PT VASHA BIOTECH

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

INDONESIA
No Dokumen :
P&PPSD/PBF/BIOTECH/017 PENGEPAKAN & PENGIRIMAN
Departemen / Divisi : PRODUK SUHU DINGIN

Dokumen Status Halaman : Tanggal Efektif :

Rev No.#0# 1 Dari 6 20 November 2023

1. Tujuan
Memastikan pengepakan & pengiriman barang sesuai dengan jenis dan jumlah
(sesuai faktur), kualitas (sesuai ketentuan produk dingin), tujuan (sesuai alamat di
faktur) dan tepat waktu.

2. Ruang Lingkup
Serah terima produk dari Gudang kepada petugas ekspedisi sampai diterima
pelanggan

3. Tanggung Jawab
Supervisor Logistic bertanggung jawab atas keberhasilan pengiriman produk
dingin, diterima pelanggan sesuai kondisi yang ditentukan

4. Alat dan Bahan

a. Shipping Box
b. Ice Pack
c. Lakban

5. Prosedur dan Proses

5.A. Prosedur Pengepakan
Ikuti langkah kerja sebagai berikut :
- Siapkan Shipping Box
- Ambil 1 (satu) buah Ice Pack besar dari Freezer dan masukan satu buah Ice
Pack besar tersebut dibagian bawah Shipping Box secara horizontal
- Ambil Vaksin sesuai jumlah yang akan di pak dari Cold Room dan masukan
vaksin kedalam shipping box (maksimal jumlah 150 vial/box)
- Ambil 2 (dua) buah Ice Pack besar dari Freezer dan masukan dua buah Ice Pack
besar tersebut dibagian depan dan belakang Shipping Box secara vertical
- Ambil 2 (dua) buah Ice Pack kecil dari Freezer masukan dua buah Ice Pack kecil
tersebut dibagian kiri dan kanan Shipping Box secara vertical
- Ambil 1 (satu) buah Ice Pack besar dari Freezer Masukan satu buah Ice Pack
besar tersebut dibagian atas shipping box secara horizontal
- Tutup box dan seal menggunakan lakban sampai tidak ada celah udara keluar
5.B. Prosedur Pengiriman
5.1. Petugas ekspedisi (Pihak ke 3/Petugas ekspedisi) menerima barang dari
petugas gudang berupa fisik barang serta dokumen.
5.2. Petugas ekspedisi melakukan verifikasi dengan cara:
5.2.1. Pengecekan Dokuman Surat Jalan/Packing List/Invoice
5.2.2. Pengecekan jumlah fisik barang vs dokumen
5.2.3. Pengecekan jenis pengiriman produk bersuhu dingin atau regular
packing barang, kemasan.
5.2.4. Pengecekan tujuan pengiriman (alamat kirim)
5.3. Jika barang vs dokumen tidak sesuai maka petugas ekspedisi
mengkonfirmasikan hal tersebut kepada Supervisor Logistik agar dapat
dilakukan koreksi fisik barang yang sesuai dengan dokumen.
5.4. Petugas pengiriman menyerahkan dokumen ke Petugas Ekspedisi untuk
melakukan proses pengiriman ke pelanggan berupa :
5.4.1. Invoice/Faktur
5.4.2. Packing List
5.4.3. PO Pelanggan / Surat Pesanan
5.4.4. Form Kualifikasi Ekspedisi
Dokumen tersebut harus ditandatangani oleh penanggung jawab teknis
kefarmasian dan dicantumkan tanggal, jam terima barang dan distempel
pelanggan sebagai konfirmasi penerimaan barang dan cantumkan suhu pada
saat terima barang dari Gudang dan suhu pada saat diterima oleh pelanggan
dalam “Form Serah Terima Barang Bersuhu 2 – 8 0C (Lampiran 2)

4.5. Penolakan Kiriman dan Tidak Terkirim

Jika pada saat dikirim, Pelanggan menolak menerima barang, lakukan hal-hal
sebagai berikut:
4.5.1. Periksa kemasan masih original
4.5.2. Periksa suhu produk
4.5.3. Jika masih sesuai dengan ketentuan produk dingin segera proses
pengembalian
4.5.4. Tempatkan produk pada penyimpanan suhu dingin yang sesuai
4.6. Jika suhu produk tidak sesuai agar dibuatkan Berita Acara dan kronologi
pengiriman (data pencatatan suhu mulai dari penerimaan sampai kembali)
4.7. Jika tidak sesuai agar segera membuatkan laporan kepada Industri Farmasi
dengan melampirkan Berita Acara
4.8. Produk disimpan di tempat penyimpanan produk dingin, menunggu keputusan
dari Industri Farmasi
5. Lampiran
Lamp. 1 ; Langkah Kerja Pengepakan Vaksin Rabies Chirorab
Lamp. 2 ;Form serah terima barang
Lamp. 3 ; Form kualifikasi expedisi
6. Dokumen Rujukan

7. Riwayat

Versi Nomor Tanggal Riwayat Perubahan

1. P&PPSD/PBF/ 23 November Baru
BIOTECH/017 2023
2.

Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Jamila Noor Badriati., Apt. Hasya Lusiana Drajat Alamsyah

A.Md.Ak. Rubianingtyas, S. Farm Direktur Utama
Lampiran 1
POB (Pengepakan & Pegiriman Produk Suhu Dingin) P&PPSD-PBF-VBI Rev No.#0#

LANGKAH KERJA PENGEPAKAN VAKSIN RABIES CHIRORAB

SIAPKAN SHIPPING BOX

MASUKAN 1 (SATU) BUAH ICE

PACK BESAR DI BAGIAN BAWAH
SHIPPING BOX SECARA
HORIZONTAL

MASUKAN VAKSIN SESUAI

JUMLAH PENGIRIMAN PER BOX
DENGAN MAKSIMAL JUMLAH
150 VIAL

MASUKAN 2 (DUA) BUAH ICE

PACK DI BAGIAN DEPAN DAN
BELAKANG SHIPPING BOX
SECARA VERTICAL

MASUKAN 2 (DUA) BUAH ICE

PACK DI BAGIAN KIRI DAN
KANAN SHIPPING BOX SECARA
VERTICAL

MASUKAN 1(SATU) BUAH ICE

PACK BESAR DI BAGIAN ATAS
SHIPPING BOX SECARA
HORIZONTAL

TUTUP BOX DAN SEAL MENGGUNAKAN LAKBAN SAMPE TIDAK ADA CELAH UDARA KELUAR
Lampiran 2
POB (Pengepakan & Pegiriman Produk Suhu Dingin) P&PPSD-PBF-VBI Rev No.#0#

FORM SERAH TERIMA BARANG

SUHU 2 – 8 0C
Gudang Pengirim : No. …………………..
Kode & Nama Penerima :
No. DK/SPB/Faktur :

Keterangan Packer Penerima

Tanggal
Jam
Suhu (0C)
Jumlah SKU (Item)
Jumlah Barang (Total)
Jumlah Cool Pack/Ice Gel
Kemasan CB Besar / CB Kecil CB Besar / CB Kecil
Kondisi Kemasan Baik / Rusak Baik / Rusak
*coret yang tidak perlu

Dikemas oleh, Dikirim oleh, Disetujui oleh, Diterima oleh,

*nama,cap,ttd
Lampiran 3
POB (Pengepakan & Pegiriman Produk Suhu Dingin) P&PPSD-PBF-VBI Rev No.#0#

Form Kualifikasi Ekspedisi

Nama Perusahaan :
Alamat :
Telepon :
No. IUJK :
Masa berlaku ijin usaha :
Instansi pemberi ijin usaha :

1. Mampu menjaga mutu barang selama pengiriman?

Sanggup Tidak Sanggup

2. CCP harus dikirimkan ke alamat yang tercantum pada surat jalan?

Sanggup Tidak Sanggup

3. Tidak diperkenankan membongkar kemasan selama diperjalanan?

Sanggup Tidak Sanggup

4. Jika terjadi kerusakan ditengah perjalanan maka CCP dibawa kembali ke PBF?
Sanggup Tidak Sanggup

5. Serah terima dengan pelanggan dengan bukti tanda terima?

Sanggup Tidak Sanggup

Bandung, ………………
Petugas Ekspedisi

( )
*cap&namajelas