Daftar Isi

Daftar Isi .................................................................................................................................... 1

Panduan Penggunaan SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan .............................................. 2

1.1. Tata Cara Pengajuan Kewenangan (Role) Penyusunan Rincian Kebutuhan Pegawai
ASN pada SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan ................................................. 2

1.2. Tata Cara Log in pada SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan .............................. 3

Modul Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN ...................................................................... 6

2.1. Membuat Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN ................................................... 6

2.2. Penyusunan Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN ............................................... 8

2.3. Mengirimkan Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN .......................................... 15

2.4. Persetujuan PPK ........................................................................................................ 16

1
Panduan Penggunaan SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan

SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan merupakan sistem terintegrasi antara SIASN dengan
layanan kepegawaian lainnya. SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan digunakan untuk
menyusun dan menetapkan SOTK dan Peta Jabatan, serta menyusun dan mengirimkan rincian
kebutuhan pegawai ASN.
1.1. Tata Cara Pengajuan Kewenangan (Role) Penyusunan Rincian Kebutuhan
Pegawai ASN pada SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan
Admin SIASN Instansi dapat menambahkan kewenangan (role) SIASN Layanan
Perencanaan Kebutuhan melalui laman https://siasn-instansi.bkn.go.id dan memilih
menu Layanan Administrasi. Selanjutnya, pilih jenis layanan Perencanaan
Kepegawaian, Formasi, dan Evaluasi Jabatan.

Gambar 1. Pilihan kewenangan (role) SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan ASN

Terdapat beberapa kewenangan dalam penyusunan rincian kebutuhan pegawai ASN

dengan jenis layanan Perencanaan Kepegawaian, Formasi, dan Evaluasi Jabatan, yaitu:

Role Kewenangan

Operator Usul Melakukan pengisian usulan rincian kebutuhan pegawai

Rincian kebutuhan ASN
pegawai ASN

2
 Operator Kirim Usul Mengirimkan usulan rincian kebutuhan pegawai ASN
Rincian kebutuhan untuk divalidasi
pegawai ASN

Pembina PPK Menandatangani dokumen SPTJM usulan rincian

kebutuhan pegawai ASN

Tabel 1. Deskripsi kewenangan (role) SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan ASN

1.2. Tata Cara Log in pada SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan

SIASN layanan perencanaan kebutuhan dapat diakses melalui laman
https://perencanaan-siasn.bkn.go.id/. Selanjutnya, pengguna layanan dapat melakukan
log in pada layanan dengan klik tombol Masuk.

Gambar 2. Tampilan awal Layanan Perencanaan Kebutuhan ASN.

Pengguna layanan akan diminta untuk memasukan username dan password. Kemudian
klik tombol login. Username menggunakan NIP dan Password menggunakan password
myASN. Apabila pengguna layanan lupa password, maka pengguna layanan dapat
login ke laman https://myasn.bkn.go.id/, lalu pilih “Lupa Password”.

3
 Gambar 3. Tampilan laman login

Jika username dan password yang dimasukan salah, pengguna layanan tidak dapat
masuk ke dalam layanan perencanaan kebutuhan. Pengguna layanan akan diminta
untuk memeriksa kembali username dan password yang dimasukan.

Gambar 4. Peringatan yang muncul ketika gagal login

Jika username dan password yang dimasukan benar, pengguna dapat masuk ke dalam
layanan perencanaan kebutuhan ASN.

4
Gambar 5. Tampilan laman apabila pengguna berhasil

5
Modul Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN

Pengguna dapat menyusun rincian kebutuhan pegawai ASN setelah mendapatkan persetujuan
prinsip jumlah kebutuhan pegawai ASN di masing-masing lingkungan Instansi Pemerintah dan
telah membuat usulan SOTK dan Informasi Jabatan pada SIASN Layanan Perencanaan dengan
status pengisian informasi jabatan yang telah dikunci validasi.

2.1. Membuat Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN

Pengguna dalam membuat usulan rincian kebutuhan pegawai ASN dapat masuk pada
menu Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN dan klik pada sub menu “Inbox Usulan
Rincian kebutuhan pegawai ASN”.

Gambar 6. Tampilan menu pada SIASN Layanan Perencanaan Kebutuhan ASN

Setelah masuk ke dalam menu tersebut, kemudian pengguna dapat melakukan klik pada
tombol “Buat Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN Jabatan” yang ada pada bagian
kanan atas.

Gambar 7. Tampilan menu usulan rincian kebutuhan pegawai ASN jabatan

6
Setelah pengguna melakukan klik pada tombol “Buat Usulan Rincian kebutuhan
pegawai ASN Jabatan” maka akan muncul pop-up untuk melakukan tambah data usulan
rincian kebutuhan pegawai ASN jabatan. Pengguna selanjutnya dapat memilih nomor
surat penetapan dan peta jabatan yang aktif berdasarkan peta jabatan pada Inbox Usulan
SOTK & Informasi Jabatan. Setelah pengguna memilih nomor surat penetapan maka
pengguna dapat melihat data dan dokumen surat persetujuan prinsip jumlah kebutuhan
pegawai ASN. Kemudian pengguna dapat melakukan klik “Simpan” apabila data yang
tampil sudah sesuai.

Gambar 8. Tambah Data Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN Jabatan

Setelah pengguna berhasil melakukan tambah data usulan rincian kebutuhan pegawai
ASN jabatan, maka akan tampil satu baris usulan rincian kebutuhan pegawai ASN
dengan status “Menerima Alokasi Rincian kebutuhan pegawai ASN”.

Gambar 9. Usulan rincian kebutuhan pegawai ASN jabatan berhasil dibuat

Instansi diharapkan telah memeriksa kembali SOTK dan Informasi

Jabatan yang sudah diinput dan dikunci validasi. Usulan SOTK dan
Peta Jabatan akan terkunci dan tidak dapat diedit kembali apabila
instansi telah berhasil membuat rincian kebutuhan pegawai ASN
jabatan.
7
2.2. Penyusunan Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN
Pengguna selanjutnya dapat melakukan klik “Detail Rincian” pada inbox usulan
rincian kebutuhan pegawai ASN untuk memulai penyusunan rincian kebutuhan
pegawai ASN.

Gambar 10. Tombol detail rincian

Setelah pengguna melakukan klik “Detail Rincian” maka pada bagian atas halaman
rincian kebutuhan pegawai ASN jabatan akan tampil informasi persetujuan prinsip
kebutuhan pegawai ASN berupa angka “Alokasi Formasi Menpan” dan “Sisa Usulan
Rincian kebutuhan pegawai ASN”. Jumlah angka pada “Sisa Usulan Rincian kebutuhan
pegawai ASN” akan berkurang ketika pengguna mulai memasukkan rincian kebutuhan
pegawai ASN.

Gambar 11. Alokasi Formasi Menpan dan Sisa Usulan Rincian kebutuhan pegawai
ASN

8
Sebelum memulai pengisian rincian kebutuhan pegawai ASN, pengguna melakukan klik
pada tombol “Refresh Data Peta Jabatan”. Tombol “Refresh Data Peta Jabatan” juga
perlu diklik oleh pengguna setelah instansi selesai melakukan penyesuaian pada peta
jabatan dan ingin melanjutkan pengisian rincian kebutuhan pegawai ASN.

Gambar 12. Tombol Refresh Peta Jabatan

Selanjutnya pengguna perlu melakukan pemetaan terhadap jabatan guru pada Dinas
Pendidikan masing-masing instansi dengan cara pilih Unor Dinas Pendidikan, kemudian
klik “Tarik Data Rincian kebutuhan pegawai ASN Guru” seperti pada Gambar 13.

Gambar 13. Tarik Data Rincian kebutuhan pegawai ASN Guru

Setelah pengguna klik “Tarik Data Rincian kebutuhan pegawai ASN Guru” maka akan
tampil pop up “Jabatan Fungsional Guru” seperti pada Gambar 14. Pengguna
selanjutnya dapat melakukan klik “Impor Jabatan Guru” untuk mengambil data guru dari
Dapodik Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.

9
 Gambar 14. Import Jabatan Guru
Setelah dilakukan “Impor Jabatan Guru”, maka akan muncul Jabatan Guru dengan
keterangan “Hasil Impor Pembina” di bawah Dinas Pendidikan pada masing-masing
instansi seperti pada Gambar 15. Jabatan guru yang dapat dimasukkan ke dalam usulan
rincian kebutuhan pegawai ASN adalah jabatan yang berasal dari hasil Tarik Data
Rincian kebutuhan pegawai ASN Guru, sementara jabatan guru yang berasal dari peta
jabatan tidak dapat digunakan dalam usulan rincian.

Gambar 15. Hasil Import Pembina

Kemudian untuk Jabatan Tenaga Kesehatan, pengguna perlu memperhatikan flagging

“Jabatan Prioritas Kesehatan” yang merupakan prioritas untuk dipilih pada jabatan
tenaga kesehatan.

10
 Gambar 16. Jabatan Prioritas Kesehatan

Berikutnya, pengguna perlu memperhatikan kolom “Jenis Pengadaan” yang terdiri dari
CPNS & PPPK, CPNS, atau PPPK, dan kolom “Total Kebutuhan Pegawai”, serta
kedudukan. Pengguna tidak dapat menambahkan kebutuhan untuk rincian kebutuhan
pegawai ASN dengan jumlah lebih besar dari “Total Kebutuhan Pegawai”.

Gambar 17. Jenis Pengadaan dan Total Kebutuhan Pegawai

Pada kolom pendidikan, pengguna dapat melakukan klik “Tambah Pendidikan” sesuai
dengan kebutuhan. Perlu diperhatikan saat menambahkan pendidikan, pengguna hanya
bisa memilih sesuai dengan pendidikan yang dimasukkan pada Informasi Jabatan, tidak
bisa menambahkan pendidikan baru. Untuk melihat rincian pendidikan yang telah
dimasukkan pada Usul SOTK dan Informasi Jabatan, pengguna dapat melakukan cek
pada opsi “Resume”.

11
 Gambar 18. Tambah Pendidikan

Selanjutnya, pengguna dapat mengisi jumlah formasi pada kolom CPNS dan/atau
kolom PPPK sesuai dengan kebutuhan dan tidak dapat melebihi “Total Kebutuhan
Pegawai”. Pengguna juga wajib melengkapi informasi penghasilan minimum dan
penghasilan maksimum, kemudian klik tombol “Simpan”.

Gambar 19. Pengisian Kebutuhan dan Penghasilan

Sebagai tambahan informasi, penyusunan rincian kebutuhan pegawai ASN harus

dilakukan untuk masing-masing jenis pengadaan, baik CPNS maupun PPPK. Sebagai
contoh: Jabatan Analis Hukum Ahli Pertama, instansi akan merinci kebutuhan jabatan

12
tersebut dengan jenis pengadaan CPNS sejumlah 2 kebutuhan dan PPPK sejumlah 1
kebutuhan.

Maka, pengguna dapat melakukan penginputan sesuai dengan jenis pengadaannya.

Pertama, untuk jenis pengadaan CPNS, pengguna memilih kualifikasi pendidikan yang
dibutuhkan dan mengisi jumlah kebutuhan 2 (dua) pada kolom CPNS, selanjutnya
mengisi penghasilan minimal dan maksimal, lalu klik “Simpan”. Kedua, untuk jenis
pengadaan PPPK, pengguna dapat memilih kualifikasi pendidikan yang sesuai dengan
kebutuhan dan mengisi jumlah kebutuhan 1 (satu) pada kolom PPPK, selanjutnya
mengisi penghasilan minimal dan maksimal, lalu klik “Simpan”.

Gambar 20. Peringatan apabila jumlah rincian kebutuhan pegawai ASN melebihi
kebutuhan

Bila pengguna ingin melihat hasil pengisian rincian kebutuhan pegawai ASN yang
sudah diinput pada jabatan tersebut, pengguna dapat melihat pada tab “Lihat Rincian
kebutuhan pegawai ASN”.

Gambar 21. Lihat Rincian kebutuhan pegawai ASN

13
Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna pada tab Data Rincian
kebutuhan pegawai ASN. Pada Gambar 22. Pengguna tidak dapat melakukan rincian
kebutuhan pegawai ASN karena jabatan yang dipilih, belum dilakukan kunci validasi
terhadap informasi jabatan yang disusun pada menu SOTK dan Informasi Jabatan.
Apabila perubahan telah dilakukan pada menu SOTK dan Informasi Jabatan,
selanjutnya pengguna klik tombol Refresh Data Jabatan pada layar bagian atas.

Gambar 22. Peringatan Informasi Jabatan belum dlakukan kunci validasi

Setiap perubahan yang terjadi pada SIASN Layanan Perencanaan

Kebutuhan ASN, wajib dilakukan Refresh Data Peta Jabatan oleh
pengguna layanan.

Pengguna juga tidak dapat melakukan rincian pada jabatan diluar panduan penyusunan
rincian kebutuhan pegawai ASN Tahun 2024. Pada Tab Data Rincian kebutuhan
pegawai ASN akan muncul keterangan bahwa jabatan tidak dapat dirinci apabila tidak
ada dalam daftar sesuai panduan.

Gambar 23. Peringatan tidak dapat melakukan Perincian sesuai panduan

14
 Setelah pengguna menyusun seluruh rincian kebutuhan pegawai ASN, pengguna dapat
memeriksa hasil penyusunan rincian kebutuhan pegawai ASN pada menu “Cek
Usulan”.

Gambar 24. Menu Cek Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN

2.3. Mengirimkan Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN

Hasil rincian kebutuhan pegawai ASN yang telah sesuai dapat dikirimkan dengan klik
tombol “Kirim Usulan”. Pengguna yang dapat mengakses tombol kirim usulan adalah
pengguna yang memiliki kewenangan Operator Kirim Usul Rincian kebutuhan pegawai
ASN.

Gambar 25. Tombol Kirim Usulan

Apabila jumlah rincian kebutuhan pegawai ASN sudah sesuai dengan jumlah alokasi,
maka akan muncil notifikasi Sukses!, namun apabila jumlah rincian kebutuhan pegawai
ASN yang dikirim kurang dari alokasi formasi sesuai dengan Surat Prinsip Persetujuan
Kebutuhan Pegawai ASN, maka akan muncul notifikasi gagal dan wajib mengisi
konfirmasi alasan terkait hal tersebut. Selanjutnya klik tombol simpan.

15
 Gambar 26. Konfirmasi Total Usulan Kurang dari Alokasi Formasi

2.4. Persetujuan PPK

Menu Persetujuan PPK dapat diakses oleh pengguna yang memiliki kewenangan
Persetujuan PPK. Pengguna masuk pada menu Usulan Rincian kebutuhan pegawai
ASN dan klik pada sub menu “Inbox Persetujuan PPK”.

Gambar 27. Menu Usulan Rincian kebutuhan pegawai ASN

16
Selanjutnya, Klik “Setujui TTE”

Gambar 28. Tampilan Inbox Persetujuan PPK

Klik “Proses TTD”

Gambar 29. Tampilan Form Tanda Tangan Elektronik

Maka, rincian kebutuhan pegawai ASN Tahun 2024 telah berhasil dikirim ke BKN dan
Menpan.

17