User Manual

Aplikasi SPJ ONLINE

 Daftar Isi

1 PENDAHULUAN............................................................................................................ 3

2 ENVIRONMENT.............................................................................................................3

3 PENGGUNAAN..............................................................................................................4
3.1 Cara Membuka Alamat Aplikasi........................................................................................................... 4
3.2 Struktur Menu dan Hak Akses.............................................................................................................. 5
3.2.1 Operator / Admin Divisi........................................................................................................... 5
3.2.2 Kepala Divisi................................................................................................................................. 6
3.2.3 User Karyawan............................................................................................................................. 6
3.2.4 User SDM........................................................................................................................................ 7

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 2 Dari 23 Status: Final
1 Pendahuluan
Dokumen user manual ini menjelaskan panduan penggunaan aplikasi SPJ Online, dimana aplikasi ini
akan menggantikan modul travel management pada HCM. Selain itu, aplikasi ini digunakan untuk
menyeragamkan format dokumen SPJ di PTPN XI beserta Unit Usaha.

2 Environment

Buttons/tombol-tombol pada aplikasi yang akan digunakan dalam panduan ini adalah :

Melihat detail dokumen Proses Check in

Edit detail dokumen Proses Check out

Cetak dokumen Proses upload dokumen SPJ

Tanda status dokumen Pengelompokan dokumen SPJ

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 3 Dari 23 Status: Final
3 Penggunaan

3.1 Cara Membuka Alamat Aplikasi

1. Untuk memulai akses terhadap aplikasi SPJ Online:
a. Bukalah aplikasi SPJ Online melalui web browser (Google Chrome atau Mozila FireFox
atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut: https://spj.ptpn11.co.id/
b. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser.
c. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi SPJ Online sebagai berikut :

d. Kemudian masukkan Nomor Induk Kepegawaian (NIK) anda beserta password, kemudian
klik login. Anda akan masuk ke tampilan Dashboard SPJ Online.

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 4 Dari 23 Status: Final
3.2 Struktur Menu dan Hak Akses

3.2.1 Operator / Admin Bagian

Operator / Admin pada masing-masing bagian memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Membuat SPJ dan mencetak SPJ

1. Masuk ke menu SPJ, pilih Pembuatan SPJ dan operator akan melihat tampilan menu
seperti pada gambar

2. Klik button ‘Tambah SPJ’ untuk membuat SPJ baru

3. Isi data pada form pembuatan SPJ seperti pada gambar di bawah. Definisi dinas Dalam
Wilayah adalah dinas di dalam Wilayah Kerja PTPN XI seperti unit usaha lain yang
masih dalam satu provinsi. Definisi dinas Luar Wilayah adalah dinas di Luar Wilayah

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 5 Dari 23 Status: Final
 Kerja PTPN XI, misal: Kantor Holding Perkebunan-Jakarta dan LPP Yogyakarta

4. Isi tanggal dan jam berangkat dinas.

Apabila karyawan tersebut belum memiliki jadwal dinas di hari tersebut, maka akan
muncul notifikasi seperti di bawah ini.

Apabila karyawan tersebut sudah memiliki jadwal dinas di tanggal yang sama, maka
TIDAK akan bisa melakukan pembuatan SPJ

5. Pilih Tipe transportasi yang akan digunakan dalam dinas.

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 6 Dari 23 Status: Final
 Definisi Transportasi Dinas adalah kendaraan dinas yang sudah disediakan oleh kantor
unit usaha, bisa juga rental kendaraan.

Definisi Transportasi Umum adalah transportasi di luar kendaraan dinas seperti misalnya,
bus, kereta api, dan pesawat terbang.

6. Isi keterangan dinas pada kolom keterangan tugas

7. Apabila terdapat undangan dinas resmi, bisa disertakan dalam pembuatan SPJ dengan
cara mengunggah scan atau foto surat dinas yang digunakan sebagai dasar pembuatan
SPJ.

8. Apabila dalam dinas tersebut, ada beberapa karyawan yang ikut dalam dinas yang sama,
bisa ditambahkan sebagai pengikut dinas dengan klik button ‘Tambah Pengikut’

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 7 Dari 23 Status: Final
 9. Klik button ‘Simpan’ dan SPJ yang telah dibuat akan muncul pada daftar ‘Rekap SPJ’.
Apabila ingin mencetak, mengubah, memeriksa dan menghapus SPJ yang telah dibuat,
user bisa memilih button yang ada di kolom ‘Aksi’

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 8 Dari 23 Status: Final
 10. Berikut merupakan contoh cetakan form SPJ.

- Operator/Admin dapat melakukan proses Check-in atau Check-out by admin apabila user
karyawan yang sedang berdinas menemui kesulitan saat melakukan proses Check-in / Check-
out

- Setelah membuat SPJ, Operator/Admin WAJIB membuat dan mencetak surat permintaan
kendaraan untuk diserahkan ke Bagian Kendaraan apabila dalam dinas tersebut
membutuhkan kendaraan dinas

1. Masuk ke menu Permintaan Kendaraan, lalu pilih button ‘Permintaan Kendaraan’

2. Permintaan kendaraan bisa dibuat berdasarkan SPJ yang sudah ada atau non-SPJ,
biasanya digunakan saat ada tamu atau kunjungan ke unit usaha

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 9 Dari 23 Status: Final
 3. Isi data permintaan kendaraan disesuaikan dengan tanggal dinas karyawan peminta.

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 10 Dari 23 Status: Final
 4. Ketika isian form permintaan kendaraan sudah lengkap, klik button ‘Order Kendaraan’

5. Permintaan kendaraan akan otomatis terbuat dan muncul pada daftar permintaan
kendaraan dengan status yang belum disetujui oleh bagian Peltek

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 11 Dari 23 Status: Final
 6. Berikut merupakan contoh form cetak Permintaan Kendaraan

- Setelah membuat SPJ, Operator/Admin WAJIB membuat dan mencetak surat permintaan
pemesanan hotel untuk diserahkan ke Bagian apabila dalam dinas tersebut membutuhkan
akomodasi menginap.

1. Pilih button ‘Permintaan Tiket’. Aturan yang sama diterapkan juga pada permintaan tiket.
Apabila melakukan dinas dan membutuhkan tiket transportasi umum, bisa dibuat
berdasarkan SPJ yang sudah ada atau non-SPJ, biasanya digunakan saat ada tamu atau
kunjungan ke unit usaha

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 12 Dari 23 Status: Final
File name: User Manual SPJ Online Version: 01
Hal 13 Dari 23 Status: Final
 2. Apabila permintaan tiket nya dilakukan dalam 1 rombongan perjalanan dinas, maka bisa
diwakilkan oleh salah satu anggota dinas tersebut

Terdapat 5 menu utama untuk akun Operator / Admin, yaitu:

- Pembuatan SPJ: Pada menu ini Operator / Admin dapat membuat, mengedit, mencetak
SPJ dan melihat status SPJ user Karyawan yang mengikuti dinas.

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 14 Dari 23 Status: Final
 - Checkin & Checkout Admin: Pada menu ini Operator / Admin dapat melakukan proses
checkin atau checkout ketika user karyawan yang melakukan dinas kesulitan untuk
melakukan proses tersebut.

- Permintaan Kendaraan: Pada menu ini Operator / Admin dapat membuat dan mencetak
form permintaan kendaraan.

- Permintaan Tiket / Hotel: Pada menu ini Operator / Admin dapat membuat dan mencetak
form pemesanan tiket / hotel.

3.2.2 Manager / General Manager

Kepala Divisi memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Menyetujui SPJ dari user karyawan bagian terkait

Terdapat 2 menu utama untuk akun Manajer/General Manager, yaitu:

- Approval SPJ: Pada menu ini Manajer/General Manager dapat melakukan pengecekan
dan menyetujui SPJ dari user karyawan divisi terkait.

1. Apabila ada SPJ yang masuk dan butuh persetujuan dari Manager / General Manajer
maka akan muncul pada menu approval.

2. Pilih button berwarna hijau

3. Setelah itu akan muncul detail SPJ untuk di review dan disetujui. Apabila sudah
sesuai, maka user bisa langsung menyetujui.

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 15 Dari 23 Status: Final
 4. SPJ yang sudah di approve, tidak akan muncul lagi di daftar ‘Approval SPJ’

5. Rekap SPJ: Pada menu ini Kepala Divisi dapat melihat rekap laporan SPJ dari
divisinya.

3.2.3 User Karyawan

User Karyawan memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Melakukan proses check in dan check out atas SPJ Dinas yang telah dibuat oleh Operator
/ Admin

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 16 Dari 23 Status: Final
 1. Saat melakukan dinas, masing-masing karyawan yang bertugas melakukan prosedur
check-in ketika sudah tiba di tempat dinas dan melakukan prosedur check-out ketika
sudah kembali dari tugas.

Check In

- Login ke aplikasi SPJ Online melalui web https://spj.ptpn11.co.id/

- Pilih menu ‘Verifikasi SPJ’ untuk melakukan check in

- Pada tabel ‘Verifikasi SPJ’ akan muncul tombol ikon jam berwarna hijau, klik,
kemudian isi tanggal, waktu dan tempat tujuan dinas

- Saat check in, isi form dengan isian yang sesuai, seperti contoh di bawah:

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 17 Dari 23 Status: Final
 - Apabila Karyawan yang sedang berdinas tiba di tempat tujuan pada dini hari,
maka harus mengisi tanda centang yang ada diatas form check in tersebut.

- Klik tombol simpan setelah semua data sudah terisi dengan benar.

- Melakukan proses upload SPJ beserta lampiran surat dinas terkait

- Melihat status dari proses dokumen SPJ

Terdapat 3 menu utama untuk akun User Karyawan, yaitu:

- Dashboard Aplikasi: Berisi informasi garis besar mengenai disposisi surat masuk,
history SPJ, jumlah cuti, dsb.

- Verifikasi SPJ: Pada menu ini User Karyawan dapat melakukan verifikasi dari SPJ
yang telah dibuat oleh Operator / Admin.

- Upload SPJ & Lampiran: Pada menu ini User Karyawan dapat mengunggah
lampiran SPJ yang telah dibuat ketika Karyawan telah melaksanakan dinas.

- History SPJ: Pada menu ini User Karyawan dapat melihat status proses dokumen
SPJ masing masing.

- Ubah password: Merubah password default yang diberikan oleh admin

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 18 Dari 23 Status: Final
 Check Out

- Login ke aplikasi SPJ Online melalui web https://spj.ptpn11.co.id/

- Pilih menu ‘Verifikasi SPJ’ untuk melakukan check out

- Pada tabel ‘Verifikasi SPJ’ akan muncul tombol ikon jam berwarna merah, klik,
kemudian isi tanggal, waktu dan tempat berakhirnya dinas karyawan yang
bersangkutan.

- Klik tombol simpan setelah semua data sudah terisi dengan benar. Tombol merah
check out akan muncul jika hanya karyawan terkait sudah melakukan proses
check in.

3.2.4 User SDM

User SDM memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Melakukan verifikasi SPJ yang telah dibuat dari masing-masing divisi

- Membuat daftar rekapitulasi SPJ yang akan diserahkan ke tahapan proses SPJ
selanjutnya

- Melihat daftar SPJ yang telah diverifikasi dan mencetak rekapitulasi periodik SPJ pada
periode yang diinginkan.

Terdapat 4 menu utama untuk akun User SDM, yaitu:

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 19 Dari 23 Status: Final
 - Verifikasi SPJ: Pada menu ini User SDM dapat melakukan verifikasi dari SPJ yang telah
dibuat oleh Operator / Admin masing-masing divisi

- Rekap SPJ: Pada menu ini User SDM dapat membuat laporan rekapitulasi SPJ yang akan
diproses pada periode tersebut.

- History SPJ: Pada menu ini User SDM dapat melihat record SPJ yang telah diverifikasi dan
proses dokumen SPJ nya

- Cetak Rekap Periodik SPJ: Pada menu ini User SDM dapat mencetak laporan SPJ
berdasarkan periodik yang diinginkan

3.2.5 User Keuangan

User Keuangan memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Melakukan verifikasi SPJ yang telah diverifikasi oleh divisi PPAB

- Melakukan approval rekapitulasi dokumen SPJ

- Membuat dan mencetak daftar rencana bayar dokumen SPJ

Terdapat 4 menu utama untuk akun User Keuangan, yaitu:

- Verifikasi SPJ: Pada menu ini User Keuangan dapat melakukan verifikasi rekapitulasi
dokumen SPJ dari Divisi SDM

- Approval SPJ: Pada menu ini User Keuangan dapat melakukan approval rekapitulasi
dokumen SPJ

- Rencana bayar: Pada menu ini User Keuangan dapat membuat daftar rencana bayar dari
dokumen SPJ yang sudah masuk

- Cetak Rencana Bayar: Pada menu ini User Keuangan dapat mencetak daftar rencana
bayar pada periode yang diinginkan

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 20 Dari 23 Status: Final
 3.2.6 User Pool Kendaraan (Peltek)
User Pool Kendaraan memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Menentukan driver dan kendaraan sesuai dengan ketersediaan

- Melihat rekapitulasi jumlah permintaan kendaraan

- Membuat database kendaraan dinas

Terdapat 3 menu utama untuk akun User Pool Kendaraan, yaitu:

- Permintaan Kendaraan: Pada menu ini User Pool Kendaraan dapat melihat dan
menenentukan driver beserta kendaraan dinas yang digunakan pada SPJ yang masuk

- Rekap Kendaraan: Pada menu ini User Pool Kendaraan dapat melihat rekapitulasi jumlah
permintaan kendaraan

- Kendaraan Dinas: Pada menu ini User Pool Kendaraan dapat membuat database
kendaraan dinas yang tersedia di Kantor Pusat

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 21 Dari 23 Status: Final
File name: User Manual SPJ Online Version: 01
Hal 22 Dari 23 Status: Final
 3.2.7 User Umum/SDM Unit Usaha
User Umum memiliki roles atau hak akses sebagai berikut:

- Memproses permintaan tiket/hotel berdasarkan SPJ yang masuk

- Melihat rekapitulasi jumlah tiket/hotel

Terdapat 3 menu utama untuk akun User Umum, yaitu:

- Permintaan Tiket: Pada menu ini User Umum dapat memproses permintaan tiket sesuai
dengan SPJ yang berlaku, disini user juga bisa menginformasikan kode booking dan jenis
transportasi yang digunakan

- Permintaan Hotel: Pada menu ini User Umum dapat memproses permintaan hotel sesuai
dengan SPJ yang berlaku, disini user juga bisa menginformasikan kode booking hotel

- Rekap Permintaan: Pada menu ini User Umum dapat melihat rekapitulasi jumlah
permintaan tiket/hotel

File name: User Manual SPJ Online Version: 01

Hal 23 Dari 23 Status: Final