ADMINISTRASI DALAM PROYEK KONSTRUKSI

RAMAHADINATA PURNABUDHIWIJAYA
Manejemen Konstruksi, Teknik Sipil, Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan.
Email : 8101901003@student.unpar.ac.id

ABSTRAK
Dalam pelaksanaan proyek konstruksi, akan sangat dibutuhkan suatu sistem yang mengatur cara
penanganan seluruh kegiatan yaitu administrasi proyek konstruksi. Administrasi proyek konstruksi
adalah suatu cara untuk menangani seluruh kegiatan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak
konstruksi, jadi administrasi proyek akan berkaitan dengan disiplin ilmu hukum. Tugas dan kewajiban
administrasi proyek adalah melaksanakan seluruh ketentuan dlm kontrak yang tidak bersifat teknis
yaitu ketentuan atau kesepakatan yang bersifat hukum untuk dipatuhi dan dijalankan,baik oleh
Pengguna maupun Penyedia Jasa, berarti administrasi proyek konstruksi mempunyai hubungan dengan
aspek hukum.

Kata Kunci: Administrasi Proyek, administrasi kontrak, proyek konstruksi

ABSTRACT
In implementation of the construction project, there is system that regulates the handling of all
activities, namely construction project administration, will be needed. Construction project
administration is a way to handle all non-technical activities of implementing a construction contract,
so project administration will be related to the discipline of law. The task and obligation of the project
administration is to carry out all the provisions in the contract that are not technical, namely the
provisions or agreements that are legal to be obeyed and executed, both by the User and Service
Provider, meaning that construction project administration has a relationship with legal aspects

Keywords : Construction project Administration, contract administration, construction project.

PENDAHULUAN
Dalam bidang usaha apapun, dibutuhkan
bagian administrasi yang bertugas menunjang
segala aktifitas di dalam proyek itu sendiri
supaya lebih lancar. Dalam hal ini posisi
admin proyek memiliki peranan yang sangat
penting sebagai salah satu posisi yang
menunjang kinerja proyek dari segi
administratif. Administrasi merupakan
kegiatan penunjang proyek dan sangat
diperlukan. Tugas administrasi proyek ini
adalah mengurus dan menyelesaikan kegiatan
proyek yang bersifat administratif, keuangan,
dan umum, menyiapkan berita acara
lapangan,menyusun dokumentasi. Peran
Administrasi Proyek Konstruksi Sangat
penting : kemajuan fisik dilapangan harus
diimbangi dengan pengelolaan administrasi
yang baik dan benar. Pekerjaan-pekerjaan
administrasi yang dimaksud secara umum.
TUJUAN
Tujuan penulisan ini adalah untuk memahami
atau mengkaji aspek administrasi dalam
proyek konstruksi sebagai salah satu cara
untuk mewujudkan pembangunan nasional di
Indonesia
DASAR TEORI
Kegiatan konstruksi di Indonesia saat ini
menjadi salah satu kegiatan yang menjadi
perhatian masyarakat dan juga pemerintah.
Pembangunan gedung, jalan raya dan
pembangunan lainnya memiliki dampak yang
sangat besar bagi kedua pihak,baik dampak
positif maupun negatif. Oleh karena itu
seluruh kegiatan konstruksi di Indonesia harus
berdasarkan hukum,dan administrasi beberapa
hukum yang mendasari kegiatan konstruksi di
indonesia adalah AV4I , undang undang jasa
konstruksi nomor 18 tahun 1999 dan undang
undang jasa konstruksi nomor 9 tahun 2017.
PEMBAHASAN
Administrasi proyek dapat didefinisikan
sebagai seluruh penanganan secara komersial
dari suatu kontrak konstruksi sejak kontrak
tersebut mulai berlaku hingga kontrak
berakhir secara resmi atau putus di tengah
jalan (Gilbreath, 1992). Perencanaan,
pembentukan, pengadministrasian dan
pengelolaan kontrak mutlak merupakan suatu
rangkaian kegiatan yang harus ditangani
secara professional. Dalam satu proyek ada 2
aspek yang harus berjalan secara pararel:
aspek kongkrit/aspek teknis yaitu
pembangunan fisik dari proyek tersebut aspek
non teknis yaitu Administrasi Proyek
Konstruksi (yang sering diabaikan).
(Gilbreath 1992) Batasan/Definisi Suatu
istilah yang menggambarkan penanganan
secara komersial dari kontrak konstruksi sejak
mulai berlaku hingga berakhir. (Gilbreath
1992) Maksud dan Tujuan Menyelenggarakan
seluruh aspek non teknis sesuai kemajuan
pekerjaan agar tujuan kontrak tercapai
(kontrak secara komersial berhasil hak dan
kewajiban para pihak terpenuhi). (Gilbreath
1992) Fungsi Menggerakkan proyek,
menyelesaikan perselisihan, pembayaran,
perubahan pekerjaan, klaim. (Gilbreath 1992)
Kebutuhan Administrasi Kontrak (AK) yang
baik AK makin penting bila kontrak rumit,
karena apabila tidak dikelola dengan baik
akan mengakibatkan kerugian baik dipihak
penyedia jasa maupun dipihak pengguna jasa.
Krisis moneter medio 1997 menyadarkan
pelaku Industri Jasa Konstruksi kita bahwa
AK sangat penting. dengan rapi. Klaim-klaim
menjadi sulit karena AK tidak dipelihara.
Tugas Administrasi Proyek antara lain
Melakukan Proses Data Entry Melakukan Sesi
Dokumentasi Menjaga dan Mengecek
Inventory Kantor Mengecek Biaya
Operasional Membuat Surat Jalan, Membuat
Data Absensi Membuat Laporan
Mingguan/Bulanan Merapikan Dokumen Dan
Membuat Salinan Dari Tiap Dokumen
Hubungan AK dengan Aspek Hukum AK
menangani seluruh aspek non teknis dari
kontrak antara lain menyelesaikan sengketa,
klaim, pemutusan kontrak AK berhubungan
dengan aspek hukum. Pihak-pihak yang
terlibat AK Pengguna jasa - MK Konsultan
Perencana ditambah - QC Penyedia jasa -
Agen Asuransi - Sub penyedia jasa - Supplier
biasanya membuat kontrak dengan : Dalam
praktek, pengguna jasa Arsitek/Konsultan
Perencana Rencana/desain Masa waktu
Batasan biaya Kompetitif Penyedia jasa utama
Konsultan MK Konsultan Hukum Penyedia
jasa lain, sub penyedia jasa (Caroline Sutandi,
2002) Hubungan Kontraktual antar Para Pihak
Administrasi Konstruksi Tanggung Jawab lain
Administrasi Kontrak Memelihara arsip
kontrak Memelihara rujukan sehubungan
dengan proyek Menyiapkan rekaman kontrak
(Caroline Sutandi, 2002) Administrasi Proyek
Konstruksi (APK) merupakan induk dari
Admnistrasi Kontrak. administrasi kontrak
hanyalah satu bagian dari Administrasi
Proyek Konstruksi. Kondisi Umum sebagian
besar pelaku jasa konstruksi belum menyadari
pentingnya APK baru sadar kalau timbul
masalah: pekerjaan tambah atas perintah lisan
perubahan gambar, perintah lisan Kebiasaan
kurang baik lalai mencatat tak menunjuk
seorang yang tetap karena tidak dicatat lupa
pura-pura lupa jadi sengketa Menunda
masalah karena lalai mencatat = menunda
masalah menunda masalah mempersulit diri
sendiri seharusnya sejak awal bentu organisasi
APK yang baru dan diisi dengan orang-orang
profesional. Mempersulit pelaksanaan kontrak
hal-hal alami sebelumnya akan mempersulit
pelaksanaan kontrak. kesulitan bertambah jika
petugas ganti-ganti. petugas-petugas jangan
diganti-ganti (kalau tak sangat penting). Mau
menghemat, malah tambah rugi pakai tenaga
kurang profesional hasil dibawah standar
malah rugi karena mutu dibawah standar perlu
sewa Konsultan Hukum. akhirnya mau murah
diawal, akhirnya malah rugi pakai tenaga
profesional sejak awal. Menjaga integritas
setiap pejabat harus menjaga kerahasiaan
masing-masing instansi tempat kerja.
keakraban antar petugas tidak sampai harus
melanggar rambu-rambu integritas pelihara
jangan sampai integritas dibutuhkan jika uang
sudah ikut berperan)
Maksud dari Administrasi Proyek adalah untuk
menyelenggarakan seluruh aspek non teknis
secara sistematis, lengkap dan akurat sesuai
kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak
tercapai.Administrasi proyek dilakukan dengan
tujuan agar proyek tersebutsecara komersial
berhasil, artinya pengguna jasa akan
mendapatkan proyek yangmutunya , biayanya
dan waktunya sesuai kontrak, sebaliknya
Penyedia jasa mendapatkan hak-haknya berupa
pembayaran atas hasil pekerjaannya beserta
perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain
sesuai ketentuan dalamkontrak. Fungsi
administrasi proyek adalah untuk
menggerakkan proyek, menyelesaikan
pembayaran, mengurus perubahan-perubahan
pekerjaan, klaim-klaim dan menyelesaikan
perselisihan yang mungkin timbul selama
pelaksanaan kontrak (Gilbreath,
1992).Administrasi proyek konstruksi adalah
penanganan seluruh kegiatan non teknis dari
pelaksanaan suatu kontrak konstruksi, jadi adm
proyek akanberkaitan dgn disiplin ilmu
hukum.Tugas dan kewajiban
administrasiproyek adalah melaksanakan
seluruh ketentuan dlm kontrak yang
tidakbersifat teknis yaitu ketentuan atau
kesepakatan yang bersifat hukum untuk
dipatuhi dan dijalankan,baik oleh Pengguna
maupun Penyedia Jasa, berarti
administrasiproyek konstruksi mempunyai
hubungan dengan aspek hukum.Pihak-pihak
yang terlibat dalam administrasi proyek
konstruksi antara lain pengguna jasa, konsultan
perencana, konsultan manajemen konstruksi,
kontraktor, subkontraktor, pengawas mutu,
agen asuransi,serta pemasok material dan
peralatan.
Studi Kasus
Gambaran umum proyek ini memberikan
penjelasan singkat tentang karakteristik
proyek pembangunan Grand Indonesia yang
menjadi obyek dalam penelitian tentang
analisis Administrasi Pembangunan Proyek.
Nama proyek:
Pembangunan Grand Indonesia / Site B
Pemilik proyek:
PT. Grand Indonesia Jakarta - Indonesia
Fungsi bangunan:
Shooping Mall, Office & Apartement
Tower, Jembatan Lokasi proyek :
Jl. MT. Thamrin no 01, Jakarta Pusat
Kontraktor struktur:
PT. Duta Graha Indah Nilai kontrak
: ± Rp. 360 milyar
Luas tanah: 29.788 m2
Luas bangunan: 371.749 m2
Ketinggian bangunan :
+ 215,750
Sistem kontrak :
Kontrak terpisah
Waktu pelaksanaan : 595 hari
Metode kontrak dalam proyek pembangunan
Grand Indonesia ini menggunakan metode
kontrak terpisah, yaitu owner memberikan
pekerjaan secara terpisah kepada kontraktor-
kontraktor yang diyakini memiliki
kemampuan khusus dalam yang berbeda-
beda. Metode pembayarannya menggunakan
sistem remeasurement, yaitu pembayaran
dilakukan berdasarkan pengukuran ulang
pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh
kontraktor sesuai dengan shop drawing yang
disetujui oleh owner. Volume pekerjaan
kontrak awal tidak mengikat, sehingga
pembayaran berdasarkan volume as built
drawing.
Struktur organisasi proyek
Struktur organisasi proyek pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari
bagian cost control, engineering, operation,
administrasi dan keuangan. Bagian cost control
menangani bagian pengendalian biaya,
perencanaan sumber daya, dan administrasi
biaya. Bagian engineering menangani bagian
perencanaan produksi, pembagian,
pembentukan tahapan dan urutan tugas,
administrasi teknik, pengujian material, dan
lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian
operation menangani pengaturan pelaksanaan
pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya
pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian
administrasi dan keuangan menangani kegiatan
administrasi perkantoran, masalah keuangan
dalam pelaksaan proyek konstruksi, personalia,
kegiatan logistik, dan keamanan.

Perencaanaan sumber daya
Perencanaan sumber daya pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini dimulai dari
pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab kontraktor. Dari pemecahan pekerjaan
tersebut, kontraktor bisa menganalisa kuantitas
dan jenis sumber daya yang dibutuhkan dalam
dalam periode waktu tertentu (biasanya dalam
periode mingguan) untuk masing-masing
pekerjaan.
Berdasarkan hasil tersebut, bagian cost control
membuat schedule pengadaan dan schedule
pendatangan sumber daya yang diperlukan
untuk keperluan proyek, dan melakukan
kontrak dengan supplier untuk pendatangan
material dan alat, kontrak dengan
subkontraktor, serta kontrak dengan mandor
untuk pendatangan pekerja ke proyek
konstruksi.
Sumber daya yang digunakan
Sumber daya yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan proyek pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini terdiri
dari :
1. Tenaga kerja
 Kantor
 Tenaga kerja yang termasuk dalam
kategori kantor adalah semua personel
yang masuk dalam organisasi proyek
pembangunan Grand Indonesia.
 Lapangan
Tenaga kerja yang termasuk dalam
dalam kategori lapangan adalah
mandor, tukang batu, tukang besi,
tukang kayu, tukang las, pekerja
pembantu.
 Jasa
Tenaga kerja yang dimaksud adalah
tenaga kerja yang memberikan jasa
pelasanaan pekerjaan proyek, yaitu
subkontraktor.
2. Peralatan
Peralatan utama yang digunakan dalam
proyek pembangunan Grand Indonesia ini
terdiri dari :
 Tower crane
 Concrete pump
 Passenger hoist
 Bar cutter
 Placing boom
 Bar bender
3. Material
Major material
Major material adalah material utama yang
digunakan dalam pelaksanaan proyek. Major
material dalam proyek pembangunan Grand
Indonesia ini terdiri dari :
 Besi beton
 Beton ready-mix
 Metal deck
Supplier yang terlibat proyek pembangunan
Grand Indonesia:
Owner’s supplier
 PT. Cakra Steel (besi beton)
 PT. Cayaco (besi beton)
 PT. Master (besi beton)
 PT. Jaya Mix (ready mix, beton instan)
 PT. Union Metal (metal deck, wire
mesh)
Evaluasi Pada Proyek Lucky Square
Evaluasi logistik pada proyek Lucky Square
dilakukan setiap akhir bulan. Evaluasi ini
dinamakan stok opname. Stok opname ini
dilakukan oleh kasie keuangan dan
administrasi, pihak gudang, dan pihak lain
dalam organisasi yang tidak terlibat dalam
kegiatan logistik sebagai pihak independen
untuk menghindari praktek manipulasi serta pekerjaan, tata persuratan antara pengguna
membandingkan antara catatan penerimaan jasa dan penyedia jasa. Selanjutnya sejalan
dan pengeluaran barang selama satu bulan dgn kemajuan proyek itu sendiri, adm
yang dibuat oleh pihak gudang dengan proyek mencakup proses penagihan dan
catatan penerimaan dan pengeluaran barang pembayaran, perubahan pekerjaan,
selama satu bulan yang dibuat oleh pihak amandemen/addendum kontrak,
akuntansi. pembuatan berita acara sampai
Perbedaan catatan penerimaan dan pengurusan masalah klaim.
pengeluaran barang selama satu bulan yang
dibuat oleh pihak gudang dengan catatan
penerimaan dan pengeluaran barang selama DAFTAR PUSTAKA
satu bulan yang dibuat oleh pihak akuntansi 1. Undang-Undang Republik Indonesia
memang kadang kala terjadi. Hal yang Nomor18 Tahun 1999 tentang Jasa
Konstruksi
mungkin terjadi disebabkan terjadi
2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum
perbedaan dalam berat (kg) karena pihak dan Perumahan RakyatRepublik
akuntansi menginput besi beton dalam kg ke IndonesiaNomor7 Tahun 2011 Jo
dalam program Sinpro sedangkan pihak Peraturan Menteri PUPR Republik
gudang mencatat besi beton dalam hitungan Indonesia Nomor31 Tahun 2015
batang dan menkonversi ke berat dengan tentang Standar dan Pedoman
memakai pembulatan, berkas BAPB dan Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan
Jasa Konstruksi
BPM tercecer sehingga belum diinput oleh
3. Yasin, Ir. Nazarkan. Administrasi
pihak akuntansi. Kontrak
4. Aditya, Suryono. Penelitian
Administrasi Proyek Pembangunan .
Jakarta. 2003.

Gambar Flowchart Evaluasi pada Proyek

KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil adalah
sebagai berikut: Dalam upaya mengkaji
aspek administrasi yang mendasari
kegiatan pada proyek konstruksi di
Indonesia administrasi proyek adalah
pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan
dengan administrasi proyek dari kontrak
konstruksi seperti menyiapkan jaminan,
asuransi, membuat laporan kemajuan