BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Pendahuluan
Rumah sakit memerlukan suatu mekanisme yang mengatur bagaimana agar
penawaran kerjasama, bentuk kerjasama dan mekanisme kerjasama berjalan dengan
benar di lingkungan Rumah Sakit. Tingkat kualitas kinerja Rumah Sakit mempuyai
implikasi yang luas dalam berbagai aspek kehidupan. Oleh karena itu upaya
penyempurnaan pelayanan rumah sakit harus dilakukan secara terus menerus
berkelanjutan dan dilaksanakan oleh seluruh jajaran. Dengan demikian , dalam hal ini
rumah sakit mempuyai kewajiban untuk mengadakan dan memfasilitasi
terselenggaranya pelayanan bagi masyarakat secara mudah, cepat dengan biaya
terjangkau. Untuk itu perlu ada terobosan yang inovtif dan kreatif dalam
memfasilitasi pengadaan pelayanan dengan melibatkan berbagai pihak yang
mempunyai kompetensi dan kredibilitas yang memadai.
Melalui adanya regulasi kerjasama telah dibuka kesempatan bagi rumah sakit
untuk melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yaitu lembaga yang berbadan
hukum. Seluruh bentuk kerjasama ini memerlukan berbagai kebijakan dan pengaturan
prosedur pelaksanaan guna mencapai kesinambungan pelayanan yang lebih baik.

1.2 Devinisi
A. Menejemen Kontrak
Manajemen kontrak adalah proses pengelolaan segala aspek yang berhubungan
dengan kesepakatan yang dibuat antar para pihak.

B. Kontrak Kerja
Suatu perjanjian yang dibuat secara lisan dan/atau tulisan antara pekerja dan pemberi
kerja, baik dalam waktu tertentu maupun tidak tertentu, dimana di dalam kontrak
tersebut berisi syarat-syarat kerja serta hak dan kewajiban setiap pihak.

C. Kontrak Menejemen
Kontrak Menejemen adalah perjanjian kerjasama antara Rumah Sakit dengan badan
hukum dengan penyedia alat kesehatan (KSO alat) dan pelayanan non klinis sesuai
maksud dan tujuan. Seperti : Security, Cleaning Service, Laundry & Linen, petugas
pengelola parkir, pengelolaan limbah, pelayan makan pasien, pelayanan jenazah, serta
pelayanan laboratorium.

BAB II
RUANG LINGKUP

2.1 Ruang Lingkup

Ruang lingkup pelaksanaan manajemen kontrak di lingkungan Rumah Sakit
Heartology meliputi :

A. Kontrak Manajemen
 Security
 Cleaning Service
 Laundry & Linen
 Pengelolaan Parkir
 Pengelolaan limbah B-3
 Pelayanan Makan Pasien
 Pelayanan Kamar Jenazah
 Pelayanan Laboratorium
 Kontrak konstruksi dan renovasi
 Kontrak service maintenance antara lain :
- Lift pasien dan pengunjung
- Sterilisator CSSD
 Kontrak alat kesehatan

2.2 Keterlibatan

Dalam pelaksanaan manajemen kontrak di Rumah Sakit Heartology melibatkan unit

kerja terkait, antara lain :

1. Direktur Rumah sakit Heartology

2. Kepala Departemen bagian terkait
3. Instalasi pelayanan terkait
4. Kepala Departemen penagihan keuangan
5. Kepala Departemen bagian SDM

2.3 Tujuan
Adapun tujuan menejemen kontrak , antara lain :

1. Memastikan penyelesaian pekerjaan secara efisien

2. Memastikan pengertian yang sama atas kesepakatan
3. Menghindari dan menyelesaikan perselisihan
4. Penilaian kinerja yang adil dan transparan
5. Mengantisipasi risiko-risiko pada para pihak

BAB III

TATA LAKSANA

Pada Rumah Sakit yang tidak mampu dalam menyediakan pelayanan

menejemen dapat memilih untuk bekerja sama dengan pemberi pelayanan
 manajemen yang lebih kompeten untuk menjaga mutu pelayanan di Rumah
Sakit. Dalam hal ini Rumah sakit Heartolgy memilih bekerja sama dengan
pihak lain.

Dalam pelaksanaan manajemen kontrak yang perlu diperhatikan dalam

pembuatan dokumen kontrak, antara lain :

1. Penanggung jawab kontrak manajemen

2. Seleksi kontrak berdasarkan kepatuhan perundangan yang berlaku
3. Penetapan kontrak dan dokumen kontrak
4. Pelimpahan tanggung jawab pada pihak kedua
5. Pelaksanaan monitoring mutu kontrak
6. Teguran dan pemutusan kontrak, bila mutu pelayanan yang disediakan
melalui kontrak tidak sesuai dengan kontrak
7. Review kontrak untuk perpanjang

2.1 Penetapan kontrak

Kontrak manajemen di susun berdasarkan kebutuhan manajemen dalam upaya

meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.

Dalam penetapan kontrak harus melibatkan direktur rumah sakit, kepala

departemen serta kepala instalasi/kepala ruangan pada unit terkait.

Sebelum menetapkan/memilih manajemen kontrak, terlebih dulu adanya

permintaan kebutuhan dari unit kerja. Selain itu perlu membuat konsep terkait
manajemen kontrak yang dibutuhkan, antara lain :

1. Identifikasi kebutuhan kerja

2. Pembuatan lingkup kerja
3. Evaluasi resiko
4. Pembuatan rencana pengelolaan kontrak; dan
 5. Pemilihan dan penunjukan kontraktor

Factor-faktor yang mempengaruhi pemilihan model kontrak :

1. Detail dan akurasi dari lingkungan kerja

2. Jangka waktu dari kebutuhan barang/jasa
3. Ada tidaknya risiko kenaikan harga yang tidak diperkirakan
4. Kepastian jumlah anggaran
5. Mutu/kualitas pelayanan

2.1 Alur Manajemen kontrak

MANAJEMEN KONTRAK
Kepala Departemen Unit Proses MOU Pelaksanaan
 Pengajuan kebutuhan
Tender Sepengetahuan
oleh unit
Direktur
Heartology

Kesepakatan bersama
kedua belah pihak
Direktur (Pembuatan draf MOU)
Pelaksanaan
Kerjasama
Penandatanganan serta
Tidak
paraf kedua belah pihak
dilanjutkan
Pengumuman
kebutuhan

Persetuju
an
Direktur

Tidak
dilanjutkan

3.3 Pembuatan Dokumen Manajemen Kontrak

1. Membuat dan meninjau darf kontrak kerja manajemen yang sudah di buat
oleh masing-masing bidang pelayanan pihak ke tiga untuk di review oleh
pihak rumah sakit.
2. Sistematika perjanjian kerjasama diatur sebagai berikut :
a. Kepala Surat
b. Judul perjanjian; dan
c. Nomor
d. Materi perjanjian, antara lain tujuan kerjasama, ruang lingkup kerjasama,
pengalihan tanggung jawab pada pihak kedua, pelaksanaan kegiatan,
pembiayaan, tanggal mulai kontrak beserta tanggal berakhir kontrak ,
monitoring mutu pelayanan kontrak, teguran dan pemutusan kontrak,
 penyelesaian perselisihan, penutup dan hal-hal lain yang menjadi
kesepakatan para pihak.
e. Kaki Surat
Bagian kaki perjanjian kerjasama terdiri dari nama penanda tangan para
pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu),
dibubuhi materai dan cap sesuai dengan peraturan rumah sakit.

3.4 Monitoring kontrak manajemen dan kontrak klinis

Kontrak manajemen yang telah ditetapkan, dilakukan evaluasi setiap tahun oleh
kepala departemen pada penempatan manajemen kontrak tersebut.

3.5 Pemutusan kontrak

A. Kontrak manajemen akan berakhir apabila :
1) Penghentian kontrak dapat dilakukan karena pekerjaan sudah selesai
2) Pemutusan kontrak dapat dilakukan oleh pihak penyedia
3) Pemutusan kontrak sebelum habis masa berlaku, maka pemutusan
kontrak melalui pemberitahuan tertulis dapat dilakukan apabila :
- Penyedia lalai/cidera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan
tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah
ditetapkan
- Penyedia berada dalam keadaan pailit
- Penyedia terbukti melakukan KKN, kecurangan dan/atau pemalsuan
dalam proses pengadaan yang diputuskan oleh instansi yang
berwenang.

3.6 Perpanjangan kontra kerjasama

Pada kontrak manajemen yang mampu mempertahankan mutu pelayanan dan dari
segi pembiayaan masih bersahabat dengan Rumah Sakit, serta berdasarkan
 pelaporan dari PIC manajemen kontrak tersebut dengan hasil nilai evaluasi baik
maka kontrak dapat diperpanjang lagi dengan perbaruan perjanjian baru.

3.7 Tahapan Pelaksaan

1. Pembentukan Tim
 Dengan fungsi masing-masing yang mana merupakan kepala departemen
unit sehingga mampu berpartisipasi dan bertanggung jawab terhadap
peninjauan, pemilihan, dan pemantauan kontrak manajemen.
2. Identifikasi
Pada tahap ini perlu dilakukan identifikasi dan inventarisasi jenis potensi
pelayanan yang akan dikerjasamakan baik dalam kerjasama klinis maupun
manajerial.
Dari hasil identifikasi tersebut ditentukan skala prioritas bidang yang akan
dikerjasamakan dan disusun suatu analisa yang secara umum dapat
menggambarkan antara lain : aspek kelayakan teknis, evaluasi, pemeliharaan,
estimasi biaya operasional dan pendapatan yang dihasilkan serta analisa
ekonomi.
3. Pemilihan
Dalam menentukan pilihan bidang pelayanan yang akan dikerjasamakan
dibutuhkan pertimbangan-pertimbangan yang matang.
Cara yang efektif untuk menentukan pilihan tersebut adalah dengan
mempelajari hakekat bidang yang akan dikerjasamakan atau kebutuhan yang
diperlukan agar dapat memberikan dampak positif dan nilai tambah terhadap
pelayanan rumah sakit.
Bentuk kerjasama yang dipilih Rumah Sakit harus menguntungkan dan dapat
diukur dan ditetapkan berdasarkan kesepakatan.
4. Penawaran kerjasama
 Untuk mendapatkan partner kerjasama (Pihak ketiga) yang sesuai dengan
kriteria yang di inginkan dan untuk menjaga transparansi dalam pelaksanaan
kerjasma maka rumah sakit perlu melakukan penawaran secara terbuka untuk
memilih sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Dari berbagai
penawaran kerjasama yang berminat dan mengajukan penawaran dapat dipilih
kriteria indikator mutu yang telah ditetapkan guna menyelsaikan suatu
pekerjaan/kerjasama yang ditawarkan.
5. Penyusunan Kesepakatan bersama (MOU)
Untuk kontrak kerjasama yang telah disetujui dapat diberikan suatu
kesepakatan Bersama (MOU) dalam rangka memudahkan untuk
menindaklanjuti komitmennya dengan pihak ketiga lainnya. Dalam
penyusunan MOU agar memuat aspek-aspek sebagai berikut :
1) Identitas masing-masing pihak
2) Maksud dan tujuan kerjasama
3) Subyek dan obyek kerjasama
4) Ruang lingkup kerjasama
5) Cara pelaksanaan kerjasama
6) Jangka waktu
7) Penyelesaian perselisihan
8) Rencana pembiayaan
9) Kesepakatan bersama yang telah ditanda tangani oleh Direktur rumah
sakit dan atau disetujui pemilik
Untuk menjamin kepastian dan kekuatan hukum, pengaturan pelaksanaan kerjasama
Rumah Sakit dengan pihak ketiga harus dituangkan dalam perjanjian kerjasama yang
ditanda tangani oleh Direktur Rumah Sakit dan Pihak ketiga, yang isinya antara lain :
1) Identitas para pihak
2) Rumusan pekerjaan meliputi, obyek/subyek pekerjaan, lingkup pekerjaan,
nilai pekerjaan dan batas waktu pelaksanaan
3) Masa pertanggung jawaban atau pemeliharaan, jangka waktu
pertanggungan /pemeliharaan yang menjadi tanggung jawab masing-masing
pihak
4) Tenaga ahli yang memuat jumlah, klasifikasi dan kualitas untuk
melaksanakan pekerjaan kerjasama
5) Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melaksanakan kerjasama
6) Cara pembayaran
7) Cidera janji yang memuat ketentuan tentang tanggung jawab dimana salah
satu pihak tidak melaksanakan kewajiban dalam perjanjian
8) Penyelesaian perselisihan, yang memuat ketentuan tentang tatacara
penyelesaian perselisihan akibat ketidak pastian.
9) Pemutusan perjanjian kerjasama / kontrak yang timbul akibat tidak dapat
dipenuhi kewajiban salah satu pihak
10) Keadaan memaksa, yang memuat ketentuan tentang kewajiban masing-
masing penyedia jasa dan atau pengguna jasa atas kegagalan penyelesaian
pekerjaan
11) Kegagaln penyelesaian pekerjaan yang memuat ketentuan tentang kewajiban
penyedia jasa dan atau pengguna jasa atas kegagalan penyelesaian pekerjaan
12) Perlindungan pekerjaan, yang memuat ketentuan tentang kewajiban para
pihak dalam pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja serta jamnan sosial
13) Aspek lingkungan, yang memuat kewajiban para pihak dalam pemenuhan
ketentuan tentang lingkungan
14) Ketentuan-ketentuan lain yang disepakati

3.8 Monitoring & Evaluasi kerjasama

Untuk mengawasi jalannya kerjsama agar sesuai dengan maksud dan tujuan
pembentukannya pelu dilakukan pembinaan dan pengawasan. Sehingga dapat
menilai akuntabilitas dan kinerja kerjasama, beberapa pihak yang melakukan
fungsi ini adalah :
1. Direktur Rumah Sakit
Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kerjasama antara rumah
sakit dengan Pihak ketiga sesuai dengan peraturan perundang-undangan
dan melakukan pelaporan kepada pemilik.
2. Tim Kontrak kerjasama
Selaku Tim yang di tunjuk oleh direktur melakukan pembinaan dan
pengawasan serta memfasilitasi direktur dan wakil direktur dalam rangka
mendukung akuntabilitas pelayanan dan keberhasilan kerjasama antar
rumah sakit dengan Pihak Ketiga.
3. Kepala Departemen/Seksie/Divisi/Ruangan
Sesuai dengan tugas dan fungsinya melakukan pengawasan kerjasama
yang mana memperhatikan dan melaporkan hasil pengawasan dan kinerja
terhadap dengan Pihak Ketiga.

3.9 Tanggung jawab & Partisipasi Terkait Kerjasama

Berbagai bentuk tanggung jawab dan partisipasi dalam kontrak kerjasama
antara pihak ketiga dan rumah sakit, antara lain :
1. Direktur rumah sakit menjabarkan secara tertulis jenis dan ruang lingkup
pelayanan yang disediakan melalui perjanjian kontrak, sifat dan cakupan
pelayanan
2. Rencana tindak lanjut berdasarkan atas data dan informasi tersebut.
3. Seluruh pelayanan yang disediakan berdasarkan atas kontrak dan
perjanjian mencantumkan indikator mutu yang dapat dipergunakan untuk
mengukur mutu pelayanan yang disediakan berdasarkan atas kontrak
tersebut dan ditetapkan oleh Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)
4. Data indikator mutu dikumpulkan dan dilaporkan ke PMKP dan dianalisis,
dilaporkan serta diteruskan dan ditindaklanjuti sesuai mekanisme
pelaporan PMKP
5. Frekuensi pengumpulan data, dan format pengumpulan data dilakukan
sesuai regulasi keselamatan Pasien
6. Dilakukan monitoring mutu pelayanan yang disediakan berdasarkan atas
kontrak atau perjanjian lainnya
7. Kerjasama berbagai pihak dalam mutu kontrak kerjasama, meliputi :
 Kepala departemen dan manajemen ikut berpartisifasi dalam
program peningkatan mutu dengan menindaklanjuti hasil analisis
informasi mutu pelayanan yang dilaksakan melaui kontrak/pihak
ketiga.
 Rumah sakit perlu melakukan evaluasi mutu pelayanan dan
keselamatan pasien pada semua pelayanan di rumah sakit, baik
yang secara langsung disediakan sendiri oleh rumah sakit maupun
yang disediakan berdasarkan atas kontrak atau perjanjian lainnya.
 Semua pihak ikut terlibat melakukan pelaporan mutu sesuai
regulasi frekuensi pelaporan mutu tersebut di lingkungan rumah
sakit.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi dilakukan dalam bentuk laporan hasil evaluasi, disusun untuk

masing – masing kontrak / perjanjian oleh masing – masing pimpinan yang
melakukan evaluasi dan dilaporkan kepada direktur sebagai bahan pertimbangan dan
tindak lanjut dalam melanjutkan perjanjian kerjasama.
Bila dari hasil evaluasi di daptatkan hal – hal yang perlu di tambahkan pada
kontrak/perjanjian maka akan di buat dalam bentuk addendum.