Klaster 1

Mengelolah dokumen kantor (arsip)

a. mengelompokkan surat masuk dan surat keluar > dapat dilihat dari kop surat dan alamat
dalam, jika kop surat berbeda dengan kop surat perusahaan kita maka itu surat masuk
sedangkan jika kop surat sama maka dilihat dari alamat dalam, jika alamat dalammnya bukan
alamat perusahaan kita maka itu surat keluar
b. mencatat ke dalam buku agenda > 1. Buku agenda tunggal (surat masuk maupun keluar
dicatet didalam satu buku, di urutkan mulai dari
tanggal termuda)
2. buku agenda berpasangan (suart keluar disebelah kiri
dan surat masuk disebelah kanan)
3. buku agenda kembar (surat masuk maupun surat
keluar dicatet secara terpisah dengan 2 buku agenda
yang berbeda)
c. penyimpanan dokumen > sistem kearsipan ~ 1. Sistem tanggal (berdasarkan bulannya)
2. sistem wilayah (berdasarkan alamat
dalammnya)
3. sistem abjad (nama perusahaan/orang yang
sudah di indeks)
4. sistem subjek (perihal surat)
5. sistem nomor (menggunakan kode
angka/nomor)
saat menyimpan arsip didalam suatu file maka kita harus membuat pembatas atau guide
Bentuk-bentuk surat > 1. Full block style (dari tanggal surat sampai tanda tangan rata kiri)
2. Block style (tanggal surat dan tanda tangan di sebelah kanan,
sedangkan yang lain rata kiri)
3. Semi block style (tanggal surat dan tanda tangan di sebelah kanan,
sedangkan yang lainnya rata kiri, tetapi baris pertama pada setiap
alinea menjorok ke dalam)
4. Indented style (sama seperti semi, tetapi pada alamat dalam
berbentuk seperti tangga)
5. Hanging paragraph (sama seperti block style, tetapi baris 2,3 dan
seterusnya pada setiap alinea menjorok ke dalam)
Nomor : 01/PN/SPF/XI/2023 06, Januari 2023
Lampiran : 1 berkas brosur
Perihal : Penawaran Furniture

Kepada,
Direktur PT Sejahtera
Jalan Makmur Nomor 32
Jakarta Timur

Dengan hormat,
Melalui surat ini, perkenalkan kami dari perusahaan PT Prima Nusantara yang bergerak di
bidang furniture.
Berdasarkan informasi yang kami peroleh PT Sejahtera merupakan perusahaan properti yang
sedang berkembang pesat di Jakarta dan membuka unit di Bogor. Sehubung dengan itu, kami
ingin menawarkan kerjasama dalam hal pengadaan furniture. Adapun beberapa produk
furniture yang kami tawarkan di antaranya :

No. Nama barang Harga satuan

1. Filing cabinet Rp 1.300.000
2. Meja kerja karyawan Rp 1.050.000
3. Kursi kerja karyawan Rp 700.000

Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada brosur yang telah kami lampirkan. Demikian surat
penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatiaan dan pertimbangan kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT Prima Nusantara

Ir. Yushi, MM
Direktur Utama

(BLOCK STYLE)
 Buku Agenda Tunggal Surat Masuk & Keluar Perusahaan
No. Tanggal Tanggal Terima Nomor Surat M/K Diterima Dari/Kepada Perihal Keterangan Kode
Surat Surat Surat

Buku agenda berpasangan

Buku Agenda Surat Masuk

Tanggal Surat Kode
No. Perihal Dari Diteruskan Kepada Keterangan
Terima Nomor Tanggal Surat

Buku Agenda Surat Keluar

No. Tanggal Surat Nomor Surat Kepada Perihal Keterangan Kode Surat