Materi Pelajaran Administrasi Sarana Prasarana

Kelas XII

Pelajaran Administrasi Sarana Prasarana merupakan mata pelajaran baru pada SMK
jurusan Administrasi Perkantoran. Pelajaran ini termasuk pada Paket Keahlian (C3) pada
struktur kurikulum SMK Administrasi Perkantoran.
Mata pelajaran ini di ajarkan selama dua tahun pelajaran yaitu pada kelas XI dan Kelas
XII. Dengan jumlah jam tatap muka pada kelas XI sebanyak 4 JP, kelas XII sebanyak 6 JP.
Jumlah jam tatap muka mata pelajaran keahlian memang tergolong banyak, mengingat
mata pelajaran ini merupakan kompetensi penting yang membantu siswa untuk terjun
bekerja maupun membuka usaha.

Berikut ini Materi Pelajaran Administrasi sarana prasarana yang diberikan pada Kelas XII
Administrasi Perkantoran selama 1 tahun kami rangkum berdasarkan silabus kurikulum
2013 mata pelajaran Administrasi Sarana Prasarana

Semester 1

 Mendeskripsikan bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

melalui sistem komputerisasi
 Pelaporan
 Penyimpanan
 Pemeliharaan

Semester 2

 Administrasi Inventaris Sarana dan Prasarana dengan aplikasi komputerisasi

 Laporan Administrasi Penghapusan sarana dan prasarana dengan aplikasi komputer

Beberapa mata pelajaran diatas sudah kami terbitkan di blog ini, silahkan anda cari pada
kolom search di sebelah kanan atas menu utama.
Penghapusan Peralatan Kantor

Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor
dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan
diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan,

pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan
atau barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang
tidak dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang
yang tidak terpakai karena rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya
pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia
dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan
akhirnya tidak bisa digunakan lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena dicuri/diselewengkan
Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.
Tata Cara Penghapusan
a. Barang-barang rusak, tua dan berlebihan

1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian

mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya
tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian
perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama
terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya
disampaikan kepada pimpinan unit dengan berita acara.
4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita
acara penelitian dan saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan
untuk mengadakan penghapusan.
6. Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak
ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut
yang dilaksanakannya dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan
pemusnahan.
b. Barang yang hilang, dicuri, terbakar
1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat
laporan serta berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama
yang selanjutnya di teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian
negara. Dan kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil
penyelidikan kepolisian tentang peristiwa tersebut.
3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan
panitia TGR tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika
tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit
yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.
5. Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika
hasil penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut
disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa
itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan
dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat
diterbitkan.
c. Barang susut

Penyusutan barabg harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata usaha
pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut. Seandainya barang
yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan
barang yang hilang/dicuri/terbakar.

Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang

berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari atasan.
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pengadaan
Barang
Dalam proses pengadaan barang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memutuskan
membeli jenis-jenis peralatan kantor. Diantaranya lokasi penyimpanan, baik atau jelek tempat penyimpanan
kelak akan mempengaruhi daya tahan peralatan yang sudah dibeli. Pemeliharaan merupakan faktor kedua
yang harus diperhatikan, dan terakhir adalah keteraturan dalam mengadministrasi perlengkapan tersebut.

a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja
dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:

a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.

b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

ilustrasi pengadaan barang

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan
pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor.
Selain pencaatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan
penghapusan atau penyusutan.

Cara Memilih Mesin-Mesin dan Perlengkapan

Kantor
Keberadaan mesin kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan kantor. Dengan adanya
mesin kantor banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan waktu yang cepat dan dengan hasil
yang memuaskan. Namun ada kalanya keberadaan mesin-mesin kantor justru mengakibatkan
timbulnya kerugian bagi kantor.

Agar keberadaan mesin-mesin kantor tidak menimbulkan dampak yang tidak baik atau merugikan
maka dalam memilih mesin-mesin kantor harus mempethatikan berbagai faktor. Drs Moekijat
dalam buku tata laksana kantor menyebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
pemilihan mesin-mesin dan perlengkapan kantor antar lain:

a) Mesin benar-benar diperlukan.

b) Jenis mesin hendaknya praktis.
c) Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
d) Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan
e) Mutu mesin harus benar-benar baik
f) Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja
g) Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan
h) Pemeliharaan mesin mudah dilakukan
i) Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah
j) Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan
k) Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.
Mesin-mesin kantor memiliki keuntungan dan kerugian, keuntungan mesin-mesin kantor antara
lain:
a) Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain.
b) Menghemat waktu kerja.
c) Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja.
d) Mengurangi rasa bosan dan stress.
e) Pekerjaan tampak menjadi lebih baik.
f) Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek.
g) Mengurangi kelelahan pegawai.
h) Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.

Adapun kekurangan/kerugian mesin-mesin kantor adalah :

a) Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi.
b) Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi.
c) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi
operator.
d) Fleksibillitas beberpa mesin kurang.

e) Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin.

Faktor-faktor dalam memilih perlengkapan kantor dan mesin-mesin kantor

a) Pekerjaan dan cara penyelesaiannya
Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas
sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar
mendukung dalam pencapaian tujuan.

b) Kebutuhan pegawai perseorangan

Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas.
Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai
yang lain.

c) Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan

Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran
atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan
untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.

d) Fleksibilitas penggunaan.
Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu
pekerjaan.

e) Harga dan penanaman modal

Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika
memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset
bagi perusahaan.

f) Kemampuan kesatuan
Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja.

g) Nilai keindahan
Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan
produktivitas kerja karyawan.

h) Preferensi pegawai
Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan
kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat
penting.

i) Pengaruh terhadap syatat-syarat pegawai

Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan
syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan.

j) Ramalan mengenai beban pekerjaan

Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan
peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan
dalam jangka yang lebih lama.

k) Kualitas pekerjaan tata usaha

Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung
untuk mencapai tujuan tersebut.

Dengan memperhatikan hal tersebut diatas hendaklah pegawai kantor jeli pada saat akan membeli
mesin-mesin dan perlengkapan kantor. Hendaknya membeli peralatan kantor yang benar-benar
dibutuhkan saja.