8/20/2021

1
 8/20/2021

JENIS-JENIS SURAT

2
 8/20/2021

Surat Praktis Berjudul Berperihal

Edaran Ya Ya
Pengumuman Ya Ya
Pemberitahuan Ya Ya
Keterangan Ya Tidak
Referensi Ya Ya
Rekomendasi Ya Ya
Kuasa Ya Tidak
Pernyataan Ya Tidak
Keputusan Ya Tidak
Dan lain-lain

3
 8/20/2021

PENGENDALIAN SURAT MASUK

• Diterima dalam • Pencatatan surat • Surat Sangat Rahasia • Penyampaian surat

sampul tertutup atau dilakukan pada Buku dan Rahasia dapat menggunakan
tanpa sampul terbuka Agenda Surat Masuk disampaikan Lembar Disposisi,
(email dan faks) • Surat Sangat Rahasia langsung sesuai yang Lembar Tanda Terima
• Dikelompokkan dan Rahasia tidak dituju Penyampaian,
berdasarkan dibuka, kecuali Surat • Surat Biasa dibuka, Lembar Pengantar,
klasifikasi keamanan: Biasa dibaca, dan atau Buku Ekspedisi
Sangat Rahasia, memahami isinya
Rahasia, atau Biasa

4
 8/20/2021

PENGENDALIAN SURAT KELUAR

• Mencatat surat pada • Penggandaan surat • Pengiriman surat • Arsip surat keluar yang
Buku Agenda Surat dilakukan setelah dapat melalui disimpan merupakan
Keluar (BASK) ditandatangani oleh kurir/jasa naskah asli
• BASK: no. urut, tgl. pejabat yang pengiriman, email, • Penyimpanan arsip
pengiriman, tgl. dan berwenang atau faksimili surat keluar
nomor surat, tujuan, • Halaman pertama • Surat dengan diberkaskan menjadi
isi ringkas, lampiran, surat menggunakan kategori Sangat satu kesatuan dengan
dan keterangan kop surat asli dan Rahasia dan Rahasia surat masuk yg.
menggunakan cap dimasukkan dalam memiliki informasi atau
basah. amplop kedua subjek yang sama

KRITERIA SURAT YANG BAIK

Conciseness Completeness
LENGKAP, materi
JELAS, materi
dapat dipahami menyeluruh
dengan mudah (komprehensif)
TEGAS, materi
tertentu
RINGKAS, materi
yang memuat ide
utama
Courtesy SOPAN, disajikan
dengan bahasa yang
Correctness baik dan santun
TEPAT, materi telah MENARIK, tampilan
diperhitungkan dengan tertata dengan baik dan
benar sesuai aturan
LOGIS, terorganisasi
dengan baik

5
 8/20/2021

Langkah-langkah
Penulisan Surat

Penulisan Surat, perhatikan:

Format Surat; menyangkut BENTUK Newest Official Style??
1 surat yang dipakai
Tata letak (Lay out); penempatan
2 bagian-bagian surat
Kaidah penulisan (pengetikan);
3 tanda baca, kata2 baku, dll.
Bahasa Surat; pilihan kata, kalimat
4 efektif, pengulangan, dll.
Kelengkapan surat; nomor, ukuran
5
kertas, lipatan, amplop, dll.

6
 8/20/2021

1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

2. Bentuk Lurus (Block Style)
3. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging
Paragraph Style)
4. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
BENTUK 5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block
SURAT Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Surat Dinas Resmi (Official Style):
a. Dinas Resmi Model Lama (Old Official Style)
b. Dinas Resmi Model Baru (New Official Style)
c. Dinas Resmi Model Terbaru (Newest Official Style)

7
8/20/2021

8
 8/20/2021

Jenis Aline
1. Aline lurus (block)

Bentuk surat
Spasi 1
1. Bentuk Lurus Penuh
(Full Block Style)
2x 2. Bentuk Lurus (Block
Style)
3. Bentuk Alinea
Menggantung (Hanging
2x Paragraph Style)
4. Bentuk Sederhana
(Simplified Style)

Lurus

1. Bentuk Setengah Lurus

Jenis Aline
2. Aline lekuk (indent)
(Semi Block Style)
2. Bentuk Lekuk (Indented
Style)
3. Bentuk Surat Dinas Resmi
(Official Style):
a. Dinas Resmi Model
Lama (Old Official Style)
b. Dinas Resmi Model Baru
(New Official Style)
c. Dinas Resmi Model
Terbaru (Newest Official
Style)
Spasi 1,5 atau 2

9
 8/20/2021

3. Tidak pakai kota, jika

sudah ada kop surat.
Diketik rata kanan.

4. Tidak pakai kata

“Kepada”

5. Rata kiri atau center

8. dan 9. Diketik dari

titik tengah area
kertas
10. Tidak diketik jika tidak
ada yg dilampirkan

Old Official Style New Official Style

10
 8/20/2021

Titik tengah
area kertas
x

Old Official Style

11
 8/20/2021

New Official Style

Kegunaan Tab Pada MS Word

12
 8/20/2021

Kegunaan Tab Pada MS Word

Decimal Tab =
Left Tab =
Menentukan posisi
Menentukan posisi
pemberhentian angka
pemberhentian objek
di belakang koma
agar rata kiri
pada angka decimal
Right Tab =
Bar Tab = tab yang ini
Menentukan posisi
tidak mengatur posisi
pemberhentian objek
pemberhentian obyek,
agar rata kanan
namun menyisipkan
vertikal bar di posisi
Center Tab = tertentu
Menentukan posisi
pemberhentian objek Gunakan untuk mengetik
agar rata tengah tanggal surat di margin kanan

Bahasa Surat
1. Pilihan kata/diksi
2. Kalimat efektif
3. Hindari pengulangan
4. Ragam baku, tidak rancu
5. Kaidah ejaan tanda baca
6. Gagasan jelas

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

13
 8/20/2021

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

Pilihan kata berkaitan dengan kaidah sintaksis *)

bahasa, karena kata-kata mempunyai konteks

Makna lugas, hindari makna asosiatif • Menurut kacamata saya,
perbuatan Anda tidak

Perhatikan pilihan kata dalam kalimat pembuka berikut!
benar.
• Bisnis kami telah
⁻ Bersama ini kami khabarkan bahwa … menggurita, banyak
orang yang tertarik
⁻ Bersamaan dengan surat ini saya beritakan… untuk bergabung.
⁻ Menjawab surat Saudara tertanggal …
⁻ Menunjuk surat Saudara tertanggal …
*) membahas struktur internal kalimat (frasa, klausa, kalimat)

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

Kalimat efektif adalah kalimat yang sesuai dengan kaidah

Bahasa, baik ejaan maupun tanda bacanya sehingga mudah
dipahami oleh orang lain.
Masih banyak para karyawan yang belum
Syaratnya: terampil membuat surat. (?)
◦ Mudah dipahami oleh pembacanya.
Masih banyak para karyawan yang belum
◦ Tidak menimbulkan kesalahanterampil
dalam membuat surat. maksud
menafsirkan
sang penulis.
◦ Menyampaikan pemikiran penulis kepada pembaca atau
pendengarnya dengan tepat.
◦ Sistematis dan tidak bertele-tele.
◦ Bermakna tunggal, tidak ambigu

14
 8/20/2021

Sesungguhnya saya sangat ingin untuk dapat

menghadiri pertemuan yang diadakan di tempat
Saudara, tetapi saya mohon maaf tidak bisa hadir
sebab undangan untuk acara itu baru saya terima
hari ini.

Seharusnya

Terima kasih atas undangan Saudara. Sangat

menyesal saya tidak dapat hadir karena sesuatu
hal.

BAHASA SURAT

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

Sehubungan dengan pelanggan kami sering

menginap di hotel saudara, kami mohon saudara
dapat memberikan potongan harga sebesar 20%
kepada pelanggan kami tersebut.
Seharusnya
Sehubungan pelanggan kami sering menginap di
hotel Saudara, kami mohon mereka diberi
potongan harga 20%.

15
 8/20/2021

BAHASA SURAT

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

Untuk pembelian 10 perangkat komputer akan

memberikan potongan harga 10%.
Seharusnya
Pembelian 10 perangkat komputer, mendapat
potongan harga 10%.

BAHASA SURAT

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

Menurut catatan agenda sekretaris Direktur

Personalia akan mewawancarai para pelamar pada:
hari Senin, 18 Juni 2018
Seharusnya

Menurut catatan sekretaris, Direktur Personalia akan

mewawancarai pelamar pada Senin, 18 Juni 2018.

16
 8/20/2021

BAHASA SURAT

Pilihan Bentuk Tanda

Efektifitas Pengulangan Mengaburkan
Kata Rancu Baca Gagasan

Penggunaan Hal-hal yang Mengaburkan Gagasan

Menghubungi surat kontrak Ibu bersama perusahaan kami,
maka dengan ini sesuai dengan laporan dari Direktur Operasi
(Sdra. Amir) kami mengharapkan untuk dapat bertemu dan
berkenalan guna mewujudkan citra kita bersama dalam
hubungan kerjasama.
Seharusnya
Sesuai dengan surat kontrak kita, kami mengharapkan kehadiran
Ibu pada acara perkenalan sebagai awal hubungan kerja sama.

Contoh Penomoran Surat

SALAH BENAR
Nomor: 001/ DIR / III / 16 Nomor: 001/DIR/III/2016

Tanpa spasi
KODE DIREKSI
Direktur Utama DIR
Direktur Komersial Jakarta DKJ
Direktur Operasi DOP
Direktur Komersial Cabang DKC
Direktur Pengawasan DPW

17
 8/20/2021

SARAN PENULISAN NOMOR SURAT

Nomor: 1663/......../........./SMA.SD.1/VIII /2021

Nomor urut
(sesuai BASK) Kode Tahun

Kode Arsip
Kode Bulan
Kode Pejabat
(optional)
Kode Instansi
Penggunaan KODE ARSIP harus sesuai dengan Klasifikasi atau
Pengelompokan Arsip yang berada di Unit Sekolah atau Yayasan.

18
 8/20/2021

PENULISAN LAMPIRAN
Contoh Penulisan Lampiran
SALAH BENAR
Lampiran: 1 (satu) berkas Lampiran: Satu berkas
Lamp. : dua eksemplar Lampiran: Dua eksemplar
Lamp.: dua ratus lima puluh Lampiran: 250 eksemplar
eksemplar
Lampiran: Arsip
Lampiran: ---
Catatan: Jika tidak ada yang dilampirkan,
maka kata Lampiran tidak perlu ditulis. Dalam
Koresp. Inggris ditulis Enclosure (s).

Hal: Permohonan perbaikan gedung

Hal: Permohonan sebagai narasumber

Hal: Permohonan pemindahbukuan

19
 8/20/2021

PENULISAN HAL ATAU PERIHAL

Contoh Penulisan Hal
SALAH BENAR
Hal: Usulan Pengajuan Atas Hal: Usulan pengajuan biaya
Penggunaan Biaya untuk
Rehab Gudang Yang Belum
Dilaksanakan oleh BULOG

Hal: Permohonan Hal: Permohonan cuti

Hal : Permohonan cuti

PENULISAN TANGGAL
Contoh Penulisan Tanggal
SALAH BENAR
30 Mei ‘21 30 Mei 2021
30 Okt. ’20 30 Oktober 2020
Jakarta, 13 Februari 2021 13 Februari 2021
(Kota tidak perlu jika suda
ada kop surat)

Catatan: Untuk surat berjudul, penempatan

tanggal harus di bagian atas.

20

PENULISAN ALAMAT TUJUAN
SURAT (ALAMAT DALAM)
Contoh Alamat dalam Surat
SALAH
Kepada Yth. Bapak Wilson Sinaga
Kepada Yth. Bapak Ir. Agus Salim
Yth. Ibu Kepala Pusdiklat Bulog
Kepada Yth. Bapak Ir. Agus Salim
Jl. Yanatera II No. 44
Bekasi 115453
JAWA BARAT
8/20/2021
6 Agustus 2021
Tanggal harus berada di
bagian atas tanpa kota
karena sudah memakai Kop
Surat
BENAR
Yth. Bapak Wilson Sinaga
Yth. Bapak Agus Salim
Yth. Ibu Sudjatmika Poerwanto
Yth. Bapak Agus Salim, Ir.
Jl. Yanatera II No. 44
Bekasi 115453
Jawa Barat
21
 8/20/2021

Yth. Dr. Yakin Bakhtiar Siregar, M.M.

STIKS Tarakanita
Komp. Billy Moon, RT.1/RW.6, Pd. Klp,
Kec. Duren Sawit,
Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota
Jakarta 13450

Yth. Sr. Felisita CB, S.Pd.

Kepala Yayasan Tarakanita
Kantor Wilayah Yogyakarta
Jl. Dr. Sutomo No. 56 Yogyakarta

PENULISAN SALAM PEMBUKA

Contoh Penulisan Salam Pembuka
SALAH BENAR
Dengan Hormat, Dengan hormat,

Salam Sejahtera: Salam sejahtera,

Ada kalanya surat tidak memiliki salam pembuka.

Surat seperti ini biasanya adalah surat-surat
pemerintah dengan bentuk Surat Dinas Resmi
(OFFICIAL STYLE).
Jika di perusahaan, bentuknya adalah Bentuk
Sederhana (SIMPLIFIED STYLE)

22
 8/20/2021

a. Paragraf Pembuka
Contoh Paragraf Pembuka
TIDAK DIANJURKAN
• Bersama ini kami beritahukan kepada Saudara………
• Menunjuk surat Saudara…….
• Menjawab surat Saudara…..
DIANJURKAN
• Dengan ini kami beritahukan….
• Sehubungan dengan surat Saudara No.. tanggal….
• Membalas surat Saudara…..
• Kami beritahukan bahwa…
• Menanggapi permintaan Saudara…
• Sesuai dengan pembicaraan kita……

b. Paragraf Isi

Contoh Paragraf Isi

TIDAK DIANJURKAN
Menggunakan kata-kata tidak baku, kalimat yang
ambigu, jargon, dan sebagainya

DIANJURKAN
Memuat isi surat, dapat terdiri dari beberapa
paragraf, menggunakan bahasa yang ringkas dan
jelas. Perhatikan 4 C’s.

23
 8/20/2021

c. Paragraf Penutup

Contoh Paragraf Penutup

TIDAK DIANJURKAN
• Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan terima kasih
• Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih
• Harap Saudara maklum adanya

DIANJURKAN
• Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
• Atas perhatian dan kerja sama Saudara, saya sampaikan
terima kasih
• Kami sampaikan terima kasih atas perhatian Saudara.

SALAM PENUTUP
Contoh Penulisan Salam Penutup
SALAH BENAR
Salam Takzim, Salam kami,
Salam Kami, Hormat kami,
Hormat Kami, Wassalam,

Catatan: Jika tidak menggunakan salam

pembuka, maka salam penutup juga
ditiadakan.

24
 8/20/2021

TANDA TANGAN, NAMA JELAS,

DAN JABATAN
Contoh Penulisan Salam Penutup
SALAH BENAR
Hormat Kami, Hormat kami,

(CHRISTY PAULINA S.) Christy Paulina S.

Kepala Direktur Utama

Christy Paulina S.
Direktur Utama

TEMBUSAN

Disebut juga pertinggal,
tindasan, carbon copy
(c.c.)

Pihak yang perlu
mengetahui isi surat

Tembusan pertama yang
memiliki jabatan di atas
penandatangan surat
(sebagai laporan)

25
 8/20/2021

PARAF
• Paraf adalah penanda bahwa surat telah
diperiksa, dibaca, dan dinyatakan siap
untuk proses akhir
• Letak paraf: pertama sebelah kanan,
kedua sebelah kiri jabatan penanda tangan
• Pemaraf adalah pejabat satu tingkat di
bawah penanda tangan
• Penggunaan paraf lazimnya di instansi
pemerintah atau Lembaga pendidikan

INISIAL
Initial atau singkatan nama penandatangan
tanga/pengetik surat dibuat lurus (vertikal) di
bawah kata Tembusan dan penempatannya
dua spasi setelah akhir dari tembusan.

Contoh 3 initial:
IK/TJP/s = Indra Kesuma; penandatangan surat
TJP = Tri Joko Prihanto; pengonsep surat
s = Setyorini; pengetik surat

Contoh 2 initial:
TJP/s = Tri Joko Prihanto; penandatangan surat
s = Setyorini; pengetik surat

26
 8/20/2021

PENGGUNAAN a.n. dan u.b.

Contoh Penulisan a.n. dan u.b.
SALAH BENAR
A.n. Direktur SDM dan Umum a.n. Direktur SDM dan Umum
BP Bureau Ltd. BP Bureau Ltd.

dto dto

Eduard Gultom Eduard Gultom

Kepala Divisi SDM Kepala Divisi SDM
u.b. Direktur Keuangan a.n. Direktur Keuangan
BP Bureau Ltd. BP Bureau Ltd.
u.b.
dto
dto

Linus Kalindang Linus Kalindang

Kepala Sub Divisi Kepala Sub Divisi

Ketentuan:
• Spasi 1,5
• Alinea indent
• Alamat dalam
diketik di titik
tengah isi surat
sejajar dgn. Hal
• Salam penutup,
nama & jabatan
diketik dari
tengah isi surat
• Umumnya
digunakan di
lembaga/instansi
pemerintah

27
 8/20/2021

Ketentuan:
• Spasi 1,5
• Alinea indent
• Alamat dalam
diketik di bawah
Hal
• Salam penutup,
nama & jabatan
diketik dari
tengah isi surat
• Umumnya
digunakan di
lembaga/instansi
pemerintah

Ketentuan:
• Spasi 1,5
• Alinea indent
• Alamat dalam
diketik di bawah
Hal
• Salam pembuka
dan penutup tidak
ada.
• Umumnya
digunakan di
lembaga/instansi
pemerintah

28
 8/20/2021

Ketentuan:
• Spasi 1
• Alinea block
• Alamat dalam
sejajar di bawah
Hal
• Salam pembuka
dan penutup tidak
ada.
• Umumnya
digunakan di
lembaga/instansi
pemerintah

Berjudul Model 1 Berjudul Model 2

29
 8/20/2021

Berperihal Berjudul

Berjudul

30
8/20/2021

31
 8/20/2021

BAGIAN-BAGIAN SURAT KEPUTUSAN

KONSIDERAN
• Menimbang, Mengingat, Memperhatikan atau Mendengar, dan
Membaca.
• DESIDERATUM - Bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan
dibuat (yang diinginkan).

DIKTUM

• Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan

• Apa saja yang akan ditetapkan.

TEMBUSAN

Salinan surat keputusan yang dikirimkan pada orang atau

organisasi lain karena ada hubungan kepentingan.

KONSIDERAN

DIKTUM

TEMBUSAN

32
 8/20/2021

DESIDERATUM

KONSIDERAN

• ketentuan pokok
• ketentuan lainnya: masa berlaku, pembatalan ketentuan
DIKTUM
sebelumnya (bila ada) atau pengaturan lebil lanjut.
• bagian akhir isi keputusan akan dituliskan kalimat “Apabila
di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini, maka dapat dilakukan perbaikan
TEMBUSAN
seperlunya” (atau kalimat lain yang mempunyai makna
sama).

33
 8/20/2021

Perbedaan Mou dengan Perjanjian

Perjanian
= Kontrak
• Memiliki ikatan hukum
• Merupakan pejanjian lanjutan
setelah MoU
• Memuat hak dan kewajiban secara
MoU jelas
• Tidak memiliki ikatan hukum bagi
= Nota kesepahaman
para pihak
= Nota kesepakatan • Merupakan perjanjian pendahuluan
• Memuat hal-hal yang pokok saja

34