ADMINISTRASI

UMUM

120 MENIT
TUJUAN
• Mampu menjelaskan arti, fungsi ADUM
• Mengenal berbagai bentuk surat, system pengarsipan
• Mampu menyusun LPJ dan SPJ dengan benar
Metode
• Ceramah
• Diskusi
• Simulasi
Administrasi
• Tata usaha; kegiatan mencatat, menghimpun, mengolah,
memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan
dalam rangka mencapai tujuan tertentu
Administrasi Umum

1. Kesektariatan 2. Keuangan
Kesektariatan
• Tempat kerja, kantor administrasi atau tempat melakukan aktivitas
ketatausahaan, keuangan, kepegawaian
Fungsi Kesektariat

• Pusat aktivitas organisasi

• Pusat informasi dan komunikasi organisasi (intern&ekstern)
• Pusat kegiatan administrasi dan dokumentasi organisasi
• Fasilitator aktifitas manajemen dan memudahkan fungsi Kontrol
• Mengamankan rahasia organisasi
• Penyimpanan-pengolahan-pemeliharaan seluruh dokumentasi
• Mengatur mekanisme kerja dan tertib administrasi
• Menjaga dan merawat inventarisasi sebagai asset organisasi
• Mengembangkan networking dengan pihak – pihak yang terkait
dengan kepentingan organisasi.
Kelengkapan Kesektariat

• Identitas organisasi
• Peralatan administrasi
• Struktur organisasi
• Papan koordinasi dan informasi
• Time schedule
• Sarana hiburan
Jenis-jenis surat
Berdasarkan pemakaiannya :
1. surat pribadi,
2. surat resmi,
3. surat dinas
 Surat resmi
Ciri-Ciri:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
 Bagian-bagian surat
• Kepala/kop • Isi surat
• Logo instansi/lembaga • Penutup surat:
1. salam penutup
• Nomor surat *(urutan surat 2. jabatan
yang dikirimkan) 3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor
• Lampiran (berisi lembaran lain induk pegawai atau NIP)
yang disertakan selain surat) • Tembusan surat
• Hal (berupa garis besar isi surat)
• Tanggal surat (penulisan di
sebelah kanan sejajar dengan
nomor surat)
• Alamat yang dituju
• Pembuka/salam pembuka
(diakhiri tanda koma)
PENOMORAN SURAT

1 / 2 / 3 / 4 / 5/6
1. Nomor Surat
2. Nama Kegiatan
3. Nama Dept/ Kementerian
4. Instansi
5. Bulan
6. Tahun
Contoh : 001/FDS/PSDM/BEM –ITS/V/2013
Administrasi Keuangan
• Anggaran
• sejumlah uang yang dihabiskan dalam periode tertentu untuk melaksanakan
suatu program.
Proses Perumusan Anggaran
• Sesuai dengan rencana kegiatan/program kerja dalam jangka waktu
tertentu
• Sesuai dengan sumber pendapatan -ditentukan apakah kegiatan
termasuk kegiatan profit atau tidak
• Meliputi tata tertib/aturan yang berkaitan dengan keluar dan
masuknya keuangan organisasi
Langkah – Langkah Penyusunan Anggaran

Progam Detail Susun

keg. program. anggaran

Anggaran

Kontrol
 Pengontrolan Anggaran
• Pengeluaran harus sesuai dengan rencana
• Sekecil apapun pengeluaran dan pemasukan harus dicatat
• Dapat dipertanggungjawabakan sesuai aturan
Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)
• IKOMA
• APBN (SPP/DPP)
Surat Pertanggung Jawaban
SPP/DPP
Keterangan :
• Mencantumkan nama kegiatan (Bold), Kementerian, BEM ITS /
HMJ, dan tanggal kegiatan.
• Pengeluaran di rinci jumlah barang dan harga satuan (60 @ Rp1.500)
• SPJ di bawah Rp.1.000.000,- memakai materai 3000. Sementara
Rp.1.000.000,- ke atas memakai materai 6000.
• Harus ada stempel toko dan ttd pemilik toko
• Diprint rangkap 3.
• SPJ SPP/DPP sudah bisa di buat sebelum acara berlangsung, jadi
dapat menerima uang sebelum acara berlangsung. (*hanya beberapa
persen saja)
 Surat Pertanggung Jawaban
Contoh : (boleh yang lain)
 SPJ IKOMA
Keterangan :
• Mencantumkan total dana yang di berikan.
• Mencantunkan nama kegiatan (BOLD), tanggal berlangsungnya kegiatan dan nomor surat
permohonan dana ikoma.
• Tidak peru merinci pengeluaran.
• SPJ di bawah Rp.1.000.000,- memakai materai 3000. Sementara materai di atas
Rp.1.000.000,- memakai materai 6000.
• SPJ ikoma mencantumkan nama ketua pelaksana dan tangdatangan ketua pelaksana tanpa
stempel toko.
• Di belakang SPJ IKOMA mencantumkan Nama,NIP dan Tanda tangan pres BEM dan
Pejabat lain sesuai lembar pengesahan proposal
• Di print rangkap 3.
• SPJ IKOMA harap langsung di berikan ke kantor IKOMA setelah proposal kegiatan di
setujui, karena membutuhkan proses satu-dua minggu sebelum dana cair.
• Kantor IKOMA ITS berada pada kantin pusat ITS. Tepatnya di bank BNI lama
SPJ IKOMA
Alur Birokrasi
Panitia KAJUR PD PR

Panitia Biro Akademik

Simulasi
• Membuat Surat dengan ketentuan penomeran surat yang benar
• Membuat SPJ