10.

1 Sort
MEGURUTKAN DATA

Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelola daftar data (database).Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain
mencari data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat dan mengurutkan isi data.

SORT : Berfungsi untuk mengurutkan data di excel baik data numeric/angka, atau string/teks.

Data yang disortir atau diurutkan ini dapat berupa:

 Angka (dari kecil ke besar atau besar ke kecil)

 Teks (dari A ke Z atau Z ke A)
 Format tanggal dan waktu (terlama ke terbaru dan terbaru ke terlama)
 Format sel (Warna fill background atau warna font)

Tipe pengurutan ada dua yaitu:

1. Ascending : Mengurutkan data dengan urutan Terbesar ke Terkecil / Tertinggi ke Terendah (A To Z)

2. Descending : Mengurutkan data dengan urutan Terkecil ke Terbesar / Terendah ke Tertinggi (Z To A)

Langkah-langkah mengurutkan:

1. Buka file dimana datanya ingin diurutkan

2. Pilih satu sel dalam kolom yang ingin Anda urutkan
3. Pada tab Data, dalam grup Urutkan & Filter, klik. untuk melakukan pengurutan naik (dari A ke Z, atau angka terkecil ke terbesar)
4. Atau klik sort untuk penguratan lebih detail
Kemudian pilih pengurutan berdasarkan field/judul kolom yang di inginkan (dalam hal ini kita ingin mengurutkan data berdasarkan nama)

hasil pengurutan data :

10.2 Filter
FILTER

Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan criteria sedangkan data yang tidak memenuhi
syarat disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru.

Langkah untuk memfilter:

1. Buka file data yang akan di filter datanya

2. Kemudian Pada tab Data, di grup Urutkan & Filter, klik Filter

 Perhatikan ketika filter di klik maka disetiap field/atau judul kolom akan muncul tanda panah bawah di kanan judul kolom. Maka
dengan adanya tanda tersebut kita bebas memfilter data sesuai yang kita inginkan seperti contoh dibaah ini
 Dalam hal ini kita ingin memfilter data berdasarkan kriteria golongan dimana data yang ingin kita filter adalah GOL “A”
Hasil filter:

Untuk menampilkan data keseluruhan kita tinggal pilih clear di sebelah tombol filter
Catatan :
Dalam hal filter kita boleh melakukan filter lebih dari satu kriteria, sesuai yang kita inginkan

10.3 Conditional Formatting

Conditional formatting excel adalah salah satu fitur pada microsoft excel yang digunakan untuk mengubah format sel/range excel secara
otomatis atau memberikan format khusus pada sel-sel yang memenuhi aturan tertentu pada suatu range atau tabel Microsoft Excel

Conditional Formatting Excel - Untuk mempercantik tampilan serta memudahkan penglihatan kita terhadap data-data pada Microsoft
Excel, terkadang kita perlu menandai sel-sel tertentu sesuai dengan kriteria yang kita inginkan.

Secara umum conditional formatting biasa digunakan untuk menandai atau mewarnai cell secara otomatis. Misalnya, kita ingin setiap sel
pada sebuah tabel excel tertentu yang berisi angka di atas 2.000.000 otomatis berwarna merah atau warna yang lain. Atau misalnya anda
ingin setiap sel yang mengandung teks "lunas" otomatis berwarna hijau dan lain sebagainya.
Format sel disini termasuk number format (format angka), font (jenis, ukuran, warna), border sel, dan juga warna background cell.

Setidaknya ada enam (6) Jenis kelompok atau kriteria Conditional Formatting yang disediakan Excel.

1. Menandai (Format) semua sel terpilih berdasarkan nilai (isi sel tersebut)
2. Menandai (Format) sel yang hanya berisi nilai tertentu
3. Menandai (Format) sel berdasarkan nilai terendah atau tertinggi
4. Menandai (Format) sel berdasarkan nilai rata-rata
5. Menandai (Format) sel berdasarkan keunikannya (ada tidaknya nilai ganda/duplikat)
6. Menandai (Format) sel berdasarkan formula atau rumus excel tertentu

contoh kasus :

data dibawah ini adalah data yang ingin kita buat conditional formating, dimana semua data yang gajinya >2.000.000 akan otomatis
berwarna merah

Langkah – langkah :
1. Buka file data yang akan di berikan format conditional formatting
2. Blok data yang akan di berikan format conditional formatting (dalam hal ini yang data yang kita blok yaitu kolom gaji dari D1:D12.
3. Kemudian klik di TAB HOME baru klik CONDITIONAL FORMATTING + NEW RULE (Lihat gambar)
4. Pilih Format ONLY CELLS THAT CONTAIN (dimana hanya memformat isi dari cell yang kita blok)

5. Kemudian atur format only cells with : GREATHER THAN (artinya lebih besar dari)

6. Kemudian ketiak 2000000 tanpa koma dan spasi

7. Kemudian filih tombol format untuk memberikan format warna yang datanya diatas 2000000
8. Kemudian klik tombol ok sampai kembali ke lembar sheet excel

9. Perhatikan hasil filter dibawah ini

pas.sp

10.4 Validation
Apakah yang dimaksud dengan Data Validation di Excel ?

Data Validation adalah fitur excel untuk membatasi inputan user pada sebuah worksheet. Praktisnya, anda dapat membuat rule validation
yang dapat meng-kontrol jenis data apa saja yang boleh diinput pada cell tertentu.
Password untuk Kelas 1 MALAM B adalah salamsehat
Berikut beberapa hal apa saja yang dapat dilakukan oleh data validation di excel:

 Mengizinkan input bilangan atau text saja pada sebuah sel

 Hanya mengizinkan input bilangan pada rentang tertentu saja.
 Mengizinkan data entri yang spesifik.
 Mencegah input tanggal dan waktu diluar rentang yang ditentukan.
 Mencegah entri selain dari data yang ada di dropdown list
 Validasi sebuah entri berdasarkan konten sel lainnya.
 Menyampaikan pesan input ketika user menyeleksi sebuah sel tervalidasi.
  Memperlihatkan pesan pemberitahuan / peringatan ketika user menginput entri yang tidak tepat.
 Menemukan entri yang tidak benar pada sel tervalidasi.

Sebagai contoh, kita dapat memvalidasi sebuah rule untuk membatasi entri data hanya 4 digit diantara 1000 dan 9999. Ketika seorang user
mengetik entri data yang tidak sesuai kriteria dan kemudian menekan enter, maka excel akan memunculkan pesan error yang memberitahu
masalah error input tidak valid. Dengan demikian user dapat mengetahui kesalahan input dan segera memperbaikinya.

Sebagai contoh dibawah ini

Lagkah-langkah2 membuat validasi

1. Membuka kotak dialog data validation

Blok satu atau lebih sel yang akan divalidasi. Kemudian melalui tab Data > Klik tombol Data Validation (Excel 2003: menu Data >
Validation…)
2. Membuat Rule validasi data.

Pada tab settings, tentukan kriteria validasi sesuai kebutuhan anda. Untuk Validation criteria, anda dapat mengisinya baik dalam bentuk
value langsung, referensi cell maupun dalam bentuk rumus / formula.

Sebagai latihan, kita membuat sebuah rule yang membatasi user untuk menginput data di antara 1 dan 999 seperti terlihat dalam
screenshot di bawah ini.

Setelah konfigurasi rule validasi selesai dilakukan, selanjutnya anda dapat pindah ke tab Input Message atau Error Alert untuk menambah
sebuah pesan arahan input maupun pesan error (error alert). Jika sudah dirasa cukup, selanjutnya klik OK untuk eksekusi dan sekaligus
keluar dari jendela Data Validation.
3. Menambahkan pesan input (opsional)

Jika anda ingin memunculkan sebuah pesan yang menjelaskan kepada user mengenai kriteria data yang diizinkan untuk diinput pada
sebuah sel, maka buka tab Input Message dan ikuti langkah berikut:

Pastikan kotak "Show input message when cell is selected" sudah dipilih (dicentang).

Isi Title dan Input Message pada kotak text yang sesuai, lalu klik Ok untuk keluar dari kotak dialog Data Validation.

Pesan yang sudah kita buat seperti contoh di atas akan muncul serta merta ketika user menyeleksi sel tervalidasi, seperti terlihat dalam
screenshot di bawah ini.

4. Memunculkan Peringatan Error (opsional)

Sebagai tambahan, anda juga bisa memunculkan pemberitahuan error (error alert) ketika user menginput data yang tidak valid pada sel
tervalidasi. Excel menyediakan 3 pilihan alert type yaitu:

Alert type : Stop(default)

Pemberitahuan untuk mencegah user memasukan data invalid. Anda bisa klik Retry untuk mencoba kembali dengan nilai lainnya, atau klik
Cancel untuk membatalkan dan menghapus entri.

Alert type : Warning

Memperingatkan user bahwa data yang dimasukan tidak valid. Tetapi tidak berusaha mencegah input data selanjutnya.

Alert type : Information

Type alert information hanya menginformasikan kepada user mengenai data entri yang tidak valid.

Klik OK untuk memasukan inputan yang tidak valid atau klik Cancel untuk membatalkan entri data.

Untuk mengkonfigurasi pesan error, pergi ke tab Error Alert dan tentukan parameter-parameter berikut:

 Centang kotak Show error alert after invalid data is entered (biasanya sudah tercentang secara default)
 Pada kotak Style, plih type alert yang diinginkan, misalnya "Stop"
 Masukan title dan pesan error ke dalam kotak yang sesuai, misalnya text "Masukan 5 Digit Angka 1 s/d 99"
 Klik OK.
 Untuk legih jelasanya dapat dilihat pada screenshot di bawah ini.
Hasilnya: jika anda memasukan data tidak valid pada sel yang sudah divalidasi dengan konfigurasi sesuai contoh di atas, maka excel akan
memunculkan pesan khusus yang menjelaskan error, seperti dapat kita lihat pada contoh di bagian awal tutorial excel ini.

Catatan: jika anda tidak membuat pesan error khusus, maka secara default, excel akan memuncukan default Stop Alert ketika user
memasukan data yang tidak valid, yang bunyinya: "This value does not match the data validation restrictions defined for this cell".

10.5 Pencetakan
Mencetak lembar kerja atau buku kerja

Anda dapat mencetak seluruh atau sebagian lembar kerja dan buku kerja, satu per satu, atau beberapa sekaligus. Dan jika data yang ingin
Anda cetak berada dalam tabel Microsoft Excel, Anda bisa mencetak hanya tabel Excel.
Anda juga dapat mencetak buku kerja ke file dan bukan ke printer. Ini berguna saat Anda perlu mencetak buku kerja pada tipe printer
berbeda dari printer yang semula Anda gunakan untuk mencetaknya.

Langkah-langkah mencetak/ngeprint di Microsoft Excel

1). Siapkan dokumen yang akan dicetak

Contoh dokumen yang akan kita cetak

2). sebelum mencetak dokumen maka terlebih dahulu dilakukan setup atau pengaturan terhadap dokumen yang akan dicetak. Caranya
dengan aktif di TAB PAGE LAYOUT. Lihat gambar dibawah ini
PAGE SETUP
Ada 5 tab pengaturan untuk mencetak : page, margin, header/footer dan sheet

PAGE

o ORIENTATION: Digunakan untuk menentukan orientasi kertas

o SCALING: Berfungsi untuk menentukan apakah dokumen di perbesar atau diperkecil
  ADJUST TO: Menetukan berapa persen dari normal dokumen yang akan dicetak. 100% berarti normal di
cetak
 Fit to. Menentukan besar/ kecil hasil cetakan dengan menentukan jumlah halaman yang dihasilkan. Sebagai
contoh 6 hal dicetak menjadi 3 halaman.

PAPER SIZE : Menentukan jenis kertas

o First Number : Menentukan penomoran halaman pertama, secara default nomor halaman pertama adalah 1

MARGIN : Mengatur margin kertas (Top, Bottom, Left dan Righ)

Center on Page:

 Horizotaly: mencetak dokumen di tengah secara horizontaly

 Verticaly: mencetak dokumen ditengah secara vertikal

Header/ Footer: mengatur Header/ Footer (no Halaman, keterangan tiap halaman dll.)

SHEET

o Print Area : menentukan alamat cell yang ingin dicetak

setelah semua diatur maka kita bisa langsung mencetak dengan perintah
CTRL + P Atau File + Print

Password untuk Kelas 1 MALAM B adalah salamsehat

Rangkuman
Pengertian Database

Database terdiri dari sekumpulan record,sedangkan record terdiri atas sekumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan dan
masing-masing field(data) saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk suatu pengertian tertentu.
Microsoft Excel menyediakan berbagai kegiatan pengoperasian database seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data
dengan file melengkapi table dengansub total membuat rekapitulasi data dengan pivottable, serta konsolidasi data dari berbagai lembar
kerja.

Mengolah Database

Pada beberapa kesempatan, terkadang Excel juga cukup dapat digunakan sebagai media penyimpanan basisdata. Untuk membuat
basisdata sederhana, excel membutuhkan keteraturan informasi. Untuk ituterdapat aturan dalam membuatbasisdatasederhana dengan
excel,yakni :

a. Nama field harus berada dalam satu baris yang merupakan baris pertama pada daftar

b. Memasukkan tiap record dalam satubaris

c. Tidak menyertakan baris kosong dalam ranged aftar

d. Tidak menggunakan lebih dari satu worksheet untuk sebuah range daftar