BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang

mencakup semua bidang kehidupan. Karena itu, banyak sekali definisi
mengenai administrasi. Sekalipun demikian, ada tiga unsur pokok dari
administrasi. Tiga unsur ini pula yang merupakan pembeda apakah sesuatu
kegiatan merupakan kegiatan administrasi atau tidak. Dari definisi
administrasi yang ada, kita dapat mengelompokkan administrasi dalam
pengertian proses, tata usaha dan pemerintahan atau adminsitrasi publik.
Sebagai ilmu, administrasi mempunyai berbagai cabang, yang salah satu di
antaranya adalah administrasi kepegawaian negara.

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi

negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara,
apakah federal ataukah kesatuan. Administrasi kepegawaian berkaitan
dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
Pentingnya administrasi kepegawaian yaitu karena administrator adalah
Pegawai Negeri Sipil selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat
pusat maupun daerah. Selain itu hal tersebut tersebar di pusat dan daerah.
Sehingga administrasi sangat berperan penting dalam hal pencapaian tujuan

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka masalah yang akan dibahas pada
makalah ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

a. Apa saja fungsi administrasi kepegawaian negara ?

b. Sistem apa saja yang ada didalam administrasi kepegawaian

Negara?

1
1.3 Tujuan dan Manfaat

a. Tujuan

Adapun tujuan yang dapat dicapai, sesuai permasalahan di atas :

1. Makalah ini dibuat untuk mengetahui dan memahami apa itu administasi
kepegawaian negara.

2. Makalah ini dibuat untuk mengetahui apa saja yang termasuk fungsi
administrasi kepegawaian negara.

3. Makalah ini dibuat untuk memahami sistem apa saja yang ada di
administrasi kepegawaian negara.

4. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah administrasi

kepegawaian negara.

b. Manfaat

1. Memahami pengertian administrasi kepegawaian negara.

2. Memahami apa saja yang terdalam fungsi administrasi kepegawaian negara.
3. Memahami sistem apa saja yang ada didalam administrasi kepegawaian
negara.

2
 BAB II

ANALISA TENTANG ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN NEGARA

2.1. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN NEGARA

Pengertian administrasi Menurut Siagian, Sondang P : “Administrasi

adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya”. Pokok pokok administrasi adalah kerjasama,ada 2
orang atau lebih dan ada tujuan Fungsi/unsur administrasi adalah Planning,
Organising, Actuating dan Controlling (POAC).

Pengertian pegawai menurut Soedaryono dalam bukunya “ Tata

Laksana Kantor ” bahwa “Pegawai atau karyawan adalah golongan
masyarakat, yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam
kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah, maupun kesatuan kerja
swasta ”.

Pengertian Pegawai Negeri adalah warga negara RI yang telah

memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan
diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya,
dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku atau pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang
bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara
adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh
kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Syarat agar
seseorang dapat disebut sebagai pegawai adalah : telah diangkat/memiliki sk,
ada tugas, ada hak dan kewajiban.

Jadi administrasi kepegawaian negara adalah suatu kecakapan atau

seni dalam memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama
yg bersangkutan untuk mencapai suatu tujuan organisasi secara efisien.

3
2.2 FUNGSI UMUM ADMISITRASI KEPEGAWAIAN NEGARA
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian
menurut Felix A. Nigro meliputi:
a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari
setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang
adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari
sektor swasta.
c. Penarikan tenaga kerja yang baik
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon
pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan
yang sesuai.
e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah
keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan
mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan
tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-
pegawai yang cakap.
g. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan
pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai
yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan
kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan
yang paling tinggi.
h. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
i. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril
serta disiplin pegawai.

2.3 SISTEM DALAM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN NEGARA

Kebijaksanaan dasar sistem adminitrasi kepegawaian dinegara kita

mengacu pada Undang-undang Nomor 43. tahun 1999 tentang perubahan atas

4
undang-undang nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian
dalam undang-undang tersebut, pegawai negeri sipil didefinisikan sebagai
sebagai setiap warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat
yang telah ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwewanang dan diserahi
tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pegawai negeri terdiri dari:

1. Pegawai Negeri Sipil.

Pegawai negeri sipil terdiri dari pegawai negeri sipil pusat dan
pegawai negeri sipil daerah. Secara rinci institusi tempat pegawai negeri
pusat bertugas adalah sebagai berikut:

a. Di kementrian negara yang bernomenklatur, yaitu departemen dan di

kantor menteri kordinator dan menteri negara.

b. Di lembaga-lembaga non departemen dan perwakilannya didaerah.

c. Di kantor wilayah departemen.
d. Di lingkungan perwakilan RI di luar negeri dan perwakilan instansi di
luar negeri.
e. Dilingkungan pemerintah wilayah adaministrasi provinsi.
f. Diperbantukan kepada pemerintah daerah.
g. Diperbantukan kepada BUMN/BUMD.
h. Ditugaskan kepada proyek-proyek pemerintah.

2. Anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI)

Pada dasarnya anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI) adalah
pegawai negeri. Namun beberapa ketentuan tentang pegawai negeri tidak
berlaku bagi anggotaTNI/Polri. Oleh karena itu, perlu diatur dengan
peraturan perundang-undangan.UU No.34 tahun 2004 tentang Tentara
Nasional Indonesia dinyatakan bahwa prajurit adalah warga Negara
Indonesia yang memenuhi persyaratan perundang-undangan dan diangkat
oleh pejabat yang berwewenang.

5
 Setiap prajurit TNI berhak memperoleh penghasilan yang layak dan
dibiayai seluruh dari anggaran pertahanan negara yang bersumber dari
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

3. Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia

Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan alat Negara yang
berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat,
menegakan hukum serta memberikan perlindungan, pengayoman dan
pelayanan kepada masyrakat dalam rangka pemeliharaan keamanan
dalam negeri. Pegawai negeri pada Kepolisian Negara RI terdiri atas :
a. Anggota kepolisian Negara RI
b. Pegawai negeri sipil (bagi pegawai negeri sipil kepolisian Negara RI
berlaku ketentuan perundang - undangan dibidang kepegawaian.

4. Pejabat Negara
Pegawai negeri dapat diangkat menjadi pejabat negara. Pejabat
Negara adalah pimpinan atau lembaga tertinggi/tinggi negara
sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan pejabat
negara lainnya yang ditentukan dalam undang-undang.
a. Presiden dan wakil presiden.
b. Ketua, wakil ketua dan anggota MPR.
c. Ketua, wakil ketua dan anggota DPR.
d. Ketua, wakil ketua, ketua muda dan hakim agung pada Mahkamah
Agung.
e. Hakim pada badan peradilan umum, peradilan tata usaha Negara,
peradilan agama, peradilan militer dan hakim yang dipekerjakan
untuk tugas perdilan.
f. Ketua, wakil ketua, anggota badan pemeriksa keuangan.
g. Ketua, wakil ketua Komisi Pemberantasan Korupsi.
h. Gubernur dan wakil gubernur.
i. Bupati/Walikota, Wakil Bupati dan Wakil walikota.
j. Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.

6
5. PNS Lainnya
Sebagaimana telah dikemukankan bahwa PNS dapat diperbantukan
pada BUMN/BUMND. Namun demikian tidak semua pegawai
BUMN/BUMND berstatus sebagai pegawai negeri sipil.

Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu

perusahaan baik perusahaan negara maupunperusahaan swasta. Walaupun
sedimikian canggihnya teknologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua
itu belum mempunyai arti apa-apa. Karena sangat pentingnya pegawai
dalam suatu perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan berbagai sistem
kepegawaian, antara lain:
a. Sistem Kawan (Patronage System)
Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat
subyektif, artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas
hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang
diangkat.
b. Sistem Kecakapan (Merit System)
Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif.
Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang
dimiliki. Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon
pegawai antara lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang
dicapainya.

Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada

pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juga pada proses
kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji,
kenaikan tingkat, dan sebagainya.
c. Sistem Karier (Career System)
Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena
pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat
serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja.

7
 Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini
merupakan konsekuensi logis dari sistem kepegawaian yang
berdasarkan kecakapan.
d. Sistem Prestasi Kerja
Sistem prestasi kerja adalah suatu sistem kepegawaian dimana
pengangkatan seseorang untuk menduduki sesuatu jabatan atau untuk
naik pangkat didasarkan atas kecakapan dan prestasi yang dicapai
oleh pegawai yang diangkat. Kecakapan tersebut harus dibuktikan
dengan lulus dalam ujian dinas dan prestasi dibuktikan secara nyata.
Sistem prestasi kerja tidak memberikan penghargaan terhadap masa
kerja.

Dalam sistem ini dapat naik pangkat dalam jangka waktu yang
relative singkat, karena tidak dibatasi oleh lamanya masa kerja,
sedangkan sistem karier selain memperhatikan kecakapan juga
memperhatikan lamanya masa kerja dari pegawai yang bersangkutan.
Pegawai tidak dapat naik pangkat apabila masa kerja minimum belum
dipenuhi.

8
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Pada umumnya administrasi kepegawaian mempunyai sasaran yang sama

yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota
organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi atau
perusahaan itu sendiri dengan baik.

Administrasi kepegawaian pun memiliki berbagai macam fungsi. Salah

satunya yaitu Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap
pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan

baik perusahaan negara maupunperusahaan swasta. Walaupun sedimikian
canggihnya teknologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum
mempunyai arti apa-apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu
perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan berbagai sistem kepegawaian.

3.2 SARAN

Dari kesimpulan yang di jabarkan di atas, maka dapat diberikan saran

antara lain :

a. Perlunya kontrol dan pengawasan dari fungsi administrasi

kepegawaian untuk bisa menghasilkan kerja yang maksimun terhadap
layanan publik.

b. Sistem adminstrasi kepegawaian ini harus ada pengembangan dengan

melaksakan program baru dalam pengembangan struktur kerja dari
organisasi.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Buku-buku

Moekijad.Administrasi Kepegawaian Negara. Bandung: CV. Mandar Maju, 1991

Saksono, Slamet. Administrasi Kepegawaian. Yogyakarta: Kanisius, 1988.

Tayibnapis, Burhanudin A. MPH. Administrasi Kepegawaian: Suatu Tinjauan

Analitik. Jakarta: Pradnya Paramita, 1995.

Website

http://www.bahankuliah.wordpress.com/2009/05/29/administrasi-kepegawaian/

10