LAPORAN SUPERVISI APOTEKER

RUMAH SAKIT SUMBER WARAS

BULAN: JUNI 2023

A. Temuan Supervisi
1. Pengadaan dan Penerimaan Barang Gudang Farmasi
a. Gudang farmasi belum menetapkan maksimal berapa hari pesanan farmasi datang.
b. Saat ini sering terjadi kekosongan obat fast moving di gudang dan pelayanan.
c. Masih sering terdapat kesalahan pada petugas gudang saat pengambilan obat baik
secara jumlah (quantity) maupun jenis obat yang tidak sesuai dengan list permintaan.
d. Masih terdapat barang selisih antara fisik dan terra/kartu stock.

2. Pelayanan Rawat Jalan BPJS

a. Masih sering terjadi petugas T1 maupun T2 tidak menuliskan nama dan jam
pengecekan pada resep.
b. Masih sering terjadi kesalahan pada petugas verifikasi dalam penulisan tanggal jatuh
tempo, perhitungan jatuh tempo dan diagnosa pasien.
c. Masih sering ditemukan petugas penginputan resep yang belum membubuhkan nama
di kolom Harga (H).
d. Pemberian obat insulin sudah disertakan ice gel dan label suhu.
e. Sudah diadakan buku konfirmasi obat jika ditemukan dalam resep penulisan obat yg
kurang jelas dan ketidaksesuaian resep.
f. Ada beberapa obat BPJS yang kosong/dicopy resep sehingga pasien membeli di luar
rumah sakit.
g. Sering terjadi ketidaksesuaian antara resep teramedik dengan kartu kuning pasien
untuk pasien paru atau obat DOTS.
h. Petugas diharapkan agar lebih teliti membaca dosis, sediaan dan cara pakai dalam
memproses resep dan juga untuk petugas serah agar mengecek kembali obat-obatan
sebelum diserahkan kepada pasien.
i. Sering terjadi kesalahan penyampaian informasi oleh petugas penyerahan obat
mengenai indikasi obat yaitu indikasi off-label yang mengakibatkan obat menjadi
tidak dikonsumsi oleh pasien.

3. Pelayanan Rawat Jalan Umum/Asuransi

a. Masih sering ditemukan petugas input yang belum membubuhkan nama di kolom
harga (H).
b. Petugas diharapkan agar lebih teliti membaca dosis, sediaan dan cara pakai dalam
memproses resep dan juga untuk petugas serah agar mengecek kembali obat-obatan
sebelum diserahkan kepada pasien.
c. Masih ditemukan barang branded yang mendekati kadaluwarsa.

4. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP di Instalasi Farmasi

a. Masih ditemukan rak obat LASA yang tidak diberi jarak 2 rak obat.
b. Kunci lemari narkotika dan psikotropika sudah dipegang pada dua orang yang
berbeda.
 c. Masih terjadi ketidaksesuaian fisik obat dengan kartu stok.

5. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP di Ruang Perawatan

a. Penyimpanan obat injeksi dan tablet masih disimpan dalam satu (1) wadah kotak
obat.
b. Masih ada obat pasien yang label etiketnya dilepas sehingga obat tidak ada etiket.
c. Ditemukannya obat disimpan dalam klip yang tertempel etiket obat lain, sehingga
tidak tepat dalam aturan minum obat dengan obat yang terdapat didalamnya.
d. Masih ditemukan penyimpanan obat pasien yang tidak disimpan di rak nama pasien
tersebut.
e. Masih ada ruangan yang belum rutin melakukan pencatatan suhu dan kelembapan
ruangan.
f. Masih ditemukan adanya sisa obat anestesi narkotika dan psikotropika yang tidak
dilaporkan ke farmasi/apoteker visite.
g. Masih ditemukan obat floor stock yang mendekati expired.
h. Ditemukan item floor stock tidak ada kartu stock nya, dan tidak tertib pada saat
pengisian kartu stock.
i. Belum tercantum BUD (Beyond Use Date) pada obat larutan yang telah dibuka atau
direkonstitusi di ruangan.
j. Masih terjadi penutupan trolley emergency yang lebih dari 24 jam dikarenakan
pengantaran berita acara pemakaian (BAP) ke farmasi telat karena mengandalkan
kurir ruangan atau admin ruangan.
k. Masih ditemukan perawat ruangan yang tidak paham mengenai cara penginputan
trolley emergency.
l. Sering ditemukan item yang tercantum dalam BAP trolley emergency tidak sesuai
dengan item yang diambil oleh ruangan. Petugas perawat yang memakai barang
trolley emergency ketika trolley emergency terbuka tapi tidak dituliskan dalam berita
acara.
m. Masih ditemukan penyimpanan obat LASA yang saling berdekatan.

6. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP di Ruang Perawatan

Intensif
a. Penyimpanan alat kesehatan ditemukan masih belum dipisahkan berdasarkan ukuran
(karena terbatasnya tempat penyimpanan).
b. Penyimpanan kunci narkotika/psikotropika di ruangan belum sesuai, yaitu diletakkan
didalam laci saja atau hanya digantungkan di tempat tertentu.
c. Penyimpanan obat floor stock sediaan infus obat LASA masih saling berdekatan.
d. Masih sering ditemukan obat injeksi yang tidak habis dipakai tidak menuliskan
tanggal pembukaan/pemakaian obat.
e. Stok narkotika dan psikotropika yang diminta ke gudang tidak langsung diambil oleh
perawat.
f. Kartu stok narkotik dan psikotropik di ruangan tidak diisi secara rutin pada saat ada
pengeluaran dan pemasukan obat.
g. Kartu stok vaksin di ruangan tidak diisi pada saat ada pengeluran obat.
 7. Pelayanan Rawat Inap dan Farmasi Klinis
a. Petugas yang melakukan konfirmasi resep ke dokter pencataan tidak hanya diresep
tetapi sudah dicatat di buku konfirmasi dan akan direkap pada saat telaah resep.
b. Masih banyak ditemukan resep rawat inap yang tidak menuliskan aturan pakai obat.
c. Sering terjadi kesalahan dokter pada saat penginputan obat pulang pasien antara
resep dengan resume medis pasien, baik kesalahan dosis atau sediaan obat.
d. Masih ditemukan penggunaan obat yang termasuk dalam ASO (Automatic Stop
Order) yang tidak mematuhi aturan yang telah ditetapkan (jumlah hari melebihi yang
sudah ditetapkan dan tidak mengajukan form ASO ke KFT).
e. Ketidaksesuaian resep dan resume medis masih sering terjadi.
f. Dokter masih sering meresepkan obat yang tidak sesuai formularium.
g. Petugas diharapkan agar lebih teliti membaca resep, untuk petugas pengambilan obat
infus, injeksi, alkes agar lebih hati-hati terhadap Obat LASA tablet, injeksi, infus dan
alkes.
h. Masih ditemukan petugas penyerahan obat tidak teliti melakukan pengecekan ulang
antara obat, resep dan etiket obat sehingga terjadi kesalahan.
i. Pelaporan MESO masih belum berjalan sepenuhnya.

8. Distribusi Perbekalan Farmasi

a. Petugas farmasi sudah rutin setiap hari mencatat suhu penerimaan vaksin di formulir
yang sudah di sediakan.
b. Petugas sudah rutin setiap hari mencatat suhu kulkas vaksin dan kulkas obat di
formulir yang sudah disediakan.
c. Seringkali retur obat rawat inap dari ruangan sudah dalam bentuk tidak utuh.

B. Rekomendasi Apoteker
1. Pengadaan dan Penerimaan Barang Gudang Farmasi
a. Bagian logistik membuat target dalam mendatangkan obat yang sudah dipesan, ntuk
menghindari kekosongan obat dan alat kesehatan di pelayanan.
b. Bagian logistik mendahului pemesanan obat yang bersifat fast moving di pelayanan
farmasi untuk menghindari double order.
c. Obat-obat fast moving diorder dalam jumlah yang lebih banyak dan lebih sering
dicek pemakaian obat untuk mengindari kekosongan obat.
d. Bagian logistik mencari supplier untuk obat yang masuk harga katalog BPJS,
sehingga obat dapat diberikan sesuai resep.

2. Pelayanan Rawat Jalan BPJS dan Umum

a. Dokter agar mengurangi penulisan resep elektronik secara auto text.
b. Penanggung jawab rak lebih peduli terhadap ketersediaan barang kosong di
pelayanan dan stok obat di gudang sehingga dapat menghindari obat kadaluwarsa di
gudang.
c. Petugas farmasi lebih teliti dalam menyiapkan obat, dari penginputan, pengambilan,
pengemasan hingga penyerahan.
 d. Untuk obat insulin yang tidak langsung diambil oleh pasien dan disimpan dalam
kulkas agar mengeluarkan dulu ice gel yang sudah disertakan di dalamnya.
e. Petugas farmasi harap mengecek lagi sediaan sirup yang boleh diberikan dan tidak
kepada pasien sesuai surat keputusan yang sudah dibuat oleh direktur.
f. Petugas farmasi harus selalu up to date mengenai segala informasi mengenai obat
agar informasi yang disampaikan kepada pasien tepat.

3. Pelayanan Rawat Inap dan Farmasi Klinis

a. Dokter jaga ruangan yang meresepkan obat pulang harap melakukan pengecekan
mengenai kesesuaian resume dari DPJP (nama obat, jumlah, kekuatan obat, aturan
pakai) agar tidak ada kekeliruan dan kekurangan pada saat penginputan.
b. Petugas rawat inap jika meretur obat harus menuliskan sesuai fisik yg diretur dan
jangan mengambil sediaan obat yg belum diretur ke rak masing-masing obat
tersebut.
c. Dokter dan perawat ruangan harus mematuhi aturan ASO dan mengajukan form
ASO ke KFT jika terapi dilanjutkan melebihi hari yang sudah ditetapkan.
d. Petugas yang pertama kali menemukan reaksi efek samping/alergi pada pasien wajib
membuat form MESO dan menyerahkan kepada apoteker visite untuk dibuat analisa
Naranjonya.
e. Petugas yang telah selesai melakukan konfirmasi resep ke dokter wajib melakukan
pencatatan di buku konfirmasi dengan lengkap.
f. Petugas rawat inap pada saat melakukan kegiatan H, T, K, dan P dihimbau agar teliti
dalam pembacaan resep dan meningkatkan daya analisa tentang kesesuaian obat
dengan resep, dan menghindari pengisian kolom H, T, dan K dengan petugas yang
sama.
g. Apoteker visite jika menyerahkan obat pulang harus melakukan pengecekan obat
pulang (nama obat, dosis, dan jumlah obat) dengan resume medis, SOAP, catatan
pemberian obat ke pasien, dan mengecek kembali jika pasien membawa obat dari
rumah.
h. Pengecekan resume medis pasien rawat inap sudah diinput melalui sistem tera,
sehingga petugas yang menginput resep pulang dapat mengeceknya melalui sistem
tera.
i. Mengingatkan kembali ke perawat jika telah melakukan rekonstitusi obat, pada
syringe diberikan label rekonstitusi obat yang sudah ditetapkan oleh IFRSSW bukan
dengan label obat injeksi.
j. Mengingatkan kembali kepada perawat ruangan jika memakai trolley emergency,
BAP harus segera dibuat dan diantarkan ke farmasi untuk mencegah trolley
emergency terbuka lebih dari 24 jam karena trolley emergency harus ditutup kurang
dari 1x24 jam. Item yang dipakai dan kunci trolley emergency harus diinput melalui
sistem.
k. Sosialisasi kepada seluruh perawat mengenai cara penginputan trolley emergency
ruangan.
l. Harap lebih teliti ketika menyediaan obat-obat suntik untuk rawat inap dikarenakan
banyak obat LASA.

4. Distribusi Perbekalan Farmasi

 a. Mengingatkan kembali ke petugas yang menyerahkan obat menggunakan cool box
wajib mengecek ice gel apakah masih dapat digunakan untuk pengiriman obat
berikutnya. Perlu juga dicek apakah masih terdapat obat di dalam cool box atau
tidak.
b. Pada saat menerima retur obat rawat inap dari ruangan, harus dicek secara
keseluruhan karena seringkali ditemukan obat yang diretur sudah tidak utuh
c. Penyimpanan obat harus disimpan berdasarkan kestabilannya

5. Penyimpanan Perbekalan Farmasi

a. Penyimpanan obat LASA harus diberikan jeda minimal 5 obat.
b. Untuk petugas masing-masing PJ rak agar selalu menjaga kebersihan dan kerapihan
juga ketertiban sehingga tidak ada lagi selisih antara kartu stock dengan fisik.
c. Mengingatkan kembali tentang penggunaan obat FIFO/FEFO agar tidak ditemukan
obat kedaluwarsa yang tidak terpakai;
d. Petugas harus menerapkan dan mempertahankan kembali SPO tentang penyimpanan
obat narkotika dan psikotropika.
e. Pemberian sosialisasi kepada ruangan jika terdapat sisa obat anestesi narkotika dan
psikotropika harap segera melaporkan kepada farmasi. Untuk apoteker visite juga
dapat mengecek ada atau tidaknya sisa obat anestesi narkotika dan psikotropika pada
saat visite ke ruangan.

Jakarta, 1 Juli 2023

apt. Siti Fatimah, apt. Syara Nur Fitri

S.Farm Balqist, S. Farm.
(Apoteker) (Apoteker)