1.

Deskripsi projek/pekerjaan/strategi/proses bisnis

Seminar merupakan pertemuan atau persidangan yang membahas suatu permasalahan di bawah
pimpinan seorang ahli (guru besar, pakar; dan sebagainya). Projek yang kami ambil adalah seminar
nasional berjudul “Penyusunan Portofolio Mahasiswa” dengan tema “Menuju Mahasiswa yang Mampu
Berpikir Kritis, Kreatif, Komunikatif, Kolaboratif dan Memiliki Rekam Jejak Prestasi yang Baik”. Sasaran
utama peserta seminar ini yakni para mahasiswa. Tujuan diadakannya seminar ini adalah
mensosialisasikan pentingnya penyusunan portofolio sosial projek dan rekam jejak prestasi mahasiswa
sedari semester awal. Kami berkerja sama dengan narasumber Andhika Putra Sudarman (Alumni Harvard
Law School, founder of Sejuta Cita) dan Nadhira Nuraini Afifa (Alumni Harvard TH Chan Public Health,
Penulis buku Limitless). Sumber dana kegiatan ini bersumber dari Penjualan tiket, Dana himpunan,
Instansi pemerintah/swasta, dan Sponsorship.

2. Identifikasi Stakeholder

Pada identifikasi stakeholder di projek ini, kami memiliki stakeholder yang terdiri dari Ketua organisasi,
Ketua Pelaksana, Panitia Pelaksana, Sponsor, Participants, Catering, Vanue Providers, Marketing,
Speakers, Moderator dengan masing-masing wewenangnya.
WBS
3. Deskripsi
➢ Risk Appetite
Himpunan memiliki target pendapatan event sebesar Rp. 200 Juta dengan total beban
operasional sebesar Rp. 130 Juta.
➢ Risk Tolerance
Himpunan menentukan besar toleransi risiko pada potensi tidak tercapainya
pengembalian sebesar Rp. 20 Juta, dan pada potensi berlebihnya beban operasional
sebesar Rp.30 Juta

4. Kriteria Risiko
➢ Kriteria Dampak
Dampak 1 2 3 4 5
Waktu pelaksanaan meleset lebih Waktu pelaksanaan meleset Waktu pelaksanaan meleset Waktu pelaksanaan meleset Waktu pelaksanaan meleset
Waktu
lama <5% dari jadwal lebih lama >5% dari jadwal lebih lama >10% dari jadwal lebih lama >15% dari jadwal lebih lama >20% dari jadwal

Mengakibatkan pembengakan biaya Mengakibatkan pembengakan Mengakibatkan pembengakan Mengakibatkan pembengakan Mengakibatkan pembengakan
Biaya lebih tinggi sebesar <5% dari biaya lebih tinggi sebesar >5% biaya lebih tinggi sebesar >10% biaya lebih tinggi sebesar >15% biaya lebih tinggi sebesar >20%
anggaran dari anggaran dari anggaran dari anggaran dari anggaran
Event tetap berlangsung dengan Event tetap berlangsung Event tetap berlangsung Event tetap berlangsung Event tetap berlangsung
Sasaran
<10% revisi dengan >10% revisi dengan >15% revisi dengan >20% revisi dengan >25% revisi

➢ Kriteria Probabilitas
Level Kriteria Kemungkinan
1 (Hampir tidak terjadi) 1 kejadian dalam 2 tahun terakhir
2 (Jarang terjadi) 2 kejadian dalam 2 tahun terakhir
3 (Kadang terjadi) 3 kejadian dalam 2 tahun terakhir
4 (Sering terjadi) 4 kejadian dalam 2 tahun terakhir
5 (Hampir pasti terjadi) >4 kejadian dalam 2 tahun terakhir

➢ Matriks yang kami gunakan yaitu:

5. Evaluasi Hasil

No Risk Register Sumber P (1-5) I (1-5) P x I Dampak Risiko (X) Rp

1 Perencanaan
1,1 Tidak menemukan pembicara yang sesuai dengan tema/konsep seminar panitia kurang reseach 2 5 10 6.000.000
1,2 Ruangan untuk seminar pada hari H telah dipesan event lain pemesanan tempat terlalu dekat dengan hari H 3 4 12 10.000.000
1,3 Tidak mendapatkan sponsorship yang cukup waktu pengajuan yang tidak tepat,lampiran dan dokumentasi tidak lengkap 4 3 12 10.000.000
1,4 Tiket tidak terjual habis harga yang terlalu tinggi 5 3 15 30.000.000
2 Persiapan
2,1 Souvenir untuk pembicara salah cetak percetakan salah memilih bahan souvenir 2 2 4 1.000.000
2,2 Goodie bag untuk peserta tidak sesuai jumlahnya sponsor terlambat melakukan pengiriman 2 2 4 1.000.000
3 Pelaksanaan
3,1 Keterlambatan acara Peserta/Pembicara terlambat datang 4 2 8 2.000.000
3,2 Error pada peralatan acara peralatan tidak dimaintenance dengan baik 2 3 6 1.500.000
4 Panitia Pelaksana
4,1 Keterlambatan kedatangan dilokasi Terlambat bangun, macet 3 2 6 1.500.000
4,2 Kekurangan personil Panitia tidak hadir 3 3 9 2.250.000
5 Catering
5,1 Konsumsi datang terlambat Waktu pengantaran konsumsi terlalu mepet 3 3 9 2.250.000
5,2 Rusaknya kemasan konsumsi Tumpukan yang berlebih 3 3 9 2.250.000
6 Marketing
6,1 Keterlambatan pemasangan iklan Terlambat menghubungi Media Partner/Terlambat melakukan pembayaran 3 4 12 20.000.000
5,2 Ketidaksesuaian antara keyword, konten, dan landing page Adanya miss communication dengan panitia 1 4 4 1.000.000
7 Pelaporan
7,1 Dokumentasi yang tidak lengkap Panitia kurang persiapan 2 2 4 1.000.000
7,2 Sertifikat untuk peserta tidak dikirimkan Alamat email yang salah/tidak sesuai 3 3 9 2.250.000
TOTAL 94.000.000

6. Risk Evaluation (00890)

➢ Risiko-risiko dengan warna merah tidak dapat ditoleransi sehingga harus segera diambil
tindakan/penanganan. Memiliki skala priotitas yaitu penting dan mendesak. Opsinya risiko
dihindari, mitigasi risiko, contigency plan. Pada projek yang sedang berlangsung sangat
berpengaruh besar karena keuntungan yang diharapkan dari penjualan tiket terlalu tinggi
sehingga penjualan tiket dilakukan dengan harga yang cukup mahal sehingga target penjualan
tidak tercapai. Kemudian ruangan yang akan digunakan waktu kegiatan sudah dipesan oleh yang
lain disebabkan karena panitia memesan tempat terlalu mendadak dengan hari pelaksanaan
kegiatan seminar tersebut, jika tidak ada tempat seminar tidak akan berjalan tepat waktu
kemungkinan bisa di undur dan bisa menyebabkan peserta berkurang karena waktu pelaksanaan
kegiatan tersebut mundur tidak sesuai jadwal yang telah ditentukan. Seminar ini menggunakan
sponsorship, tetapi waktu pengajuan dokumennya tidak lengkap sehingga sponsorship yang
didapatkan terlalu sedikit, seharusnya pembuatan dan pengajuan dokumen harus diteliti lagi
apakah sudah benar atau belum, jika sudah benar dan sudah kita ajukan maka akan
 mendapatkan sponsorship yang cukup untuk seminar ini. Pemasangan iklan juga begitu
berpengaruh untuk projek kali ini, karena kalau terlampat untuk memasang iklan kita tidak akan
bisa mendapatkan peserta yang begitu banyak atau tidak sesui target yang kita inginkan,
sehingga kita harus menghubungi media partner dan melakukan pembayaran 7 hari sebelum
projek ini dimulai.
➢ Risiko-risiko dengan warna kuning dapat ditoleransi sehingga tidak harus diambil
tindakan/penanganan. Memiliki skala priotitas yaitu penting tetapi kurang mendesak. Opsinya
mitigasi risiko dan contigency plan. Pada projek kali ini tidak begitu berpengaruh sehingga
kegiatan masih bisa berjalan dengan lancar. Projek kali ini biasanya disebabkan oleh peserta atau
pembicara dan panitia terlambat hadir dan kekurangan personil sehingga harus menunggu
panitia, peserta atau pembicara sehingga bisa dimulai acaranya, maka dari itu acara yang
harusnya dilakukan sesuai dengan jadwal jadi tidak sesuai dengan jadwal yang ditentukan
(terlambat). Kemudian konsumsi yang datang terlambat dikarenakan panitia dari tim konsumsi
tidak komunikasi dengan baik terhadap catering sehingga waktu pengantaran yang terlalu mepet
dengan jam makan yang telah ditentukan. Kesalahan selanjutnya yaitu tidak menemukan
pembicara yang sesuai dengan tema yang telah ditentukan dikarenakan panitia kurang reseach
sehingga kita sebagai panitia harus membuat materi sendiri yang sesuai dengan tema yang telah
ditentukan untuk diberikan kepada pemateri/pembicara. Pada seminar ini kita memberikan e-
sertifikat, tetapi e-sertifikat tersebut tidak dikirimkan kepada peserta karena alamat email yang
salah/tidak sesuai, seharusnya sebelumnya panitia yang ditugaskan untuk mengirimkan e-
sertifikat tersebut mengecek terlebih dahulu email yang sesuai dengan pendaftaran agar tidak
terjadi kesalahan seperti tidak terkirimnya e-sertifikat terhadap peserta.
➢ Risiko-risiko dengan warna hijau dapat ditoleransi sehingga tidak perlu diambil
tindakan/penanganan. Memiliki skala priotitas yaitu kurang penting dan kurang mendesak.
Opsinya risiko dikurangi/menerima efek. Pada seminar ini panitia akan memberikan souvenir
kepada peserta, tetapi panitia salah mencetak souvenir dikarenakan tempat percetakan tersebut
salah memilih barang, sehingga souvenir yang diberikan kepada peserta tidak sesuai yang
diharapkan oleh panitia. Panitia juga memberikan goodie bag untuk peserta, akan tetapi sponsor
tersebut terlambat melakukan pengiriman maka dari itu goodie bag yang dikirim tidak sesui
dengan jumlah peserta yang datang pada seminar kali ini, sehingga goodie bag tersebut dibuat
untuk tanya jawab kepada peserta. Pada seminar juga biasanya ada dokumentasi sendiri untuk
membuat laporan, tetapi waktu pelaksanaan panitia kurang persiapan sehingga dokumentasi
dari acara tersebut tidak lengkap. Kemudian konten untuk iklan juga tidak sesuai dengan yang
diharapkan karena adanya miss communication dengan panitia dan pembuat konten atau iklan
tersebut, akan tetapi konten tersebut masih bisa ditayangkan.