PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN II TAHUN 2020

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

LAPORAN KEGIATAN RUKUN TETANGGA (RT)

DARI CARA KONVENSIONAL
MENUJU PAPERLESS
(LARUNG KOPER)

Oleh :
NAMA : JOESWANTO,A.Md
NDH : 16

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
DAN KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
SAMARINDA 2020

i
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Rancangan Aksi Perubahan

Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II:

Nama : JOESWANTO, A.Md

NDH : 16
NIP : 196502231995031002
Jabatan : Kasi Pemerintahan dan Pelayanan Publik
Instansi : Kelurahan Gunung Sari Ilir
Kecamatan Balikpapan Tengah
Judul Laporan : LAPORAN KEGIATAN RUKUN TETANGGA (RT) DARI CARA
KONVENSIONAL MENUJU PAPERLESS (LARUNG KOPER)

Dinyatakan LAYAK untuk diajukan dalam Seminar Rancangan Aksi Perubahan pada hari
Jum’at, tanggal 02 Oktober 2020 via zoom meeting bertempat di Puslatbang KDOD LAN.

Mentor, Coach,

BAIDAWI,S.Sos ROKIP PURNOMO,S.E.

NIP. 19680715 199212 1 004 NIP. 19740430 200804 1 001
SADAR K

ii
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Rancangan Proyek Aksi

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II:

Nama : JOESWANTO,A.Md
NDH : 16
NIP : 19650223 199503 1 002
Jabatan : Kasi Pemerintahan dan Pelayanan Publik
Instansi : Kelurahan Gunung Sari Ilir
Kecamatan Balikpapan Tengah
Judul Laporan : LAPORAN KEGIATAN RUKUN TETANGGA (RT) DARI CARA
KONVENSIONAL MENUJU PAPERLESS (LARUNG KOPER)

TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Rancangan Aksi Perubahan pada hari tanggal
02 Oktober 2020 via zoom meeting bertempat di Puslatbang KDOD LAN Samarinda.

Penguji, Coach,

Drs. BERE ALI, M.Si ROKIP PURNOMO,S.E

NIP. 19591225 198903 1 008 NIP. 19740430 200804 1 001

iii
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

LEMBAR KONSULTASI COACH

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II
KOLAN
Nama : JOESWANTO, A.Md
NDH : 16
JABATAN : Kasi Pemerinatahn dan Pelayanan Publik
INSTANSI : Kelurahan Gunung Sari Ilir Kecamatan Balikpapan Tengah

Tanda
No Hari/Tanggal Uraian Konsultasi Media
Tangan

Arahan Sistematika Penyusunan Rancangan Zoom

1 OK
Aksi Perubahan meeting

Bimbingan Penyusunan Rancangan Aksi Zoom

2 OK
Perubahan meeting

Bimbingan hasil draft awal Rancangan Aksi Zoom

3 OK
Perubahan meeting

Bimbingan hasil koreksi Rancangan Aksi Zoom

4 OK
Perubahan meeting

iv
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

RINGKASAN AKSI PERUBAHAN

LAPORAN KEGIATAN RUKUN TETANGGA (RT) DARI CARA KONVENSIONAL
MENUJU PAPERLESS (LARUNG KOPER)

Latar belakang Permasalahan

Tersendatnya pengumpulan Laporan Kegiatan RT secara keseluruhan, dimana laporan

tersebut sebagai pertanggungjawaban bagi Ketua RT di Kelurahan Gunung Sari Ilir, untuk
proses pencairan honor yang menjadi haknya. Hal tersebut mengakibatkan tertundanya
pencairan honor bagi Ketua RT terjadi setiap bulannya yang mengakibatkan kurang
terserapnya alokasi anggaran untuk honor RT tersebut ditingkat kecamatan.

Tujuan Aksi Perubahan

Pemangakasan waktu terkumpulnya laporan kegiatan RT agar proses pencairan honor

semakin cepat terealiasi

Manfaat Aksi Perubahan

Dengan terimplementasikannya aksi perubahan tersebut berakibat pada semakin

cepatnya proses pencairan honor kegiatan bagi para Ketua RT sehingga diharapkan
pelayanan kepada masyarakat semakin ditingkatkan secara maksimal dan memuaskan.

v
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim, Assalamu‘alaikum wr. Wb.

Alhamdulillah segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas
limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan
yang berjudul “LAporan Kegiatan RUkun TetaNGga (RT) Dari Cara KOnvensional Menuju
PaPERless” (LARUNG KOPER). Laporan Aksi perubahan ini disusun untuk memenuhi dan
melengkapi tugas dalam rangka pelaksanaan PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020 di Puslatbang KDOD LAN Samarinda. Dalam penyusunan
Laporan Proyek Perubahan ini penulis banyak mendapat saran, dorongan, bimbingan serta
keterangan-keterangan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang tidak dapat
diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya
pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik bagi penulis.

Reformer sangat menyadari bahwa dalam penulisan Rancangan aksi perubahan ini
masih banyak kekurangan dan kelemahan baik substansi maupun kualitas penyajian, untuk itu
segala kritik dan saran membangun sangat diharapkan demi perbaikan rancangan aksi
perubahan ini.

Merupakan kebanggaan tersendiri bila hasil Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini bisa
selesai dengan hasil yang baik. Maka jika Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini pada
akhirnya bisa diselesaikan dengan baik tentunya karena bantuan dan dukungan pihak terkait.

Balikpapan, Desember 2020

Reformer

Joeswanto, A.Md

vi
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Persetujuan Aksi Perubahan…………………………………………………… ii
Lembar Pengesahan Aksi Perubahan…………………………………………………… iii
Form Persetujuan Mentor……………………………………………………................... iv
Lembar Konsultasi Coach…………………………………………………………………. v
Ringkasan…………………………………………………………………………………… vi
Kata Pengantar……………………………………………………………………………… vii
Daftar Isi…………………………………………………………………………………... viii,ix
Daftar Tabel………………………………………………………………………………….. ix
Daftar Gambar……………………………………………………………………………….. ix
BAB I PEDAHULUAN ............................................................................................... 1
1.1. Latar Bealakang Masalah ......................................................................... 1
1.2. Tujuan Aksi Perubahan ............................................................................ 3
1.3. Manfaat Aksi Peubahan.......................................................................... 4
1.4. Keterkaitan Aksi Perubahan Dengan Isu Strategis………………………. 4
1.5. Pentahapan Milestones……………………………………………………... 7
1.6. Tata Kelola Aksi Perubahan dalam Tim Efektif…………………………… 9
1.7. Identifikasi Stakeholder……………………………………………………… 11
1.8. Kendala dan Strategi………………………………………………………… 13
BAB II IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN……………………………………………14
2.1. Deskripsi Hasil Kepemimpinan.................................... …………………… 14
2.1.1. Capaian Hasil Perubahan…………………………………………… 14
2.1.1.a Konsultasi dengan Mentor……………………………… 14
2.1.1.b. Rapat Kerja dengan Tim Efektif…………………………. 15
2.1.1.c. Penggalangan dukungan…………………………………. 16
2.1.2. Manfaat Hasil Aksi Perubahan …………………………………..…. 16
a. Manfaat Internal ………………………………………..….……. 16
b. Manfaat Eksternal …………………………………….……..…. 16
2.2 Deskripsi Proses Kepemimpinan …………………………………………….. 17
2.2.1. Membangun Integritas
(peran reformer membangun integritas unit kerja) ………………. 17

vii
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

2.2.2. Mengelola Tim Kerja ……………………………………………….. 19

2.2.3. Membangun Budaya Pelayanan ………………………………….. 20
2.3. Keberlanjutan Aksi Perubahan ……………………………………………. 20
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………………………….. 23
3.1. KESIMPULAN …………………………………………………………………… 23
3.2. SARAN …………………………………………………………………………… 23

DAFTAR TABEL

Halaman
Table 1 dan 2………………………………………………………………………………… 8
Tabel 3………………………………………………………………………………………… 9
Tabel 4………………………………………………………………………………………… 12
Tabel 5…………………………………………………………………………..................... 13
Tabel 6………………………………………………………………………………………… 15
Tabel 7,8 dan 9 …………………………………………………………………………… … 21

DAFTAR GAMBAR
Halaman

Gambar 1. Diagram Fishbone……………………………………………………………… 2

Gambar 2. Diagram Tree Problems………………………………………………………… 2
Gambar 3. Struktur Organisasi Perangkat Daerah……………………………………….. 6
Gambar 4. Tahapan Milestones…………………………………………………………….. 7
Gambar 5, Skema Susunan Tim Efektif…………………………………………………… 10
Gambar 6. Diagram Kwadran Stakeholders……………………………………………… 12
Gambar 7. Koordinasi dengan Mentor…………………………………………………….. 15

viii
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

1
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

BAB I
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Tersendatnya pengumpulan Laporan Kegiatan RT secara keseluruhan, dimana

laporan tersebut sebagai pertanggungjawaban bagi Ketua RT di Kelurahan Gunung
Sari Ilir, untuk proses pencairan honor yang menjadi haknya. Hal tersebut
mengakibatkan tertundanya pencairan honor bagi Ketua RT terjadi setiap bulannya
yang mengakibatkan kurang terserapnya alokasi anggaran untuk honor RT tersebut
ditingkat kecamatan.

Salah satu tujuan penerapan pelayanan publik kepada masyarakat adalah

memberikan pelayanan yang baik dan pelayanan masyarakat atau sering dikenal
dengan sebutan Pelayanan Publik dalam pelaksanaannya akan terwujud dengan baik
mana kala seluruh komponen mendukungnya, seperti tersedianya SDM, sejak dari
tingkat yang paling bawah yaitu masyarakat, RT, tokoh masyarakat yang berkaitan
dengan Kelurahan Gunung Sari Ilir Kecamatan Balikpapan Tengah sesuai dengan
tuntutan masyarakat dan tujuan otonomi daerah yang harus melayani masyarakat
secara optimal dan berdaya guna, Sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 73
tahun 2005 tentang Kelurahan adalah wilayah kerja lurah sebagai perangkat Daerah
Kabupaten/Kota dalam wilayah kerja Kecamatan.

Posisi geografis Kelurahan Gunung Sari Ilir berada di wilayah Kecamatan

Balikpapan Tengah dengan jumlah Rukun Tetangga (RT) sebanyak 69 sedangkan
jumlah penduduk sesuai data kependudukan dari Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Balikpapan per 30 Juni 2020 adalah sebanyak 21.525 jiwa, yang
terdiri dari jumlah KK sebanyak 8.070, penduduk laki-laki sebanyak 10.982 orang dan
perempuan sebanyak 10.543 orang. Secara umum bahwa sarana lalu lintas baik
berupa jalan raya, jalan menuju rumah warga dan semenisasi gang di seluruh wilayah
Kelurahan Gunung Sari Ilir sangat baik.

2
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Masalah keterlambatan tersebut di atas dapat ditunjukkan dalam analisa fish

bone adalah sebagai berikut :
Terham batnya
operasi onal RT
Menjadikan Ketua RT
enggan melaksanakan
tugas ke-RT-an
Tertun danya
penca iran
Kurang
honor RT
terserapnya
anggaran honor RT

Keengga nan
Ke sibukan /
Ketua RT untuk Pe kerjaan
Mengum pulkan
Ke t ua RT
laporan kegiatan
dan rasa apatis

Gambar 1 : Digram fishbone

Dari analisa fish bone tersebut menunjukkan bahwa inti masalahnya adalah
keterlambatan pengumpulan seluruh Laporan Kegiatan RT secara bersamaan. Hal
tersebut terjadi hampir di seluruh kelurahan yang ada di Kota Balikpapan. Masalah
tersebut dapat pula ditunjukkan dengan analisa pohon masalah sebagaimana gambar
di bawah ini :

Terhambatnya Menjadikan Ketua RT

Kurang terserapnya
oprasional RT enggan melaksanakan
anggaran DO RT
tugas ke-RT-an

Tertundanya
AKIBAT
pencairan honor RT

KETERLAMBATAN
PENGUMPULAN
LAPORAN KEGIATAN RT
PERMASALAHAN
SECARA KESELURUHAN

Sikap apatis dan

keengganan Ketua RT Kesibukan/
PENYEBAB
untuk mengumpulkan Pekerjaan Ketua RT
laporan kegiatan

Gambar 2 : Digram Tree problems

Analysis
3
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

1.2. Tujuan Aksi Perubahan

Pengumpulan Laporan Kegiatan RT dengan menggunakan system PDF dengan

mengirimkan melalui aplikasi Whatsapp Grup RT yang telah dibentuk, memungkinkan
bagi Ketua RT lebih cepat dalam mengumpulkan Laporan Kegiatan secara kolektif,
tanpa harus datang ke kelurahan dalam rangka penyerahan Laporan Kegiatan, terlebih
lagi pada masa pandemi Covid – 19 seperti ini dimana setiap individu wajib menjaga
jarak sesuai dengan protocol kesehatan, sehingga program pemerintah dalam
pelaksanaan e-office dalam bentuk paperless dapat terlaksana.

Tujuan yang ingin dicapai dalam aksi perubahan ini dapat digolongkan menjadi
beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Tujuan jangka pendek : bulan Oktober 2020

Tersusunnya laporan kegiatan RT yang dilaksanakan setiap bulan.

2. Tujuan Jangka menengah : bulan Nopember 2020

a. Koordinasi dan konsultasi dengan para stakeholder terkait tata cara aksi
perubahan.
b. Sosialisas aksi perubahan kepada para ketua RT
c. Bimtek bagi Ketua RT

3. Tujuan Jangka Panjang : bulan Desember 2020

Terwujudnya cara penyampaian Laporan Kegiatan RT dengan dengan
menggunakan aplikasi Whatsapp ke dalam bentuk PDF

Gambar 3 : Langkah Aksi Perubahan

4
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

1.3. Manfaat Aksi Perubahan

Dengan terealisasinya pelaksanaan perencanaan aksi perubahan dari Laporan

Kegiatan RT yang konvensional dapat berubah menjadi bentuk PDF, maka pola
pengumpulan laporan kegiatan dengan cara lama (konvensional) dapat ditinggalkan.
Hal tersebut berakibat pada semakin cepatnya proses pencairan honor kegiatan bagi
para Ketua RT sehingga pelayanan kepada masyarakat dapat lebih maksimal dan
memuaskan.

Manfaat yang dapat diperoleh dari Aksi Perubahan ini adalah :

1. Manfaat Internal :
- Dapat meminimalisir Laporan Kegiatan RT berupa kertas arsip yang
semakin hari semakin banyak.
- Meningkat kecepatan pelayanan administrasi khususnya hal dalam
pencairan honor Ketua RT.

2. Manfaat Eksternal :
- Meningkatnya kualitas pelayanan kepada masyarakat pada umumnya
dan para Ketua RT pada khususnya.
- Meningkatnya pengetahuan para Ketua RT dalam penggunaan hasil
aksi perubahan ini.

1.4. Keterkaitan Aksi Perubahan Dengan Isu Strategis

Sesuai dengan misi Kota Balikpapan dalam program eco-office yaitu adanya
larangan atau himbauan untuk tidak menggunakan botol dan gelas air mineral dan
mengganti tempat tersebut dengan tumbler yang sudah ditetapkan standarisasinya
oleh yang berwenang serta program e-office yang merupakan upaya untuk menekan
penggunan kertas kerja, sehingga diharapkan aksi perubahan ini dapat menekan
penggunaan kertas kerja mengingat bahwa keterbatasan ruang penyimpapan arsip
semakin terbatas.

5
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Diharapkan pelayanan prima Kelurahan Gunung Sari Ilir adalah pelayanan yang
sederhana, dapat dilaksanakan secepat mungkin, mudah dan murah dalam upaya
pemangkasan alur birokrasi, memiliki kepastian waktu, akurat, kelengkapan sarana
prasarana, kemudahan akses, keramahan, dan kenyamanan yang mampu secara
konsisten memberikan pelayanan yang berfokus pada warga masyarakat Kelurahan
Gunung Sari Ilir.

Inovatif adalah ide kreatif berbasis teknologi, cara baru dalam teknologi
pelayanan, memperbarui yang sudah ada, menciptakan terobosan atau
penyederhanaan di bidang aturan, pendekatan, prosedur, metode maupun
struktur organisasi pelayanan yang manfaatnya mempunyai nilai tambah baik dari
segi kuantitas maupun kualitas pelayanan.

Kelurahan Gunung Sari Ilir bertekad untuk memberikan pelayanan yang

profesional yaitu pelayanan yang ditunjukkan melalui sebuah dasar yang humanis,
kemampuan berkomunikasi, pemahaman etika dan hukum yang dibangun oleh
harapan untuk melaksanakan prinsip – prinsip keunggulan, akuntabilitas dan empati.

Sesuai Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 57 Tahun 2016 tentang Susunan
Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Kecamatan dimana Kelurahan Gunung Sari Ilir
berada di bawah garis organisasi perangkat daerah dari Kecamatan Balikpapan
Tengah adalah sebagai berikut :

6
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

PERATURAN WALI KOTA BALIKPAPAN

NOMOR 57 TAHUN 2016
Tentang
STRUKTUR ORGANISASI, URAIAN TUGAS DAN FUNGSI KECAMATAN

Struktur organisasi Kecamatan Balikpapan Tengah

CAMAT

Kelompok Jafung
Sekretaris

Subbag. Program
Subbag. Umum
dan Keuangan

Seksi Ketenteraman, Seksi

Seksi Pemerintahan Ketertiban dan Seksi Pelayanan Seksi Pelayanan
Kesejahteraan
Lingkungan Hidup Publik Publik
Sosial

LURAH

Kelompok Jafung
Sekretaris

Seksi Pemerintahan Seksi Ketenteraman,

Ketertiban dan Seksi Pemberdayaan
dan Pelayanan
Lingkungan Hidup Masyarakat
Publik

Gambar 4 : Struktur Organisasi Perangkat Daerah

Kecamatan

7
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Reformer sebagai Kepala Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik

mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Merencanakan area perubahan dan aksi perubahan

2. Membangun tim kerja efektif

3. Membagi tugas tim

4. Menyiapkan dan mengidentifikasi stakeholder

5. Mensosialisasikan aksi perubahan

6. Mengevaluasi hasil penerapan aksi perubahan

1.5. Pentahapan (Milestones)

Tahapan (Milestone) merupakan langkah yang akan dilakukan dalam aksi perubahan
yang dapat diukur capaiannya. Adapun tahapan dalam AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II Tahun 2020 yaitu
LARUNG KOPER (Mengubah Cara Pembuatan LAporan Kegiatan RUkun TetaNGga
(RT) Dari Cara KOnvensional Menuju PaPERless) dimana aksi perubahan ini dapat
dibagi menjadi tiga yaitu tahapan jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

Terwujudnya cara penyampaian

Laporan Kegiatan RT dengan Desember
dengan menggunakan aplikasi 2020
Whatsapp ke dalam bentuk PDF
Nopember
2020

Oktober
2020

Tersusunnya laporan
kegiatan RT yang a. Koordinasi dan konsultasi dengan para
dilaksanakan setiap stakeholder terkait tata cara aksi perubahan.
bulan. b. Sosialisas aksi perubahan kepada para ketua
RT
c. Bimtek bagi Ketua RT

Gambar 5 : Tahapan Milestones

8
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Tabel 1 : Pentahapan Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Pendek : Oktober 2020

No Tahapan Uraian Kegiatan Output

- Tersusunnya
laporan
kegiatan RT
yang
- Berkoordinasi dengan Mentor Mendapat
dilaksanakan
1 - Rapat Kerja dengan Tim Efektif persetujuan arahan
setiap bulan
- Penggalangan Dukungan dari mentor
- Membentuk
Tim Kerja dan
Membangun
Komitmen

Adapun pentahapan jangka menengah dengan alokasi waktu hingga bulan Nopember
2020 tahun, akan dilakukan implementasi, sosialisasi secara internal di Kelurahan Gunung
Sari Ilir.

Tabel 2 : Pentahapan Pelaksanaan Aksi Peruabahan Jangka Menengah : bulan Nopember 2020

No Tahapan Uraian Kegiatan Output

Koordinasi dan
konsultasi
dengan para Menyiapkan kelengkapan berkas yang Telah lengkapnya
1
stakeholder berkaitan dengan SPJ di tingkat kelurahan berkas
terkait tata cara
aksi perubahan.
Sosialisas aksi
perubahan Menyiapkan kelengkapan berkas yang Telah lengkapnya
2
kepada para berkaitan dengan SPJ di tingkat kecamatan berkas
ketua RT
Bimtek bagi Monitoring dan evaluasi pelaksanaan aksi Laporan monitoring
3
Ketua RT perubahan dan evaluasi

9
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Tabel 3 : Pentahapan Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Panjang : bulan Desember 2020

No Tahapan Uraian Kegiatan Output

Terwujudnya cara
penyampaian
Laporan Kegiatan
RT dengan
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan aksi
dengan Laporan evaluasi
1 perubahan sampai sejauh mana program
menggunakan kegiatan
dapat terlaksana
aplikasi
Whatsapp ke
dalam bentuk
PDF

1.6. Tata Kelola Aksi Perubahan dalam Tim Efektif

Aksi perubahan tidak dapat dijalankan seorang diri, perlu banyak pihak yang
perlu diterlibatkan dalam pelaksanaan aksi perubahan yang memiliki tugas dan fungsi
masing-masing berbeda sesuai dengan target yang akan dicapai.

Secara sistematis pengelolaan aksi perubahan terstruktur pada seksi

Pemerintahan dan Pelayanan Publik Kelurahan sebagai berikut :

1. Warga masyarakat Kelurahan Gunung Sari Ilir

2. Seluruh Ketua RT di lingkungan Kelurahan Gunung Sari Ilir
3. LPM Kelurahan Gunung Sari Ilir
4. Kepala Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik Kelurahan Gunung Sari Ilir
5. Lurah Gunung Sari Ilir
6. Sekretaris Camat Balikpapan Tengah
7. Camat Balikpapan Tengah

Diagram Struktur Tata Kelola Aksi Perubahan Tim Efektif ini komponen
masyarakat dan seluruh lapisan masyarakat Gunung Sari Ilir mulai dari tingkat yang
10
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

paling bawah hingga pejabat tertinggi dikecamatan mutlak terlibat guna

terselenggaranya kegiatan aksi perubahan ini. Dibutuhkan kerjasama dan dorongan
bagi stakeholder terkait.

TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN MEMBANGUN TIM EFEKTIF

Camat Balikpapan Tengah

Sponsor

Sekcam
Sponsor

Lurah
Mentor

COACH

JOESWANTO
REFORMER

Sdri. Mitha Sdr. Ivan dan Sdri. fitri Tim Lapangan

Dokumentasi Admin Para Ketua RT

Gambar 6 : Skema Susunan Tim Efektif

Adapun penjelasan tentang tugas-tugas dari setiap anggota adalah sebagai

berikut :

11
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Sponsor : 1. Memberikan arahan terkait area dan aksi perubahan

2. Membantu mendapatkan sumber daya dalam aksi perubahan

Mentor : 1. Memberikan masukan untuk mempermudah implementasi aksi

perubahan

2. Memberi persetujuan atas aksi perubahan

Coach : 1. Memberikan bimbingan dan arahan

2. Melakukan komunikasi dengan mentor reformer

3. Melakukan intervensi terhadap permasalahan dan pelaksanaan
aksi perubahan

Reformer : 1. Merencanakan area perubahan dan aksi perubahan

2. Membangun tim kerja efektif
3. Membagi tugas tim
4. Menyiapkan dan mengidentifikasi stakeholder
5. Mensosialisasikan aksi perubahan
6. Mengevaluasi hasil penerapan aksi perubahan

Dokumentasi : Menyimpan berkas yang berkaitan dengan kegiatan aksi perubahan

Admin : Melakukan pengumpulan data seluruh kegiatan yang seksi

pemerintahan dan yanlik

Tim lapangan : Para Ketua RT dengan melakukan koordinasi dan konsultasi tentang
penyelesaian masalah.

1.7. Identifikasi Stakeholder

12
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Adapun Stakeholder sebagaimana disampaikan pada point di atas telah

teridentifikasi dengan dikelompokkan ke dalam 4 golongan yaitu : tidak teridetifikasinya
unsur LATEN, PROMOTER yang terdiri dari Camat, Lurah dan LPM, DEFENDER
yang terdiri dari para Ketua RT, dan masyarakat yang teridentifikasi sebagai unsur
APATHETIC sebagimana ditunjukkan dalam skema kwadran di bawah ini :

PROMOTERS
LATEN
1. CAMAT

- 2. LURAH
3. LPM

DEFENDE
APATHETIC
RS
Masyarakat
Ketua RT

Gambar 7 : Digram Kwadran Stakeholder

Tabel 4 : Strategi Komunikasi

KETERKAITAN
STAKE INFLUEN INTE Startegi
NO DENGAN AKSI KSH
HOLDER CER RES komunikasi
PERUBAHAN
1 Masyarakat Penerima Manfaat L L Apathetic KBM
Persuasive
2 Ketua RT Penerima Manfaat H L Defender +info per
WA

3 LPM Penggerak H H Promoter Rakor RT

PENGGERAK-
4 LURAH H H Promoter Rapat intern
Penerima ata/usulan

5 CAMAT Penerima data/usulan H H Promoter Rapat intern

1.8. Kendala dan Strategi

Tabel 5 : Kendala dan Strategi

13
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

No KENDALA STRATEGI PENANGANAN

Akan diadakan pelatihan singkat

Kurang optimalnya penguasaan dalam menggunaan
dan sederhana mengingat system
komputer bagi beberapa Ketua RT di wilayah
ini tingkat kesulitan tidak begitu
1 Kelurahan Gunung Sai Ilir mengingat bahwa latar
tinggi, sehingga para ketua RT
belakang pekerjaan dan profesi mereka yang berbeda
dapat menggunakan system ini
–beda
dengan lebih terampil
Belum sejalan dan belum adanya sinkronisasi system
antar OPD yang terkait di tingkat yang paling atas Melakukan koordinasi dengan
2 dalam hal ini BPKD Kota Balikpapan sebagai penentu instansi terkait pada jajaran yang
akhir Laporan Kegiatan RT terhadap aksi perubahan lebih tinggi oleh pihak kecamatan
ini

14
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

BAB II
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

2.1 Deskripsi Hasil Kepemimpinan

Dengan berlangsungnya kegiatan Diklat ini dan setelah mendapatkan materi yang
berkenaan dengan aksi perubahan selama Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, maka
telah sampai waktu untuk melakukan implementasi pada tempat kerja reformer. Untuk
itu reformer mulai mengimplementasikannya selama waktu off campuss agar dapat
melakukan transformasi sistem pelaksanaan dalam rangka menindak lanjuti Laporan
Kegiatan RT ke arah yang lebih baik, sebagaimana diketahui bahwa kegiatan
pengumpulan Laporan Kegiatan RT yang pada masa sebelumnya hingga sekarang
masih sangat sulit untuk dapat terkumpul secara keseluruhan. Telah menjadi hal biasa
bahwa pencairan honor bagi para Ketua RT dapat terlaksana pada 3 bulan berjalan,
demikian seterusnya. Diharapkan dengan terimplementasikannya aksi perubahan ini
waktu tunda pencairan tersebut dapat dipangkas hingga menjadi 1 bulan, dari 3 bulan
sebagaimana biasa terjadi.

2.1.1. Capaian Hasil Perubahan

Capaian dari aksi perubahan yang telah dilakukan oleh reformer berdasarkan
milestone yang telah disusun sebelumnya adalah sebagai berikut :

a. Konsultasi dengan Mentor

Langkah awal yang diambil reformer untuk mengimplementasikan adalah
konsultasi dengan mentor tentang aksi perubahan yang akan dilakukan.
Hasil koordinasi konsulltasi dengan Lurah Kelurahan Gunung Sai Ilir
Bapak Baidawi, S.Sos, M.Si ada beberapa rekomendasi dalam
melaksanakan aksi perubahan yaitu :

- Pembentukan tim efektif segera dilaksanakan sehingga setiap

kegiatan dapat segera dijalankan.

15
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 8 : Konsultasi dengan Mentor

- Untuk persiapan tools dan media

- Jika memungkinkan survei eksternal dilakukan untuk indeks
kepuasan masyarakat dalam hal ini adalah para Ketua RT.
- Untuk pertemuan yang sifatnya pengumpulan orang lebih dari 6
orang harus benar – benar diperhatikan pengaturan jarak dan lama
waktu berkumpulnya.

Gambar 9 : Konsultasi dengan Camat Balikpapan Tengah selaku Promoter

b. Rapat Kerja dengan Tim Efektif

16
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 10 : Rapat Kerja Tim Effektif

Table berikut adalah mereka yang tergabung dalam Tim Efektif aksi
perubahan sebagai berikut :

Table 6 : Tim efektif

Jabatan
No Nama Jabatan
dalam tim
1 Edy Gunawan Camat Sponsor/promoter
2 Arsulul chairi Sekcam Sponsor/promoter
3 Baidawi Lurah Mentor
4 Rokip purnomo WI Coach
5 Joeswanto Kasi P3 Reformer
6 Fitriani Staff Admin
7 Destivan Staff Admin
8 Mitha Staff Dokumentasi
9 Para Ketua RT Ketua RT Tim Lapangan
Untuk dapat mengimplementasikan aksi perubahan LARUNG KOPER,
reformer tidak dapat melaksanakan sendiri, sehingga perlu dibentuk tim
efektif.

c. Penggalangan dukungan

17
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Penggalangan dukungan yang dilakukan reformer merupakan

penggalangan dukungan dari seluruh stakeholder yang memiliki peranan
dalam Aksi Perubahan LARUNG KOPER.

Gambar 11 : Dukungan Wali Kota Balikpapan

Gambar 11 : Dukungan Wali Kota Balikpapan melalui IG kelurahan

18
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 12 : Konsultasi dan dukungan dari Pihak Inspektorat Kota Balikpapan

2.1.2. Sosialisasi dan Pengarahan Aksi Perubahan

19
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 13 : Undangan Sosialisasi dan Pengarahan Aksi Perubahan

20
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 14 : Spanduk Sosialisasi dan Pengarahan Aksi Perubahan

Gambar 15 : Sosialisasi dan Pengarahan Aksi Perubahan

21
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 16 : Para Peserta Sosialisasi dan Pengarahan Aksi Perubahan Sesi I

Gambar 16 : Para Peserta Sosialisasi dan Pengarahan Aksi Perubahan Sesi II

22
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Gambar 17 : Keseriusan dan antusias para peserta dalam mempelajari sistem pada HP Android
sebagai sarana pendukung Aksi Perubahan

Gambar 18 : Keseriusan dan antusias para peserta dalam mempelajari

sistem pada HP Android sebagai sarana pendukung Aksi Perubahan
2.1.3. Manfaat Hasil Aksi Perubahan

23
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Pada implementasi aksi perubahan LARUNG KOPER ini, terdapat

beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh stakeholder antara lain :

a. Manfaat Internal :
- Memudahkan pengumpulan data laporan kegiatan RT setiap bulan
menjadi lebih cepat.
- Dapat meminimalisir ruang penyimpanan arsip yang setap semakin
hari semakin bertambah
- Dapat lebih cepat mencari file yang dibutuhkan berkaitan dengan
pencairan honor RT

b. Manfaat Eksternal :
- Secara eksternal, aksi perubahan ini sangat bermanfaat bagi para
Ketua RT karena pencairan honor kegiatan RT setiap bulan dapat
menjadi lebih cepat tanpa adanya penundaan terkait dengan
keterlambatan pengumpulan laporan kegiatan RT.
- Lebih cepat terserapnya anggaran alokasi dana honor RT yang
menjadi beban pihak kecamatan dalam hal ini adalah Kepala Seksi
Penyusunan Program dan Keuangan

2.2. Deskripsi Proses Kepemimpinan

Untuk dapat memperoleh hasil yang telah dicapai oleh reformer dalam
mengimplementasikan aksi perubahan LARUNG KOPER di Kelurahan Gunung Sari Ilir,
memerlukan pengaplikasian proses kepemimpinan. Proses kepemimpinan yang
diimplementasikan adalah :
- Membangun integritas
- Mengelola tim kerja
- Membangun budaya pelayanan

2.2.1. Membangun Integritas (peran reformer membangun integritas unit kerja)

24
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Integritas menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun 2017 merupakan suatu konsisten
berperilaku selaras dengan nilai, norma dan/atau etika organisasi, dan jujur
dalam hubungan dengan manajemen, rekan kerja, bawahan langsung, dan
pemangku kepentingan, menciptakan budaya etik tinggi, bertanggung jawab
atas tindakan atau keputusan beserta risiko yang menyertai. Dalam
mengimplementasikan aksi perubahan reformer melakukan pembangunan
integritas di unit kerja melalui :

- Menunjukkan kejujuran dalam pengelolaan kegiatan dan penyajian

informasi dan laporan adalah benar – benar dari para Ketua RT.
- Menjaga komitmen yang telah dibuat, menjalankan seluruh proses yang
telah disusun, jika ada kendala dalam pelaksanaan maka akan diupaya
mencari alternatif solusi untuk dapat mencapai tujuan bersama.
- Menjaga kualitas dari setiap kegiatan yang dilakukan.
- Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang telah diambil
beserta dengan risiko yang mungkin timbul

2.2.2. Mengelola Tim Kerja

Dalam mengelola tim kerja, reformer melakukan upaya untuk menjadikan tim
kerja yang dibentuk menjadi tim yang sukses dan efektif. Sebagaimana yang
dikemukan oleh Larso dan Laffasto (Teamwork : What must Go Right / What
can go Wrong, 1989) bahwa yang efektif memiliki karakteristik sebagai
berikut :

- Clear & Elevate Goal : bahwa tim efektif memiliki tujuan yang jelas dan
menggugah bagi seluruh anggota tim.
- Result Driven Structure : bahwa tim efektif memiliki struktur dan tata
kerja tim yang berorientasi pada pencapaian hasil / tujuan tim.

25
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

- Competent Team Member : bahwa tim efektif memiliki personil tim yang
kompeten sesuai kebutuhan tim untuk tim
- Unified Commitment : bahwa dalam tim yang efektif, terdapat komitmen
yang terpadu dari seluruh personil tim.
- Collaborative Climate : bahwa tim efektif memiliki iklim kerjasama yang
kondusif.
- Standards of Excellence : bahwa tim efektif memiliki standar ukuran
kinerja yang jelas.
- External Support and Recognition : bahwa tim efektif mendapatkan
dukungan sumberdaya dan budaya apresiasi atas keberhasilan tim
daripihak – pihak di luar tim
- Principled Leadership : bahwa tim efektif memiliki pemimpin yang
berdasarkan kepemimpinnya Untuk dapat mencapai terbentuknya tim
efektif yang memiliki karakteristik seperti yang ditelah dipaparkan di
atas, maka reformer melakukan langkah – langkah sebagai berikut :

a. Menentukan sasaran tim kerja yang jelas (Goals) : reformer

menjelaskan sasaran (goal) dari tim yang dibentuk. Penjelasan ini
dilakukan pada saat rapat pembentukan tim. Sehingga dari awal
sasaran dari tim telah ditentukan secara jelas kepada seluruh
anggota tim.
b. Membentuk Struktur tim yang berorientasi hasil : dalam membentuk
struktur tim yang berorientsi pada hasil, sejak saat pembentukan tim,
reformer melakukan :
- Pembagian peran yang jelas dan pertanggungjawabannya,
sehingga setiap orang dalam tim memiliki tugas dan tanggung
jawab yang jelas dan mampu dilaksanakan dan dievaluasi.
- Sistem komunikasi yang efektif, reformer membangun
komunikasi yang efektif dengan setiap orang dalam tim.
- Pengendalian kinerja personil tim dan mekanisme pemberian
umpan balik, reformer melakukan rapat evaluasi setiap minggu
sekali untuk melakukan monitoring capaian kinerja dari masing –

26
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

masing anggota tim. Dari capaian kinerja tersebut, reformer

melakukan umpan balik dengan memberikan masukan jika ada
yang perlu untuk dilakukan perbaikan dan memberikan apresiasi
terhadap capaian yang telah didapatkan oleh anggota tim.
- Pengambilan keputusan berbasis fakta, hal ini dilakukan oleh
reformer saat harus memutuskan bahwa pelatihan service
excellent diubah pelaksanaannya dari tatap muka langsung
menjadi via video karena adanya peraturan yang tidak
membolehkan pengumpulan massa karena adanya pandemi
covid – 19

c. Tim yang Kompeten, untuk mendapatkan anggota tim yang

kompeten, dalam rekrutmen anggota tim, reformer
mempertimbangkan ketrampilan dan kemampuan teknikal yang
sesuai dengan posisi dalam tim. Selain itu reformer juga
memperhatikan keterampilan dan kemampuan bekerja sama dengan
orang lain dan keinginan untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan
tim. Dengan adanya dua kemampuan tersebut maka akan muncul
sense of confidence pada diri anggota tim. Setelah anggota tim telah
terpilih, maka reformer melakukan coaching, mentoring dan
counseling pada anggota tim. Reformer berusaha untuk
meningkatkan kekuatan unik masing – masing orang dalam tim.

2.2.3. Membangun Budaya Pelayanan

Menurut Davis dan Gautam (2011) budaya pelayanan merupakan

sebuah pola pikir pelayanan dalam organisasi yang berfokus pada produk dan
pelayanan. Ada 9 aspek penting yang akan membentuk budaya pelayanan
yaitu nilai pelayanan (service value), pengalaman pelayanan (service
encounters), orientasi pelayanan (service orientation), iklim pelayanan (service
climate), pelatihan pelayanan (service training), penghargaan pelayanan
(service reward), kreasi bersama pelayanan (service co-craetion) dan
transformasi pelayanan (service transformation). Selaras dengan hal tersebut

27
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

di atas, reformer dalam menjalankan aksi perubahan ini memang akan

menerapkan internalisasi nilai – nilai pelayanan yang ada di Kelurahan
Gunung Sari Ilir yaitu aksi perubahan LARUNG KOPER (Mengubah Cara
Pembuatan LAporan Kegiatan RUkun TetaNGga (RT) dari Cara
KOnvensioinal Menuju PaPERless).

2.3. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Aksi perubahan LARUNG KOPER yang telah dilaksanakan oleh reformer,

milestone jangka pendek telah dapat diimplementasikan seluruhnya, meskipun
tidak 100% sesuai dengan rancangan awal. Terjadi perubahan implementasi
untuk menyesuaikan dengan perubahan yang sedang terjadi saat ini yaitu
pandemi covid – 19. Namun hal tersebut diharapkan tidak merubah makna
dari kegiatan yang telah dijadwalkan. Adapun capaian pelaksanaan milestone
jangka pendek Aksi Perubahan LARUNG KOPER adalah sebagai berikut :

Adapun capaian pelaksanaan milestone jangka pendek Aksi Perubahan LARUNG

KOPER adalah sebagai berikut dalam pelaksanaan milestone jangka pendek adalah
sebagai berikut :

Table 7: Tahapan Milestones

no Uraian Kegiatan Estimasi Waktu Pelaksanaan Realisasi Keterangan
Berkoordinasi Sesuai dengan
1 Oktober 2020 Oktober 2020
dengan Mentor rencana
Penggalangan Sesuai dengan
2 Oktober 2020 Oktober 2020
Dukungan rencana
Penggalangan Sesuai dengan
3 Nopember 2020 Nopember 2020
Dukungan rencana

28
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

Pelaksanaan milestone jangka menengah ini merupakan kelanjutan dari capaian jangka
pendek yang telah dicapai. Untuk aksi perubahan LARUNG KOPER untuk target jangka
menengah adalah sebagai berikut :

Table 8 : Tahapan Milestones

no Uraian Kegiatan Estimasi Waktu Pelaksanaan Realisasi Keterangan
Pelaksanaan
Pelatihan Sesuai dengan
1 Nopember 2020 Nopember 2020
Singkat bagi rencana
para Ketua RT

Pelaksanaan jangka panjang ini merupakan kelanjutan dari capaian jangka menengah
adalah sebagai berikut :

Table 9: Tahapan Milestones

no Uraian Kegiatan Estimasi Waktu Pelaksanaan Realisasi Keterangan
Monitoring dan
evaluasi
pelaksanaan
aksi perubahan Sesuai dengan
1 Desember 202 Desember 2020
sampai sejauh rencana
mana program
dapat
terlaksana

BAB III

29
 PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN II TAHUN 2020

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1. Kesimpulan

- Inti yang inigin dicapai aksi perubahan ini adalah pencairan honor RT yang telah
menjadi hak bagi para Ketua RT dapat lebih cepat terlaksana.
- Komitmen yang diberikan oleh para stakeholder memberikan peran yang sangat
besar pada berjalannya aksi perubahan ini.
- Dalam kondisi pandemi seperti sekarang ini, diperlukan berfikir kreatif saat
rencana yang telah disusun tidak dapat diterapkan sehingga akan mendapatkan
alternatif lain dalam mencapai tujuan.
- Pembentukan tim efektif sangat berpengaruh besar pada proses berjalannya
implementasi aksi perubahan.

3.2. Saran

- Untuk dapat mencapai tujuan jangka panjang maka harus ada perluasan
stakeholder yang terkait, sehingga diperlukan komunikasi dengan stakeholder
yang terkait yang berada di luar Kelurahan Gunung Sari Ilir.
- Perlu diberikan perluasan wawasan untuk dapat mengembangkan lagi aksi
perubahan ini, sehingga kemanfaatannya akan lebih luas.
- Perlu dukungan teknologi informasi untuk lebih mempermudah pelaksanaan aksi
perubahan ini.

30