TINJAUAN PUSTAKA
1.1 Pengertian, Kegunaan dan Cara Membuat Filter Data Pada Microsoft Excel
Pengertian dan Kegunaan
Autofilter pada excel atau sering disebut filter adalah sebuah menu di excel yang
berfungsi untuk menyaring data atau menampilkan data yang kita inginkan berdasarkan
kriteria tertentu. filter data di excel sangat bermanfaat jika kita bekerja dengan data yang
besar, dari data yang besar tersebut dapat dengan mudah dianalisa dan ditampilkan sesuai
dengan kebutuhan. menu filter ini juga dapat anda gunakan sebagai media reporting yang
sederhana, untuk menampilkan data dengan pemfilteran satu variabel atau multi variabel.
bagaimana cara filter data di excel? Markicob “mari kita coba”.
Cara Membuat
Menu filter dapat anda akses pada Tab Data dan dikelompokan kedalam group Sort and
filter seperti pada gambar siatas. Semua tipe data (text, angka, tanggal, jam) pada excel dapat
dilakukan pemfilteran data, hanya saja kondisi untuk masing-masing tipe data akan berbeda.
pada menu filter terdapat 3 icon yaitu :
Clear : Digunakan untuk mengembalikan data seperti semula setelah data terfilter.
Reapply : Digunakan untuk memfilter ulang ketika terjadi perubahan data.
Advance filter : Digunakan untuk memfilter data dengan kriteria yang kompleks.
Langkah-langkah untuk memfilter data sebagai berikut.
1. Pastikan data anda mempunyai Judul kolom atau header.
2. Letakan kursor (pointer) pada area data.
3. Masuk ke tab data pilih menu Filter atau dapat anda gunakan
shortcut CTRL+SHIFT+L
4. Pastikan Setiap judul kolom atau header terdapat dropdown filter.
untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini
Sampai disini langkah awal untuk pemfilteran data sudah selesai. selanjutnya kita dapat
memfilter data untuk satu kolom atau multi kolom berdasarkan kondisi tertentu.
Filter Data dengan Ceklist
Setelah judul kolom sudah terdapat dropdown filter seperti gambar diatas, selanjutnya kita
dapat filter data tersebut berdasarkan kolom. yang pertama kita akan mencoba filter data text
yaitu kolom product.
Contoh kasus : Tampilkan data berdasarkan kolom PRODUCT dengan kode adalah FN0801
1. Klik Dropdown Filter pada kolom Product
2. Pada tampilan dropdown filter akan ditampilkan semua kode product yang semuanya
dalam keadaan terceklist. karena kita haya akan menampilkan kode FN0801 saja, maka
hilangkan semua Ceklist dengan dengan memilih Select all. Kemudian
checklist FN0801 dan klik OK.
4. Klik OK
5. Hasilnya sebagai berikut “semua yang kode yang dimulai dengan huruf FN akan
ditampilkan”
Pada Text filter terdapat beberapa kondisi yang dapat kita gunakan sesuai kebutuhan.
Equals : Menampilkan data Sama dengan text yang di tuliskan
Does not Equals : Menampilkan data Tidak sama dengan text yang dituliskan
Begins With : Menampilkan data dengan Text yang dimulai dengan text yang
dituliskan
Ends With : Menampilkan data Text yang diakhiri dengan text yang dituliskan
Contains : Menampilkan data Text Yang mengandung kata
Does Not Contains : Menampilkan data Text Yang tidak mengandung kata
Custom Filter : Memfilter dengan.
Filter data Multi kolom
Filter data di excel juga sangat memungkinkan ketika kita akan menampilkan data
berdasarkan beberapa kolom atau multi kolom. setelah kita filter data pada kolom “Product“,
kemudian filter kembali pada kolom tanggal “May“.
Contoh kasus : Tampilkan data berdasarkan kolom “Product” yang dimulai dengan huruf
“FN” dan pada bulan “May” Penjualannya lebih dari “200”.
1. Filter kolom “product” yang dimulai dengan huruf “FN” dengan langkah seperti
diatas.
2. Selanjutnya Filter Kolom bulan “May”
3. Klik Dropdown Filter pada bulan “may”, pilih Number Filter dengan kondisi Greather
Than.
Pada saat kita melakukan filter data di excel, aplikasi excel akan secara otomatis mengenali
tipe data pada kolom. jika data yang akan di filter adalah data text, maka secara otomatis yang
tampil kondisinya adalah Text Filter, jika kolom datanya berupa angka, maka yang tampil
kondisinya adalah Number Filter, jika datanya berupa tanggal maka kondisi yang tampil
adalah Date Filter.
I.2 Pengertian, Kegunaan dan Cara Membuat Sort Data pada Microsoft Excel
Mengurutkan data di excel sering sekali dipakai dalam pekerjaan sehari-hari untuk
keperluan analisa data. Fasilitas ini mempunya fungsi mengurutkan data dengan 2 cara
yaitu Ascending dan Descending. Mengurutkan di excel dapat anda lakukan untuk berbagai
tipe data Numeric (angka),Text (Teks), Date (tanggal), Time (jam), dan lain sebagainya.
Program Excel akan secara otomatis membaca tipe data tersebut. secara garis besar sorting
menggunakan 2 cara :
Dari data diatas untuk melakukan sorting pada kolom “Qty” dengan
cara Ascending. langkahnya berikut ini :
1. Letakan kursor pada kolom “G” di baris manapun.
2. masuk Ke tab Data Pilih A-Z
3. Data akan secara otomatis diurutkan berdasarkan kolom Qty dengan data terkecil ke
besar
4. Catatan Ketika data diurutkan secara otomatis kolom yang lain dalam satu tabel akan
mengikuti sesuai baris datanya.
Berikut tampilan data setelah data di urutkan berdasarkan “Qty”. Untuk mengembalikan data
seperti semula dapat anda gunakan Sort kembali berdasarkan kolom “No” dengan A-Z.
3. Tekan Enter.
Catatan :
Hasil dari Rumus diatas akan terlihat sama dengan SUM ketika Function Number
yang digunakan SUBTOTAL adalah (9) atau SUM.
Anda dapat mengganti Function number Sesuai kebutuhan
Ketika menggunakan Subtotal kemudian data tersebut kita Filter, Perhitungan dengan
subtotal akan menyesuaikan dengan data yang ditampilkan (dinamis).
CARA #2
Untuk Cara yang ke-2 ini kita akan coba gunakan SUBTOTAL menggunakan Fitur excel.
untuk menggunakan Subtotal ini syarat utamanya adalah datanya harus di Urutkan (Sort)
terlebih dahulu. jika anda belum memahami fungsi Sort bisa anda pelajari di cara penggunaan
sort di excel.
Gunakan data diatas sebagai Contoh latihan :
1. Urutkan data terlebih dahulu berdasarkan “DAY”. Lihat gambar di bawah ini.
Catatan :
Syarat Penggunaan fitur subtotal adalah Data harus di Sort terlebih dahulu
At Each change In di pilih sesuai kolom data yang sort.
Fitur subtotal dapat anda gunakan sebagai report sederhana dengan Klik angka group
(1,2,3) yang berada pada Pojok kiri atas.
Untuk menghapus Subtotal pada data gunakan Langkah diatas kemudian pilih Remove
all.
I.4 Pengertian, Kegunaan dan Cara Membuat Rank Data pada Microsoft Excel
Fungsi Rank untuk mengembalikan peringkat sebuah angka dalam satu daftar angka.
Peringkat sebuah angka adalah besarnya angka tersebut yang relatif terhadap nilai lain di
daftar. (Jika Anda mengurutkan daftar, peringkat sebuah angka adalah posisinya.)
Syntax Rank
=RANK(Angka;Referensi;[order])
Keterangan; :
Angka : Merupakan nilai angka yang akan kita cari ranking atau peringkatnya.
Referensi : Merupakan sekumpulan nilai angka dapat berbentuk array, referensi sel
atau daftar angka sebagai acuan perankingan atau pemeringkatan.
[order] : angka 0 atau 1 sebagai acuan pengurutan daftar nilai (Referensi) untuk
menentukan ranking atua peringkat.
- Jika bernilai 0 atau dikosongkan maka daftar nilai seolah-olah akan diurutkan secara
descending atau menurun.
- Jika bernilai 1 maka daftar nilai akan diurutkan secara ascending atau dalam urutan
naik.
I.5 Pengertian, Kegunaan dan Cara Membuat Random Data pada Microsoft Excel
Fungsi atau rumus Rand adalah fungsi pada microsoft excel yang digunakan untuk
menghasilkan angka acak (random) yang lebih besar dari atau sama dengan 0 dan lebih
kecil dari 1.
Syntax Rand
RAND( )
fungsi ini tidak memiliki argumen atau parameter tertentu. Sehingga pada rumus excel kita
cukup menuliskan "=Rand()" untuk menghasilkan angka acak tanpa tambahan informasi
parameter tertentu.
I.6 Pengertian, Jenis-jenis, Kegunaan dan Cara Membuat Charts pada Microsoft Excel
Grafik adalah visualisasi dari sederetan data berupa angka untuk memudahkan kita
dalam menganalisa data. grafik pada excel biasa disebut sebagai chart. Syarat utama untuk
membuat chart adalah tabel data yang terdiri atas susunan angka dan Minimal terdapat teks
penjelasan dan angka yang tersusun dalam dua kolom atau dua baris. Microsoft Excel
menyediakan banyak tipe grafik, dan masing-masing tipe dilengkapi beberapa pilihan yang
berbeda. Pilihan grafik disesuaikan dengan jenis tabel data dan kebutuhan
Jenis-jenis Chart Excel
Berikut tipe grafik yang umum dipakai dalam excel.
Grafik tipe kolom (column chart) menggambarkan nilai masing masing deret data
dalam bentuk balok atau batang, dengan posisi tegak (vertical). Grafik tipe ini hampir
sama dengan grafik tipe batang (bar).
Grafik tipe garis (line chart) menggambarkan nilai masing-masing deret data dengan
sebuah garis.
Grafik tipe Kue (pie chart) menggambarkan sebuah deret data tunggal dengan
masing-masing nilai dalam deret yang ditampilkan sebagai potongan lingkaran
Grafik tipe batang (bar chart) menggambarkan nilai masing-masing deret data
menggunakan batang dengan posisi mendatar (horizontal). Tipe ini cocok untuk
membandingkan nilai antarderet data.
Grafik tipe area/wilayah (area chart) menggambarkan deret data sebagai garis
komulatif. Nilai deret data pertama digambarkan dalam sebuah baris, nilai deret
berikutnya ditempatkan di atas deret sebelumnya sehingga bertumpuk.
Cara Membuat Chart
Pada gambar di bawah ini anda dapat melihat bagaimana penggunaan sebuah grafik
membantu anda dalam menganalisis data dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Untuk membuat chart dari data diatas lakukan prosedur berikut ini :
1. Seleksi range data B5:F9 atau letakan pointer anda berada didalam area tabel data.
2. Klik tab Insert, pada group Chart, anda bisa melakukan salah satu langkah di bawah i
a. Anda dapat menggunakan Rekomendasi chart yang disediakan oleh excel sesuai
dengan bentuk data dengan menggunakan recomended chart.
b. Anda dapat sorot tipe chart terlebih dahulu untuk preview tampilan sebelum anda
memilihnya.
3. Pilih salah satu chart misalnya adalah bentuk column dan pilih tipe clustered chart.
ada tiga model dalam tipe column. clustered, stack, 100 stack. masing
masing tipe akan dijelaskan pada materi intermediate.
4. Hasil dari chart adalah sebagai berikut,
Dari chart diatas anda dapat dengan mudah dalam membaca data. tabel data sumber akan
dikonversi kedalam tabel yang membentuk 3 komponen dasar dalam chart.
Menghapus Chart
Untuk menghapus grafik anda dapat gunakan tombol delete pada keyboard.
1. seleksi grafik yang kan dihapus
2. Tekan delete pada keyboard
I.7 Pengertian, Jenis-jenis dan Analisis Dataserta Cara Membuat Pivot Chart & Pivot
Table pada Microsoft Excel
Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa
menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar dalam bentuk dan orientasi yang
berbeda serta mampu melakukan kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan dengan
menggunakan cara perhitungan sesuai kebutuhan.
Kegunaan fitur Pivot Table pada Excel
1. Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber data
yang sama
2. Memindahkan field pada berbagai lokasi yang berbeda
3. Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam penyajian
laporan atau ringkasan data
4. Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dalam beberapa
cara (SUM, COUNT, AVERAGE, Dan lain-lain)
5. Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang akan
ditampilkan
6. Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah dibuat
7. Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada
Cara Membuat Pivot Table
1. Buat data yang akan menggunakan format pivot
2. Klik salah satu sel atau range data yang akan kita buat pivot tabel-nya.
3. Pilih menu Pivot Table yang ada di Tab Insert--Table--Pivot Table. Langkah ini bisa
anda lakukan dengan menggunakan shortcut Alt + N.
Jika anda menggunakan Format Table pada data sumber, langkah 2 di atas bisa juga
Anda lakukan dengan cara memilih menu Summarize With Pivot Table yang ada
pada Tab Table Tools--Tools Group.
Ketiga langkah diatas (Menggunakan shortcut, menu Insert PivotTable atau menu
Summarize With Pivot Table Excel) akan menghasilkan kotak dialog Create
PivotTable yang sama.
4. Apabila langkah anda benar, selanjutnya akan muncul sebuah dialog box Create
PivotTable Dengan nama tabel otomatis sudah terisi. Dalam contoh ini nama tabel
sumber yang digunakan adalah "Tabel Sumber".
Keterangan:
FILTERS: Area ini diisi dengan field yang akan kita jadikan sebagai acuan filter yang
akan menyaring data pada tabel pivot yang akan kita buat.
COLUMNS:Area ini berisi field dan akan disusun secara mendatar (horizontal) yang
pada umumnya bisa dianggap sebagai header dari nilai-nilai yang ditampilkan pada
PivotTable.
ROWS: Area ini berisi field yang akan ditampilkan secara menurun (vertikal) secara
urut di sebelah kiri area PivotTable.
VALUE: Bidang ini berisi fields yang menentukan data mana saja yang akan disajikan
di area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya berupa angka-angka.
Pada latihan ini saya atur pada bagian Rows adalah Field BARANG dan KUARTAL,
pada bagian Columns adalah field TAHUN, Pada bagian Values adalah Field JUMLAH dan
terakhir pada bagian Filters saya isi dengan Field SUPLIER.
Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak dibutuhkan tidak
masalah dikosongkan. Sedangkan tiga bagian pertama pada umumnya harus diisi.
7. Jika langkah-langkah yang anda lakukan persis seperti di atas maka tampilan
PivotTable yang akan anda dapatkan kurang lebih akan seperti gambar berikut ini:
Jika anda menggunakan microsoft excel 2013 atau yang lebih baru, selain cara di atas,
langkah ke-2 bisa juga digantikan dengan menggunakan menu Recommended PivotTables.
Apabila menggunakan menu ini maka excel akan mencoba mengenali dan
menganalisa kebutuhan layout PivotTable yang anda butuhkan. Silahkan dipilih beberapa
layout yang disediakan dan selanjutnya Anda hanya perlu klik OK.
Saat menggunakan cara ini maka excel akan otomatis menempatkan beberapa field
pada bagian-bagian yang ditentukan sesuai dengan rekomendasi yang anda pilih.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim I. 2019. Fungsi Rand dan RandBetween, Cara Membuat Angka Acak (Random) di
Excel.https://www.kelasexcel.id/2017/07/fungsi-rand-randbetween-excel-untuk-
angka-acak.html?m=1 [Diakses pada tanggal 8 November 2019, pukul 00.17
WITA].
Anonim II. 2019. Cara Membuat Pivottable Excel untuk membuat data laporan dan analisis
https://www.kelasexcel.id/2017/12/tutorial-pivot-table-excel.html?m=1 [Diakses
pada tanggal 8 November 2019, pukul 00.29 WITA].
Anonim III. 2019. Rumus excel rank, mencari dan menentukan rangking peringkat nilai di
excel.https://www.kelasexcel.id/2016/05/menentukan-ranking-nilai-pada-
microsoft-excel.html?m=1 [Diakses pada tanggal 8 November 2019, pukul 00.40
WITA].