PERATURAN ORGANISASI

Tentang
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASi
FORUM DEMOKRASI MILENIAL

A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada
sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang
bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat
menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan FDM,
maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi
aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar
menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan
program organisasi guna mencapai tujuan.
Sebagai upaya untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak
organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa
organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap
anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal.
Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya
keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di
lingkungan FDM dari tingkat Pengurus Besar sampai Rayon.

2. Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian
aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang
meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal
untuk semua tingkatan organisasi FDM secara nasional.

3. Tujuan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :
a. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan
pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi FDM.
b. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada urusan
kesekretariatan di semua tingkatan organisasi FDM.
c. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan
kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan
anggota.
 4. Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran
sebagai berikut:
a. Terwujudnya suatu aturan tunggal tentang administrasi organisasi yang
berlaku secara nasional.
b. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam
memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta
disiplin dan wibawa organisasi.

B. PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

1. Surat
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana
komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi
yang tertulis di atas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan
tersebut. Sebelum pembuatan surat, agar diperhatikan ketentuan sebagai
berikut:
a. Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau
konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau
kekeliruan dalam pengetikan.
b. Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh
jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya dibuat file atau diarsip.
c. Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan
adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat.
Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan
bukan dengan garis.
d. Setiap surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan, bidang, dan atau
lembaga harus mengetahui Ketua Umum.
Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi
itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1) Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :
a. Nomor surat
b. Lampiran surat, disingkat Lamp.
c. Perihal surat
d. Si alamat surat, “Kepada Yth”
e. Kata pembukaan surat. “Dengan Hormat”
f. Kalimat Pengantar, “Semoga surat ini menjumpai Bapak dalam
keadaan sehat serta dalam lindungan Tuhan YME.” dan “Forum
 Demokrasi Milenial (FDM) adalah organisasi massa yang terdaftar
di Kementerian Hukum dan HAM RI sebagai organisasi nasional
yang telah tersebar di wilayah Indonesia yang bertujuan untuk
mewujudkan kebebasan generasi millennial dalam menuangkan
ide dan gagasan dalam menyongsong masa depan demokrasi di
Indonesia.”
g. Maksud surat.
h. Kalimat penutup.
i. Tempat dan tanggal pembuatan surat.
j. Nama pengurus organisasi beserta jabatan.

2) Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi (resmi dan khusus) ditulis dengan bentuk
setengah lurus (Semi Block Style), yaitu surat yang bentuk surat ini
sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block style, namun
bedanya terletak pada posisi isi surat, di mana saat isi surat memasuki
paragraf baru maka kalimat awal akan ada indentasi atau penjorokan
ke dalam (satu tab ke kanan).

3) Jenis Surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat,
yakni Umum dan Khusus. Surat umum adalah surat biasa yang rutin
diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal
maupun eksternal organisasi. surat khusus adalah jenis surat yang
menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif
organisasi dan landasan pijak organisatoris, jenis tersebut
diklasifikasikan kedalam dua sifat, internal dan eksternal.

4) Kertas Surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran A4 berat 80 gram dan
berkop (Kepala surat FDM). Kop berikut amplop berisikan:
a. Logo FDM sebelah kiri
b. Lambang FDM, sebagaimana sitentukan pada lampiran AD-ART
FDM.
c. Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.
d. Spasi 1,0
e. Garis atas ukuran 1,1/2pt berwarna hitam
f. Garis bawah ukuran 2,1/4 pt berwarna hitam
 Tulisan Jenis Font Ukuran Warna
Dewa Pengurus Avenir (Bold) 12 Hitam
Pusat
Forum Avenir (Bold) 12 Hitam
Demokrasi
Milenial
Alamat, Email, Avenir (Book) 9 Hitam
CP

5) Nomor Surat
Seluruh surat resmi organisasi disemua tingkatan memiliki nomor yang
terdiri atas:
a. Nomor urut surat
b. Tingkat dan Periode Kepengurusan
c. Jenis surat dan nomor surat
d. Bulan pembuatan surat
e. Tahun pembuatan surat

6) Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode (untuk DPP) dan7

item (untuk DPW/DPD) yaitu:
a. Nomor Surat
b. Tingkat Kepengurusan
(1). Dewan Pengurus Pusat
(2). Dewan Pengurus Wilayah
(3). Dewan Pengurus Daerah
c. Jenis Surat dan Nomor Urut:
Untuk DPP FDM:
(1). Internal Khusus, seperti surat keputusan ditandai dengan
kode: 01
(2). Internal Umum, seperti surat-surat biasa selain keputusan,
ditandai kode: 02
(3). Eksternal Khusus, seperti surat mandat khusus, audiensi
dengan pejabat dll, dipakai kode: 03
(4). Eksternal Umum adlah surat yang bersifat umum, ditandai
dengan kode: 04
 Untuk DPW dan DPD:
(1). Internal (Umum dan khusus) dengan kode: 01
(2). Eksternal (umum dan khusus) dengan kode: 02
d. Bulan Surat
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dibuatnya surat
e. Tahun Surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat
f. Kode DPW/DPD
Khusus untuk DPW dan DPD mencantumkan kode dan diletakkan
setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat
kepengerusan.
(1). DPW/DPD yang berada di wilayah Sumatera, ditandai
dengan kode: B
(2). DPW/DPD yang berada di wilayah Jawa dan Madura,
ditandai dengan kode: C
(3). DPW/DPD yang berada di wilayah Bali dan Nusa Tenggara,
ditandai dengan kode: D
(4). DPW/DPD yang berada di wilayah Kalimantan, ditandai
dengan kode: E
(5). DPW/DPD yang berada di wilayah Sulawesi, ditandai dengan
kode: F
(6). DPW/DPD yang berada di wilayah Maluku dan Papua,
dengan kode: G

Kode DPW/DPD:
Kode Pulau Provinsi Nomor
B Sumatera Sumatera Utara B-01
Nangro Aceh Darussalam B-02
Sumatera Selatan B-03
Sumatera Barat B-04
Lampung B-05
Banegkulu B-06
Riau B-07
Bangka Belitung B-08
Kepulauan Riau B-09
Jambi B-10
C Jawa Madura Banten C-01
DKI Jakarta C-02
 Jawa Barat C-03
Jawa Tengah C-04
Jawa Timur C-05
DI Yogyakarta C-06
D Bali dan Nusa Bali D-01
Tenggara Nusa Tenggara Barat D-02
Nusa Tenggara Timur D-03
E Kalimantan Kalimantan Utara E-01
Kalimantan Timur E-02
Kalimantan Selatan E-03
Kalimantan Tengah E-04
Kalimantan Barat E-05
F Sulawesi Sulawesi Selatan F-01
Sulawesi Barat F-02
Sulawesi Tengah F-03
Sulawesi Tenggara F-04
Sulawesi Utara F-05
Gorontalo F-06
G Maluku dan Maluku G-01
Papua Maluku Utara G-02
Papua G-03
Papua Barat G-04

Contoh nomor surat:

Surat Dewan Pengurus Pusat
Nomor: 015.DPP-FDM-I.01-123.VIII.2022
Keterangan:
015 : Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
DPP : Dewan Pengurus Pusat
FDM : Forum Demokrasi Milenial
I : Periode ke 1
01 : Jenis surat internal khusus
123 : Nomor urut surat jenis tersebut
VII : Bulan ditetapkannya surat
2022 : Tahun pembuatan surat

Surat Dewan Pengurus Wilayah

Nomor: 025.DPW-FDM-II.F-01.01-233.IX.2022
Keterangan:
 025 : Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
DPW : Dewan Pengurus Wilayah
FDM : Forum Demokrasi Milenial
II : Periode ke 2
F-01 : Kode Wilayah Sulawesi Selatan
01 : Jenis surat internal (khusus dan umum)
233 : Nomor urut surat jenis tersebut
IX : Bulan ditetapkannya surat
2022 : Tahun pembuatan surat

Surat Dewan Pengurus Daerah

Nomor: 035.DPD-FDM-III.B-05.02-333.XI.2022
Keterangan:
035 : Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
DPD : Dewan Pengurus Daerah
FDM : Forum Demokrasi Milenial
II : Periode ke 3
B-05 : Kode Wilayah Lampung
01 : Jenis surat internal (khusus dan umum)
333 : Nomor urut surat jenis tersebut
XI : Bulan ditetapkannya surat
2022 : Tahun pembuatan surat

7) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara
vertikal,
8) Untuk surat kepanitiian sedapat mungkin berpedoman pada tata cara
penomoran surat sebagaimana tercantum pada point B.1.6
9) Penandatanganan seluruh jenis surat-surat harus menggunakan tinta
warna hitam.

2. Stempel
a. Bentuk Stempel
Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk
persegi panjang bergaris tunggal
b. Ukuran Stempel
Stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 2 cm
c. Tulisan Stempel
Stempel resmi organisasi berisi:
(1). Lambang FDM disebalh kiri
 (2). Tulisan disebelah kanan terdiri atas:
a) Tingkatan kepengurusan, baris pertama
b) Nama Organisasi baris kedua “Forum”, baris ketiga
“Demokrasi”, dan baris keempat “Milenial”
c) Nama tempat atau daerah baris kelima
(3). Tinta Stempel
Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta
stempel yang berwarna merah

d. Pembubuhan
Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi
diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah-tengah antara dua
tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang
bertandatangan.
e. Wewenang
Pengurus yang berwenang membubuhkan stempel organisasi adalah
DIrektur Eksekutif atau Sekjend (untuk DPP), Koordinator atau Sekkoor
(Untuk DPW/DPD)
f. Stempel Kepanitiaan
Pembentukan stempel kepanitiaan harus mencantumkan lambang FDM
s=disebelah kiri dan tulisan yang menunjukkan jenis kepanitiaan
diseblah kanan, dengan ukuran yang serasi dan seimbang
g. Contoh:
Stempel Dewan Pengurus Pusat:

Stempel Dewan Pengurus Wilayah:

 Stempel Dewan Pengurus Cabang

C. PENUTUP
1. Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi ini, akan berfungsi
sebagaimana mestinya, jika seluruh anggota dan oengurus disemua tingkat
organisasi berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sunguh-
sungguh.
2. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini, akan diatur kemudian
oleh Dewan Pengurus Pusat Forum Demokrasi Milenial.

Ditetapkan di : Jakarta
Pada Tanggal : 1 Agustus 2022
Pukul : 15.21 WIB

DEWAN PENGURUS PUSAT

FORUM DEMOKRASI MILENIAL INDONESIA

MUHAMMAD ILHAM, S.E FAIZ BALYA MARWAN, S.IP

Direktur Eksekutif Sekretaris Jenderal