UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

FAKULTAS TEKNIK
JURUSAN TEKNIK SIPIL

Pertemuan IX (sembilan)
Mata kuliah Aspek Hukum Teknik Sipil
Jurusan Teknik Sipil
Semester IV
Kelas A
Tanggal 30 Maret 2020
Jam 13.10 – 14.50
Ruangan BR 1-2
Dosen Andi Maddeppungeng
Materi kuliah Administrasi Kontrak Konstruksi

Menerangkan dan menjelaskan :

1. Pengertian administrasi kontrak proyek konstruksi
2. Hubungan antara administrasi proyek dan aspek hukum
3. Kondisi administrasi proyek di Indonesia
4. Kegiatan umum administrasi proyek konstruksi

Kondisi administrasi proyek konstruksi dan

Kegiatan umum administrasi proyek konstruksi

Pendahuluan

D alam suatu proyek konstruksi terdapat 2 (dua) kegiatan penting yang harus berjalan pararel, mulai
dari saat kontrak ditandatangani sampai dengan kontrak tersebut berakhir. Kegiatan pertama adalah
kegiatan fisik proyek berupa pelaksanaan konstruksi dilapangan yang dilaksanakan sesuai dengan
spesifikasi teknis dan gambar-gambar yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak .

Kegiatan penting kedua yaitu kegiatan non fisik yang merupakan penunjang dari kegiatan fisik, yaitu
apa yang dikenal dengan istilah construction project administration atau administrasi proyek
konstruksi. Dalam pelaksanaannya administrasi proyek konstruksi ini sering diabaikan.

Administrasi kontrak secara singkat dapat didefinisikan sebagai seluruh penanganan secara komersial
dari suatu kontrak konstruksi sejak kontrak tersebut mulai berlaku hingga kontrak berakhir secara
resmi atau putus ditengan jalan (Gilbreath, 1992).

“Construction project administration” atau administrasi proyek konstruksi mempunyai cakupan yang
lebih luas dari pada sekedar “contract administration” atau administrasi kontrak. Administrasi proyek
konstruksi ,selain mencakup administrasi tradisional seperti : administrasi pembelian ,administrasi
persediaan,administrasi keuangan, administrasi sumber daya manusia, juga administrasi dokumen
kontrak ,hubungan dan komunikasi antara pihak yang terlibat dalam kontrak ,prosedur,tanggung
jawab ,kewenangan ,pelaksanaan konstruksi dilapangan, perencanaan, “change order” ,”extra works”
penanganan “claim” dan “dispute” dan administrasi penutupan proyek (Fisk,1997).

“Wajah” administrasi proyek konstruksi ditanah air hingga saat ini, kelihatannya jauh tertinggal dari
dunia barat, bahkan dari negara-negara tetangga sekalipun seperti Singapura,Malaysia,Thailand, dan
Philipina.
1.Pengertian Administrasi Kontrak Konstruksi

Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan penanganan komersial
dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditandatangani sampai diakhiri secara resmi atau putus tidak
direncanakan (karena kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini.

Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak.
Bahkan dibawah satu kontrak yang ideal , hal ini merupakan tugas yang sulit bagi pengguna jasa.
Mereka harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas
pengguna jasa sendiri . Tugas-tugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan
penyedia jasa ,memelihara catatan kontrak dan pembayaran termijn bulanan kadang-kadang
mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992).

Jelas terlihat bahwa administrasi kontrak sudah harus dimulai sejak kontrak ditandatangani dan terus
berjalan tanpa terputus-putus hingga kontrak berakhir ( pekerjaan selesai atau kontrak putus ditengah
jalan). Yang harus dipantau oleh pengguna jasa bukan saja untuk kerja penyedia jasa akan tetapi harus
memantau juga untuk kerja dari jajarannya sendiri. Dari kedua pihak ini harus dijalin suatu kerja sama
yang konstruktif.

2.Beberapa Pengertian

Sebelum mengupas lebih lanjut mengenai administrasi proyek konstruksi, perlu dipahami lebih
dahulu apa yang dimaksud dengan administrasi kontrak dan administrasi proyek konstruksi itu sendiri

2.1 Penanganan Kontrak secara Komersial

Contract administration is a term describing the commercial handling of a contract once it

is awarded an until is formally terminated (contract close out) or dies an unplanned death (through
contract default or early termination). Contract administration controls ensure commercial compliance
with the terms of each contract. Even under ideal conditions, this is generally an ardous task for
project owners. They must monitor not only the compliance by the contractor but also their own
compliance. Routine duties involving accept and review of contranctor substansialls, maintaining
contract records, and monthly progress payment sometimes obscure critical risks encountered during
the performance period. Change orders, claim,early payment or over payment, and unsatisfactory
performance can be prevented by implementing a structured contract administration program
(Gilbreath, 1992).

(Administrasi kontrak adalah suatu istilah yang menerangkan secara komersial penanganan
dari suatu kontrak sekali kontrak tersebut diserahkan dan sampai berakhir secara resmi (kontrak
ditutup) atau mati karena sesuatu yang tidak direncanakan (melalui cidera janji atau pemutusan secara
dini). Administrasi kontrak mengawasi kepastian pemenuhan komersial dengan ketentuan-ketentuan
dari setiap kontrak. Bahkan dibawah kondisi-kondisi ideal, hal ini biasanya merupakan suatu tugas
yang sulit bagi para pemilik proyek / pengguna jasa. Mereka harus memantau bukan saja pemenuhan
tugas para penyedia jasa tetapi pemenuhan tugas mereka sendiri. Tugas-tugas rutin berkenaan dengan
penerimaan dan peninjauan pemasukan dokumen penyedia jasa, memelihara catatan-catatan kontrak
dan pembayaran termijn bulanan kadang-kadang menggambarkan resiko-resiko kritis yang ditemukan
selama masa pelaksanaan pekerjaan. Perintah-perintah perubahan,klaim-klaim, pembayaran dini,
pembayaran lebih dan pelaksanaan yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan suatu
program kerangka administrasi kontrak.
2.2 Fungsi Kembar Administrasi Kontrak

These twin function, formation and administration ,are generally divided into two
chronological categories : those performance up to and including the time construction contract is
established (contract formation), and those that continues throghout the performance periode ending,
it is hoped with the succesful completion of the contracted work, final payment , and closed out –
called contract administration (Gilbreath , 1992).

(Kedua fungsi kembar ini : pembentukan/penyusunan dan pengadministrasian biasanya dibagi atas
dua kategori secara kronologis : yang terlaksana sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang harus
berlanjut selama masa pelaksanaan ,berakhir dan diharapkan dengan penyelesaian pekerjaan yang
sukses , pembayaran akhir dan penutupan kontrak yang disebut administrasi kontrak).

2.3 Kecukupan Prosedur, Penekanan atas Pengawasan Kontrol Administrasi

Contract Administration : Adequate procedures, enforceable administration controls and trained

personel should allow the owner to control, rather than react, commercial risks and pressures during
the performances of contracted work (Gilbreath,1992).

(Administrasi kontrak : prosedur-prosedur yang mencukupi,pengawasan administrasi yang dapat

diselenggarakan dan personil terlatih seharusnya lebih memungkinkan pengguna jasa untuk
mengawasi daripada bereaksi terhadap resiko-resiko komersial dan tekanan-tekanan selama
pelaksanaan dari pekerjaan yang dilaksanakan)

2.4 Tahapan Administrasi Kontrak

Contract Administration begins with the signing of contractual documents, continues

throughout the performance period and end with the formal termination of the contractual
relationship. Although the eas or difficulty of contract administration depends in part on the
relationships, agreements and controls created during the formation period, much can be done during
the performance phase to ensure project success and reduce commercial risks (Gilbreath, 1992).

(Administrasi kontrak bermula dari penanda tanganan dokumen kontrak, berlanjut sepanjang masa
pelaksanaan pekerjaan dan berakhir dengan pengakhiran resmi dari hubungan kontraktual. Walaupun
kemudahan atau kesukaran dari administrasi kontrak bergantung pada bagian dari hubungan-
hubungan persetujuan-persetujuan dan pengawasan yang diciptakan selama masa kontrak,banyak
yang dapat dilaksanakan selama masa pelaksanaan untuk menjamin keberhasilan proyek dan
mengurangi resiko-resiko komersial).

2.5 Pengelolaan Transaksi Komersial

Contract Administration : the management of commercial transactions required for controctual

compliance. Begins with contract award and ends with contract close out or termination (Gilbreath,
1992).

(Administrasi kontrak : pengelolaan transkasi-transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan

kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani dan berakhir dengan penutupan atau pemutusan
kontrak).

2.6 Tanggung Jawab Pengawasan Pekerjaan sesuai Kontrak

 Include the responsibility for supervising the work to be done under the terms of
contract,preparing and processing the changes that inevitably will be made providing interpretation
(with legal assistance if required) of contract language, and approving invoices as the work is being
performed (Cleland,1995).

(Administrasi kontrak termasuk termasuk tanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan dilaksanakan
sesuai ketentuan-ketentuan kontrak, menyiapkan dan memproses perubahan-perubahan tak terelakkan
yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan hukum bila diperlukan) dari bahasa
kontrak dan menyetujui penagihan selama pekerjaan dilaksanakan).

2.7 Pengelolaan Hubungan Usaha antar Para Pihak

Contract administration: the management or handling of the business relations between the
parties to a contract, which is populalry thought of as being limited to the adminitratif paperwork
(Fisk,1997).

(Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan kerja antara para pihak yang berkontrak yang
secara pemikiran populer terbatas sebagai peerjaan administrasi).

3. Peran Administrasi Proyek Konstruksi

Berdasarkan pengertian-pengertian administrasi kontrak dapatlah dikatakan bahwa dalam

melaksanakan suatu kontrak konstruksi, administrasi proyek konstruksi memegang peranan yang
sangat penting. Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan
pengelolaan administrasi proyek konstruksi yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai ketentuan-
ketentuan dan syarat-syarat kontrak.

Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi proyek konstruksi adalah

pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari kontrak tersebut seperti
menyiapkan jaminan-jaminan,asuransi,membuat laporan kemajuan pekerjaan,tata persuratan
(korespondensi) anatara para pihak yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara penggun
ajasa dan penyedia jasa).

Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi proyek konstruksi juga
mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan,pekerjaan,amandemen/addendum
kontrak,pembuatan berita acara sampai kepada pengurusan masalah klaim.

4.Dasar Pemikiran/Filosofi

Suatu kontrak proyek konstruksi dilakukan tahapan-tahapan yaitu<

1.Diawali dengan suatu perencanaan yang matang,
2. Dianjutkan dengan proses pembentukan dan penyusuanan program
3.Pelaksanaan kontrak, pengelolaan dan pengarsipan kemajuan pekerjaan proyek.

Kontrakproyek konstruksi harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini (perencanaan,
pembentukan, dan pelaksanaan kontrak) haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan
seperti pembesian didalam beton bertulang. Kebutuhan merencanakan ,membentuk,
mengadministrasikan dan mengelola kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu
disiplin yang memerlukan pandangan khusus, keahlian dan penanganan secara profesional.
Pada suatu proyek terdapat 2 aspek (sudut pandang) dari proyek tersebut yang harus berjalan pararel
satu sama lain. Aspek-aspek tersebut adalah:

a. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat , yaitu pembangunan
fisiknya ,seperti galian pondasi ,bekisting , besi beton, beton pekerjaan finishing dan
sebagainya.
b. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang memungkinkan
aspek konkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar. Inilah yang sesungguhnya diartikan
sebagai suatu proses administrasi proyek konstruksi.
Suatu usaha jasa konstruksi terbentuk melalui suatu kontrak konstruksi. Dari kacamata pengguna jasa
dan penyedia jasa, hal ini merupakan suatu bisnis yang dengan cepat menjadi penuh resiko dan
ketidak pastian.

Apa yang sering terlalaikan dalam menangani suatu proyek raksasa yang multi kompleks adalah
jaringan transaksi yang rumit, yang menentukan suatu pengaturan pengelolaan yang teratur dan baik.

5 Batasan/Definisi

Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan kontrak (konstruksi) secara
komersial sejak kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrk tersebut berakhir secara resmi
(pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak
atau karena keinginan pengguna jasa (Gilbreath, 1992)

Yang dimaksud penanganan komersial diantaranya menyangkut keungan seperti pembayaran termijn,
perubahan pekerjaan ,klaim-klaim,pekerjaan tambah. Dengan kata lain administrasi kontrak adalah
penanganan seluruh aspek non teknis dari kontrak.

6 Maksud dan Tujuan (Gilbreath, 1992)

Maksud dari administrasi proyek konstruksi adalah menyelenggarakan seluruh aspek non teknis
secara sistimatis, lengkap dan akurat sesuai kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak tercapai.

Tujuan dari administrasi proyek konstruksi adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil.
Artinya pengguna jasa akan mendapatkan proyek yang mutunya, biayanya dan waktunya sesuai
kontrak. Sebaliknya, penyedia jasa mendapatkan hak-hak nya berupa pembayaran atas hasil
pekerjaannya beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain (bilamana ada), sesuai ketentuan
dalam kontrak.

Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan perselisihan/perbedaan pendapat yang

dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang mungkin akan terjadi.

7 Fungsi Administrasi Proyek Konstruksi

Administrasi proyek konstruksi berfungsi menggerakan proyek atau menyelesaikan perselisihan dan
pembayaran, mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan tambah/kurang) dan klaim-klaim serta
menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak (Gilbreath,1992).
Menggerakan proyek disini tentunya bukanlah dalam arti fisik dilapangan tetapi menggerakan
perangkat lunak dalam bidang tata usaha.

8 Kebutuhan Akan Administrasi Proyek Konstruksi Yang Baik

Dengan semakin rumitnya kontrak, administrasi proyek konstruksi akan menjadi semakin penting.
Menengok kebelakang, terlihat bahwa industri jasa konstruksi yang mulai berkembang pada tahun
1967 mencapai puncaknya setelah 30 tahun dan kemudian berhenti sama sekali karena terjadinya
krisis moneter pada pertengahan tahun 1997. Barangkali mulai saat itulah para pelaku usaha jasa
konsturksi menyadari betapa pentingnya administrasi proyek konstruksi.

Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami kesulitan karena

administrasi proyek konstruksi yang tidak dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akuran seperti:
catatan-catatan yang tidak dipelihara dan perintah-perintah lisan banyak yang tidak dikukuhkan
dengan perintah tertulis.

Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah berganti-ganti untuk
kesekian kalinya. Dipihak pengguna jasa pun kondisi administrasi proyek konstruksi tidak lebih baik.
Administrasi proyek konstruksi adalah tanggung jawab pengguna jasa dan penyedia jasa secara
bersama-sama dan bukan hanya salah satu pihak saja.

9 Hubungan Administarsi Proyek Konstruksi Dan Aspek Hukum (Sutandi, 2003)

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya administrasi proyek konstruksi adalah penanganan seluruh
kegiatan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak konstruksi.

Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi proyek konstruksi akan
berkaitan dengan disiplin ilmu hukum. Bila diperhatkan dengan teliti, tugas-tugas atau kewajiban-
kewajiban administrasi proyek konstruksi adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam
dokumen kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang bersifat hukum
untuk dipatuhi dan dijalankan baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia jasa.

Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis adalah menyangkut
bidang hukum, berarti administrasi proyek konstruksi memang mempunyai hubungan dengan aspek
hukum. Untuk mengetahui lebih rinci hubungan antara administrasi proyek konstruksi dan aspek
hukum dalam Sub-Sub Bab 2.9.1 berikut ini disampaikan ringkasan dari hal-hal yang menyatakan
hubungan tersebut, juga sebagai bahan perbandingan mengenai istilah-istilah yang sama maknanya
namun berbeda penamaannya ataupun penamaan petugas-petugasnya.

9.1 Administrasi Konstruski (Sutandi, 2003)

Tanggung jawab administrasi kontrak lainnya adalah memelihara arsip kontrak.

Pendokumentasian seacar hati-hati dapat menjadi kritis bagi perusahaan jika masalah hukum
muncul kemudian. Memelihara arsip-arsip meliputi referensi/rujukan semua hal sehubungan
dengan proyek dengan akutansi yang cocok dan atau nomor pekerjaan.

Hal tersebut juga termasuk menyimpan rekaman kontrak itu sendiri dan semua dokumen yang
terkait kontrak,terutama semua perubahan,addendum, atau tambahan yang berkaitan erat
dengan kontrak semula dan yakini bahwa dokumen-dokumen tersebut dipakai sebagai
referensi silang (Fisk,1997).

9.2 Administrasi Proyek Konstruksi (Sutandi,2003)

Dipakai untuk merujuk tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua fungsi-
fungsi proyek yang terkait antara para pihak yang berkontrak tidak hanya kewajiban-
kewajiban administrasi, tapi menuntun para pihak, berkenaan dengan penyedia jasa,
hubungan sistim bisinis ,prosedur-prosedur, tanggung jawab, kewenangan dan kewajiban dari
semua pihak , kebutuhan dokumentasi, pelaksanaan konstruksi,perencanaan dan penjadualan
koordinasi, pengawasan material, pembayaran administrasi,perubahan pekerjaan dan kerja
tambah, penanganan sengketa dan klaim,perundingan –perundingan dan semua fungsi-fungsi
penutupan proyek dan penutupan administrasi.

Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi proyek konstruksi.

Selanjutnya dalam gambar 2.5 terlukis secara diagram hubungan antara adminitrasi
kontrak/proyek dengan aspek hukum sejak proyek dimuali sampai proyek di tutup. Dalam
gambar tersebut terlihat bahwa semenjak timbulnya klaim antar pengguna jasa, perencana/
konsultan, penyedia jasa/sub penyedia jasa dan pemasok bahan sehubungan dengan
pengoprasian proyek, perubahan pekerjaan,pekerjaan-pekerjaan tambah,klaim-klaim dan
penanganan sengketa terhadap spesifikasi teknis/non teknis (dokumen kontrak) dan sejumlah
data yang diperlukan dari administrasi proyek, memiliki sistematika,lengkap dan akurat.

Untuk menyelesaikan permasalahan ini diperlukan pemecahan ditinjau dari aspek-aspek

hukum (legal aspek). Dari pernyataan aspek hukum ini dapat diperoleh keputusan final
dengan menggunakan rencana sebagai rujukan dan spesifikasi kontrak.

Dari keputusan akhir ini proyek tersebut dapat ditutup dengan pengertian pekerjaan dapat
diterima dengan masa perawatan atau putus

PERMULAAN PROYEK KONSTRUKSI

ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

(Sistimatik,lengkap dan akurat ,didukung computer dan perangkat lunak:data base dan
program paket dipakai selama proyek berlangsung)

- Administrasi kontrak
- 1. Administrasi pembelian
- 2. Administrasi insventarisasi
- 3. Administrasi keuangan : gaji,upah,jasa,biaya
- 4. Administrasi sumber daya manusia
- Pengumpulan data: pengukuran,pengetesan
- Administrasi sumber lain : material ,peralatan,uang
- Administrasi kegiatan pekerjaan : S curve,nilai dipakai,photo
- Biaya administrasi
- Hubungan dan kewajiban para pihak,komunikasi
- Prosedur, tanggung jawab,kewenangan,koordinasi
- Operasi konstruksi ,perencanaan,penjadualan
- Perubahan,pekerjaan tambah,Klaim, dan penanganan Sengketa
- Penutupan proyek
 KLAIM/SENGKETA/TIDAK :

Pengguna jasa
- Perencanaan ,konsultan,penyedia jasa
- Lain –lain: sub penyedia jasa, pemasok
Dalam hubungan dengan pelaksanaan proyek,pekerjaan tambah,klaim ,sengketa

RUJUKAN :CATATAN SEJARAH dari

SPESIFIKASI,TEKNIS/SPESIFIKASI administrasi proyek konsturksi
BUKAN TEKNIS (DOKUMEN (sistimatis lengkap dan akurat
KONTRAK)

ASPEK-ASPEK HUKUM

KEPUTUSAN AKHIR

Gunakan rencana sebagai rujukan

- Gunakan spesifikasi dokumen kontrak

PENUTUPAN PROYEK

- Penerimaan pekerjaan
- Masa pemilihan dan jaminan

3. Kondisi Administrasi Proyek Indonesia

Secara umum dapat dikatakan bawha para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia sebagian
besar belum menyadari arti pentingnya adminstrasi proyek konstruksi yang harus dilaksanakan
dengan sistematis, lengkap dam akurat. Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah,
sebagai contoh: pada saat mengajukan klaim pekerjaan tambah, ternyata pekerjaan tambah
tersebut didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak dikudung oleh
dokumen otentik yang tertulis. Contoh lain adalah perubahan gambar yang diperhatikan secara lisan
oleh pengguna jasa dan tidak diikuti dengan perintah tertulis dan bentuk perubahan gambar.

3.1 Kebiasaan ayng Kurang Baik

Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai mencatat
perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan. Hai ini kadang-kadang
bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah menunjuk seorang petugas khusus yang
mencatat perintah/instruksi tadi atau jika ada petugas maka petugas tersebut seringkali diganti.
Dalam banyak kegiatan, perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tidak pernah dicatat
sehingga akan mudah lupa. Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tidak jarang menjadi
sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau pura-pura lupa pernah
memberikab instruksi perubahan pekerjaan secara lisan.
3.2 Menunda Masalah

Apa yang diuraikan dalam Sub Bab 3.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak, telah menunda
masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri. Seharusnya penyedia jasa dari sejak
awal kontrak, telah menyusun organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan
sebagai bagian dari organisasi proyek. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat
dengan baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan
berpengalaman, maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi akan berjalan
dengan sistematis, lengkap dan akurat serta tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari.
Selain itu tunjuklah personalia yang penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan
dengan petugas yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja
yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal pelaksanaan
adminstrasi proyek konstruksi. Menunda masalah hanya akan sangat mempersulit diri sendiri
dikemudian hari.

3.3 Mempersulit Pelaksanaan Kontrak

Hal-hal yang diurauikan sebelumnya terutama dalam Sub Bab 3.2 pada gilirannya akan
menyulitkan penyedia jasa sendiri dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn,
permintaan perpanjangan waktu serta permintaan kompensasi lain. Hal ini akan menjadi
semakin sulit, apabila petugas adminstrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa maupun
dipihak pengguna jasa, telah diganti dengan petugas lain. Oleh karena itu apabila tidak sangat
terpaksa, petugas administrasi proyek kostruksi sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal
kontrak hingga kontrak berakhir.

3.4 Mau Menghemat Biaya, Malah Bertambah Rugi

Pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat biaya
memperkerjakan tenaga administrasi proyek konstruksi dengan upah/imbalan yang murah.
Akibatnya mudah diduga,mutu pekerjaan yang dihasilkan dibawah standar sehingga
menimbulkan kesulitan. Dan pada akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus
diselesaikan secara hukum dan mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan
mengeluarkan biaya yang pasti tidak murah. Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak,
tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman sudah dipekerjakan. Ini jauh lebih murah
dibandingkan dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional.

3.5 Menjaga Integritas

Yang dimaksudkan menjaga integritas adalah masing-masing petugas adminsitrasi proyek

konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya menjaga sebaik-
baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang perlu dirahasiakan. Tidak jarang
terjadi karena sudah terlalu akrab, petugas-petugas administrasi proyek konstruksi ini tanpa
disadari telah melanggar rambu-rambu yang seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan
rencana perubahan pekerjaan, biaya anggaran alokasi dana. Hal-hal seperti ini seharusnya
dihindari apalagi bila uang telah berperan sebagai imbalan dari informasi tadi.

3.6 Pemanfaatan Peluang Klaim

 Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik, maka peluang klaim yang
mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. Ini sebenernya adalah peluang yang terbaikan. Dengan
kata lain administrasi proyek konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang
tidak kecil. Besar kemungkinan, baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak pernah
menyadari bahwa sesungguhnya peulang klaim ada tapi tidak dimanfaatkan.

Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal
mempelajari dokumen kontrak dengan telilti dan seksama mungkin masalah peluang klaim
tersebut akan dapat diketahui sejak dini, sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan
dengan sebaik-baiknya.

Selanjutnya uraian mengenai pemanfaatan peluang klaim dapat dibaca dalam buku seri kedua
yang telah beredar sejak tahun 2004 yaitu “Mengenal Klaim Konstruksi dan Penyelesaian
Sengketa Konstruksi” Bab VI – Teknik dan kiat memanfaatkan peluang klaim.

4. Kegiatan Umum Proyek Konstruksi

Dalam Bab II telah dijelaskan bahwa administrasi proyek konstruksi adalah suatu terminologi/istilah
yang menggambarkan penanganan komersial suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani
sampai diakhiri secara resmi atau putus ditengah jalan. Diantara kegiatan administrasi proyek
konstruksi tersebut adalah mengawasi pelaksanaan secara komersial dari kontak, pemenuhan tugas
penyedia jasa dan juga pengguna jasa.

Kegiatan-kegiatan administrasi proyek konstruksi secara keseluruhan adalah mobilisasi dan

pelaksanaan, penagihan termijn dan pembayaran, perubahan pekerjaan, pembebanan dibelakang,
(back charges) kontrak jangka pendek, klaim-klaim dan akhirnya penutupan kontrak
(Gilbreath,1992).

Klaim dan penutupan kontrak akan diuraikan dalam Bab tersendiri yaitu Bab VII karena merupakan
kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi seperti klaim atau penutupan kontrak yang hanya sekali
terjadi.

Pembebanan dibelakang (back charges) dan kontrak jangka pendek (short term contract) tidak
diuraikan karena tidak lazim dilaksanakan di Indonesia.

4.1 Mobilisasi Dan Pelaksanaan (Gilbreath,1992)

Masa-masa awal administrasi proyek konstruksi sangat menentukan tingkat keberhasilan atau
kegagalan suatu proyek. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah memulai hubungan baik,
sesuatu yang akan berlaku selama masa pelaksanaan, termasuk peretemuan-pertemuan resmi
antara semua pihak, semua transaksi komersial yang mungkin ditemui.

Sebagai tambahan, masa ini membutuhkan penataan arsip kontrak yang lengkap, terlindungi dan
mudah ditemukan. Tumpukan dari catatan kontrak, dokumen-dokumen, formulir-formulir dan
laporan membutuhkan perencanaan dan disiplin yang teliti. Hal ini bukan saja penting untuk
administrasi kontrak tetapi mengingat bahwa dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan untuk
keperluan klaim, atau tuntutan hukum beberapa tahun kemudian, pendokumentasian menjadi lebih
kritis.
Sekali kontrak konstruksi diberikan, dua mobilisasi fisik dimulai. Penyedia jasa mulai mengumpulkan
tenaga kerja, material dan peralatan yang diperlukan untuk memulai pekerjaan dilapangan dan
pengguna jasa pada gilirannya memobilisasi personil, sistim-sistim dan pengawasan yang diperlukan
untuk mengelola untuk kerja penyedia jasa. Bagi penyedia jasa, mobilasasi ini membutuhkan
perencanaan, penugasan personel, tambahan perangkat keras seperti peralatan konstruksi dan
material serta tambahan dana jaminan-jaminan asuransi, lisensi-lisensi, dan lain-lain. Hal tersebut
merupakan latihan dari logistik dan tergantung pada lingkup dan lokasi pekerjaan dapat
menggambarkan suatu usaha yang hebat sekali. Mobilisasi pengguna jasa adalah juga suatu
tantangan logistik. Pada waktu penyedia jasa pertama kali memulai pekerjaan lapangan atau
idealnya sebelum tiba dilapangan, pengguna jasa harus disiapkan untuk melaksanakan fungsi
kembar yang diperlukan untuk melindungi kepentingan kontraktual mereka sendiri yaitu
pemantauan teknis dan administrasi kontrak. Sub Bab ini menitik beratkan pada tahap awal dari
administrasi kontrak.

4.1.1 Kegiatan-kegiatan Utama

Sekali petugas kontrak (manajer kontrak) atau administrator kontrak ditetapkan dan diberi
salinan dokumen kontrak, harus dibiasakan untuk mematuhi isi kontrak tersebut. Sejak tugasnya
adalah menjamin pemenuhan kontrak secara komersial,maka harus dipahami dengan baik
kebutuhan kedua belah pihak, pengguna jasa dan penyedia jasa.

Oleh karena biasanya menyusahkan untuk mencari dokumen-dokumen kontrak yang diperlukan
untuk kebutuhan-kebutuhan khusus, bahkan menjadi lebih sulit bila dokumen-dokumen tersebut
berada diantara beberapa dokumen atau tertimbun diantara material yang tidak ada hubungannya,
maka kebanyakan administrator kontrak yang berpengalaman menyiapkan ringkasan kontrak.
Ringkasan ini mengurangi jumlah dokumen kontrak yang sangat banyak hingga sampai unsur-unsur
yang penting saja yaitu kebutuhan-kebutuhan komersial dari kedua belah pihak.