Kontrak dan Administrasi Proyek Konstruksi ▼

Kontrak dan Administrasi Proyek Konstruksi

Senin,
9 Januari 2017

Dalam siklus hidup proyek konstruksi

selalu dimulai
       
dengan tahap konsep dan perencanaan dan berakhir
pada proses
eksekusi/pelaksanaan konstruksi, tentunya
proses tersebut membutuhkan suatu susunan
perencanaan administrasi yang baik agar tidak terjadi
klaim/dispute antar setiap stakeholder yang terkait.
Khusus pada
tahap pengadaaan/procurement istilah
“kontrak” bagi sebagian orang merupakan
suatu hal
sakral yang harus disusun dan disepakati antara pihak
yang akan bekerja sama khususnya dalam
industri konstruksi. Kontrak pada umumnya merupakan
suatu format
perjanjian/kesepakatan yang dibuat antara kedua bela pihak atau lebih yang
kemudian disepakati secara
bersama, tentunya dengan adanya kontrak maka setiap pihak dapat
mengetahui hak dan
kewajiban yang telah disepakati, dengan demikian dapat meminimalisir
terjadinya klaim/perselisihan dalam proses pelaksanaannya.
            Dalam
realita praktek konstruksi sehari-hari aspek administrasi dan kontrak merupakan
hal
yang penting yang tidak boleh diabaikan oleh pihak penyelenggara konstruksi
baik dari pihak owner,
konsultan, kontraktor dan supplier. Sering kali kontrak dan
administrasi oleh beberapa pihak sering
dianggap tidak terlalu penting untuk
diperhatikan bahkan untuk dibuat terlebih jika skala proyeknya
tidak terlalu
besar. Tentunya pembuatan dan penyusunan administrasi kontrak dalam industri
konstruksi berlaku penting untuk semua skala dan jenis proyek yang hendak
dilaksanakan
mengingat risiko dan dampak yang dapat ditimbulkan jika terjadi
klaim yang tentunya  dapat
merugikan
pihak-pihak penyelenggara konstruksi. Bahkan suatu proyek konstruksi yang
telah
membuat kontrak dan susunan administrasi juga dapat berpotensi menimbulkan
permasalahan
antar pihak penyelenggaranya misalnya jika terdapat point klausal
yang baru dirasa tidak
menguntungkan salah satu pihak atau lebih pada saat
pelaksanaan. Oleh karena itu kontrak
konstruksi sebelumnya harus betul-betul
dipahami dan disepakati disetiap klausalnya sehingga
diperoleh susunan draft
kontrak dan administrasi proyek yang jelas yang dapat diterima oleh
semua pihak
yang akan bekerja sama.

            Dalam
proyek konstruksi susunan kontrak memiliki beberapa point klausal yang dianggap
penting dan umum serta disepakati antar pihak–pihak penyelenggara khususnya pihak
pemilik
(owner) dan pelaksana proyek. Standar peraturan mengenai kontrak konstruksi telah banyak diatur
dalam bentuk aturan yang baku misalnya jika kontrak yang berlaku secara internasional biasanya
berpatokan pada standar Federation International Des Ingenieurs-Conseils (FIDIC). Khusus di
Indonesia pedoman tata cara kontrak konstruksi masih diatur dalam UUD jasa konstruksi No:18
Tahun 1999 beserta peraturan pelaksanaannya. Adapun hal-hal yang biasanya dituangkan
dalam
draft kontrak konstruksi pada umumnya yaitu, antara lain:

Para
Pihak, point ini memberikan
informasi secara jelas mengenai pihak-pihak yang
akan melakukan dan terlibat
dalam kontrak kerja konstruksi. Pihak dalam hal ini dapat
diuraikan menjadi
pihak pemberi tugas atau yang disebut owner, pihak penyedia jasa
dapat berupa
pihak perencana atau konsultan perencana, pihak konsultan pengawas
atau MK, pihak
pelaksana utama atau main contractor
dan pihak sub pelaksana atau sub
contractor serta pihak vendor material atau supplier.
Bahasa yang Digunakan, point ini memberikan kesepakatan sejak awal mengenai jenis
bahasa yang akan digunakan dan dipilih dalam penyusunan perjanjian kontrak. Hal
ini
sangat penting bila mana perjanjian dilakukan dengan pihak asing yang
tentunya
membutuhkan kesepakatan secara awal mengenai jenis bahasa yang akan
disepakati
sehingga memudahkan dalam penafsiran untuk pengambilan keputusan
dalam
perjanjian kontrak antara pihak yang akan bekerja sama. 
Besar
Anggaran Proyek, klausal ini memberikan informasi mengenai kesepakatan
terhadap besarnya anggaran proyek yang hendak dilaksanakan beserta lampiran
yang
memberikan rincian (breakdown cost)
anggaran proyek pada setiap item pekerjaannya.
Dalam hal ini juga mencakup
analisis harga satuan serta besar volume pekerjaan (Bill of
Quantity) yang diestimasi.
Model
Perhitungan Biaya, point ini memberikan informasi kesepakatan mengenai
sistem perhitungan biaya anggaran proyek yang akan dilaksanakan. Model
perhitungan
biaya dapat berupa perhitungan dengan sistem harga satuan (unit price), lump sum,
kombinasi lump sum + unit price dan cost fee plus. 
Lingkup
Pekerjaan, point ini memberikan informasi mengenai lingkup (scope)
pekerjaan
yang hendak dilaksanakan berdasarkan anggaran yang disepakati.
Lingkup pekerjaan
harus memberikan informasi secara jelas mengenai item
pekerjaan dan sub pekerjaan
yang akan dikerjakan, misalnya lingkup pekerjaan sub structure, super structure,
pekerjaan perkerasan jalan, drainase, utilitas dll. 
  Waktu
Pelaksanaan Proyek, Point kontrak ini memberikan informasi mengenai
kesepakatan terhadap durasi (master scheduled) proyek yang akan dilaksanakan.
Setiap
proyek memiliki durasi proyek yang bervariasi tergantung dari besar
skala proyek yang
akan dikerjakan, oleh karena itu waktu pelaksanaan proyek
diklasifikasikan menjadi dua
yaitu proyek dengan durasi  tahun tunggal dan proyek durasi tahun jamak
(> 12 bulan).
  Dalam hal ini durasi
proyek dilampirkan dengan analisis perhitungan durasi
pelaksanaan yang
dilaporkan dalam bentuk model penjadwalan gant chart,   S-Curve,
network planning dsb. 
Sistem
Pembayaran, point klausal ini memberikan informasi kesepakatan dalam hal
sistem pembayaran termin oleh owner kepada pihak pelaksana konstruksi. Model
sistem pembayaran yang disepakati dapat berupa sistem pembayaran berdasarkan
bobot pekerjaan yang disepakati, bulanan (monthly),
turn-key (pre-financing) dan sistem
pembayaran lain yang telah disepakati. 
Model
Organisasi Proyek, point ini memberikan informasi kesepakatan kepada pihak
pemberi tugas dan pelaksana konstruksi dalam pembagian tugas tanggung jawab dan
aliran komando dalam struktur organisasi kerja. Umumnya model struktur
organisasi
kerja yang digunakan berupa model organisasi tradisional,
swakelolah, terspesialisasi,
Eengineering
Procurement Construction (EPC), Design – Build dsb. 
Standar Kualitas
Pekerjaan, point ini memberikan kesepakatan dalam hal standar
kualitas
hasil pekerjaan yang telah disepakati. Dalam hal ini juga harus dilampirkan
dengan spesifikasi teknis berupa mutu material dan pekerjaan yang telah
disepakati
yang dapat menjadi panduan/patokan terhadap hasil kualitas pekerjaan
yang telah
dikerjakan  oleh pihak
pelaksana. 
Keterlambatan
Pelaksanaan, point ini memberikan informasi kesepakatan terhadap
pemberian sanksi
kepada pihak pelaksana jika melakukan keterlambatan (delay) dari
waktu yang telah direncanakan. Penentuan sanksi
ditentukan berdasarkan kesepakatan
bersama, umumnya sanksi yang diberikan
berupa potongan presentase dari anggaran
proyek yang dikerjakan kepada pihak
pelaksana. Tentunya penyebab keterlambatan
dapat disebabakan oleh banyak
faktor, jika disebabkan diluar dari pihak pelaksana maka
dapat dipertimbangkan
dan dievaluasi kembali. 
Keterlambatan
Pembayaran, point ini memberikan
informasi kesepakatan menyangkut
sanksi yang akan diberikan kepada pihak
pemilik (owner) jika melakukan
keterlambatan
dalam proses pembayaran termin kepada pihak pelaksana. Namun
dalam realita di
lapangan point ini jarang dipraktekkan bahkan sudah menjadi
istilah umum bahwa
pemilik proyek adalah “Raja” yang memiliki pengaruh otoritas
tertinggi dalam proses
penyelenggaraan konstruksi. Namun jika point kesepakatan
ini diterapkan kiranya pihak
pelaksana (kontraktor) memiliki kesetaraan hak
yang sama dalam proses pelaksanaan
konstruksi. 
Kegagalan
Konstruksi (Wanprestasi), point
ini juga memberikan kesepakatan terhadap
ketentuan sanksi terutama kepada pihak
pelaksana jika melakukan kegagalan
konstruksi (wanprestasi) selama proses
konstruksi baik berupa kegagalan fisik
misalnya kegagalan struktur yang
menimbulkan korban jiwa dan materi maupun
kegagalan non fisik misalnya
penipuan, korupsi anggaran proyek, dsb. Sanksi yang
diberikan umumnya berupa
pemutusan hubungan kontrak kerja kepada pihak pelaksana
atau model sanksi lainnya yang
telah disepakati.  
Pekerjaan
Tambah Kurang (Contract Change Order - CCO),
point dari klausal ini
memberikan
informasi kesepakatan bila mana pada saat fase konstruksi terjadi
pekerjaan
tambah kurang yang disebabkan oleh beberapa faktor dari pihak pemilik
(owner),
misalnya perubahan volume, item, model, posisi, dll dari suatu item pekerjaan.
Oleh karena itu dalam kontrak harus diberikan batasan presentase dan kebijakan
intensif dari owner mengenai nilai item pekerjaan yang mengalami pekerjaan
tambah
kurang. Umumnya pekerjaan CCO berdasarkan UUD Jasa Konstruksi, No: 18
Tahun
1999, diberikan hanya maksimum 10% dari nilai kontrak yang disepakati. Hal
ini
dikarenakan pekerjaan CCO secara langsung juga akan mempengaruhi durasi
pekerjaan
dan nilai anggaran kontrak secara keseluruhan. 
Adendum, point
ini memberikan informasi mengenai kesepakatan bila mana dalam
proses
pelaksanaan konstruksi terdapat beberapa unsur dari suatu item pekerjaan
dalam
kontrak mengalami   perubahan baik dari
segi merk, kualitas, harga dsb yang
secara tidak sengaja dapat dilakukan oleh
pihak penyedia jasa konstruksi akibat
beberapa faktor misalnya stok spesifikasi
material yang telah disepakati dalam kontrak
tidak diproduksi lagi oleh
produsen dsb, dalam hal ini memungkinkan untuk dilakukan
perubahan kontrak
berdasarkan kondisi tersebut. 
Eskalasi
Harga, point ini memberikan
informasi mengenai kesepakatan antara pihak
pemberi tugas dan pihak penyedia
jasa bila mana dalam fase pelaksanaan konstruksi
terjadi perubahan harga yang
disebabkan oleh faktor eksternal misalnya kenaikan harga
BBM, kenaikan harga
besi, semen dll yang dikarenakan oleh kebijakan Pemerintah
secara nasional, sehingga
memungkinkan bagi pihak penyedia jasa untuk melakukan
eskalasi harga kontrak
berdasarkan presentase kenaikan tersebut secara ideal.
Umumnya kebijakan
eskalasi harga dapat terjadi jika proyek memiliki durasi tahun
jamak (> 12 bulan)
atau proyek multi years. 
Jaminan, point
ini memberikan informasi kesepakatan mengenai sistem jaminan
(asuransi) pada
saat pengadaan, pelaksanaan dan pemeliharaan konstruksi. Jaminan
dalam hal ini
berfungsi untuk memberikan kepastian dan keseriusan dari pihak
pelaksana kepada pihak pemberi
tugas akan hak nya dalam menjamin proses
pelaksanaan konstruksi dari proses
pengadaan sampai proses pemeliharaannya.
Jaminan biasanya berupa dana yang
ditahan berdasarkan besar presentase yang telah
disepakati, misalnya untuk
jaminan (garansi) pemeliharaan terakhir pekerjaan bisanya
ditahan sekitar 5% (retensi)
dari nilai kontrak..
Sistem
Keselamatan Proyek,   point ini memberikan
informasi mengenai kesepakatan
terhadap sistem keselamatan kerja yang akan
diterapkan oleh pihak pelaksana terhadap
tenaga kerjanya (man power) selama proses konstruksi berlangsung. Hal ini juga
menjadi faktor penting mengingat faktor keselamatan menjadi prioritas industri
 konstruksi dewasa ini. Dengan adanya jaminan keselamatan kerja tentunya menjadi
point yang dapat menekan tingkat risiko kecelakaan kerja yang dapat terjadi. 
Kualifikasi
Tenaga Kerja, point ini menyangkut kesepakatan kepada pihak pelaksana
terhadap kualifikasi tenaga ahli dan tenaga kerja yang digunakan dalam proses
pelaksanaan konstruksi. Biasanya berupa kualifikasi terhadap tingkat keahlian
yang
disyaratkan yang mengharuskan pihak pelaksana harus memiliki tenaga ahli
dan tenaga
kerja yang memenuhi kualifikasi yang distandarkan dalam kesepakatan. 
Fasilitas
Lokasi Proyek, point ini menyangkut kesepakatan kepada pihak pemberi tugas
(owner) dalam hal ini berkewajiban dalam menyediakan fasilitas-fasilitas umum
yang
akan diperlukan selama proses konstruksi berlangsung. Dalam hal ini
menyangkut
fasilitas perizinan aktifitas proyek, air, listrik, akses jalan
dan  fasilitas  dasar penting
lainnya. 
Keamanan
Lokasi Proyek, point ini membahas
mengenai kesepakatan terhadap
jaminan keamanan selama proses konstruksi di
lokasi proyek. Hal ini memberikan
kesepakatan mengenai pihak yang akan
bertanggung jawab terhadap seluruh
keamanan selama proses konstruksi
berlangsung. 
Penyelesaian
Klaim/Perselisihan, point ini membahas mengenai kesepakatan antara
pihak
pemberi tugas dan penyedia jasa konstruksi mengenai alternatif –alternatif yang
akan dipilih jika saja dikemudian hari terjadi perselisihan (dispute). Alternatif yang
umumnya dapat
dipilih yaitu melalui musyawarah, negoisasi, arbitrase, konsoliasi,
mediasi, pemanggilan
pendapat para ahli dan jika belum menemukan titik penyelesaian
maka dapat
berakhir ke rana pengadilan.
Keadaan
Kahar (Force Majeure), point ini
memberikan kesepakatan antara pihak
penyelenggara konstruksi bila mana selama
proses konstruksi terjadi kondisi atau
kejadian yang diluar kehendak manusia (Act of God) yang mungkin saja terjadi
misalnya
bencana alam, bencana sosial dll. Hal ini tentunya harus menjadi
kesepakatan bersama
sejak awal terhadap penyelesaian suatu proyek konstruksi bila
mana terjadi keadaan
kahar.
Proses
Penyerahan Pekerjaan, point ini memberikan
kesepakatan mengenai tata cara
dalam proses serah terima hasil produk pekerjaan
kepada pihak pemberi tugas (owner).
Pada umumnya proses penyerahan sera terima
dilakukan dalam dua tahap, dimana
tahap pertama biasa disebut dengan tahap
penyerahan tahap 1 atau dikenal dengan
istilah Provisonal Hand Over (PHO) dan biasanya dibuatkan berita acara
serah terima
tahap I (BAST –I) dan tahap kedua jika semua hasil produk
pekerjaan telah memenuhi
semua persyaratan maka dilakukan tahap penyerahan
tahap 2 atau dikenal dengan
istilah Final
Hand Over (FHO) dan biasanya dibuatkan berita acara serah terima tahap II
(BAST-II).  

              Dari seluruh point-point klausal kontrak

konstruksi yang telah disepakati tentunya akan
menjadi dasar antara pihak yang
bekerja sama, sehingga masing-masing pihak dapat mengetahui
setiap hak dan
kewajiban yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan konstruksi. Dalam fase
pelaksanaan konstruksi proses administrasi menjadi hal yang tidak kala penting
mengingat dalam
proses administrasi proyek akan merekam akltifitas-aktifitas dan
dokumen-dokumen yang penting
dari awal pelaksanaan sampai sera terima hasil
pekerjaan. Oleh karena itu proses penyusunan
administrasi proyek hendaknya
dilakukan bukan hanya oleh pihak penyedia jasa dalam hal ini pihak
pelaksana
melainkan juga oleh pihak pemberi tugas (owner)
sehingga masing-masing pihak
memiliki data administrasi yang lengkap dan valid sehingga
secara tidak langsung dapat mereduksi
potensi risiko terjadinya
perselisihan/klaim dalam proses konstruksi akibat kelengkapan
administrasi yang
buruk. Adapun beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam administrasi
selama fase konstruksi antara lain:
·        
Dokumen kontrak
.     Surat-surat perjanjian kerja dengan stakeholder.
.     Dokumen perizinan yang berkaitan dengan pelaksanaan konstruksi
·        
Laporan mobilisasi dan demobilisasi peralatan proyek
.     Laporan dokumentasi (foto/video) selama proyek berlangsung
·         
Laporan progres kemajuan proyek (Progress Report)
·        
Laporan berita rapat evaluasi proyek (Meeting report)
·        
Penagihan pembayaran proyek
·        
Berita pekerjaan tambah kurang – CCO
·        
Berita adendum kontrak
·        
Laporan  kontrol
kualitas pekerjaan
·        
Berita perselisihan konstruksi (Jika terjadi)
·        
Berita acara penyerahan hasil pekerjaan (PHO-FHO)
.     Dokumen laporan hasil analisis engineering proyek dari konsultan. 
·        
Dokumen Shop
Drawing & As Build Drawing
·        
Dll.
           Dari seluruh penjelasan mengenai kontrak dan
administrasi proyek konstruksi maka sudah
jelas bahwa pada fase pegadaan (Procurement) dari siklus hidup proyek selayaknya
membutuhkan
waktu dan kedalaman yang cukup dalam memahami seluruh klausal
kontrak perjanjian yang akan
disepakati, sehingga tidak terjadi kesalahan penafsiran
dikemudian hari dan juga dapat berfungsi
dalam meminimalisir timbulnya risiko
kegagalan konstruksi. Begitu pula pada fase pelaksanaan
(construction) unsur manajemen data administrasi proyek menjadi hal
yang penting karena dapat
merekam seluruh laporan aktifitas selama proses
konstruksi dari awal pelaksanaan sampai
penyelesaian proyek. Kiranya dengan
perkembangan industri konstruksi di Indonesia dapat
meningkatkan kedewasaan bagi
pihak penyedia jasa dan pemberi tugas akan pentingnya proses
penyusunan kontrak
pada awal konstruksi dan manajemen administrasi selama proses
pelaksanaan
sampai penyelesaian pekerjaan konstruksi. Demikianlah artikel yang telah saya
berikan, semoga dapat bermanfaaat bagi pembacanya. Terima kasih.

Oleh:  Dr. Ir. James

Thoengsal, S.T., M.T., IPP

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Beranda

Lihat versi web

Akademisi & Konsultan Bidang Konstruksi

Dr. Ir. James Thoengsal, M.T.

Lihat profil lengkapku

Diberdayakan oleh Blogger.