BAB 7

PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA

A. Pengertian dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Sarana dan Prasarana yang sudah habis masa pakainya atau karena sudah ketinggalan
teknologi tidak akan memberi manfaat optimal bagi organisasi perlu segera dilakukan
penghapusan. Apalagi rusak berat, maka harus masuk dalam program penghapusan pengertian
Penghapusan Menurut Beberapa Ahli:

1. Menurut Ibnu Syamsi, Penghapusan (disposal) adalah penyingkiran barang-barang

inventaris, karena tidak diperlukan/ dipergunakan lagi.
2. Menurut Lukas dan Rumsari, penghapusan barang adalah kegiatan pembebasan barang dari
pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan dapat di pertanggung jawabkan.
3. Menurut keputusan menkue No. 470 KMK.01/1994, penghapusan adalah keputusan dari
pejabat yang berwenang untuk menghapus barang dari daftar inventaris (buku inventaris)
dengan tujuan membebaskan bendaharawan barang atau pembantu penguasa barang (PPBI)
4. Menurut Permendagri No. 17 Tahun 2007, penghapusan barang milik daerah adalah
tindakan-tindakan penghapusan barang pengguna / kuasa pengguna dan penghapusan dari
daftar inventaris barang milik daerah.
5. Bernawi dan Arifin (2012:79) mendefinisikan penghapusan sebagai kegiatan pembebasan
sarana dan prasarana dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat
dipertanggung jawabkan.

Pengertian penghapusan sarana dan prasarana

Suatu kegiatan yang dilakukan untuk menghilangkan atau memusnahkan barang tidak layak
pakai dan sudah tidak memiliki nilai guna dan dimana biaya pemeliharaan dari sarpras kantor
lebih besar dan biaya penghapusan sarpras kantor yang dilakukan oleh tim penghapusan/ orang
yang ditunjuk berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang memiliki tujuan
umum untuk membebaskan ruang dari penumpukan barang.

Secara hakiki masalah penghapusan itu bukan semata-mata kegiatan menghilangkan,

memusnahkan, atau menghancurkan barang-barang milik/ kekayaan suatu organisasi atau
pemerintah. Dalam praktik seteliti apapun seseorang yang diberi tanggung jawab mengurus
uang atau barang kadang-kadang terjadi kekurangan atau ketidak cocokan antara catatan dan
kenyataan. Melalui prinsip kehati-hatian,keadilan,dan kebenaran faktawi maka bila terjadi
ketidak cocokkan perhitungan bukan karna disengaja, maka timbulah suatu istilah ketekoran.

1
B. Tujuan dan pungsi penghapusan sarana dan prasarana

1. Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana

a. Mencegah dan membatasi kerugaian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan

b. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris
c. Membemaskan ruang dan penumpukan barang
d. Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja

2. Fungsi Penghapusan sarana dan Prasana

Penghapusan pralatan kantor adalah usaha penghapusan barang-barang milik sebuah kantor
dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan
diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Membatasi kerugian /pemborosan biaya untuk pemeliharaan/ perbaikan, pengamanan
barang-barang yang semakin buruk kondisinya,barang yang berlebihan dan tau barang
lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.
b. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris
c. Membebaskan ruangan/ pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak
dipergunakan lagi.
d. Membebaskan suatu organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban barang.
e. Menjadi penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak
terpakai karena rusak.

C. Peran dan Syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana

1. Peranan Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan sarana dan prasarana mempunyai
peran yang amat penting dari siklus pengelolaan sarana dan prasarana suatu organisasi.
(Depdikbud, 1983:1) menyatakan bahwa peranan penghapusan, meliputi:
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membataasi kerugian/ pemborosan biaya untuk
memelihara/ perbaikan keamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang-
barang berlebih, dan atau barang-barang lainnya yang tidak dapat dipergunakan lagi .
b. Meringankan kerja pelaksana inventaris.
c. Membebaskan ruang/ pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak
dipergunakan lagi.
d. Membebaskan suatu organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawab barang.

2
2. Syarat penghapusan sarana dan Prasarana

Syarat-Syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana

a. Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi.
b. Kegunaan tidak seimbang dengan pemliharaan.
c. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini.
d. Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan .
e. Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus.
f. Apabila dilakukan perbaiki, akan menelan biaya yang besar.
g. Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya
pemeliharaan.
h. Terjadi penyusutan diluar penguasaan .
i. Barang-barang yang tersebut sudah tidak mutahir lagi
j. Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang..
k. Musnah akibat bencana alam .
l. Merupakan kelebihan persediaan.
m. Hilang akibat pencurian.

D. Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana

Pelaksnaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap
pemulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia peneliti/ penghapusan barang inventaris,
dengan keputusan untuk utama masing-masing memiliki unsur keuangan, perlengkapan dan
bidang teknis.
Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-
barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita secara, melaksanakan penghapusan
sampai melelang atau memusnahkan barang-barang inventaris tersebut.

E. Jenis-jenis penghapusan sarana dan Prasarana

Dalam pelaksanaan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan
melalui pemusnahan.

1. Penghapusan Barang Inventaris Dengan Lelang

Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor lelang negara. Prosesnya sabagai
berikut:
a. Pembentukan Panitia penjualan oleh kepala dinas pendidikan ;
b. Melaksanakan sesuai dengan prosedur lelang;
c. Mengikuti acara pelelangan;
d. Pembuatan” Risalah Lelang” oleh kantor lelang dengan menyebut banyaknya nama barang,
keadaan barang yang dilelang;
e. Pembayaran uang lelang yang disetorkan ke kas negara selambat- lambatnya 3 hari;

3
f. Biaya lelang dan lainnya dibebankan kepada pembeli;
g. Dengan perantaraan panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor lelang negara dan
menyetorkan hasilnya ke kas negara setempat;

2. Penghapusan Barang Inventaris dengan Pemusnahan

Pemusnahan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan Faktor-faktor

pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu, pemusnahan dibuat dengan perencanaan
yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang-barang
apasaja yang hendak disingkirkan.
Prosesnya adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan panitia penghapusan pimpinan oleh unit utama.
b. Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barang-barang yang dilakukan setiap
tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan.
c. Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus .
d. Panitia membuat berita acara .
e. Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus
sesuai surat keputusan dengan disaksinya oleh pejabat pemerintah daerah setempat dan atau
kepolisian pemusnahan nya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara
pemusnahannya yaitu dengan cara dibakar, dikubur.
f. Menyampaikan berita acara keatasan/ menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan
g. Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan menugaskan panitia
untuk melaksanakan pemusnahan yang harus disaksikan oleh pemula setempat.

F. Tata Cara Penghapusan Sarana dan prasarana

Pelaksanaan penghapusaan barang inventaris disetiap inventasi dari pusat sampai daerah
pada setiap pemulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia penelitian/penghapusan barang
inventaris, dengan penghasilan unit utama maasing-masing yang terdiri sekurang-kurangnya
tiga orang yang masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.
Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti,menilai barang-
barang yang ada dan perlu dihapuskan,membuat berita acara, melaksanakan penghapusan
sampai melelang dan memusnahkan barang-barang inventaris tersebut. Pelaksanaan
penghapusan hendaknya menggunakan prinsip-prinsip kehati-hatian, keadilan dan kebenaran
faktawi.

1. Penghapusan Barang yang Rusak/Tua/Berlebihan

Langkah-langkah penghapusan barang berdasarkan barang rusak, tua dan berlebiihan adalah
sebagai berikut:

4
a. Setiap pengurus daftar barang inventaris yang akan diusulkan untuk dihapuskan kepada
pejabat yang berwenang.
b. Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk dihapuskan
tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja.
c. Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masing-masing di daerah unit
I.
d. Unit utama membentuk panitia penghapusan barang.
e. Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja dan panitia
melaporkan nya kepada pimpinan unit utama disertai dengan usul/rekomendari penyelesaian.
f. Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan.
g. Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro perlengkapan akan
meminta persetujuan/ijin tertulis dari menteri keuangan disertakan kepada biro hukum
dengan dinas Depdiknas untuk dibuatkan surat keputusan (SK), didalam SK tersebut terdapat
cara penghapusnya seperti melalui lelang atau pemusnahan.

2. Penghapusan Barang Mati/Cacat

Penghapusan sarana dan prasarana berdasarkan barang mati/cacat,khususnya hewan dan

tanaman. Adapun langkah-langkah sebagai berikut:
a. Melakukan pengecekan tentang keadaan hewan/tanaman yang diusulkan untuk dihapuskan.
b. Mengundang pemerintah setempat (Pamong Projo) untuk ikut menyaksikan teknik
pemusnahan.
c. Membuat berita acara pelaksanaan penghapusan.

3. Penghapusan Karena Barang Hilang

Penghapusan sarana dan prasarana berdasarkan barang hilang, dicuri, dirampok, terbakar.
Tata cara penghapusan barang-barang yang hilang, dicuri dengan langkah-langkah berikut:
a. Pimpinann unit membuat laporan dilengkapi berita acara pemeriksaan denan dilampiri
pemeriksaan pendahuluan.
b. Pimpinan unit melaporkan kejadian tersebut kepimpinan unit utama (Pimpinan Tertinggi )
dalam organisasi kelapa dinas/rector, yang selanjutnya dilaporkan ke satuan organisasi
diatasnya meneteri c.q.biro perlengkapan.
c. Pimpinan unit wajib melaporkan ke kepolisian negara.
d. Kepolisian negara membuat berita acara peristiwa.
e. Selambat-lambatnya 3 bulan setelah berita acara pelaporan kepolisian negara telah
melakukan penyelidikan.
1) Jika kuasa barang terbukti secara sah menyalahgunakan tugas dan tanggung jawabnya
penyelesaian dilimpahkan kepengadilan.
2) Jika kuasa barang tidak terbukti secara sah menyalahgunakan tugas dan tanggung
jawabnya penyelesaian dan dinilai hati-hati dan mengikuti petunjuk yang telah
ditetapkan maka yang bersangkutan dibebaskan dari segala tuduhan.

5
4. Penghapusan Barang Karena Hal Khusus

Pelaksanaan penghapusan sarana dan prasarana berdasarkan hal-hal khusus dilakukan

dengan 4 cara, yaitu:
a. Dihadiahkan dan dihibahkan, penhapusan dengan cara ini sering dilakukan oleh pemerintah
dengan pertimbangan bahwa barang-barang tersebut secara teknis dan ekonomis malih sangat
kayak digunakan.
b. Barang rusak/hilang dihapuskan karena terjadinya bencana alam, seperti : gempa bumi,
banjir,dan angin topan yang mengakibatkan semua barang rusak berat dan kehilangan
fungsinya.
c. Barang rusak/hilang dihapuskan karena terjadinya huru hara atau demontrasi.

G. Landasan Hukum

Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum

berwujud sebagai keputusan presiden,keputusan menteri, induksi presiden, peraturan
pemerintah, surat edaran menteri/dewan pengawas keuangan, undang-undang pembendaharaan
Indonesia.

1. Perubahan Status Hukum

Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah yang
mengakibatkan terjadinya perubhan status hukum pemilikan atas barang. Perubahan status
hukum barang disebabkan oleh tiga hal,yaitu:
a. Penghapusan barang
b. Penjualan barang
c. Tuker Menuker

2. Perubahan Status Hukum Terhadap Barang Milik Negara/Daerah

Pelaksanaan nya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya penjualan
barang berdasarkan atas peraturan pemerintah tukar barang pada prinsipnya dapat dilaksanakan
dengan dasar peraturan menteri.

6
 BAB 8
PENYIMPANAN DOKUMEN SARANA DAN PRASARANA

A. Penyimpanan Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instanasi lain,
atau yang diperoleh dari bantuan.
Pengadaan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistic mulai
dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukaan,
pemeliharaan, pengeluaran, dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggung jawaban
pengelolaan Gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung konstitusi kerja
unit usaha, sekaligus mendukung efektivitas dan efesiensi organisasi secara keseluruhan
(Dwiantara, 2004:82)
2. Tujuan Penyimpanan
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor, diantarnya:
a. Agar barang tidak cepat rusak
b. Agar tidak terjadi kehilangan barang
c. Agar tersusun rapi sehingga mudah di temukan apabila barang tersebut dicari.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan dalam menganalisis barang.

3. Hal-hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Penyimpanan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyimpan barang/bahan kantor, diantaranya:
a. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
b. Pengundangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
c. Sifat barang yang disimpan.
d. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
e. Prosedur dan tata kerja.
f. Biaya yang disediakan.
g. Tenaga yang diperlukan.
h. Jangka waktu penyimpanan.

4. Cara Penyimpanan Barang Kantor

Cara penyimpanan barang/bahan kantor diataranya:
a. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek, dan satuan barang).
b. Barang yang disimpan dengan keadaan bersih.

7
c. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
d. Barang yang disimpan di tempat yang memadai.
e. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
f. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
g. Barang yang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
h. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
i. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih baik cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan,
sebaiknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

B. Evaluasi Sarana dan Prasarana

Pemaparan evaluasi sarana dam prasarana pada makalah ini ditekankan pada pemenuhan
standar sarana prasarana sesuai peraturan menteri pendidikan nasional nomor 24 tahun 2007
tentang standar sarana dan prasarana untuk sekolah dasar/madrasah ibtidaiyah (SD/MI), sekolah
menegah atas/madrasah pertama/madrasah tsanawiyah (SMP/Mts), dan sekolah menegah
atas/madrasah aliyah (SMA/MA). Pada pasal 1 ayat (1) tertera:
Standar sarana dan prasarana untuk sekolah dasar/madrasah ibtidaiyah (SD/MI), sekolah
menegah pertama/madrasah tsanawiyah (SMP/Mts), dan sekolah menegah atas/madrasah aliyah
(SMA/MA) mencangkup kriteria minimum sarana dan kriteria minimum prasarana.
Penjelasan kriteria minimum sarana dan kriteria minimum prasarana terdapat pada lampiran
Pemendiknas No. 24 tahun 2007 disebut.
Pelaksanaan evaluasi sarana prasarana sekolah saat ini cukup dipermudah dengan tersedianya
format evaluasi yang dikeluarkan beberapa lembaga seperti BAN-S/M (Badan Akreditasi
Nasional-Sekolah/Madrasah) dan Direktorat Jendral Manajemen Pendidikan Dasar Dan
Menegah dalam program pengembangan Sekolah Standar Nasional.
Pelaksanaan evaluasi sarana dan prasarana dapat dilakukan sendiri oleh pihak sekolah. Ini
dikenal juga dengan istilah evaluasi diri, sekolah dapat melihat secara jelas berbagai kondisi
sesungguhnya dari sarana prasarana sekolah, apa kelebihan dan kekurangan yang mungkin ada.
Selanjutnya, berkenan dengan penambahan sarana dan prasarana, pemeliharaan maupun
pemanfaatan sarana prasarana yang telah ada. Pelaksaan evaluasi juga dapat dilakukan oleh
badan pemerintah yang ditunjuk seperti BAN-S/M. Evaluasi ini lebih bertujuan pada kebutuhan
akreditasi sekolah melihat posisi sekolah dalam level kemajuan yang telah dicapai untuk
memenuhi standar nasional pendidikan. Untuk sekolah yang sudah maju dimungkinkan juga
memanfaatkan lembaga eksternal yang dianggap memiliki kapasitas sebagai asesor seperti
lembaga penyediaan ISO.
Secara ringkas pelaksanaan evaluasi sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan dengan
langkah-langkah berikut:
a. Menginventarisasi keberadaan sarana dan prasarana yang ada disekolah, baik dalam hal
kondisi, jumlah, spesifikasi, maupun data lain yang diperlukan.
b. Mengumpulkan data pendukung yang diperlukan seperti tanggal pengadaan, sumber
pengadaan ataupun tanggapan pengguna sarana dan prasarana
c. Mengisi formulir evaluasi yang tersedia sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
d. Merekapitulasi hasil evaluasi, baik data kualitatif maupun kuantitatif.

8
e. Menarik kesimpulan mengenai keseluruhan sarana dan prasarana sekolah, apakah sudah
memenuhi standar minimal atau belum.
f. Melaporkan hasil evaluasi kepada pihak-pihak yang memerlukan.

C. Pelaporan Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Pelaporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan
keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana
dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Dalam melakukan evaluasi seluruh aset sekolah maka diperlukan data laporan.
Laporan yang valid bisa diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada
sistem informasi sarana dan prasarana seluruhnya telah terisi. Data laporan sangat dibutuhkan
oleh Bagian Sarana dan Prasarana untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam pengelolaan
manajemen sarana dan prasarana.
2. Fungsi Laporan
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor, diataranya:
a. Sebagai bahan pertanggungjawaban.
b. Sebagai pengendalian persediaan.
c. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
d. Sebagai dasar atau bahan dalam pengembalian keputusan pemimpin.
3. Bukti/Catatan Pendukung Laporan
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pemimpin, sebaiknya dilampiri
dengan beberapa bukti atau catatan pendukung diataranya:
a. Bukti Penerimaan Barang
Pengertian Penerimaan Barang adalah “ Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dalam kondisi
yang sesuai dengan persyaratan penanganan barang “.
Di dalam aktivitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat
dipisahkan satu dengan yang lainnya:
1) Fisik Barang yang Diterima
Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasakan, diraba atau dilihat langsung.
Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil
yang dicapai. Pada umumnya, hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan barang harus
menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan
keabsahan proses tsb. Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara
langsung. Bukan hanya DOKUMEN-nya saja. Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau
dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran. Pengecekan acak atau
keseluruhan kondisi isi kemasan Tanggal Kadaluwarsa barang, nomor batch Kuantitas
barang VS dokumen.
2) Dokumentasi
Dokumentasi pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari
berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa
barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan. Dokumen adalah

9
 pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokkan dengan barang yang
dikirimkan. Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman. (DN(Delivery Note),
DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan). Akan lebih baik jika dokumen
Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.
3) Cara Penanganan Barang
Persyaratan Penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tersebut
diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan
penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitan atau masalah lainnya.
Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya:
o Suhu
o Kadaluwarsa
o Maksimal tumpukan
Gunakan peralatan yang sesuai
o Pallet
o Drum
o Forklit
Pahami aturan keselamatan
o Kimia
o Racun
o Meledak
Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktivitas
operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih
kemungkinan terjadi kerusakan/kesalahan barang dalam gudang, terlebih jika pada saat
penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan
tersebut pasti terjadi:
Tahapan Penerimaan Barang :
1) Masuk gudang,
2) Parkir dan Antri
3) Bongkar muat dan loading dock
4) Penyusunan barang bongkaran
5) Pengecekan barang vs dokumen
6) Pemasukan data ke dalam sistem (GRN)
7) Legitimasi dokumen
8) Keluar gudang
Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang,
penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini
tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktivitas.
Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang:
1) Bukti pesanan barang dari gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi
tepat )
2) Bukti tanda barang diterima (untuk penagihan)

10
3) Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4) Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5) Memasukkan Barang ke Penyimpanan.
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubung dengan penagihan uang, Bukti
Tanda Terima Barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan
barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda
yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.
b. Bukti Pembelian Barang
Jika dilihat pada ayat (2) Bukti Pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, di
gunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp 10.000.000,-
(sepuluh juta rupiah)
Menurut pasal 55 Perpres RI No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas
Peraturan Presiden RI nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
ayat (1) Tanda Bukti perjanjian terdiri dari:
1) Bukti pembelian
2) Kuitansi
3) Surat Perintah Kerja (SPK)
4) Surat Perjanjian.
Jika dilihat pada ayat (2) Bukti Pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a,
di gunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp 10.000.000,-
(sepuluh juta rupiah).
Bukti pembelian/Invoice/Faktur penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai
pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer/Pelanggan. Dalam bentuk sederhana
dikenal dengan nam BON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, biasanya invoice
digunakan langsung sebagai dokumen tagihan, sedangkan pada perusahaan yang nominalnya
transaksinya besar biasanya dilengkapi dengan surat tagihan/kuitansi.
c. Bukti pengeluaran barang
d. Kartu barang
e. Kartu persediaan
f. Daftar inventaris
g. Daftar rekapitulasi barang inventaris.

4. Teknik Pembuatan Laporan

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut:
a. Memeriksa barang
b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
d. Menghitung pengeluaran barang
e. Menghitung sisa persediaan
f. Mencatat mutasi barang
g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.

11
5. Cara Menyusun Laporan
a. Menyusun Laporan Triwulan
Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka waktu satu
triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena penghapusan
atau pendistribusian barang ke unit yang lain.
b. Menyusun Laporan Tahunan
Laporan Tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan,
yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai nama dan
spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun dan sisa
persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukkan dalam Daftar Barang Inventaris, yang
yang sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris barang milik
kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran.
Dalam laporan tahunan ini dilengkapi dengan pembuatan Daftar Rekapitulasi Barang
Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isian Barang Inventaris, di mana
hakikatnya menunjukkan jumlah dari pada kuantitas dan harga barang inventaris yang
dikelola suatu unit kerja pada akhir setiap tahun anggaran. Barang-barang inventaris tersebut
didaftar di sini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang diterapkan dalam tabel
klasifikasi dan kode barang inventaris.

12