LAPORAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL

PENILAIAN PELAKSANAAN PENINGKATAN MUTU DAN LAYANAN KLINIS

UNIT RUANG FARMASI
11-16 September 2017
I. Latar belakang
Pelayanan obat merupakan salah satu unit pelayanan yang perlu
dilakukan upaya peningkatan mutu secara berkesinambungan. Hal ini
mengingat besarnya risiko yang timbul dalam pengelolaan obat mulai
dari penyediaan, penyimpanan, peresepan, hingga pemberiannya kepada
pasien atau pelanggan.
Keseluruhan proses memiliki titik di mana kesalahan dapat terjadi
sehingga dapat menyebabkan insiden yang tidak diharapkan bagi
pasien. Sebagai unit yang banyak menggunakan asset kesehatan berupa
obat maupun alkes, maka penyelenggaraan Apotik perlu terus dipantau,
sehingga menghasilkan keluaran yang diharapkan.
Pada tahun 2017, Tim Peningkatan Mutu Layanan Klinis dan
Keselamatan Pasien PKM Fatumnutu bersama dengan pimpinan dan
pemberi layanan klinis menyepakati bahwa perlu dilakukan perbaikan
mutu pada unit apotik sebagai unit prioritas. Sebagai tim yang
berkewajiban untuk melakukan pemantauan, maka untuk bulan ini tim
audit akan melakukan kegiatan audit di Unit Farmasi sebagai bahan
evaluasi pelaksanaan upaya perbaikan.
II. Tujuan audit
Melakukan penilaian pelaksanaan pelayanan di apotik (ruang farmasi)
Puskesmas Fatumnutu.
III. Lingkup audit
Lingkup Audit dilakukan pada Ruang Farmasi (Apotik) Puskesmas
Fatumnutu dalam jangka waktu audit (11-16 September 2017).
IV. Objek audit
Objek audit adalah observasi kegiatan pelaksanaan pelayanan obat di
Unit Apotik:
1. Kegiatan peresepan obat.
2. Kegiatan penyediaan dan pengadaan obat jika obat tidak ada
3. Kegiatan pelabelan obat
4. Kegiatan pemberian informasi obat pada pasien
5. Kegiatan pencatatan dan sensus harian penggunaan obat pada kartu
stock
V. Standar/kriteria yang digunakan
Untuk audit kali ini dibuat instrument / daftar tilik sederhana
berdasarkan SOP Pelayanan obat sebagai berikut:
Hasil Pengamatan pada
NO
VARIABEL SUB VARIABEL Rekam Medis
.
YA TIDAK
 Apakah petugas unit menuliskan resep
1 dengan lengkap?
a. Identitas pasien: nama, umur,
jenis kelamin, barat badan
pasien (untuk pasien anak)
b. Nama dan paraf dokter / petugas
c. Tanggal resep
d. Ruangan /unit asal resep
e. diagnosis
f. Nama obat, dosis, sediaan,
jumlah, cara penggunaan
Jika obat tidak ada, apakah
melakukan permintaan secara tertulis
2 ke gudang obat?
Jika obat tidak ada di gudang obat,
apakah ditulis dalam buku evaluasi
3 ketersediaan obat?
Jika resep tidak lengkap, obat tidak ada,
atau tulisan tidak jelas apakah petugas
melakukan konfirmasi pada pemberi
3 resep?
Apakah penerimaan obat ditulis pada
4 kartu stock?
Apakah dilakukan penulisan label obat
4 dengan lengkap?
Apakah pemberian obat disertai
5 informasi lengkap
a. Nama, jumlah, jenis obat
b. Cara pemakaian
c. Efek samping
d. Yang dilakukan jika muncul efek
samping
e. Petunjuk penyimpanan di rumah
f. Kepatuhan obat
Apakah petugas farmasi melakukan
6 pencatatan setiap hari?
JUMLAH

VI. Auditor
Auditor adalah dr Setiady Permana Hardjo.
VII. Proses audit
Dilakukan observasi pada kertas resep selama periode audit. Selain itu
dilakukan observasi pada penanganan resep dan penjaminan
ketersediaan obat, dan pemberian obat.
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
Selama waktu audit didapatkan dengan hasil sebagai berikut:
NO. 11- 12- 13- 14- 15- 16-
VARIABEL SUB VARIABEL Sep Sep Sep Sep Sep Sep TOTAL
Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T
Apakah petugas unit
menuliskan resep dengan
1 lengkap?
a. Identitas pasien:
nama, umur, jenis
kelamin, barat badan
pasien (untuk pasien
anak) 9 2 20 0 9 0 7 2 12 2 5 0 62 6
b. Nama dan paraf
dokter / petugas 11 0 19 1 9 0 9 0 14 0 5 0 67 1
c. Tanggal resep 10 1 19 1 9 0 9 0 14 0 5 0 66 2
d. Ruangan /unit asal
resep 11 0 20 0 9 0 9 0 14 0 5 0 68 0
e. diagnosis 10 1 20 0 9 0 9 0 14 0 5 0 67 1
f. Nama obat, dosis,
sediaan, jumlah, cara
penggunaan 11 0 20 0 9 0 8 1 13 1 5 0 66 2
Jika obat tidak ada, apakah
melakukan permintaan secara
2 tertulis ke gudang obat? 5 0
Jika obat tidak ada di gudang
obat, apakah ditulis dalam buku
3 evaluasi ketersediaan obat? 0 0
Jika resep tidak lengkap, obat tidak ada, atau tulisan tidak
jelas apakah petugas melakukan konfirmasi pada pemberi
3 resep? 5 0
Apakah penerimaan obat
4 ditulis pada kartu stock? 5 0
Apakah dilakukan
penulisan label obat
5 dengan lengkap? 0 11 15 5 8 1 9 0 13 1 5 0 50 18
Apakah pemberian obat
6 disertai informasi lengkap
a. Nama, jumlah, jenis
obat 10 1 20 0 9 0 9 0 13 2 5 0 66 3
b. Cara pemakaian 10 1 20 0 9 0 9 0 13 2 5 0 66 3
c. Efek samping 10 1 20 0 9 0 9 0 13 2 5 0 66 3
d. Yang dilakukan jika
muncul efek samping 10 1 20 0 9 0 9 0 13 2 5 0 66 3
e. Petunjuk
penyimpanan di rumah 10 1 20 0 9 0 9 0 13 2 5 0 66 3
f. Kepatuhan obat 10 1 20 0 9 0 9 0 13 2 5 0 66 3
Apakah petugas farmasi
melakukan pencatatan
7 setiap hari? 4 2

Pembahasan dan analisis:

1. Tingkat kepatuhan untuk penulisan lengkap di resep mencapai 91%,
hal ini menunjukkan perbaikan secara signifikan terhadap proses
 peresepan yang berarti petugas suah memahami dan patuh mengenai
kebijakan untuk menulis resep dengan lengkap.
2. Permintaan ke gudang obat untuk obat yang tidak ada sudah
dilakukan secara tertulis 100%, sehingga untuk ke depan jumlah
permintaan yang tertulis ini dapat menjadi sumber untuk pengadaan
stock optimum apotik dan mencegah kejadian kehabisan obat.
3. Selama periode audit, belum ada permintaan obat dari apotik yang
tidak tersedia sehingga dokumentasi belum ada.
4. Konfirmasi terhadap ketidakjelasan resep sudah dilakukan sebanyak
lima kasus (100%) sehingga dapat dikonfirmasi oleh petugas pemberi
resep.
5. Penerimaan obat sudah dilakukan 100% pada kartu stock, namun
tidak lengkap karena expired date belum semua menulis.
6. Penulisan label belum dilakukan semua dengan lengkap, baru 74%
dikarenakan pada awal minggu etiket obat terbuang, sehingga
petugas hanya menggunakan spidol yang diletakkan pada bungkus
obat.
7. Pemberian informasi sudah didokumentasikan pada 96% pemberian
obat yang berarti tingkat kepatuhan sudah dijalankan. Namun
demikian isi dari pemberian informasi masih perlu dikaji ulang
mengingat petugas pemberi obat bukan berasal dari latar belakang
farmasi.
8. Pencatatan stok obat dalam kartu stock masih belum dilakukan
setiap hari, baru pada 67%. Hal ini berpotensi kekacauan
penghitungan jumlah obat. Perubahan penghitungan dari akhir hari
pelayanan menjadi penghitungan dilakukan pada awal hari
pelayanan.

IX. Rekomendasi
1. Petugas pemberi resep terus diingatkan untuk patuh menulis resep
hingga mencapai tingkat kepatuhan 100%.
2. Setelah periode berjalan selama satu bulan, dapat dilakukan
penghitungan stock optimum dan minimum kamar obat untuk
mengatur ketersediaan obat.
3. Pengisian kartu stock secara lengkap saat penerimaan obat, termasuk
tanggal kadaluarsa.
4. Perlu dilakukan audit khusus untuk proses pengadaan dan penyediaan
obat sesuai dengan formularium dan kebutuhan pola penyakit pasien.
5. Pengajuan tenaga farmasi dan mediasi kepada Dinas Kesehatan terkait
pengadaan tenaga farmasi yang kompeten.
6. Penulisan label secara lengkap dan proses pengadaan etiket obat yang
selalu tersedia.
 7. Pelatihan internal untuk petugas menjelaskan informasi obat dan
dokumentasi pemberian informasi dalam log book.
8. Memberikan motivasi pada penanggung jawab kamar obat untuk
melakukan sensus penggunaan obat dan penulisan kartu stock.

Mengetahui, Fatumnutu, 17 September 2017

Ketua Tim Audit Auditor

Jently M Kamlasi, Amd Keb dr Setiady Permana Hardjo

Kepala Puskesmas Fatumnutu,

Erminoldus D Meo, SKM