BUKU PANDUAN

PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
i
MKKS SMK PROVINSI LAMPUNG
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa kami haturkan kepada Allah SWT yang telah
menganugerahkan nikmat, rahmat, dan petunjuk-Nya sehingga Buku Panduan
Pelaksanaan Tracer Study ini dapat terselesaikan dengan baik. Buku ini kami
susun sebagai pedoman dalam proses perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan
penyusunan laporan Tracer Study.

Buku panduan ini memuat tiga bagian utama. Pertama adalah pendahuluan.
Bagian ini berisi latar belakang, tujuan dan target luaran yang diharapkan dari
pelaksanaan Tracer Study. Kedua adalah metode pelaksanaan. bagian ini memuat
waktu pelaksanaan dan sasaran, sosialisasi kegiatan, prosedur pelaksanaan, alur,
tahapan pelaksanaan, dan kepanitiaan pelaksanaan. Sedangkan bagian ketiga
adalah pelaporan. Bagian ini menjelaskan tentang jenis dan bentuk laporan.

Apa yang tertuang dalam Buku Panduan ini diharapkan dapat memberikan
acuan stakeholder di lingkungan Sekolah Menengah Kejuruan di Provinsi
Lampung dalam mengembangkan pendidikan vokasi secara berkelanjutan
(continual improvement) di masa depan dalam mengidentifikasi profil alumni,
penilaian pengguna terhadap kinerja alumni, dan umpan balik (feedback) alumni
sebagai bahan evaluasi serta perbaikan kualitas luaran dan layanan. Akhirnya,
kami juga berharap bahwa, melalui Buku Panduan ini, SMK di Provinsi Lampung
dapat memberikan sumbangsih berharga dalam mewujudkan cita-cita bangsa dan
agama melalui kiprah para alumni yang bermutu.

Bandar Lampung, 25 Februari 2022

Tim Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

Sampul ........................................................................................................... i
Kata Pengantar .............................................................................................. ii
Daftar Isi........................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2 Tujuan Tracer Study................................................................................ 2
1.3 Manfaat Tracer Study ............................................................................. 2
1.4 Keluaran yang Dihasilkan ....................................................................... 3

BAB II METODE PELAKSANAAN ........................................................... 4

2.1 Waktu Pelaksanaan dan Sasaran Tracer Study ....................................... 4
2.2 Sosialiasasi Kegiatan ............................................................................... 4
2.3 Prosedur Pelaksanaan .............................................................................. 4
2.4 Alur Prosedur .......................................................................................... 6
2.5 Alur Pelaksanaan Tracer Study ............................................................... 6
2.6 Tahapan Pelaksanaan .............................................................................. 7
2.7 Struktur Tim Tracer Study ...................................................................... 8

BAB III PELAPORAN TRACER STUDY .................................................. 9

3.1 Jenis Laporan ......................................................................................... 9
3.2 Bentuk Laporan ...................................................................................... 9

BAB IV PERAN STAKEHOLDER ............................................................. 10

BAB V PENUTUP ....................................................................................... 13

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tracer study atau studi pelacakan jejak alumni merupakan sebuah

penelitian yang ditujukan kepada alumni dari satuan pendidikan. Tujuannya
adalah untuk mengetahui kompetensi yang dimiliki oleh alumni tersebut
apakah sudah sesuai dengan kebutuhan dunia usaha/industri. Penilaian
tersebut didasarkan pada tiga aspek, yaitu proses pendidikan di satuan
pendidikan, transisi lulusan memasuki dunia kerja, dan lingkup pekerjaan
yang diperoleh oleh alumni setelah lulus.

Hasil tracer study tersebut, menurut Schomburg (2003) sangat

bermanfaat bagi satuan pendidikan sebagai bahan evaluasi pelaksanaan dan
hasil pendidikan guna pengembangan institusi dan peningkatan mutu
layanan sekaligus akademik. Selain itu, hasil tracer study juga bermanfaat
untuk mengetahui informasi mengenai hubungan satuan pendidikan dengan
dunia kerja profesional, menilai relevansi kompetensi keahlian, informasi
bagi para stakeholders, maupun kelengkapan syarat akreditasi satuan
pendidikan.

Pentingnya tracer study sebagaimana dijelaskan di atas mendorong

MKKS SMK di Provinsi Lampung untuk menyusun buku panduan
pelaksanaan tracer study. Panduan ini diharapkan dapat dijadikan tuntunan
bagi pelaksana tracer study sehingga didapatkan hasil yang valid dan
terukur sebagai bahan evaluasi sekaligus rekomendasi untuk perkembangan
pendidikan SMK di masa depan.

1
1.2 Tujuan Tracer Study

Pelaksanaan tracer study alumni bertujuan sebagai berikut:

1. Mengindentifikasi kompetensi lulusan meliputi pengetahuan,

keterampilan, dan sikap.
2. Mengetahui relevansi kurikulum program studi dengan keinginan
pasar kerja (job market signal).
3. Mengetahui kesesuaian antara kompetensi lulusan dan jenis
pekerjaan (profesi) alumni.
4. Mendapatkan informasi penyerapan lulusan satuan pendidikan
vokasi/SMK baik yang bekerja, melanjutkan pendidikan dan
wirausaha.
5. Mendapatkan informasi umpan balik dari lulusan untuk
meningkatkan kualitas program pendidikan dan pelatihan
vokasi/SMK.

1.3 Manfaat Tracer Study

a. Bagi Sekolah :

1. Dapat mengetahui penyebaran lulusan (informasi alumni).

2. Sebagai bahan evaluasi terhadap lulusan yang dihasilkan,
apakah telah memenuhi standar kompetensi yang sesuai pada
dunia kerja.
3. Sebagai informasi mengenai kompetensi yang relevan bagi
dunia kerja dapat membantu upaya perbaikan kurikulum dan
sistem pembelajaran di sekolah.
4. Sebagai salah satu nilai tambah dalam proses akreditasi sekolah.

b. Bagi Industri :

1. Dapat melihat informasi yang lebih dalam mengenai lulusan

2
 sekolah melalui tracer study.
2. Sebagai bahan acuan dalam membuat pelatihan-pelatihan yang
lebih relevan untuk lulusan pencari kerja baru.

c. Bagi Pemerintah :
1. Sebagai dasar dalam pengambilan kebijakan terhadap
perkembangan pendidikan SMK
2. Sebagai alat monitoring terhadap lulusan sekolah ketika
memasuki dunia kerja.

1.4 Keluaran yang dihasilkan

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan Tracer Study berupa:

1. Dokumentasi profil lulusan SMK Provinsi Lampung berdasarkan

kompetensi keahlian.

2. Rekomendasi perbaikan sistem penyelenggaraan pendidikan SMK

Provinsi Lampung

3
 BAB II
METODE PELAKSANAAN

2.1 Waktu Pelaksanaan dan Sasaran

Tracer Study dan survei kepuasan / penilaian pengguna alumni

dilaksanakan setiap tahun menggunakan pendekatan exit cohort (tahun
keluar/tahun lulus) dengan sasaran lulusan pada tiga tahun sebelumnya.

2.2 Sosialisasi Kegiatan

Sosialisasi kegiatan dilakukan sebagai upaya untuk memaksimalkan

partisipasi responden (lulusan) dalam pengisian kuisioner tracer study.
Sosialisasi ini dilakukan melalui dua cara, yaitu tatap muka langsung dan
daring (online). Sosialisasi melalui tatap muka dilakukan kepada calon
responden ketika pelaksanaan kelulusan, dan pertemuan-pertemuan
langsung lainnya. Sedangkan sosialisasi secara daring dilakukan melalui
pemberitahuan via email, website alumni, dan media sosial.

2.3 Prosedur Pelaksanaan

Prosedur pelaksanaan Tracer Study alumni diuraikan sebagai
berikut:

1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan memberikan instruksi

pelaksanaan tracer study alumni kepada Ketua Bursa Kerja Khusus
(BKK) SMK.

2. Ketua BKK bersama Ketua BP/BK membentuk tim pengelola tracer

study

3. Tim tracer study melakukan koordinasi terkait teknis pelaksanaan,

pembagian tugas, dan kebutuhan.

4. Bagian akademik menyiapkan dan menyerahkan data daftar alumni

4
 berdasarkan tahun lulus, program studi, alamat dan nomor telepon
alumni kepada ketua tim tracer study.

5. Tim teknis IT mengunggah formulir isian dan kuesioner tracer study

dan pengguna alumni.

6. Tim TS berkoordinasi dengan bagian layanan akademik kesiswaan

saat akan memberikan layanan administras akademik maka
lulusan/alumni wajib mengisi formulir isian tracer study.

7. Alumni dan pengguna alumni mengisi angket kuesioner tracer study

8. Tim tracer study melakukan rekapitulasi dan mengolah data hasil

isian angket tracer study oleh alumni dan pengguna alumni.
(Terekap paling lambat 30 hari setelah masa pengisian angket
ditutup)

9. Tim tracer study menyusun laporan hasil tracer study dan survey
pengguna lulusan sebagaimana format laporan dalam lampiran.

10. Tim tracer study menyerahkan laporan hasil tracer study kepada
Kepala Sekolah.

5
2.4 Alur Prosedur

Tim mengirimkan surat

Alumni permohonan kepada
Wakil Kepala melakukan
Sekolah Bidang pengguna alumni untuk
pengisian mengisi kuisioner
Kesiswaan
angket
kuesioner

Tim melakukan Tim merekapitulasi

Ketua Bursa sosialisasi dan dan
Kerja Khusus permohonan mengolah isian
(BKK) pengisian angket kuisioner
kepada alumni

Tim mengunggah
Tim Tracer formulir isian Tracer Tim menyusun
Study Study laporan
hasil tracer study

Tim menyiapkan Tim memublikasikan

kebutuhan tracer study dan menyerahkan
Tim menyerahkan data hasil laporan tracer
(data alumni dan
alumni study kepada Kepala
instrumen)
Skolah

6
 2.5 Alur Pelaksanaan Tracer Study

Tim Tracer Study Alumni Pengguna Alumni

Mulai Menerima
pemberitahuan
dan permohonan
Menerima surat
Sosialisasi permohonan pengisian
kepada alumni kuesioner
agar mengisi pengguna
Mengunggah kuisioner Mengisi kuesioner alumni
angket kuesioner tracer study
alumni dan
pengguna alumni
di website Mengisi kuisioner
secara

Menerima dan
mengolah data
isian kuesioner

Membuat laporan
hasil tracer study
dan survei
pengguna alumni

Selesai

6
 2.6 Tahapan Pelaksanaan

Bulan
No Kegiatan
1 2 3 4 5

1 Penyusunan kuisioner tracer study alumni dan survei √

pengguna alumni
2 Pengunggahan kuisioner TS alumni dan survei √
pengguna alumni di website
3 Sosialisasi TS kepada lulusan tahun 2020-2022 √

4 Pengisian kuisioner TS alumni √ √

Pengiriman surat permohonan pengisian kuisioner dan √

5 link survei kepada pengguna alumni melalui email dan
dihubungi via telepon
6 Pengisian kuisioner survei pengguna alumni √ √

7 Verifikasi dan analisis data √

8 Penyusunan laporan TS alumni dan survei pengguna √

alumni

7
 2.7 Struktur Tim Tracer Study

Pengarah

Penanggung
Jawab

Ketua Tim TS

Tim Sekolah

Tim Jurusan Tim Prodi Tim Prodi

S.2 S.3

Tim Koordinator Koordinator

Jurusan/Prodi Angkatan Angkatan
S.1/D.III

Koordinator Alumni Alumn

i
Angkatan

Alumn
i

8
 BAB III
PELAPORAN HASIL TRACER STUDY

3.1 Jenis Laporan

Hasil tracer study ini dilaporkan dalam dua jenis. Jenis laporan
pertama adalah laporan yang dihasilkan dari isian kuisioner oleh lulusan.
Sedangkan jenis laporan yang kedua adalah laporan yang dihasilkan dari
isian kuisioner oleh pengguna lulusan.

3.2 Bentuk Laporan

Hasil tracer study alumni dilaporkan dalam dua bentuk. Pertama

yaitu laporan berupa grafik yang menunjukkan jumlah prosentase masing-
masing jawaban dari setiap butir pertanyaan yang diajukan dalam instrumen
tracer study.
Bentuk laporan kedua yaitu laporan utuh yang memuat grafik dan
uraian keterangannya. Laporan ini dicetak dalam bentuk buku dan
dibagikan kepada kepala sekolah dan jurusan.

9
 BAB IV

PERAN AKTIF STAKEHOLDER DALAM TRACER STUDY

1. Sekolah

Peran sekolah sebagai pusat tracer study dilaksanakan sejak siswa tersebut mulai
masuk di SMK melalui :

a. Calon siswa baru

Placement test dilakukan saat pendaftaran untuk menentukan pemilihan

kompetensi keahlian sesuai dengan minat dan bakatnya

b. Kelas X, XI

Penjaringan kompetensi dilakukan melalui penelusuran dan pembimbingan

bakat dan minat siswa oleh bimbingan konseling

c. Kelas XII

Pendampingan dan pembimbingan khusus untuk menentukan sikap setelah

lulus dari SMK akan Bekerja, Melanjutkan atau Wirausaha

d. Alumni

Penelusuran lulusan SMK dilaksanakan dengan mewajibkan semua lulusan

sebelum mendapatkan layanan akademik untuk mengisi form tracer study
yang sudah disiapkan sekolah

2. Alumni

Pertama, dalam kaitannya dengan peningkatan mutu pendidikan dan

pengembangan berbagai kegiatan ekstrakurikuler yang produktif di sekolah,
alumni dapat berperan sebagai katalis dengan memberikan berbagai masukan
kritis dan membangun kepada almamater mereka. Dalam hal ini, alumni
memiliki posisi tawar yang unik dan strategis karena meskipun mereka tidak lagi
10
merupakan bagian aktif dalam proses pendidikan di sekolah, namun pengalaman
mereka selama menjadi siswa dan ikatan batin serta rasa memiliki mereka yang
kuat terhadap almamater dapat menghasilkan dan menawarkan berbagai konsep,
ide, pemikiran, masukan dan kritik membangun yang hanya bisa diberikan oleh
orang-orang yang berada di posisi mereka. Melalui berbagai media komunikasi
yang dapat menjembatani sekolah dan alumni, proses pendidikan di sekolah
diharapkan dapat berkembang dalam koridor yang lebih progresif dan terarah.

Kedua, selanjutnya sesuai peran alaminya, alumni yang berprestasi dan memiliki
kompetensi yang mumpuni dapat memainkan fungsi penting dalam membangun
opini publik untuk menarik minat calon siswa baru. Alumni, disadari atau tidak,
merupakan salah satu acuan utama yang mendasari keputusan para orang tua dan
calon siswa dalam menentukan pilihan sekolah. Logikanya, jika alumni dari
suatu insitusi pendidikan memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi dalam
memasuki jenjang pendidikan tinggi favorit dan dapat menunjukkan prestasi dan
kontribusi mereka secara real di masyarakat, kualitas dan kuantitas calon siswa-
siswi yang berminat untuk mendaftar akan meningkat. Mata rantai ini, dengan
didukung oleh sistem pendidikan internal sekolah yang baik, akan menghasilkan
kesinambungan kualitas sumber daya siswa-siswi dan alumni yang berkualitas,
memiliki daya juang tinggi dan semangat berkompetisi secara sehat.

Ketiga, Alumni sebagai produk utama dari pabrik pendidikan bertajuk sekolah
juga diharapkan mampu mengembangkan jaringan dan membangun pencitraan
insitusi di luar. Pengembangan jaringan oleh alumni merupakan potensi strategis
untuk membuka berbagai peluang dan meningkatkan daya saing suatu almamater
pendidikan karena manfaatnya yang akan berdampak secara langsung pada
siswa-siswi dan sesama alumni. Penciptaan peluang usaha, kerja dan magang,
kesempatan beasiswa, serta sirkulasi berbagai macam informasi penting seputar
dunia pendidikan dan kerja merupakan beberapa contoh real yang dapat
dikontribusikan oleh alumni melalui jaringan yang dimiliki. Dalam hal ini, salah
satu wadah yang perlu ditumbuhkembangkan peran dan fungsinya serta didukung
keberadaannya oleh pihak sekolah adalah ikatan alumni. Melalui
11
 pengorganisasian alumni secara profesional, berbagai macam peluang dan
kesempatan akan dapat terkomunikasikan dengan baik.

Keempat, secara internal sekolah, keberadaan alumni di berbagai bidang usaha,

lapangan pekerjaan dan institusi pendidikan dapat memberikan gambaran dan
inspirasi kepada para siswa-siswi, sehingga pada gilirannya dapat memotivasi
mereka dalam menentukan prioritas dan cita-cita ke depan. Salah satu contoh
kegiatan yang dapat dilakukan adalah dengan mengadakan acara semacam “Expo
Campus”, “JOB FAIR. Dalam kegiatan ini, para alumni, di bawah koordinasi
angkatan yang baru lulus, kembali ke sekolah secara rutin setiap tahunnya untuk
mengadakan presentasi, tatap muka, diskusi dan membuka stand konsultasi yang
akan menjelaskan mengenai berbagai pilihan jurusan dan beberapa alternatif
perguruan tinggi negeri dan swasta favorit kepada para siswa, dengan sasaran
utama siswa-siswi kelas XII yang akan lulus. Para alumni yang telah bekerja juga
diberikan kesempatan untuk dapat menjelaskan mengenai lingkup kerja mereka
beserta tantangan yang dihadapi agar dapat memberikan gambaran mengenai
dinamika dunia kerja.

3. Pengguna Lulusan

Setelah siswa SMK lulus maka akan menentukan langkah kehidupan selanjutnya
melalui Bekerja, Melanjutkan pendidikan, Wirausaha. Maka untuk
mengetahuinya diperlukan peranan pengguna lulusan baik itu
Lembaga/institusi/perusahaan alumni bekerja, Perguruan Tinggi/Akademi alumni
melanjutkan pendidikan.

Peran pengguna lulusan SMK dengan mengisi form isian pengguna lulusan
sebagai bahan evaluasi untuk pengembangan SMK dimasa yang depan

4. Pemerintah

Peran pemerintah dalam mensukseskan tracer study terkait dengan kebijakan

yang akan diberikan kepada sekolah yang berhasil dalam melaksanakan
pembimbingan dan pendampingan siswa dan alumni SMK.

12
 PENUTUP

Penyusunan panduan pelaksanaan tracer study ini merupakan sebuah

ikhtiar untuk memberikan gambaran sekaligus tuntunan pelaksanaan tracer
study alumni SMK di Provinsi Lampung. Sebagai panduan, tentu buku ini
diharapkan dapat membantu teknis pelaksanaan tracers study. Namun
demikian, panduan ini juga sangat terbuka terhadap perbaikan dan
penyempurnaan seiring dengan hasil evaluasi dari praktik pelaksanaan di
lapangan. Oleh karena itu, tim penyusun membuka diri terhadap masukan
yang ada demi pelaksanaan tracer study yang lebih baik.

13
Lampiran 1
Formulir isian Tracer Study untuk alumni

14
Lampiran 2
Formulir isian Tracer Study untuk pengguna alumni SMK

15