Menguruskan Tuntutan Yang Dibuat Oleh Pegawai

Peraturan-Peraturan Yang Diperlu Dipatuhi

1. 2. 3. 4.

Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan) Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan dibuat Surat/dokumen perlu diakui sah Tuntutan tidak berulang / bertindih

Proses Kerja Urusan Tuntutan Perjalanan

Bil
1.

Proses Kerja
Sediakan borang tuntutan perjalanan yang lengkap kepada pegawai yang membuat tuntutan

Pegawai Yang Diluluskan

Seksi UndangUndang Peraturan

2.

Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada Lampiran B Muka 1 Nama Pegawai No. Kad Pengenalan Gred, kategori, dan jawatan No. Akaun Bank,Kod Bank Nama & Alamat bank Gaji, elaun-elaun Butir-butir kenderaan Alamat Pejabat Alamat Rumah Muka 2 Tarikh Waktu bertolak dan sampai Tujuan/Tempat Jarak (KM)/Tambang Muka 3 i. Butir-butir Elaun Perjalanan Kenderaan ii. Butir-butir tambang pengangkutan jalan iii. Butir-butir tuntutan elaun makan/harian Muka 4 i. Butir-butir tuntutan bayaran sewa hotel ii. Tuntutan pelbagai Muka 5 i. Tandatangan pegawai ii. Tandatangan pengesahan Ketua Jabatan

Bil
3.

Proses Kerja
Membuat pengiraan dalam borang a. Pengasingan baucar mengikut EFT & bukan EFT b. 1 kelompok (maksimum 10 tuntutan) c. Membuat pengasingan jumlah bayaran mengikut kod objek. Mengisi butir-butir di Daftar Bayaran (eSPKB Sistem Perancangan & Kawalan Bajet Elektronik) : a. Pejabat Perakaunan b. No. Invois c. Tarikh Invois d. Jab e. PTJ f. Tarikh terima bil g. Amaun h. Tarikh diperakui i. Tarikh terima kewangan j. Bil cek k. Perihal l. Ruang-ruang seperti : (Print Out) - Vot - Jab - PTJ - Prog/Akt/Amanah - Objek - Amaun m. Isi ruang-ruang seperti: ( Print Out) - No. Kad Pengenalan - Amaun - Perihal n. Isi Senarai Semak (Print Out) o. Simpan p. Cop dibelakang kertas tuntutan dan buat pengesahan q. Perakuan I & II

Pegawai Yang Diluluskan

Seksi UndangUndang Peraturan

4.

Bil
5.

Proses Kerja
Mengisi butir Baucer Bayaran a. Pilihan kod pindah catat ( EFT / CEK ) b. Simpan c. Perakuan I & II

Pegawai Yang Diluluskan

Seksi UndangUndang Peraturan

6.

Semua Penyata Tuntutan dan dokumen-dokumen berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan, salinan akaun bank, surat akaun bank, resit pembayaran dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua.

7.

a) Pembayaran melalui EFT terima terus dalam akaun bank. b) Pembayaran bukan EFT melalui cek.Terima cek pembayaran Rekod butiran cek dalam daftar cek.

8.

Edarkan cek kepada penerima.

9.

Penyata dan dokumen-dokumen berkenaan di failkan.

TATACARA DAFTAR BAYARAN DAN BAUCAR BAYARAN

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan invois tanpa pesanan tempatan / tuntutan perjalanan / gaji / panjar wang runcit akhir di dalam sistem eSPKB yang perlu melalui proses berikut : 1.1 1.2 peringkat daftar bayaran peringkat baucar bayaran

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai bagai proses pembayaran tanpa pesanan tempatan .

3.0

SINGKATAN AGO BB DB DCS eSPKB PTJ Pejabat Perakaunan Baucar Bayaran Daftar Bayaran Sistem Kawalan Data (Data Control System) Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Pusat Tanggungjawab

4.0

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil.

Tindakan

Tanggungjawab

Carta Aliran

PERINGKAT DAFTAR BAYARAN 1. Terima permohonan pembayaran bekalan/perkhidmatan/kerja Sediakan DB.Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan 1. Semak ketetapan data dan buat perakuan 1. Jika tidak maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketetapan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan Harian BV381.Jika perlu rujuk Laporan Pilihan BV341/BV342. Pegawai Penyedia

Mula

Terima dokumen Pegawai Penyedia Sedia DB Pegawai Perakuan I

Ubah/Hapus

2.

3.

Perakuan I

Tidak
Pegawai Perakuan II

4.

Ya
Perakuan II

Tidak Ya
Pegawai Penyedia / Pegawai Perakuan I & II

5.

Semak Laporan

Bil.

Tindakan

Tanggungjawab

Carta Aliran

A
PERINGKAT BAUCAR BAYARAN 6 Terima dokumen daftar bayaran dari Pegawai Perakuan II daftar bayaran. Sedia BB. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak baucar bayaran dan senarai semak. Failkan dokumen. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV352.Cetak BV381 dan BV340 Pegawai Penyedia Terima dokumen

7.

Pegawai Penyedia Ubah/Hapus

Sedia BB

8.

Pegawai Perakuan 1

Tidak

Perakuan I

Ya
Pegawai Perakuan II Perakuan II

9.

Tidak Ya
Pegawai Penyedia

10.

Cetak dan failkan

11.

Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan I / II

Semak Laporan

Tamat

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan pesanan tempatan di dalam sistem eSPKB yang melalui proses berikut : 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 peringkat nota minta peringkat pesanan tempatan pesanan tempatan dengan pindaan peringkat daftar bayaran peringkat baucar bayaran

2.0

SKOP Prosedur ini digunakan bagi permohonan membeli sesuatu bekalan / perkhidmatan/ kerja sehingga peringkat pembayaran.

3.0

SINGKATAN AGO BB DB DCS eSPKB NM PT PTJ Pejabat Perakaunan Baucar Bayaran Daftar Bayaran Sistem Kawalan Data (Data Control System) Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Nota Minta Pesanan Tempatan Pusat Tanggungjawab

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

4.0 Bil.

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula
PERINGKAT NOTA MINTA 1. Terima permohonan pembelian bekalan/perkhidmatan/kerja. Sediakan nota minta. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak NM untuk dikemukakan kepada Pegawai Penyedia PT. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia Terima permohonan

2.

Pegawai Penyedia Ubah/Hapus Pegawai Perakuan 1

Sedia nota minta

3.

Tidak

Perakuan I

Ya
Pegawai Perakuan II Perakuan II

4.

Tidak Ya

5.

Pegawai Penyedia Cetak Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan I / II

6.

Semak Laporan

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan
PERINGKAT PESANAN TEMPATAN 7. Terima nota minta yang telah dicetak Semak pindaan pada nota minta. Jika ada, terus ke proses D. Sedia PT.Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan 1. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak 3 salinan ,cop dan dapatkan tandatangan Pegawai Perakuan II atas PT. - 2 salinan untuk Pembekal - 1 salinan untuk PTJ Mohon Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia Pegawai Penyedia

Tanggungjawab

Carta Aliran A

Terima NM

8.

Ya
Pegawai Perakuan 1 Pegawai Perakuan II

Pindaan

9.

Tidak
Sedia PT

10.

Ubah/Hapus Perakuan I

Tidak
Pegawai Perakuan II

11.

Ya
Perakuan 11

Tidak

12.

Ya
Pegawai Penyedia Cetak

13.

Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan I / II

Semak Laporan B

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran B

PERINGKAT DAFTAR BAYARAN 14. Terima dokumen dan cop tarikh terima Semak dokumen mengikut prosedur kewangan yang berkuatkuasa. Sedia DB. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan 1. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia

Terima dan cop

Semak

15.

Pegawai Penyedia

Tidak
Sedia DB

16.

Pegawai Penyedia Ubah/Hapus

17.

Pegawai Perakuan I

Tidak

Perakuan I

Ya
Pegawai Perakuan II Perakuan 11

18.

Tidak Ya
Pegawai Penyedia/ Pegawai Perakuan I / II

19.

Semak Laporan

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran C

PERINGKAT BAUCAR BAYARAN 20. Terima dokumen dari Pegawai Perakuan II daftar bayaran Sedia BB. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia.. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak Senarai Semak dan baucar bayaran.Failkan dokumen. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381.Cetak BV381 dan BV340 Pegawai Penyedia

Terima dokumen

Sedia BB Pegawai Penyedia Ubah/Hapus Perakuan I

21.

22.

Pegawai Perakuan I

Tidak

23.

Pegawai Perakuan II

Tidak

Perakuan 11

Ya
Pegawai Penyedia

Cetak

24.

25.

Pegawai Penyedia /Pegawai Perakuan I/II

Semak Laporan

Tamat

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran D

PERINGKAT PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN 7. Terima maklumbalas berkenaan dengan pindaan beserta NM yang telah diluluskan. Sedia PT dengan pindaan. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketetapan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak 3 salinan, cop dan dapatkan tandatangan Pegawai Perakuan II atas PT. 2 salinan untuk pembekal - 1 salinan untuk PTJ Mohon Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia

Terima maklumbalas dan NM

Sedia PT Pegawai Penyedia Ubah/Hapus Pegawai Perakuan I

8.

9.

Tidak

Perakuan I

Ya
Perakuan 11

10.

Pegawai Perakuan II

Tidak

Ya

Pegawai Penyedia

11.

Cetak Ya Semak Laporan

12.

Pegawai Penyedia/ Pegawai Perakuan I / II

MAKLUMAT PEMBEKAL

PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PEMBEKAL

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujud dan mengemaskini maklumat pembekal yang digunakan di dalam sistem eSPKB.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat pembekal telah wujud dan dikemaskini dalam pangkalan data eSPKB.

3.0

SINGKATAN AGO eSPKB PTJ PT EFT Pejabat Perakaunan Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Pusat Tanggungjawab Pesanan Tempatan Electronic Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

4.0 Bil 1.

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB Tindakan Terima permohonan untuk mewujud / mengubah maklumat pembekal melalui borang JANM06 Wujudkan / kemaskini maklumat pembekal Tanggungjawab Pegawai Penyedia Carta Aliran Mula Terima permohonan Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan II Pegawai Penyedia

2.

3.

Failkan borang JANM06

Wujud/ kemaskini maklumat pembekal

Failkan borang JANM06

Tamat

BORANG JANM06 (Pindaan No. 0/1 Ogos 2003) BORANG PERMOHONAN PENGWUJUDAN/UBAH MAKLUMAT PEMBEKAL SISTEM eSPKB
Kepada : (alamat Pejabat Perakaunan / PTJ) No. Faks : * Pembekal * No Rujukan Nama Pembekal Alamat Pembekal Daripada : (nama PTJ/Pusat Kos) No. Telefon : No. Telefon No. Faks No. Telex eMail No. Daftar Perniagaan No. Daftar Kem. Kew. Daftar Tamat

* untuk diisi oleh Pejabat Perakaunan / PTJ yang mewujudkan maklumat pembekal TANDATANGAN NMA JAWATAN : : : .. ... ..

Sila gunakan HURUF BESAR semasa mengisi borang

MAKLUMAT PENERIMA INDIVIDU

PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENERIMA BAYARAN PERSEORANGAN / INDIVIDU

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujudkan dan mengemaskini maklumat penerima bayaran perseorangan / individu di dalam sistem eSPKB 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat penerima bayaran perseorangan / individu dalam PTJ telah wujud dan kemaskini dalam pengakalan data sistem eSPKB. 3.0 SINGKATAN AGO DBA eSPKB PAY EFT Pejabat Perakaunan Pentadbir Pangkalan Data (Database Administrator) Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Pusat Tanggungjawab Elektronik Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

4.0 Bil 1.

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB Tindakan Terima permohonan untuk mewujud / mengubah maklumat penerima bayaran perseorangan/individu melalui borang JANM07 Wujudkan / kemaskini maklumat penerima bayaran perseorangan/individu Tanggungjawab Pegawai Penyedia Carta Aliran Mula Terima permohonan

2.

Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan II

Wujud/ kemaskini maklumat penerima bayaraan

3.

Failkan borang JANM07

Pegawai Penyedia

Failkan borang JANM07

Tamat

SENARAI TUGAS JAWATAN GRED NAMA : : : PEMBANTU TADBIR RENDAH N11

- Bertanggungjawab kepada Pengetua, Penolong Kanan Satu, Penolong Kanan HEM, Penolong kanan Koku, Ketua-ketua Bidang dan Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir N9. Senarai Tugas :

1. 2. 3.

Merekod surat keluar dan menyelenggara daftar stem pos. Membuat pesanan pembelian stem pos apabila perlu Menyediakan dan membuat baucar melalui sistem eSPKB bagi tuntutan perjalanan dan lain-lain elaun.

4. 5.

Menyemak Tuntutan Elaun POL dan membuat baucar. Merekod dan menyediakan Penyata pendapatan dan Borang EC setiap pegawai dan kakitangan untuk Lembaga Hasil Dalam Negeri Borang E (Lembaga Hasil Dalam Negeri) pada selewat-lewatnya bulan Mac setiap tahun.

6.

Memastikan semua laporan-laporan yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara disimpan dan difailkan ke dalam fail yang khas.

7. 8.

Merekod setiap cek-cek tuntutan yang diterima daripada AG ke dalam buku rekod cek. Menaip sijil berhenti pelajar, surat akuan pelajar, surat pengesahan majikan,borang tukar sekolah pelajar.

9. 10. 11.

Memastikan keadaan komputer dan mesin taip manual dalam keadaan baik setiap hari. Menyediakan dan menaip surat-surat iringan Cover Letter untuk dihantar. Lain-lain tugas yang diarah oleh Pengetua dan pegawai atasan dari masa ke semasa.

PESANAN PEMBELIAN STEM

1. 2.

Memastikan supaya bekalan stem cukup. Buat pesanan melalui Pembantu Tadbir melalui baucar bayaran.

3. 4.

Beli stem mengikut beklan yang mencukupi/diperlukan. Rekod stok stem dalam buku Daftar keluar.

PROSES KERJA BAGI PESANAN PEMBELIAN STEM Pegawai Yang Diluluskan Seksi Undangundang Peraturan

Bil

Proses Kerja

1.

Memastikan stok stem mencukupi Pengetua

2.

Membuat pesanan mengikut keperluan Pesanan hendaklah dibuat melalui Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir akan menyediakan Ketua Pembantu Tadbir

3.

4.

baucar bayaran, L.O dan cek kepada POS Malaysia Berhad

5.

Daftar stok stem dalam buku Daftar surat

NORMA KERJA : PESANAN PEMBELIAN STEM

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

Bil

Jenis Kerja

Masa Diambil

1. 2. 3. 4.

Membuat pesanan stem Pembantu tadbir membuat baucar bayaran dan membuat cek Daftar surat menyurat keluar Rekod stem 30 minit 30 minit 30 minit Jika diperlukan

CARTA ALIRAN PESANAN PEMBELIAN STEM

Pastikan stem mencukupi

Pesanan mengikut keperluan

Serahkan kepada Pembantu Tadbir bilangan Yang diperlukan

Membuat baucar bayaran L.O dan cek

Beli stem di Pejabat POS

Rekod stok stem dalam buku Daftar surat keluar