PERSYARATAN STANDAR SISTEM

MANAJEMEN K3 - OHSAS 18001:2007

1. Ruang Lingkup.(Scope)

Seri persyaratan penilaian kesehatan dan keselamatan kerja ini memuat persyaratan sistem
manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3) agar organisasi mampu mengendalikan resiko-
resiko K3 dan dapat meningkatkan kinerja K3 nyq. Persyaratan ini tidak secara khusus
menyatakan kriterira kinerja K3 (yang harus dipenuhi), juga tidak memberikan spesifikasi detil
tentang sistem manajemen.

Standar OHSAS ini dapat diterapkan oleh organisasi yang inging:

1. Menerapkan sistem manajemen K3 untuk mengurangi atau menghilangkan resiko

kecelakaan dan keselamatan terkait aktifitas organisasi pada personil dan pihak lain yang
berkepentingan.

2. Menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan sistem manajemen K3

3. Menjamin bahwa organisasi sesuai dengan kebijakan K3 yang dibuat sendiri oleh
organisasi

4. Menunjukkan kesesuai dengan standar OHSAS ini dengan cara:

a. Melakukan penilaian diri sendiri dan mendeklarasikan diri sendiri (sesuai dengan standar
OHSAS ini)

b. Mendapat pengakuran kesesuaian (dengan standar OHSAS ini) dari pihak-pihak yang
berkepentingan seperti pelanggan.

c. Mendapat pengakuan untuk menguatkan deklarasi (point a) dari pihak ketiga.

d. Mendapatkan sertifikat sistem manajemen K3

Standar OHSAS ini dimaksudkan untuk hanya mencakup kesehatan dan keselamatan kerja, dan
tidak dimaksudkan untuk mencakup area lain seperti program kesehatan karyawan (asuransi dan
sebagainya), keamanan produk, kerusakan properti dan dampak lingkungan.

2. Publikasi yang menjadi acuan (Referance Publication)

Beberapa standar yang memberikan informasi atau panduan yang berkaitan dengan stndar
OHSAS 18001 ini:
  OHSAS 18002, sistem manajemen K3 - pandukan untuk penerapan OHSAS 18001
 International Labour Organization:2001, Panduan sistem manajemen kesehatan dan
keselamatan kerja.

3. Istilah dan Definisi ( Terms and definitions)

Berikut ini adalah Istilah yang definisi yang berlaku yang digukan dalam dokumen OHSAS
18001 ini:

3.1 Resiko yang dapat diterima (acceptable risk)

Resiko yang telah diturunkan hingga menjpai tingkat yang dapat ditoleransi dengan
mempertimbangkan peraturan legal dan kebijakan K3 organisasi.(3.16)

3.2 Audit (audit)

Proses sistematic, independen dan terdokumentasi unutk memperleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objective untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi.

(ISO 9000:2005, 3.9.1)

Catatan 1: Independen tidak berarti harus pihak dari luar organisasi. Dalam banyak kasus,
khususnya di organisasi kecil, independensi dapat berarti bebas dari tanggung jawab terhadap
aktifitas yang diaudit.

Catatan 2: Untuk panduan lebih lanjut tentang bukti audit dan kriteria audit, lihat ISO 19011.

3.3 Peningkatan berkelanjutan (continual improvement)

Proses berulang untuk meningkatkan sistem manajemen K3 (3.13) untuk mencapai peningkatan
dalam kinerja K3 (3.15) secara keseluruhan yang selaras dengan kebijakan K3 organisasi.
(3.17) (3.16)

Catatan 1 Proses Peningkatan tidak perlu dilakukan di semua area secara bersamaan.

Catatan 2 Definisi diatas disadur dari ISO 14001:2004, 3.2

3.4 Tindakan koreksi (corrective action)

Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian (3.11) atau situasi yang tidak
diinginkan yang terdeteksi.

Catatan 1 Bisa saja ada lebih dari satu penyebab ketidaksesuaian.

Catatan 2: Tindakankoreksi adalah tindakan yang diambil untuk mencegah terulangnya kejadian
sedangkan tindakan pencegahan (3.18) diambil untuk mencegah terjadinya kejadian (yang belum
terjadi). ISO 9000:2005, 3.6.5

3.5 Dokumen (document)

Informasi dan media pendukungnya.

Catatan: Media dapat berupa kerjtas, magnetik, CD, foto atau sample master atau kombiasi dari
hal hal tersebut. [ ISO 914001:2004, 3.4 ]

3.6 Bahaya (hazard)

Sumber, situasi, tindakan yang potensial menimbulkan cedera (3.8) atau penyakit atau
kombinasi keduanya terhadap manusia.

3.7 Identifikasi bahaya (hazard identification)

Proses untuk mengetahui adanya bahaya (3.6) dan menentukan sifat-safatnya.

3.8 Penyakit (Ill health)

Kondisi fisik atau mental yang meburuk yang dapat diketahui yang mucul dari dan/atau
diperburuk oleh aktifitas dalam pekerjaan dan/atau situasi yang berhubungan dengan pekerjaan.

3.9 Insiden (incident)

Kejadian terkait dengan pekerjaan dimana terjadi atau dapat saja terjadi cedera atau penyakit
(3.8)(terlepas dari tingkat bahayanya) atau terjadinya kamatian.

Catatan 1: Kecelakaan (accident) adalah insiden yang menyebabkan cidera, penyakit atau
kematian.

Catatan 2: Suatu insiden yang tidak menyebabkan cidera, penyakit atau kematian dapat disebut
nyaris terjadi (near miss), nyaris terkena (near hit, near call) atau kejadian berbahaya.

Catatan 3: Suatu keadaan darurat (lihat 4.4.7) merupakan suatu jenis insiden khusus.

3.10 Pihak-pihak terkait (interested party)

Individu atau kelompok, di dalam dan diluar lokasi kerja yang berkepentingan (3.23) atau yang
dipengaruhi oleh kinerja K3 organisasi. (3.15)

3.11 Ketidaksesuaian (nonconformity)

Tidak terpenuhinya persyaratan

[ ISO 9000:2005, 3.6.2. ISO 14001 3.15 ]

Catatan A: Ketidaksesuaian dapat berupa penyimpangan terhadap:

 Standar kerja, prektek, prosedur, persyaratan legal yang terkait.

 Persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3.(3.13)

3.12 Keselamatan dan kesehatan kerja (occupational health and safety (OH&S)

Kondisi dan faktor-faktor yang mempengaruhi atau dapat mempengaruhi kesehatan dan
keselamatan karyawan atau pekerja (termasuk pekerja sementara dan personal kontraktor),
pengunjung atau orang lain dalam lokasi kerja. (3.23)

Catatan: Organisasi dapat terkena persyaratan legal tentang kesehatan dan keselamatan orang
diluar tempat kerja langsung, atau yang terkena dampak dan aktifitas di tempat kerja.

3.13 Sistem Manajemen K3 (OH&S management system)

Bagian dari sistem manajemen organisasi (3.17) untuk membangun dan menerapkan
kebijakan K3 (3.16) dan mengelola resiko resiko K3.(3.21)

Catatan1: Sistem manajemen adalah sekumpulan elemen yang berkaitan yang digunakan untuk
menetapkan kebijakan dan sasaran dan untuk mencapai sasaran tersebut.

Catatan 2: Sistem manajemen mencakup struktur organisasi, aktifitas perencanaan (termasuk,

sebagai contoh, penilaian resiko dan penetapan sasaran), tanggung jawab, praktek-praktek,
prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber daya.(3.19)

Catatan 3: Diadopsi dari ISO !$001:2004, 3.8

3.14 Sasaran K3 (OH&S objective)

Sasaran terkait dengan kinerja K3 (3.15) yang ditetapkan organisasi (3.17) untuk dicapai.

Catatan 1: Sasaran harus quantitatif sejauh memungkinkan.

Catatan 2: Klausul 4.3.3 mensyaratkan bahwa sasaran K3 konsisten dengan kebijakan K3.
(3.16)

3.15 Kinerja K3 (OH&S performance)

Hasil terukur dari pengelolaan organisasi (3.17) terhadap resiko-resiko K3.(3.21)

Catatan 1: Pengukuran Kinerja K3 mencakup pengukuran dan efektifitas dari pengendalian yang
dilakukan organisasi.
Catatan 2:Dalam konteks sistem manajemen K3 (3.17), hasil dapat diukur terhadap kebijakan
K3 (3.17), Sasaran K3 dan persyaratan kinerja K3 (3.16) yang lain.

3.16 Kebijakan K3 (OH&S Policy)

Arahan yang bersifat menyeluruh bagi organisasi (3.17) terkait dengan kinerja K3 (3.16) dan
secara formal diungkapkan oleh manajemen puncak.

Catatan1: Kebijakan K3 memberi kerangka untuk melakukan tindakan dan untuk menetapkan
sasaran K3. [ISO 14001:2004, 3.11 ]

3.17 Organisasi (organization)

Perusahaan, korporasi, firma, kelompok perusahaan, lembaga, instituis atau kombinasi dari hal
tersebut, kelompok atau bukan, publik ataupun pribadi yang mempunyai fungsi dan adminsitrasi
sendiri.

Catatan: Untuk organisasi dengan lebih dari satu unit operasi, unit operasi tunggal dapat disebut
sebagai organisasi. [ISO 14001:2004, 3.16 ]

3.18 Tindakan Pencegahan(Preventive action)

Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang potensial terjadi (3.11) atau
situasi atau kondisi yang tidak diinginkan yang potensial terjadi.

Catatan 1: Penyebab ketidak sesuaian potensial bisa saja lebih dari 1

Catatan 2: Tindakan pencegahan diambil untuk mencegah terjadinya suatu kejadian (yang belum
terjadi) sedang tindakan koreksi (3.4) diambil untuk mencegah terulangnya kejadian (yang
sudah terlanjur terjadi). [ ISO 9000:2005, 3.4.5 ]

3.19 Prosedur (Procedure)

Cara untuk melakukan aktifitas atau untuk melakukan proses. [ ISO 9000:2005, 3.20 ]

3.20 Catatan (Record)

Dokumen (3.5) yang yang menggambarkan hasil yang dicapai dari aktifitas yang dilakukan atau
menggambarkan bukti dari aktifitas yang dilakukan. [ ISO 14001:2004, 3.20

3.21 Resiko (Risk)

Kombinasi dari tingkat kemungkinan terjadinya suatu kejadian yang berbahaya atau yang
mengakibatkan bahaya dan tingkat keparahan dari cedera atau penyakit yang diakibatkan. (3.8)
3.22 Penialian resiko ( Risk Assessment )

Proses untuk mengavaluasi resiko (3.21) yang muncul dari suatu bahaya, dengan
mempertimbangkan kelayakan kontrol yang ada, dan memutuskan apakah resiko tersebut dapat
diterima atau tidak.

3.23 Area kerja (Workplace)

Suatu lokasi fisik dimana aktifitas terkait dengan pekerjaan dilakukan dibawah kontrol
organisasi.

Catatan: Untuk menentukan mana yang termasuk ‘area kerja', organisasi (3.17) perlu
mempertimbangkan dampak K3 terhadap personil yang, misalnya, melakukan perjalanan atau
transit (mengemudi, melakukan perjalan dengan pesawat terbang, kapal laut ataupun kerena),
bekerja di tempat klien atau pelanggan, bekerja dirumah.

4. Persyaratan Management System K3

4.1 Persyaratan Umum (General Requirements)

Organisasi haris menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memeliharai dan meningkatkan

secara berkelanjutan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (K3) sesuai dengan
persyaratan standar OHSAS ini dan menentukan bagaimana sistem tersebut memenuhi
persyaratan ini.

Organisasi harus menentukan dan mendokumentasikan lingkup sistem manajemen K3-nya.

4.2 Kebijakan K3 (OH&S Policy)

Manajemen puncak harus menetapkan dan mengesahkan kebijakan K3 dan menjamin bahwa
kebijakan tersebut:

a. Sesuai dengan sifat dan skala resiko K3 yang ada di organisasinya masing-masing

b. Mencakup komitmen untuk mencegah kecelakaan dan berkurangnya kesehatan secara

berkelanjutan meningkatkan sistem manajemen K3 dan kinerja K3.

c. Mencakup komitmen untuk paling tidak sesuai persyaratan legal yang berlakudan dengan
persyaratan lain

d. Memberi kerangka untuk penetapan dan peninjauan sasaran K3;

e. Di dokumentasikan, diterapkan dan dipelihara

f. Di komunikasikan ke semua orang yang bekerja dibawah kontrol organisasi agar mereka
menyadari kewajiban individual mereka terkait K3;
g. Terbuka bagi pihak-pihak yang berkepentingan; dan

h. Di tinjau secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut masih relevan dan tepat
bagi organisasi

4.3 Perencanaan (Planning)

4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan control (Hazard identification,
risk assessment and determining control)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur-prosedure untuk

identifikasi bahaya secara berkelanjutan, penilaian resiko dan penentuan kontrol-kontrol yang
diperlukan.

Prosedur-prosedur untuk identifikasi bahaya dan penilaian resiko harus mempertimbangkan:

a. Aktifitas rutin dan non-rutin

b. Aktifitas dari semua orang yang mempunyai akses ke lokasi kerja (termasuk kontraktor dan
pengunjung)

c. Perilaku orang, kemampuan dan faktor-faktor manusia lainnya.

d. Bahaya yang telah teridentifikasi yang berasal dari luar lokasi kerja yang dapat merugikan
kesehatan dan keselamatan orang-orang di lokasi kerja.

e. Bahaya bagi lingkungan sekitar lokasi kerja yang dihasilkan oleh aktifitas-aktifitas dari
lokasi kerja

Catatan 1: Lebih tepat bila bahaya seperti diatas dinilai sebagai aspek lingkungan.

f. Infrastruktur, peralatan dan material di lokasi kerja, baik yang dihasilkan oleh organisasi
maupun oleh pihak lain;

g. Perubahan-perubahan atau rencana perubahan dalam organisasi, aktifitas atau material.

h. Perubahan dari sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara dan akibat dari
perubahan tersebut bagi operasi, proses dan aktifitas;

i. Semua persyaratan legal terkait dengan penilaian resiko dan penerapan kontrol yang
diperlukan;

j. Rancangan area kerja, proses, instalasi, peralatan, prosedur operasional dan pengaturan
kerja, termasuk penyesuaiannya dengan kemampuan manusia

Metodologi untuk identifikasi bahaya dan penilaian resiko harus:

a. Ditentukan lingkupnya, sifatnya, waktunya untuk menjamin agar identifikasi bahaya dan
penilaian resiko dilakukan secara pro-aktif, bukan reactif; dan

b. Memberi panduan untuk identifikasi, prioritasisasi dan dokumentasi resiko, dan penerapan
kontrol dengan layak.

Untuk mengatur perubahan, organisasi harus mengidentifikasi bahaya K3 dan resiko K3 yang
berhubungan dangan perubahan-perubahan dalam organisasi, sistem manajemen atau aktifitas
sebelum perbuahan-perubahan tersebut diberlakukan.

Organisasi harus menjamin bahwa hasil dari penilaian dipertimbangkan dalam menentukan
kontrol.

Ketika menentukan kontrol, atau ingin merubah kontral yang sudah ada, harus dipertimbangkan
untuk menurunkan resiko menurut hirarki sebagai berikut:

a. Penghilangan

b. Penggantian

c. Kontrol secara teknis

d. Pemberian tanda dan/atau kontrol administatif

e. Pemakaian peralatan pelindung

Organisasi harus mendokumentasikan hasil dari identifikasi bahaya, penilaian resiko dan kontrol
yang ditentukan dan menjaga dokumentasi tersebut tetap up-to-date.

Organisasi harus menjamin agar resiko K3 dan kontrol yang telah ditentukan dipertimbangkan
dalam menngembangkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3.

Catatan 2: Untuk panduan lebih lanjut mengenai identifikasi bahaya, penilaian resiko dan
penentuan kontrol, lihat OHSAS 18002.

4.3.2 Persyaratan Legal dan Persyaratan Lainnya. (Legal and other requirements)

Oerganisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi

dan mengakses persyaratan-persyaratan legal K3 dan lainnya yang berlaku bagi organisasi
masing masing.

Organisasi harus menjamin agar persyaratan-persyaratan tersebut dipertimbangkan dalam

menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3-nya.

Organisasi harus menjaga agar informasi tersebut (persyaratan-persyaratan K3) tetap up-to-date.
Organisasi harus mengkomunikasikan informasi yang relevan terkait persyaratan-persyaratan K3
tersebut kepada personil-personil yang bekerja dalam kontrol organisasi dan kepada pihak-pihak
lain yang berkepentingan.

4.3.3 Sasaran dan Program (Objectives and programme(s)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sasaran terkokumentasi yang

terdokumentasi, pada fungsi-fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi.

Sasaran harus terukur, sejauh memungkinkan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk
komitmen untuk mencegah terjadinya luka atau masalah kesehatan, untuk sesuai dengan
persyaratan legal dan persyaratan lainnya yang berlaku dan untuk peningkatan berkelanjutan.

Saat menentukan dan meninjau sasaran, organisasi harus mempertimbangkan persyaratan-

persyaratan legal dan persyaratan lainnya dan resiko-resiko K3. Organisasi juga harus
mempertimbangkan pilihan-pilihan teknologi yang tersedia, masalah finansial, operasioan dan
persyaratan-persyaratan bisnis, dan pandangan-pandangan dari pihak-pihak yang
berkepentingan.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara program-program untuk mencapai

sasaran. Minimal, program harus mencakup:

a. Penentuan tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai sasaran-sasaran pada fungsi-
fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi, dan

b. Cara dan kerangka waktu sasaran tersebut akan dicapai.

Program-program harus ditinjau secara berkala pada interval yang terencana, harus di sesuaikan
bila diperlukan untuk menjamain sasaran-sasaran tersebut dapat tercapai.

4.4 Penerapan dan operasi (Implementation and Operation)

4.4.1 Sumber daya, peranan, tanggung jawab, akuntabilitas dan kewenangan.

(Resources,reles,responsibility,acouteblities,and authority)

Manajemen puncak harus mengambil tanggung jawab tertinggi untuk K3 dan sistem manajemen
K3.

Manajemen puncak harus menunjukkan komitmennya dengan cara:

a. Menjamin tersedianya sumber daya yang penting untuk menetapkan, menerapkan,

memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3.

Catatan 1: Sumber daya mencakup sumber daya manusia dan skil khusus, infrastruktur,
teknologi dan finansial.
b. Menentukan peranan, mengalokasikan penanggung jawab dan akuntabilitas, dan
mendelegasikan kewenangan untuk memfasilitasi manajemen K3. Peranan, tanggung jawab dan
akuntabilitas, dan kewenangan harusdikokumnetasikan dan dikomunikasikan.

Organisasi harus menunjuk anggota dan manajemen puncak dengan tanggung khusus untuk K3,
yang mempunyai peranan dan tangung jawab untuk (diluar tanggung jawab lainnya):

a. Menjamin bahwa sistem manajemen K3 ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai

dengan standar OHSAS ini.

b. Menjamin agar laporan-laporan terkait kinerja sistem manajemen K3 di berikan kepada

manajemen puncak untuk ditinjau dan digunakan sebagai dasar peningkatan sistem manajemen
K3.

Catatan 2: Manajemen puncak yang ditunjuk (dalam organisasi besar, misalnya, anggota komite
eksekutif atau dewan eksekuit) dapat mendelegasikan tugas-tugas mereka kepada wakil
manajemen di bawah mereka dengan tetap mempertahankan akuntabilitas.

Identitas dari manajemen puncak yang ditunjuk harus dapat diketahui oleh semua orang yang
bekerja di bawah kontrol organisasi.

Semua yang mempunyai tanggung jawab manajemen harus menunjukkna komitmen mereka
untuk peningkatan secara berkelanjutan kinera K3.

Orgnisasi harus menjamin agar orang-orang di lokasi kerja mengambil tanggung jawab terhadap
aspek-aspek K3 yang berada dalam kontrol mereka dan taat kepada persyaratan-persyaratan K3
yang berlaku.

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran ( Competence,training and awareness )

Organisasi harus menjamin agar semua orang yang bekerja di bawah kontrol organisasi, yang
melakukan pekerjaan yang dapat berdampak kepada K3 adalah orang-orang yang berkompeten
dilihat dari pendidikan, pelatihan atau pengalaman. Organisasi harus menyimpan catatan-catatan
terkait kompetensi tersebut.

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terkait dengan resiko K3 dan terkait
sistem manajemen K3. Organisasi harus memberikan pelatihan atau tindakan lain untuk
memenuhi kebutuhan tersebut, mengevaluasi efektifitasnya dan menyimpan catatan-catatan
terkait.

Organsiasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk membuat orang-
orang yang bekerja di bawah kontrol organsiasi sadar akan:

a. Konsekwensi K3, baik aktual maupun potensial dari aktifitas dan perilaku mereka dan
keuntungan yang diperoleh dari peningkatan kinerja personal.
b. Peranan dan tanggung jawab serta pentingnya mencakai kesesuaian dengan kebijakan dan
prosedur-prosedur K3 dan dengan persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3, termasuk
persyaratan mengenai kesiapan dan tanggap darurat.(lihat 4.4.7)

c. Konsekwensi potensial bila mengabaikan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

Prosedur pelatihanharus mempertimbangkan perbedaan-perbedaan dalam hal:

a. Tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan tulisan

b. Resiko

4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi.(Comunaction,participation and consultation)

4.4.3.1 Komunikasi. (Comunaction)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a. Komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi

b. Komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung lokasi kerja lain.

c. Menerima, mendokumentasi dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak-pihak

luar yang berkepentingan

4.4.3.2 Partisipasi dan konsultasi,(Participation and consultation)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a. Partisipasi para pekerja melalui:

 Keterlibatan yang cukup dalam identifikasi bahaya, penilaian resiko dan dalam penetapan
kontrol
 Keterlibatan yang cukup dalam investigasi kecelakaan
 Keterlibatan dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan sasaran K3.
 Konsultasi bila ada perubahan-perubahan yang mempengaruhi K3 mereka
 Keterwakilan dalam urusan-urusan menyangkut K3

b. Konsultasi dengan kontraktor bila ada perubahan-perubahan yang mempengaruhi K3

mereka.

Organisasi harus menjamin bahwa, bila dianggap perlu, pihak-pihak luar yang berkepentingan
dan relevan dikonsultasikan mengenai hal-hal terkait dengan K3.
4.4.4 Dokumentasi. (Documentation)

Dokumentasi sistem manajemen K3 harus mencakup:

a. Kebijakan dan sasaran K3

b. Penjelasan tentang lingkup sistem manajemen K3

c. Elemen-elemen utama sistem manajemen K3 dan interaksinya, dan acuan-acuan

dokumennya.

d. Dokumen, termasuk catatan, yang diperlukan oleh standar K3 ini.

e. Dokumen, termasuk catatan, yang dianggap perlu oleh organisasi untuk menjamin
perencanaan, operasi dan kontrol proses yang efektif terkait dengan manajemen dan resiko K3.

Catatan: Penting sekali bahwa dokumentasi proporsional dengan kompleksitas, bahaya dan
resiko yang ada, dan dijaga agar minimal, seperlunya untuk efektifitas dan efisiensi.

4.4.5 Pengendalian dokumen (Control of document)

Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen K3 dan oleh standar OHSAS ini harus
dikontrol. Catatan adalah type khusus dokumen dan harus dikontrol sesuai dengan klausul 4.5.4.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a. Penyetujuan kelayakan dokumen sebelum diterbitkan

b. Peninjauan dan pembaharuan bila diperlukan dan penyetujuan ulang

c. Menjamin bahwa perubahan dan status revisi terbaru dokumen teridentifikasi (diketahui)

d. Menjamin bahwa versi yang relevandari dokumen yang berlaku tersedia di lokasi
penggunaan

e. Menjamin bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan dikenali dengan mudah

f. Menjamin bahwa dokumen yang berasal dari luar, yang ditentukan oleh organisasi perlu
untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3-nya, diidentifikasi dan distribusinya
dikontrol

g. Mencegah penggunaan yang tidak diinginkan dokumen-dokumen yang kadaluarsa dan

melakukan penandaan dengan cara yang tepat bila dokumen kadaluarsa tersebut di simpan untuk
tujuan tertentu.
4.4.6 Kontrol operasional. (Operational Control)

Organisasi harus menentukan operasi dan aktifitas yang terkait dengan bahaya-bahaya yang telah
teridentifiasi,. Semua operasi dan aktifitas tersebut memerlukan kontrol untuk penanganan resiko
K3. Perubahan-perubahan terhadap aktifitas dan operasi tersebut juga harus diatur.(lihat 4.3.1)

Untuk operasi dan aktifitas tersebut, organisasi harus menerapkan dan memelihara:

a. Kontrol operasional yang dapat diterapan. Organisasi harus mengintegrasikan kontrol

operasional dalam sistem manajemen K3 secara keseluruhan.

b. Kontrol terkait dengan barang-barang, peralatan dan jasa yang dibeli,

c. Kontrol terkait kontraktor dan pengunjung lain ke lokasi kerja

d. Prosedur terdokumentasi, diperlukan bila dianggap bahwa ketiadaan prosedur dapat

membuat penyimpangan terhadap kebijakan dan sasaran K3,

e. Kriteria operasi, bila dianggap bahwa ketiadaan kriteria dapat membuat penyimpangan
terhadap kebijakan dan sasaran K3.

4.4.7 Kesiapan dan tanggap darurat. (Emergency preparedness and response)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur

a. Untuk mengidentifikasi situasi darurat yang potensial

b. Untuk menanggapi situasi darurat tersebut

Organisasi harus tanggap terhadap situasi darurat aktual dan mencegah atau mengurangi
konsekwensi K3 yang merugikan.

Dalam merencanakan tanggap darurat organisasi harus mempertimbangkan pihak-pihak terkait

yang relevan, seperti layanan darurat dan tetangga.

Organisasi juga harus menguji prosedur tanggap darurat secara berkalai dengan, bila
memungkinkan, melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan.

Organisasi harus meninjau prosedur tersebut secara berkala dan melakukan perubahan-
perubahan bila diperlukan, khususnya setelah pengujian prosedur dan setelah terjadinya situasi
darurat (lihat 4.5.3)

4.5 Pemeriksaan. (Checking)

4.5.1 Pengukuran dan pemantauan kinerja. (Performance measurement and monitoring)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan
mengukur kinerja K3 secara teratur. Prosedur tersebut harus memberi aturan tentang:

a. Ukuran qualitative dan quantitatie yang sesuai dengan kebutuhan organisasi

b. Pemantauan tingkat pencapaian sasaran K3

c. Pemantauan efektifitas dari kontrol (baik untuk kesehatan maupun keselamatan)

d. Ukuran kinerja yang bersifat proaktif yang memantau kesesuaian dengan program-program
K3, kontrol dan kriteria operasional

e. Ukuran kinerja yang bersifat reaktif yang memantau kondisi kesehatan yang buruk, insiden
(termasuk kecelakaan dan ‘nyaris kecelakaan', dll.) dan bukti-bukti historis lain tentang kurang
baiknya kinerja K3

f. Pencatatan data dan hasil dari pemantauan dan pengukuran yang cukup untuk dijadikan
bahan analisa tindakan koreksi dan pencegahan selanjutnya.

Jika diperlukan peralatan untuk melakukan pemantauan atau pengukuran kinerja, organisasi
harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengkalibras dan memelihara peralatan
tersebut dengan layak. Catatan kalibrasi dan pemeliharaan dan hasilnya harus disimpan.

4.5.2 Evaluasi kesesuaian. (Evaluation of compliance)

4.5.2.1 Konsistem dengan komitmen organisasi untuk sesuai dengan persyaratan legal dan
persyaratan lian terkait K3, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur
untuk mengevaluasi kesesuaian dengan persyaratan legal K3 secara berkala (lihat 4.3.2)

Organisasi harus menyimpan catatan-catatan hasil dari evaluasi berkala tersebut.

Catatan: frekwensi evaluasi dapat berbeda-beda untuk setiap perayratan legal K3.

4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kesesuaian dengan persyaratan K3 lain yang berlaku bagi
organisai (lihat 4.3.2). Organisasi dapat menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kesesuaian
terhadap persyaratan legal yang disebut dalam klausul 4.5.2.1 atau membuat prosedur yang
terpisah.

Organisasi harus menyimpat catatan hasil evaluasi.

Catatan: Frekwensi evaluasi dapat berbeda-beda untuk setiap persyaratan

4.5.3 Investigasi insiden, ketidaksesuaian, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.

(Incident investigation, nonconformity, corrective action and preventive action)

4.5.3.1 Investigasi insiden.(Insident investigation)

Organsiasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat,
menginvestigasi dan menganalisa insiden untuk:

a. Menentukan ketidaklayakan K3 yang menjadi penyebab dan faktor lain yang dapat
menyebabkan atau memberi kontribusi terjadinya insiden.

b. Mengidentifikasi kebutuhan tindakan koreksi

c. Mengidentifikasi peluang untuk tindakan pencegahan

d. Mengkomunikasikan hasil dari investigasi.

e. Investigasi harus dilakukan tepat waktu.

Setiap kebutuhan tindakan koreksi atau peluang untuk tindakan pencegahan harus ditangani
sesuai dengan klausul 4.5.3.2

4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.(Nonconformity,

corrective action and preventive action)

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani

ketidaksesuaian aktual dan potensial dan untuk melakukan tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan. Prosedur harus menetapkan aturan untuk:

a. Mengidentifikasi dan mengkoreksi ketidaksesuaian dan melakukan tindakan untuk

meminimalkan konsekwensi K3.

b. Menginvestigasi ketidaksesuaian, menentukan penyebab-penyebabnya dan melakukan

tindakan untuk menghindari terulangnya kejadian.

c. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah ketidaksesuaian dan menerapkan

tindakan yang layak untuk menghindari kejadian.

d. Mencatat dan mengkomunikasikan hasil tindaka koreksi dan tindakan pencegahan.

e. Meninjau efektifitas tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang diambil.

Bila dalam tindakan koreksi dan tindakan pencegahan teridentifikasi adanya bahaya baru atau
bahaya yang berubah atau dibutuhkan kontrol baru atau perubahan kontrol, prosedur harus
mensyaratkan agar penilaian resiko dilakukan sebelum tindakan diterapkan.

Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menhilangkan penyebab dari
ketidaksesuaian aktuan dan potensial harus layak sesuai dengan tingkat permasalahan dan
sepadan dengan resiko K3 yang dihadapi.
Organisasi harus menjamin agar setiap perubahan yang terjadi karena dilakukannya tindakan
koreksi dan tindakan pencegahan disertai dengan perubahan dokumentasi sistem manajemen K3
yang diperlukan.

4.5.4 Pengendalian catatan,(Control of records)

Organisasi harus menetapkan dan memelihara catatan-catatan yang diperlukan untuk

menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3 organisasi dan
terhadap standar OHSAS ini, dan untuk menunjukkan hasil-hasil yang dicapai.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi,

menyimpan, melindungi, mengakses dan membuang catatan.

Catatan harus dijaga agar tetap dapat terbaca, dapat diidentifikasi dan ditelusuri.

4.5.5 Audit internal. (Internal audit)

Organisasi harus menjamin agar audit internal terhadap sistem manajemen K3 dilakukan berkala
dan terencana untuk:

a. Menentukan apakan sistem manajemen K3:

a. Sesuai dengan pengaturan sistem K3 yang telah direncanakan dan dengan persyaratan
standar OHSAS ini.

b. Telah diterapkan dengan tepat dan dipelihara, dan

c. Efektif memenuhi sasaran dan kebijakan organisasi.

b. Memberikan informasi hasil audit kepada manajemen.

Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi,
didasarkan pada hasil penilaian resiko dari aktifitas-aktifitas organisasi dan pada hasil audit
sebelumnya.

Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, mencakup:

a. Tanggung jawab, kompetensi dan syarat-syarat dalam perencanaan dan pelaksanaan audit,
pelaporan hasil audit dan penyimpanan catatan terkait.

b. Penentuan kriteria audit, lingkup, frekwensi dan metoda.

Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus menjamin objektifitas dan impartiality (tidak
berat sebelah) proses audit.
4.6 Tinjauan manajemen.(Management review)

Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen K3 pada interval yang terencana, untuk
menjamin kecocokan sistem, kelayakan dan efektifitas. Peninjauan harus mencakup penilaian
peluang untuk peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemenK3, termasuk kebijakan
K3 dansasaran K3. Catatan tinjauan manajemen harus dipelihara.

Masukan tinjauan manajemen harus mencakup:

a. Hasil audit internal dan hasil dari evaluasi kesesuaian dengan persyaratan legal dan
persyaratan lain yang berlaku.

b. Hasil dari partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3)

c. Komunikasi relevan dengan pihak luar yang berkepentingan, termasuk keluhan,

d. Kinerja K3 organisasi,

e. Tingkat pencapaian sasaran

f. Status investigasi insiden, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan,

g. Tindaklanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya,

h. Hal-hal yang berubah, termasuk perkembangan persyaratan legal dan persyaratan lain
terkait K3, dan

i. Usulan-usulan untuk peningkatan.

Hasil dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan komitmen organisasi untuk peningkatan
berkelanjutan dan harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan terkait
kemungkinan perubahan dalam hal:

a. Kinerja K3,

b. Sasaran dan kebijakan K3,

c. Sumberdaya, dan

d. Elemen-elemen lain dari sistem manajemen K3.

Hasil yang relevan dari tinjauan manajemen harus tersedia (dapat diakses) untuk proses
komunikasi dan konsultasi (lihat 4.4.3)
__________________________

Ir. Iim Ibrohim

Konsultan iso 9001, 14001, TS 16949, OHSAS 18001

Anda dapat memperoleh informasi tentang informasi terbaru di ibrosys.com dengan menjadi
anggota ibrosys.com (silahkan create accout). Dengan menjadi anggota Anda menerima
newsletter secara berkala tentang sistem manajemen, sekaligus dapat mendiskusikan berbagai hal
tentang sistem manajemen di Forum.
Untuk menghubungi Ir. Iim Ibrohim terkait pelaithan dan program konsultasi dalam bidang
manajemen mutu, lingkungan dan keselamatan kerja, silahkan email ibrohim@ibrosys.com

Mengenali Bahaya K3

Monday, 28 November 2011 10:13

Dalam penerapan sistem manajemen K3, ‘bahaya’ adalah inti dari semua
persoalan. Jenis bahaya, tingkat kemungkinan kecelakaan dan resikonya menentukan berbagai
komponen lain dalam sistem seperti kebijakan, sasaran, kontrol operasional, sumber daya dan prosedur-
prosedur yang dibutuhkan.

Bahaya bisa bermacam-macam dan bisa muncul dari berbagai sumber. Setiap jenis industri mempunyai
bahaya-bahaya yang mungkin berbeda-beda. Meski begitu, beberapa kategori bahaya berikut adalah
kategori yang umum ada, yang bisa menjadi panduan dasar dalam mengenali bahaya apa yang ada
dalam setiap pekerjaan.
Bahaya fisika

Bahaya fisika adalah setiap gerakan dan setiap aliran enerji yang punya potensi merugikan manusia.
Masuk dalam jenis bahaya ini adalah bahaya karena aliran listrik, bahaya mekanis peralatan, getaran,
suara (yang memekakkan), enerji potensial gravitasi, panas dan radiasi.

Bahaya mekanik adalah bagian dari bahaya fisika yang disebabkan gerakan mekanis seperti putaran
bagian dari mesin. Bahaya ini mudah diamati. Setiap ada gerakan dari mesin atau bagian dari mesin,
entah linear ataupun radial, yang mempunyai kemungkinan kontak dengan pekerja, maka itulah bahaya,
terlepas dari seberapa besar kemungkinan tersebut dan terlepas dari apakah mekanisma pencegahan
kontak sudah diterapkan atau belum.

Bahaya kimia

Bahaya kimia adalah bahaya karena sifat dari bahan beberapa bahan kimia yang bisa merugikan pekerja.
Bahaya kimia tidak bisa langsung diamati seperti bahaya mekanik. Harus tahu lebih dahulu sifat dari
bahan kimia yang ada. Berbagai jenis solvent (pembersih pelarut), bensin, fumes (seperti pada proses
pengelasan), partikulat asbestos, siliki adalah beberapa contoh jenis bahaya ini. Cara paling mudah
untuk mengetahui apakah suatu bahan kimia berbahaya atau tidak adalah melihat MSDS (material
safety datasheet) – yang menurut undang-undang harus ada pada setiap penyimpanan bahan kimia.
Dari situ dapat diketahui sifat-sifat zat kimia (seperti mudah mengiritasi, mudah terbakar, mudah
meledak, mudah menghasilkan oksigen, menimbulkan kanker dan lain-lain).

Bahaya biologis

Yang termasuk dalam bahaya biologis adalah hewan liar, kuman, virus, jamur. Bahaya jenis ini adalah
bahaya yang umum di rumah sakit. Bahaya juga mungkin ada pada aktifitas penyediaan makanan /
katering dan pada organisasi yang area operasionalnya memungkinkan masuknya hewan liar.
Bahaya rancang kerja

Bahaya ini muncul karena lemahnya perancangan cara kerja yang dapat mengakibatkan kerugian
kesehatan dalam jangka waktu panjang. Pekerjaan yang dilakukan dengan sikap badan yang tidak netral
secara terus menerus atau pembebanan terus menerus pada salah satu anggota badan adalah contoh
dari jenis bahaya ini. Untuk dapat mengetahui bahaya-bahaya jenis ini diperlukan paling tidak tidak
pengetahuan dasar tentang ergonomi dan sikap netral anggota badan.

Setelah mengenal Bahaya

Tentu tidak cukup hanya mengenal bahaya. Tahapan selanjutnya untuk menciptakan tempat kerja yang
aman dan sehat adalah melakukan penilaian tingkat kemungkinan pekerja kontak dengan bahaya atau
terkena bahaya dan tingkat keparahan yang diakibatkannya bila hal tersebut terjadi. Hasil akhirnya
adalah penerapan kontrol operasional yang dibutuhkan, entah dengan penghilangan sama sekali
bahaya, penggantian material, rekayasa teknik, kontrol administratif dan/atau penggunaan alat
pelindung diri.
Internal Audit yang Effisien dan Bermanfaat

Thursday, 12 February 2009 01:01

Anda pernah berpikir bahwa audit mutu adalah rutinitas yang membosankan, menyita
waktu dan hanya membawa sedikit manfaat? anda tidak sendirian. Banyak orang yang yang berpikiran
sama. Sayangnya anda tetap harus menyisihkan beberapa hari setahun dari waktu kerja anda untuk
aktifitas tersebut. Membuat cheklist (walaupun cuma copy paste), memeriksa dokumen yang sama,
memeriksa proses yang sama dan menemukan beberapa temuan yang hampir sama dan membuat
laporan yang kurang lebih juga sama dengan audit yang lalu. Apa sebetulnya tujuan dari semua itu?
mempertahankan selembar sertifikat ISO? Hanya itu?

Dalam persyaratan sistem manajemen seperti ISO-9001 dan 14001 disebutkan bahwa tujuan
audit internal adalah untuk memeriksa kesesuaian sistem dengan standar tersebut dan memerkisa
apakah sistem diterapkan dengan efektif dan dipelihara. Definisi audit sendiri adalah 'mencari
bukti-bukti audit dan mengevaluasinya untuk menentukan sejauh mana kriteria-kriteria audit
dipenuhi'. Dari tujuan dan definisi, 'kesesuaian' memang menjadi issue yang penting. Tidak salah
kalau kebanyakan auditor terlalu fokus hanya pada kesesuaian. Tetapi fokus pada kesesuaian
saja, ditambah dengan pemrograman yang kurang baik selalu akan melahirkan keluhan keluhan
tentang rutinitas yang berlebihan dan manfaat yang bisa diambil. Untuk aktifitas yang menyita
banyak waktu seperti audit internal, sangat wajar pihak manajemen meminta kompensasi yang
lebih, misalnya agar audit internal memberi dampak yang positif terhadap kinerja yang
manfaatnya terasa bagi organisasi.

Beberapa tips untuk mengelola audit internal.

Mengembangkan performanced based audit disamping compliance based audit.
Performance based audit adalah salah satu cara untuk menggunakan aktifitas audit sebagai salah satu
alat untuk perbaikan kinerja proses, bukan hanya pada perbaikan kesesuaian proses. Tujuan dari
performance based audit: mencari peluang peningkatan kinerja dalam proses yang diaudit, berbeda
dengan compliance based audit yang umum dilakukan, yang tujuannya mencari bukti kesesuaian.
Performance based audit tidak dimaksudkan untuk menggantikan compliance based audit. Masing
masing diterapkan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, untuk proses yang tidak memerlukan perbaikan
kinerja karena resikonya rendah terhadap kepuasan pelanggan, atau proses yang tidak resource
intensive, dilakukan compliance based audit. Sebaliknya, untuk proses yang mempunyai resiko tinggi
terhadap kepuasan pelanggan, menyerap sumber daya yang tinggi dan memerlukan perbaikan kinerja
dilakukan performance based audit. Bagian terakhir dari artikel ini membahas secara lebih rinci
mengenai 'performace based audit'.
Penentuan skala audit kesesuaian
Program audit sebaiknya tidak hanya mengatur frekwensi audit dari suatu proses. Program juga perlu
menetapkan skala kedalaman audit. Misalnya, untuk proses audit kesesuaian proses yang sudah sama
sekali tidak bermasalah, audit kesesuaian hanya dilakukan pada tahapan-tahapan proses yang penting
saja, tidak mencakup semua tahapan dalam proses. Sebaliknya untuk proses-proses baru atau proses-
proses yang masih bermasalah dalam hal kesesuaian atau proses dimana kesesuaian menjadi faktor
yang sangat penting (misalnya karena resiko pelanggaran hukum), audit keseseuaian skala penuh
diberlakukan. Dengan penentuan skala kedalaman, anda tidak perlu membuang-buang waktu untuk
mengaudit seluruh tahapan proses, dari awal sampai akhir, untuk proses yang menurut anda sudah
mencapai kesesuaian yang baik. Cukup menentukan aktifitas yang berpengaruh terhadap efektifitas atau
tujuan dari proses.

Persiapan yang layak untuk audit internal

Untuk semua type audit, baik performance based maupun compliance, proses audit internal dapat
dibuat lebih effisien, tanpa memakan waktu terlalu banyak dengan melakukan persiapan yang cukup
sebelumnya;

 Auditor internal harus memahami dengan baik prosedur atau dokumen lain yang menjadi acuan
audit kesesuaian. Auditor tidak lagi mencoba memahami prosedur sewaktu mengaudit.
 Auditor internal harus membuat checklist yang cukup terperinci tentang 'apa yang akan
diobservasi' selama audit. Pembuatan checklist bukan hanya merubah kalimat positive dalam
prosedur menjadi kalimat pertanyaan. Ini biasa terjadi pada audit kesesuaian. Checklist
seharusnya berisi benda-benda, dokumen-dokumen dan segala hal yang akan diamati pada
audit nanti. Misalnya:

Dalam prosedur tertulis: 'Masukan dalam rapat tinjauan adalah: 1. Status hasil rapat tinjauan
manajemen terdahulu , 2. dst...'
Cheklist: 'Apakah masukan dalam rapat tinjauan mencakup status rapat tinjauan manajemen
terdahulu?'
Checklist tersebut tidak cukup untuk memberi panduan tentang apa yang akan diamati. Pada saat audit
auditor akan menyita waktu untuk berpikir apa yang harus diperiksa. checklist lebih baik berisi hal yang
spesifik seperti:
'check agenda rapat tinjauan manajemen terakhir. Bandingkan dengan laporan tinjauan terdahulu.
Apakah agenda mencakup status dari apa yang sudah diputuskan dalam laporan tinjauan manajemen
terdahulu?' Dengan checklist seperti ini, pada proses audit, auditor akan langsung meminta auditee
menunjukkan agenda rapat tinjauan terakhir dan laporan rapat tinjauan terdahulu lalu membandingkan
keduanya.

Checklist memang tidak selalu dapat dibuat spesifik. Tapi makin dalam auditor memahami suatu proses,
semakin tahu dia hal-hal spesifik apa yang seharusnya termuat dalam checklist.
Pelaksanaan yang tidak bertele-tele
Audit yang tidak bertele-tele adalah audit yang fokus pada pencarian bukti. Untuk compliance based
audit, bukti yang dicari adalah bukti kesesuaian. Untuk performance based audit, bukti yang dicari
adalah bukti bahwa suatu hal menjadi penyebab atau bukan penyebab dari kinerja yang ingin diperbaiki.
Checklist yang cukup spesifik dapat membantu auditor untuk tetap fokus pada apa yang ingin dia amati
untuk pembuktian tersebut.

LEBIH JAUH TENTANG PERFORMANCE BASED AUDIT

Seperti sudah disebut diatas, performance based audit adalah audit yang bertujuan untuk mencari
peluang perbaiakan kinerja dari suatu proses. Type audit ini dapat membuat audit lebih internal dapat
menghasilkan manfaat yang nyata, misalnya penurunan tingkat reject, meningkatkan akurasi pencatatan
stock dan indikator-indikator kinerja lain yang dianggap masih perlu perbaikan.
Perfomance based audit mempunyai perbedaan dengan compliance based audit (yang umumnya anda
sudah kenal dan biasa lakukan) baik dalam tahapan-tahapan prosesnya maupun dari kompetensi
auditornya. Dalam tahapan-tahapan prosesnya, performance based audit mirip dengan tindakan koreksi
tetapi terbatas sampai pada pencarian penyebab dari suatu masalah. Dalam hal kompetensi auditor,
auditor harus orang yang mempunyai pemahaman yang cukup baik tentang proses yang akan diaudit.
Auditor harus merupakan 'subject matter expert' dari proses yang diaudit.
Performance based audit sangat tepat diterapkan pada proses-proses yang kinerjanya masih bermasalah
atau proses-proses yang menyerap banyak sumber daya dan perlu perbaikan kinerja secara
berkesinambungan.

Tahapan dalam Performance Based Audit.

1. Mempelajari kinerja proses
Tahapan ini penting dalam performance based audit dan menentukan tahapan-tahapan selanjutnya.
Dalam tahapan ini auditor harus mempelajari apa kinerja penting dari proses yang sedang audit, berapa
bagus kinerja-kinerja tersebut pada saat ini dan kinerja-kinerja mana yang mempunyai prioritas tinggi
untuk diperbaiki dan mengapa harus diperbaiki. Setelah auditor mengetahui kinerja dari proses, ada
baiknya auditor mengklarifikasikannya dengan penanggung jawab proses.

2. Menentukan aktifitas-aktifitas kritis

Dalam tahapan ini auditor mempelajari aktifitas-aktifitas kritis dalam proses yang akan diaudit, yang
berpengaruh besar pada kinerja proses keseluruhan. Tahapan ini sebaiknya dilakukan bersama
penanggung jawab proses yang akan diaudit.

3.Menjabarkan kinerja keseluruhan kedalam kinerja yang lebih spesifik

Pengetahuan tentang tahapan-tahapan kritis dalam proses yang akan diaudit akan membuka
kemungkinan untuk menjabarkan kinerja keseluruhan menjadi kinerja-kinerja yang lebih spesifik yang
terkait dengan tahapan-tahapan kritis tersebut.

4. Menentukan Sasaran audit

Sasaran audit dapat dibuat dengan mudah bila sudah mengetahui tahapan-tahapan kritis dan kinerja
spesifik terkait tahapan-tahapan tersebut. Sasaran dalam performance based audit sebaiknya selalu
berisi 'mencari peluang-peluang perbaikan dalam proses ...untuk meningkatkan ...

5. Mengidentifikasi faktor-faktor kritis dan potential failure

Auditor belum siap mengaudit hanya dengan sasaran audit. Auditor juga perlu membuat dugaan
tentang faktor-faktor kritis dalam aktifitas kritis yang mempengaruhi kinerja spesifik yang telah
diketahui. Apakah kompetensi menjadi faktor kritis? atau alat? atau metoda? atau input dari aktifitas
tersebut? atau mungkin kombinasi dari beberapa tersebut? Untuk membuat dugaan tentang faktor
kritis, auditor harus mempunyai pengetahuan yang baik tentang aktifitas yang akan diaudit.

6. Membuat checklist audit

Checklist audit pada dasarnya adalah daftar dari faktor-faktor kritis yang teridentifikasi pada tahap 5,
ditambah hal-hal yang lebih spesifik yang menurut auditor perlu diperiksa dan diamati. Dalam
pembuatan checklist, Auditor harus selalu mengingat bahwa audit yang akan dilakukan adalah untuk
membuktikan apakah faktor-faktor kritis tersebut bermasalah atau tidak bermasalah.

7. Melaksanan audit
Sama halnya dengan compliance based audit, performance based audit dilakukan dengan panduan
checklist yang telah dibuat. Tentu saja, auditor juga harus membuka mata dan telinga untuk
mengidentifikasi adanya hal-hal lain yang harus diperiksa dan diamati diluar dari cheklist yang telah
dibuat. Ada kemungkinan terdapatnya faktor-faktor kritis yang tidak terduga sebelumnya pada tahap 5.
Keberhasilan performance based audit ditentukan dari akurasi penilaian auditor apakah faktor-faktor
kritis dari aktifitas-aktifitas yang diaudit bermasalah atau tidak bermasalah.

8. Melaporkan hasil audit

Laporan audit harus berisi informasi yang jelas kepada pihak manajemen tentang peluang perbaikan
yang ada pada proses yang diaudit. Isi dari laporan hendaknya mencakup:

 Kinerja proses keseluruhan dan pentingnya melakukan perbaikan (hasil dari tahap 1)
 Aktifitas kritis dan kinerja spesifik dari aktifitas tersebut (tahapan 2 dan 3)
 Faktor-faktor kritis yang mempengarui kinerja spesifik dari aktifitas (hasil dari tahapan 5
ditambah faktor lain yang mungkin baru ditemukan saat pelaksanaan audit)
 Faktor-faktor kritis yang sudah dikelola dengan baik (hasil dari tahap 7)
 Faktor-faktor kritis yang bermasalah, yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan kinerja.

9. Follow-up audit
Follow-up audit dilakukan untuk menjamin bahwa tindakan koreksi temuan audit ditetapkan dan
diterapkan. Follow-up audit harus terus dilakukan sampai terdapat bukti bahwa masalah telah
diselesaikan atau pihak menajamen memutuskan untuk membiarkan masalah tersebut dan
menanggung resiko yang ada.
CONTOH PENERAPAN PERFORMANCE BASED AUDIT

Tabel berikut berisi contoh hasil dari kesembilan tahapan tersebut yang dapat memberikan
gambaran lebih jelas tentang performance based audit.
Contoh diambil dari audit proses pengendalian persediaan material di suatu perusahaan. Sebagai
gambaran, proses pengendalian persediaan material di perusahaan tersebut adalah proses yang
kompleks karena melibatkan puluhan jenis produk dengan setiap produk terdiri dari ratusan
komponen. Proses pengendalian persediaan material bertujuan untuk menjamin agar material
selalu tersedia pada saat dibutuhkan sehingga tidak terjadi kekacauan jadwal produksi dan
pengiriman. Proses tersebut juga masih bermasalah, dengan adanya banyak keterlambatan
pengiriman karena material sock out.

Hasil tahap #1

Kinerja keseluruhan yang penting:

Tingkat keterlambatan pengiriman karena material stock-out.
Kinerja saat ini, 6 bulan terakhir: 5 % dari seluruh pengiriman terlambat karena material stock
out. Hal ini berdampak pada kekecewaan dan berkurangnya kepercayaan pelanggan. Bila hal ini
dibiarkan, sangat mungkin beberapa pelanggan akan mengalihkan ordernya ke perusahaan lain.

Hasil tahap#2

Aktifitas kritis (Atas dasar pengetahuan auditor dan hasil diskusi bersama penanggung jawab
proses dan manajer produksi sebagai pelanggan proses):

 Pencatatan stock. Kemungkinan besar memberi kontribusi bagi masalah kinerja keseluruhan.
Stock opname selalu menunjukkan akurasi yang rendah.
 Penyimpanan material. Ini masukan dari bagian produksi. Beberapa kasus terjadi dimana bagian
gudang mengatakan suatu material habis tetapi setelah beberapa lama mereka menemukan
bahwa barang masih tersedia di suatu tempat yang tidak semestinya. Pada saat itu produksi
sudah terlanjur berhenti dan penyebabnya dicatat sebagai kehabisan material
 Perencanaan pembelian.

Hasil tahap #3

Kinerja spesifik terkait ketiga aktiftas kritis:

Akurasi data stock: hampir 7 % data stock tidak akurat. Stock fisik tidak sesuai dengan stock
yang tercatat di komputer.
Kemudahan mencari barang di gudang (tidak/belum dapat terukur)
Akurasi rencana pembelian (belum dapat terukur)

Hasil tahap #4
"Mencari peluang perbaikan pada proses pencatatan material dan penyimpanan barang yang
merupakan aktifitas kunci yang mempengaruhi proses pengendalian persediaan."

Hasil tahap #5

Pencatatan stock
Faktor kritis:

 Input: form-form penerimaan dan pengeluaran barang

o Potential failure:
 form rumit
 tulisan form tidak cukup jelas.
 Input: Data Master List Material
o Potential failure:
 Terdapat redundancy/penggandaan data
 Alat: komputer dan software yang digunakan (MS Excel)
o Potential failure:
 kesehatan komputer, proteksi terhadap virus, proteksi dari pengubahan yang
tidak diinginkan.
 Orang: kompetensi operator yang menginput data ke komputer
o Potential failure:
 kompetensi tidak cukup dalam menggunakan komputer dan aplikasinya
 Metoda: Cara pencatatan, format pencatatan
o Potential failure:
 Kesalahan dalam penginputan data; terutama ID material
 Pencatatan dilakukan di file lama (bulan yang telah lewat).
 Transaksi pemasukan/pengeluaran barang diinput lebih dari 1 kali atau tidak
sama sekali
 Metoda: Perhitungan jumlah penerimaan, pengeluaran, stock akhir
o Potential failure:
 Formula tidak tepat (dalam Excel),
 Pemilihan formula untuk merekapitulasi pemasukan dan pengeluaran material

Penyimpanan barang
Faktor kritis:

 Input: Barang yang masuk

 Alat: fisik gudang
 Orang: kompetensi operator yang bertugas memasukkan barang ke gudang
 Metoda: Tata letak penyimpa

Hasil Tahap #6Pencatatan stock

  Check semua jenis form pengeluaran barang dan penerimaan yang dijadikan dasar dalam
pencatatan stock. Apakah form cukup mudah dipahami?
 Check beberapa sampel dari setiap jenis form diatas. Apakah semua tulisan disana dapat
dimengerti? Apakah tulisan tangan?
 Check master list material sebagai acuan penulisan ID material. Apakah terdapat ID ganda?
Apakah revisi terbaru?
 Check anti virus yang ada dikomputer. Apakah database virus diupdate dengan yang terbaru?
 Check cara penyimpanan file. Apakah diproteksi dengan password? Bagaimana cara penanganan
file-file lama? Apakah ada potensi tertukar?
 Amati cara operator menggunakan perangkat lunak. Apakah cukup mahir? Apakah cara kerjanya
mengandung potensi kekeliruan dalam pemasukan dan pengolahan data?
 Amati cara operator memasukkan data. Bagaimana menjamin ID material yang dimasukkan
benar? Apakah ada pengecekan otomatis yang terhubung dengan master list material? Bila ada,
bagaimana caranya? Atau pengecekan manual?
 Amati cara operator memasukkan data: Bagaimana dia menandai dokumen-dokumen yang
sudah diinput ke komputer?
 Check seluruh file dan formula yang digunakan dalam pencatatan dan perhitungan stock:

Penyimpanan barang

 Check kondisi gudang secara menyeluruh.

o Apakah barang ditempatkan dengan rapih?
o Apakah terdapat barang-barang yang sudah digunakan?
o Apakah barang yang besar ditempatkan lebih dekat ke pintu keluar?
o Apakah barang yang jarang diakses ditempakan lebih jauh?
 Amati cara operator mencari barang.
o Apakah dia dapat mengetahui dimana barang ditempatkan dengan mudah? bagaimana
cara dia mengetahui? Lakukan pengujian untuk berbagai barang.

Hasil Tahap #7

Dilakukan sesuai dengan checklist dan tentu bisa berkembang bila pada saat audit auditor berpendapat
suatu faktor penting atau suatu potential error baru ditemukan

Hasil Tahap #8

Proses: Pengendalian persediaan material

Tujuan audit: Mencari peluang perbaikan pada proses pencatatan material dan penyimpanan
barang yang merupakan aktifitas kunci yang mempengaruhi proses pengendalian persediaan
material.

Kinerja pengendalian persediaan material : 5% dari total pengiriman terlambat karena terjadinya
stock out material. Kinerja ini akan sangat potensial membuat pelanggan kecewa.
Kinerja pencatatan stock, yang mempengaruhi langsung kinerja pegendalian persediaan material:
Rata-rata 7% data stock akhir tidak sesuai pada 3 kali stock opname terakhir.

Auditor: Mr. X
Hasil audit:
Pencatatan dan perhitungan stock material menggunakan cara yang sederhana dengan bantuan
aplikasi spreadsheet. faktor-faktor penting adalah
....(salin dari tahapan No. 5).

Form yang digunakan, kompetensi personil dan pemeliharaan peralatan yang digunakan
(komputer dan perangkat lunaknya) sudah cukup baik. Penyebab dari kinerja buruk adalah:

1. Lemahnya pengendalian master list material yang menjadi sumber cacuan nomor ID material
dalam pemasukan data penerimaan, pengeluaran dan perhitungan stock akhir. Lebih dari 40 ID
material merupakan ID ganda. Tabel Master List terdiri dari 3034 ID material dan tidak ada
penjaminan untuk menghindari terjadinya ID ganda. Kesalahan ini bersumber dari proses
'Penyusunan Bill of Material dan Master List Material'. Proses ini harus diaudit untuk
menindaklanjuti temuan ini.
2. Digunakan 5 file untuk pencatatan penerimaan dan pengeluaran. Kelima file tersebut
mempunya format yang sama sekali berbeda. Contohnya, pengeluaran untuk produksi dan
pengeluaran untuk penggantian reject produksi dan pengeluaran barang yang akan
dikembalikan ke pemasok (karena reject) berbeda, disesuaikan dengan form dari tiga jenis
pengeluaran tersebut. Ini akan menyulitkan perhitungan stock akhir yang dilakukan secara
manual data tersebut disalin dan dikumpulkan secara manual ke dalam file lain. Formula yang
lebih sederhana dan dapat menghitung stock akhir secara otomatis sebetulnya dapat digunakan
bila kelima file tersebut dibuat seragam. Penyatuan kelima file tersebut juga akan lebih
memudahkan perhitungan stock otomatis dan menyederhanakan pekerjaan pencatatan. Contoh
dari kelima file tersebut dan penjelasan tentang potensi kesalahan pencatatan dan perhitungan
terlampir dalam file ...

Untuk penyimpanan material tidak ada masalah yang ditemukan. Gudang mempunyai kapasitas yang
cukup untuk penyimpanan. Penyimpanan dilakukan dengan rapih dan memudahkan barang ditemukan
oleh operator gudang. Tata letak gudang juga diatur dengan baik sesuai dengan kaidah-kaidah 5S.
Masalah kesulitan menemukan barang yang sering dikeluhkan bagian produksi sebetulnya terkait
dengan ketidakakuratan data stock akhir. Beberapa kasus terjadi dimana menurut catatan komputer
stock tersedia padahal tidak dan sebaliknya.

Siapa yang harus melakukan performance based audit?

Berbeda dengan compliance based audit, performance based audit membutuhkan team auditor
yang terdiri dari paling tidak seorang subject matter expert - SME, seorang yang mempunyai
pemahaman yang baik tentang seluk beluk proses yang diaudit. Keberadaan SME adalah mutlak
diperlukan. Auditor yang tidak mempunyai pemahaman yang mendalam tentang proses yang
akan diaudit akan sulit untuk mencari tahapan kritis dan faktor-faktor kritis. Mungkin bisa, tapi
butuh waktu lama. Masalahnya, ada kemungkinan bahwa tidak ada orang yang memahami
proses yang diaudit selain personil-personil yang terlibat dalam proses tersebut. Memilih salah
seorang personil tersebut sebagai bagian dari team auditor? Ya, mengapa tidak? Tapi jangan
sebut dia sebagai auditor (melanggar persyaratan tentang independecy auditor). Sebut saja
sebagai SME. ISO-19011 tentang audit memungkinkan hal ini. Disana disebutkan bahwa bila
diperlukan, team audit dapat terdiri dari technical expert. Libatkan personil tersebut dalam proses
audit, dari tahap awal sampai akhir, termasuk dalam follow up audit. Personil tersebut harus
bekerja sama dengan team auditor dalam menemukan aktifitas-aktifitas dan faktor-faktor kritis
dan dalam tahapan-tahapan lain. Satu hal yang harus diperhatikan adalah bahwa keterlibatan
personil tersebut harus atas kerelaan atasannya. Personil tersebut juga harus personil yang
menghormati dan menghargai atasannya. Ini menjamin terjaganya tujuan baik dari performance
based audit untuk bersama-sama menemukan peluang perbaikan. Bila atasan tidak merelakan
bawahannya untuk mambantu proses audit secara penuh, jangan ambil resiko. Lupakan
performance based audit. Hubungan mereka tidak kalah penting dengan peluang perbaikan yang
sedang anda cari. Anda masih bisa berharap bahwa proses tindakan koreksi dan pencegahan
berjalan dengan efektive dan peluang-peluang perbaikan dekelola dengan baik disana.

Ir. Iim Ibrohim

Konsultan iso 9001, 14001, TS 16949, OHSAS 18001

Anda dapat memperoleh informasi tentang informasi terbaru di ibrosys.com dengan menjadi anggota
ibrosys.com (silahkan create accout). Dengan menjadi anggota Anda menerima newsletter secara
berkala tentang sistem manajemen, sekaligus dapat mendiskusikan berbagai hal tentang sistem
manajemen di Forum.

Untuk menghubungi Ir. Iim Ibrohim terkait pelaithan dan program konsultasi dalam bidang manajemen
mutu, lingkungan dan keselamatan kerja, silahkan email ibrohim@ibrosys.com