OMNI – OPERATIONS TRAINING:

Omni Order Inventory System (IMS)

Menu Utama Inventory Management System
Menset lokasi toko
● Menambah 1 lokasi toko baru
● Menambah beberapa toko
sekaligus
● Mengupdate lokasi toko
● Menonaktifkan toko yang
sudah tidak beroperasi
Menset angka buffer untuk stok Menambah atau mengurangi stok
secara manual dalam sistem
● Menambah atau mengurangi
● Menset angka buffer untuk 1
stok untuk 1 SKU pada 1 toko
SKU pada 1 toko
● Menambah atau mengurangi
● Menset angka buffer untuk
stok untuk beberapa SKU di
beberapa SKU di beberapa
beberapa toko sekaligus
toko sekaligus
 Menambah 1 Lokasi Toko Baru

● Pergi ke menu location.

Secara default toko akan diurutkan di mulai dari toko
yang terakhir ditambahkan ke dalam sistem.
● Click pada tombol create a location untuk
menambahkan 1 lokasi toko baru.
● Informasi yang wajib ada dalam pembuatan toko baru
adalah location name dan location code.
Namun, untuk membantu proses pickup order di toko
oleh kurir eksternal lebih mudah, user juga harus
memasukan data.
Province-city-district, longitude-latitude dan nomor
phone toko secara benar.
Pilih merchant code sesuai dengan kode business
unit masing-masing PT di CT Corpora yang akan
diberikan oleh CTCD.
● Click tombol save apabila semua informasi yang
dibutuhkan sudah dimasukan untuk menyimpan
lokasi toko baru pada system.
 Menambah Beberapa Toko

● Click pada tombol bulk upload untuk menambahkan

beberapa lokasi toko sekaligus
● Click pada menu bulk template reff untuk
mendapatkan sampel csv file
Masukan semua informasi tentang toko disetiap
kolom yang ada dalam sample file csv
Penamaan province-city-district harus diisi sesuai
dengan nama province-city-district yang ada pada
system. Download file region name reff sebagai
referensi untuk mempermudah pengisian
Masukan merchant code sesuai dengan kode
business unit masing-masing PT di CT Corpora yang
akan diberikan oleh CTCD
● Click tombol upload untuk memulai proses uploading
● Apabila terjadi error selama proses uploading sistem
akan memberitahu bagian mana yang harus
diperbaiki. Download error file, perbaiki dan lakukan
reupload
 Mengupdate Lokasi Toko

● Click pada tombol see details pada setiap lokasi toko

untuk melakukan proses update informasi toko.
● Click pada tombol edit sebelum melakukan
pengeditan.
● Edit informasi yang diinginkan, informasi mandatory
tidak boleh dibiarkan kosong.
● Click tombol save untuk menyimpan perubahan.
 Menonaktifkan Toko yang Sudah Tidak
Beroperasi

● Pilih toko yang akan dinonaktifkan pada daftar toko

● Click tombol deactivate.
● Click tombol OK pada kotak dialog konfirmasi proses
deaktivasi.
● Atau user dapat pergi ke menu detil lokasi toko >>
click edit >> pindahkan toggle toggle active toko ke
inactive >> click save.
● Toko yang sudah dinonaktifkan akan ditandai dengan
status inactive.
● Toko dengan status inactive tidak akan dipilih
sebagai fulfillment store dalam logic order
allocation rules.
 Menset Angka Buffer untuk 1 SKU pada 1
Toko

1 ● Pergi ke menu Inventories >> set buffer.

● Lakukan pencarian SKU terlebih dahulu. Setelah SKU
ditemukan, secara default SKU akan diurutkan di
mulai dari SKU yang memiliki quantity available for
2 sales (QAFS) paling banyak.
● Click tombol see details untuk mulai proses update
buffer.
● Masukan angka buffer yang diinginkan (tidak bisa
memasukan pecahan atau bilangan negatif sebagai
buffer).
● Click tombol save untuk menyimpan perubahan.
● Setelah angka buffer dimasukan maka Magento
Frontend hanya akan membaca stock QAFSnya saja
dari 1 SKU.
SKU yang sudah memiliki QAFS < buffer tidak akan
tersedia di frontend Magento.
3
 Menset Angka Buffer untuk Beberapa SKU di
Beberapa Toko Sekaligus

1
● Lakukan pencarian SKU terlebih dahulu. Setelah SKU
ditemukan, click tombol export data untuk
2 3
mendapatkan SKU dalam file csv.
● Isi cukup angka buffer pada setiap baris SKU dalam
file csv.
Namun jika user ingin melakukan update untuk SKU
lain, user cukup memasukan: nomor SKU, location
code dan angka buffer sesuai pada kolom yang ada
pada sampel csv file
● Click tombol bulk upload
● Browse file dan click upload untuk memulai proses
uploading.
Apabila terjadi error selama proses uploading sistem
akan memberitahu bagian mana yang harus
diperbaiki. Download error file, perbaiki dan lakukan
reupload
 Menambah atau Mengurangi Stok untuk 1
SKU pada 1 Toko

1
● Pergi ke menu Inventories >> update inventory.
● Lakukan pencarian SKU terlebih dahulu. Setelah SKU
ditemukan, secara default SKU akan diurutkan di
mulai dari SKU yang memiliki current stock paling
banyak.
2 ● Click tombol see details untuk mulai proses update
inventory.
● Pilih action: add stock atau deduct stock.
● Masukan jumlah stok yang diinginkan.
● Click tombol save untuk menyimpan perubahan.
● Jumlah stok yang baru saja dimasukan akan
menambah atau mengurangi existing dari jumlah stok
yang ada untuk setiap SKU di setiap lokasi toko.

4
 Menambah atau Mengurangi Stok untuk
Beberapa SKU di Beberapa Toko Sekaligus

● Lakukan pencarian SKU terlebih dahulu. Setelah SKU

1
ditemukan, click tombol export data untuk
2 3
mendapatkan SKU dalam file csv.
● Masukan angka 1 untuk menambah dan angka 2
untuk mengurangi pada kolom action serta isi jumlah
stok pada setiap baris SKU dalam file csv.
Namun jika user ingin melakukan update untuk SKU
lain, user cukup memasukan: nomor SKU, location
code, action dan jumlah stok sesuai pada kolom yang
ada pada sampel csv file
● Click tombol bulk upload
● Browse file dan click upload untuk memulai proses
uploading.
Apabila terjadi error selama proses uploading sistem
akan memberitahu bagian mana yang harus
diperbaiki. Download error file, perbaiki dan lakukan
reupload
Menu Tambahan Inventory Management System
Membuat/Edit/Hapus User Membuat/Edit/Hapus Role Membuat/Edit/Hapus Group
● Menambah user baru ke ● Menambah role baru ke sistem ● Menambah grup baru ke
sistem IMS IMS sistem IMS
● Mengedit informasi user ● Mengedit informasi role ● Mengedit informasi grup
● Menonaktifkan akses user di ● Menonaktifkan fungsi role ● Menonaktifkan fungsi grup
sistem IMS yang ada di sistem IMS yang ada di sistem IMS
 Menambah User Baru

● Pergi ke menu users, roles & groups >> user.

● Click pada tombol create a user untuk menambahkan
1 user baru ke dalam sistem.
● Mengisi user name, email, role dan group.
● Click save untuk menyimpan user baru.
● User yang baru saja ditambahkan kedalam sistem
akan menerima email untuk mengaktivasi akun
mereka.
● Click pada tombol activate account untuk
mengaktifkan akun user
● Masukan signin email dan temporary password
● Buat password baru dan confirmed password
● Login
 Mengedit Informasi User

● Pergi ke menu user >> click pada user yang

diinginkan >> click see details
● Informasi user seperti user status, user name, email,
role dan group akan ditampilkan.
● Click pada button edit sebelum memulai pengeditan.
● Semua mandatory field tidak boleh dibiarkan kosong.
● Click save untuk menyimpan pengeditan.
 Menonaktifkan Akses User

● Pilih user yang akan dinonaktifkan pada daftar user.

● Click tombol deactivate.
● Click tombol OK pada kotak dialog konfirmasi proses
deaktivasi.
● Atau user dapat pergi ke menu detil user >> click edit
>> pindahkan toggle toggle active user ke inactive >>
click save
● User yang sudah dinonaktifkan akan ditandai dengan
status inactive.
● User dengan status inactive akan kehilangan
aksesnya untuk masuk ke dalam sistem IMS.
 Menambah Role Baru

● Pergi ke menu users, roles & groups >> role.

● Click pada tombol create a role untuk menambahkan
1 role baru ke dalam sistem.
● Mengisi role name dan permission role.
● Permission role akan menentukan sejauh mana satu
role akan mempunyai aksesibilitas di dalam sistem
IMS.
● Click save untuk menyimpan role baru.
 Mengedit Informasi Role

● Pergi ke menu role >> click pada role yang diinginkan

>> click see details
● Informasi user seperti role status, role name, role
description, users, total users dan permission access
akan ditampilkan.
● Users menampilkan jumlah user yang memiliki 1 role.
1 orang user hanya dapat memiliki 1 role.
● Click pada button edit sebelum memulai pengeditan.
● Semua mandatory field tidak boleh dibiarkan kosong.
● Click save untuk menyimpan pengeditan.
 Menonaktifkan Fungsi Role

● Pilih role yang akan dinonaktifkan pada daftar role.

● Click tombol deactivate.
● Click tombol OK pada kotak dialog konfirmasi proses
deaktivasi.
● Atau user dapat pergi ke menu detil role >> click edit
>> pindahkan toggle toggle active role ke inactive >>
click save
● Role yang sudah dinonaktifkan akan ditandai dengan
status inactive.
● Apabila 1 user ada dalam 1 role dengan status
deactive maka user yang bersangkutan tidak akan
memiliki akses apapun didalam sistem IMS.
 Menambah Group Baru

● Pergi ke menu users, roles & groups >> group.

● Click pada tombol create a group untuk
menambahkan 1 group baru ke dalam sistem.
● Mengisi group name dan associated business unit.
● Associated merchant unit akan memberikan akses
toko dan inventory dari business unit manakah yang
akan dapat dilihat oleh user.
● Click save untuk menyimpan group baru.
 Mengedit Informasi Group

● Pergi ke menu group >> click pada group yang

diinginkan >> click see details
● Informasi user seperti group status, group name,
group description, associated merchant, total
associated merchant, users dan total users akan
ditampilkan.
● Users menampilkan jumlah user yang memiliki 1
group.
1 orang user hanya dapat memiliki 1 group.
● Click pada button edit sebelum memulai pengeditan.
● Semua mandatory field tidak boleh dibiarkan kosong.
● Click save untuk menyimpan pengeditan.
 Menonaktifkan Fungsi Group

● Pilih grup yang akan dinonaktifkan pada daftar grup.

● Click tombol deactivate.
● Click tombol OK pada kotak dialog konfirmasi proses
deaktivasi.
● Atau user dapat pergi ke menu detil grup >> click edit
>> pindahkan toggle toggle active grup ke inactive >>
click save
● Grup yang sudah dinonaktifkan akan ditandai
dengan status inactive.
● Apabila 1 user ada dalam 1 grup dengan status
deactive maka user yang bersangkutan tidak akan
dapat melihat toko atau inventory dari business unit
yang ada dalam group yang bersangkutan.