PENGELOLAAN COLD CHAIN PRODUCT

Suci Yunita Sari, S.Farm., Apt.

BIMBINGAN TEKNIS CDOB
SEMARANG
2020 1
 Topik bahasan
1. Konsep rantai dingin
2. CDOB - Produk Rantai Dingin (Cold Chain product / CCP)
dalam PerBPOM No. 20 Tahun 2020
3. Titik kritis Produk Rantai Dingin-vaksin
4. Faktor Penanganan CCP Efektif
5. Hasil Pengawasan CCP
6. Tantangan Pengelolaan CCP
7. Validasi Chiller, pengepakan dan pengiriman CCP
 Sistem penyimpanan dan pengangkutan obat atau vaksin pada suhu yang
direkomendasikan sesuai hasil persetujuan pendaftaran dari produsen
sampai ke pengguna.

 Sistem untuk menjaga potensi vaksin atau mempertahankan mutu dan

keamanan obat sampai digunakan

 Persyaratan penyimpanan produk suhu -200 C atau, suhu 2-80 C dan jika
terlalu dingin atau panas akan mengakibatkan kerusakan produk serta akan
membahayakan jika digunakan

 Produk rantai dingin antara lain Vaksin, produk darah, insulin, beberapa obat
kanker dll

3
The Cold Chain-Rantai Dingin
Ruang Lingkup : Vaksin dan Produk suhu dingin
• terdiri dari serangkaian proses mencakup semua peralatan dan prosedur terkait penanganan
vaksin yang menjadikan vaksin tetap berada dalam suhu sesuai persyaratan simpannya , untuk
mempertahankan mutu
• Digunakan dalam rantai suplai vaksin atau obat yang memerlukan suhu simpan terkontrol diluar
suhu ambient
• Kualitas vaksin harus dipertahankan menggunakan rantai dingin sepanjang jalur suplainya
sejak diproduksi sampai digunakan
• Sistem rantai dingin harus tervalidasi dan dipelihara terus menerus

Mengapa Vaksin perlu disuplai melaui rantai dingin?

• Vaksin adalah produk biologi yang sensitive pada beberapa kondisi , seperti: suhu beku, cahaya,
suhu panas
• Vaksin dapat kehilangan potensi jika sebelum digunakan telah terpapar kondisi dimana vaksin
tersebut sensisitif. Jika potensi telah turun maka tidak dapat dinaikkan kembali dan tidak dapat
digunakan
 Cara Distibusi Obat yang Baik (CDOB)
Manajemen Mutu
Organisasi
manajemen &
personalia Keluhan, kembalian,
Bangunan &
Operasional Diduga palsu, recall
peralatan
Inspeksi diri
Sar Dist berdasarkan
kontrak
Transportasi

Dokumentasi Bahan Obat

Penjaminan mutu dan integritas Selain 9 aspek pengelolaan komoditi Produk Rantai Dingin/Cold Chain
obat melalui penerapan 9 Bab dengan risiko khusus mengacu pada Product (CCP)
CDOB Bab khusus Narkotika, Psikotropika & Prekursor
Farmasi
 ANEKS II
PRODUK RANTAI DINGIN (COLD CHAIN PRODUCT/CCP)
 ALUR DISTRIBUSI VAKSIN/CCP

1. PRODUSEN
2. TRANSPORTASI MENGGUNAKAN
TRUK BERPENDINGIN

3.DISTRIBUTOR

COMMON API –
TTAC BPOM
PBF, RS / KLINIK, APOTEK, PKM
5. PASIEN/KONSUMEN
Kritikal Faktor Dalam Cold Chain

Prosedure

Rencana Pengujian
Darurat Kinerja
COLD
CHAIN

Kontrol
Pelatihan
Proses
Fasilitas &
Perlengkapan

8
 TITIK KRITIS (1)
1. Seluruh personil yang terlibat dalam penanganan CCP (seperti: petugas gudang, petugas keamanan
dan pengantar barang) harus mendapatkan pelatihan yang memadai, mencakup CDOB, prosedur,
pelaksanaan monitoring suhu dan dokumentasinya serta respon terhadap kondisi force majeure.
2. CCP harus dipastikan disimpan dalam ruangan dengan suhu terjaga, cold room/chiller (+2° s/d +8
°C), freezer room/freezer (-25° s/d -15°C). Suhu minimal dimonitor 3 (tiga) kali sehari setiap pagi,
siang dan sore menggunakan thermometer yang terkalibrasi serta harus didokumentasikan.
3. Tempat penyimpanan CCP harus dilengkapi dengan generator otomatis atau generator manual yang
dijaga oleh personil khusus selama 24 jam.
4. Pada saat penerimaan CCP, penerima harus melakukan pemeriksaan terhadap nama produk,
jumlah produk, kondisi fisik, nomor bets, tanggal kedaluwarsa, pemantauan suhu dan/atau VVM.
5. Apabila pada saat penerimaan diketahui adanya penyimpangan suhu, maka CCP tetap disimpan
pada tempat dengan suhu yang dipersyaratkan, namun segera melaporkan penyimpangan tersebut
kepada pengirim produk untuk dilakukan penyelidikan dengan membuat berita acara.
 TITIK KRITIS (2)
6. Validasi proses pengiriman perlu dilakukan untuk memastikan suhu pengiriman tidak
menyimpang dari yang dipersyaratkan.
7. Pengiriman CCP harus menggunakan kontainer yang sudah tervalidasi atau vaccine carrier
yang memenuhi standar pengiriman vaksin.
8. Harus tersedia prosedur yang mengatur terkait:
• Penanganan CCP (penerimaan, penyimpanan, pengemasan dan pengiriman);
• Contingency Plan pengelolaan CCP untuk keadaan force majeure (misal: mati listrik);
• Pelaksanaan kualifikasi dan perawatan tempat penyimpanan CCP secara berkala;
• Pelaksanaan kalibrasi termometer secara berkala (sekurang-kurangnya sekali dalam
setahun)
Titik Kritis rantai dingin Proses pengiriman

Karakter produk: Fragile

• Bentuk
• Suhu penyimpanan Konfigurasi coolbox
Sesuai suhu simpan

Jadwal terbang pasti

Proses
Vaksin dari cold Proses pengemasan: pengemasan
room gudang • Memberikan perlindungan tervalidasi
pabrik yang memadai untuk vaksin
• Waktu kemas dan waktu Tidak membawa
dibawa/ pemberangkatan barang lain selain
vaksin
• Lama perjalanan
• Alat monitor suhu
 CONTINGENCY PLAN
DALAM PENGELOLAAN CCP
Penanganan CCP jika sumber listrik padam:
a. Hidupkan generator;
b. Jika generator tidak berfungsi dengan baik, maka dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
• jangan membuka pintu chiller/freezer/cold room/freezer room;
• periksa termometer, pastikan bahwa suhu masih di antara +2°C s/d +8°C untuk chiller/cold room
atau ≥ -15°C untuk freezer/freezer room;
• jika suhu chiller/cold room mendekati +8°C, masukkan cool pack (+2°C s/d +8°C) secukupnya;
• jika suhu freezer/freezer room mendekati -15°C, masukkan cold pack (-20°C ) atau dry ice
secukupnya.
c. Jika keadaan ini berlangsung lebih dari 1 hari, maka CCP harus dievakuasi ke tempat
penyimpanan yang sesuai dengan persyaratan.
 3 FAKTOR PENENTU PENANGANAN CCP YANG EFEKTIF

Peralatan penyimpanan,
Manajemen persediaan
Pelatihan staf pelaksana distribusi dan pemantauan
vaksin yang akurat
suhu yang andal
• Staf pelaksana harus • Persediaan vaksin harus
mendapatkan pelatihan • Seluruh peralatan harus dimonitor sesuai
yang memadai dalam terkualifikasi dan kebutuhan
penanganan vaksin dari tervalidasi sesuai dengan • Pengaturan jadwal
proses penerimaan, peruntukannya penerimaan dan
penyimpanan, pengiriman • Seluruh alat pemantauan pengiriman vaksin harus
hingga pemberian vaksinasi suhu terkalibrasi dilakukan seakurat
• Seluruh SOP atau instruksi mungkin
kerja harus tersedia dan
lengkap
Penyimpanan Cold Storage 2-8oC untuk vaksin dan
produk rantai dingin Harus dapat menjaga suhu pada rentang 2-8 C o

sepanjang waktu
Mempunyai termometer yang dapat merekam suhu
secara terus menerus dan telah dikalibrasi dengan
bukti kalibrasinya
Penyimpanan harus memadai sehingga pertukaran udara
dapat berjalan baik (tidak terlalu penuh)
Mempunyai catatan monitoring suhu dan diunduh secara
regular untuk direview
Dilengkapi alarm yang memberi peringatan pada suhu kritis
(suhu bawah < 2oC dan suhu atas >8oC
Mempunyai generator otomatis/ non-otomatis
dengan petugas 24 jam atau UPS yang memadai
untuk chiller atau refrigerator
Mempunyai petugas khusus yang menangani
vaksin/cold chain
Telah memenuhi persyaratan kualifikasi dan validasi
sebaran suhu (Temperature Mapping)
Kerusakan Pada suhu Kerusakan Pada suhu
dingin Panas

Jika vaksin dilengkapi dengan

VVM
 AKIBAT JIKA SUHU DILUAR STANDARD
♣ Jika terlalu dingin
 Vaksin menggumpal dan rusak
 Produk tidak steril karena bisa jadi botol
serum/vaksin retak/pecah Tidak memberikan
perlindungan terhadap
 Molekul produk menjadi bagian yang
penyakit pasca
terpisah dan mungkin menjadi terjadi kristal
pelaksanaan Vaksinasi
es.

♣ Apabila terlalu panas

 Penurunan kwalitas protein
 Perubahan struktur molekul

16
Hasil Pengawasan BPOM Terkait CCP

1. Secara Umum sarana distribusi sudah memahami terkait

risiko pengelolaan produk rantai dingin termasuk vaksin.
2. Terdapat beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian :
 validasi dan Monitoring Suhu saat pengiriman.
 melakukan dokumentasi pemantauan suhu
 antisipasi kedaruratan atau genset
 Tantangan dalam pengelolaan rantai dingin
• Suplai listrik yang padam, dapat memengaruhi stabilitas suhu
penyimpanan vaksin
• Lama perjalanan yang melebihi batas waktu validitas kontener/wadah
untuk mempertahankan suhu didalamnya
• Kelancaran proses transit diantara titik kirim dan titik penerimaan
• Cuaca yang memengaruhi penerbangan dan bencana setempat seperti
banjir atau yang lain.
• Kesiapan petugas penerima jika vaksin tiba diluar jam kerja normal
 Referensi

• WHO TRS 992 supplement_8 Temperature mapping of storage

area May 2015
• WHO Guidelines on the international packaging and
shipping of vaccines”, WHO_TRS 992 ANNEX 5 2011
• WHO “Guidelines on the international packaging and
shipping of vaccines”, WHO/IVB/05.23, Dec 2005
• 15.2 U.S. Pharmacopeia, General Notices, USP XXII-NF-
XVII

20
 I.VALIDASI RUANG PENYIMPANAN CCP

I. 1. Tujuan
 Tujuan pemetaan suhu adalah untuk kontrol dan monitor pemerataan suhu di
dalam area penyimpanan. Dan menjelaskan cara melakukan pemetaan suhu
sistematis pada prosedur di ruang dingin, ruang freezer atau suhu lainnya yang
dikendalikan
 Tempat penyimpanan obat harus memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan oleh
Industri Farmasi diisimpan dalam suhu yang terkendali
 Tersedia ruang penyimpanan berpendingin dengan kapasitas yang memadai
 Dalam kondisi apapun produk tidak boleh disimpan di ruangan biasa
 Menjamin monitoring secara terus menerus terhadap temperature dalam
batas,- 250C sd – 100C, 20C sd 8 0C , 150C sd 25 0C ,dll
Untuk menjamin ruangan sesuai suhu yg di persyaratkan agar dilakukan Validasi
sebelum ruangan digunakan

Validasi
Adalah Proses Pengujian yang terdokumentasi dilakukan di bawah kondisi yang
sangat terkontrol, menunjukkan bahwa proses, metode, dan sistem secara
konsisten menghasilkan hasil yang memenuhi kriteria yg diterima sesuai yang
telah ditentukan.
 Apa Yang Perlu di Validasi/di Uji ?

Validasi merupakan pengujian yang didokumentasikan dimana hasilnya

secara konsisten sesuai spesifikasi/kriteria yang telah ditentukan

i. Tempat penyimpanan - Cold Storage

ii. Packaging

iii. Pengiriman

iv. Freezer pembeku ice pack

Garis besar dalam validasi ini ada 3 langkah yaitu :

 Rencana validasi/protocol  Pengukuran  Pelaporan

validasi
22
I.2. PERSIAPAN UNTUK VALIDASI RUANGAN DINGIN

• 1. PELATIHAN
Training kepada petugas
• 2. PERALATAN :
i. Thermometer
a. Thermometer standard
b. Standard Refrigerator Thermometer
c. Thermometer kabel untuk pengiriman
ii. Ruang penyimpanan
i. Ruangan AC suhu 15 -25 °C
ii. Kulkas / Refgirator/ Cold Room suhu 2-8°C
iii. Frezeer – Ruangan penyimpanan suhu beku > - 10 °C
• 3. DOKUMEN PROTOKOL DAN LAPORAN HASIL PEMETAAN
Pada dokumen yang harus tercatat adalah.
I. pencatatan kondisi gudang , daftar dan jenis peralatan yg digunakan
II. Metode yang digunakan
III. Prosedur Validasi yang akan dilaksanakan
IV. Hasil Validasi
V. Analisa Data dan Follow up setelah Mapping
VALIDASI- PERSYARATAN UNTUK PRODUK DINGIN

1 . Validasi dilakukan untuk produk Dingin tergantung pada

suhu atau musim (cuaca dingin dan panas. Masing-masing
negara akan menentukan cuaca dingin dan panas mereka dan
melakukan validasi studi untuk proses rantai dingin
(Penerimaan, Penyimpanan, pengemasan dan pengiriman).
Validasi studi akan diulang sekali per tahun jika tidak ada
perubahan yang signifikan dalam suhu sepanjang tahun.

2. Validasi data yang akan dilakukan berturut-turut pada

suhu ruangan disyaratkan pada 3 sukses test. (Untuk
pemetaan suhu kamar dingin)
Tes validasi penyimpanan harus dijalankan selama 3 hari
berturut-turut; dan dengan pemetaan area yang lengkap
dilakukan pada waktu yang sama.)
VALIDASI- PERSYARATAN UNTUK PRODUK DINGIN………………….Lanjutan

3 .Validasi Ulang :
jika terdapat perubahan yang dapat mempengaruhi suhu, spt
dalam salah satu proses saat Penerimaan, Penyimpanan, dan
Pengemasan & Pengiriman.

Faktor-faktor yang akan memerlukan validasi ulang:

- Perubahan spesifikasi packing material (perubahan
spesifikasi kotak dingin atau bahan pendingin dll)
- perubahan dalam kemasan (perubahan min) atau max
atau rata-rata produk dalam Cold Box
- perubahan dalam pengiriman maksimum lead-times (karena
tambahan keamanan/lalu lintas pemeriksaan, pelanggan
baru, perbaikan/re-routing road, jalan ban, dll)
- perubahan cuaca / musim (ekstrim) efek pemanasan global,
dll)
- Upgrade atau perbaikan fasilitas Cold Room (termasuk
B. Contoh penempatan thermometer

– Gambar lokasi/titik penempatan semua thermometer pada denah/lokasi

gudang. Denah gudang secara sederhana dapat dibuat pada Ms.Excel.
•

– Lakukan pencatatan hasil monitor masing-masing thermometer pada Kartu

Monitor Suhu secara konsisten 3 kali sehari sesuai waktu yang tertera pada
Kartu Monitor Suhu.
Contoh penempatan thermometer
II. VALIDASI PENGEPAKAN COLD CHAIN PRODUK
(PRODUK DINGIN)

Pengemasan/Packing
Validasi ini dilakukan untuk mengetahui posisi susunan
pengemasan agar dapat mempertahankan suhu pada range
standar produk cold chain,

Kemasan produk cold chain yang dimaksud adalah semua

jenis kemasan yang digunakan dalam pengepakan produk
cold chain, antara lain kardus, styrofoam, ice pack, dan filler.

Pengujian ini dilakukan sampai memperoleh hasil yang telah

ditetapkan seperti dalam protokol validasi.

Validasi ini dilakukan secara berkala minimal 1 kali dalam satu

tahun

28
Peralatan yang diperlukan untuk validasi

Thermometer

• -Thermometer standard
• - Thermometer kable untuk pengiriman

Kemasan Cold Chain Produk

• Styrofoam
• Cold Bag
• Ice Packs
• Thermo freeze
30
 Thermometer/Ice Pack/Thermafreeze

31
Dokumen protokol

Protokol pengemasan ini, mengatur antara lain tentang ;

o Spesifikasi kemasan yang digunakan (ukuran, kepadatan,

bahan, dll)

o Spesifikasi dan jumlah material pendingin yang digunakan

o Penjelasan tentang penggunaan material pendukung (filler)

o Target/lama waktu memasukkan produk kedalam kemasan

o Spesifikasi data logger yang akan digunakan beserta setting

recodernya

o Susunan material pendingin, produk, filler, dan peletakkan

data logger.

32
Tahapan proses:

Berikut langkah-langkah dalam pengepakan untuk validasi pengiriman

Cold Chain

Siapkan alat ukur berupa T-Tec dan setting data logger dengan ketentuan:
• Beri penandaan/penomoran pada alat
• Start logger : hari dan tanggal saat awal pengujian.
• Interval data : 5 menit.

Siapkan cold bag, Styrofoam, plastic, devider, thermometer, plastic

wrapping, ice gel pack

Letakkan ice gel pack dengan penempatan atas dan belakang agar suhu
tetap terjaga.

Beri devider setelah penempatan ice gel pack agar produk dan alat ukur
tidak basah dan bersentuhan langsung.
Tahapan proses……lanjutan

Letakkan devider pada bagian atas produk dan

beri ice gel pack

Pasang bagian penutup.

Lekatkan/isolasi antara badan styrofoam dan

penutup.

Bungkus keliling dengan plastik wrapping dari

bagian samping dan atas sebanyak 3 kali.

Rekatkan kembali pada bagian samping

dengan isolasi sebanyak 1 kali.
Metode Peletakan Alat Ukur

TTEC 7- 2 sebanyak 1 unit diletakkan dekat

dengan produk dan sensor menjauh dari
coolant material agar diperoleh suhu yang
diterima produk dan 1 unit diletakkan pada
luar packaging guna mengukur suhu luar.

Berikut gambar dibawah ini peletakkan alat

ukur pada masing-masing kemasan :
Gambar letak T-TEC pada kemasan Styrofoam baik type GG dan BM
III. VALIDASI PENGIRIMAN COLD CHAIN PRODUK
(PRODUK DINGIN)

i. Pengiriman

Validasi ini dilakukan untuk mengetahui bahwa suhu 2 - 8o C dapat

terjaga dengan baik mulai dari keberangkatan, proses perjalanan,
sampai produk diterima di tujuan tertentu, dengan
mempertimbangkan jika terjadi penolakan / retur dan
keterlambatan dalam proses pengiriman, sehingga suhu produk
cold chain tetap terjaga.
Validasi pengiriman ini biasanya dilakukan ke titik tujuan terjauh
dan dilakukan sebanyak 3 kali uji tanpa ada kegagalan dalam
mempertahankan suhu 2 – 8oC,
Validasi pengiriman ini dilakukan 2 X dalam dalam setahun dalam
musim panas dan musim hujan.
Hasil dari validasi pengiriman bisa digunakan untuk menentukan
lead time pengiriman produk cold chain
Apabila pada pengiriman produk tidak menggunakan kemasan,
melainkan menggunakan truck pendingin, maka truck pendingin
harus divalidasi sebelum digunakan 38
ii.Dokumen protokol

Protokol pengiriman cold chain berisi antara lain ;

o Jadwal dan jangka waktu validasi pengiriman yang akan

dilakukan

o Spesifikasi data logger yang akan digunakan

o Volume produk dalam kemasan pengiriman

o Metode pengiriman dan rute pengiriman, dengan

mempertimbangkan kondisi terburuk (rute terjauh, cuaca
ekstrim, volume dummy produk, dll)

39
 PERTANYAAN 2 YG UMUM
1. Mengapa pengisi dalam stryfoam memakai potongan kecil styrofoam ?
• Karena styrofoam tidak menyerap dingin, kalau menggunakan
kertas/potongan karton dingin akan terserap oleh kertas/karton tersebut
sehingga suhu dingin tidak merata penyebarannya.
2. Apa yang terjadi jika pengiriman memakai ice pack dengan jumlah sedikit ?
• Suhu dalam kemasan tidak mencapai 8 C sehingga sebelum tiba di
pelanggan suhu sudah di atas 8 C
3. Apa yang terjadi jika pengiriman memakai ice pack dengan jumlah banyak ?
• Suhu dalam kemasan akan menjadi lebih dingin dibawah 2 C pada menit-
menit / jam awal tetapi akan mampu mempertahankan suhu dibawah 8 C
lebih lama.
4. Jika ada order produk cold chain 1 botol/vial Produk A dimana pengiriman
memakan waktu 26 jam, berapa jumlah ice pack yang di gunakan dan jenis
kemasan apa yang akan di pakai ?
• Sesuai hasil validasi dan WI Cold Chain dimana styrofoam jenis GG dengan
jumlah ice pack 18 gel yang mampu bertahan 48 jam yang akan digunakan
 PERTANYAAN
5. Bagaimana cara pengemasan kalau pengiriman ke outlet hanya memakan
waktu 15 – 30 menit tetapi produk yang dikirim produk A dan Byang banyak
(500 vial) ?
• Sesuai hasil validasi dimana styrofoam jenis GG dengan jumlah ice pack 18
gel yang mampu bertahan 48 jam yang akan digunakan karena kapasitas
lebih banyak.
6. Apakah boleh menggunakan ice pack jenis lain ?
• Tidak karena hasil validasi yang di gunakan adalah jenis Sun Gel Ice.
7. Mengapa ada devider/penyekat dalam pengemasan?
• Untuk menghindari produk bersentuhan langsung dengan ice gel dimana
sisi produk yang bersentuhan langsung akan menjadi lebih dingin.
8. Mengapa devider/penyekat tersebut berlubang?
• Untuk pemerataan penyebaran suhu dingin dari ice gel pack.
9. Apakah boleh untuk memodifikasi kemasan ?
• Tidak karena kemasan tidak standard dan tidak sesuai prosedure
Terima Kasih

42