PENGURUS RUKUN TETANGGA MUTIARA CIANTRA RESIDENCE

Jl. Raya Serang-Setu, RT 001 RW 001 Desa Ciantra, Kecamatan Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi

Nomor : 001/MCR/RT/I/2022
Lampiran :-
Hal : Usulan Perbaikan Aplikasi RT Pintar – Tahap 1

Kepada Yth,
Admin RT Pintar

Di tempat,

Dengan hormat,

Kami Pengurus Rukun Tetangga Mutiara Ciantra Residence RT 001/RW 001 Desa Ciantra Kecamatan Cikarang
Selatan telah menggunakan aplikasi RT Pintar semenjak November 2021 lalu. Di bulan Januari ini kami
berencana untuk go-live untuk digunakan oleh semua warga.
Semenjak November 2021 sampai hari ini kami melakukan banyak sekali trial-error guna kelancaran proses
penggunaan untuk semua warga. Demi kenyamanan dan efektivitas penggunaan kami memiliki beberapa usulan
yang sekiranya dapat dipertimbangkan sebagai sarana perbaikan dan pengembangan untuk Aplikasi RT Pintar.
Usulan kami pisahkan ke dalam dua kategori Major (yang berdampak besar terhadap proses kegiataan
kewargaan) dan Minor (yang berdampak besar terhadap efisiensi dan kenyamanan penggunaan aplikasi).
Berikut adalah daftar usulan dari kami:

1. [Major] Display Nomor RT dan RW

Pada tab Kepengurusan-Profil kami melakukan proses input nama RT dan RW dengan input “001” namun
display pada aplikasi hanya menunjukan “1” saja. Hal ini juga berimbas pada format yang muncul pada surat
menyurat. Hal ini berimbas besar untuk proses administrasi, misalnya pengajuan pembuatan KTP karena
penomoran ke-RT-an umumnya diketahui dengan tiga digit nomor.
 PENGURUS RUKUN TETANGGA MUTIARA CIANTRA RESIDENCE
Jl. Raya Serang-Setu, RT 001 RW 001 Desa Ciantra, Kecamatan Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi

2. [Major] Margin Surat-Menyurat

Salah satu fitur andalan yang dimiliki aplikasi RT Pintar adalah kemudahan dalam proses permintaan dan
persetujuan surat menyurat. Kami sudah melakukan trial untuk pembuatan surat melalui aplikasi. Untuk isi
sudah cukup baik dan relevan untuk digunakan. Hanya untuk tampilan, surat yang diproduksi aplikasi
tampak tidak professional dengan margin yang tebal dan header/kop surat yang tidak memenuhi seluruh isi
surat. Berikut adalah contoh surat yang kami unduh melalui aplikasi bandingan dengan format surat yang
kami gunakan pada usulan perbaikan ini.
 PENGURUS RUKUN TETANGGA MUTIARA CIANTRA RESIDENCE
Jl. Raya Serang-Setu, RT 001 RW 001 Desa Ciantra, Kecamatan Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi

3. [Major] User Akses untuk Pengurus

Setiap kepengurusan ke-RT-an memiliki struktur dan fungsi yang berbeda-beda sesuai kebutuhan organisasi.
Artinya fungsi dan peran pun tidak bisa dibuat sama rata antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
Oleh karena itu sebaiknya aplikasi dapat lebih fleksibel untuk membiarkan user untuk menentukan user
akses di masing-masing pengurusnya. Misalnya, Bendahara dapat mengakses fitur pada Manajemen
Keuangan tapi tidak mengakses fitur pada Manajemen Karyawan. Atau koordinator dapat mengakses
Sebagian fungsi pada Manajemen Keuangan (bisa view tapi tidak bisa delete / atau bisa approve tapi
tidak bisa create) dan sebagainya. Hal ini penting untuk memudahkan organisasi dalam menjalankan
fungsinya.

4. [Major] Whatsapp Broadcast Setting

Keunggulan aplikasi RT Pintar lainnya adalah live – broadcast yang diterima user langsung saat melakukan
aktivitas pada aplikasi. Tapi ada kekurangan pada informasi yang dimunculkan pada broadcast tersebut.
Salah satunya adalah daftar pengurus yang masuk list broadcast. Sebagai contoh, Ketika broadcast tagihan
muncul semua pengurus yang terdaftar ke dalam list broadcast. Ini jadi terlalu umum.
Sebaiknya, daftar pengurus yang dimasukkan ke dalam broadcast sesuai dengan tanggung jawab dan
arealnya saja. Misalnya fungsi list pengurus di dalam broadcast dimasukkan saat membuat tagihan (sebagai
penanggung jawab). Sehingga warga penerima broadcast bisa spesifik bertanya/berdiskusi kepada
penanggung jawab/koordinator blok-nya saja. Bayangkan jika satu perumahan memiliki 15 blok dan semua
penanggung jawab dimasukkan ke dalam list broadcast pengurus. Berarti isi broadcast akan sangat panjang.
 PENGURUS RUKUN TETANGGA MUTIARA CIANTRA RESIDENCE
Jl. Raya Serang-Setu, RT 001 RW 001 Desa Ciantra, Kecamatan Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi

5. [Major] Pembayaran Validasi Manual dapat memiliki Opsi ke beberapa Rekening RT

Pada pembayaran iuran dengan validasi otomatis warga diberikan opsi untuk membayar melalui Virtual
Account dan atau E-Wallet. Hal ini sangat memudahkan warga untuk melakukan pembayaran. Tapi perlu
menjadi catatan bahwa tidak semua warga bersedia membayar biaya admin untuk kebutuhan pembayaran
iuran. Opsi berikutnya adalah dengan membayar via rekening dengan metode validasi manual. Namun
menjadi kendala karena rekening yang ditampilkan hanya satu, yaitu rekening inti pengurus. Dan tidak
semua warga memiliki nomor rekening yang sama dengan rekening pengurus.
Jika semua rekening yang didaftarkan pada aplikasi bisa muncul pada metode validasi manual tentu ini
sangat membantu warga dalam proses pembayaran.

6. [Major] Tanda Tangan Digital

Menambahkan fungsi pada fitur surat menyurat yang dibahas sebelumnya. Penambahan fitur tanda tangan
dan cap digital untuk menggantikan cap basah akan lebih memudahkan warga dalam proses administrasi
kewargaaan. Sehingga proses administrasi dapat lebih efisien.

7. [Major] Distribusi Tagihan Berdasarkan Nominal Total

Pembayaran iuran menjadi fitur unggulan aplikasi RT Pintar. Untuk iuran rutin fitur yang disediakan oleh
aplikasi sudah cukup lengkap dan bisa digunakan. Namun untuk beberapa jenis iuran seperti iuran
situasional (pengembangan) atau tunggakan yang nominalnya sudah ditetapkan (dan dalam jumlah besar)
tampaknnya aplikasi belum dapat mengakomodir kebutuhannya.
Misalnya, perumahan menetapkan biaya pengembangan sebesar Rp 1.000.000 untuk setiap rumah dengan
mekanisme pembayaran yang disesuaikan kemampuan warganya dengan tempo waktu maksimal 1 tahun.
Artinya dalam rentang waktu 1 tahun tersebut warga boleh membayar kapanpun dengan nominal
berapapun. Bisa sekali bayar, dua kali, tiga kali dst.
Aplikasi baru bisa memfasilitasi iuran berdasarkan waktu tertentu dengan nominal tertentu. Dan atau dengan
waktu tertentu dengan minimal nominal tertentu.
Jika aplikasi bisa membuat tagihan dengan nominal tertentu sebagai tagihan dengan waktu pembayaran
maksimal yang ditetapkan (ada atau tidaknya pembayaran minimal) akan sangat membantu. Tagihan yang
ditetapkan terhitung sebagai piutang dan berkurang nilainya setiap ada pembayaran.
 PENGURUS RUKUN TETANGGA MUTIARA CIANTRA RESIDENCE
Jl. Raya Serang-Setu, RT 001 RW 001 Desa Ciantra, Kecamatan Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi

8. [Minor] Bentuk-bentuk tampilan Laporan Kas

Laporan kas yang saat ini muncul di aplikasi hanya berupa table pengeluaran pemasukan saja. Saat ini
mungkin akan lebih baik jika tampilan dibuat dalam bentuk grafik yang dapat dibuat kelompok berdasarkan
kategori/tags (atau satu kolom tambahan “jenis pengeluaran” / “jenis pemasukkan”).
Selain itu untuk iuran wajib warga, bisa ditampilkan presentasi total tagihan seharusnya vs tagihan yang
masuk di setiap bulannya. Dan laporan kas bisa dibreakdown terhadap kategori tertentu (misal iuran per
blok).

9. [Minor] Tambahan PIC untuk Penerima/Penyetor Arus Masuk Kas

Melanjutkan tampilan laporan kas di atas, perlu juga ada satu tambahan kolom untuk penerima/penyetor
uang kas sebagai bagian dari pertanggungjawaban warga dan pengurus terhadap keuangan.

10. [Minor] Status / Pekerjaan Warga , Minat & Keahlian Warga dll.
Poin ini sebagai bagian dari sensus penduduk untuk membuat demografi yang lebih spesifik. Sehingga
pengurus dapat melihatnya sebagai bagian dari pengembangan.