Modul : 2

Petunjuk:
1. Bacalah dengan teliti modul belajar ini.
2. Carilah informasi sesuai dengan petunjuk yang ada.
3. Berusahalah untuk menjawab pertanyaan yang diberikan pada lembar tugas yang
diberikan.
___________________________________________________________________________

Materi Pokok :
Setelah mengamati dan menggali informasi peserta didik dapat:
1. Kegiatan Administrasi
2. Penyelenggaraan Administrasi

A. Kegiatan administrasi dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan, yaitu:

1. Menghimpun atau mengumpulkan keterangan yang dibutuhkan
2. Mencatat berbagai transaksi atau keterangan
3. Mengolah informasi/keterangan dengan cara memperbanyak, menyalin atau menjadikan
informasi lebih berguna
4. Menggandakan keterangan/informasi dengan berbagai cara atau dengan bantuan alat
5. Menyampaikan keterangan/informasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan
6. Menyimpan informasi dengan maksud agar mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-
waktu diperlukan.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa Pencatatan kegiatan yang berkaitan
dengan usaha dalam sebuah perusahaan sangat diperlukan bagi pengelolaan perusahaan
untuk menjaga keberlangsungan usaha.
Kelancaran perusahaan tergantung pada tertib tidaknya administrasi.
Catatan tentang transaksi yang terkait dengan kegiatan usaha, keuangan, produksi,
persediaan, pemasaran, dan sebagainya harus di administrasikan dengan baik.
Administrasi sebagai suatu kegiatan bersama terdapat di setiap perusahaan, selama
pengusaha tersebut ingin berhasil dalam mengelola usahanya.

Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat,yang harus ditelusuri adalah semua kegiatan
yang dilakukan, kemudian dikelompokkan menjadi beberapa jenis kegiatannya. Disamping
itu harus ditelusuri pula barang-barang dan hak milik lainnya yang berpengaruh terhadap
operasi kegiatan usaha.
Bentuk dan model pencatatan bisa bermacam-macam, tetapi yang perlu diperhatikan
adalah bahwa catatan tersebut harus rapi, tertib, sistematik, mudah diperiksa dan dapat
dikendalikan.
 Untuk memperjelas dan mudah dimengerti, di bawah ini ditunjukkan contoh jenis catatan
dan kegiatan administrasinya.

Contoh : Beberapa macam Catatan dan Materi atau Kegiatan Administrasi

No Macam Catatan Materi atau Kegiatan Administrasi

.
1 Catatan perjanjian dagang
2 Catatan pemesanan dan
pengiriman
3 Catatan pemasaran
4 Catatan proses produksi
5 Catatan perbekalan /
persediaan
6 Catan kepegawaian
7 Catatan surat menyurat
8 Catatan gudang
Dengan siapa janji itu dibuat, waku, isi perjanjian,
dan keterangan lain yang perlu
Nama dan alamat, jumlah pemesanan/kiriman,
waktu pengiriman, dan keterangan lain yang perlu
Nama-nama distributor/agen, identitasnya,
pemberian komisi, jadwal pengiriman barang dan
sebagainya
Semua masalah yang berkaitan dengan kelancaran
proses produksi
Jenis, jumlah, arus keluar masuk barang, kondisi,
dll. Perbekalan disini dapat untuk perkantoran
ataupun untuk bahan-bahan proses produksi
Data dan identitas pegawai, jumlah upah atau gaji,
prestasi kerja, dan catatan lainnya
Mencatat semua keluar masuk surat dengan
mencatat nomor surat, sifat, tanggal surat, tanggal
proses surat, isi surat, dan keterangan lainnya yang
penting
Jenis dan nama barang, jumlah , arus keluar barang,
kondisi barang

B. Penyelenggaraan Administrasi
Barang-barang milik perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, adapun cara yang
dapat digunakan dalam mencatat barang-barang tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem Pencatatan Terus Menerus
Pada sistem pencatatan terus menerus, semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara
kontinyu (terus menerus).
Untuk setiap jenis barang dibuat perkiraan, rekening, kartu, buku administrasi tersendiri.
Bertambahnya barang perusahaan dicatat di sebelah debit, dan berkurangnya barang
milik perusahaan dicatat di sebelah kredit dalam setiap transaksi jual beli.
Saldo barang dalam catatan harus dicocokkan dengan barang yang ada.
2. Sistem Pencatatan Secara Periodik.
Pada setiap adanya transaksi penjualan, hanya menerima uang atau piutang itulah yang
diadministrasikan. Didalam kasus ini tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan
atau rekening perkiraan pembelian. Karena perhitungan secara fisik dilakukan pada
waktu-waktu tertentu, maka sistem administrasinya disebut sistem periodik.
Dalam rangka menunjang transaksi jual beli, maka perlu dipersiapkan seperangkat
administrasi untuk mencatat kejadian-kejadian di dalam usaha bisnis.
Tugas Modul 2

Nama Siswa : ________________________ Kelas : XI BDP __

Mata Pelajaran : Administrasi Transaksi
Materi : Kegiatan Administrasi dan Penyelenggaraan Administrasi
Hari & tanggal tugas : ________________________
Pengumpulan tugas : paling lambat dikirim pk. 20.00

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas !

1. Jelaskan pendapat anda tentang kegiatan administrasi dalam bentuk menggadakan dan
menyimpan dan apa manfaat dari dilakukannya kegiatan tersebut!
2. Pada tanggal 12 Juli 2020 Perusahaan Dagang Anugrah yang beralamat di Jalan Penrmana
No. 12 Cimahi mengadakan kerjasama dengan SMK Pasundan 1 Cimahi Jalan Encep
Kartawiria No. 97 Cimahi untuk penjanjian jual beli bahan bangunan berupa:
 Semen Tiga Roda sebanyak 200 Zak
 Pasir beton 3 truk
 Bata merah 1000 buah
 Total pembayaran Rp. 7.200.000,00
Tanggal pengiriman barang 25 Juli 2020
Pembayaran sesuai dengan perjanjian akan dilakukan tanggal 5 Agustus 2020
Bukti transaksi yang akan digunakan : Faktur/ Nota, kuitansi, surat jalan dan surat
pengiriman barang.
Silahkan kalian kelompokkan kegiatan administrasi di dalam table di bawah ini, sesuaikan
catatan dalam administrasi tersebut.

Dari pernyataan diatas buatlah catatan PD Anugrah untuk melakukan kegiatan

Administrasi agar tertib.

Beberapa macam Catatan dan Materi atau Kegiatan Administrasi PD Anugrah

No. Macam Catatan Materi atau Kegiatan Administrasi
1 Catatan perjanjian Konsumen : SMKN 1 Arjasari
dagang Jl. Arjasari Ciparay KM 09
Waktu : ………………………….
isi perjanjian : ……………………………
keterangan lain yang perlu : ……………………….
2 Catatan pemesanan Nama dan alamat : ………………………………
dan: pengiriman Jumlah pemesanan/kiriman: …………………….
waktu pengiriman : ………………………..
keterangan lain yang perlu : ……………………
3 Catatan pemasaran Jadwal pengiriman barang : ……………………….
4 Catatan perbekalan / Jenis barang dan Jumlah barang yang keluar :
persediaan …………………………………………………………....
…………………………………………………………..
…………………………………………………………..
…………………………………………………………

5 Catatan surat Surat bukti yang dipakai :

menyurat ……………………………………………………………
……………………………………………………………
6 Catatan gudang Jenis dan nama barang, jumlah , arus keluar barang,
kondisi barang