BAB IV

ADMINISTRASI PROYEK

4.1 Pengertian

Administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-

sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam

pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui

fungsi-fungsi manajemen,yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-

orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah

penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama

(kerjasama) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4.2 Fungsi dan Tujuan Administrasi Proyek Konstruksi

Administrasi proyek konstruksi berfungsi menggerakan proyek atau

menyelesaikan perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan pekerjaan

(pekerjaan tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang

mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak (Gilbreath, 1992).

Menggerakan proyek disini tentunya bukanlah dalam arti fisik di lapangan

tetapi menggerakan perangkat lunak dalam bidang tata usaha.

47
 48

Tujuan dari administrasi proyek konstruksi adalah agar proyek tersebut

secara komersial berhasil artinya pengguna jasa akan mendapatkan proyek yang

mutunya biaya dan waktunya sesuai kontrak. Sebaliknya penyedia jasa

mendapatkan hak-haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaannya beserta

perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain (bilamana ada), sesuai ketentuan

dalam kontrak.

4.3 Kontrak

Kontrak kerja adalah suatu persetujuan yang dibuat oleh satu pihak untuk

mengerjakan sesuatu bagi kepentingan pihak yang lain menurut persyaratan yang

telah ditentukan dan disepakati bersama.

Kontrak kerja konstruksi adalah juga kontrak bisinis yang merupakan suatu

perjanjian dalam bentuk tertulis dimana substansi yang disetujui oleh para pihak

yang terikat di dalamnya terdapat tindakan-tindakan yang bermuatan bisnis.

Sedangkan yang dimaksud bisnis adalah tindakan yang mempunyai aspek

komersial. Dengan demikian kontrak kerja konstruksi yang juga merupakan kontrak

bisnis adalah perjanjian tertulis antara dua atau lebih pihak yang mempunyai nilai

komersial (Hikmahanto Juwana, 2001).

Dokumen kontrak yang perlu mendapat perhatian antara lain adalah

dokumen Syarat-syarat Perjanjian (Condition of Contract) karena dalam dokumen

inilah dituangkan semua ketentuan yang merupakan aturan main yang disepakati
 49

oleh kedua belah pihak yang membuat perjanjian. Berikut hal-hal yang harus

diperhatikan dalam kontrak :

4.3.1 Syarat, Aspek, dan Asas Kontrak

Dalam kontrak kerja konstruksi pada umumnya merupakan kontrak

bersyarat yang meliputi:

1. Syarat validitas, merupakan syarat berlakunya satu perikatan

2. Syarat waktu, merupakan syarat yang membatasi berlakunya kontrak tersebut.

Hal ini berkaitan dengan sifat proyek yang memiliki batasan waktu dalam

pengerjaannya.

3. Syarat Kelengkapan, merupakan syarat yang harus dilengkapi oleh satu atau

kedua pihak sebagai prasyarat berlakunya perikatan bersyarat tersebut.

Kelengkapan yang dimaksud dalam kontrak kerja konstruksi, diantaranya

kelengkapan desain, kelengkapan gambaran dan kelengkapan jaminan.

Aspek-aspek kontrak adalah teknik, keuangan dan perpajakan, serta aspek hukum.

Aspek teknik antara lain terdiri atas:

1. Syarat-syarat umum kontrak (General Condition of Contract)

2. Lampiran-lampiran (Appendix)

3. Syarat-syarat Khusus Kontrak (Special Condition of contract / Conditions of

Contract – Particular)

4. Spesifikasi Teknis (Technical Spesification)

5. Gambar-gambar Kontrak (Contract Drawing)

 50

Aspek Keuangan / Perbankan terdiri atas:

1. Nilai kontrak (Contract Amount) / Harga Borongan

2. Cara Pembayaran (Method of Payment)

3. Jaminan (Guarantee / Bonds)

Aspek yang terkait dengan Perpajakan adalah:

1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

2. Pajak Penghasilan (PPh)

Aspek Perasuransian, Sosial Ekonomi dan Administrasi antara lain:

1. CAR dan TPL

2. ASKES

3. Keharusan penggunaan Tenaga kerja lokal, lokasi perolehan material dan

dampak lingkungan.

4. Sisi administrasi antara lain keterangan mengenai para pihak, laporan

keuangan, surat-menyurat dan hubungan kerja antara pihak.

4.3.2 Dokumen Kontrak

Dokumen kontrak adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan

pelaksanaan kontrak yang sekurang-kurangnya berisi ketentuan yang tercantum

dalam Peraturan Pemerintah No 29/2000 Pasal 22, yaitu:

1. Surat Perjanjian

2. Dokumen Tender

3. Penawaran
 51

4. Berita Acara

5. Surat Pernyataan Pengguna Jasa

6. Surat Pernyataan Penyedia Jasa

Isi Perjanjian/Kontrak harus memuat antara lain:

1. Uraian para pihak

2. Konsiderasi

3. Lingkup Pekerjaan

4. Nilai Kontrak

5. Bentuk Kontrak yang Dipakai

6. Jangka Waktu Pelaksanaan

7. Prioritas Dokumen

Prinsip dari urutan kekuatan (prioritas untuk diikuti/dilaksanakan) adalah

dokumen yang terbit lebih akhir adalah yang lebih kuat/mengikat untuk

dilaksanakan. Apabila tidak ditentukan lain, sesuai dengan prinsip tersebut diatas,

maka urutan/prioritas pelaksanaan pekerjaan di Proyek adalah berdasarkan:

1. Instruksi tertulis dari Konsultan MK (jika ada)

2. Addendum Kontrak (jika ada)

3. Surat Perjanjian pemborongan (Article of Agreement) dan syarat-syarat

Perjanjian (Condition of Contract)

4. Surat Perintah Kerja (Notice to Proceed), Surat Penunjukan (Letter of

Acceptance)

5. Berita Acara Negosiasai

 52

6. Berta Acara Klarifikasi

7. Berita Acara Aanwijzing

8. Syarat-syarat Administrasi

9. Spesifikasi/Syarat Teknis

10. Gambar Rencana Detail

11. Gambar Rencana

12. Rincian Nilai Kontrak

4.3.3 Jenis-Jenis Kontrak Konstruksi

Gambar 4.1 Jenis-Jenis Kontrak Konstruksi

1. Build Contract

Kontrak kerja yang menitik beratkan pada implementasi dari Rencana Desain

Proyek yang sudah ada. Tugas pemborong hanya membangun saja. Kontrak jenis

ini dibagai menjadi dua kategori yaitu :

 53

Gambar 4.2 Jenis-jenis Build Contract

2. Design And Build Contracts

Pada kontrak ini pihak kontraktor diminta mengajukan penawaran pekerjaan

termasuk disainnya (rencana proyek) berdasarkan keahlian pemborongnya (pakage

deal). Keuntungan yang didapat oleh pemiliki dengan sistem ini yaitu

memungkinkan mendapatkan desain yang baik dan bermanfaat bagi pemilik

meskipun belum tentu harganya yang termurah.

Hal kedua yaitu pihak pemilik proyek hanya berurusan dengan sebuah

organisasi yang sekaligus menangani masalah desain dan perencanaan plus

pelaksanaannya. Kontrak seperti ini dapat digunakan pada proyek yang rumit dan

memakai teknologi tinggi.

Design and built contract ini dapat dibagi menjadi dua tipe yaitu :

a. Tipe TURN – KEY, artinya mulai preliminary study, pelaksanaannya dan

penyediaan dananya diatur dan dikerjakan oleh kontraktor. Pihak Pemilik

hanya “putar kunci” pada waktu upacara penutupan proyek yang telah selesai

dan mulai mengoperasikannya.

 54

b. Tipe NEGITIATED – CONTRACT, dilakukan pada proyek-proyek yang

sifatnya rahasia (proyek militer) atau proyek yang memerlukan keahlian

khusus yang hanya dimiliki oleh 1-2 kontraktor saja dan belum ada standar

harga yang jelas.

3. Design/Management Contracts

Pekerjaan pengelolaan ini dapat dikontrakkan kepada suatu organisasi

spesialis/individu yang dikenal sebagai Konsultan. Pekerjaan ini mencakup mulai

dari ide, definisi proyek, konsep proyek, study kelayakan, pra-rencana sampai pada

monitoring pengawasan pekerjaan fisiknya serta penyiapan manual operation and

maintenance.

Management Contract dikenal ada 2 macam, yaitu :

a. Project Management Contracts, dimana Pemilik menetapkan sebuah team yang

dipimpin oleh project manager untuk mengelola proyek dari tahapan

konsepsional sampai selesai.

b. Construction Management Contracts, mirip dengan diatas, hanya disini

pelaksannan seluruh pekerjaan dipecah-pecah sedemikian rupa dan dilelangkan

segera hingga jadwal waktu pelaksanaan secara keseluruhan dapat dipersingkat

(metode fast-track).
 55

4.4 Jenis Kontrak pada Proyek Condotel dan Apartemen Mataram City.

Tahap perencanaan dan pengawasan untuk Proyek Condotel dan Apartemen

Mataram City pihak PT. Saraswanti Indoland Development menjalin kerja sama

dengan semua persyaratan yang telah disebutkan diawal yang sudah terpenuhi oleh

PT. Gammara Design dari Surabaya sebagai perencana dan PT. Elmacon

Engineering dari Yogyakarta sebagai pengawas pada proyek tersebut dalam jenis

kontrak Design/Management Contracts dimana tahap perencanaan dikontrakan

kepada organisasi spesialis mulai dari ide, definisi proyek, konsep proyek, study

kelayakan, pra-rencana sampai pada monitoring pengawasan pekerjaan fisiknya

serta penyiapan manual operation and maintenance.

Pada tahap pelakasanaan pekerjaan pondasi bore pile Proyek Condotel dan

Apartemen Mataram City pihak PT. Saraswanti Indoland Development bekerja

sama dengan PT. Berdikari untuk pekerjaan pondasi bore pile dengan semua

persyaratan yang sudah terpenuhi. Kerja sama yang dilakukan termasuk dalam jenis

kontrak kerja Build Contract dimana PT. Berdikari hanya mengerjakan pekerjaan

pondasi bore pile untuk pelaksanaannya saja berikut dengan pengadaan alat berat

yang mendukung untuk pelaksanaan pekerjaan pondasi bore pile tersebut dengan

mengikuti desain pondasi bore pile yang sudah ada dari PT. Saraswanti Indoland

Develovment.
 56

4.5 Laporan Kerja

Laporan adalah Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,

pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara

tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority)

dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. Salah satu cara

pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik

formal maupun nonformal. Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu

kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu sistem administrasi.

Fungsi Laporan Kerja :

Fungsi laporan adalah:

1. Laporan disampaikan kepada pimpinan merupakan tanggung jawab yang harus

disampaikan oleh bagian administrasi.

2. Laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan oleh seorang

pemimpin.

Berikut syarat-syarat pembuatan laporan :

1. Clear

Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa,

istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti.

2. Mengenai sasaran permasalahannya

Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang

membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan

 57

kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur

kemana-mana dan bertele-tele yang membuat pembaca laporan semakin bingung

dan tidak mengerti.

3. Lengkap

Kelengkapan tersebut menyangkut :

Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak

menimbulkan tanda tanya. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan

prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah

yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang

timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan

menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung

dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.

4. Tepat waktu dan cermat

Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-

pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk

menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat

laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau

sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti

terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut

diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian

produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang

berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan
 58

pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut

tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.

5. Tetap

Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat

dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan

membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan

dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.

6. Objective dan factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan

kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

7. Harus ada proses timbal balik

Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan

gairah dan minat pembaca. Jika pembaca memberikan response berarti

menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi

laporan maupun pembaca laporan.

4.5.1 Laporan Harian

Laporan harian adalah bentuk laporan kerja yang memantau perkembangan

setiap harinya. Fungsi laporan harian adalah untuk memudahkan pengecekan data-

data pekerjaan dilapangan jika suatu saat ada kesalahan yang mengharuskan

mengecek pekerjaan tertentu. Laporan harian diajukan kepada pihak pemberi tugas

setelah disetujui oleh Pengawas.

 59

Pada dasarnya hal-hal yang dilaporkan antara lain :

1. Penilaian jumlah tenaga kerja dan pekerjaan.

2. Perincian jumlah material dan alat yang digunakan.

3. Jam kerja.

4. Keadaan cuaca.

Laporan harian di Proyek Condotel dan Mataram City mencakup kegiatan

pekerjaan yang dilakukan pada hari tersebut dan dicatat guna kontrol keuangan,

tenaga kerja, dan kebutuhan material di lapangan. Pekerjaan yang dicatat dan

dilaporkan pada laporan harian mencakup pekerjaan pondasi bore pile, beton ready

mix, baja tulangan, pekerjaan turap (batu kali), dan pekerjaan tanah. Contoh form

laporan harian bisa dilihat pada lampiran A.

4.5.2 Laporan mingguan

Laporan mingguan adalah laporan yang dibuat berdasarkan laporan harian

dimana laporan mingguan mencakup pekerjaan selama 7 hari guna meninjau

progress aktual terhadap progress rencana yang tercantum pada master schedule.

Berikut hal yang dilaporkan dalam laporan mingguan

1. Jenis pekerjaan yang telah dikerjakan atau diselesaikan.

2. Volume dan peresentase pekerjaan dalam mingguan yang lalu.

3. Persentase kemajuan pekerjaan sampai dengan minggu ini.

4. Kendala yang dihadapi selama satu minggu itu dan bagaimana cara

mengatasinya.
 60

Laporan mingguan yang terdapat di Proyek Condotel dan Apartemen Mataram

City berupa rekap dari pekerjaan harian yang direkap untuk kontrol kebutuhan dan

persedian selama seminggu tersebut serta kontrol prosentase kemajuan pekerjaan

dilapangan sebagai solusi jika ada kendala yang tak terduga seperti kerusakan alat

berat yang dapat menghambat pekerjaan pondasi bore pile tersebut.

4.5.3 Laporan Bulanan

Laporan bulanan merupakan laporan yang dibuat berdasarkan laporan

harian dan mingguan yang mencakup pekerjaan selama sebulan. Laporan bulanan

dilengkapi dengan progress mingguan pada minggu terakhir bulan yang

bersangkutan, kurva kemajuan proyek pada minggu terakhir yang telah

dilaksanakan serta dokumentasi kemajuan proyek.

Bentuk Laporan bulanan di Proyek Condotel dan Apartemen Mataram City

merupakan laporan resmi selain dari laporan harian dan mingguan yang dikontrol

langsung oleh pejabat atas berdasarkan laporan harian dan mingguan guna

mengontrol pembiayaan dan target pekerjaan serta sebagai bahan rapat bulanan

proyek tersebut guna pendiskusiaan lebih lanjut antar seluruh organisasi di Proyek

Condotel dan Apartemen Mataram City tersbut.

Berikut hal yang tercantum dalam laporan bulanan :

1. Schedule pekerjaan yang berisi rencana pelaksanaan dan realisai pekerjaan.

2. Pekerjaan yang telah dilaksanakan.

3. Tenaga kerja dan peralatan yang telah digunakan.

 61

4. Keadaan cuaca.

5. Pelaksanaan pengecoran dalam bulan tersebut.

6. Jumlah volume galian ataupun urugan pada bulan tersebut.

7. Prestasi pekerjaan yang telah dilaksanakan.

4.6 Tenaga Kerja

Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna

menghasilkan barang dan/atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri

maupun untuk masyarakat. Tenaga kerja merupakan salah satu unsur penting dalam

pelaksanaan suatu proyek karena pengaruhnya cukup besar terhadap biaya dan

waktu penyelesain suatu pekerjaan proyek.

Tenaga kerja di Proyek Condotel dan Apartement Mataram City merupakan

tenaga kerja yang sehat jasmani dan rohaninya yang mampu melakasanakan

pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Namun perlu diperhatikan juga bahwa

manusia merupakan sumber daya yang komplek dan sulit diprediksi sehingga

diperlukan adanya usaha dan pemikiran lebih mendalam dalam pengelolaan tenaga

kerja tersebut.

4.6.1 Tenaga Kerja Ahli

Tenaga kerja ahli adalah pegawai yang ditempatkan dalam proyek yang

sedang berlangsung dan memiliki kemampuan sesuai bidangnya yang memegang

 62

peran penting terhadap sistem koordinasi dan sistem manajemen dengan tenaga

kerja lainnya untuk menghasilkan prestasi yang baik dalam pelaksanaan pekerjaan.

Berikut tugas tenaga kerja ahli :

1. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan konstruksi di lapangan.

2. Menyusun rencana kerja pelaksanaan dan rencana biaya pelaksanaan

pekerjaan.

3. Mengevaluasi hasil pelaksanaan pekerjaan.

4. Melaporkan prestasi kerja pada pimpinan.

Pada proyek Condotel dan Apartement Mataram City ada beberapa tenaga ahli

yang memiliki tugas dan wewenang dalam menunjang pembangunan proyek

tersebut yaitu tim pengawas dan tim survey dimana pekerja tersebut harus memiliki

keahlian khusus dalam menjalankan tugas dan wewenangnya.

4.6.2 Tenaga Kerja Menengah

Tenaga kerja mengah merupakan tenaga kerja yang memiliki pengalaman

baru dalam bidangnya tetapi cukup faham akan pekerjaan dalam bidangnya.

a. Tenaga Kerja Teknik

Tenaga kerja teknik merupakan pegawai yang bekerja sesuai bidang studinya

yang cukup faham akan bidang pekerjaannya yang mampu mengatur dan

melaksanakan pekerjaan yang berhubungn dengan proyek. Berikut tugas tenaga

kerja teknik :
 63

1. Membuat gambar kerja.

2. Melaksanakan pengukuran.

3. Mengatur dan menguji bahan mataerial dan peralatan kerja.

4. Mengontrol hasil pekerjaan.

5. Menetapkan dan menempatkan jumlah tenaga kerja lapangan berdasarkan

kemampuan para pekerja dan bobot dari pekerjaan tersebut.

Tenaga kerja teknik pada proyek Condotel dan Apartement Mataram City hampir

semua merupakan orang-orang yang mengerti bidang teknik yaitu site manager, tim

pelaksana, dan drafter

b. Tenaga Kerja Administrasi Teknik

Tenaga kerja administrasi teknik adalah pegawai yang bertugas mengatur

seluruh administrasi proyek meski bagian administrasi pegawai tersebut dituntut

mengerti semua hal mengenai administrasi proyek tersebut diharapkan dari orang

teknik juga.

Berikut tugas tenaga kerja administrasi teknik :

1. Menyelengarakan surat menyurat.

2. Membuat dan mengatur pembukuan proyek.

3. Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja.

4. Mengatur kebutuhan dan persetujuan logistik.

 64

Tenaga kerja administrasi teknik pada proyek Condotel dan Apartment

Mataram City terdapat beberapa orang yang mengatur administrasi tersebut yaitu

bagian keuangan, bagian khusus administrasi teknik itu sendiri.

4.6.3 Tenaga Kerja Lapangan

Tenaga kerja lapangan merupakan pelaksana yang mengerjaan semua

pekerjaan proyek tersebut. Dalam hal ini yang termasuk pekerja lapangan adalah

tim dari PT. Berdikari Pondasi Perkasa para pekerja dituntut memahami pekerjaan

di lapangan agar selesai sesuai dengan bobot dan waktu yang disediakan.

4.7 Waktu dan Upah kerja

Setiap proyek memiliki waktu dan upah kerja yang berbeda sesuai tempat dari

proyek tersebut dan jenis pekerjaan proyek tersebut. Manajemen waktu dan upah

kerja memiliki pengaruh penting dalam suatu proyek dimana pengelolaan ini

memerlukan pemikiran yang mendalam agar waktu dan biaya dari proyek tersebut

dapat digunakan secara efektif dan efisien.

4.7.1 Waktu Kerja

Mengingat Proyek Condotel dan Apartemen Mataram City berada disekitar

daerah pemikiman yang padat jadi waktu kerja pada proyek tersebut dari hari senin

sampai sabtu mulai dari jam 08.00 WIB sampai jam 16.00 WIB sedangkan untuk

jam lembur dibatasi sampai jam 17.00 WIB - 21.00 WIB. Jam lembur diadakan jika
 65

pekerjaan tersebut mengharuskan untuk segera diselesaikan dan melebihi dari jam

kerja biasanya.

Berikut jadwal jam kerja di Proyek Condotel dan Apartement Matarm city :

08.00 WIB - 12.00 WIB Jam kerja

12.00 WIB – 13.00 WIB Jam istirahat

13.00 WIB – 16.00 WIB Jam kerja

17.0 IB – 21.00 WIB Jam lembur (jika ada)

4.7.2 Upah Kerja

Pada Proyek Condotel dan Apartement Mataram city tersebut adalah sebagai

berikut :

a. Tenaga kerja tetap, pembayaran upah dilaksanakan setiap akhir bulan

b. Tenaga kerja honorer, pembayaran upah dilaksanakan setiap minggu