Definisi Quotation

Quotation sendiri berasal dari bahasa Inggris. Artinya cari sendiri lah ya di kamus
bahasa Inggris. Secara prinsip, quotation adalah kontrak kesepahaman harga
antara pembeli dan penjual. Fungsinya bisa dibolak-balik sesuai posisi dari
perusahaan.
Jadi, ketika kita menyebut quotation, maka di dalamnya akan terdapat jenis
barang yang akan diperdagangkan beserta harganya. Nah, harga di sini menjadi
poin penting dalam sebuah quotation. Karena harga yang tertera
di quotation pada dasarnya adalah harga yang berlaku untuk transaksi yang akan
dilakukan.
Namun tidak hanya sampai di sana. Biasanya quotation selain menunjukkan harga,
juga akan meliputi cara pembayaran (term of payment) yang harus dilakukan. Term
of payment ini sendiri bisa bermacam-macam, bisa cash on delivery
(pembayaran dilakukan bersamaan dengan barang datang atau
langsung dibayar saat itu juga), cash before delivery
(pembayaran dilakukan sebelum barang dikirim), TOP 15, 30,
bahkan 60 hari (pembayaran dilakukan saat jatuh tempo,
tergantung berapa hari jatuh temponya)

Fungsi Quotation
Seperti terlihat jelas dari definisi quotation di atas, fungsi dari quotation pun
tidak jauh-jauh amat dari situ.
Quotation dalam industri manufaktur berfungsi untuk melindungi kesepakatan
antara kedua belah pihak, sehingga kontrak pembelian menjadi lebih jelas dan dapat
digunakan sebagai pedoman untuk menjaga cashflow.
Jenis Quotation
Sesuai perannya dalam masing-masing transaksi, jenis quotation dibagi ke dalam
dua buah jenis: Vendor’s Quotation dan Customer’s Quotation.
Vendor’s Quotation
Vendor’s quotation artinya daftar harga deal (kontrak) yang ada untuk perusahaan
manufaktur kita terhadap vendor. Jadi, saat kita membeli barang, yang kita dapatkan
adalah Vendor’s Quotation.

Customer’s Quotation
Customer’s Quotation artinya daftar harga deal (kontrak) yang ada untuk
perusahaan manufaktur kita terhadap customer. Jadi, saat kita menjual barang, yang
kita keluarkan adalah customer’s quotation.
Sales contract adalah dokumen/surat persetujuan antara penjual dan pembeli
yang merupakan follow-up dari purchase order yang diminta importer. Isinya mengenai
syarat-syarat pembayaran barang yang akan dijual, seperti harga, mutu, jumlah, cara
pengangkutan, pembayaran asuransi.

Pengertian Proforma Invoice

Proforma invoice adalah salah satu dokumen penting yang dibutuhkan
dalam transaksi jual-beli. Proforma invoice menjadi faktur sementara yang
diberikan pihak supplier atau penjual pada pelanggannya sebelum
mengirimkan barang atau jasa.

Faktur proforma ini juga sering disebut sebagai faktur pengganti

sementara karena diberikan ketika pengiriman barang atau pengerjaan
jasa dilakukan secara bertahap. Jadi, dokumen ini membantu
mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran dari barang atau jasa
yang ia beli.

Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice

Invoice berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli, nilai
tagihan yang harus dibayar, serta termin pembayaran yang perlu dilunasi
pelanggan. Invoice atau faktur bersifat resmi, dan biasanya dikirimkan
atau dikeluarkan ketika pembelian telah diselesaikan (misalnya,
pembelian kursi sebanyak 500 pcs telah diantar semuanya ke tempat
pelanggan).

Sedangkan faktur proforma merupakan faktur ringkasan yang dikirimkan

pada pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Faktur
proforma berisikan informasi mengenai jenis dan jumlah barang atau jasa
yang dibeli, nilai barang atau jasa tersebut, dan informasi penting lainnya
seperti berat dan biaya pengiriman. Selain itu, faktur proforma umumnya
digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan.

Perbedaan invoice dan proforma invoice yang paling mencolok adalah

pembuatan pencatatan transaksi. Pencatatan transaksi pada proforma
invoice masih berupa draft sehingga perlu mendapat konfirmasi dari
pembeli hingga dapat diproses menjadi invoice.  
Fungsi Proforma Invoice
Secara garis besar, ada 7 fungsi proforma invoice yang perlu Anda
ketahui, di antaranya:

 Faktur proforma sebagai perkiraan estimasi harga yang harus

dibayar untuk melunasi tagihan.
 Mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh konsumen
atau pelanggan.
 Pembeli dapat memperbaiki barang atau jasa, serta nilai yang dibeli
jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan.
 Rujukan yang sah untuk memasukkan transaksi ke dalam
pembukuan keuangan.
 Rujukan yang sah jika nantinya barang atau jasa yang tercatat akan
dijual pembeli ke pihak lain.
 Rujukan yang sah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.
 Rujukan jika terjadi suatu kesalahan dalam transaksi, seperti
adanya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan.

Pemakaian Faktur Proforma 

Kapan perusahaan memakai proforma invoice? Pada transaksi seperti apa
sebuah perusahaan mengeluarkan faktur proforma? 

Pada beberapa transaksi dengan pembayaran di muka, penjual perlu

mengeluarkan faktur proforma untuk memastikan kalau pembiayaan
pembelian tersebut dijamin sebelum mulai menyelesaikan pemesanan.

Perusahaan juga dapat mengeluarkan dan mengirimkan faktur proforma

sebagai bentuk permintaan pembayaran pada pembeli. Jika seperti ini,
dapat disimpulkan penjualan tersebut kemungkinan besar terjadi.

Mengapa kemungkinan besar terjadi? Sebab ada kalanya transaksi antara

penjual dan pembeli batal atau masih dalam bentuk pertimbangan.
Karena itu, proforma invoice dilihat sebagai proposal penjualan yang
menandakan kalau transaksi itu masih dalam proses. 

Unsur-Unsur dalam Membuat Proforma Invoice

Jika ingin membuat faktur proforma, ada beberapa hal yang perlu Anda
masukkan ke dalam dokumen tersebut, di antaranya:

 Identitas penjual.
 Tanggal faktur proforma.
 Nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli.
 Harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan jumlah total
pembelian.
  Rincian pembayaran.
 Tanggal jatuh tempo (jika disetujui).
Anda dapat memasukkan informasi transaksi lainnya yang dianggap
penting bagi pembeli pada faktur proforma tersebut, termasuk info
penjualan dan pemasaran.

Berikut contoh faktur proforma yang dapat Anda lihat:

contoh proforma invoice

Kesimpulan
Proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur pengganti sementara
yang dikirimkan oleh penjual ke pembeli sebelum mengirimkan barang
atau memberikan jasa. Faktur proforma dikirimkan sebelum invoice atau
tagihan dikeluarkan. Sebagai penjual, Anda dapat mengeluarkan
proforma invoice pada transaksi yang memerlukan pembayaran uang
muka, atau jika transaksi tersebut masih dalam proses dengan pihak
pembeli.

Packing List adalah dokumen packing atau pengemasan yang

menunjukkan jumlah, jenis, serta berat dari barang ekspor impor, sekaligus
merupakan penjelasan dari uraian barang yang disebut di dalam commercial invoice.
Jika nama barang yang diekspor atau diimpor lebih dari 1 (satu), nama barang
umumnya diuraikan atau di-Break Down berdasarkan nomor HS (Harmonized
System Codes). Packing List dibuat oleh perusahaan yang melakukan pengemasan
secara langsung dari barang-barang tersebut.

Fungsi packing list ini ialah untuk memudahkan dalam mengetahui isi barang dalam
peti apabila sewaktu-waktu ada pemeriksaan. Dengan adanya packing list, maka
akan lebih mudah dalam meneliti isi tiap peti atau koli. Koli merupakan istilah untuk
menyebut suatu kesatuan bungkusan yang biasa digunakan dalam pengemasan,
semisal peti, bal, pak atau lain sebagainya.

Data yang dimasukkan dalam packing list lebih mendetail daripada data yang
dimasukkan pada surat jalan; surat pengiriman lokal atau domestik. Untuk
mempersiapkan isian packing list, gunakan invoice sebagai rujukan barang-barang
kiriman. Hapus harga-haga barang yang tertera dalam invoice dan lakukan
pengecekan berulang untuk memastikan bahwa data informasi yang telah
dimasukkan pada isian packing list adalah benar.

Data-data yang dicantumkan dalam Packing List antara lain:

1. Nama shipper’s atau eksportir

2. Consignee atau buyer
3. Nomor packing list dan tanggal
4. Quantity atau jumlah barang
5. Description of goods (nama barang)
6. Gross weight (berat kotor)
7. Nett weight (berat bersih)
8. Vessel name (nama kapal)
9. ETD (Estimated Date Departure) atau tanggal keberangkatan kapal
10. Notify party (pihak ketiga setelah consignee)
11. Nomor Letter of Credit (L/C); jika ada
 12. Nomor HS
13. Nama kapal/pesawat pengangkut
14. Nomor container
15. Tempat bongkar muat

Lakukan pengecekan atas data yang sudah diinput karena segala kesalahan yang
ada pada packing list dapat menimbulkan penangguhan barang oleh pihak Bea
Cukai di negara tujuan. Lembar-lembar packing list yang telah dibuat harus
ditempelkan di bagian luar tiap kontainer secara aman, dianjurkan untuk
memasukkan packing list ke dalam sebuah amplop anti-air dan ditulis secara jelas di
bagian luar “Packing List Enclosed”, karena pihak pengangkut dan Freight
Forwarder bergantung pada dokumen ini untuk memastikan bahwa kargo siap
diangkut.