SK Dan Buku Panduan Tracer Study UST 2021
SK Dan Buku Panduan Tracer Study UST 2021
Nomor: 115/UST/Kep/Rek/XII/2019
TENTANG
PENETAPAN BUKU PANDUAN TRACER STUDY
UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA
Menimbang:
1. Bahwa sehubungan dengan pelaksanaan program penelusuran alumni (tracer study)
yang di laksankan oleh Pusat Karir DCC Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.
2. Bahwa perlu ditetapkanya buku tracer study sebagai panduan dalam penyusunan
laporan penelusuran alumni Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.
3. Bahwa untuk mendukung kegiatan program kerja Pusat Karir Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa (UST) Yogyakarta perlu diterbitkan Surat Keputusan
mengenai penetapan buku panduan tracer study Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa.
Mengingat:
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;
4. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Yayasan Sarjanawiyata Tamansiswa;
5. Statuta Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa tahun 2018;
6. Surat Keputusan Yayasan Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta Nomor:
088/YSW/SK/ AS-EH/IV/2019 tertanggal 2 April 2019 tentang Pengangkatan Rektor
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Masa Bakti Tahun 2019 – 2023.
Memperhatikan:
Hasil Keputusan Rapat Koordinasi Pimpinan tanggal 9 Desember 2019.
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
1. Menetapkan buku panduan tracer study untuk mendukung program kerja yang di
selenggarakan oleh ini Pengelola Pusat Karir Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.
2. Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini, akan
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Yogyakarta
Pada tanggal 11 Desember 2019
Rektor,
LATAR BELAKANG
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia No. 22 Tahun 2020 tentang Rencana Strategis
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan tahun 2020 – 2024 telah
menetapkan sasaran pengembangan pendidikan tinggi yang
mencakup peningkatan kualitas pembelajaran dan relevansi
pendidikan tinggi, peningkatan kualitas dosen dan tenaga
kependidikan, dan mewujudkan tata kelola pendidikan tinggi yang
berkualitas. Penilaian kinerja perguruan tinggi sebagai lembaga
penyelenggara pendidikan tinggi salah satunya diukur melalui
indikator kinerja utama (IKU) yang ditetapkan oleh Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan.
1
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, merupakan survey
lulusan yang
2
dilakukan dua tahun setelah lulus dan bertujuan menggali informasi
tentang output dan outcome pendidikan. Output pendidikan
mencakup penilaian diri terhadap penguasaan dan pemerolehan
kompetensi, evaluasi proses pembelajaran, pemerolehan kompetensi
dan penggalian informasi sosiobiografis lulusan. Sementara,
outcome pendidikan mencakup survey transisi dari dunia pendidikan
tinggi ke dunia kerja, situasi kerja terakhir, keselarasan dan aplikasi
kompetensi di dunia kerja. Selain sebagai kelengkapan syarat
penilaian akreditasi, hasil tracer study yang telah dilaksanakan oleh
perguruan tinggi berguna untuk evaluasi, peningkatan, dan
penjaminan kualitas penyelenggaraan pendidikan tinggi.
3
2. Menjadi dasar untuk evaluasi dan perbaikan proses
pembelajaran di perguruan tinggi oleh para pengambil
keputusan,
3. Mengukur kinerja perguruan tinggi dari profil lulusan,
4. Sebagai syarat kelengkapan akreditasi pada perguruan tinggi.
Pada tahun 2016 dan 2017, UST melalui Pusat Karir UST/
Dewantara Career Center (DCC) mendapatkan dua kali hibah tracer
study, dan pada tahun 2018 hingga 2020 pelaksanaan tracer study
oleh DCC menggunakan pendanaan internal DCC. Dari sisi response
rate, pelaksanaan tracer study UST pada tahun 2018 memperoleh
response tertinggi mencapai 51.25% dari 1399 bersamaan dengan
pelaksanaan akreditasi institusi UST. Tracer Study tahun 2018
mendapat pengecualian karena sumber daya yang terlibat untuk
pelaksanaan akreditasi institusi sangat maksimal. Pada situasi yang
rutin, selain pelaksanaan tracer study 2018, pemerolehan response
rate untuk tracer study 2016 – 2020 hanya berkisar 17.17% hingga
25.22%. Bahkan partisipasi lulusan yang mengisi kuesioner tracer
study pada tahun 2019 dan 2020 dapat dikatakan menurun dibanding
tahun-tahun sebelumnya.
4
Gambar 1. Perjalanan Tracer Study UST
5
Sejak tahun 2016, Tracer Study UST dilaksanakan secara daring
dengan menggunakan infrastruktur website DCC yang
dikembangkan oleh pihak ketiga (2016 – 2018), dan migrasi ke
google form mulai tahun 2019. Pertimbangan migrasi kuesioner
daring ke google form mulai tahun 2019 dikarenakan adanya
perubahan instrumen dan pertimbangan fleksibilitas dalam
pengolahan data. Pada tahun 2016 hingga 2018, DCC UST
menggunakan kuesioner hibah tracer study yang memuat 5 aspek
dengan total 48 pertanyaan. Sementara, hasil tracer study yang
secara rutin dilaporkan ke Direktorat Pembelajaran dan
Kemahasiswaan hanya mencakup 22 pertanyaan. Dengan alasan
tersebut, pelaksanaan tracer study mulai tahun 2019 menggunakan
instrumen pelaporan rutin dengan 22 pertanyaan dan juga
mempertimbangkan lama waktu yang dibutuhkan oleh alumni untuk
mengisi kuesioner sehingga dengan pengurangan pertanyaan
diharapkan dapat meningkatkan partisipasi alumni.
6
pengembangan sistem informasi tracer study secara in-house oleh
7
Biro SIM UST. Migrasi kuesioner online berbasis google form ke
sistem informasi tracer study akan menambah keamanan data,
fleksibilitas modifikasi fitur pertanyaan dan jawaban, dan
meningkatkan response terhadap kendala teknis saat pengisian
survey. Sistem informasi yang dikembangkan nantinya juga
direkomendasikan memiliki kemampuan pengolahan data awal,
walaupun pengolahan data lanjut dan interpretasi data tetap
melibatkan GMP, SPMF, dan DCC.
8
BAB II
TAHAPAN TRACER STUDY UST
9
Tracer Study UST dilaksanakan ke dalam 4 fase utama yaitu fase
persiapan, fase pelaksanaan, fase pengolahan data, dan fase
pelaporan. Setiap fase memuat tahapan-tahapan rinci tentang
pelaksanaan tracer study UST seperti yang dijelaskan berikut:
10
Prodi (GMP) dan Satuan Penjaminan Mutu Fakultas (SPMF), di
bawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UST.
Pelaksanaan tracer study di UST yang melibatkan banyak pihak
setidaknya dari Pusat Karir UST, GMP dan SPMF bersama
dengan LPM UST, dan penanggungjawab alumni di setiap
program studi dikarenakan tracer study merupakan salah satu
kegiatan penjaminan mutu yang diatur dalam Standar
Penjaminan Mutu Fakultas dan Program Studi dan selain itu
melalui peran penanggunjawab alumni di setiap prodi
(termasuk GMP dan SPMF) diharapkan dapat meningkatkan
keterlibatan alumni dalam pengisian kuesioner tracer study
UST sehingga hasil dapat dipertanggungjawabkan dan diakui.
5. Pengisian Instrumen
Tahap utama dalam pelaksanaan tracer study UST ini adalah
pengisian kuesioner oleh responden. Instrumen kuesioner tracer
study UST secara rinci dibahas pada Bab IV. Pengisian
kuesioner oleh responden dilakukan selama jangka waktu
pengisian seperti yang akan ditetapkan. Selain itu, admin DCC
bersama dengan penanggungjawab alumni per prodi (termasuk
GMP/SPMF) secara rutin akan memberikan pengumuman
11
pengingat
12
khususnya untuk responden yang belum mengisi kuesioner
sehingga diharapkan response tracer study meningkat.
6. Pengolahan Data
Setelah tahap pengisian kuesioner tracer study berakhir, maka
GMP dan SPMF melakukan pengolahan data. Deskripsi tahap
pengolahan data secara rinci dijelaskan pada Bab V.
13
BAB III
INFRASTRUKTUR DAN PUBLIKASI TRACER STUDY
3.1. Infrastruktur
Tracer study UST dilaksanakan secara daring (online). Pengisian
kuesioner tracer study secara online saat ini lebih dipilih karena
dapat menjangkau alumni di berbagai tempat, pengisian yang dapat
dilakukan kapanpun menyesuaikan dengan jangka waktu pengisian,
berbiaya rendah, keamanan data yang terjamin, serta fleksibilitas dan
respon cepat dapat diakomodir. Saat ini, pengisian kuesioner tracer
study UST secara online menggunakan google form yang dapat
diakses di bit.ly/tracerstudy dengan tampillan seperti berikut:
14
a. Sosial Media
b. Grup Alumni
15
c. Email
d. Surat Undangan
16
BAB IV
INSTRUMEN TRACER STUDY UST
IDENTITAS
1. Nama :
2. Nomor Mahasiswa :
3. Tahun Lulus :
4. Program Studi :
5. Nomor Telepon/HP :
6. Alamat Email :
7. NIK :
8. NPWP :
PERTANYAAN INSTRUMEN TRACER STUDY UST
2 Wiraswasta 2.c
3 Melanjutkan Pendidikan 3
17
2. a. Apakah anda telah mendapatkan pekerjaan < 6 bulan/
termasuk bekerja sebelum lulus?
Petunjuk: pilihlah salah satu dari jawaban berikut!
1 Ya
Dalam berapa bulan Anda mendapatkan
1 ...
pekerjaan? (Ket: tidak boleh lebih dari 6)
2 Tidak
1 6 bulan – 18 bulan
2 > 18 bulan
Berapa rata-rata pendapatan Anda per bulan? (take home
3
pay)
2 BUMN/BUMD
3 Institusi/organisasi multilateral
5 Perusahaan swasta
6 Wiraswasta/perusahaan sendiri
18
d.1. Apa nama perusahaan/kantor tempat Anda bekerja?
2 Co-founder
3 Staff/Karyawan Tetap
4 Freelance/Kerja Lepas
3 Multinasional/internasional
2 Beasiswa
b. Perguruan tinggi
19
c. Program studi
d. Tanggal masuk
mm/dd/yyyy
4. Sebutkan sumber dana dalam pembiayaan kuliah? (bukan
ketika studi lanjut)
Petunjuk: pilihlah salah satu dari jawaban berikut!
1 Biaya sendiri/keluarga
5 Beasiswa Afirmasi
6 Beasiswa Perusahaan/swasta
2 Kurang erat
3 Cukup erat
4 Erat
5 Sangat erat
1
6. Tingkat pendidikan apa yang paling tepat/sesuai untuk
pekerjaan Anda saat ini?
Petunjuk: pilihlah salah satu dari jawaban berikut!
1 Setingkat lebih tinggi
1
b. Menurut Anda, sejauh mana relevansi ajaran Tamansiswa
mendukung pekerjaan Anda saat ini?
1 Tidak sama sekali
2 Kurang relevan
3 Cukup relevan
4 Relevan
5 Sangat relevan
A Perkuliahan
B Demonstrasi
C Partisipasi dalam proyek riset
D Magang
E Praktikum
F Kerja Lapangam
G Diskusi
1
9. Kapan Anda mulai mencari pekerjaan? Mohon pekerjaan
sambilan tidak dimasukkan
Petunjuk: pilihlah salah satu dari jawaban berikut apakah Anda
mencari pekerjaan sebelum lulus, setelah lulus, atau tidak
mencari kerja; dan berapa bulan Anda butuhkan untuk jawaban
yang Anda pilih!
1 Kira-kira ... bulan sebelum lulus
6 Menghubungi Kemenakertrans
2
12 Membangun bisnis sendiri
2
2 Tidak, tapi saya sedang menunggu hasil lamaran kerja
2
13 Lainnya:.....
2
BAB V
PENGOLAHAN DAN VISUALISASI DATA
Pada bab ini akan dijelaskan analisa data di setiap pertanyaan tracer
study. Panduan analisa dan interpretasi ini diharapkan dapat
membantu dan memberikan kesamaan persepsi tentang pengolahan
data dan penyajian informasi hasil tracer study baik di tingkat unit
maupun universitas.
2
Interpretasi dan visualisasi data
2
Pertanyaan. Dimana lokasi tempat Anda bekerja?
Jawaban. (Drop Down List Provinsi dan Kab.)
Tidak
Lama mendapat
Responden pekerjaan pertama
1-3 3-6 >6
bulan bulan bulan
Mhs 1
Mhs 2
Mhs 3 1
Mhs 4
Mhs 5
Total 0 1 0
Persentase 0 20% 0
2
Analisis data lama mendapat pekerjaan
(contoh): Data : 3,4,5,2,5,4,5,7
Jajaran data : 2,3,4,4,5,5,5,7
Median : (4 + 5)/2 = 4,5
2
Pertanyaan. Apa jenis perusahaan/instansi/institusi tempat
Anda bekerja sekarang?
Jawaban.
a. Instansi pemerintah
b. BUMN/BUMD
c. Institusi/organisasi multilateral
d. Organisasi non-profi/lembaga swadaya masyarakat
e. Perusahaan swasta
f. Wiraswasta/perusahaan sendiri
g. Lainnya, tuliskan: ...
2
Lulusan Program Studi Z saat ini sebanyak 40% bekerja di
instansi pemerintah dan perusahaan swasta, dan 20% bekerja di
BUMN/BUMD.
2
Interpretasi dan visualisasi data
2
4. Pertanyaan. Sumber dana pembiayaan kuliah
Pertanyaan ini menanyakan tentang sumber dana dalam
pembiayaan kuliah, apakah dari biaya sendiri/keluarga,
beasiswa ADik (Afirmasi Pendidikan Tinggi), beasiswa KIP-K
(Kartu Indonesia Pintar Kuliah)/Bidikmisi, beasiswa PPA
(Peningkatan Prestasi Akademik), beasiswa Afirmasi atau
beasiswa perusahaan/swasta. Metode yang digunakan yaitu
presentase dari jumlah responden yang mengisi kuesiaoner di
bagi seratus. Data disajikan dalam bentuk diagram batang
dengan melihat jawaban yang di sampaikan oleh responden.
Pada saat ini relevansi data dari hasil pertanyaan ini masih
belum di tanyakan dalam akreditasi BAN-PT. Membuat
ilustrasi rekapitulasi data, pengolahan dan analisis data, serta
visualisasi data. Pertanyaan. Sebutkan sumber dana dalam
pembiayaan kuliah?
Jawaban:
a. Biaya sendiri/keluarga,
b. Beasiswa ADik (Afirmasi Pendidikan Tinggi),
c. Beasiswa KIP-K (Kartu Indonesia Pintar Kuliah)/Bidikmisi,
d. Beasiswa PPA (Peningkatan Prestasi Akademik),
e. Beasiswa Afirmasi atau beasiswa perusahaan/swasta.
Responden a b c d e
Mhs 1 1
Mhs 2 1
Mhs 3 1
Mhs 4 1
Mhs 5 1
Total 2 1 1 1 0
2
Prosentase (2/5)*100= 20% 20% 20% 0
40%
3
Interpretasi dan visualisasi data
3
Rekapitulasi data dan pengolahan data
Ket: Ilustrasi untuk n = 15 responden.
Tidak
Sangat Cukup Kurang
No Responden Erat sama
erat erat erat
sekali
1 Mhs 1 1
2 Mhs 2 1
3 Mhs 3 1
4 Mhs 4 1
5 Mhs 5 1
6 Mhs 6 1
7 Mhs 7 1
8 Mhs 8 1
9 Mhs 9 1
10 Mhs 10 1
11 Mhs 11 1
12 Mhs 12 1
13 Mhs 13 1
14 Mhs 14 1
15 Mhs 15 1
Jumlah 5 4 2 3 1
3
1. Cara penghitungan sebagai berikut: Sangat erat + Erat +
Cukup erat, dalam bentuk angka: 5+4+2 = 11
2. Langkah No. 1 dibuat persentase. ((Sangat erat + Erat +
Cukup erat) / Jumlah Responden) x 100%. Dalam bentuk
angka: (11/ 15) x 100% = 73.33%
3. Cara penghitungan sebagai berikut: Kurang erat + Tidak
sama sekali, dalam bentuk angka: 3 + 1 = 4
4. Langkah No. 3 dibuat persentase. ((Kurang erat + Tidak
sama sekali) / Jumlah Responden) x 100%. Dalam bentuk
angka: (4/15) x 100% = 26.66%
3
Berdasarkan diagram di atas, dapat disimpulkan bahwa bidang
studi yang dipelajari memiliki hubungan yang selaras dengan
pekerjaan saat ini.
3
Tidak
Setingkat Tingkat Setingkat
perlu
No Responden lebih yang lebih
pendidikan
tinggi sama rendah
tinggi
12 Mhs 12 1
13 Mhs 13 1
14 Mhs 14 1
15 Mhs 15 1
Jumlah 2 5 3 5
3
1. Cara penghitungan under-qualification sebagai berikut:
Setingkat lebih tinggi, dalam bentuk angka: = 2
2. Langkah No. 1 dibuat persentase. ((Setingkat lebih tinggi) /
Jumlah Responden) x 100%. Dalam bentuk angka: (2/ 15) x
100% = 13,33%
3. Cara penghitungan over-qualification sebagai berikut:
Setingkat lebih rendah + Tidak perlu pendidikan, dalam
bentuk angka: 3 + 5 = 8
4. Langkah No. 3 dibuat prosentase. ((Setingkat lebih rendah +
Tidak perlu pendidikan) / Jumlah Responden) x 100%.
Dalam bentuk angka: (8/15) x 100% = 53,33%
3
A B
Sangat Sangat Sangat Sangat
Kompetensi
Rendah Tinggi Rendah Tinggi
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Etika (a)
Keahlian berdasarkan bidang
ilmu (b)
Bahasa Inggris (c)
Penggunaan Teknologi
Informasi (d)
Komunikasi (e)
3
Pengolahan Data (B)
Responden a b c d e f g
Mhs 1 4 3 4 2 3 2 4
Mhs 2 3 1 1 2 3 4 2
Mhs 3 2 3 3 5 2 2 4
Mhs 4 5 1 1 1 1 1 3
Mhs 5 3 4 2 4 4 1 2
Mean 3.4 2.4 2.2 2.8 2.6 2 3
3
Pertanyaan. Menurut Anda, sejauh mana relevansi ajaran
Tamansiswa mendukung pekerjaan Anda saat ini?
Jawaban.
Tidak
Kurang Cukup Sangat
Responden sama Relevan
relevan relevan relevan
sekali
Mhs 1 1
Mhs 2 1
Mhs 3 1
Mhs 4 1
Mhs 5 1
Total 0 0 1 3 1
Persentase 0% 0% 20% 20% 0
3
8. Pertanyaan. Menurut Anda seberapa besar penekanan pada
metode pembelajaran di bawah ini dilaksanakan di program
studi Anda?
Jawaban.
Sangat Sangat
Metode Kurang Cukup Besar
Kurang Besar
Pembelajaran
1 2 3 4 5
A Perkuliahan
B Demonstrasi
Partisipasi dalam
C
proyek riset
D Magang
E Praktikum
F Kerja Lapangam
G Diskusi
4
Interpretasi dan visualisasi data
4
11. Pertanyaan. Berapa perusahaan/instansi/institusi yang sudah
Anda lamar (lewat surat atau email) sebelum Anda
memperoleh pekerjaan?
Jawaban :
1 – 3 Perusahaan
4 – 6 perusahaan
7 – 9 perusahaan
10 – 12 perusahaan
Lebih dari 13 perusahaan
4
12. Pertanyaan. Berapa banyak perusahaan/instansi/institusi yang
merespon lamaran Anda?
Jawaban:
1 – 3 Perusahaan
4 – 6 perusahaan
7 – 9 perusahaan
10 – 12 perusahaan
Lebih dari 13 perusahaan
4
Rekapitulasi data dan pengolahan data
Responden 1 - 3 4 - 6 7 - 9 10 - 12 >13
Mhs 1 1
Mhs 2 1
Mhs 3 1
Mhs 4 1
Mhs 5 1
Total 5 0 0 0 0
Prosentase 100% 0% 0% 0% 0%
4
14. Pertanyaan. Apakah anda aktif mencari pekerjaan dalam 4
minggu terakhir?
Jawaban.
a. Tidak
b. Tidak, tapi saya sedang menunggu hasil lamaran kerja
c. Ya, saya akan mulai bekerja dalam 2 minggu ke depan
d. Ya, tapi saya belum pasti akan bekerja dalam 2 minggu
ke depan
4
Sebesar 40% lulusan 20XX di Prodi Z menjelaskan bahwa dalam
2 minggu ke depan akan memulai bekerja, sementara 20%
menjelaskan situasi tidak bekerja dalam 4 minggu terakhir,
menunggu hasil lamaran kerja, dan belum mengetahui kondisi
dalam 2 minggu ke depan.
15. Pertanyaan. Jika menurut Anda pekerjaan Anda saat ini tidak
sesuai dengan pendidikan Anda, mengapa Anda
mengambilnya? Jawaban bisa lebih dari satu.
Jawaban.
a. Pertanyaan tidak sesuai, pekerjaan saya saat ini sudah
sesuai dengan pendidikan saya
b. Saya belum mendapatkan pekerjaan yang lebih sesuai
dengan pendidikan saya
c. Di pekerjaan ini saya memperoleh prospek karir yang baik
d. Saya lebih suka bekerja di area pekerjaan yang tidak ada
hubungannya dengan pendidikan saya
e. Saya dipromosikan ke posisi yang kurang berhubungan
dengan pendidikan saya dibanding posisi sebelumnya
f. Saya dapat memperoleh pendapatan yang lebih tinggi di
pekerjaan ini
g. Pekerjaan saya saat ini lebih aman/terjamin/secure
h. Pekerjaan saya saat ini lebih menarik
i. Pekerjaan saya saat ini lebih memungkinkan saya
mengambil pekerjaan tambahan/jadwal yang fleksibel dll
j. Pekerjaan saya saat ini lokasinya lebih dekat dari rumah saya
k. Pekerjaan saya saat ini dapat lebih menjamin kebutuhan
keluarga
l. Pada awal meniti karir ini, saya harus menerima pekerjaan
yang tidak berhubungan dengan pendidikan saya
m. Lainnya...
4
Rekapitulasi data dan pengolahan data
f16-
Responden
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
Mhs 1 1 1 1
Mhs 2 1 1
Mhs 3 1 1
Mhs 4 1 1
Mhs 5 1 1 1
Total 1 0 0 0 0 3 2 3 0 0 3 0 0