Alur Proses Penerimaan dan Pengiriman Vaksin

Note : PIC mengacu pada Struktur Organisasi

1 Gudang
Gudang 2-8 °c Distribusi Vaksin PTT
2-8 °c Penyimpanan
in Penerimaan
PIC – Penerima Vaksin PIC – Ruang Penyimpanan
Kirim Vaksin
Lakukan – di Cold Room : Lakukan :
1. Pengecekan Dokumen (Alamat Penerima) 1. Menata vaksin dalam chiller (sesuai SOP)
2-8 °c 2. Pengecekan Suhu 2. Pendataan Produk (Qty, Prdk , Batch, ED)
3. Pengecekan Fisik Produk (Qty, Prdk , Batch, ED) 3. Pencatatan transaksi Masuk dan Keluar dikartu
4. Pengisian Vaksin Arrival Report (VAR)/ Packing Slip Stock Manual
5. Jika ada yg rusak , Max 3 Hari buatkan BA - SOP PTT
2 6. Pengarsipan (dokumen manual dan sistem)
out Gudang 2-8 °c Gudang Serah Terima Vaksin 2-8 °c
Perintah Kirim
Picking - Packing Shipment Planning Petugas - Driver
PIC – Petugas Pick Pack PIC – Shipment Planning PIC – Driver
Lakukan - di Cool Room: Lakukan : Lakukan :
1. Menerima Packing Slip dari KaGud / LM / BM 1. Entry dan Cetak dokumen Shipment List 1. Lakukan Prekondisi Reefer Truck (15' sebelum mobil jalan pengiriman) ,suhu
2. Periksa (tujuan, Batch, ED dan Qty) 2. PIC / APJ / WnD Spv melakukan konfirmasi ke DINKES Kab Kota , menginformasikan 2-8°c
3. Siapkan (picking) Vaksin sesuai Packing Slip perihal pengiriman dan Kesiapan DINSKES Kab Kota dalam menerima kiriman 2. Periksa Packing Slip Vs Labeling (Kode, Nama Prd, Batch, Drop Point)
4. Apabila kemasan tidak utuh maka lakukan packing. lengkapi dengan label identitas Vaksin 3. Serah terima dilakukan per masing masing dokumen Packing Slip
a. Jika Manual Proses labeling (Kode, Nama Prd, Batch, Alamat Tujuan) 3. Lampirkan dokumen Packing Slip dan VAR masing masing 3 Rangkap 4. 1 Packing Slip memuat 1 tujuan (Drop Point)
b. JIka sistem Biotracking maka tempel QR Code 4. Lembar Asli : Buat Penagihan , Lembar 2 : Arsip Gudang , Lembar 3 : Arsip 5. Menandatangi Shipment List vaksin dgn KaGud / WnD Spv , tulis nama jelas,
5. Prekondisi 2-8°c (hanya untuk Hand Carry) Pelanggan jam dan tanggalnya.
6. Jika kiriman menggunakan reefer truck maka tidak menggunakan Ice Gel / Ice Pack 5. Informasikan Prekondisi Reefer Truck (15' sebelum mobil jalan pengiriman) 6. Siapkan form monitoring Form Reefer Truck
7. Catat SUHU pengemasan pada FORM VAR 7. Pisahkan dokumen VAR , Packing Slip berdasarkan tujuan (Drop Point)
8. 1 Steoroform / Cold Bag diletakan 1 data logger 8. Sediakan 2 pc steoroform GG yg berisi Ice Gel (ice gel menyesuaikan jumlah
Steoroform dalam 1 box mobil)

Pengirim - Kembali ke kantor Pengiriman - Tiba di Drop Point Pengiriman - dalam perjalanan
Petugas - Driver Petugas - Driver Petugas - Driver 2-8 °c
2-8 °c
PIC – Driver PIC – Driver PIC – Driver
Lakukan : Lakukan : Lakukan :
1. Safety Driving Protokol adalah WAJIB 1. Parkir ditempat yang aman 1. Safety Driving Protokol adalah WAJIB
2. Pencatatan suhu dashboard setiap jam , dimana mobil dalam posisi aman / 2. Kondisi mesin mobil masih menyala 2. Pencatatan suhu dashboard setiap jam , dimana mobil dalam posisi aman /
menepi / parkir. 3. Pastikan Pintu mobil dan Pintu Box mobil selalu dalam posisi terkunci menepi / parkir.
3. Update SUHU dan posisi di Whattapp Group cabang 4. Memastikan PIC siap menerima ditempat serah terima vaksin 3. Update SUHU dan posisi di Whattapp Group cabang
4. Serahkan dokumen VAR , Packing Slip, Foto serah terima , Foto suhu saat 5. Prekondisi kemasan pasif suhu 2-8°c , lakukan diluar Box Reefer Truck 4. Mesin mobil selalu dalam keadaan menyala apabila parkir , pengisian BBM
serah terima , Shipment list dan Data logger ke APJ / WnD Spv 6. Lakukan serah terima dengan PIC penerima , istirahat (selama vaksin belum diserah terimakan)
5. Driver membersihkan mobil reefer truck 7. Penerima wajib check form VAR dan Packing Slip, wajib diisi dengan lengkap + 5. Pastikan Pintu mobil dan Pintu Box mobil selalu dalam posisi terkunci
tanda tangan petugas penerima + tanggal terima + jam terima dan wajib 6. Jika terjadi hambatan pada mobil dan indikasi peningkatan suhu , maka
stempel basah pada form lakukan :
8. Foto SUHU dan Foto saat serah terima vaksin. - informasi di Group WA dimana ada PIC (struktur organisasi distribusi
9. Supir / transpoter wajib menjalankan menu pada sistem Biotracking vaksin)
10. Driver tidak diperkenankan menerima RETUR - tanggap darurat penanganan vaksin
11. Simpan arsip / berkas serah terima dgn baik
12. Data logger dimasukan kembali kedalam box mobil pada tempat yang telah
disediakan
13. Lakukan point 1 - 12 jika masih ada pengiriman ke Drop Point selanjutnya

Laporan - Validasi data Laporan - Upload data

Petugas : RMC - S/SOH Petugas : APJ - Cabang
3
PIC – RMC - S/SOH PIC – APJ
Laporan Lakukan : Lakukan :
1. Pengecekan dokumen VAR , Packing SLip , pencatatan Suhu, Foto serah terima 1. Pengecekan dokumen yang diserahkan oleh driver (VAR , Packing Slip , Form Reefer
, Foto Suhu saat serah terima , Kartu Stock dalam bentuk Soft file Excel yang Truck, Foto serah terima , Foto Suhu saat serah terima)
direkap, yang telah diupload oleh APJ Cabang 2. Rapihkan berkas / file per drop point
2. RMC akan memberikan format baku dalam penamaan file dan pencetakan 3. Update Kartu Stock dalam bentuk Soft file Excel yang direkap.
berkas untuk arsip. 4. Kirimkan data ke RMC dan S/SOH untuk diperiksa , dengan cara upload pada share
3. Proses upload pada alamat / slot yang telah disiapkan oleh Biofarma untuk folder yang telah disediakan oleh RMC
PTT 5. APJ kirim email ke RMC dan semua S/SOH sebagai notifikasi sudah melakukan
4. Untuk Berkas / Dokumen penagihan diserahkan ke PIC Finance PTT sebagai upload data.
dokumen pendukung klaim ke Biofarma. 6. Berkas / Dokumen (asli) dikirimkan ke RMC
7. Dateline pengiriman 24 Jam dari driver tiba dicabang.
8. Format Laporan akan dikirimkan dari KP (VAR , Packing Slip, Rekapan Pengiriman)