Anda di halaman 1dari 76

ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh : Ir. H. Nazarkhan Yasin

1. ADMINISTRASI

KONTRAK

KONSTRUKSI

&

ADMINISTRASI

PROYEK KONSTRUKSI 1.1 Pengantar Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992). Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugastugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa, memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992). Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini atau kelebihan membayar dan unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan suatu struktur program standar administrasi kontrak yang baik. (Gilbreath 1992). Administrasi kontrak merupakan suatu bagian dari administrasi proyek konstruksi.

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.2 Beberapa Pengertian Ada beberapa pengertian yang dikutip dari beberapa sumber kepustakaan Barat: a). Administrasi Kontrak memiliki dwifungsi yaitu: pembentukan/penyusunan dan pengadministrasian biasanya dibagi atas dua kategori kronologis : yang pertama telah terjadi sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang kedua terus berlanjut selama masa pelaksanaan dan berakhir (diharapkan) dengan penyelesaian pekerjaan yang sukses, pembayaran akhir dan pengakhiran kontrak . (Gilbreath 1992) b). Pengelolaan transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan

kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani hingga pengakhiran kontrak atau pemutusan kontrak. (Gilbreath 1992) c). Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab mengawasi pekerjaan sesuai syarat-syarat kontrak, menyiapkan dan memproses perubahanperubahan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan hukum bila diperlukan) dari bahasa kontrak dan menyetujui penagihan sesuai pekerjaan yang dilaksanakan. (Cleland 1995) d) Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan usaha antara para pihak yang berkontrak yang secara pikiran populer terbatas sebagai pekerjaan administrasi. (Fisk, 1997) 1.3 Peran Administarsi Kontrak Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dalam butir 1.2 sebelumnya, dapatlah dikatakan bahwa dalam melaksanakan suatu kontrak konstruksi, administrasi kontrak memegang peranan yang sangat penting.

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan pengelolaan administrasi kontrak yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak. Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi kontrak adalah pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari kontrak tersebut seperti menyiapkan jaminan-jaminan, asuransi, membuat laporan kemajuan pekerjaan, tata persuratan (korespondensi) antara para pihak yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara pengguna jasa dan penyedia jasa). Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi kontrak juga mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan pekerjaan, amandemen/addendum kontrak, pembuatan berita acara sampai kepada pengurusan masalah klaim. Oleh karena itu dalam pelatihan ini akan diterangkan terlebih dulu apa dasar pemikiran/filosofi, batasan atau definisi, maksud dan tujuan serta fungsi administrasi kontrak. 1.4 Dasar Pemikiran/Filosofi Suatu kontrak konstruksi seharusnya diawali dengan suatu perencanaan yang matang, kemudian dilanjutkan dengan proses pembentukan/penyusunan dan diteruskan dengan pelaksanaan kontrak tersebut. Selanjutnya kontrak ini harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan seperti pembesian didalam beton bertulang.

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Kebutuhan merencanakan, membentuk, mengadministrasikan dan mengelola kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu disiplin yang memerlukan pandangan khusus, keahlian dan penanganan secara profesional. Pada suatu proyek terdapat ada 2 aspek (sudut pandang) yang harus berjalan paralel satu sama lain, yaitu: a. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat, yaitu pembangunan fisiknya seperti galian pondasi, bekisting, besi beton, beton dan sebagainya. b. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang memungkinkan aspek kongkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar. Inilah yang sesungguhnya diartikan sebagai suatu proses Administrasi Proyek Konstruksi. (Gilbreath 1992). 1.5 Batasan/Definisi Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut. Administrasi kontrak adalah : Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau karena keinginan pengguna jasa. (Gilbreath 1992) 1.6 Maksud danTujuan Maksud dari administrasi kontrak konstruksi adalah menyelenggarakan seluruh aspek non teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak tercapai. (Gilbreath 1992)

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil. (Gilbreath 1992) Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya, biayanya dan waktunya sesuai kontrak. Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada, sesuai ketentuan dalam kontrak. Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan

perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang mungkin terjadi. 1.7 Fungsi Administrasi kontrak berfungsi menggerakkan proyek atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath 1992) 1.8 Kebutuhan akan Administrasi Kontrak yang baik Administrasi Kontrak akan menjadi semakin penting sehubungan semakin rumitnya kontrak. Sebagaimana, diketahui industri jasa konstruksi mulai berkembang tahun 1967 dan mencapai puncaknya dalam kurun waktu 30 tahun lalu berhenti sama sekali karena terjadi krisis moneter pada pertengahan tahun 1997. Barangkali mulai saat itulah para pelaku usaha jasa konstruksi menyadari betapa pentingnya administrasi kontrak.

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami kesulitan karena administrasi kontrak yang tidak dilaksanakan dengan baik: catatan-catatan tidak dipelihara perintah-perintah lisan banyak yang tidak dikukuhkan dengan perintah tertulis. Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah berganti-ganti untuk kesekian kalinya. Dipihak pengguna jasa pun kondisi administrasi kontrak tidak lebih baik. Dapat juga dikatakan secara singkat bahwa: administrasi kontrak adalah pengelolaan dari transaksi komersial yang diperlukan untuk suatu pemenuhan kontraktual bagi para pihak. (Gilbreath 1992) Administrasi kontrak mengawasi agar tujuan komersial kontrak tercapai sesuai dengan syarat-syarat/ketentuan kontrak. Administrasi kontrak adalah tanggungjawab pengguna jasa dan penyedia jasa secara bersama-sama dan bukan hanya satu pihak saja. 1.9 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek Hukum Sebagaimana telah dijelaskan dalam butir 1.6 bahwa administrasi kontrak adalah seluruh penanganan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak konstruksi. Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi kontrak berkaitan dengan disiplin ilmu yang lain yaitu hukum. Bila di perhatikan dengan teliti tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban administrasi kontrak adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam dokumen kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang bersifat hukum untuk dipatuhi baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia jasa.

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis adalah menyangkut bidang hukum, berarti administrasi kontrak memang mempunyai hubungan dengan aspek hukum. 1.10 Pihak-pihak yang terlibat dalam Administrasi Kontrak 1.10.1 1.10.2 1.10.3 pengguna jasa (pemilik atau pemberi tugas) konsultan perencana penyedia jasa (pembangun, kontraktor)

ditambah peserta-peserta lain termasuk : a. b. c. d. e. manajemen konstruksi pengawasan mutu (quality control) perwakilan/agen asuransi sub penyedia jasa pemasok bahan/material dan peralatan

Dalam praktek, biasanya pengguna jasa membuat kontrak dengan: * arsitek/konsultan perencana mengenai: - Rencana dan desain proyek untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa - Masa/waktu untuk menetapkan kreteria desain - Batasan biaya dan waktu untuk menyelesaikan desain - Pemilihan penyedia jasa : Penawaran terendah untuk pekerjaan umum. * dan penyedia jasa utama mengenai - Perencanaan proyek, spesifiksi teknik, peraturan-peraturan sehubungan untuk membangun proyek Kontrak-kontrak lain adalah antara: * Pengguna jasa dan konsultan manajemen konstruksi 7 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

* Pengguna jasa dan konsultan hukum * Penguna jasa dan penyedia jasa dan beberapa sub penyedia jasa untuk melaksanakan proyek. 1.11 Hubungan Kontraktual antar para pihak Hubungan kontraktual antara pengguna jasa dengan pihak-pihak terkait tergambar dalam tampilan-tampilan No. 1 sampai dengan No. 4 dengan penjelasan singkat sebagai berikut:. a). Dalam tampilan No. 1 terlihat suatu hubungan yang telah cukup kita kenal sehingga dapat disebut sebagai suatu hubungan tradisional pengguna jasa membuat hubungan kontraktual langsung dengan penyedia jasa utama yang membawahi beberapa sub penyedia jasa. Disamping itu pengguna jasa mengikat suatu kontrak tersendiri dengan arsitek/konsultan perencana secara langsung. Tak ada hubungan hukum antara arsitek dan penyedia jasa kecuali untuk penyelidikan lapangan. Dalam tampilan ini terlihat pula selain perencanaan terpisah, penyedia jasa tunggal dengan beberapa sub penyedia jasa. Kontrak ini diperuntukkan fixed lump sum price, unit price, garansi maksimum cost + fixed fee. Sedangkan untuk fee disain akan dirundingkan. b). Dalam Tampilan No. 2 digambarkan hubungan kontraktual antara pengguna jasa dan penyedia jasa rancang bangunan (design build contractor / turn Key builder). Disini pengguna jasa mengikat diri dengan suatu gabungan perencanaan dan pelaksanan konstruksi dalam satu kontrak. Tak ada desain fee terpisah. Ada beberapa sub-penyedia jasa dibawah desain build contractor.

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

c). Hubungan kontraktual berikutnya sebagaimana terlihat dalam Tampilan No. 3 adalah antara pengguna jasa dan desain/manager konstruksi yang terpisah dari hubungan pengguna jasa dan penyedia jasa umum yang independen. Antara penyedia jasa dengan manager konstruksi hanya ada hubungan kerja melalui suatu tim konstruksi yang berada dibawah manager konstruksi. d). Hubungan kontraktual ke empat adalah hubungan dibawah suatu kontrak dengan manager konstruksi profesional yang secara diagram tergambar dalam Tampilan No. 4. Dalam Tampilan itu jelas terlihat bahwa pengguna jasa membutuhkan 3 (tiga) buah hubungan kontraktual secara terpisah, masing-masing dengan: - Desain perencana (arsitek/engineer) - Manager konstruksi yang profesional - Penyedia jasa umum/independen Terlihat pula bahwa antara manager konstruksi dengan desain perencana dan penyedia jasa umum hanya ada hubungan kerja (bukan hubungan kontraktual). (Caroline Sutandi, 2002) 1.12 Administrasi Konstruksi (A. Caroline Sutandi, 2002) Tanggung jawab administrasi kontrak lainnya adalah memelihara arsip kontrak, Pen-dokumentasian secara hati-hati dapat menjadi kritis bagi perusahaan jika masalah hukum muncul kemudian. Memelihara arsip-arsip termasuk referensi/rujukan semua hal sehubungan dengan proyek dengan akuntansi yang cocok, proyek dan atau nomor pekerjaan. Juga termasuk menyiapkan rekaman kontrak itu sendiri, dan semua dokumen yang terkait, terutama semua perubahan, addendum, atau suplemen yang berkaitan erat dengan kontrak asli dan yakini bahwa dokumen-dokumen tersebut dipakai sebagai referensi silang. (Fisk, 1997) 9 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.13 Administrasi Proyek Konstruksi (A. Caroline Sutandi, 2002) Dipakai merujuk tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua fungsi-fungsi Proyek yang terkait antara para pihak yang berkontrak tak hanya kewajiban-kewajiban administrasi, tapi menuntun para pihak, bekenaan dengan penyedia jasa, hubungan sistim bisnis, prosedur-prosedur, tanggung jawab, kewenangan dan kewajiban dari semua pihak, kebutuhan dokumentasi, pelaksanaan konstruksi, perencanaan dan penjadualan koordinasi, pengawasan material, pembayaran administrasi, perubahan pekerjaan dan kerja tambah, penanganan sengketa dan klaim, perundingan-perundingan dan semua fungsifungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi. Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi proyek konstruksi. Selanjutnya lihat tampilan-tampilan No. 1, 2, 3, 4 dan 5 pada halaman 17, 18, 19, dan 20 dan 21 Selanjutnya dalam Tampilan No. 5 halaman 21 tergambar secara diagram hubungan antara administrasi kontrak/proyek dengan aspek hukum sejak proyek dimulai sampai proyek ditutup. Dalam tampilan tersebut terlihat bahwa semenjak timbulnya klaim antar pengguna jasa, perencana/konsultan penyedia jasa/sub penyedia jasa dan pemasok sehubungan dengan pengoperasian proyek, perubahan pekerjaan, pekerjaan-pekerjaan tambah, klaim-klaim dan penanganan sengketa kepada spesifikasi teknis/non teknis (dokumen kontrak) dan sejumlah data yang diperlukan dari administrasi proyek yang memiliki sistematika, lengkap dan akurat. Untuk menyelesaikan permasalahan ini diperlukan pemecahan ditinjau dari aspek-aspek hukum (legal aspek). Dari pernyataan aspek hukum ini dapat diperoleh keputusan final dengan menggunakan rencana sebagai rujukan dan spesifikasi kontrak.

10

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Dari keputusan akhir ini proyek tersebut dapat ditutup dengan pengertian pekerjaan dapat diterima dengan masa perawatan atau putus. 2. KONDISI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI DI INDONESIA 2.1 Kondisi Umum : Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat. Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah, sebagai contoh : pada saat mengajukan klaim pekerjaan tambah, ternyata pekerjaan tambah tersebut baru didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak didukung oleh dokumen yang otentik (tertulis). Contoh lain adalah perubahan gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan tidak diikuti dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan gambar. 2.2 Kebiasaan yang kurang baik Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai mencatat perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan. Hal ini kadang-kadang menjadi bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat perintah/instruksi tadi atau jika ada petugasnya sering berganti-ganti. Dalam banyak kegiatan, perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tak pernah dicatat (lupa). Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau pura-pura lupa pernah memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara lisan. 2.3 Menunda Masalah Apa yang diuraikan dalam butir 2.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak, telah menunda masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri. 11 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak, telah menyusun suatu organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan sebagai bagian dari organisasi proyek. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat dengan baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan berpengalaman, maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi akan berjalan dengan sistimatis, lengkap dan akurat serta tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari. Selain itu tunjuklah personalia yang penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal pelaksanaan administrasi proyek konstruksi. Menunda masalah hanya akan sangat mempersulit diri sendiri dikemudian hari. 2.4 Mempersulit pelaksanaan kontrak. Hal-hal yang diuraikan sebelumnya terutama dalam butir 2.2 pada gilirannya akan memengaruhi pelaksanaan kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn, permintaan perpanjangan waktu serta permintaan kompensasi lain. Hal ini akan menjadi semakin sulit, apabila petugas administrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa maupun dipihak pengguna jasa, telah berganti dengan petugas lain. Oleh karena itu apabila tidak sangat terpaksa, petugas administrasi proyek konstruksi sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal kontrak hingga kontrak berakhir. 2.5 Mau menghemat biaya, malah bertambah rugi Pengalaman penulis menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi proyek konstruksi dengan upah/imbalan yang murah. Akibatnya mudah diduga, mutu pekerjaan yang dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan kesulitan. Dan pada akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus diselesaikan dan

12

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan biaya yang pasti tidak murah. Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak, tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman sudah dipersiapkan. Ini jauh lebih murah dibandingkan dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional. 2.6 Menjaga integritas Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing petugas administrasi proyek konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya menjaga sebaik-baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang perlu dirahasiakan. Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab, petugas-petugas administrasi proyek konstruksi ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu yang seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan rencana perubahan pekerjaan, biaya anggaran dan alokasi dana. Hal-hal seperti ini, seharusnya dihindari apalagi bila uang telah mulai berperan sebagai imbalan dari informasi tadi. 2.7 Pemanfaatan peluang klaim Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik, maka peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. Ini sebenarnya adalah peluang yang terabaikan. Dengan kata lain administrasi proyek konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil. Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang klaim ada tapi tidak dimanfaatkan. Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama

13

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

mungkin masalah peluang klaim tersebut akan dapat diketahui sejak dini, sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya. Selanjutnya uraian mengenai pemanfaatan peluang klaim dapat dibaca dalam buku seri kedua yang telah beredar: Mengenal KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI Bab VI TEKNIK DAN KIAT MEMANFAATKAN PELUANG KLAIM.

3. KEGIATAN-KEGIATAN UMUM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

3.1 Pengantar Dalam butir 1 diatas telah disebutkan bahwa administrasi kontrak adalah suatu terminologi/istilah yang menggambarkan penanganan komersial suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus ditengah jalan. Diantara kegiatan administrasi kontrak tersebut adalah mengawasi pelaksanaan secara komersial dari kontrak, pemenuhan tugas penyedia jasa dan juga pengguna jasa, tugas-tugas rutin seperti penerimaan dokumen dari penyedia jasa, catatan kontrak pembayaran termyn, perubahan pekerjaan, klaim-klaim pembayaran, unjuk kerja yang tak memuaskan. Kegiatan-kegiatan rutin yang dimaksud akan diuraikan dalam paragraph berikut. 3.2 Mobilisasi dan Pelaksanaan Masa-masa awal administrasi kontrak sangat menentukan berhasil tidaknya proyek tersebut. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah memulai hubungan baik antara para pihak, termasuk pertemuan-pertemuan resmi antara semua pihak, semua transaksi komersial yang mungkin ditemui administrasi kontrak. 14 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Disamping itu dituntut pula arsip kontrak yang lengkap, terlindungi dan mudah dicari. Tumpukan dari catatan kontrak, dokumen-dokumen, formulir-formulir dan laporan membutuhkan perencanaan dan disiplin yang teliti. Hal ini bukan saja penting untuk administrasi kontrak tetapi mengingat bahwa dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan klaim, atau tuntutan hukum dikemudian hari, jika ada. (Gilbreath, 1992) 3.3 Penagihan Termyn dan Pembayaran Berbeda dengan membeli barang jadi, melaksanakan suatu kontrak membutuhkan pembayaran termyn secara berkala-sesuai dengan kemajuan pekerjaan. Penetapan pekerjaan yang tak terencana atau secara subjektif dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran, kehilangan kontrak, dan sengketa berkepanjangan. Hal ini akan merugikan pengguna jasa misalnya dengan membayar pekerjaan terlalu dini yang berakibat biaya-biaya yang belum perlu dikeluarkan terlalu awal, padahal karena faktor waktu dan nilai uang sangatlah penting. Sekali pembayaran telah dilaksanakan untuk pekerjaan yang belum dikerjakan, maka pengguna jasa telah kehilangan manfaat dari pembayaran tersebut. (Gilbreath, 1992) 3.4 Perubahan-perubahan Pekerjaan Tak ada yang lebih tetap selain dari pada perubahan itu sendiri selama pelaksanaan proyek. Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait telah dilakukan selama masa perencanaan, pembentukan dan administrasi kontrak perubahan-perubahan akan hampir selalu pasti terjadi. Berikut ini akan diuraikan macam-macam sebab perubahan kontraktual dan meyajikan suatu proses untuk mengawasi dan menetapkan perubahanperubahan dalam rangka perjanjian antara pengguna jasa dan penyedia jasa.

15

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.4.1 Macam-Macam Perubahan Kontraktual a. Ribuan perubahan dapat terjadi selama masa perencanaan dan pelaksanaan dari suatu proyek, diantaranya: - perubahan design - perubahan jadual - perubahan biaya - perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan - modifikasi metode pelaksanaan b. Kebanyakan para pelaku jasa konstruksi membagi perubahan

kontrak dalam 2 (dua) kategori yaitu; - Perubahan-perubahan tak resmi Perubahan ini sering disebut perubahan konstruktip dalam bahasa hukum. Ini menyangkut modifikasi lingkup pekerjaan penyedia jasa atau metode pelaksanaan sebagai akibat dari : - Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa. - Tindakan atau pembatalan dari pihak ketiga seperti penyedia jasa lain, supplier atau tindakan Tuhan. - Tindakan lain di luar kekuasaan. Ini sangat sulit dilacak dan diawasi. Hal ini menyebabkan penyedia jasa melaksanakan pekerjaan berbeda dengan ketentuan kontrak atau melaksanakan pekerjaan lain, atau akibat dari ini terhadap biaya saja dengan perubahan yang sesuai. Bila hal ini dapat diakui oleh para pihak, maka hal ini menjadi perubahan yang resmi. c. Perubahan-Perubahan Resmi Perubahan adalah keputusan yang disadari pengguna jasa untuk melakukan modifikasi atas pekerjaan penyedia jasa.

16

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Perubahan resmi yang paling biasa/umum terjadi adalah perubahan design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi. Sebagai tambahan pengguna jasa sering merubah jadual atau urutanurutan pekerjaan yang direncanakan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai kebutuhan pengguna jasa atau pelaksanaan penyedia jasa lain atau perusahaan lain. Perubahan resmi dalam kebanyakan kontrak merupakan hak pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak. Sebagai kompensasi perubahan ini, dalam arti biaya dan atau waktu telah diatur dalam ketentuan-ketentuan kontrak. Petunjuk atau instruksi tertulis dari pengguna jasa untuk melakukan perubahan dan merinci tambahan kompensasi disebut : Perintah Perubahan. Oleh karena perubahan resmi biasanya sudah diketahui sebelum dilaksanakan berdasarkan rencana yang dipilih pengguna jasa, dan didokumentasikan dengan suatu perangkat perubahan, perubahan ini mudah ditangani dan dikerjakan. (Gilbreath, 1992) 3.4.2 Macam-Macam Sebab Perubahan Walaupun sebab-sebab perubahan tak terhitung, terutama dalam pekerjaan/proyek yang sangat kompleks, hal-hal berikut adalah beberapa diantaranya : a. Informasi desain yang cacat atau tak lengkap. Pengguna jasa yang tidak puas akan hasil kerja departemen tekniknya atau unjuk kerja dari konsultan desain mungkin adalah penyebab utama. Gejala-gejala dari masalah ini terbukti dari banyaknya perbaikan besar-besaran pada gambar-gambar rencana dan spesifikasi. 17 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Revisi rencana dibuat bila penyedia jasa telah melaksanakan pekerjaan sering menciptakan lingkaran setan: revisi pada satu sistim struktur dan lain-lain menyebabkan revisi-revisi pada sistim terkait, struktur dan seterusnya. Suatu fenomena biasa dalam proyek fast track dimana desain sering kali selangkah didepan atau dibelakang konstruksi. Juga suatu gejala dari pengguna jasa atau para perencana mereka yang tidak tahu apa yang mereka inginkan atau berapa besar pengaruh kebimbangan mereka atas konstruksi. b. Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan

yang disediakan pengguna jasa. Banyak pengguna jasa menyediakan peralatan atau material untuk penyedia jasa untuk dipasang atau dirakit. Para pengguna jasa yang memutuskan untuk menghemat uang atau melatih pengawasan langsung dengan membeli sendiri barang-barang harus mempertimbangkan tambahan tanggung jawab karena melakukan hal-hal tersebut. Keputusan membeli sendiri secara langsung harus didasarkan pada kekuatan membeli pengguna jasa dan penyedia jasa dan pengawasan termasuk pertimbangan ekonomi. Pertanyaan dari tanggung jawab pengadaan harus tidak hanya bergantung pada harga yang sudah diperkirakan tapi juga pada penetapan pihak mana yang bersedia dibebani tambahan tanggung jawab - seseorang yang dapat meyakini bahwa material atau peralatan akan tiba dilapangan tepat waktu dan kondisi baik. c.Perubahan kebutuhan. Perubahan dalam operasi, keamanan, lingkungan, pasar, kelayakan, pendanaan, atau kebutuhan peralatan, terutama untuk proyek yang mempunyai rentang beberapa tahun atau mengawasi proyek yang 18 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

sangat kompleks atau usaha peka, menggambarkan kasus-kasus perubahan yang utama, resmi atau tidak. Sedikit pengguna jasa atau penyedia jasa yang dapat melaksanakan perubahan tipe ini. Yang terbaik setiap usaha harus dilakukan untuk mengantisipasi perubahan-perubahan ini dan menyiapkan dampak terhadap biaya proyek dan ketentuan kontrak. d. Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal.

Kondisi-kondisi dibawah permukaan menggambarkan contoh klasik dari. kondisi lapangan yang mungkin tak diketahui atau berubah selama masa konstruksi. Kejadian ini, batuan, atau benda lain dibawah permukaan seringkali berpengaruh langsung pada unjuk kerja penyedia jasa. Hal lain yang dapat berubah walaupun tak biasa, juga terjadi, termasuk cuaca, jalan masuk, hambatan pada tempat kerja, ruang kerja seperti tempat menaruh material, gudang penyimpanan, larangan-larangan kemudian. e.Dampak jaminan pekerjaan oleh pihak lain. Bila tindakan-tindakan dari suatu penyedia jasa mencampuri, memperlambat atau menyebabkan kesulitan pada para penyedia jasa lain, perubahan-perubahan tak resmi mungkin terjadi. Resiko ini bertambah dalam proporsi tidak langsung pada jumlah, perkiraan dan ketergantungan para penyedia jasa (dan sub) dilapangan. f. Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak. Pengawasan terhadap pembentukan kontrak secara ekstensif, dokumen-dokumen konsisten dan jelas, dan pelatihan administrasi kontrak dan prosedur, menolong untuk mencegah perubahanperubahan karena sebab ini.

19

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

g.

Larangan metode-metode kerja.

Tak terhitung contoh-contoh pelarangan atau perubahan dari pengguna jasa atas metode kerja penyedia jasa. Kecuali hal ini ditetapkan dalam dokumen kontrak para penyedia jasa biasanya bebas membangun dengan cara yang mereka pandang cocok. Para pengguna jasa yang menetapkan larangan pada metode yang diterima atau tradisional, berarti meninggalkan suatu larangan khusus dalam kontrak, mencampuri unjuk kerja penyedia jasa. Jika pengguna jasa meningkatkan keterlibatan dengan kegiatan seharihari penyedia jasa melewati garis pemisah antara pemantauan unjuk kerja dan pengawasan artinya pengguna jasa telah ikut mencampuri pekerjaan penyedia jasa. Oleh karena tanggung jawab para penyedia jasa yang bebas untuk memakai metode kerja tertentu adalah untuk memenuhi ketentuan kontrak, maka penyedia jasa tersebut dapat klaim hal ini sebagai perubahan tak resmi dan klaim ini seringkali berhasil. h. Pemenuhan kontrak yang terlambat atau tidak

mencukupi dari pihak pengguna jasa. Kontrak konstruksi laksana jalan satu arah, menuntut pemenuhan dari kedua belah pihak. Walaupun telah banyak dibicarakan tentang perubahan kewajiban penyedia jasa, pengguna jasa seharusnya juga perlu memenuhi kewajiban kontraktualnya. Banyak pengguna jasa merasa kewajibannya hanya terbatas pada pembayaran kepada penyedia jasa. Ini sama sekali tidak benar. Sebenarnya setiap kontrak menuntut tindakan-tindakan pengguna jasa selain dari pembayaran. Kebanyakan menyangkut ketepatan dan waktu pemeriksaan dan penerimaan dari pekerjaan. Pengguna jasa sering menuntut pengawasan gambar desain atau gambar kerja dari penyedia jasa. Hal ini biasanya suatu kewajiban yang harus dilakukan dalam waktu 20 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

beberapa hari diantara pengajuan penyedia jasa. Suatu hal yang tidak biasa bagi pengguna jasa dalam kegiatannya memantau atau mengelola pekerjaan penyedia jasa untuk memantau taraf penampilan yang diperlukan. Kemampuan pengguna jasa untuk memenuhi kesepakatan kontraktual harus dianalisis sebelum dimasukkan dalam kontrak. Jika anda tak dapat memenuhi kewajiban ini, jangan diambil. i. Perlambatan atau Percepatan. Bila penyedia jasa terlambat karena pengguna jasa atau penyedia jasa lain atau pihak ketiga, maka hal ini akan menimbulkan tambahan biaya, dan mungkin tak dapat memenuhi waktu kontrak. Hal yang sama terjadi bila pekerjaan dipercepat. Jenis biaya perlambatan termasuk biaya menunggu dan remobilisasi, kehilangan efisiensi perubahan cuaca atau sebab sebab lain. Biaya percepatan seringkali termasuk kenaikan biaya untuk lembur tambahan tenaga kerja dan peralatan dan kehilangan efisiensi. Keduanya, percepatan dan perlambatan menggambarkan bahwa kombinasi penyebab dan pengaruh, yang pada gilirannya menjadi penyebab pengaruh selanjutnya sering ditemukan diantara perubahan konstruktif atau tak resmi. Memisahkan masing-masing dan menghitung pengaruh terhadap waktu dan biaya sangat sulit. Inilah salah satu sebab mengapa pengenalan dan penyelesaian menjadi kritis. Kondisi perubahan dari segi waktu adalah kritis pilihannya seringkali secara hukum atau memperpanjang perundingan. (Gilbreath, 1992) 3.4.3 Proses Perubahan Pekerjaan Apakah resmi atau tidak, proses perubahan pekerjaan adalah sebagai berikut: 21 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

a. Pengenalan (Indentifikasi) Setelah pengguna jasa melakukan pengenalan atas rencana perubahan dan mempertimbangkan dari segala segi, terutama manfaat perubahan tersebut dibanding dengan tambahan biaya dan atau waktu yang mungkin terjadi serta pengaruhnya terhadap pekerjaan, keinginan ini harus disampaikan kepada penyedia jasa. Cara penyampaian secara tertulis dapat menggunakan contoh formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. 17. Terlihat cara penyampaian sangat sederhana sehingga mudah dimengerti. b. Evaluasi Untuk membantu pengguna jasa melakukan evaluasi atas rencana perubahan pekerjaan ini, dapat meminta estimasi biaya dari penyedia jasa dengan menggunakan suatu formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. 18. c. Persetujuan Setelah dicapai persetujuan antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai estimasi biaya perubahan beserta syarat-syarat/ketentuan lainnya, pengguna jasa memberikan persetujuan resmi dengan menggunakan formulir seperti tersebut dalam Tampilan No. 19. d. Penggabungan kedalam kontrak Proses berikutnya adalah penggabungan perubahan pekerjaan tersebut kedalam kontrak dengan menerbitkan perintah perubahan mengunakan formulir tersebut dalam Tampilan No. 20. e. Pembayaran Proses pembayaran atas perubahan pekerjaan ini akan mengikuti ketentuan tersebut dalam kontrak karena sudah menjadi bagian dari 22 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

kontrak atau dapat juga diatur tersendiri sesuai kesepakatan antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Rangkaian seluruh proses perubahan pekerjaan secara diagram dapat digambarkan seperti terlihat dalam Tampilan 21. Prosesnya adalah sebagai berikut : i. Spesialis kontrak ii. iii. kontrak dan direksi mempersiapkan harian yang pemberitahuan kemudian dan menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke administrasi meninjau pemberitahuan tersebut. Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke penyedia jasa dengan tembusan ke estimasi. Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan memperkirakan harga yang wajar dan diteruskan ke administrator kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh terhadap kontrak. iv. Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan perubahan kontrak yang disampaikan ke direksi proyek dan direksi harian. v. vi. Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan meyampaikan hal tersebut kepada pengguna jasa. Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan perintah perubahan pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek. vii. Setelah ditanda tangani, direksi proyek menyampaikan perintah perubahan kepada penyedia jasa dan penyedia jasa meneruskan ke administrasi kontrak untuk dibagikan. (Gilbreath, 1992)

23

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.4.4 Dokumen-Dokumen Perubahan Pekerjaan Sehubungan dengan perubahan yang dapat terjadi pada pekerjaan yang sebelumnya sudah dirubah namun proses ini sebaiknya di ikuti dengan tertib. Tertib kontrak harus sepenuhnya memasukkan proses perubahan pekerjaan ini yang memiliki 2 (dua) keuntungan, yaitu: a. Proses perubahan pekerjaan lebih terkelola. b. Pengoperasian atau biaya audit dari perubahan pekerjaan akan lebih langsung. Secara diagram tergambar dalam Tampilan No. 22. Prosesnya secara ringkas adalah sebagai berikut: Penyedia jasa menyiapkan penawaran harga untuk perubahan pekerjaan yang diminta penyedia jasa dan klaim dari penyedia jasa. Pengguna jasa melakukan langkah-langkah berikut: identifikasi pemberitahuan ke penyedia jasa evaluasi harga yang wajar persetujuan perubahan pekerjaan penerbitan perintah perubahan pembayaran

Catatan waktu, penerimaan bahan, dan kejadian biaya lainnya juga harus dikumpulkan setiap hari. Jika pekerjaan diselesaikan atau diteruskan sampai pada titik dimana keadaan darurat telah berlalu atau perkiraan biaya yang wajar dapat ditetapkan, terbitkan perintah perubahan untuk menutupnya sehingga semua perubahan pekerjaan didokumentasikan dan diawasi dengan cara yang sama. Oleh karena perubahan pekerjaan menggambarkan salah satu daerah utama dari resiko komersial. (Gilbreath, 1992)

24

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.5

Penutupan/Pengakhiran Kontrak Direncanakan atau tidak, setiap kontrak secara resmi harus ditutup/diakhiri. Proses ini harus dirancang untuk melindungi kepentingan pengguna jasa dengan meyakini: 1. Tak ada kerusakan sebelum pelaksanaan 2. Semua dokumen yang diharapkan, diterima dan mencukupi. 3. Semua pekerjaan dapat diterima (atau dengan catatan) 4. Semua barang yang harus diserahkan, telah diterima

3.6 Rapat dengan penyedia jasa Suatu kebiasaan yang baik bagi manager kontrak untuk menjadualkan suatu rapat permulaan dengan wakil. Penyedia jasa - sebagai lawan (Counterpart) sebelum suatu pekerjaan benar-benar dilaksanakan atau suatu transaksi administrasi kontrak terjadi. Hal ini merupakan pekerjaan dasar untuk membina hubungan baik selama masa pelaksanaan. Kebingungan atau kelambatan mungkin dapat dihindari bila proses pekerjaan tersebut seperti pembayaran termyn dan perubahan pekerjaan, prosedur penanganannya dapat ditinjau oleh kedua belah pihak sebelum pekerjaan tersebut terjadi. Apakah perwakilan penyedia jasa disebut manajer proyek (penyedia jasa), superintendant, manajer atau sebutan lain dia bertanggung jawab untuk transaksi komersial yang akan diambil. Dia tidak harus menjadi perwakilan pemasok penyedia jasa atau petugas pemasok dari kantor pusat. Dia harus berada dilapangan, dekat dengan pelaksanaan konstruksi. Seperti penyedia jasa mengharapkan untuk tidak berurusan dengan beberapa perwakilan pengguna jasa untuk transaksi biasa, begitu juga seharusnya pengguna jasa mempunyai hanya satu orang khusus dari penyedia jasa dengan siapa dia berurusan bila masalah-masalah komersial terjadi.

25

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Agenda rapat mungkin termasuk beberapa topik bahasan berikut: * Otorita secara kontraktual Siapa dari pihak pengguna jasa dan penyedia jasa yang berhak berbicara mengenai masalah komersial dan teknis tertentu. * Hubungan dan korespondensi secara kontraktual Pengaturan mengenai sistim penomeran surat dan dokumen lain, alamat, sebutan dan sebagainya. * Pengajuan-pengajuan dokumen Manajer kontrak dapat memberikan ringkasan atau Checklist, agar peyedia jasa memahami ketentuan-ketentuan kontrak. Contoh dari Checklist terlihat dalam Tampilan No. 5 * Proses perubahan Pekerjaan Pemberitahuan, sebagainya. * Pembayaran Termyn Bagaimana cara menghitung prestasi pekerjaan dan cara pembayarannya. Contoh formulir harus diberikan kepada penyedia jasa. * Pengakhiran Kontrak Pengakhiran kontrak dan istilah-istilah yang berhubungan dengan itu seperti retensi, hutang untuk barang-barang yang disediakan pengguna jasa. Dari contoh daftar pengecekan dokumen (Tampilan No. 5) terlihat bahwa memang sudah harus diantisipasi sejak awal jika pemasukan dokumen tersebut tidak akan tepat waktu, sehingga perlu pemasukan ulang. Inipun bisa tidak tepat waktu lagi. Salah satu bukti tugas administrasi kontrak membutuhkan ketekunan, kerapihan, kesabaran dan kecermatan agar membuahkan hasil. Demikian pula dengan hal-hal lain seperti otoritas kontraktual, koresponden, perubahan pekerjaan, pembayaran termyn, aturan mainnya sebaiknya telah disepakati sejak awal. 26 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 perhitungan, perubahan, perintah perubahan dan

Bila hal-hal ini dipenuhi dapat diharapkan administrasi kontrak akan berjalan baik dan lancar sehingga tujuan penyelenggaraan administrasi kontrak dapat dikatakan berhasil. (Gilbreath, 1992) 3.7 Menyusun Catatan Kontrak Catatan-catatan kontrak yang akurat/tepat, dan mudah dicari kembali merupakan kebutuhan yang takdapat ditawar-tawar. Walaupun untuk proyek dan kontrak yang paling sederhana sekalipun, jumlah kertas-kertas yang berhubungan dengan kontrak memerlukan pelaksanaan dan pengawasan kontraktual yang kadang-kadang mengejutkan. Tampilan No.6 menggambarkan contoh sistim pengarsipan kontrak yang dianjurkan untuk tipe-tipe dokumen, laporan-laporan dan catatan-catatan selama masa pembentukan dan pengadministrasian kontrak. Walaupun manajer kontrak harus konsentrasi pada pengawasan bahan/material yang berhubungan dengan unjuk kerja, sekali penyedia jasa memulai pekerjaan, dia harus juga mendapat informasi dan catatan mengenai kejadian-kejadian sebelum penunjukan pemenang tender. Berikut adalah beberapa saran pada sistim catatan kontrak a. Cegah penggandaan dan kelebihan arsip. Perubahan dan pembaharuan sering diperlukan dan hal ini dapat tak terkendali bila dokumen yang telah dirubah terletak pada lebih dari satu tempat. b. Tunjuk seorang yang bertanggung jawab memelihara dan mengamankan arsip. c. Awasi keluar masuk data-data menggunakan kartu masuk/keluar atau cara lain. Catatan sering hilang. d. Pelihara kontrak asli dilebih dari satu tempat untuk menjaga bahaya hilang atau kebakaran.

27

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

e. Pelihara 1 (satu) set gambar-gambar kontrak yang berlaku pada waktu pelulusan pekerjaan. Pelihara gambar-gambar ini hanya untuk dasar kontrak atau dasar perhitungan biaya. f. Jangan tandai untuk menunjukkan perubahan, kondisi terlaksana, dan sebagainya pada gambar. Pergunakan gambar yang lain untuk keperluan ini. Pelihara barang-barang rahasia. Ini termasuk estimasi harga, penawaran lain dan dokumen klaim. g. Usahakan untuk tidak memberikan setiap orang salinan dokumen. Penggandaan dan pendistribusian dengan mudah menjadi suatu yang membahayakan. Evaluasi secara priodik daftar distribusi dokumen yang diperlukan untuk meneliti nama-nama atau orang-orang yang tak perlu diberi rekaman. h. Pelihara (Gilbreath, 1992) 3.8 Penagihan Termyn dan Pembayaran Pembayaran termyn secara berkala adalah gaya hidup industri konstruksi. Kecuali masa pelaksanaan dari kontrak tertentu kurang dari 30 hari, penetapan kemajuan pekerjaan tetap diperlukan. Penagihan dari penyedia jasa yang tepat dan akurat serta pembayaran tepat waktu adalah kritis bagi kemajuan dari kebanyakan penyedia jasa. Biaya tenaga kerja, bahan dan peralatan selama masa perlaksanaan biasanya terlalu berat jika mengharapkan penyedia jasa untuk memikulnya sendiri. Tambahan pula pembayaran kepada pemasok bahan dan sub penyedia jasa adalah bagian pembayaran kepada penyedia jasa yang diterima dari pengguna jasa. Penyedia jasa dalam hal ini menginginkan pembayaran sebagian besar dalam waktu sesingkat mungkin. Pengguna jasa harus yakin bahwa pembayaran termyn ditetapkan secara objektif dan direncanakan untuk meningkatkan unjuk kerja dalam hal waktu. 28 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 data computer seteliti mungkin. Pergunakan sandi-sandi pengamanan dan cara pengawasan.

Pembayaran dini dan kelebihan membayar untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu selama kontrak berlangsung adalah dua resiko pengguna jasa yang harus dihindari. Pertimbangan-pertimbangan cash-flow dan biaya tinggi memaksa pengguna jasa hanya harus membayar pekerjaan-pekerjaan yang benar-benar telah diselesaikan dan tidak sebelumnya: Sebaliknya, pengguna jasa yang tanpa alasan memperlambat atau menahan pembayaran akan menimbulkan resiko penyedia jasa tidak puas; yang akan diwujudkan dalam bentuk penurunan mutu, pengurangan tenaga kerja dan peralatan, atau bahkan kebangkrutan, akan mempunyai dampak negatif pada proyek. (Gilbreath, 1992) 3.8.1 Dasar-dasar Pembayaran Ada tiga dasar untuk melakukan pembayaran yaitu berdasarkan (1) biaya, (2) waktu dan (3) kemajuan pelaksanaan (progress) sesungguhnya. Dari ketiga dasar pembayaran tersebut, pembayaran berdasarkan kemajuan proyek (progress) ini yang paling disukai oleh pengguna jasa. Penjelasannya adalah sebagai berikut: a. Pembayaran Berdasarkan Biaya Andaikan pengguna jasa kontrak pembuatan, pengiriman dan pemasangan sebuah generator turbin. Cara pembayaran, biaya + jasa pasti (Cost Plus Fixed fee). Perkiraan biaya + jasa US $ 20 juta. Setiap bulan penyedia jasa mengajukan tagihan yang menggambarkan biaya-biaya sebenarnya untuk material, upah dan peralatan overhead dan sebagainya yang terjadi bulan sebelumnya. Setelah dilakukan verifikasi untuk ketepatan penggunaan dana, penggunaan jasa, pengguna jasa membayar untuk pekerjaan ini. Porsi jasa dari nilai kontrak dibayarkan dalam angsuran bulanan atau lump-sum pada penutupan kontrak.

29

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

b. Pembayaran Berdasarkan Waktu Misalnya turbin yang sama dibeli dengan harga Fixed-Lump Sum (untuk pengadaan dan pemasangan kombinasi) US $ 20 juta. Penyedia jasa berjanji menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 20 bulan. Pembayaran dipecah dari 20 juta dalam 20 bulan menjadi US $ 1 juta / bulan. c. Pembayaran berdasarkan Progres Untuk Generator turbin sama jika dibeli dengan harga US $ 20 juta Fixed-Lump-Sum, tapi pembayaran termyn dilaksanakan beberapa kali masing-masing bebannya proporsional terhadap nilainya. Seluruh angsuran termyn berjumlah sama dengan nilai kontrak. Pembayaran setiap termyn berdasarkan progres yang benar-benar telah dicapai. Contoh dari progres termasuk penerimaan bahan baku, fabrikasi rotor turbin, fabrikasi stator turbin, fabrikasi generator di dalam bengkel. Pemberangkatan, pengepakan generator turbin kelapangan penerimaan dilapangan, pemasangan dan berakhir dengan testing dan penerimaan. Dari ketiga cara pembayaran terurai sebelumnya, pembayaran

berdasarkan waktu adalah yang paling tidak disukai: karena cara ini sama sekali tidak memberikan rangsangan positif bagi penyedia jasa. Cara ini kadang-kadang tidak selalu sinkron dengan progres sesungguhnya bila terjadi kekurangan bahkan gangguan tenaga kerja, perubahan-perubahan atau sebab-sebab lain. Pembayaran berdasarkan biaya lebih menggambarkan kemajuan pekerjaan sesungguhnya, apabila diperkirakan bahwa biaya-biaya yang dilakukan adalah proporsional dari pekerjaan yang akan dilaksanakan.

30

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Tetapi kadang-kadang secara proporsional tidak tepat karena misalnya untuk pekerjaan yang banyak bahan dan peralatannya, pekerjaanpekerjaan itu semua jauh lebih berat dibandingkan dengan upah pemasangan. Penyedia jasa misalnya tak punya rangsangan untuk mengangkat sebuah turbin cepat-cepat kelapangan karena biaya pemasangan relatif kecil. Akan tetapi dari sisi pengguna jasa instalasi (pemasangan) inilah yang penting. Sebaliknya dari segi penyedia jasa yang paling penting adalah membelanjakan bahan sebanyak mungkin untuk ditagihkan tanpa terlalu memikirkan prestasi/proyek sehingga lapangan pekerjaan penuh dengan bahan yang kebanyakan belum dibutuhkan pada waktu itu. Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan sangat menolong dari segi pengawasan hanya bila penyedia jasa melaksanakan bagian pekerjaan tertentu secara tepat waktu dan mutu baik. Cara pembayaran ini memberikan insentif/rangsangan kepada penyedia jasa untuk meningkatkan prestasi. Jumlah pembayaran kepada penyedia jasa tak akan bervariasi tapi waktu pembayarannya dapat bervariasi. Oleh karena nilai waktu dan uang sangat penting bagi penyedia jasa, maka waktu pembayaran menjadi alat kontrol yang berharga bagi pengguna jasa. Cara pembayaran berdasarkan prestasi juga berharga karena cara ini menempatkan sesuatu yang penting pada bagian pekerjaan tertentu yang walaupun kritis bagi pengguna jasa dan punya nilai kecil antara lain: pengetesan. Walaupun bagi penyedia jasa biaya pengetesan kecil tapi bagi pengguna jasa hal ini besar artinya bagi kemajuan pekerjaan, sehingga mendorong penyedia jasa untuk menyelesaikan pengetesan selekas mungkin agar fasilitas/bagian pekerjaan itu dapat segera dipakai.

31

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Pengguna jasa menempatkan jumlah uang sebanyak mungkin pada bagian akhir pekerjaan sedangkan penyedia jasa menginginkan sebanyak mungkin pemasukan uang pada saat awal proyek dengan cara menumpuk bahan dilapangan (front-end loading). Oleh karena cara pembayaran ini mencerminkan pengawasan pelaksanaan yang sangat kuat, maka cara ini sangat ditekankan. (Gilbreath, 1992) 3.8.2 Alasan-alasan lain mengukur kemajuan Pekerjaan Ada alasan-alasan lain bagi pengguna jasa untuk mengetahui kemajuan pekerjaan termasuk untuk mendapatkan informasi mengenai rencana tanggal penyelesaian proyek, jadual pelaksanaan, antisipasi biaya proyek atau perkiraan biaya proyek total pada waktu penyelesaian (ramalan). Kedua-duanya merupakan alasan-alasan penting untuk mengukur kemajuan pekerjaan, tapi dalam banyak hal berdasarkan criteria berbeda dengan yang terdapat dalam kontrak mengenai perpaduan pembayaran. Oleh karena pengukuran kemajuan pekerjaan untuk tujuan ini mempergunakan patokan, kriteria atau penilaian berdasarkan kontrak maka keduanya akan diterima dengan menggunakan teknik yang sama. Tetapi ingat para pengguna jasa kebanyakan punya 2 (dua) alasan untuk mengunakan kemajuan pekerjaan yaitu: 1) Untuk menentukan dimana proyek berada, dalam hal uang dan jadual 2) Untuk men-fasilitasikan pembayaran pekerjaan penyedia jasa (Gilbreath 1992) 3.8.3 Tantangan objektifitas dalam pengukuran a. Salah satu hal yang sangat menyita waktu, membingungkan dan kadang-kadang daya cara-cara yang tidak akurat dalam mengukur kemajuan/progress pekerjaan adalah menetapkan progress tersebut 32 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

secara subjektif berdasarkan pengalaman orang yang mengukur atau apa yang terlihat di lapangan. b. Banyak kontrak menyebutkan pengukuran bersama dari suatu progres dan menyatakan bahwa pembayaran akan dilakukan tanpa merinci penetapan tersebut. c. Akibatnya terjadi perdebatan antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai nilai beberapa pekerjaan yang sudah dilaksanakan. d. Untuk menghindari penilaian yang subjektip ini, objektifitas sudah harus direncanakan selama masa penyusunan kontrak dan dipakai dalam pelaksanaan. Diantaranya perlu ditetapkan ketentuanketentuan cara pengukuran yang jelas. Lingkup pekerjaan harus diuraikan dalam uraian pekerjaan yang lebih rinci dengan masingmasing harga satuan. (Gilbreath 1992) 3.9 Pemilihan Rencana Pembayaran dan Penilaian Bobot Metode penilaian apapun yang dipakai untuk menunjukkan kemajuan pekerjaan, yang penting hal ini sudah ditetapkan sedini mungkin. Banyak pengguna jasa menetapkan metode yang akan dipakai untuk memberi kesempatan penyedia jasa untuk menawar melalui bobot pekerjaan. Hal ini mengakibatkan perlu evaluasi terhadap penawaran. Jangan lupa tipe pengguna jasa, adalah pembebanan sebanyak mungkin dibelakang (back-end loading), sedangkan penyedia jasa menginginkan pembebanan pembayaran sebanyak mungkin didepan (front-end loading). Seharusnya pengguna jasa harus menentukan rencana pembayaran dan nilai pekerjaan tanpa harus mengindahkan jumlah yang diminta penyedia jasa dengan menempatkan suatu prosentase dari jumlah penilaian dalam penawaran (RFP Request For Proposal). Untuk menetapkan pendekatan pembayaran, pengguna jasa meninjau lingkup pekerjaan, mengenali yang perlu diadakan sehubungan dengan penawaran. 33 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Walaupun penyedia jasa keberatan, pengguna jasa harus mengambil inisiatip menyetujui usulan penyedia jasa bila hal itu masuk akal, selama tender atau setelah pengajuan penawaran. (Gilbreath, 1992) 3.10 Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran yang dianjurkan Prosedur dari proses kemajuan pekerjaan dan pembayaran tergambar dalam Tampilan No. 7 dan arus dokumen pembayaran tergambar dalam Tampilan No. 8 Penjelasan dari kedua Tampilan ini adalah sebagai berikut: Tampilan No. 7: 3.10.1 Administrator kontrak (pengguna jasa) mempersiapkan estimasi bentuk master progres kemudian diserahkan ke penyedia jasa. 3.10.2 Penyedia jasa menyiapkan estimasi progres pendahuluan dan menyerahkan kepada spesialis kontrak untuk ditinjau estimasi progres dan kesesuaian teknisnya. 3.10.3 Setelah itu dokumen tersebut dikirimkan kepada administrator kontrak untuk memperkirakan kesesuaian komersial kemudian diteruskan ke insinyur biaya untuk diberi kode biaya. 3.10.4 Setelah itu dokumen diteruskan ke akuntansi untuk mengecek perpanjangan waktu pelaksanaan dan data perbaikan. 3.10.5 Accounting setelah mengecek perpanjangan waktu dan data pendukung mengembalikan dokumen ke administrator kontrak untuk memperbaiki estimasi pendahuluan. 3.10.6 Dokumen yang sudah dikoreksi final oleh penyedia jasa dikirimkan ke: Administrator kontrak Spesialis kontrak Accounting Direksi proyek untuk ditanda tangani

34

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.10.7 Penyedia jasa menerima pembayaran setelah akunting melakukan pemeriksaan tagihan dengan estimasi Pada Tampilan No. 8 kita melihat secara jelas arus dokumen dan pembayaran dengan ringkasan aktivitas sebagai berikut: a. Menetapkan cara pembayaran b. Membuat form estimasi induk c. Membuat estimasi pekerjaan penyedia jasa yang diselesaikan d. Persetujuan pengguna jasa atas hasil pekerjaan penyedia jasa e. Penyedia jasa mengajukan tagihan sesuai estimasi yang sudah disetujui f. Tagihan diverifikasi bagian accounting, kemudian tagihan dibayar. Disini terlihat kerja sama tugas-tugas administrasi kontrak yang harus diperlihara antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Adapun arus dokumen tak perlu persis sesuai contoh dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan sebelumnya. Untuk mengetahui status pembayaran yang sudah dilakukan beserta rinciannya dan diterima oleh penyedia jasa, pengguna jasa dapat membuat suatu ringkasan seperti tergambar dalam Tampilan No. 9. Tampilan No. 10 menggambarkan status pembayaran kemajuan Pekerjaan yang telah dibayarkan ke penyedia jasa termasuk detailnya. Sesuatu yang bagi Indonesia merupakan hal baru adalah dalam formulir ini bagian bawah adalah pernyataan persetujuan penyedia jasa agar tidak terjadi sengketa. Mungkin hal ini baik untuk dibudidayakan dimasa mendatang. (Gilbreath, 1992) 3.11 Laporan Harian Konstruksi Buku harian konstruksi adalah suatu dokumen penting. Harus diingat bahwa laporan ini sering diperlukan dalam berkonsultasi mengenai kejadian dilapangan sehari-hari untuk memberikan pembuktian selama proses hukum, 35 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

jika ada selama pekerjaan, disarankan untuk memasukkan laporan harian pada setiap tenggang waktu tertentu kepada manager kontrak. Dalam hal ini, manager proyek dapat disarankan melaporkan seluruh transaksi yang telah terjadi dilapangan. Kebutuhan-kebutuhan umum yang diperlukan dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) kategori: 3.11.1 Format Buku Harian : a. Hanya dijilid dengan sampul keras b. Halaman-halaman harus diberi nomer halaman dengan tinta dan tak ada nomor yang diloncati. c. Tak ada penghapusan d. Tak ada halaman yang disobek dari buku setiap waktu e. Jika halaman akan dikosongkan, tandai dengan X besar pada halaman dan tandai kosong. 3.11.2 Isi Buku harian a. Catatan panggilan telpon yang diterima, termasuk setiap pernyataan dan kesepakatan yang dibuat selama panggilan tersebut, kenali hal-hal khusus. b. Catat setiap pekerjaan atau yang ditempatkan tak berhubungan dengan gambar-gambar atau spesifikasi atau tindakan yang diambil. c. d. e. Catat waktu dan nama orang dari pihak penyedia jasa kepada siapa perintah lapangan diberikan. Catat kondisi tak terlihat yang dapat memperlambat penyedia jasa. Dimana penyedia jasa melaksanakan pekerjaan tambah karena suatu sebab halangan dibawah tanah yang tak terlihat, buatlah 36 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

suatu perhitungan lain biaya lapangan dan semua personel dan peralatan dilapangan dan bagaimana mereka terlibat. f. Catat semua isi percakapan yang pokok yang dilaksanakan dengan g. h. i. 3.11.3 penyedia jasa dilapangan, sekalian sebagai kesepakatan/persetujuan kedua belah pihak. Catat semua kesalahan lapangan yang dibuat setiap pihak dilapangan. Tanyakan nama dan pekerjaan para pemuka halaman Tanda tangan setiap Buku Harian pada saat ini.

Siapa harus memelihara catatan harian dan Laporan Harian a. b. Suatu catatan harian khusus harus dipegang oleh setiap perubahan yang terlihat dalam proyek Laporan harian konstruksi disiapkan dan diajukan oleh hanya perwakilan proyek setempat, data harian dari laporan kejadian pekerjaan yang diajukan setiap pengawas merupakan sumber informasi.

c. Laporan Permohonan Pengawasan

Kemajuan Pekerjaan penyedia jasa

Pembayaran sebagai pengguna jasa

3.11.4

Dokumentasi dan pengawasan Intern Kadang-kadang perwakilan proyek bertanggung jawab untuk memantau beberapa proyek kecil ketimbang satu proyek besar. Suatu pendekatan praktek didalam hal ini adalah menyiapkan laporan manajemen untuk setiap proyek dimana perwakilan proyek bertanggung jawab.

37

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.11.5

Laporan Umpan Balik Khusus Komunikasi dapat mengurangkan jumlah pengulangan kesalahan dilapangan yang sering terjadi sebagai akibat dari kesalahan tradisional dalam berkomunikasi antar tenaga-tenaga konstruksi dan perencana proyek. b. Laporan perbaikan lapangan disiapkan oleh perwakilan proyek setempat dan diajukan ke manager proyek untuk di-evaluasi oleh perencana dan departemen spesifikasi untuk melihat apakah permasalahan dapat dihindari dimasa mendatang dengan fee perencanaan dan spesifikasi. c. Dokumen harus melakukan hal-hal berikut: Pengenalan masalah Penawaran penyelesaian perubahan spesifikasi dan/atau gambar d. pembuatan beton dalam pabrik beton e. Laporan pemeriksaan kepada pengawas lapangan. Laporan harian Perlu/tidak

3.11.6 Aneka catatan Banyak tipe catatan perubahan yang penting untuk dicatat dan dipelihara untuk ditunjukkan nanti. Kebanyakan catatan yang harus dipelihara tentang masalah teknis, bukan masalah administrasi. Catatan-catan itu termasuk: a. sertifikat produksi dari pabrik b. c. sertifikat pengetesan laboratorium tiket penyerahan transport beton

d. catatan pada pemeriksaan pengelasan struktur

38

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

f. filter sistim pembuangan air g. peralatan h. pengawasan i. j. sertifikat oleh pengawas proyek k. cocokan

laporan pengetesan laporan laporan pabrikasi khusus

pengelasan radiasi penerimaan laporan ketidak

l. permohonan langsung dan tindakan yang diambil m. perencanaan laporan beton (Caroline Sutandi, 2002) 4. ORGANISASI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI 4.1 Pengantar Dalam uraian yang lalu (paragrap 1) telah diuraikan mengenai pengertian, dasar pemikiran/filosofi, administrasi kontrak. Disamping itu dalam paragrap 2 dijumpai banyak nama-nama petugas seperti manajer kontrak, administrator kontrak, pengawas lapangan, perwakilan penyedia jasa dan sebagainya yang mungkin akan membingungkan. Hal ini tak lain karena hal itu diambil dari sumber pustaka yang berbeda. Oleh karena itu dianjurkan sejak dari awal, penamaan dari petugas administrasi kontrak telah disepakati antara pengguna jasa dan penyedia jasa seperti yang terdapat dalam butir 2, karena tak ada standar atau pedoman yang baku mengenai penamaan para petugas ini. definisi/batasan maksud/tujuan dan fungsi dari

39

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Berdasarkan hal-hal tersebut kiranya jelas bahwa administrasi proyek konstruksi harus ditempatkan didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi administrasi proyek konstruksi harus merupakan bagian dari organisasi proyek. Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi ini harus ada baik dipihak pengguna jasa maupun dipihak penyedia jasa yang satu sama lain merupakan lawan pihak (counterpart) yang harus berhubungan satu sama lain secara setara dan terus menerus.

Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua administrasi proyek konstruksi tersebut merupakan kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi proyek konstruksi. 4.2 Kualifikasi Personalia 4.2.1 Untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien seharusnyalah para petugas administrasi proyek konstruksi memiliki kualifikasi yang mencukupi. 4.2.2 Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut : a. Untuk kepala proyek (project director) dari pihak pengguna jasa dan manajer proyek dari pihak penyedia jasa harus menguasai seluruh aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian, syaratsyarat, spesifikasi gambar-gambar dan sebagainya selain tentunya harus menguasai aspek teknis untuk melaksanakan proyek tersebut. b. Untuk administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek, terutama dari segi administrasinya.

40

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

c. Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek. d. Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas kualifikasinya. e. Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang memadai dalam bidang tata persuratan yang berhubungan dengan proyek, dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip.

4.3

Petugas inti Administrasi Proyek Konstruksi 4.3.1 Dalam organisasi administrasi kontrak dipihak penyedia jasa sekurangkurangnya harus ada 4 (empat unsur) yaitu: a.Seorang kepala yang disebut saja : administrator kontrak yang bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung jawab administrasi kontrak secara keseluruhan. b. Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan perubahan atau pekerjaan secara fisik, jadual pelaksanaan, izin. c.Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminanjaminan. d. Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau korespondensi, penagihan-penagihan, perubahan pekerjaan amandeman atau addendum, berita acara kemajuan, serah terima pekerjaan.

penyimpangan dari gambar, spek, syarat-syarat, menyiapkan izin-

41

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

4.3.2

Dipihak pengguna jasa susunan organisasinya kurang lebih sama kecuali: a. yang mengepalai administrasi kontrak disebut : manajer kontrak, agar tidak membingungkan dengan jabatan yang setara dipihak penyedia jasa. b. Sebagai counterpart estimator dipihak penyedia jasa adalah para pengawas atau inspektur. Dalam tampilan No 12 diperlihatkan contoh organisasi proyek dari pengguna jasa dimana terlihat dengan jelas fungsi administrasi kontrak yang sejajar dengan teknik, qs, personalia umum akutansi/keuangan dan logistik yang secara keseluruhan berada dibawah direksi harian. Hal ini menggambarkan bahwa direksi Harian mengawasi administrasi kontrak setiap hari disamping tugasnya mengawasi konstruksi (penyedia jasa) melalui beberapa Pengawas. Dalam Tampilan No. 13 diperlihatkan contoh organisai proyek dari penyedia jasa dimana terlihat fungsi administrasi kontrak berada langsung dibawah kepala proyek sedangkan program & engineering, personalia umum, akuntansi/keuangan dan logistik berada dibawah site manager. Hal ini menandakan pentingnya administrasi kontrak.

4.4 Tanggung jawab Petugas-petugas Administrasi Kontrak 4.4.1 Tanggung Jawab Manajer Proyek adalah : 4.4.2 Mengawasi seluruh pelaksanaan proyek selama proyek berlangsung Menggunakan data dan informasi dari administrasi proyek Secara efisien dapat menangani beberapa proyek Jawab Perwakilan Proyek/Site Engineer/Pengawas

Tanggung -

Lapangan adalah : Secara terbatas mengawasi tugas-tugas tata usaha Mengawasi proyek 42 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

- Selalu memberi informasi kepada manajer proyek mengenai setiap langkah kemampuan proyek 4.5 Fungsi Manajer Proyek 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 Manager proyek mendelegasikan sebanyak mungkin fungsi administrasi kontrak kepada perwakilan proyek dilapangan. Filosofi terpenting dalam administrasi proyek konstruksi. Dapat menghilangkan banyak konflik Mengurangi klaim dan sengketa Efisiensi lebih besar terhadap para pihak

Dapat disimpulkan bahwa seorang administrator proyek konstruksi, siklus kelangsungan proyek jaminan mutu dan pengawasan mutu adalah sangat penting. Dari uraian terlihat pula bahwa seorang manager tidak dituntut untuk melaksanakan seluruh tugas tapi mendelegasikannya keorang lain dengan ketentuan dia tetap bertanggung jawab. 4.6 Tugas Manajemen Konstruksi Yang dimaksudkan dengan manajemen konstruksi adalah agen dari pengguna jasa untuk mengawasi beberapa fungsi perencanaan dan pelaksanaan. Biasanya diberi nama: 4.6.1 4.6.2 4.6.3 managemen konstruksi profesional (pmc) agen mk (AIA) managemen konstruksi (AGC Auv)

Sebaiknya manajemen konstruksi tidak mempunyai hubungan langsung dengan konsultan perencana (yang merencanakan proyek atau penyedia jasa umum yang membangun proyek). Manager konstruksi, mengadakan atau menyiapkan pelayanan atau pelaporan yang cocok dengan cara: 43 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

a. Bekerja dengan

pengguna jasa dan organisasi perencanaan sejak awal

perencanaan sampai konstruksi selesai; maupun tim konstruksi dalam setiap hal sehubungan dengan konstruksi, membuat rekomendasi tentang teknologi konstruksi, pengadaan dan konstruksi ekonomi. c. Mengusulkan alternatif-alternatif konstruksi yang harus dipelajari tim proyek manajemen selama masa perencanaan dan memperkuat pengaruh dari alternatif-alternatif ini pada biaya proyek dan pengadaan. Sekali biaya proyek, jadual dan kebutuhan mutu telah diperoleh manager konstruksi memantau seluruh perkembangan proyek, untuk melihat bahwa sasaran tidak dilampaui tanpa diketahui pengguna jasa. d. Saran-saran dan koordinasi pada pengadaan material serta peralatan dan pekerjaan dari semua penyedia jasa konstruksi; memantau dan memeriksa ketepatan desain, menyediakan biaya dan informasi kejadian selama proyek berjalan dan melaksanakan pelayanan masalah konstruksi lain yang dibutuhkan pengguna jasa. e. Menjaga hubungan tak bertentangan dari anggota-anggota tim. Suatu kontrak managemen konstruksi yang lengkap dapat dengan mudah mencakup seluruh kewajiban termasuk 6 (enam) kategori berikut: a) Peran serta dalam menetapkan strategi penawaran termasuk fast track, kontrak-kontrak spesialis untuk mencegah konflik antara kontrakkontrak terpisah. b) c) d) e) Menetapkan pekerjaan tahapan, termasuk mengenai pemasukan Penyaluran biaya, termasuk perkiraan biaya konstruksi dan Penyaluran seluruh tahapan proyek, biasanya dengan desain resmi, menjadi dokumen kontrak dan analisis seluruh kontrak. pengembangan anggaran proyek. menggunakan jejak kritis (cpm critical path method). Evaluasi penawaran dan membantu memilih penyedia jasa

44

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

f)Penyelesaian managemen di lapangan untuk menyediakan administrasi kontrak, pemeriksaan, koordinasi dan pengelolaan lapangan. Sangat dianjurkan bahwa seluruh tugas-tugas yang diantisipasi didaftar dan dimasukkan dalam kontrak mk dengan pengguna jasa. Suatu chek list mungkin sebagai berikut: - Kembangkan program keamanan proyek - Kembangkan program hubungan tenaga kerja proyek - Bantu pengembangan program asuransi - Laksanakan pelayanan proses data elektronik (edp service) Pada tahapan konstruksi: - Mengembangkan dan menjalankan area sistim transport - Melaksanakan program keamanan proyek - Meng-koordinasi hubungan tenaga kerja - Menilai dan mengevaluasi penawaran dan menetapkan peluang - Mengelola dan melaksanakan tugas-tugas syarat-syarat tender - Mengatur sistim waktu dan pengawasan mutu - Mengelola kegiatan harian pengguna jasa atau arsitek perencana. - Melaksanakan kontrak spesialis - Mencatat, meninjau dan menyetujui pembayaran termyn dari penyedia jasa - Mengolah perubahan kontrak dan klaim - Jaminan mutu dan pemeriksaan - Penafsiran dokumen kontrak (Caroline Sutandi, 2002) 5. METODE FAST TRACK DALAM ADMINISTRASI PROYEK

KONSTRUKSI 5.1 Pengertian 45 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Fast track adalah (1) suatu metode perencanaan dan pelaksanaan dimana serangkaian kewajiban-kewajiban, tugas-tugas atau kontrak yang saling tumpang tindih untuk mengurangkan sehingga waktu yang dapat diperlukan dimulai untuk sebelum menyelesaikan proyek. (2) Tumpang tindihnya proses perencanaan dan pelaksanaan (konstruksi) konstruksi perencanaan diselesaikan. (Gilbreath, 1992) 5.2 Pemakaian Fast Track Pertama-tama harus dipahami bahwa metode fast track tidak dapat dipakai pada kontrak konvensional (penyedia jasa utama, sub) tetapi dipakai pada kontrakkontrak dengan penyedia jasa spesialis dengan pengawasan dari manajer konstruksi. Hal ini dimungkinkan karena untuk tiap bagian pekerjaan spesialisasi ada kontrak sendiri dengan penyedia jasa tertentu sehingga bila dalam suatu pekerjaan dan spesialisasi perlu metode fast track yang terpengaruh hanya suatu bagian tertentu. Pekerjaan lain dapat berjalan terus. Kemudian harus dipahami pula metode fast track baru bermanfaat (efektif) untuk proyek-proyek yang besar, dimana konstruksi relatif lama (lebih dari satu tahun) dan tingkat kecanggihan teknologi yang cukup tinggi. 5.3 Tujuan Metode Fast Track 5.3.1 Mendapatkan pekerjaan dengan kwalitas lebih baik. Hal ini dapat dicapai kalau metode fast track dipakai pada bentuk kontrak dengan penyedia jasa spesialis yang masing-masing punya keahlian khusus. 5.3.2 Masa konstruksi yang lebih pendek Kegiatan perencanaan pengadaan metode konstruksi dapat dikerjakan bersamaan tanpa harus menunggu selesainya perencanaan. 46 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

5.3.3 Biaya proyek lebih murah Hal ini dimungkinkan dengan sistim kontrak penyedia jasa spesialis dimana dapat dihindari keuntungan berganda yang terjadi dalam sistim konvensional dimana penyedia jasa utama mendapat keuntungan, sedangkan sub penyedia jasa juga menuntut hal yang sama (2 kali pengunaan keuntungan)

5.4

Organisasi fast track dalam administrasi proyek konstruksi Kiranya cukup jelas bahwa organisasi fast track ini hanya berada dipihak pengguna jasa, karena yang berhak menggunakan metode fast track adalah pengguna jasa. Tugas-tugas metode fast track disampaikan ke penyedia jasa melalui manajer kontrak dengan sepersetujuan project manajer dari pihak pengguna jasa. Manajer kontrak seharusnya tidak memiliki hak untuk melaksanakan metode fFast track karena dia hanya bertindak sebagai koordinator dan bukan sebagai pengambil keputusan.

6. KEGIATAN-KEGIATAN KHUSUS ADMINISTRASI KONTRAK 6.1 Pengantar Sesungguhnya pembayaran akhir, retensi, perubahan retensi, perubahan pekerjaan, klaim sudah disinggung dalam paragrap 3 tetapi karena kegiatankegiatan ini terjadi pada waktu yang tak dapat ditentukan (perubahan, klaim) atau terjadi hanya sekali. (pembayaran akhir, retensi) maka kegiatan-kegiatan ini perlu diuraikan tersendiri. Kegiatan-kegiatan khusus tersebut menurut Gilbreath 1992 adalah sebagai berikut: 47 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

6.2

Pembayaran Akhir Prosedur pembayaran bulanan seperti yang diuraikan sebelumnya, seharusnya dipakai juga untuk pembayaran akhir dengan beberapa tambahan yang perlu diperhatikan. Beberapa rekomendasi untuk pembayaran akhir terdapat dalam uraian pengakhiran kontrak.

6.3

Retensi Tradisi dalam industri konstruksi adalah menahan sebagian pembayaran sampai waktu tertentu sesudah pembayaran akhir dibayarkan kepada penyedia jasa. Kebiasaan ini disebut retensi. Secara umum, sejumlah pembayaran atas prestasi pekerjaan yang sudah dilaksanakan tidak segera dibayar tapi ditahan pengguna jasa sebagai jaminan sisa pekerjaan akan dilaksanakan dengan benar dan tepat waktu. Retensi biasanya sebesar 10 % dari jumlah terhutang (nilai kontrak yang akan dibayar setelah seluruh pekerjaan selesai). Dapat juga retensi ditetapkan langsung dengan jumlah uang misalnya Rp. 100 juta. Untuk membicarakan retensi lebih dekat, perlu dipelajari alasan-alasan berikut: a. b. Memotivasi penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaan. Bila ini tujuannya maka retensi menjadi sebagai suatu insentip. Untuk menanggulangi risiko kesalahan atau kekurangan. Bila risiko ini terjadi setelah penyedia jasa meninggalkan lapangan pekerjaan, uang retensi dapat dipakai untuk memperbaiki pekerjaanpekerjaan tersebut. c. Untuk mendorong penyedia jasa kembali kepekerjaan setelah demobilisasi. Penyedia jasa dapat didorong untuk kembali menyelesaikan pekerjaan yang tertinggal dengan prasyarat uang retensi akan dicairkan bila pekerjaan tersebut diselesaikan. 6.3.1 Cara-cara Pencairan Retensi 48 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Melepaskan retensi bervariasi sesuai sasaran pengawasan/kontrak pengguna jasa dan lingkup pekerjaan. Sebagai tambahan pada jenis kondisi pembebasan setelah penyelesaian seluruh pekerjaan, retensi dapat dibebaskan pada : a. Penyelesaian sebagian pekerjaan tertentu. Uang retensi dapat dicairkan secara bertahap sesuai progress. b. Melewati suatu periode tertentu. Pengguna jasa mungkin berkeinginan menunggu suatu waktu tertentu (30 60-90 hari) setelah penyelesaian sebelum pencairan uang retensi tersebut. c. Pencapaian suatu unjuk kerja tertentu. Jika menyangkut pengoperasian suatu alat atau mesin suatu sistim, pengguna jasa mungkin menuntut suatu unjuk kerja terlebih dulu sebelum uang retensi dicairkan. Retensi dilakukan karena memang ada alasan dan berdasarkan kondisi tertentu bukan karena tradisi atau bukanlah karena orang-orang selalu menahan retensi sebesar 10 %. Pengguna jasa harus selalu yakin siapa yang menanggung biaya ini bukan penyedia jasa. 6.3.2 Beberapa Alternatif Retensi Pertimbangkan penggunaan satu atau lebih pilihan berikut. a. Irrevocable Letter of Credit Minta dari bank atau institusi keuangan untuk menerbitkan dokumen ini yang dapat ditarik oleh pengguna jasa bila penyedia jasa tidak menyelesaikan pekerjaan. Jasa dan biaya ditagihkan pada penyedia jasa (pengguna jasa/jika jumlah ini diterima). b. Escrow Account Pengguna jasa menaruh dana didalam escrow account rekening/penyedia jasa bunga dapat ditarik untuk manfaat 49 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

penyedia jasa - tapi hanya dapat dilaksanakan pada kondisi tertentu seperti persetujuan dari pengguna jasa. Jumlah ini dapat sama dengan nilai retensi atau sejumlah yang ditetapkan sesuai formula tertentu c. Bank Ganransi Penyedia jasa diminta untuk menyerahkan bank garansi dari bank yang disetujui pengguna jasa yang nilainya minimal sama dengan nilai retensi (10%) dengan maksud menjamin penyedia jasa memperbaiki pekerjaan cacat. Bila tidak bank garansi ini dapat dicairkan pengguna jasa. 6.4 Klaim-klaim Klaim-klaim tidak dapat distandarkan, tapi klaim-klaim mengikuti karakteristik, berasal dari keadaan yang sama dalam memiliki unsur-unsur yang diduga. Klaim-klaim tersebut juga sangat biasa, sehingga menarik untuk menyiapkan pertahanan klaim atau menggugat klaim. Pembelaan klaim yang baik adalah selalu mencegah kondisi terjadinya klaim karena pembentukan kontrak dan administrasi kontrak yang baik. Bila klaim tak terhindarkan, setiap usaha harus dilakukan untuk mengenali situasi klaim pada saat sedini mungkin, menganalisis setiap klaim dengan seksama, dan mengusahakan cara penyelesaian yang cepat. Memperpanjang sengketa akan membahayakan sisa pelaksanaan proyek dan menciptakan proses penyelesaian yang menyusahkan tidak perlu, dan biasanya disertai dengan kerugian bagi semua pihak yang terkait. Selanjutnya lihat pelatihan : KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI. 7. PERAN KONSULTAN HUKUM DALAM APK 7.1 Hubungan antara pengelolaan Kontrak dan masalah Hukum Proyek konstruksi perlu melibatkan konsultan hukum. 50 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Perlu diketahui 3 hal sehubungan dengan konsultan hukum ini : a. Kapan diperlukan ? b. Bagaimana cara memilih c. Bagaimana memanfaatkan jasanya secara optimal Jawaban pertanyaan pertama : sejak saat dini. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan dijawab sebagai berikut : 7.1.1 Bagaimana memilih lawyer/konsultan hukum Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih konsultan hukum : a. Tipe Praktis Seperti memilih untuk hal lain : arsitek, mk atau pegawai lain. Pilihlah yang mengerti masalah sengketa konstruksi dan mempunyai pengalaman praktis b. Kepribadiaan Pilih yang memiliki kepribadian yang dapat mengerti masalah anda (yang mudah mendengarkan keluhan anda) c. Harga Pilih yang harganya pantas tapi profesional (bukan murahan). Hal ini sama dengan memilih konsultan lain. Jangan karena mau murah, membahayakan posisi anda. d. Pemanfaatan Strategi Pilih lawyer yang lebih muda tapi berkualifikasi dan sama professional dengan yang senior sehingga dapat menghemat biaya. (lawyer senior jasanya lebih tinggi) e. Biaya 51 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Biaya dapat banyak berkurang dengan membatasi hal-hal yang sangat perlu saja seperti penggandaan dokumen-dokumen sendiri, jangan bicara yang kurang perlu yang tak ada hubungannya dengan masalah (telpon). Sepakati biaya lawyer datang dan kembali ketempat anda tidak ditagih. Selain itu pada waktu konsultasi jangan dihabiskan dengan hal-hal yang tidak berkaitan dengan masalah. (Gilbreath, 1992)

7.2 Peran konsultan hukum dalam APK Selama tak ada masalah hukum, APK adalah tanggung jawab pengguna jasa dan penyedia jasa. Akan tetapi, begitu muncul masalah hukum, diperlukan bantuan lawyer : 7.2.1 Memastikan hak-hak & cara perbaikan Bila terjadi masalah, konsultan hukum akan memberikan nasihat sesuai ketentuan kontrak. Misalnya jika penyedia jasa cidera janji, diperingatkan sesuai ketentuan kontrak. Dalam hal tertentu para pihak telah menyimpang jauh dari kontrak. Disinilah konsultan hukum dapat berperan mengembalikan ke ketentuan kontrak. 7.2.2 Bantuan pada klaim Apakah dalam mengajukan klaim atau membela serangan klaim, keduanya membutuhkan bantuan konsultan hukum (lawyer). konsultan hukum dapat membantu klaim secara lebih tepat sasaran asalkan data-data lengkap. 7.2.3 Anggapan hukum lawan kewajiban 52 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

a. Akses yang setara terhadap konsultan hukum Jika pengguna jasa memiliki pengetahuan teknis hukum melebihi penyedia jasa maka dia dapat memanfaatkan hal ini dalam menghadapi klaim penyedia jasa walaupun akses ke konsultan hukum sama. b. Posisi tawar keuangan yang setara. Sesungguhnya asumsi itu tidak benar. Kesenggangan antara anggapan hukum dan kenyataan komersial mungkin dimanfaatkan untuk keuntungan salah satu pihak 7.2.4 Bila pengguna jasa digugat Kecuali klaim tersebut kecil, satu-satunya jalan keluar: Sewa Konsultan Hukum. Hanya konsultan hukum yang mengerti hukum secara lebih baik 7.2.5 Bila pengguna jasa menggugat Jika ada kesempatan, gugat lebih dulu. Banyak konsultan hukum yakin, menggugat lebih dulu, lebih mulia. Gugatan dianggap investasi. Perlu diingat bahwa proses Pengadilan bukanlah suatu hal yang memalukan atau tanda kegagalan. (Gilbreath, 1992) 7.3 Ringkasan : Mendapatkan yang terbaik dari konsultan hukum Tindakan dan perilaku anda dapat menjadikan konsultan hukum sebagai asset atau hambatan besar. Untuk mendapatkan hasil terbaik, butuh konsultan hukum dengan fakta selengkap mungkin. Susunlah dokumen secara cepat dan cepat untuk menghemat biaya. Menyewa lawyer tak beda dengan menyerahkan kontrak.

53

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Pilihlah lawyer yang ahli, tetapkan kebutuhan anda, setujui pelaksanaan, cara pembayaran, sertakan mereka pada waktu yang tepat dan biarkan mereka sesuai tujuan. Ingat para lawyer memberikan nasihat : mereka tidak mengelola bisnis anda atau membebaskan anda dari tanggung jawab. Jika sungguh-sungguh mau mencegah atau menyelesaikan masalah yang tak terhindarkan maka harus diketahui apa yang lawyer bias lakukan, apa yang tidak. Harus diketahui kapan dan bagaimana menggunakan lawyer. (Gilbreath, 1992) 7.4 Beberapa Pesan/Tip 7.4.1 Dipihak penyedia jasa, pilihlah seorang kepala proyek yang selain cakap dan berpengalaman dibidang pelaksanaan, juga cakap dan berpengalaman dan merasa berkepentingan dengan berhasilnya APK dan sekaligus sebagai perunding tangguh. 7.4.2 Pelihara pelaksanaan, pelajari dengan seksama seluruh dokumen kontrak 7.4.3 Jika perlu minta bantuan konsultan hukum, terutama bila dokumen kontrak bahasa asing (Inggris) 7.4.4 Petugas APK harus aktif dan antisipatif, jangan pasif. 7.4.5 Pelihara risalah rapat, instruksi-instruksi dalam satu arsip sehingga mudah mencarinya kembali. 7.4.6 Pelajari terus menerus dokumen kontrak

54

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

7.4.7 Jalin hubungan baik (dalam arti positif) antara APK pengguna jasa dan penyedia jasa. 7.4.8 Petugas-petugas APK tidak boleh membuat kesepakatan dengan pihak lain karena ini wewenang kepala proyek. 7.4.9 Antara organisasi lapangan dengan APK harus dijalin kesatuan pandangan. 7.4.10 Petugas APK jangan diganti-ganti bila tidak terpaksa

8. EVALUASI PENYEDIA JASA & KONTRAK KONSTRUKSI 8.1 Pengantar Dipandang perlu untuk menguraikan kedua tugas yaitu meng-evaluasi penyedia jasa dan kontrak konstruksi secara khusus dalam satu Bab karena tugas ini hanya diperuntukkan bagi pengguna jasa. Merekalah yang berkepentingan dengan unjuk kerja dari suatu penyedia jasa dimasa mendatang (tender berikutnya). Selain itu perlu pula mengevaluasi kontrak untuk kepentingan pengguna jasa sendiri agar dapat memperbaiki mutu kontrak konstruksi dimasa depan. Namun demikian bila penyedia jasa di evaluasi/dinilai unjuk kerjanya sesungguhnya juga bermanfaat bagi dirinya sendiri untuk masa depan asalkan penilaian atas unjuk kerja tersebut benar-benar objektif, terlepas dari unsurunsur kecurangan seperti, penyuapan dan segala bentuk penilaian yang tidak berdasarkan norma-norma hukum yang normal dan benar (kkn).

55

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

8.2 Evaluasi hasil kerja penyedia jasa Sebagai bagian dari proses pengakhiran kontrak, pertimbangkan evaluasi unjuk kerja penyedia jasa secara objektif dan seksama oleh orang-orang yang berhubungan dengan penyedia jasa dalam banyak bidang, termasuk spesialis konstruksi, manajer kontrak dan manajer konstruksi. Contoh formulir evaluasi lengkap terlukis dalam tampilan No. 33. Formulir ini dikembalikan kepada arsip perkualifikasi penawaran dari pengguna jasa untuk digunakan bila menilai penyedia jasa untuk pekerjaan yang akan datang. Yakini bahwa formulir ini mencerminkan seluruh lingkup unjuk kerja penyedia jasa bahwa yang diminta adalah evaluasi yang objektif dan setiap daerah yang bermasalah telah dijelaskan dengan seksama. Evaluasi lengkap tidak harus disampaikan kepada penyedia jasa tetapi harus dipakai hanya untuk informasi pengguna jasa. Disarankan juga bahwa bidang pemantauan dan personel administrasi menunjukkan peningkatan yang direkomendasikan untuk kontrak-kontrak yang akan datang dari jenis yang sama. Sebagai contoh, jika penyedia jasa yang ditanyakan memiliki kekurangan pengawasan komersial, berisi kebutuhankebutuhan yang kabur atau berbenturan atau dinilai dengan cara membuat penetapan kemajuan pekerjaan menjadi sulit, hal ini harus dicatat. Dengan cara ini evaluasi penyedia jasa menjadi petunjuk bukan saja unjuk kerja penyedia jasa melainkan juga kontrak itu sendiri. Hal ini akan meningkatkan usaha perkontrakan dimasa mendatang. Beberapa perusahaan menggunakan formulir terpisah untuk mengevaluasi kontrak itu sendiri. Contohnya terlukis dalam Tampilan No. 34. (Gilbreath, 1992) 8.3 Kriteria Evaluasi Untuk mengevaluasi penyedia jasa dapat dibuat beberapa kriteria yang dapat dievaluasi, sebagai berikut: 56 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

pekerjaan persiapan (mobilisasi peralatan dan personel). lintas dan sebagainya). instruksi-instruksi dari pengguna jasa. (safety enginering). lapangan kerja.

Penilaian Persiapan

waktu

pengaturan lapangan (kantor lapangan, bangsal kerja, tempat material, lalu Sistimatika kerja. Tanggapan atas

Keselamatan kerja Kebersihan dan lain-lain

Untuk menjamin objektifitas penilaian (agar tidak timbul dugaan kkn) penilaian ini sebaiknya melibatkan suatu lembaga resmi yang dibentuk pemerintah seperti Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional (LPJKN) yang memang ditugaskan Pemerintah antara lain untuk hal-hal seperti ini. Hasil penilaian ini disampaikan kepada penyedia jasa yang bersangkutan agar nantinya dapat dipakai untuk tender berikutnya. Tentunya ada pembaca yang bertanya-tanya bukankah pemenang tender tersebut telah lulus prakwalifikasi, sehingga apa masih perlu kinerjanya dievaluasi. Memang benar penyedia jasa tersebut telah lulus prakualifikasi sebelumnya dan memenangkan tender tetapi tidak jarang terjadi, kinerjanya setelah itu menurun. Oleh karena itu pengguna jasa tetap perlu mengevaluasi penyedia jasa.

57

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Bagi penyedia jasa sendiri sebetulnya hal ini juga penting agar dia selalu waspada akan unjuk kerjanya sehingga selalu siap mengerjakan suatu proyek dengan kinerja yang memuaskan pengguna jasa atau bahkan meningkatkannya. Tampilan No. 33 adalah contoh formulir evaluasi penyedia jasa. 8.4 Evaluasi kontrak konstruksi Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi mengenai kontrak konstruksi antara lain: 8.4.1 Apakah kontrak tersebut telah sesuai ketentuan-ketentuan tersebut dalam UU RI No. 18/1999 dan Peraturan Pemerintah No. 29/2000, UU RI No. 30/1999 dan peraturan perundang-undangan lain yang terkait. 8.4.2 8.4.3 Apakah klausula mengenai klaim konstruksi, perubahan pekerjaan, telah dicantumkan dalam kontrak. Apakah pasal mengenai penyelesaian sengketa konstruksi telah dicantumkan dengan tegas, jelas dan tidak bermakna ganda atau dapat ditafsirkan lain dalam kontrak konstruksi. 8.4.4 8.4.5 8.4.6 Apakah pengesampingan pasal 1266 KUHPer disebut dalam salah satu pasal kontrak. Bila berkontrak dengan perusahaan asing jangan lupa menetapkan hukum yang berlaku (governing law) yaitu hukum Republik Indonesia. Bahasa kontrak, yang berlaku harus ditetapkan walaupun ditulis dalam 2 bahasa misalnya Inggris dan Indonesia harus ditegaskan bahwa bahasa yang berlaku hanya satu yaitu Bahasa Indonesia. 8.4.7 Hal-hal yang mungkin akan menimbulkan perbedaan penafsiran seperti kata-kata/istilah hari, penyelesaian praktis, fixed lump sum price dan lain-lain, harus diberi definisi agar tidak menimbulkan sengketa dikemudian hari. Sebagaimana pada tahap pembuatan/penyusunan kontrak, pada tahap evaluasi inipun kiranya pengguna jasa perlu didampingi oleh orang yang mengerti masalah

58

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

konstruksi. Tampilan No. 34 dapat dipakai sebagai bahan untuk mengevaluasi kontrak konstruksi. Hal lain yang juga penting adalah evaluasi terhadap kontrak konstruksi itu sendiri. Apakah kontrak tersebut baik dalam arti dapat dipakai (applicable), tidak bermakna ganda atau dapat ditafsirkan berbeda sehingga menimbulkan masalah dan akhirnya menjadi sengketa. Di Indonesia selama ini biasanya yang menyusun kontrak adalah pengguna jasa sendiri. Jadi evaluasi ini dapat dikatakan sebagai koreksi untuk pengguna jasa apakah kontrak ini bermasalah atau malah cacat hukum. Sebagaimana telah diketahui bahwa: kontrak adalah suatu produk hukum yang merupakan undang-undang bagi yang membuatnya (Kitab Undang-undang Hukum Perdata - KUHPer Pasal 1338). Yang paling pandai membuat kontrak tentunya adalah para ahli hukum (lawyer), tetapi harus selalu diingat bahwa yang akan melaksanakan kontrak nantinya bukanlah ahli hukum tetapi para ahli teknik yang mungkin saja kurang memahami hukum. Oleh karena itu disarankan agar dalam menyusun kontrak konstruksi dibantu oleh konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi. 9. HAL-HAL PENTING YANG PERLU DICATAT Dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya beberapa hal penting yang perlu dicatat adalah : 9.1 Suatu rangkaian kegiatan non teknis yang merupakan salah satu kegiatan dari proyek dan seharusnya berjalan paralel dengan kemajuan fisik dilapangan, dinamakan dengan suatu terminologi administrasi kontrak yang sering diabaikan. (Gilbreath, 1992)

59

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

9.2 Administrasi kontrak adalah seluruh kegiatan non teknis dari suatu proyek yang dimulai sejak kontrak ditanda tangani sampai kontrak berakhir (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan. (Gilbreath, 1992) 9.3 Administrasi kontrak merupakan bagian dari tahapan kontrak itu sendiri yang terdiri dari : perencanaan kontrak, pembentukan (penyusunan kontrak), administrasi kontrak dan pemantauan kontrak. (Gilbreath, 1992) 9.4 Administrasi kontrak dapat definisikan sebagai suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari suatu kontrak konstruksi dan merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi. (Gilbreath, 1992) 9.5 Administrasi kontrak bermaksud untuk menyelenggarakan seluruh aspek non teknis dari suatu proyek. (Gilbreath, 1992) 9.6 Tujuan administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil yang artinya hasil pekerjaan fisik secara teknis memuaskan pengguna jasa sesuai spesifikasi teknis dan gambar rencana, dilain pihak penyedia jasa telah menerima seluruh pembayaran yang menjadi haknya termasuk segala kompensasi lain (bilamana ada). (Gilbreath, 1992). 9.7 Administrasi kontrak mengurangi/mencegah/menyelesaikan perselisihan dan mengurangi klaim. (Gilbreath, 1992) 9.8 Administrasi proyek konstruksi di Indonesia belum dilaksanakan sebagai mana mestinya; karena tidak menyadari arti pentingnya dan hampir tak pernah ada pelatihan atau sosialisasi mengenai administrasi kontrak. 9.9 Berdasarkan hal-hal tersebut dalam butir-butir diatas, administrasi proyek konstruksi harus diciptakan, ditata dan diatur serta dilaksanakan sebaik mungkin secara profesional dan tidak sebagai tugas sambilan. 9.10 Organisasi administrasi kontrak harus disusun dan ditetapkan sejak awal kontrak dan tetap ada sampai kontrak berakhir dengan menempatkan personalia yang cakap dan permanen dibidang masing-masing dan berpengalaman. (Gilbreath, 1992)

60

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

9.11

Administrasi Kontrak harus diterapkan didalam organisasi proyek dan harus ada dalam tingkatan yang sama pada masing-masing pihak (pengguna jasa dan penyedia jasa). Dengan kata lain administrasi kontrak merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi.

9.12

Seharusnya pengelolaan administrasi proyek konstruksi sebaiknya telah diatur dalam dokumen kontrak terutama untuk proyek-proyek yang masa konstruksinya relatif lama, biaya besar, tingkat kerumitan/teknologi tinggi.

9.13

Perlu sosialisasi kepada para pelaku industri jasa konstruksi

mengenai

pentingnya melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan pemahaman mengenai administrasi proyek konstruksi. Untuk itu perlu diadakan pelatihan mengenai administrasi proyek konstruksi yang dapat dikoordinasikan oleh LPJKN bersama Asosiasi Profesi seperti AKI, GAPENSI dan lain-lain. 9.14 Kontrak-kontrak konstruksi dimasa mendatang terutama yang besar-besar, harus mencantumkan klausula mengenai administrasi proyek konstruksi secara lebih rinci. 9.15 Dalam hal menghadapi kesulitan mengenai administrasi proyek konstruksi, jangan ragu untuk minta bantuan jasa dari konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi.

PERANAN KONSULTAN HUKUM


1. PENGANTAR Para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia baik sebagai penyedia jasa (kontraktor pelaksana/konsultan perencana/pengawas) maupun oengguna jasa umumnya hingga saat ini jarang sekali atau sedikit sekali yang melibatkan peran serta konsultan hukum dalam penyusunan kontrak konstruksi. Mengapa ? Jawabannya mungkin ada 2 yaitu: 61 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.1 Tidak mengetahui/menyadari bahwa kontrak secara hukum harus benar dan tidak mempunyai penafsiran yang berbeda antara para pihak dan hal ini memerlukan jasa konsultan hukum untuk membuatnya. 1.2 Masih menggunakan filosofi orang Jawa Barat : Kumaha engkek (bagaimana nanti). Pokoknya kontrak ditanda tangani dulu, nanti kalau ada masalah baru cari Konsultan Hukum. Dalam setiap memberikan Seminar, Pelatihan atau Kuliah Umum, selalu dianjurkan agar filosofi dibalik bukan Kumaha engkek tapi Engkek Kumaha (nanti bagaimana?). Sebagaimana diketahui kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum. Sebagian besar pekerjaan atau usaha yang berkaitan dengan perkontrakan melibatkan hak-hak dan kewajiban hukum dan oleh karenanya tentu hampir setiap orang yang berkepentingan/menginginkan pengelolaan kontrak secara baik dan benar secara hukum. Oleh karena itu sangat dianjurkan untuk memilih dan menggunakan konsultan hukum yang kompeten dan memahami hukum-hukum konstruksi.

2. HUBUNGAN ANTARA PERMASALAHAN HUKUM

PENGELOLAAN

KONTRAK

DAN

Jika anda terlibat dalam proyek konstruksi dalam kapasitas apapun-anda akan memerlukan konsultasi dan keahlian seorang konsultan hukum. Walaupun tidak praktis mengusulkan bahwa setiap Manager kontrak atau setiap petugas yang terlibat dalam proses mempunyai lisensi/izin praktek sebagai lawyer atau bahkan seorang dalam pelatihan hukum, semua harus mengetahui 3 hal : (1). Kapan menggunakan jasa konsultan hukum; (2). Bagaimana memilih seorang

62

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

konsultan hukum dan (3). Kapan menggunakannya sekali anda telah menjatuhkan pilihan. Pertanyaan pertama dapat dijawab dengan segera : gunakan konsultan hukum sejak semula, karena disanalah kesalahan dimulai. Seterusnya, keterlibatan seseorang ahli hukum atau firma hukum sejak saat awal hingga penyelesaian proyek selalu merupakan suatu hal positif. Akan tetapi ada beberapa pos dalam urutan pengelolaan kontrak yang memerlukan peninjauan khusus dari jasa konsultan hukum. Bab ini menerangkan resiko-resiko tersebut, memberikan nasehat dalam memilih konsultan hukum dan memberikan saran-saran terbaik dari keahliannya. Untuk setiap aspek dalam kontrak, bukanlah pertanyaan jika anda harus memperoleh keahlian hukum, tetapi bila menggunakannya dan bagaimana mendapatkan yang terbaik dari ahli yang anda pakai (Gilbreath 1992).

3. CARA MEMILIH KONSULTAN HUKUM YANG TEPAT Bagi para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia memilih konsultan hukum yang tepat untuk keperluan kontrak konstruksi rasanya memang tidak mudah, karena halhal berikut: 3.1 Jarang sekali ada seorang ahli teknik yang profesional sekaligus juga seorang konsultan hukum/lawyer apalagi sebaliknya : seorang sarjana hukum yang ahli teknik. Hal ini disebabkan karena sistim pendidikan kita berbeda dengan sistim pendidikan di Amerika Serikat misalnya. Disana seseorang menamatkan dulu studinya dalam suatu bidang tertentu, misalnya Teknik Sipil. Setelah dia mencapai Bachelor Degree dia masuk Law School untuk mencapai Master Degree. Setelah lulus maka dia punya Master Degree bidang hukum dengan berbekal latar belakang bidang teknik.

63

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.2 Belum banyak (sedikit sekali) kantor-kantor Firma Hukum di Indonesia yang mampu menangani masalah-masalah jasa konstruksi karena umumnya mereka tidak memiliki sarjana-sarjana teknik yang mengetahui kasus-kasus industri jasa konstruksi. 3.3 Ada kekhawatiran bila menggunakan jasa konsultan hukum untuk keperluan kontrak. Hal ini biasanya kurang disukai Pemerintah sebagai pengguna jasa. Pemerintah/pengguna jasa beranggapan bahwa calon penyedia jasa yang membawa lawyer/konsultan hukum beritikad kurang baik, seolah-olah mau berperkara. Ini anggapan yang sangat keliru dan diharapkan dimasa mendatang anggapan ini dapat dihilangkan. Di dunia Barat atau bahkan di Singapura, para pengguna jasa menilai, sebuah kontraktor yang baik adalah kontraktor yang melibatkan jasa konsultan hukum. Ini adalah pengalaman mendampingi sebuah BUMN berunding mengenai kontrak konstruksi dengan sebuah Perusahaan Singapura yang didampingi lawyernya. Mereka menilai suatu perusahaan yang didampingi penasehat hukum menunjukan bonafiditas dari Perusahaan tersebut dan tidak dicurigai untuk berbuat hal-hal yang negatif.

Selanjutnya berikut ini di terangkan bagaimana cara memilih seorang konsultan hukum dengan pertimbangan beberapa faktor : a) Tipe Ahli Hukum Praktek Sewa seorang lawyer/konsultan hukum seperti anda akan menyewa seorang arsitek, manager konstruksi atau pegawai lain. Carilah seseorang yang tahu usaha konstruksi, permasalahan-permasalahan, risiko yang dibawa, dan pemecahannya. Dengan kata lain : Carilah seseorang ahli hukum yang paham mengenai sengketa konstruksi. Para ahli hukum yang ahli dalam segala bidang dan satu orang yang 64 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

benar-benar cakap dalam satu bidang mungkin merupakan hambatan dari ahli hukum yang sangat ahli di bidang konstruksi. Jangan melihat seorang lawyer untuk segala-galanya. Hukum telah menjadi terlalu rumit bagi seseorang untuk menangani semua. Bila anda mempunyai kebutuhan dibidang perusahaan dan litigasi, pertimbangkan pengalaman praktek yang luas dengan kekhususan (spesialisasi) dalam bidang praktek yang banyak dari ahli hukum tersebut. Bila anda hanya berkepentingan dengan 1 (satu) proyek atau suatu sengketa khusus, pilihlah seseorang ahli dalam bidang konstruksi tanpa menghiraukan kantor/firmanya. b) Kepribadian. Mungkin anda akan mengakhiri perbincangan berjam-jam dengan lawyer/ahli hukum anda dibawah situasi yang menegangkan dan dibawah keadaan yang kurang menyenangkan. Wawancara beberapa prospek yang cocok dan pilih seorang yang anda sukai. Pastikan dia mengerti bahwa anda mengelola kontrak, dan dia menghormati profesi anda atau tugas anda dan memahami ketegangan dan praktek-praktek yang anda hadapi.

c) Harga. Pasaran jasa hukum saat ini mulai meningkat secara kompetitif. Bila memiliki sejumlah pekerjaan hukum yang akan dikerjakan kemungkinan anda dapat berunding mengenai jasa kontak lebih murah dari standar untuk lawyer yang anda pilih. Akan tetapi, ingatlah selalu, bahwa membayar jasa pelayanan hukum tidak berbeda dengan hal lain. Anda dapatkan apa yang anda bayar, jangan coba untuk menghemat beberapa dollar untuk jasa hukum bila hal itu akan membahayakan proyek anda, posisi keuangan anda atau usaha anda.

65

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Pertimbangkan pengaturan jasa tidak terduga yang mungkin keluar. Hal ini terutama penting bila tagihan jasa hukum anda, diramalkan akan memyebabkan masalah cash flow anda. Lihat-lihatlah sekeliling. Hal ini bisa untuk bidang profesi lain kepana tidak lawyer (Komentar : mungkin di Amerika/Eropa Barat hal ini dapat dengan mudah dilakukan, karena banyak pilihan. Di Indonesia nampaknya belum banyak pilihan). d) Penggunaan Siasat/Strategi. Sekali Firma Hukum telah dipilih, arahkan permintaan-permintaan anda kepada lawyer yang kurang mahal (bayarannya) yang cakap untuk menangani pekerjaan. Untuk kebanyakan pelayanan jasa hukum, tagihan lawyer biasanya berdasarkan jam-jaman (hourly basis) dan makin berpengalaman/makin professional seorang lawyer biasanya tarifnya jauh lebih mahal, hatta untuk pekerjaan yang sama. Jangan buat kesalahan dengan menetapkan sebuah palu besar bila palu kecil dapat melaksanakan pekerjaan cari seorang lawyer yang kurang mahal dengan kecakapan yang diperlukan. Jika anda tidak kenal dengan firma hukum tersebut, ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Anda mungkin akan harus tergantung pada lawyer lain bila ia melihat hal itu cocok. Tetapi sekali anda tahu lawyer-lawyer dalam firma tersebut, cobalah untuk mengenali seorang yang cakap dengan biaya lebih rendah. Ada beberapa tugas-tugas hukum yang memakan waktu yang sama untuk dilakukan, tidak pandang tingkat pengalaman. Jika ini dikerjakan dengan setengah dari harga seorang lawyer yang paling berpengalaman dalam Firma tersebut, anda akan memotong biaya separuhnya. Seringkali lawyer-lawyer yang lebih murah dan berkemampuan (kurang mahal) dapat memecahkan semua masalah dan mendapatkan nasihat dari lawyer-lawyer yang lebih berpengalaman dengan cara menanyakan beberapa pertanyaan dan bahkan cuma-cuma dalam percakapan bebas. Yakini bahwa lawyer anda cukup keinginan untuk mendapatkan jawaban yang benar yang dia takut untuk menanyakannya kepada atasan mereka. Yakini bahwa lawyer anda mengerti keterbatasan-keterbatasan mereka. 66 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

e) Biaya/Ongkos. Biaya-biaya dan tagihan dari firma hukum seringkali dapat dirundingkan dan dapat menurunkan atau menaikan biaya anda tergantung dari cara bagaimana hal tersebut di tangani. Kebanyakan Firma Hukum menaikkan biaya dan menagih biaya langsung pada kasus-kasus klien seperti telepon dan fotocopy. Untuk memotong biaya-biaya ini pertimbangkan untuk menangani beberapa pekerjaan diluar Kantor Pengacara dengan mengerjakan sendiri atau dengan bantuan yang kurang mahal. Sebagai contoh mungkin pekerjaan-pekerjaan fotocopy yang banyak (perkara litigasi) tuntutan biasanya sangat banyak fotocopy, wawancara-wawancara, pencarian dokumen dan pekerjan sejenis. Yakini anda memahami semua macam biaya yang sudah pasti dan mana yang akan membengkak dan beberapa jumlahnya. Beberapa hal lebih menyangkut dengan masalah hubungan antara klien dengan Konsultan Hukum dari pada sengketa-sengketa atau masalah pengertian. Sama halnya dengan semua bentuk-bentuk perkontrakan, gunakan kekuatan berunding anda sebagai pembeli untuk mendapatkan biaya yang paling menguntungkan. Mungkin anda dapat menyakinkan suatu Firma Hukum untuk mengalihkan tarif jasa dan kebiasaannya pada pekerjaan anda. Sebagai contoh mungkin anda dapat mencapai kesepakatan bahwa para lawyer tidak menagih biaya perjalanan. Dalam suatu kasus yang luas, hal ini kelihatannya suatu konsesi kecil yang mungkin memberikan anda keuntungan. Akhirnya selalulah dipertimbangkan bagaimana anda akan dibebankan dan gunakan pengetahuan itu untuk keuntungan anda. Bila anda membayar atas dasar jam-jaman, jangan gunakan waktu untuk mengobrol dengan lawyer anda atau mendiskusikan hal-hal yang tidak berhubungan dengan masalah selama jam kerja. Bila hal ini dilakukan maka pada waktu menetapkan jumlah jam yang harus

67

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

ditagih, lawyer bersangkutan tidak dapat memisahkan percakapan biasa dari inti permasalahan pekerjaan yang ditagih. Ketahuilah selalu jika masalah hukum sedang berlangsung. Waktu itu mahal, tidak perduli siapa (lawyer) yang anda pakai. Gunakan waktu dengan bijak. (Gilbreath 1992). 4. PERAN KONSULTAN HUKUM SELAMA PENYUSUNAN KONTRAK. Konsultan Hukum sebaiknya sudah berperan pada waktu penyusunan/pembentukan kontrak bahkan seharusnya fase perencanaan kontrak. Kenapa hal ini penting, tidak lain karena apabila kita berbicara mengenai kontrak artinya kita berbicara mengenai hukum. Oleh karena itu perlu melibatkan ahli hukum (lawyer) yang mengerti mengenai hukum konstruksi. 4.1 Gilbreath menulis peranan lawyer selama penyusunan kontrak sebagai berikut: Penggambaran nasehat hukum yang kompeten selama penyusunan kontrak adalah hal terbaik dalam industri konstruksi. Jarang sekali beberapa dollar dibelanjakan untuk memperoleh nilai lebih. Ingatlah Harga dari Kontrak yang anda susun bukanlah untuk membuat bangunan atau jalan raya, atau membangun sesuatu yang lain. Kontrak tidak membangun dan bangunan sendiri tidak membutuhkan kontrak. Maksud kontrak adalah membuat dan menetapkan hak-hak dan kewajiban hukum dari setiap pihak yang terlibat. Kontrak-kontrak menentukan resiko-resiko, yang pada dasarnya ditemui dalam hak-hak para pihak. Tanpa suatu kontrak yang sah, pengguna jasa tidak memiliki perlindungan kecuali yang ditetapkan undang-undang dan rasa keadilan. Undang-undang biasanya dimengerti sepenuhnya hanya oleh lawyer dan keadilan terbentuk dalam pengadilan. Bergantung pada salah satu atau keduanya adalah salah satu kesalahan. 68 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Keduanya tidak cukup dari sudut pandang secara keseluruhan. 4.2 Pedoman Hukum untuk Menyusun Kontrak Saran-saran mengenai hukum bila menyusun kontrak. Kebanyakan kontrak ditulis atau ditinjau oleh lawyer tetapi dipergunakan oleh orang-orang bukan lawyer. Akan tetapi, kebayakan sengketa tergantung pada apa yang para lawyer dan pengadilan baca dalam kontrak tersebut. Tantangan penyusunan kontrak adalah menulis kontrak yang dimengerti, dapat dilaksanakan dan dapat menyelesaikan masalah-masalah ketimbang menciptakannya. Mintalah seorang pengacara untuk meninjau bentuk standar kontrak anda atau sesuatu yang telah anda ubah untuk setiap permintaan. Jika anda adalah penyedia jasa atau sub penyedia jasa yang diberi kontrak yang diciptakan orang lain, mintalah tinjauan dari konsultan hukum yang kompeten. Diskusikan resiko yang diberikan kepada anda dalam usulan kontrak. Disamping saran-saran uraian tersebut, berikut beberapa tip. a. Hukum selalu berubah Apa yang hari ini sah (menurut hukum) mungkin saja tidak sah besok. Sebuah Pasal kontrak yang pernah dilaksanakan mungkin saja sekarang tidak bernilai dan tidak berlaku. Suatu prosedur yang suatu waktu tidak mencukupi untuk melindungi pengguna jasa mungkin saja sekarang mencukupi dan sebaliknya. Jika anda tidak mengetahui dampak dari hukum, kontrak anda tidak memberikan banyak petunjuk sejak permulaan, dan hal itu mungkin merupakan pembalasan kepada anda selama masa administrasi. Ketidak tahuan mungkin saja berupa suatu kebahagiaan, tetapi menurut pengadilan ketidak tahuan mengenai undang-undang tidak pernah merupakan alasan. 69 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Janganlah puas hanya karena insinyur lapangan atau manager kontrak memahami kontrak. Mereka tidak selalu merupakan orang-orang yang melaksanakan syaratsyarat/ketentuan kontrak atau membahayakan hak-hak anda. Yakini staf yang lain orang-orang yang bekerja diproyek mengetahui kondisi-kondisi kontrak. b. Bacalah selalu kontrak anda sebelum memutuskan untuk

menggunakannya. Tidak pandang apakah kontrak tersebut berasal dari anda atau pihak lain, bila anda menanda tanganinya maka itu adalah kontrak anda. UndangUndang mewajibkan salah satu pihak untuk membaca setiap kontrak yang ditanda tangani. Kedengarannya sederhana namun banyak masalah timbul bila orang menganggap mereka tahu Syarat-Syarat Kontrak padahal mereka sesungguhnya tidak tahu. c. Bila membaca (Kontrak), tanya diri anda Apa saya mengerti ini ?. Undang-undang mengandung bahasa kontrak yang mendua arti dan saling bertentangan terhadap pihak yang mengusulkan atau yang mengajukan kontrak. Jangan pernah mengusulkan kontrak dengan bahasa dengan arti dua. d. Bila membaca (Kontrak), tanya diri anda Apakah penyedia jasa akan mengerti hal ini ?. Ingat , dokumen-dokumen adalah naskah. Jika naskah tidak sempurna maka pekerjaan memiliki peluang menjadi cacat. Tidaklah cukup jika hanya pengguna jasa yang mengerti kontrak para penyedia jasa dan sub. penyedia jasa adalah orang-orang yang bekerja dibawah kontrak tersebut.

70

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Hindari logat/dialek daerah, kebiasaan-kebiasaan dan kata-kata yang ditafsirkan lebih dari satu cara. Buatlah (kontrak tersebut) sederhana dan langsung. Setelah proyek selesai jangan terkesan anda menekan seseorang dengan bahasa anda. Anda menang bila anda mengerti bukan jika pihak lain bingung atau tertekan. e. Kata-kata tertulis dapat merupakan sampah atau harta Ketahui perbedaan jika anda tidak tahu, pergunakan lawyer yang tahu. Kebayakan standar atau referensi kontrak dikonsep atau diubah oleh lawyer pada beberapa tempat. Adakalanya lawyer-lawyer menulis hanya dengan arti keabsahan tapi kecenderungan belakangan ini adalah terdapat kontrak yang mudah dibaca yang kembali kepada keabsahan hanya bila perlu. Kadang-kadang keabsahan tidak berarti apa-apa. Kadang-kadang berarti sesuatu yang lebih baik dikatakan dalam bahasa sehari-hari dan kadangkadang keabsahan dapat memberikan salah satu pihak pengaruh yang hebat sekali atas pihak lainnya. Tantangannya adalah menentukan arti dari setiap contoh keabsahan dan apakah anda menginginkan hal itu dalam kontrak anda. Petunjuk-petunjuk berikut mungkin dapat membantu anda membuat ketetapan itu: i. Jika standar atau bentuk kontrak terlihat seluruhya berisi ketentuan hukum, mungkin hal itu sudah tua, kuno/ketinggalan jaman, tidak pernah dimengerti para pihak dan tidak harus dipakai ii. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti, tapi

kelihatannya resmi, kadang-kadang ada sisipan-sisipan bahasa hukum (seperti Pengesampingan dari suatu Pasal-Pasal) dan 71 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

menunjuk banyak Pasal dan ayat, itu mungkin baru saja konsep oleh lawyer-lawyer. Jika anda tidak menyukai ketentuan hukum ini, jangan merubah hal tersebut tanpa bantuan seorang lawyer. Ketentuan hukum amatiran mungkin lebih buruk dari ketentuan hukum yang murni. iii. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti, kelihatannya kadang-kadang sesuai ketentuan hukum mengandung ketentuanketentuan atau rujukan yang tidak cocok. Hal itu barangkali karena bentuk kontrak tersebut telah diubah setelah bertahun-tahun untuk maksud permintaan khusus. Kecuali anda menghadapi proyek yang sama dengan para pihak yang sama dibawah keadaan resiko-resiko yang sama, kontrak ini dapat berarti bencana dalam sengketa atau perkara hukum. Jangan gunakan kontrak tersebut. Mulai dengan yang baru, bentuk kontrak yang belum direvisi, rubah untuk anda pakai atau hubungi lawyer. iv. Jika kontrak sangat jelas dan mudah dimengerti oleh siapapun, kontrak tersebut mungkin menyelesaikan pekerjaan tetapi mungkin tidak memberikan perlindungan dan pengawasan yang ingin anda peroleh pada proyek besar dan komplek. Ingat: Kontrak memiliki resiko-resiko. Jika anda tidak menempatkan resiko-resiko dari pihak lain dalam sebuah kontrak, anda mengambil resiko-resiko atas kelalaian anda sendiri. Sebuah contoh ekstrim dari tipe kontrak ini adalah bentuk : pengusulan yang diajukan oleh sebuah penyedia jasa renovasi rumah yang secara khas menyatakan : Saya akan menyediakan ____________ seharga Rp. _____________ Tempat untuk tanda tangan pengguna jasa sudah disediakan sebagai

72

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

tanda persetujuan. Anda kan mendapatkan sesuatu yang lebih jelas dari itu dan anda tidak dapat mengeluh mengenai ketentuan hukum. Tetapi kesederhanaan ini memiliki harga tersembunyi yang hebat sekali membiarkan pengguna jasa secara keseluruhan menanggung resiko jika pekerjaan tersebut dibayar dimuka. Hal ini menghilangkan pengawasan atas cara-cara pembayaran jadual penyelesaian dan mutu. Kerumitan pekerjaan mungkin suatu petujuk kerumitan kontrak yang diperlukan, tetapi itu bukanlah sesuatu yang benar. Mungkin suatu praktek usaha yang buruk menganggap pekerjaan sederhana untuk pekerjaan yang kompleks dan melibatkan resiko, jangan dipakai. f. Hati-hati dengan kumpulan rujukan Kebanyakan bentuk kontrak menggunakan format hukum yang dikenal sebagai kumpulan rujukan sebagai suatu cara membagi-bagi kontrak konstruksi menjadi lebih pendek, sehingga merupakan potongan-potongan yang saling berkaitan. Mengingat keseluruhan dokumen adalah kontrak, anda akan menghadapi kesulitan jika ketentuan-ketentuan dalam setiap dua dokumen bertentangan (menyebabkan dua arti). Menemukan pertentangan-pertentangan ini cukup sulit jika anda sendiri yang memulai seluruh dokumen. Jika anda mengumpulkan seluruh dokumen dari referensi-referensi, mungkin hal ini merupakan suatu usaha yang berat. g. Lindungi anda sendiri Walaupun salah satu pihak atau para pihak mungkin optimis pada waktu penetapan/penunjukan pemenang, setiap kontrak mengandung resikoresiko yang unik dan mematikan. Lindungi diri anda sejak dini secara 73 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

tertulis dengan memperkirakan resiko-resiko ini akan terjadi. Gunakan seluruh pasal-pasal yang melindungi diri sendiri, dan usahakan sebaikbaiknya untuk tidak melepaskan selama perundingan, kecuali anda harus atau menginginkannya untuk beberapa keuntungan lain. Hal ini menuntun kita kepada pertanyaan keadilan. h. Jangan terlalu khawatir mengenai keadilan. Seorang manager kontrak dibayar untuk mewakili majikannya atau kliennya, bukan untuk menjadi wasit sengketa konstruksi. Tugas anda adalah mendapatkan proyek yang dibangun tepat waktu, sesuai anggaran dan tanpa mutu yang kompromi. Jika anda mengambil inisiatif dalam urusan kontrak dan memegangnya, anda dapat memilih apakan akan memenuhi rasa keadilan anda jika suatu peristiwa muncul. Kontrak-kontrak konstruksi tidak seperti transaksi-transaksi konsumen. Terus terang, setiap kontrak yang tidak sah dapat dilaksanakan dan tidak pandang bangaimana kasarnya. Istilah-istilah tidak harus adil sah saja. Sebagai contoh : pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa menggunakan sub penyedia jasa dengan cara membayar jika dibayar. Dalam beberapa negara bagian (di Amerika Serikat) dalam sebuah Pasal : sub penyedia jasa membayar jika dibayar, membolehkan penyedia jasa menggunakan keadaan pengguna jasa tidak emmbayar sebagai pembelaan dari klaim pembayaran dari sub penyedia jasa. (Gilbreath, 1992). 5. KESIMPULAN Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

74

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

5.1 Kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum dengan pengertian, kontrak yang dibuat harus secara hukum adalah benar. 5.2 Yang dapat menyusun kontrak konstruksi dengan benar secara hukum adalah orang yang mengerti hukum secara umum yaitu para lawyer/konsultan hukum dan yang mengerti mengenai hukum konstruksi secara khusus. 5.3 Perlu diingat bahwa walaupun kontrak konstruksi adalah dokumen/produk hukum yang disusun oleh konsultan hukum, yang akan melaksanakan kontrak tersebut, bukanlah orang-orang yang mengerti hukum tapi orang-orang teknik. Oleh karena itu bahasa kontrak harus dibuat sejelas dan sesederhana mungkin agar dimenegrti oleh orang-orang bukan ahli hukum namun tidak melanggar kaidah atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. 5.4 Untuk mengantisipasi atau mengurangi kemungkinan terjadi sengketa atau perselisihan, maka para lawyer yang menyusun kontrak harus berusaha agar setiap kata/istilah yang dipakai tidak berarti lebih dari satu atau artinya membingungkan.

5.5 Untuk masa-masa mendatang seharusnya kita di Indonesia melibatkan peranan Konsultan Hukum dalam menyusun kontrak-kontrak konstruksi terutama untuk proyek-proyek berskala besar dengan tingkat kerumitan dan kecanggihan teknologi yang sudah sangat tinggi dengan alasan-alasan sebagai berikut. a). Mengantisipasi/mengurangi terjadinya perselisihan/sengketa dan kontrak konstruksi tidak sampai cacat hukum terutama untuk pekerjaan konstruksi yang besar dan kompleks.

75

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

b).

Mengantisipasi kemungkinan perundingan mengenai kontrak dengan pihak investor asing yang hampir dapat dipastikan akan selalu didampingi lawyer mereka.

c).

Proyek-proyek bantuan yang menggunakan dana luar negeri hampir dapat dipastikan menggunakan kontrak dengan sistim mereka (FIDIC, JCT).

5.6 Anggapan kebanyakan orang bahwa keterlibatan konsultan hukum dalam industri jasa konstruksi khususnya dalam pengelolaan kontrak konstruksi beritikad kurang baik (ingin berperkara) kiranya sudah waktunya dihilangkan mengingat negara-negara maju malah berkeyakinan banwa peran konsultan hukum disini adalah suatu keharusan. 5.7 Mengingat sistim pendidikan kita yang berbeda dengan Dunia Barat (Amerika Serikat) maka konsultan hukum yang dipilih haruslah konsultan hukum profesional yang bekerja sama dengan ahli teknik yang profesional dan berpengalaman dibidang industri konstruksi dan hukum konstruksi.

Daftar Pustaka : 1. Buku Managing Construction Contracts, 1992 oleh Robert D. Gilbreath 2. Buku Mengenal KONTRAK KONSTRUKSI di Indonesia oleh H. Nazarkhan Yasin, Ir 3. Buku ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI oleh H. Nazarkhan Yasin, Ir

76

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10