
urut dokumen tercetak. Bila menggunakan nomor urut yang di create komputer
perlu pengawasan lebih ketat karena memungkinan terjadinya invoice ganda yang
dapat menimbulkan kerugian perusahaan.

Contoh invoice :
2.3 Packing List

Packing List adalah merupakan dokumen packing / kemasan yang menunjukkan

jumlah, jenis serta berat dari barang ekspor/impor. Juga merupakan penjelasan dari uraian
barang yang disebut di dalam commercial invoice. Semisal didalam commecial invoice
tertulis 1(satu) unit komputer seharga Rp.5juta, maka di packing list bisa dijabarkan
5(lima) pack terdiri dari 1bh Monitor, 1bh CPU, 1bh Mouse+Keyboard, 1bh Speaker-
active dan 1bh meja-komputer. Diterbitkan oleh penjual/ eksportir/ pengirim barang.
Di dalam Packing List ini wajib mencantumkan :
 nomer dan tanggal dokumen packing list.
 nama pembeli/ importir/ penerima barang/ consignee/ applicant.
 nama barang.
 jumlah dan jenis pengemas.
  berat bersih dan kotor dari barang-barang tercantum.
Hal-hal diatas perlu ditulis, adapun informasi lain dapat disertakan seperti : nama
kapal/ pesawat, no container, tempat muat dan bongkar dsb.
Packing list ini juga digunakan sebagai dasar pemeriksaan barang oleh pihak-pihak
terkait (jika diperlukan).
Berikut adalah contoh dari Packing List :

Data – data yang dicantumkan dalam Packing List biasanya adalah :

 Nama shipper atau exporter
 Consignee atau buyer
 Nomor packing list dan tanggal
 Quantity atau jumlah barang
 Description of goods (nama barang)
 Gross weight (berat kotor)
 Nett weight (berat bersih)
  Vessel name (nama kapal)
 ETD (Estimated Date Departure) atau tanggal keberangkatan kapal
 Notify party (pihak ketiga setelah consignee)
 Nomor L/C (letter of credit) jika ada
 Nomor HS

2.4 Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pabean yang digunakan

untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang. PEB dibuat oleh eksportir atau
kuasanya dengan menggunakan software PEB secara online. Barang yang akan diekspor
wajib diberitahukan ke Kantor Bea dan Cukai dengan menggunakan PEB ini.
PEB diajukan untuk memperoleh respon Persetujuan Ekspor (PE). Barulah kemudian PE
digunakan sebagai surat jalan untuk memasukkan barang ekspor ke kawasan pabean/
kawasan dalam pengawasan bea cukai yang dipersiapkan untuk ekspor.
 Berikut adalah Prosedur Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) :

PEB didaftarkan oleh eksportir atau kuasanya ke kantor pabean.

Terhadap PEB dilakukan penelitian dokumen, meliputi : kelengkapan dan

kebenaran pengisian data PEB, kebenaran perhitungan dan pelunasan PE
(pungutan ekspor), kelengkapan dokumen pelengkap pabean yang diwajibkan
(invoice dan packing list) dan kelengkapan dokumen pelengkap pabean lainnya.
Jika persyaratan telah lengkap dan benar, PEB diberi nomor dan tanggal
pendaftaran, sedangkan apabila tidak benar dan tidak lengkap PEB akan
dikembalikan dengan disertai Nota Pemberitahuan Penolakan (NPP)
Setelah PEB diberi nomor dan tanggal pendaftaran, maka akan diterbitkan
persetujuan ekspor dan Pemberitahuan Pemeriksaan Barang (PPB)
2.5 Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading (B/L) adalah surat tanda terima barang yang telah dimuat di dalam
kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang dan juga sebagai bukti
adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut. Dalam bahasa
Indonesia B/L sering disebut dengan konosemen, merupakan dokumen pengapalan yang
paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan.

Penggunaan B/L sebagai bagian dari dokumen yang dibutuhkan dalam

perdagangan ekspor impor melibatkan berbagai pihak, antara lain:
1. Shipper yaitu pihak yang bertindak sebagai beneficiary.
2. Consignee yaitu pihak yang diberitahukan tentang tibanya barang-barang
3. Notify party yaitu pihak yang ditetapkan dalam L/C
4. Carrier yaitu pihak pengangkutan atau perusahaan pelayaran

B/L memiliki fungsi antara lain:

1. Bukti tanda penerimaan barang, yaitu barang-barang yang diterima oleh pengangkut
(carrier) dari shipper (pengirim barang atau eksportir) ke suatu tempat tujuan dan
selanjutnya menyerahkan barang-barang tersebut kepada pihak penerima (consignee atau
importir)
2. Bukti pemilikan atas barang (document of title) , yang menyatakan bahwa orang yang
memegang B/L merupakan pemilik dari barang-barang yang tercantum pada B/L
3. Bukti perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang antara pihak pengangkut
dengan pengiriman.

Suatu B/L dapat dibedakan berdasarkan penyataan yang terdapat pada B/L
tersebut, dibagi menjadi beberapa jenis antara lain:
1. Received for Shipment B/L
B/L yang menunjukkan bahwa barang-barang telah diterima o;rh rtusahaan pelayaran
untuk dikapalkan, tetapi belum benar –benar dimuat atau dikapalkan pada batas waktu
yang ditetapkan dalam L/C yang bersangkutan. Resiko yang mungkin akan terjadi pada
B/L jenis ini adalah:
a. Kemungkinan barang akan dimuat dengan kapal lain.
b. Bila terjadi pemogokan, barang-barang tersebut terbengkalai dan rusak.

c. Kemungkinan penambahan ongkos atau biaya lain seperti sewa gudang dan
sebagainya.

2. Shipped on Bard B/L

B/L yang dikeluarkan apabila perusahaan perkapalan yang bersangkutan mengakui
bahwa barang-barang yang akan dikirim benar-nebar telah berada atau dimuat diatas
kapal.
3. Short Form B/L
B/L yang hanya mencantumkan catatan singkat tentang barang ynag dikapalkan (tidak
termasuk syarat-syarat pengangkutan).
4. Long Form B/L
B/L yang memuat seluruh syarat-syarat pengangkutan secara terperinci.
5. Through B/L
B/L yang dikeluarkan apabila terjadi transhipment akibat dari tidak tersedianya jasa
langsung ke pelabuhan tujuan.
6. Combined Transport B/L
B/L yang digunakan pada saat terjadi transhipment dilanjutkan kemudian dengan
pengangkutan darat.
7. Charter Party B/L
B/L yang digunakan apabila pengangkutan barang menggunakan “charter” (sewa
borongan sebagian / sebuah kapal).
8. Liner B/L
B/L yang dikeluarkan untuk pengangkutan barang dengan kapal yang telah memiliki jalur
perjalanan serta persinggahan yang terjadwal dengan baik

Kondisi suatu B/L dapat dinyatakan dalam beberapa kategori berdasarkan

keadaan barang yang diterima untuk di muat:
1. Clean B/L
B/L yang didalamnya tidak terdapat catatan-catatan tentang kekurangan-kekurangan
mengenai barang serta menyatakan barang yang dimuat dalam keadaan baik dan lengkap
dengan tidak ada cacat. Pada B/L tersebut terdapat kata-kata : “Shipped in apparent good
order and conditions on board ………”
2. Unclean B/L
B/L yang didalamnya terdapat catatan menyatakan barang yang tidak sesuai dengan
syarat-syarat L/C dan terdapat kerusakan pada barang. Biasanya catatan tersebut
dinyatakan dalam kata-kata : old gunny bag, stained case, straw wrapped only,
unprotected dan sebagainya.
3. Stale B/L
B/L yang belum sampai kepada consignee atau agennya agennya ketika kapal pembawa
barang-barang telah tiba di pelabuhan tujuan.

Masalah yang timbul bila barang-barang tidak diambil di pelabuhan tujuan dapat
terjadi seperti:
a. Kemungkinan pencurian dan pencurian kecil-kecilan ( pilferage)

b. Penalty yang dibebankan pengusaha pelabuhan tiap hari (biaya demurrage)

c. Kerusakan-kerusakan barang

d. Penjualan melalui lelang umum

Oleh karena itu Stale B/L dapat dihindarkan dengan cara:

a. Mengizinkan pengiriman B/L langsung kepada pembeli tanpa melaui bank

b. Mengizinkan pengiriman B/L langsung kepada agen di negara pembeli

c. Mengizinkan pengiriman B/L langsung kepada kapal pengangkut

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menangani penerimaan B/L

khususnya oleh petuas bank yang terlibat didalamnya antara lain:
1. B/L harus diterima langsung dari maskapai pemgapalan atau pengangkutan yang
menerbitkannya.
2. Pada B/L harus disebutkan nama dan alamat eksportir, consignee, order dari bank
devisa yang menegisier.
 3. B/L harus ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya, specimen
tanda tangan telah ada pada bank.
4. B/L harus dicocokan dengan Invoice dan L/C dalam hal:
a. nomor dan tanggal L/C serta nama bank pembuka L/C

b. nama, jumlah dan ukuran barang

c. pelabuhan pengiriman

d. pelabuhan tujuan

e. pihak pengirim dan penerima

5. Bank harus dapat mengenal dan membedakan syarat-syarat B/L yang dapat diterima
dari jenis-jenis pernyataan dalam B/L yang ada, yaitu:
a. Shipped on Board B/L : dapat diterima

b. Received for Shipment : tidak dapat diterima dan harus minta “L/C amendment”

6. Bank tidak dibenarkan menerima atau menegosiasi Unclean B/L kecuali syarat L/C
tegas-tegas mengizinkannya.
7. Tanggal B/L tidak boleh melewati batas tanggal pengapalan terakhir
8. B/L harus cocok dengan L/C tentang pelaksanaan pembayaran freight (prepaid,
payable at destination atau collect).
9. Dalam hal ekspor dilaksanakan dengan transshipment, harus diteliti apakah:
a. Diminta through B/L dengan second carrier endorsement atau cukup dengan
through B/L tanpa second carrier endorsement.

b. Diminta B/L issued by second carrier (hanya diizinkan untuk pelaksanaan

transhipment di dalam negri kecuali ada perubahan peraturan).

2.6 Air way Bill (AwB)

Air way Bill adalah dokumen yang dibuat atas perjanjian antara shipper atau
cargo agent dengan airlines yang merupakan bukti kontrak kerjasama untuk
pengangkutan barang melalui udara melalui rute yang dilewati airlines tersebut.
Fungsi utama dari Air way Bill antara lain :
 Kontrak Carriage

Di balik setiap asli dari Air Waybill adalah kondisi kontrak untuk pengangkutan .

 Bukti Penerimaan Barang

Ketika pengirim memberikan barang untuk diteruskan , ia akan mendapatkan tanda

terima . Penerimaan adalah bukti bahwa pengiriman itu diserahkan dalam keadaan baik
dan kondisi dan juga bahwa instruksi pengiriman , sebagaimana tercantum dalam Surat
Pengirim Instruksi , dapat diterima . Setelah selesai , salinan asli dari air waybill
diberikan kepada pengirim sebagai bukti penerimaan barang dan sebagai bukti kontrak
pengangkutan

 Bill angkutan

Air waybill dapat digunakan sebagai tagihan atau invoice bersama-sama dengan
dokumen pendukung karena dapat menunjukkan biaya yang harus dibayar oleh penerima
barang , biaya karena agen atau carrier. Sebuah salinan asli dari air waybill digunakan
untuk akuntansi pengangkut

 . Sertifikat Asuransi

Airwaybill udara juga dapat berfungsi sebagai bukti jika operator berada dalam posisi
untuk memastikan pengiriman dan diminta untuk melakukannya oleh pengirim .

 ×. Deklarasi pabean

Meskipun pihak pabean membutuhkan berbagai dokumen seperti faktur komersial,

packing list, dan lain-lain, air waybill juga merupakan bukti dari jumlah barang ditagih
untuk barang bawaan dan mungkin diperlukan untuk disajikan untuk bea cukai.
2.7 Certificate of Origin (COO)

Certificate Of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA) merupakan

dokumen yang dibuat oleh eksportir (seller) dan disertakan pada saat mengirim /
mengekspor barang ke suatu negara tertentu dimana negara penerima barang tersebut
telah menyepakati suatu perjanjian untuk memberikan suatu kemudahan bagi barang dari
negara asal (origin) untuk memasuki negara tujuan tersebut. Berikut adalah contoh dari
COO :

Manfaat COO / SKA :

 Untuk mendapatkan preferensi berupa penurunan atau pembebasan tarif bea masuk ke
suatu atau kelompok negara.
 Sebagai dokumen atau tiket masuk komoditi ekspor Indonesia ke negara tujuan ekspor.
 Untuk mengetahui atau menetapkan negara asal barang (country of origin) suatu barang
ekspor.
 Untuk memenuhi persyaratan pencairan Letter of Credit (L/C) terhadap pembiayaan
ekspor yang menggunakan L/C.
 Sebagai salah satu alat untuk pelacakan jika terjadi tuduhan dumping
 Untuk keperluan data statistik perdagangan ekspor impor.
 DAFTAR PUSTAKA

Khodim. 2009. Shipping Instruction. Tersedia :

http://www.exim.web.id/2009/02/shipping-instruction-si.html. Diakses terakhir tanggal 29
Februari 2016

Achun. 2008. Invoice (Fraktur). Tersedia :

https://zulidamel.wordpress.com/2008/03/06/invoicefaktur-penjualan. Diakses terakhir
tanggal 29 Februari 2016

Khodim. 2009. Packing List. Tersedia : http://www.exim.web.id/2009/02/packing-list.html.

Diakses terakhir tanggal 29 Februari 2016

Khodim. 2009. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB). Tersedia :

http://www.exim.web.id/2009/04/pemberitahuan-ekspor-barang-peb.html. Diakses terakhir
tanggal 29 Februari 2016

Cargo, Transway. 2011. Apa Itu B/L (Bill of Lading)?. Tersedia :

https://pttci.wordpress.com/2011/10/27/apa-itu-bl-bill-of-lading/ Diakses terakhir tanggal 29
Februari 2016

JMT. 2014. Airway Bill. Tersedia :

https://jakartamultitransport.wordpress.com/2014/03/31/airway-bill/ Diakses terakhir tanggal
29 Februari 2016

Tutorial. 2014. Mengenal Dokumen Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal
(SKA). Tersedia : http://eksporimpor.co/tutorial/mengenal-dokumen-certificate-of-origin-
coo-atau-surat-keterangan-asal-ska.html. Diakses terakhir tanggal 29 Februari 2016