MANAJEMEN PENGIRIMAN VAKSIN COVID - 19

No. Dokumen :
Terbitan :
SOP No. Revisi :
PEMERINTAH PUSKESMAS
Tanggal Terbit :
KABUPATEN KEBONDALEM
PEMALANG Halaman : 1/4
Tanda Tangan
Ditetapkan oleh : dr.Noor Faizah Maenofie, M.Kes
Kepala Puskesmas NIP. 19701204 200212 2 004

1. Ruang Lingkup Pengiriman vaksin dari sarana pelayanan kefarmasian.

2. Tujuan Menjamin vaksin dikirim sesuai persyaratan dan ketentuan yang berlaku.
3. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017
tentang Penyelenggaraan Imunisasi
2. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 4 tahun 2018
tentang Pengawasan Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika,
Psikotropika dan Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian
3. Peraturan Badan Pengawas obat dan Makanan Nomor 6 Tahun 2020
tentang Perubahan atas Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan No.
9 tahun 2019 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik
4. Keputusan Direktur Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
Nomor HK.02.02/4/1/2021 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Vaksinasi
Dalam Rangka Penanggulangan Pandemi Corona Virus Disease 2019
(Covid-19)
4. Tugas dan 1. Penanggung Jawab Sarana
Tanggung 2. Petugas Pengelola Vaksin
Jawab
5. Prosedur Alat dan Bahan:

1. Cold box
2. Vaccine carrier
3. Cool pack
4. Cold pack
5. Thermometer
6. Termograf
7. Digital Data Logger
8. Alarm
9. Kendaraan berpendingin khusus
10. Peralatan pendukung Cold Chain
11. Dokumen Pencatatan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) dan Vaccine Arrival
Report (VAR)
12. Ruang untuk menyimpan peralatan Cold Chain dan logistik

MANAJEMEN PENGIRIMAN VAKSIN COVID - 19

 No. Dokumen :
Terbitan :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :

PEMERINTAH PUSKESMAS
Halaman : 2/4
KABUPATEN KEBONDALEM
PEMALANG
Tanda Tangan
Ditetapkan oleh : dr.Noor Faizah Maenofie, M.Kes
Kepala Puskesmas NIP. 19701204 200212 2 004

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan:

a. Pengiriman vaksin wajib menggunakan cold box, vaccine carrier disertai
dengan cool pack atau alat transportasi vaksin lainnya yang sesuai dengan
jenis vaksin COVID-19.
b. Pada setiap cold box, vaccine carrier atau alat transportasi vaksin lainnya
disertai dengan alat pemantau suhu
c. Untuk peralatan pendukung dan logistik lainnya menggunakan sarana
pembawa lain yang standar, sesuai dengan ketentuan;
d. Prosedur pengiriman vaksin harus divalidasi.
e. Durasi pengiriman vaksin COVID-19 tidak boleh melebihi durasi pengiriman
sebagaimana hasil dari validasi pengiriman.
f. Penyimpanan vaksin serta logistik vaksinasi lainnya seperti Auto Disable
Syringe – Jika Generator Rusak
g. Jangan membuka pintu chiller/freezer/cold room/freezer room;
h. Periksa termometer, pastikan bahwa suhu masih di antara +2°C s/d +8°C
untuk chiller/cold room atau maksimal -15°C untuk freezer/freezer room;
i. Jika suhu chiller/cold room mendekati +8°C, masukkan cool pack (+2°C s/d
+8°C) secukupnya;
j. Jika suhu freezer/freezer room mendekati -15°C,masukkan cold pack (-20°C)
atau dry ice secukupnya;
k. Jika suhu penyimpanan vaksin mendekati suhu di luar range yang ditentukan
, maka vaksin harus dievakuasi ke tempat penyimpanan yang sesuai dengan
persyaratan.

1. Langkah Validasi Pengiriman

a. Penyusunan protokol validasi
- Penetapan tujuan, ruang lingkup dan prosedur validasi
- Penetapan ukuran cold box/vaccine carrier, jumlah ice pack/ice
gel/cool pack, waktu pengiriman
b. Penyiapan peralatan dan persiapan validasi
- Ambil ice pack/ice gel/cool pack dari freezer lalu lakukan
pengkondisian ice pack/ice gel/cool pack dengan disimpan pada
bidang datar.
- Lakukan pengecekan setiap 10 menit untuk mengetahui kondisi ice
pack/ice gel/cool pack siap digunakan
- Siapkan peralatan cold box/vaccine carrier
- Siapkan termometer/data logger yang telah terkalibrasi
- Siapkan bahan kemas dan form pencatatan
 MANAJEMEN PENGIRIMAN VAKSIN COVID - 19

No. Dokumen :
Terbitan :
SOP No. Revisi :
PEMERINTAH PUSKESMAS
Tanggal Terbit :
KABUPATEN KEBONDALEM
PEMALANG Halaman : 3/4
Tanda Tangan
Ditetapkan oleh : dr.Noor Faizah Maenofie, M.Kes
Kepala Puskesmas NIP. 19701204 200212 2 004

c. Pelaksanaan validasi
- Sesuaikan konfigurasi ice pack dengan protokol yang telah ditetapkan
- Simpan vaksin tidak bersentuhan langsung dengan ice pack/ice
gel/cool pack
- Letakkan termometer/data logger di dekat vaksin dan tidak
bersentuhan langsung dengan ice pack/ice gel/cool pack
- Kemas dan tunggu suhu hingga stabil
- Catat suhu pada saat akan dikirim
- Lakukan pengiriman sesuai kondisi sebenarnya. Jika tidak
memungkinkan, letakkan di lingkungan sesuai dengan pengiriman
(sesekali diberi goncangan) dan selama waktu yang ditetapkan dalam
protokol
- Catat suhu akhir yang merepresentatifkan diterima oleh pelanggan
- Lakukan pengulangan setiap tahapannya dan setiap konfigurasi
sebanyak 3 kali
- Jika menggunakan data logger, tarik perekaman suhu yang
tersimpan.

d. Evaluasi dan kesimpulan atau rekomendasi hasil

- Evaluasi data
- Tetapkan kesimpulan. Pengulangan sebanyak 3 kali dengan
kesimpulan memenuhi syarat.
- Hasil validasi dijadikan dasar dalam penyusunan prosedur pengiriman
vaksin.

2. Langkah Pengiriman Vaksin

a. Lakukan pengepakan produk rantai dingin di area yang dilengkapi
pendingin udara pada suhu di bawah 25 °C.
b. Gunakan jumlah alat sesuai dengan hasil validasi, material pengemasan,
Cold box, Box Styrofoarm, ice pack/ice gel/cool pack, Pembatas, Plastik
pelindung produk, thermometer dengan sensor suhu
c. Lakukan pengkondisian cold box sebelum digunakan sesuai hasil validasi
d. Letakkan ice pack/ice gel/cool pack sesuai dengan jumlah dan konfigurasi
hasil validasi
e. Bungkus/lindungi produk ke dalam plastik supaya tidak basah dan
masukkan ke dalam cold box.
 MANAJEMEN PENGIRIMAN VAKSIN COVID - 19

No. Dokumen :
Terbitan :
SOP No. Revisi :
PEMERINTAH PUSKESMAS
Tanggal Terbit :
KABUPATEN KEBONDALEM
PEMALANG Halaman : 4/4
Tanda Tangan
Ditetapkan oleh : dr.Noor Faizah Maenofie, M.Kes
Kepala Puskesmas NIP. 19701204 200212 2 004

f. Tempatkan Sensor Suhu Thermometer di dalam cold box namun pada

tempat yang aman sehingga tidak bersentuhan langsung dengan ice gel
g. Tutup Cold box dan catat suhu barang saat akan dikirim
h. Siapkan dokumen pengiriman
i. Lakukan semua pencatatan secara manual dan/atau elektronik meliputi
nama produk, jumlah, nomor bets, tanggal kedaluwarsa dan tujuan
pengiriman agar pengeluaran produk dapat ditelusuri.
j. Catat suhu pada saat diterima oleh sarana penerima
6. Diagram Alir 1. Validasi Pengiriman Vaksin

Penyiapan
Penyusunan
peralatan dan
protokol validasi
persiapan validasi

Evaluasi dan
Pelaksanaan
kesimpulan atau
validasi
rekomendasi hasil

2. Pengiriman Vaksin

pengepakan di ruangan dengan Gunakan

suhu di bawah 25oC peralatan sesuai Pengkondisian
validasi cold box

Bungkus/ Tempatkan Tutup cold

Letakkan ice pack/ice lindungi alat pemantau box
gel/cool pack vaksin suhu

Siapkan Lakukan Catat suhu

Catat suhu saat akan pada saat
dokumen pencatatan
dikirim diterima
pengiriman mutasi