DOKUMEN PENGIRIMAN DAN TAGIHAN MUATAN

Dosen Pengampu :

Mata Kuliah : Logistik Kelautan

Semester Genap Tahun Ajaran 2022/2023

Disusun Oleh Kelompok 11:

● · Angela Afrina 40011320650131

● · Jessica Maharani 40011320650142
● · Farhan Rizky D 40011320650143

Kelas D

PROGRAM DIPLOMA IV MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI

LOGISTIK

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG
DOKUMEN PENGIRIMAN
Surat pengiriman barang adalah surat yang dilampirkan bersamaan dengan proses pengiriman
barang, seperti perorangan, toko, hingga perusahaan. Surat pengiriman barang ini dibuat dengan
maksud dan tujuan agar si penerima barang memiliki persiapan untuk menerima barang tersebut
sesuai daftar yang tertera.

1. Shipping Instruction (SI)

Dokumen ini perlu dimiliki oleh pihak pertama maupun pihak kedua. Fungsi dari
dokumen ini ialah sebagai dokumen perintah untuk melakukan pemuatan barang ke
dalam kapal. Dokumen ini diberikan oleh perusahaan pengirim barang kepada pihak
freight forwarder (Perusahaan Jasa Logistik). Data-data yang dimuat dalam dokumen SI
diantaranya ialah identitas pengirim maupunn penerima, kuantitas barang, serta
keterangan barang.

2. Invoice

Invoice berisi data-data terkait barang yang akan dikirim ke tempat tujuan. Selain itu juga
terdapat identitas serta harga dari barang yang bersangkutan.

3. Packing List

Packing list merupakan dokumen wajib yang berisi deksripsi mengenai barang yang akan
dikirim. Dokumen ini juga memuat rincian jenis barang, dimensi barang, kuantitas
barang, serta bobot barang.

4. Airwaybill

Airwaybill merupakan jenis dokumen wajib untuk shipping barang melalui jalur udara.
Untuk data-data yang tercakup dalam dokumen ini ialah identitas pengirim dan penerima,
berat barang, kuantitas barang, serta tanggal transaksi. Dokumen ini juga harus
dilengkapi dengan tanda tangan pihak penyedia jasa pengirian maupun tanda tangan
pengirim.

5. Surat Jalan Ekspedisi

Perusahaan jasa ekspedisi perlu memberikan surat jalan ke perusahaan trucking sebelum
kontainer berjalan. Surat jalan ini berfungsi sebagai bukti bahwa kontainer telah
mengantongi izin untuk proses loading ke dalam kapal. Data-data yang terdapat pada
dokumen wajib yang satu ini ialah kuantitas barang, jenis barang, dan juga tanda tangan
 dari shipper, petugas gudang, hingga sopir. Jika perusahaan ekspedisi yang bersangkutan
memiliki jasa trucking, maka surat jalan bersifat internal.

6. Release Order (RO)

Dokumen wajib yang satu ini merupakan surat perintah untuk melakukan pelepasan aset
kontainer kepada pembeli. Sederhananya, RO digunakan sebagai surat izin penjemputan
barang ke kontainer oleh pihak tertentu.

7. Surat Jalan Pabrik

Surat jalan pabrik dikeluarkan oleh penjual selaku pengirim barang dan perusahaan. Isi
surat ini tidak jauh berbeda dengan dokumen surat jalan ekspedisi. Perbedaan dari kedua
dokumen tersebut ialah terletak pada pihak yang mengeluarkannya. Jika surat jalan
pabrik dikeluarkan oleh shipper, surat jalan ekspedisi dikeluarkan oleh perusahaan jasa
ekspedisi.

8. Equipment Interchange Receipt (EIR)

Surat ini diberikan oleh depo pelayaran kepada pihak jasaa ekspedisi atau trucking.
Dokumen ini merupakan surat hasil pemeriksaan kondisi container. Dokumen EIR
diberikan depo pelayaran kepada pengangkut saat proses pengosongan kontainer maupun
memuat barang ke kontainer.

TAGIHAN MUATAN (INVOICE)

Tagihan atau invoice adalah sebuah dokumen daftar barang kiriman yang terdiri dari catatan
nama, jumlah, dan harga yang penjual keluarkan dan harus dibayar pembeli. Biasanya
tagihan/invoice ini memuat tiga rangkap dan masing-masing untuk pembeli jika telah melunasi
tagihan, satu lembar untuk arsip, dan satu lagi untuk laporan keuangan. Dokumen invoice berupa
faktur yang berisi keterangan penagihan hutang dari pihak penjual kepada pembeli dan bisa
digunakan sebagai bukti transaksi ekspor impor.

Komponen invoice adalah sebagai berikut :

● Nomor urut invoice

● Nomor order
● Delivery order/surat jalan atau kode nomor transaksi
● Deskripsi barang
● Sub total
● Diskon (jika ada)
● Biaya pengiriman
● Pajak atau PPN
● Total biaya
● Tanda tangan, cap stempel, atau tambahan logo

Jenis Jenis Invoice :

1. Invoice biasa
Jenis invoice ini merupakan jenis yang paling sering atau yang paling umum digunakan
sebagai dokumen penagihan hutang. Pada umumnya, dokumen ini digunakan untuk
transaksi yang sederhana, karena formatnya yang juga cukup sederhana, yakni hanya
terdiri dari nama barang dan harga jual saja.

2. Invoice Proforma
Invoice proforma juga dapat disebut sebagai invoice sementara. Disebut demikian sebab
surat ini biasanya digunakan ketika suplai produk masih belum rampung. Adapun ciri
dari jenis invoice ini, yaitu diberikan kepada pembeli secara bertahap untuk digunakan
sebagai bukti bahwa sebagian produk yang tercatat telah dikirimkan.

3. Invoice Konsuler
 Jenis invoice konsuler ini merupakan invoice yang paling eksklusif sebab sering
disertakan pada transaksi besar hingga kelas negara. Oleh sebab itu, jenis invoice ini
paling sering digunakan dalam transaksi ekspor dan impor yang dilakukan oleh negara.

4. Invoice Komersial
Jenis invoice ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai deklarasi pabean.
Biasanya untuk penjualan barang yang diekspor melintasi perbatasan internasional.

5. Nota Kredit
Ini dikeluarkan oleh perusahaan kepada klien untuk memberikan pengembalian uang atau
diskon. Biasanya invoice ini dikeluarkan karena terjadi kesalahan pada invoice
sebelumnya.

Dokumen ini juga bisa diterbitkan ketika pembeli mengembalikan barang karena ada
kerusakan atau kesalahan. Dalam invoice ini, disertakan jumlah negatif yang perlu
dibayar.

6. Invoice Kolektif

Jika suatu perusahaan melakukan banyak proyek kecil untuk klien, invoice kolektif bisa
sangat berguna. Ketimbang mengeluarkan beberapa invoice kecil, berbagai tagihan
disatukan menjadi satu invoice kolektif.

Pembuatan invoice ini cenderung bermanfaat karena kamu tidak perlu melacak banyak
invoice. Selain itu, dapat meminimalkan biaya transaksi.

7. Invoice Interim

Ketika mengerjakan proyek yang sangat besar, sebuah perusahaan dapat mengajukan
penagihan secara bertahap. Jadi, tidak perlu menunggu sampai akhir pekerjaan dan
mengeluarkan satu invoice besar.
 Jika ada perjanjian pembayaran per termin, invoice interim bisa digunakan untuk
penagihan biaya hasil pekerjaan per termin tersebut.

8. Invoice Berulang

Jenis invoice ini cenderung dijadwalkan untuk terbit tanpa batas waktu dan secara
berkala. Bisa juga diterbitkan untuk proyek yang ditetapkan berdasarkan jangka waktu
tertentu, misalnya selama 12 bulan.

9. Invoice Penahanan

Dokumen yang disebut retainer invoice adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan jika
mereka melakukan pembayaran di muka untuk produk atau layanan.

Jumlah ini kemudian dipotong dari pembayaran akhir pelanggan pada saat pengiriman
atau penyelesaian pekerjaan.