TUGAS 1

NAMA : Is’Datul Rofikoh

NM : 202011410014
PRODI : Teknik Sipil
Mata Kuliah : Pengantar Administrasi Proyek
Detailkan contoh kegiatan APK berikut ini:
Penanggung Jawab administrasi APK, (berdasarkan Organisasi lapangan) yaitu:
Administrasi Dokumen Kontrak
Administrasi kontrak adalah tentang mengelola detail bisnis dan hubungan regulasi,
dan prosedur yang berlaku. Proses konstruksi tidak bisa berlanjut tanpa adanya
permintaan/perjanjian tertulis.

Dokumen kontrak untuk pekerjaan konstruksi terdiri atas :

 Addendum surat perjanjian

 Pokok perjanjian
 Surat penawaran berikut daftar kuantitas dan harga
 Syarat-syarat umum kontrak
 Syarat-syarat khusus kontrak
 Spesifikasi umum
 Spesifikasi khusus
 Gambar-gambar

Dokumen lain yang tercantum dalam lampiran, misal :

 Jaminan pelaksanaan
 Jaminan uang muka
 SPPJ, BAHP, BAPP.

Administrasi Pembelian

Administrasi pembelian adalah tindakan pencatatan keuangan perusahaan, pencatatan

ini dilakukan dengan menggunakan metode tertentu secara berstruktur. Kegiatan yang dicatat
meliputi pembelian, penjualan, gaji karyawan dan hal-hal yang berhubungan dengan
operasional perusaaan. Fungsi adminitrasi pembelian adalah untuk pencatatan, pemeliharaan,
penyediaan, dan pengerjaan. Bukti bukti adiministrasi proyek adalah Invoice, kuitansi, nota,
cek, dll.

Administrasi Persediaan

Administrasi persediaan dalam mengelola barang-barang terbagi menjadi dua :

1. Persediaan barang jadi, adalah persediaan yang bergantung pada seruan pasar
(independent demand inventory).
2. Persediaan bahan dan barang setengah jadi juga bahan mentah, ditentukan oleh proses
produksi bukan pada seruan pasar (dependen demand inventory).

Administrasi Keuangan, Administrasi Sumber Daya Manusia

Administrasi keuangan dalam arti l uas adalah proses perencanaan, penyediaan dan
penggunaan uang di perusahaan / organisasi. Dengan kata lain, manajemen keuangan adalah
kegiatan penataan keuangan yang mencakup menyiapkan anggaran, menentukan sumber
dana, cara menggunakannya, dan akuntansi.

Manfaat dari administrasi keuangan, yaitu:

 - Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur.
- Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih
bermanfaat.
- Dengan adanya administrasi keuangan maka potensi terjadinya kekeliruan pembuatan
laporan keuangan dapat diminimalisir.

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menjadi salah satu bidang dari
manajemen umum, seperti manajemen keuangan, manajemen pemasaran, serta manajemen
operasi. Manajemen sumber daya manusia ini menjadi bidang kajian penting dalam
perusahaan karena problem yang dihadapi perusahaan bukan hanya persoalan bahan mentah,
modal, alat kerja, dan produksi saja, tetapi juga problem sumber daya manusia yang notabene
adalah pihak yang menjalankan dan mengelola faktor-faktor produksi sekaligus merupakan
tujuan dari kegiatan produksi itu sendiri.

Prosedur, Tanggungjawab, dan Kewenangan (RMK)

Rencana Mutu Proyek (RMK) merupakan salah satu dokumen pelaporan administrasi
dan pengendalian proyek yang sering kali ditiadakan oleh Kontraktor Pelaksana, karena
alasan ribet, ruwet, dan membebani. Bagi Konsultan Supervisi, RMK merupakan salah satu
alat pengendali yang jitu. Nah dengan latar belakang yang saling tolak belakang antara
Kontraktor Pelaksana vs Konsultan Supervisi ini, RMK tetaplah harus disiapkan demi
Pengendalian Proyek agar sesuai jadual yang telah ditetapkan, tidak menyalahi spesifikasi
dan kualitas, serta mengacu pada kuantitas yang telah dianggarkan.

Tugas tanggungjawab dan wewenang:

 Mencantumkan tugas, tanggungjawab dan wewenang setiap personil inti yang terlibat,
sehingga tidak ada lagi bagian pekerjaan tersisa yang tidak memiliki penanggungjawab
pekerjaan termasuk yang menangani masalah khusus, seperti kemasyarakatan, hubungan
dengan lembaga lain, masalah komplain dan penanganan sistem manajemen mutu.

Pelaksanaan Konstruksi di Lapangan

Pelaksanaan konstruksi adala kegiatan pendirian, perbaikan, penambahan, perubahan,

atau pemugaran konstruksi bangunan, instalasi atau perlengkapan bangunan gedung sesuai
rencana teknik yang disusun. Jenis kegiatan dalam pelaksanaan dilapangan yaitu :
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan

Administrasi Teknis Perencanaan

Administrasi Perencanaan merupakan bagian dari administrasi pembangunan. Karena

Perencanaan bukan suatu proses yang terpisah dari pembangunan. Pembangunan adalah
perubahan ke arah kondisi yang lebih baik yang dilakukan secara terencana, sehingga
mencakup lebih dari aspek perencanaan, karena ada aspek lainnya seperti implementasi atau
implementasi rencana, pengendalian, pengawasan , dan evaluasi.
Perubahan Kontrak, Charge Order, Extra Works

Perubahan kontrak merupakan hal sering dan lumrah terjadi pada saat pelaksanaan
pekerjaan, dari awal hingga akhir pelaksanaan kontrak, hal ini disebabkan oleh beberapa
faktor selama pelaksanaan kontrak. Perubahan kontrak tersebut bisa dikarenakan perbedaan
kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK
dalam dokumen kontrak, pejabat penandatangan kontrak bersaa penyedia dapat melakukan
perubahan kontrak, yang meliputi:

a. Menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam Kontrak;

b. Menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan;
c. Mengubah spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan;
d. Mengubah jadwal pelaksanaan.

Perubahan kontrak pun memiliki banyak istilah seperti addendum/amandemen,

Contract Changes Order (CCO), maupun Variation Order.

Charge Order adalah perintah perubahan pekerjaan yang dikeluarkan oleh PPK/
Konsultan Pengawas/ MK/ Engineer kepada Penyedia (pelaksana pekerjaan). CCO umumnya
hanya digunakan untuk perubahan pekerjaan/ penyesuaian bersifat minor dan tidak bersifat
pokok, serta tanpa merubah substansi pekerjaan. Misalnya pekerjaan tambah – kurang
volume item pekerjaan, penggeseran kecil pekerjaan untuk penyesuaian, ataupun relokasi
utilitas dengan cakupan yang kecil. Dan akibat yang timbul terhadap kontrak bersifat terbatas
dan menghasilkan total nilai kontrak bersifat tetap (balance budget). Dalam pelaksanaan di
lapangan gabungan dari berbagai dokumen CCO akan digunakan sebagai dasar
Adendum/Amandemen Kontrak, dan dokumen CCO tidak dapat digunakan sebagai dasar
pembayaran, sebelum diterbitkan adendum kontrak diterbitkan.

Penanganan “claim”, Dispute

 Penanganan Klaim
Menurut Eilen ada enam metode penyelesaian yang umum digunakan dalam industri
konstruksi, yaitu:
1. Negosiasi
2. Mediasi
3. Arbitrasi
4. Litigasi
5. Mini trial
 6. Dispute Review Boards
 Dispute
Adalah sengketa yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan suatu usaha jasa
konstruksi antara para pihak yang tersebut dalam suatu kontrak konstruksi.
Penyebab sengketa konstruksi :
a) Klaim yang tidak dilayani,
b) Pengguna jasa tidak melaksanakan tugas tugas pengelolaan dan tidak memiliki
dana yang cukup.

Bagian sengketa konstruksi :

a) Sengketa precontractural
b) Sengketa contractural
c) Sengketa pasacontractural Penyelesaian sengketa konstruksi dapat
diselesaikan melalui Badan Peradilan, Arbitrase, dan Alternative Penyelesaian
Sengketa.

Administrasi Penutupan Proyek

Penutupan proyek merupakan proses akhir dalam rangkaian kegiatan pelaksanaan

proyek. Hal ini memerlukan kemampuan dalam mengelola proses pengakhiran proyek seperti
menginventarisir aset proyek, menyiapkan dan menyelesaikan dokumentasi dan administrasi
proyek dengan pihak pemberi kerja/dana, tenaga ahli dan pihak-pihak terkait lainnya.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penutupan proyek, yaitu :

 Ketentuan administrasi terkait pengakhiran proyek sesuai dengan isi kontrak

 Tata cara penyusunan surat demobilisasi tenaga ahli, surat keterangan dari proyek
untuk perusahaan
 Tata cara dan mekanisme inventarisir aset proyek, administrasi dan pelaporan proyek
 Pembuatan Berita Acara aset dan laporan laporan proyek sesuai ketentuan kontrak
 Pendokumentasian dan penyimpanan dokumen-dokumen penting terkait kesiapan
dalam tindak lanjut paska proyek.