Pengendalian Dokumen

PENGADILAN NEGERI Nomor : W12-U16/APM-PM.
02/I/2024
PURWODADI KELAS IB
Tanggal Pembuatan : 02 Juni 2016
Jl. Letjen R. Soeprapto No.109 Tanggal Revisi : 12 Januari 2024
Purwodadi
Tanggal Efektif : 15 Januari 2024
Telp : (0292) 421305 Ketua Pengadilan Negeri
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN
LEMBAR PENGESAHAN
Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan
Mutu Pengadilan Negeri Purwodadi Kelas IB, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan
Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu.
Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan
bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih
cepat tercapainya Sasaran secara efektif.
TANGGAL DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

KETUA TIM PENJAMINAN
MANAGEMENT
12/01/2024 DOCUMENT CONTROL MUTU PENGADILAN NEGERI
REPRESENTATIVE
PURWODADI KELAS IB
Nama Yunihar Ardhi Nugroho Pranata Subhan,SH,MH Wahyu Iswari, SH, MKn
NIP 19800629 200604 1 002 19781216 200312 1 001 19731007 199903 2 001
PERINGATAN !
Perlindungan Hak Cipta
Warning!@ Copyright Protection
Terbitan Dokumen Pendukung ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki
atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik, Photo Copy,
dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu

PENGADILAN NEGERI PURWODADI KELAS IB
Jalan Letjend R. Soeprapto No. 109 Purwodadi 58111
PENGADILAN NEGERI Nomor : W12-U16/APM-PM.02/I/2024
PURWODADI KELAS IB
Purwodadi
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
STATUS REVISI
NO. NO. BAGIAN/ SUB BAGIAN YANG DISETUJUI

TANGGAL
REVISI HALAMAN DIREVISI OLEH
1 1 Perubahan Kode Nomenklatur MR 12 Januari 2024
PURWODADI KELAS IB
Purwodadi
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan Tata Cara Penyusunan, Pembuatan, Persetujuan/
Pengesahan, Distribusi, Perubahan atau Revisi dan Penghapusan serta Pengendalian
Dokumen dan Data yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu di Tim Akreditasi
Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu di
Kantor Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri.
3. Definisi
3.1 Management Representative (MR) yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Wakil
Manajemen puncak untuk mengelola Sistem Manajemen Tim Akreditasi Penjaminan
Mutu;
3.2 Wakil Management Representative yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai koordinator
untuk membantu tugas-tugas Management Representative
3.3 Document Controller (DC) yaitu Petugas yang bertanggung jawab sebagai Pengelola
Dokumen;
3.4 Dokumen adalah Informasi dan Sarana pendukungnya yang dapat berbentuk kertas
atau elektronik yang berisi aktifitas yang harus dIBkuti;
3.5 Dokumen Internal adalah Dokumen yang diterbitkan oleh internal Tim Akreditasi
Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri seperti Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi
Kerja;
3.6 Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan dari Pihak diluar Internal Tim
Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri seperti Undang-Undang dan Peraturan
Pemerintah;
3.7 Dokumen Asli adalah Dokumen asli yang diterima oleh DC dari semua unit dan di
arsipkan oleh DC. Dokumen Master diberi Stampel “Asli”
3.8 Dokumen Terkendali adalah Dokumen yang peredarannya dikendalikan oleh DC dan
seluruh atau sebagian dari lembar dokumen ini harus ditarik dari peredarannya jika
terdapat revisi atau terbitan baru. Dokumen terkendali harus diberikan kepada personel
yang terlibat langsung atau yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Dokumen
terkendali diberi stempel “TERKENDALI”
3.9 Dokumen Tidak Terkendali adalah Dokumen yang sifatnya hanya untuk Informasi dan
peredarannya tidak dikendalikan oleh Document Controller. Dokumen ini tidak perlu
ditarik dari peredaran atau penggunaan, jika terjadi perubahan atau revisi. Dokumen
tidak terkendali diberi stempel“TIDAK TERKENDALI”;
3.10 Dokumen Kadaluarsa adalah Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi dan harus ditarik
dari peredarannya karena adanya perubahan atau revisi dan distempel
“KADALUARSA”.
PURWODADI KELAS IB
Purwodadi
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
3.11 Form Check List adalah Dokumen atau kertas kerja yang dijadikan bukti Objektif
pelaksanaan suatu Pekerjaan;
3.12 Penghapusan Dokumen adalah Penghapusan Dokumen yang berbentuk kertas
maupun data elektronik dari daftar Dokumen;
4. Dasar Hukum
4.1 Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri
4.2 ISO 9001:2015 Klausul 7.5.3 Informasi Terdokumentasi
5. Uraian Umum
5.1 DC bertanggungjawab mengendalikan seluruh Dokumen (Internal dan Eksternal) mulai
dari Pengesahan, Penggandaan, Distribusi kebagian yang terkait dan Penarikan serta
Penghapusan Dokumen;
5.2 MR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim
Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri adalah versi terbaru dan versi
sebelumnya ditarik dari peredarannya;
5.3 MR harus memastikan bahwa dokumen luar (Eksternal) yang masuk keTim Akreditasi
Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dikenali dan pendistribusiannya terkendali;
5.4 Penanggungjawab masing-masing Unit Proses bertanggung jawab dan mempunyai
kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumen di
Unitnya;
5.5 Penanggungjawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen
terbaru (revisi terkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya, terdapat
dibagiannya;
6. Prosedur
6.1 Penerbitan Dokumen Baru
6.1.1 Setiap unit proses yang akan menerbitkan dokumen baru harus melaporkan ke MR
dan mengisi Form Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen.
6.1.2 Setelah dokumen lengkap dan sesuai ketentuan, MR menginstruksikan DC agar
mengeluarkan Nomor Dokumen.
6.1.3 Dokumen diperiksa oleh MR dan disahkan oleh Ketua Pengadilan Negeri.
6.1.4 DC melakukan pendaftaran Dokumen ke dalam Daftar Master Dokumen dan
memberikan stampel “Master” pada dokumen tersebut.
6.1.5 Kemudian DC menggandakan Dokumen Master tersebut sejumlah Unit Proses yang
terkait dengan Dokumen tersebut.
6.1.6 Untuk Dokumen yang terkendali, DC memberi stempel “TERKENDALI” dan
mendistribusikan ke Unit Proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen.
6.1.7 DC menyimpan Dokumen Asli pada Ruang/Lemari Dokumen ISO.
PURWODADI KELAS IB
Purwodadi
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
6.2 Perubahan Dokumen

6.2.1 Setiap unit proses yang akan melakukan perubahan / revisi dokumen harus
melaporkan ke MR/DC.
6.2.2 DC memberikan Form Perubahan Dokumen dan bagian penanggungjawab unit
proses mengisi Form Perubahan Dokumen.
6.2.3 Setelah Form Perubahan Dokumen dIBsi kemudian diserahkan kepada MR beserta
Draft Dokumen yang direvisi.
6.2.4 MR memeriksa Draft Dokumen yang direvisi di atas dan diajukan kepada Ketua Tim
Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri untuk dimintakan Persetujuan dan
Pengesahan.
6.2.5 Dokumen yang sudah disahkan, selanjutnya oleh DC akan diberikan stampel
“Master” kemudian dilakukan Pembaruan/update Dokumen dan Pencatatan
perubahan pada Tabel Riwayat Perubahan Dokumen.
6.2.6 Kemudian DC akan menggandakan Dokumen Master tersebut sejumlah Unit Proses
yang terkait dengan Prosedur tersebut.
6.2.7 Untuk dokumen terkendali, DC memberi stempel “TERKENDALI” dan
mendistibusikan ke unit proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen.
6.2.8 DC menarik Dokumen yang lama/Kadaluarsa dan mengganti dengan yang baru di
unit proses terkait sesuai Daftar Distribusi Dokumen.
6.2.9 Dokumen Asli yang terbaru disimpan oleh DC sedangkan dokumen asli yang lama
diberi stempel “KADALUARSA” dan salinannya/copy-annya dimusnahkan dengan
dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen.
6.3 Pengendalian Dokumen Eksternal
6.3.1 Setiap dokumen eksternal yang masuk harus dilaporkan ke MR dan/atau DC untuk
dIBdentifikasi.
6.3.2 DC akan mendaftarkan dokumen pada Daftar Dokumen Eksternal dan apabila
diperlukan dibuatkan salinannya dan diberi stempel “Sesuai dengan Aslinya” (jika
diperlukan).
6.3.3 Setelah disetujui oleh Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dan MR,
maka DC akan menggandakan Dokumen tersebut sesuai kebutuhan.
6.3.4 DC menyimpan Dokumen Asli/Salinan Asli pada Ruang/ Lemari Dokumen ISO.
6.4 Tabel Kode Dokumen dan Bagian
No Jenis Dokumen Kode Dokumen

1 Manual Mutu W12-U16/APM-MM/XY/YY
2 Prosedur Mutu W12-U16/APM-PM.01/XY/YY
3 Standar Operasional Prosedur W12-U16/SOP.01/XX/XY/YY
4 Instruksi Kerja W12-U16/APM-IK.01/XY/YY
5 Formulir W12-U16/APM-FORM.01/YY
6 Dokumen Pendukung W12-U16/APM-DP.01/XY/YY
PURWODADI KELAS IB
Purwodadi
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
Keterangan:
a. Pengisian Kode untuk dokumen Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan
Dokumen Pendukung:
- Tanda W12.U16 adalah kode Wilayah untuk Pengadilan Negeri Purwodadi Kelas IB
- Tanda 01 diisi sesuai dengan nomor urut Prosedur Mutu, Instruksi kerja dan Dokumen
Pendukung
- Tanda XX diisi sesuai dengan Kode Unit Kerja yang menyiapkan Dokumen:
o Ketua Pengadilan Negeri : KPN
o Document Controller& Internal Auditor : MR
o Umum & Keuangan : KU
o Kepegawaian & Ortala : KP
o Perencanaan, IT & Pelaporan : IT
o Pidana : PID
o Perdata : PDT
o Hukum : HK
o Panitera Pengganti : PP
o Juru Sita : JS
b. Pengisian Kode untuk dokumen Standar Opersional Prosedur :

- Tanda 01 diisi dengan nomor urut dokumen Standar Operasional Prosedur
- Tanda XX diisi dengan Unit Kerja yang terkait
- Tanda XY diisi dengan bulan terbit romawi
- Tanda YY diisi dengan tahun terbit
c. Pengisian Kode untuk dokumen Formulir :

- Tanda W12.U16 adalah kode Wilayah untuk Pengadilan Negeri Purwodadi Kelas IB
- Tanda 01 diisi sesuai dengan nomor urut Prosedur Mutu, Instruksi kerja dan Dokumen
Pendukung
- Tanda 01 diisi dengan nomor urut dokumen Formulir
- Tanda YY diisi dengan tahun terbit
PURWODADI KELAS IB
Purwodadi
Disahkan Oleh :
Purwodadi Kelas IB
6.5 Tabel Pengesahan Dokumen
No Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan

MR
1 MANUAL MUTU Koordinator Dokumen Kontrol Ketua Tim Penjaminan Mutu PN Purwodadi
MR
2 PROSEDUR MUTU Koordinator Dokumen Kontrol Ketua Tim Penjaminan Mutu PN Purwodadi
STANDAR
3 OPERASIONAL STAF SUB BAGIAN MR Ketua Tim Penjaminan Mutu PN Purwodadi
PROSEDUR
4 INSTRUKSI KERJA STAF SUB BAGIAN MR Ketua Tim Penjaminan Mutu PN Purwodadi
5 FORM / CHECKLIST MR Ketua Tim Penjaminan Mutu PN Purwodadi

STAF SUB BAGIAN
STANDAR INTERNAL
7. Dokumen Terkait
7.1 W12.U16/01/APM-FORM.01/YY Daftar Master Dokumen
7.2 W12.U16/01/APM-FORM.02/YY Daftar Dokumen Eksternal
7.3 W12.U16/01/APM-FORM.03/YY Lembar Distribusi Dokumen
7.4 W12.U16/01/APM-FORM.04/YY Formulir Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen
7.5 W12.U16/01/APM-FORM.05/YY Berita Acara Pemusnahan Dokumen

Pengendalian Dokumen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengendalian Dokumen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENGADILAN NEGERI Nomor : W12-U16/APM-PM.

TANGGAL DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Tim Akreditasi Penjaminan Mutu

NO. NO. BAGIAN/ SUB BAGIAN YANG DISETUJUI

6.2 Perubahan Dokumen

No Jenis Dokumen Kode Dokumen

b. Pengisian Kode untuk dokumen Standar Opersional Prosedur :

c. Pengisian Kode untuk dokumen Formulir :

6.5 Tabel Pengesahan Dokumen

No Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan

5 FORM / CHECKLIST MR Ketua Tim Penjaminan Mutu PN Purwodadi

7.1 W12.U16/01/APM-FORM.01/YY Daftar Master Dokumen

7.2 W12.U16/01/APM-FORM.02/YY Daftar Dokumen Eksternal

7.3 W12.U16/01/APM-FORM.03/YY Lembar Distribusi Dokumen

7.4 W12.U16/01/APM-FORM.04/YY Formulir Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen

7.5 W12.U16/01/APM-FORM.05/YY Berita Acara Pemusnahan Dokumen

Anda mungkin juga menyukai