BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Air bersih adalah salah satu jenis sumberdaya berbasis air bermutu baik

dan biasa dimanfaatkan oleh manusia untuk dikonsumsi atau dalam

melakukan aktivitas mereka sehari-hari. Di dunia air bersih sangat dibutuhkan

bagi makhluk hidup, karena hampir semua aktivitas membutuhkan air, mulai

dari membantu pekerjaan rumah (memasak, mandi, dan mencuci), menjaga

kelestarian lingkungan, memenuhi kebutuhan cairan dalam tubuh, bahkan

melancarkan perekenomian masyarakat (industri, pertanian, tempat rekreasi,

transportasi dll).

Kebutuhan air semakin lama semakin meningkat sesuai dengan keperluan

dan taraf kehidupan penduduk. Masalah yang banyak dihadapi terkait dengan

air adalah berkurangnya air bersih yang dapat digunakan untuk konsumsi air

minum sehari-hari. Berkurangnya air bersih dapat disebabkan karena sistem

drainase dan sanitasi, serta kurang memadainya pengelolaan sumber daya air

dan lingkungan.

Secara umum kebutuhan air bagi masyarakat bersumber pada air sumur.

Namun, karena lingkungan, air sumur terkadang tidak dapat digunkan. Dalam

pemenuhan kebutuhan air bagi masyarakat, perusahaan pendistribusi air

sangat dibutuhkan. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) merupakan salah

unit usaha milik daerah, yang bergerak dalam distribusi air bersih bagi
 2

masyarakat umum. PDAM terdapat disetiap provinsi, kabupaten, dan

kotamadya diseluruh Indonesia. PDAM merupakan perusahaan daerah sebagai

sarana penyedia air bersih yang menjangkau kesemua daerah diIndonesia.

Perusahaan Umum daerah Air Minum (PUDAM) Tirta Ampera Boyolali

merupakan salah satu Badan Usaha Milik Daerah Boyolali yang bergerak

dalam penyediaan dan pedistribusian air bersih ke wilayah-wilayah di

Boyolali. Hampir kebutuhan air disetiap wilayah di Boyolali terpenuhi oleh

PUDAM Tirta Ampera mulai dari Musuk, Boyolali kota, Sambi, Simo, Teras,

Ampel, Klego, Sawit, Banyudono dan daerah lainnya.

Dalam melakukan kegiatan operasional PUDAM Tirta Ampera

membutuhkan alat dan barang yang berfungsi untuk melancarkan kegiatan

tersebut. Badan usaha tentunya memilik sub bagian khusus untuk menyimpan

alat dan barang perusahaan. Sub bagian Logistik/Gudang adalah bagian yang

bertugas untuk mengelola semua alat dan barang yang dimiliki oleh

perusahaan agar tetap berkualitas, mulai dari pengeluaran barang sampai

pengadaan barang kembali. Alat dan barang meliputi pipa-pipa, meter air,

aksesoris, box meter, bahan kimia, bahan bakar, suku cadang, alat tulis, bahan

pembantu. Pengelolaan ini dilakukan agar alat dan barang yang digunakan

untuk kegiatan opersional tetap berfungsi dengan sebagaimana mestinya,

sehingga akan berdampak pada kepuasan pelanggan. Kegiatan yang dilakukan

pada sub bagian Logistik/Gudang seperti mencatat/input data pengeluaran

barang ke Sistem Informasi Akuntansi (SIA), mengeluarkan barang yang

diminta dari gudang, membuat permintaan dan pengadaan barang ke bagian

 3

umum apabila stok yang ada digudang menipis dengan melampirkan Daftar

Permintaan Barang (DPB), menerima barang dan melakukan pengecekan

barang, membuat Berita Acara Pemeriksaan (BAP), membuat Surat

Penyerahan Barang (SPB) dan Laporan Penerimaan Barang (LPB), dan yang

terakhir menginput data barang yang datang ke SIA.

Penulisan Laporan Kuliah Kerja Usaha ini diharapkan dapat

menggambarkan tentang sistem pengadaan dan pengeluaran barang pada sub

bagian logistik/gudang PUDAM Tirta Ampera Boyolali. Prosedur dalam

pengadaan barang diawasi serta dicek oleh direktur umum dan direktur utama

agar kemudian informasi tentang ketersediaan barang digudang dapat

diketahui semua bagian diperusahaan.

Berdasarkan uraian tersebut maka penulisan laporan kuliah kerja usaha ini

mengambil judul “SISTEM PENGADAAN DAN PENGELUARAN

BARANG PADA SUB BAGIAN LOGISTIK/GUDANG PUDAM TIRTA

AMPERA BOYOLALI”.

B. Rumusan Masalah

Perumusan masalah dimaksudkan untuk membatasi masalah yang akan

dibahas sehingga dapat tersusun secara sistematis. Berdasarkan latar

belakang yang telah dikemukakan maka rumusan masalahnya adalah :

1. Bagaimana sistem pengeluaran barang yang diterapkan pada sub bagian

logistik/gudang PUDAM Tirta Ampera Boyolali?

 4

2. Bagaimana sistem pengadaan barang yang diterapkan pada sub bagian

logistik/gudang PUDAM Tirta Ampera Boyolali?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan laporan kuliah kerja usaha ini adalah :

1. Mengetahui sistem pengeluaran barang yang diterapkan pada sub bagian

logistik/gudang PUDAM Tirta Ampera Boyolali.

2. Mengetahui sistem pengadaan barang yang diterapkan pada sub bagian

logistik/gudang PUDAM Tirta Ampera Boyolali.

D. Manfaat Penulisan

Manfaat yang diharapkan penulis dalam pembuatan laporan kuliah kerja

usaha ini adalah :

1. Manfaat Teoritis

Hasil Penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi atau

masukan bagi perkembangan ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan

sistem pengeluaran dan pengadaan barang pada bagian gudang

perusahaan. Menambah daftar peneliti tentang bagaimana tahapan sistem

pengeluaran dan pengadaan barang yang diterapkan PUDAM Tirta

Ampera Boyolali.

2. Manfaat Praktis

Hasil analisi yang dipaparkan dapat menjadi bahan referensi bagi

perusahaan untuk membuat perencanaan dan perbaikan kebijakan

 5

perusahaan di masa yang akan datang. Menggambarkan tentang realita

yang terjadi dalam dunia kerja khususnya perusahaan daerah air minum

sehingga dapat menjadi referensi penelitian selanjutnya.

E. Metode Penelitian

Penulisan laporan kuliah kerja usaha ini menggunakan pendekatan

kualitatif yaitu pendekatan memandang objek kajian sebagai suatu sistem.

1. Objek Penelitian

Tempat : PUDAM Tirta Ampera Boyolali

Lokasi : Jl. Kartini No. 1 Boyolali Telp. (0276)321411

Waktu : 12 Februari 2018 – 12 April 2018

2. Jenis dan Sumber data

Data merupakan kumpulan informasi mentah yang belum mempunyai

arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan

untuk menggambarkan suatu fenomena khusus. Dalam laporan Kuliah

Kerja Usaha ini mengambil data yang terbagi dalam beberapa jenis yaitu :

a. Berdasarkan sifatnya

Data yang ada merupakan data kualitatif yaitu data yang

menggunakan kata-kata dan tidak berbentuk angka untuk

menggambarkan fakta yang diamati.

b. Berdasarkan Sumbernya

Data yang digunakan adalah data internal yang menjadi data utama

menggabarkan situasi dan kondisi dalam suatu organisasi. Sedangkan

 6

data eksternal digunakan sebagai data pendukung misalnya artikel yang

termuat diinternet dan penelitian orang lain terdahulu digunakan

sebagai pelengkap data utama.

c. Berdasarkan Cara Memperolehnya

Data yang didapat untuk menjadi fokus peneltian adalah data

primer yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian

diperusahan yang bersangkutan. Sedangkan data sekunder atau

pendukunnya berasal dari catatan dan referensi dari laporan yang

pernah dibuat sebelumnya serta beberapa artiket yang termuat di

internet.

3. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam rangka pembuatan laporan Kuliah Kerja

Usaha pada PUDAM Tirta Amperan Boyolali dilaksanakan ketika hari

kerja yaitu hari senin sampai hari sabtu, sedangkan libur pada hari minggu

serta tanggal merah. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam

penyusunan laporan ini adalah:

a. Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka.

Dalam penelitian ini wawancara dilakukan dengan bagian Keuangan

dan bagian Umum khususnya Logistik/gudang.

b. Observasi
 7

Data diperoleh melalui pengamatan dengan melihat secara

langsung objek yang diteliti. Beberapa informasi yang diperoleh dari

observasi yang dilakukan berupa ruang (tempat), waktu, pelaku beserta

kegiatan yang dijalankan sehingga memperoleh gambaran yang nyata

mengenai objek yang di teliti.

c. Dokumentasi

Peneliti mengambil data sendiri tetapi memanfaatkan data atau

dokumen yang dihasilkan oleh pihak lain. Data tersebut dapat

memberikan gambaran tambahan, gambaran pelengkap, ataupun untuk

diproses lebih lanjut.

4. Metode Analisis Data

Teknik analisis yang digunakan dalam menganalisa data yang telah

di peroleh adalah teknik deskriptif kualitatif. Teknik ini menekankan pada

aspek pemahaman secara mendalam terhadap suatu permasalahan dan

tidak didasarkan pada perhitungan statistik yang berbentuk angka, akan

tetapi dalam bentuk uraian pernyataan yang disusun secara sistematis.

 8

BAB II

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

Kegiatan Kuliah Kerja Usaha dilaksanakan pada PUDAM Tirta Ampera

Boyolali yang berlokasi di Jl. Kartini No. 1 Boyolali Telp. (0276)321411.

Penulis diberi kesempatan untuk melakukan kegiatan Kuliah Kerja Usaha ini

pada sub bagian Logistik/gudang. Kegiatan yang dilakukan meliputi beberapa

macam antara lain menginput data pada Ms. Excel,menginput data pada SIA

yang merupakan salah satu software khusus yang digunakan PUDAM Tirta

Ampera untuk mengolah data, penulis juga berkesempatan untuk mengamati

secara langsung proses pengeluaran dan pengadaan barang gudang. Berikut ini

merupakan data – data yang diperoleh penulis mengenai PUDAM Tirta

Ampera Boyolali:

1. Sejarah Perusahaan

Boyolali sebenarnya sudah ada sejak zaman penjajahan Belanda, akan

di gantung pada waktu itu belum digunakan untuk mencukupi kebutuhan

masyarakat, namun untuk memenuhi kebutuhan sarana transportasi

(lokomotip) yaitu kereta api jurusan Boyolali-Kartosuro-Solo untuk

mengankut hasil bumi. Kelebihan pemanfaatan air bersih untuk keperluan

 9

kantor / instansi serta masyarakat kota Boyolali khususnya dan masyarakat

pada umumnya, melalui bak umum.

Pada sekitar tahun 1960 - an Pemerintah Daerah melakukan

pengembangan sistem penyediaan air bersih secara sederhana, dengan

membangun bak - bak penampungan rembesan sumber mata air di wilayah

Musuk dan airnya dialirkan ke kota Boyolali untuk memenuhi kebutuhan

rumah sakit dan perumahan dokter.

Pada tahun 1966.1967 dilakukan bak bak bakap air bekas pabrik kopi

di Tampir (Musuk), dimana air yang diambil berasal dari Dam sungai

Kitel Musuk yang selanjutnya dialirkan ke kota Boyolali.

Pada tahun 1970-1976 Pemerintah Daerah Kab. Boyolali

melaksanakan program. Tahun 1975 mulai beroperasi pemenuhan

kebutuhan air bersih kepada masyarakat pelanggan di kota Boyolali.

Untuk menjamin berfungsinya pengelolaan sarana air bersih tersebut pada

tanggal 5 Juli 1975 dilakukan serah terima pengelolaan Air Minum kota

Boyolali dari Direktur Teknik Penyehatan Direktorat Jendral Cipta Karya

Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik kepada Bupati Kepala

Daerah Kabupaten Boyolali.

Untuk menjamin kelancaran tugas pengelolaan Sarana Penyediaan Air

Minum tersebut, maka pada tahun 1978 dengan Perda No. 2 tahun 1978

dibentuk suatu badan pengelolaan yang dimaksud Perusahaan Daerah Air

Minum Kabupaten Boyolali. Perangkat perlengkapan suara Surat

 10

keputusan Bupati Boyolali diperkuat dengan Perda No. 2 tahun 1994

tentang ketentuan pokok Badan Pengawas, Direksi dan Kepegawaian.

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kab. Boyolali berkedudukan

dan berkantor pusat di kota Boyolali tepatnya di Jl. Kartini No. 1 Boyolali.

Lapangan sedang adalah penyediaan air minum yang sehat dan memenuhi

syarat-syarat bagi masyarakat di daerah Kabupaten Boyolali.

2. Profil Perusahaan

Nama : PUDAM Tirta Ampera Boyolali

Alamat : Jl. Kartini No. 1 Boyolali Telp. (0276)321411

Bidang Usaha : Penyedia air bersih

Komoditas : Air bersih

Visi :

Terwujudnya kemampuan perusahaan dalam memberikan

pelayanan air bersih kepada masyarakat secara tepat kualitas, kuantitas

serta kontinuitas.

Misi :

Pengelolaan sumberdaya air sehingga terpenuhinya air baku secara

kualitas, kuantitas dan kontinuitas tanpa meninggalkan aspek kelestarian

alam dan lingkungan.

Pengembangan usaha dalam rangka mendukung pendapatan

operasional perusahaan jangka pendek dan jangka panjang guna

meningkatkan Pendapatan Asli Daerah.

 11

Tujuan :

Tujuan Umum (Pasal 5 Perda No. 2 tahun 1978)

Pembangunan Daerah khususnya

Pembangunan ekonomi nasional umumnya dalam meningkatkan

kesejahteraan dan memenuhi kebutuhan rakyat serta ketenaga kerjaan

dalam perusahaan, menuju masyarakat adil dan makmur berdasarkan

Pancasila

Tujuan Khusus

Mencari keuntungan dengan tidak mengesampingkan sifat-sifat

sosialnya yaitu pelayanan air bersih terhadap masyarakat

3. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan

perwujudan pola tetap mengenai hubungan – hubungan diantara fungsi

tiap divisi. Tiap departemen datau divisi menunjukkan kedudukan, tugas,

wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda – beda dalam suatu

 12

organisasi. Dimana dalam pembuatannya harus disesuaikan dengan

luasnya bidang usaha serta permasalahan yang akan dihadapi.

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya PUDAM Tirta

Ampera tidak terlepas dari personil – personil yang melaksanakan tugas

yang berhubungan dengan pengeluaran dan pengadaan barang gudang,

sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara maksimal.

Kepemimpinan yang dijalankan secara kekeluargaan menjadikan

hubungan antar karyawan pada perusahaan ini menjadi kompak. Hal

tersebut bisa dilihat saat karyawan perusahaan atau per divisi melakukan

apel di setiap pagi hari sebelum jam kerja, apel sore setelah pekerjaan

selesai, dan aktivitas senam bersama, kerja bakti, maupun pengajian di

hari sabtu pagi. PUDAM Tirta Ampera mempunyai struktur organisasi

yang diharapkan dapat bekerja secara kooperatif sehingga dapat

mencapai tujuan perusahaan, penyusunannya digambarkan dengan bagan

sebagai berikut :
 13

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PUDAM Tirta Ampera Boyolali 2018

BUPATI

BADAN PENGAWAS

DIREKTUR UTAMA
SPI Litbang

DIREKTUR UMUM DIREKTUR TEKNIK

Bagian Bagian Hubungan Bagian Bagian Bagian

Langganan
Umum Keuangan Perencanaan Teknik Produksi

Sub bag. Logistik Sub bag. Pengawas Sub bag. Kas dan Sub. bag. Sub bag.
Meter Penagihan Perencanaan&
Produksi Kualitas Air
Pengembangan

Sub bag. Sub bag. Sub bag. Sub. bag. Sub. bag.
Pembukuan& Pemeliharaan &
Personalia Rek&Data Pelanggan Perawatan Sumber Air
Pelaporan

Sub bag. Sub bag.

Sekretariat & Pelayanan

Organisasi Langganan

KEPALA CABANG
 14

KOORDINATOR

WILAYAH
Seksi Administrasi &
Pelayanan Langganan
Unit IKK
Seksi Teknik
Unit IKK

Sumber : Data Sekunder 2018

B. Pembahasan

1. Sistem Pengeluaran barang

PUDAM Tirta Ampera Boyolali merupakan perusahaan yang

mengelola dan mendistribusikan air bersih keseluruh wilayah Boyolali

dimana sub bagian logistik/gudang merupakan bagian penting dalam

melayani pelanggan, terutama pada kualitas barang yang digunakan untuk

melayani pelanggan seperti pipa, aksesoris dan barang lainnya. Dalam

memberikan pelayanan yang berkualitas terhadap pelanggan, sub bagian

gudang harus benar-benar mengawasi kualitas barang apakah barang yang

dikeluarkan mengalami kecacatan atau tidak. Selain itu staff

logistik/gudang juga harus tetap memperhatikan agar stok barang yang ada

didalam gudang sama dengan data yang ada di Sistem Informasi

Akuntansi (SIA).

Pengeluaran barang harus melalui tahapan-tahapan yang telah

disepakati bersama agar barang yang dikeluarkan sesuai. Tahapan-tahapan

tersebut harus dilalui secara berurutan dan tidak dapat dilompati sehingga
 15

kualitas barang akan tetap baik. PUDAM Tirta Ampera menggunakan

metode First In First Out (FIFO) yang berarti bahwa persediaan yang

pertama kali masuk itulah yang akan dikeluarkan terlebih dahulu. Metode

ini digunakan agar semua barang bisa digunakan dan tidak terjadi

penumpukan barang lama yang kemudian akan rusak digudang dan tidak

dapat digunakan.

Secara garis besar sistem pengeluaran barang pada sub bagian

logistik/gudang PUDAM Tirta Ampera digambarkan dengan bagan

sebagai berikut:

Gambar 2.2 Alur Pengeluaran barang sub bagian logistik/gudang PUDAM Tirta

Ampera

Pengajuan Barang Ditulis dibuku bon Tanda tangan

pemohon barang

Pengeluaran Barang

Tanda tangan
Input di SIA Direktur umum

Sumber : Data Sekunder 2018

a. Deskripsi Proses Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran pada sub bagian logistik/gudang ini

menggunakan metode FIFO yang memiliki beberapa tahapan yaitu

 16

pengajuan barang, penulisan dibuku bon disertai tanda tangan,

pengeluaran barang kemudian yang terakhir input di Sistem Informasi

Akuntasi (SIA).

1) Pengajuan barang

Bagian pengaju barang menyampaikan kepada sub bagian

logistik/gudang barang apa saja yang diperlukan dapat berupa list atau

menyampaikan langsung lewat lisan. Pada saat pengajuan barang

pengaju harus menyampaikan secara detail untuk apa barang tersebut

dan digunakan untuk pelanggah di wilayah mana.

2) Penulisan dibuku Bon

Setelah pengajuan disetujui barang yang diperlukan ditulis di

buku Bon. Pada buku ini berisi nama barang, jumlah barang yang

diminta, tempat kegiatan operasional, dan tanda tangan pengaju dan

direktur umum. Buku bon harus diisi secara lengkap dan detail karena

semua catatan pada buku bon akan disalin ke SIA.

Pada saat penulisan bon ini disertai dengan penandatangan

pengaju dengan direktur umum. Peran direktur umum ini adalah

mengkoreksi kembali apakah barang yang dikeluarkan sudah sesuai,

apakah penulisan dibuku bon sudah tepat, dan transparansi kepada

semua bagian diPUDAM Tirta Ampera Boyolali.

3) Pengeluaran Barang

Pengeluaran barang dapat dilakukakan setelah dipastikan semua

barang yang dikeluarkan sudah tertulis di bon. Staff di sub bagian

 17

logistik mengeluarkan barang dan melakukan pengecekan barang,

apakah barang yang dikeluarkan masih layak atau tidak. Pengeluaran

barang harus dengan menggunakan metode First In First Out (FIFO)

dimana barang yang terlebih dahulu datang, harus dikeluarkan

terlebih dahulu.

4) Input SIA

SIA adalah sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh

PUDAM Tirta Ampera untuk mengetahui jumlah stok barang yang

ada digudang dan menjadi salah satu referensi untuk pembuatan

Daftar Permintaan Barang (DPB). Sistem ini langsung terhubung

dengan bagian Keuangan, Bagian Perencanaan, Bagian Rumah

Tangga (RTA) yang kemudian digunakan untuk pembelanjaan barang

yang stoknya habis/menipis digudang.

Kertas Bon yang telah diinput ke SIA kemudian masukan kedalam

tempat arsip berkas digudang. Arsip ini menyimpan semua data

bon/permintaan barang dari semua bagian yang ada diPUDAM Tirta

Ampera. Ada beberapa arsip yang digunakan, yaitu;

a) Alat tulis (AT)

Arsip pada AT ini meliputi semua yang berhubungan

dengan alat tulis seperti spidol, bolpoin, kertas A4, kertas F4,

map, tempat arsip berkas, lem, materai, dll.

 18

b) Bahan bakar/bahan pembantu/bahan kimia (BB/BP/BK)

Pada arsip ini dituliskan semua bahan bakar yang

digunakan untuk mesin operasi (solar), selain itu oli yang

digunakan untuk kendaraan dinas seperti motor atau mobil

juga masuk ke dalam arsip bahan bakar (BB).

Bahan pembantu yaitu bahan yang digunakan dalam

melancarkan kegiatan operasional, contohnya adalah gergaji

besi, karet perpak, kawat segel, Ring kalibrasi, semen, timah

segel, dan kotak meter.

Sedangkan bahan kimia adalah bahan yang bersifat kimia,

salah satunya adalah kaporit, bahan ini digunakan untuk

menjernihkan air apabila air mengalami kekeruhan. Kaporit

juga mampu membunuh bakteri yang ada dikandungan air,

sehingga bersih dan bisa digunakan.

c) Aksesoris (AC)

Arsip aksesoris merupakan arsip yang memiliki jenis

barang paling banyak. Aksesoris meliputi barang-barang yang

menunjang dalam pembuatan saluran air. Ada 360 nama

barang yang tercatat ada di arsip aksesoris. Contoh barangnya

adalah dobel nepel, dop PVC, keni PVC, klame sadle PVC,

moor, krant, sock, stop krant, tee PVC dan masih banyak

barang lainnya.
 19

Aksesoris ini berhubungan langsung dengan pipa-pipa,

walaupun pipa masuk dalam daftar sendiri di SIA tapi dalam

pencatatannya masuk dalam arsip aksesoris. Hal ini dilakukan

agar mempermudah dalam pengadaan barang.

d) Sambungan Rumah (SR)

Sambungan Rumah adalah sambungan perpipaan yang

berasal dari pipa distribusi (pipa sekunder atau pipa tersier)

yang disambung (tapping) untuk disalurkan ke rumah-rumah.

Perpipaan SR hanya menyediakan sambungan pipa sampai

depan rumah yang dilengkapi dengan meter air, stop kran,

dank ran taman, sedangkan pemasangan di dalam rumah

menjadi tanggung jawab pemilik rumah.

Pengambilan air dari pipa distribusi harus menggunakan

clamp saddle yang dipersyaratkan untuk mencegah kebocoran.

Penggunaan clamp saddle mempermudah pemasangan dan

menghindari gangguan operasional jaringan pipa. Sambungan

Rumah dilengkapi dengan meter air untuk mencatat besarnya

pemakaian air bulanan yang digunakan oleh masyarakat

dirumahnya masing-masing. Meter air harus terlindungi untuk

mencegah hilangnya meter air dan mencegah upaya

penyalahgunaan pemakaian. Untuk itu, perlu dipasang segel

pada setiap meter air yang terpasang. Besarnya pemakaian air

 20

di meter air digunakan untuk menghitung besarnya

pembayaran bulanan kepada operator PUDAM.

Arsip Sambungan Rumah ini digunakan untuk menyimpan

catatan semua barang yang diperluka untuk pemasangan

sambungan rumah (SR). biasanya pencatatn ditulis langsung

semua dalam satu kertas agar mempermudah dalam

pencariaan, barang yang diperlukan misalnya clamp saddle,

krant, pipa, solatip, meter air dll.

2. Sistem Pengadaan Barang

Pengadaan barang merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau

penyediaan kebutuhan dan pasokan barang dibawah kontrak atau

pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Pengadaan dapat

mempengaruhi keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian

penting dalam proses tersebut.

Dalam pengadaan barang PUDAM Tirta Ampera bekerjasama dengan

banyak perusahaan yang ada di wilayah Klaten, Surakarta, Semarang, dan

wilayah lainnya, contohnya dalam pengadaan berabagai macam kertas

yang digunakan untuk surat menyurat PUDAM Tirta Ampera bekerjasama

dengan salah satu perusahaan kertas di Surakarta. Ada pula dalam

memenuhi kebutuhan aksesoris yang berbahan dasar logam seperti klame

sadle, giboult, keni GI berkerjasama dengan salah satu perusahaan

pengecoran logam yang ada di Klaten.

 21

Semua perusahaan yang diajak kerjasama adalah perusahaan-

perusahaan yang berkualitas, barang yang dihasilkan juga berkualitas. Hal

ini dilakukan PUDAM Tirta Ampera agar memberikan kualitas pelayanan

yang baik. Bukan hanya pada sumber daya manusia saja tapi juga barang

sebagai penunjang kegiatan operasional perusahaan juga berkualitas.

Dalam pengadaan barang staff gudang juga harus menggunakan

prosedur yang benar, semua barang yang stok digudang habis atau menipis

dapat dilihat di Sistem Infromasi Akuntansi (SIA). SIA menyajikan semua

barang dan jumlah stok barang yang ada digudang. Setelah barang yang

memiliki stok menipis digudang segera dibuatkan Surat Permintaan

Barang (SPB) untuk kemudian akan segera diproses oleh sub bagian

rumah tangga (RTA).

Pengadaan barang menggunakan proses yang harus dilakukan oleh

staff gundang. Berikut adalah proses pengadaan barang pada PUDAM

Tirta Ampera Boyolali:

Gambar 2.3 Proses Pengadaan barang sub bagian logistik/gudang PUDAM Tirta

Ampera

Cek SIA List barang yang

diajukan

Pengajuan barang

Penyetujuan barang
oleh direktur utama
 22

Pembelanjaan barang

Penerimaan barang

Pembuatan Laporan

Sumber : Data Sekunder PUDAM Tirta Ampera Boyolali

a. Deskripsi Proses Pengadaan Barang

Pengadaan barang adalah salah satu hal penting yang dilakukan

PUDAM Tirta Ampera untuk menunjang kegiatan operasional

perusahaan. Pengadaan barang melalui beberapa proses yaitu :

1) Cek SIA

Dalam pengadaan barang diawali dengan pengecekan pada

Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Semua barang yang memiliki

stok menipis di gudang sudah terinput di SIA, karena pada saat

operasional barang yang berkurang digudang dan barang yang

diambil dari gudang setiap harinya diinput di SIA.

2) List Barang Yang di Ajukan

Pada saat pengecekan di SIA staff gudang menulis semua barang

yang memiliki stok menipis yang kemudian menjadi referensi

barang yang akan diajukan untuk pengadaan barang.

3) Pengajuan Barang
 23

Setelah list barang yang akan diajukan, proses untuk mengajukan

barang harus membuat Daftar Permintaan Barang (DPB). Semua

barang yang diajukan ditulis dalam DPB dan diajukan ke direktur

umum.

4) Penyetujuan pengajuan barang oleh Direktur Utama

DPB yang sudah jadi akan diajukan ke direktur utama melalui

sub bagian sekretariat. Sebelum diajukan ke direktur utama sub

bagian sekretariat memproses DPB untuk dimintakan persetujuan

dari kepala bagian umum, dan direktur umum dan kemudian

dapat diajukan ke direktur utama.

5) Pembelanjaan Barang

Pembelajaan barang adalah tugas dari sub bagian rumah tangga

(RTA). Setelah DPB mendapat persetujuan dari direktur utama

sub bagian sekretariat menyerahkan ke sub bagian rumah tangga

untuk dibelanjakan.

6) Penerimaan Barang

Barang yang sudah dibelanjakan dari sub bagian rumah tangga

akan dikirim oleh perusahaan yang bersangkutan ke PUDAM

Tirta Ampera. Penerimaan barang hanya dapat dilakukan oleh

sub bagian logistik/gudang disertai dengan Surat Penyerahan

Barang (SPB) yang dibuat oleh sub bagian rumah tangga kepada

sub bagian logistik/gudang. Pada saat menerima barang harus

dilakukan pengecekan barang, hal ini dilakukan agar barang yang

 24

dikirim dari perusahaan sesuai dengan permintaan barang yang

diajukan. Selain itu untuk mengetahui apakah barang yang

dikirim mengalami kecacatan atau tidak.

7) Pembuatan Laporan

Laporan dibuat setelah barang yang diterima benar-benar sudah

clear tidak mengalami kecacatan dan tidak ada kekurangan.

Laporan yang harus dibuat adalah :

a) Berita Acara Pemeriksaan (BAP)

Berita acara pemeriksaan berisi hasil pemeriksaan saat barang

penerimaan barang, memuat semua kondisi barang yang

diterima oleh sub bagian gudang.

b) Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Laporan ini berisi pernyataan bahwa barang sudah diterima

oleh sub bagian logistik/gudang.

 25

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Proses pengeluaran barang pada sub bagian logistik/gudang PUDAM

Tirta Ampera melalui tahapan-tahapan yang telah disepakati bersama agar

barang yang dikeluarkan sesuai. Tahapan-tahapan tersebut harus dilalui

secara berurutan dan tidak dapat dilompati sehingga kualitas barang akan

tetap baik. Proses pengeluaran barang diawali dengan pengajuan barang,

penulisan dibuku bon disertai tanda tangan, pengeluaran barang kemudian

yang terakhir input di Sistem Informasi Akuntasi (SIA).

PUDAM Tirta Ampera menggunakan metode First In First Out

(FIFO) yang berarti bahwa persediaan yang pertama kali masuk itulah

yang akan dikeluarkan terlebih dahulu. Metode ini digunakan agar semua

barang bisa digunakan dan tidak terjadi penumpukan barang lama yang

kemudian akan rusak digudang dan tidak dapat digunakan.

 26

2. Dalam pengadaan barang staff gudang juga harus menggunakan

prosedur yang benar, semua barang yang stok digudang habis atau menipis

dapat dilihat di Sistem Infromasi Akuntansi (SIA). SIA menyajikan semua

barang dan jumlah stok barang yang ada digudang. Pengadaan barang

adalah salah satu hal penting yang dilakukan PUDAM Tirta Ampera untuk

menunjang kegiatan operasional perusahaan. Pengadaan barang melalui

beberapa proses yaitu :

a. Cek SIA

b. List Barang Yang di Ajukan

c. Pengajuan Barang

d. Penyetujuan pengajuan barang oleh Direktur Utama

e. Pembelanjaan Barang

f. Penerimaan Barang

g. Pembuatan Laporan

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah disusun, maka penulis mengajukan

beberapa saran yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan yaitu:

1. Untuk menjaga kualitas dan kuantitas barang yang ada gudang sebaiknya

staff gudang meningkatkan pengawasan dan pengecekan barang dalam

setiap bulannya. Karena di gudang ada beberapa barang yang hilang atau

jumlah stok pada gudang tidak sesuai dengan jumlah stok yang ada di
 27

sistem SIA. Hal ini membuat staff gudang bekerja 2 kali untuk kembali

mengecek barang yang ada di gudang.

2. Staff gudang dan perusahaan harus saling bekerjasama dalam menindak

tegas karyawan yang mengutil barang dari gudang. Ada beberapa

karyawan yang mengambil barang di gudang namun barang yang diambil

melebihi barang yang ditulis dibuku bon, sehingga hal ini dapat merugikan

perusahaan. Selain itu dapat membuat stok yang ada digudang tidak sesuai

dengan stok yang ada di sistem SIA.

3. Meningkatkan kegiatan dalam rangka mengakrabkan karyawan, karena hal

itu sangat berpengaruh pada kinerja karyawan. Dengan adanya kegiatan

tersebut akan menjalin solidaritas antar karyawan sehingga tidak terjadi

konflik internal antara karyawan satu dengan karyawan yang lainnya.

 28

DAFTAR PUSTAKA

Nasucha, Yakub. dkk. 2014. Bahasa Indonesia untuk penulisan karya Tulis
Ilmiah. Yogyakarta : Media Perkasa.

Nuryanti. 2017. “Proses Produksi Buku Sekolah Pada PT Tiga Serangkai Pustaka
Mandiri”. Laporan Kuliah Kerja Usaha. Surakarta : S1 Manajemen,
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Surakarta.