BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS (Lanjutan)

Pelatihan Praktek Tata Naskah Dinas I

OLEH:
Lutfhi N. Fahri, S.STP, M.Si S U M AT E R A K A L IM A N TA N

Pertemuan Ke-4 IR IA N J AYA

J AVA
 Bagian-Bagian Surat

Kepala/ Kop Surat Leher Surat Kaki Surat

1. Nama Instansi 1. Tanggal 1 .Salam Penutup
2. Alamat 2. Nomor Surat 2. Tanda Tangan
3. Nomor Telepon 3. Sifat 3. Nama Jelas Penandatangan
4. Nomor Kode Pos 4. Lampiran 4. Jabatan Penandatangan
5. Alamat Kawat (e-mail) 5. Hal 5. Tembusan (bila perlu)
6. Lambang Instansi 6. Isi Lampiran
6. Alamat yang Dituju
7. Nomor Faksimil 7. Salam Pembuka

Isi Surat
1. Paragraf Pembuka
2. Paragraf Isi/ Inti Surat
3. Paragraf Penutup
 Logo/ Identitas/ Pengenal
 Wajib digunakan pada: • Logo dapat digunakan:
1. Pada gedung kantor;
1. Kop Naskah Dinas 2. Pada kartu nama Pejabat/ Pegawai;
2. Cap Dinas dan
3. Amplop Dinas 3. Untuk hal-hal lain yang memerlukan
4. Dokumen Resmi yang Diterbitkan simbol
Instansi
5. Stop Map
6. Papan Nama Kantor Logo diletakkan di margin kiri atas kepala
7. Kartu Tanda Pengenal Pegawai surat atau sampul surat
8. Tanda Pengenal Pin Pegawai
9. Label Barang Milik Negra
10. Situs Resmi
 Leher Surat
1 .Tanggal Surat 1. Dibubuhkan setelah surat ditandatangani
2. Tidak perlu nama tempat
3. Contoh: 3 April 2020

2. Nomor Surat 005/015/SJ

Klasifikasi penomoran
Nomor urut
Komponen Satuan Kerja

3. Sifat Biasa/ Segera/ Amat Segera (Kilat)

4. Lampiran Bila tidak ada lampiran, maka tidak perlu ditulis kata
lampiran dalam leher surat
 Leher Surat (Lanjutan)

1. Ditulis singkat, lengkap, eksplisit

5. Hal/ Pokok Surat 2. Penerima mudah mengetahui isi yang hendak disampaikan
3. Membantu penerima menentukan cara menyikapi

Untuk Internal Instansi (Dalam):

6. Alamat yang Dituju
7. Salam Pembuka
a) Nama orang atau nama Jabatan
b) Nama jalan dan nomor rumah/ instansi
c) Nama Kota
Untuk Eksternal Instansi (Luar):
a) Nama orang atau nama Jabatan
b) Nama instansi;
c) Nama jalan/ gang/ nomor rumah/ instansi
d) Nama Kota
e) Kode Pos
 Jenis Surat

Asalnya Sasarannya Situasinya

1. Pribadi Sifatnya
1. Biasa 1. Pribadi
2. Dinas 1. Sangat Rahasia
2. Edaran 2. Semi Pribadi
3. Sosial 2. Rahasia
3. Pengumuman 3. Resmi
4. Bisnis 3. Konfidensial
4. Biasa

Urgensi Penyelesaiannya Bentuk/ Wujudnya

1. Biasa 1. Kartu Pos
2. Segera 2. Warkat Pos
3. Amat Segera/ Kilat 3. Telegram
4. Wesel
5. Surat Bersampul
6. Faximile
7. Memo
8. Nota
PERATURAN GUBERNUR
PERATURAN GUBERNUR
PERATURAN BUPATI/WALIKOTA
PERATURAN BUPATI/WALIKOTA
 Kalimat Efektif
• Kalimat efektif adalah kalimat yang mampu
membuat isi atau maksud yang disampaikan
oleh Pembi­cara (Penulis) tergambar lengkap
dalam pikiran Si-Pendengar (Pembaca).

• Pesan yang diterima oleh Pendengar sama

dengan yang dikehendaki oleh Pembicara
 Syarat Kalimat Efektif
• Kaidah harus benar (baik bentuk kata maupun
struktur kalimat)
• Makna harus tepat (tidak menimbulkan
keambiguan)
• Kalimat yang dipilih merupakan bentuk yang
terbaik
 Tembusan
Contoh Tembusan (yang benar):
1. Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri
2. Sekretaris Daerah Kabupaten Garut
3. Kepala Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah
4. Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kota Salatiga

Contoh Tembusan (yang tidak tepat):

5. Kepada Yth. Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri
6. Kepada Yth. Sekretaris Daerah
7. Kepala Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah (sebagai laporan)
8. Arsip.
 Penulisan Tanggal Surat
Contoh Penulisan yang Tidak Tepat:
Tanggal 3 Bulan April Tahun 2020
Sumedang, 03-04-2020
24 Apr ’20
Sumedang, 3 April 2020

Contoh Penulisan yang Tepat:

3 April 2020
(tidak perlu lagi pakai tempat karena sudah jelas dalam kop surat yang
sudah tercantum alamat instansi pembuat surat)
 Penulisan Lampiran
Contoh Penulisan yang Tidak Tepat
Lampiran : 5 (lima) lembar
Lampiran : 1 (satu) berkas
Lampiran : -

Contoh Penulisan yang Tepat

Lampiran : Lima lembar
Lampiran : Satu berkas
 Penulisan Hal

Contoh Penulisan yang Tidak Tepat

Hal : Undangan untuk Menghadiri
Rakernas Tanggal 5 Juli 2012
Perihal : .......

Contoh Penulisan yang Tepat

Hal : Undangan
Institut Pemerintahan Dalam Negeri

T ER I M A KA S I H